Memo Statengriffie Contact Frits Kas T 070-441 81 88 f.kas@pzh.nl Datum Aan Provinciale Staten Onderwerp Uitvoering motie 256: live uitzenden van commissievergaderingen Geachte leden van Provinciale Staten, 1. Inleiding Op 23 februari 2011 hebben de vorige leden van Provinciale Staten motie 256 aangenomen (zie bijlage) waarin wordt voorgesteld om: de Statengriffie een voorstel te laten uitwerken opdat commissievergaderingen in de nieuwe Statenperiode live te volgen (en terug te kijken) zijn via internet in de Landschapszaal, zowel in beeld als geluid. de Statengriffie wordt verzocht dit voorstel voor 1 april 2011 met een kostenplaatje richting de nieuwe Staten te sturen. In dit memo treft u het voorstel voor het live uitzenden van commissievergaderingen aan. Achtereenvolgens komen de volgende onderwerpen aan de orde. In paragraaf 2 wordt ingegaan op de uitbreiding van het contract met Company webcast. In paragraaf 3 komen de camerasystemen en de technische aanpassingen in de Landschapszaal aan de orde. Paragraaf 4 gaat over de bediening en het toevoegen van commentaar tijdens de webcast uitzendingen. Dit memo wordt afgesloten met paragraaf 5 waarin de financiën en de uitvoering aan de orde komen. 2. Contract Company webcast De provincie Zuid-Holland zendt momenteel de vergaderingen van Provinciale Staten live uit via internet. Hiervoor heeft de provincie een contract gesloten met Company webcast. De kosten voor dit contract bedragen 40.000,00 per jaar. Het huidige contract stelt echter beperkingen aan het aantal webcast uitzendingen (maximaal 40). Voor het uitzenden van de commissievergaderingen (circa 60 vergaderingen per jaar) is daarom uitbreiding van het contract noodzakelijk. We hebben Company webcast gevraagd een offerte hierover uit te brengen. Het aanbod is om een nieuw contract aan te gaan dat uit gaat van onbeperkt webcasten op basis van Fair use policy 1. De meerprijs op het bestaande contract voor onbeperkt webcasten bedraagt Voorts dient een Webcast encoder 2 te worden aangeschaft voor Voor de encoder geldt een afschrijvingstermijn van drie jaar. 1 Uitzenden op basis van Fair use policy houdt in: geen onderhuur, alleen voor eigen gebruik; tot maximaal 1000 kijkers per webcast; maximaal 2000 uitzenduren per jaar; stream tot maximaal 500 kbps. 2 Een webcast encoder is een krachtige PC met firewire ingang, of een speciale video capture kaart, waar een videobron op aangesloten kan worden. Op de computer draait streaming encoding software. 1 / 5
3. Camerasystemen en technische aanpassingen in de Landschapszaal Via de Nederlandse Film- en Geluidsdienst (NFGD) hebben wij ons laten adviseren over de aan te schaffen camera's en de posities waar deze in de Landschapszaal bevestigd zouden moeten worden. We hebben de NFGD gevraagd te offreren omdat zij bekend zijn met de audiovisuele techniek in het provinciehuis. In de Landschapszaal wordt één overzichtscamera geplaatst en drie beweegbare camera's. De overzichtscamera wordt gebruikt om een shot te laten zien als er niet gesproken wordt (bijvoorbeeld bij aanvang van de vergadering en tijdens schorsingen). De drie beweegbare camera's worden gekoppeld aan het discussiesysteem. Als een Statenlid de "request to speak" toets indrukt, zal de camera die de beste positie heeft ten opzichte van de spreker, zich automatisch richten op de spreker en via de webcast worden gepubliceerd. De webcast kan ook uitgevoerd worden met een overzichtscamera en twee beweegbare camera's. Dit betekent echter wel dat de afstand naar de spreker groter wordt. Voor het koppelen van de camera's aan het discussiesysteem, wordt een cameramatrix opgenomen in het bestaande discussiesysteem. Alle cameraposities worden door een medewerker van de NFGD geprogrammeerd. Door de automatische koppeling tussen spreker en camera, is er geen personele inzet nodig om de regie te voeren tijdens de vergaderingen (het bedienen van de camera's zoals dat gebeurt tijdens webcast uitzendingen in de Statenzaal). Alleen de personen die aan de vergadertafel zitten en die het woord voeren, worden in beeld gebracht. Het aanwezige publiek achter in de Landschapszaal komt niet in beeld. De NFGD heeft twee camerasystemen geoffreerd waarmee de webcast uitzendingen kunnen worden uitgevoerd. Het eerste systeem is van hoge kwaliteit met 3 CCD 3 camera's van het merk Sony (. Het tweede systeem is van normale kwaliteit met ¼ CCD camera's van het. merk Bosch ( Het verschil tussen beide systemen is dat de 3 CCD camera van Sony een sensor heeft voor elke hoofdkleur. Dit zorgt voor een perfecte beeldkwaliteit met een hoge resolutie en een nauwkeuriger kleurweergave. Voorts is het camerasysteem van Sony esthetischer vormgegeven. De voorbereidings- en programmeerkosten voor beide systemen bedragen 1.550,00. De installatiekosten voor beide systemen bedragen Voor de installatie van het systeem zijn misschien een aantal technische aanpassingen in de Landschapszaal noodzakelijk. Het plaatsen van de camera's aan de wanden van de Landschapszaal is een relatief eenvoudige ingreep die zonder veel kosten kan worden uitgevoerd. Voor het plaatsen van camera's aan het plafond moet, in verband met de constructie, technische ondersteuning worden ingehuurd. Vooralsnog worden de technische aanpassingen in de Landschapszaal PM geraamd. 3 CCD = Charge-coupled divice. In Nederlands: ladinggekoppeld document. 2/5
