Communicatieplan CO 2 -prestatieladder. Versie 4.0 dd januari 2016 INHOUDSOPGAVE: Inleiding Algemene strategie (intern en extern) Communicatiedoelstellingen (intern en extern) Versiebeheer _ Inleiding Siemens hecht zoals bekend wereldwijd veel belang aan de duurzaamheid (sustainability) van productieprocessen en van de eigen organisatie. Dit komt uiteraard naar voren in de producten die het bedrijf maakt. Zo is Siemens een van de leidende spelers op het gebied van duurzame technologieën. Maar ook in de eigen bedrijfsvoering staat het begrip duurzaamheid hoog aangeschreven. Dit is de afgelopen jaren ondermeer tot uiting gekomen bij de inzet van technologie met minder of geen CO 2 - uitstoot (onderdeel van het zgn. groene portfolio) en het managementsysteem voor EHS (Environment, Health & Safety). Nationaal en internationaal worden keer op keer hoge noteringen behaald op het gebied van Sustainability. Op het terrein van Environmental Protection zijn veel verbeteringen doorgevoerd. De CO 2 -footprint van Siemens Nederland wordt inmiddels jaarlijks opgenomen in het Maatschappelijk Verslag. Toch is geconcludeerd dat het nog beter kan. Daarom heeft Siemens Nederland zich als bedrijf gecertificeerd op de zogenoemde CO 2 -prestatieladder. Inmiddels is het hoogste niveau, level 5, bereikt. Het instrument CO 2 -prestatieladder De CO 2 -prestatieladder is een instrument om bedrijven te stimuleren CO 2 -bewust te handelen en dat in de Nederlandse markt is ontwikkeld bij ProRail. Daar is het vanaf 2009 gebruikt bij de beoordeling van aanbestedingen in de spoorsector. Inmiddels is het instrument verder doorontwikkeld en wordt het beheerd door de onafhankelijke Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden & Ondernemen (SKOA). Vele tientallen bedrijven en organisaties zijn inmiddels gecertificeerd op de onderscheiden niveaus van de prestatieladder. Daardoor leveren zij een bijdrage aan het verkleinen van de carbon footprint. Daarnaast kunnen zij via de certificering belangrijke voordelen benutten op het vlak van de fiscaliteit en bij aanbestedingsprocedures. Deze maatschappelijke en bedrijfsmatige aspecten zijn uiteraard ook voor Siemens zeer van belang. Werkwijze van de CO 2 -prestatieladder Op de website van het SKOA staat het doel van de CO 2 -ladder als volgt omschreven: het doel van de ladder is (1) bedrijven te stimuleren om de eigen CO 2 -uitstoot - en die van hun leveranciers - te kennen en (2) permanent te zoeken naar nieuwe mogelijkheden om de uitstoot als gevolg van de eigen bedrijfsvoering en de eigen projecten terug te dringen. De ladder stimuleert bedrijven vervolgens om (3) die maatregelen daadwerkelijk uit te voeren en bovendien (4) de verworven kennis transparant te delen en (5) samen met collega's, kennisinstellingen, maatschappelijke partijen en overheden actief te zoeken naar mogelijkheden om de uitstoot gezamenlijk verder terug te dringen. Het is een instrument zonder subsidie of directe overheidsbemoeienis dat ontwikkeld is door de markt. Het stimuleert niet door regels te stellen, maar door een beroep te doen op de creativiteit en innovatiekracht van bedrijven. Algemene Communicatiestrategie (intern en extern) Siemens wil zich presenteren als een duurzame onderneming. De CO 2 -prestatieladder is hierbij een belangrijk instrument. Het geheel leidt tot een ambitieus programma dat zal doorwerken in alle lagen van de organisatie van Siemens Nederland. Niet alleen intern maar ook in de relaties naar omgeving en externe Eigenaar E. Pardoen Versienummer 4.0 Uitgiftedatum 21 januari 2016 Classificatie van informatie scf_blanco_document_nl.dot SCF A012013 Pagina 1 van 5
stakeholders. Daarom zal het certificeringstraject zorgvuldig gecommuniceerd worden naar zowel interne als externe stakeholders. De moet aansluiten bij de bedrijfskernwaarden Innovatief, Verantwoordelijk en Excellent. Differentiatie van boodschappen en doelgroepen, met behulp van diverse middelen, moet het uitgangspunt vormen om attentie te bewaren en betrokkenheid te verhogen. Er moet kritisch gekeken worden naar de inhoud van de boodschap, omdat niet iedereen hetzelfde kennisniveau heeft. Het management heeft hierbij een voorbeeldfunctie. Interne dient vooraf te gaan aan externe. Jaarlijks wordt via de pers en via het Maatschappelijk Verslag gecommuniceerd over de certificering en de Carbon Footprint. Een persbericht over de certificering van Siemens Nederland (level 5) is gepubliceerd op 3 februari 2014. In september 2014 is gepubliceerd over de ontvangst door Siemens van de Personal Mobility Award. De rondom de uitrol van het mobiliteitsbeleid is ingevoerd in januari 2015. Voorafgaand hieraan is hierover gecommuniceerd via corporate interne bedrijfsmedia als intranet, Spotlight en het personeelsblad