BEKENDE AFZENDER (AIR FREIGHT SECURITY) Versie 1.1 Bekende Afzender & AEO: 1 project, 1 partner Dit e-book bevat toelichting over de Bekende Afzender status en AEOcertificering. Wat houden beide erkenningen precies in, wanneer komt u hiervoor in aanmerking, hoe dient u deze aanvragen in en wat zijn de voordelen voor uw organisatie? Wilt u meer informatie of een afspraak maken met onze specialisten? Belt u dan naar 0314-695200 of mail naar info@pincvision.com. Twitter: @Pincvision LinkedIn groep: Compliance in Control
Bekende afzender (Air freight security) Toelichting In de luchtvaartwet staat omschreven dat bij elke luchtvrachtzending een veiligheidsverklaring van de afzender én een veiligheidsverklaring van de agent dient te worden toegevoegd. Als u regelmatig goederen per luchtvracht vervoert, bespaart een registratie als Bekende Afzender u veel tijd en geld en verhoogt deze uw servicelevel. Deze registratie voorkomt namelijk dat al uw zendingen voortdurend door een erkend agent gescreend moeten worden. De bekende afzender voorkomt dat verboden voorwerpen worden toegevoegd aan identificeerbare luchtvracht en draagt de zending veilig over. Als Bekende Afzender wordt uw luchtvracht door de Koninklijke Marechaussee (KMAR) als veilig aangemerkt en heeft u geen onnodig oponthoud of onverwachte kosten in de logistieke keten. De eisen voor een bekende afzender zijn aanzienlijk aangescherpt, per 25 maart 2013 vervalt de oude regeling. Voldoet u voor deze datum niet aan de nieuwe eisen voor Bekende Afzender, dan vervalt uw status en worden al uw luchtvrachtzendingen aan screening onderworpen door een Erkend Agent. Er geldt geen officiële overgangstermijn. Geïntegreerde aanpak Bekende Afzender en AEO De veiligheidseisen die de KMAR stelt voor Bekende Afzender en de Douane voor AEO (Authorised Economic Operator) overlappen elkaar. De vereisten voor Bekende Afzender zijn strenger dan voor AEO maar deze zijn wel op elkaar afgestemd. Daarom heeft Pincvision een geïntegreerde aanpak ontwikkeld, zodat u nog maar één aanspreekpunt heeft voor beide specialismen. Onze specialisten maken gebruik van gecombineerde vragenlijsten om de aanvraagprocedures in één assessment te doorlopen. Dit voorkomt dubbele werkzaamheden en bespaart u onnodige tijd en kosten. Quick Scan Bekende Afzender en AEO Hoe weet u of een registratie als Bekende Afzender en AEO-certificering voor u zinvol en haalbaar is? Pincvision beveelt u aan om een Quick Scan te laten uitvoeren om de risicoen aandachtsgebieden inzichtelijk te krijgen voor Bekende Afzender in relatie tot AEO. De Quick Scan van Pincvision verschaft u daar snel duidelijkheid over op high-level niveau. Ter voorbereiding op het bedrijfsbezoek ontvangt u van ons een vragenlijst waarmee uw organisatie en aandachtsgebieden in kaart gebracht worden. Uw antwoorden vormen de basis voor onze specialisten om de Quick Scan op efficiënte wijze te kunnen uitvoeren. De Quick Scan begint met een centrale introductie voor alle betrokkenen van het project team, om het doel en het programma van de Quick Scan toe te lichten. Hierna wordt in afzonderlijke sessies de aangeleverde informatie getoetst aan de normering voor Pagina 2
Bekende Afzender en AEO. De leden van het projectteam vertegenwoordigen de volgende aandachtsgebieden en disciplines: Organisatie structuur (entiteiten en registraties) Finance (solvabiliteit en risico beheersing) Human Resources (screening, aannemen/inhuren en trainen van medewerkers) IT (systemen, veiligheid en beheer) Productie en verpakken Expeditie/Planning/Transport/Opslag Luchtvracht veiligheid (zendingen, identificatie, fysieke beveiliging, transport en verzending) Douanevergunningen, procedures en aangiften Douanegerelateerde dienstverleners Na de Quick Scan wordt het gehele traject uitgewerkt in een tijdlijn en budget voor begeleiding, opleiding en wellicht aanpassing van procedures en veiligheidsvoorzieningen. Van de bevindingen ontvangt u een rapportage met aanbevelingen. Bij een positief resultaat ontvangt u de uitwerking van het vervolgtraject. Aanvraag, begeleiding & beheer Nadat uit de Quick Scan is gebleken dat uw organisatie geschikt is voor de aanvraagprocedure van Bekende Afzender en AEO. Uw voordelen van Pincvision s geïntegreerde aanpak worden tijdens het vervolgtraject direct duidelijk: Begeleiding in het opzetten/aanpassen van procedures Coaching in schrijven van ontbrekende procedures of aanscherpen van bestaande procedures, zodat deze op de juiste manier zijn geïnterpreteerd uit de norm. Audit van procedures en