4. Bediening en commentaar tijdens de webcast uitzendingen Net als bij de webcast uitzendingen van de vergaderingen van Provinciale Staten, bestaat de mogelijkheid om tijdens de uitzending commentaar en context toe te voegen zodat kijkers weten wie er aan het woord is en waar de discussie over gaat. Het toevoegen van commentaar tijdens de uitzendingen van Statencommissievergaderingen is optioneel. Indien u hiervoor kiest, kan dit gebeuren door een medewerker van de Statengriffie achter in de Landschapszaal. Voorafgaand aan de vergadering wordt de webcast gevuld met de agenda en de vergaderstukken. Bij gemiddeld twee commissievergaderingen in de week (één 's middags en één 's avonds) betekent dit een beslag op de personele (communicatie) capaciteit van de Statengriffie van circa 0,2 fte. In geld uitgedrukt betekent dit circa 12.400,00 per jaar. 5. Financiën en uitvoering Samenvattend bestaan de kosten voor het live uitzenden van commissievergaderingen uit de volgende componenten: Structurele kosten per jaar Bedrag 4 Uitbreiding van het bestaande contract met Company webcast: Webcast encoder : Bediening en commentaar tijdens de webcast (0,2 fte): 12.500,00 1.650,00 12.400,00 Totaal A 26.550,00 Incidentele kosten Optie 1: aanschaf camera's van hoge kwaliteit Camerasysteem van Sony: Voorbereidings-, programmeer- en installatiekosten: Bedrag 28.975,00 3.792,00 Totaal B1 32.767,00 Optie 2: aanschaf van camera's met standaard kwaliteit Camerasysteem van Bosch: Voorbereidings-, programmeer- en installatiekosten: 12.505,00 3.792,00 Totaal B2 16.297,00 Technische aanpassingen in de Landschapszaal PM Totaal C PM Totaal optie 1 (het totaal van A+B1+C) 59.317,00 + PM Totaal optie 2 (het totaal van A+B2+C) 42.847,00 + PM 4 Bedragen zijn exclusief BTW. 3/5
Voor de uitvoering van dit voorstel, zijn nu geen middelen in de begroting opgenomen. Indien Provinciale Staten positief over het voorstel besluiten, dient structurele dekking gevonden te worden voor een bedrag van 26.550,00 per jaar. Voorts dient incidenteel een bedrag beschikbaar te worden gesteld van 32.767,00 + PM of 16.297,00 + PM één en ander afhankelijk van het gekozen camerasysteem. De levertijd van de apparatuur bedraagt circa 4 weken na de schriftelijke opdrachtbevestiging. Bij besluitvorming in april of mei 2011 kan de uitvoering in de zomervakantie ter hand worden genomen. De commissievergaderingen kunnen dan na de zomervakantie via de webcast uitgezonden worden. 4/5
Bijlage: Motie 256 Hamerstuk: 10 Voordrachtnr: 6331 Onderwerp: Wijziging verordening rechtspositie Gedeputeerden-, Staten- en commissieleden. Provinciale Staten van Zuid-Holland, in vergadering bijeen op 23 februari 2011, ter behandeling van bovenvermeld hamerstuk. Constaterende: Dat dit de laatste Statenvergadering is; een nieuwe statenperiode is op komst. Dat tv-kijken via internet steeds populairder is, ook in Zuid-Holland. Dat Statenvergaderingen via internet te bekijken (of terug te kijken) is. Dat commissievergaderingen voor belangstellenden alleen te volgen is door fysiek aanwezig te zijn. Dat Zuid-Holland de grootste provincie met een budget 1 miljard euro en 3,2 miljoen inwoners. Overwegende: Dat commissievergaderingen een belangrijk onderdeel vormen van de parlementaire besluitvorming in de Staten. Dat een camera de kloof tussen bevolking kan dichten en transparanter kan maken voor de bevolking. Dat journalisten voortaan ook via Internet besluitvorming kunnen volgen. Stellen voor: om de Statengriffie een voorstel te laten uitwerken opdat commissievergaderingen in de nieuwe statenperiode live te volgen (en terug te kijken) is via internet in de Landschapszaal, zowel in beeld als geluid. De Statengriffie wordt verzocht dit voorstel voor 1 april met een kostenplaatje richting de nieuwe Staten te sturen. en gaan over tot de orde van de dag. Rense Weide (VVD) Mede ondertekend door: Marischa Kip (CDA), Bart Vermeulen (SP), Geertjan Wenneker (D66), Servaas Stoop (CU/SGP), Oscar Dijkhoff (GroenLinks), Ron Hillebrand (PvdA), Carla van Viegen (PvdD), Betty Trinthamer (OFT), Ronald Sørensen (LFBZH). 5/5