voorzieningen (uitvoering self-assessment) Toetsing van voorzieningen en procedures op aanwezigheid. De inhoud van de procedures worden beoordeeld op basis van de geldende norm. Samenvatting AEO self-assessment + bedrijfsbeveiligingsplan toevoegen Beschrijving van de administratieve organisatie en de interne beheersing- en veiligheidsmaatregelen voor de Douane en KMAR. Tekortkomingen verhelpen/plan van aanpak maken Afhankelijk van uitkomst van de audit wordt een plan van aanpak opgesteld voor het verhelpen van eventuele tekortkomingen in procedures en voorzieningen. Indienen van de aanvraag (toolkit + AEO verklaring) Toolkit Bekende Afzender wordt ingevuld en ingediend bij de KMAR. AEO-verklaring wordt ingediend bij de Douane. Pagina 3
Aanvraag registratie in EU database Na goedkeuring door de KMAR melden wij u aan voor het gebruik van de EU database. Gebruikers worden ingeregeld. Deze database kan worden geraadpleegd om Erkende Agenten en Bekende Afzenders op te zoeken. De Europese database is niet vrij toegankelijk. Na goedkeuring ontvangt u een toegangscode. Awareness Training Verzorgen van jaarlijkse Awareness Training. Vanuit de Verordening voor Bekende afzender zijn medewerkers die in aanraking komen met geïdentificeerde luchtvracht verplicht een Awareness Training te volgen. Beveiligingsadviseur Luchtvracht (BAL) opleiding Pincvision heeft een partnerschap met een gecertificeerd opleidingsinstituut om de awareness opleidingen en opleiding tot Beveiligings Adviseur Luchtvracht (BAL) te kunnen geven. De Bekende Afzender Status vereist dat minimaal 1 persoon binnen uw organisatie is opgeleid tot BAL. Na het succesvol afronden van deze opleiding bent u verantwoordelijk voor de veiligheidsprocedures met betrekking tot uw luchtvrachtzendingen en bent u het aanspreekpunt richting de Koninklijke Marechaussee. Jaarlijkse AEO monitor & audit Bekende Afzender Jaarlijkse beoordeling of u nog steeds aan de voorwaarden van de Bekende Afzender en AEO- certificering voldoet. Vanuit de Douane en KMAR geldt er een actieve meldplicht voor belangrijke wijzigingen in uw organisatie of procedures. Abonnement externe Beveiligingsadviseur Luchtvracht Na het doorlopen van het bovenstaande traject kan Pincvision optreden als externe BAL. Wij waarborgen proactief het jaarlijks onderhoud van kennis en veiligheidsprocedures inclusief opleiding en audits. Dit garanderen wij door (onaangekondigde) audits uit te voeren en het bieden van helpdesk ondersteuning. VOORDELEN BEKENDE AFZENDER EN AEO Voordelen als Bekende Afzender Er zijn onder de EU database erkenning van de bekende afzender geen aanvullende beveiligingsonderzoeken nodig bij de erkende luchtvrachtagent. Andere voordelen: Draagt bij aan de AEO-maatregelen structuur Draagt bij aan een veiligere logistieke keten Extra borging van het bedrijf in de veilige keten Geen vertragingen Geen additionele kosten (zoals handling en boeking) Pagina 4
Voordelen als AEO-certificaathouder De douane heeft inmiddels de IT architectuur dusdanig aangepast dat vanuit haar systemen de voordelen voor certificaathouders te managen zijn. De voordelen direct gekoppeld aan douaneaangiften en risicoanalyses zijn: Minder fysieke en op documenten gebaseerde controles Bij douanecontroles een prioriteit behandeling Mogelijkheid keuze van plaats voor deze controle Minder gegevens hoeven aan te leveren bij pre-arrival en pre-departure aangiften Versoepelde toekenningsprocedure bij aanvraag douanevergunningen Nationale-en internationale erkenning Verlaging van de borg (douane vervoer) Binnen de logistieke keten neemt de onderlinge vraag naar AEO certificering toe. Bedrijven die afhankelijk zijn van elkaars diensten stellen het certificaat doorgaans verplicht. Door het behalen van de AEO-certificering heeft u dus een voorsprong op uw concurrenten zonder AEO-certificering. Daarnaast wordt het AEO certificaat als een intern kwaliteitscertificaat beschouwd. Het certificaat geeft aan dat de bedrijfsprocessen binnen de onderneming op juiste wijze zijn ingericht en voldoende waarborg bieden dat de onderneming kan worden beschouwd als veilige partner binnen de internationale logistieke handelsketen door zowel de Douane als haar handelspartners. Geen onnodige oponthoud of onverwachte kosten tijdens uw wereldwijde exportzendingen? Regel het nu! Pagina 5
Pincvision Koopmanslaan 31-06 7005 BK Doetinchem Tel: +31 (0)314-695 200 www.pincvision.com info@pincvision.com Pincvision, oorspronkelijke uitgave juli 2012 Twitter : @Pincvision LinkedIn groep: Compliance in Control Pagina 6