Schakels (on-line). Paralllel is een website gebouwd en onderhouden waarin bij het thema Duurzaamheid informatie is opgenomen over de CO 2 -prestatieladder. Herhaling is een kracht van de boodschap. Streven is de CO 2 -prestatieladder en de daaruit voortvloeiende inititiatieven permanent onder de aandacht te brengen en te houden. Om te voorkomen dat de rond de CO 2 -prestatieladder wegzakt wordt een concrete actielijst opgesteld die periodiek wordt geactualiseerd. In de loop van 2012 en 2013 is gekeken of de boodschap naar de verschillende interne stakeholders nog gerichter op de doelgroep kan worden gericht. Bijvoorbeeld door opname in corporate - en divisieplannen. In de loop van 2013 zijn en worden diverse initiatieven opgestart. Zo is er in juli 2013 een leveranciersdag georganiseerd. In de zomer van 2016 wil Siemens wederom een leveranciersdag organiseren op basis van het nieuwe Handboek CO2-prestatieladder 3.0. De strategische leveranciers zijn aangeschreven om hun emissie-inventaris op verzoek van Siemens aan te leveren, conform de Co2-prestatieladder eisen. Op deze manier vindt de verankering in de keten en bij de divisies in toenemende mate plaats. Tevens hebben er ketenanalyses ( Inkoop goederen en diensten en afvalstromen ) plaatsgevonden. Ook voor 2015 en 2016 staan diverse initiatieven gepland. Bijvoorbeeld interne door zogeheten Infographics en bijeenkomsten met een discipline-overschrijdend karakter. Bij deze sessies zijn Inkoop en de EHS (Environment, Health & Safety)-organisatie vertegenwoordigd. and Safety). In de loop van 2016 dient via via Infographics een extra impuls te krijgen. Beleid, doelstellingen en Individuele bijdrage kernelementen in Zowel intern als extern zijn er rode draden in de te onderscheiden. Het zijn de drie steeds terugkerende kernelementen Beleid, Doelstellingen en tot slot de Individuele bijdrage van medewerkers aan Co2 reductie. Deze aspecten keren steeds terug in wisselende gedaante, op verschillende tijdstippen en uitgesproken door verschillende personen, om zo maximale aandacht te krijgen. Beleid komt bijvoorbeeld uitgebreid aan de orde op de website, maar uiteraard ook in de interne. Via de publicatie van de Carbon Footprint wordt zowel intern als extern de voortgang op de doelstellingen gecommuniceerd. Het Maatschappelijk Verslag en persberichten zijn andere middelen om beleid en voortgang zowel intern als extern te communiceren. Via posters, interne memo s en agendasetting op interne vergaderingen worden medewerkers gestimuleerd zelf een bijdrage te leveren. Het management vervult hierbij een voorbeeldfunctie. Via initiatieven als samen gaan voor Co2-reductie is ook de keten aan zet een bijdrage te leveren aan Co2 reductie. Communicatiedoelstellingen (intern en extern). Interne doelstellingen: 1. Op alle niveaus binnen de organisatie van Siemens Nederland informatie verstrekken over het belang van het certificeringstraject en de betekenis van (het meten van) onze Carbon Footprint. 2. Het instrueren van mensen met als doel gedragsverandering. Directie en leidinggevenden zullen een belangrijke bijdrage moeten leveren aan het draagvlak voor de reductiedoelstellingen en het besef om iedereen daarbij te betrekken. Om iedereen en ook zichzelf uit te dagen met nieuwe ideeën te komen scf_blanco_document_nl.dot SCF A012013 Pagina 2 van 5
voor mogelijke CO 2 -en energie-reductie. En om het enthousiasme voor veranderingen aan te wakkeren. In de interne zal afhankelijk van de betrokken doelgroep specifiek onderscheid gemaakt worden naar de inhoud en achtergronden van het certificeringstraject. Afhankelijk daarvan zal meer of minder gedetailleerd ingegaan worden op bij voorbeeld de aansluiting op de EHS-doelstellingen en duurzaamheidseisen. In de bedrijfsonderdelen zelf zal extra aandacht gegeven worden aan zaken als energiebesparing en de relatie met het groene portfolio en hoe de individuele medewerker kan bijdragen aan het behalen van gestelde doelen. Interne doelgroepen: Globaal kunnen de medewerkers van Siemens als volgt worden ingedeeld (zie ook template interne stakeholders): Management (aandeelhouders, moederorganisatie, Raad van Bestuur, Directieraad, Leidinggevenden). Deze groep zijn de sturende interne stakeholders. Een speciale rol is weggelegd voor de Communicatie-adviseurs en de EHS-leads van de divisies. De -adviseurs en de EHS-leads zijn de intermediair in de organisatie voor het overbrengen van duurzaamheidsgerelateerde boodschappen en het inzichtelijk maken van de resultaten van het beleid. Medewerkers. Uiteindelijk is deze groep bepalend voor het al dan niet halen van de reductiedoelstellingen voor CO2 en energie. Interne Boodschappen: 1. het belang van het certificeringstraject 2. de betekenis van (het meten van) onze Carbon Footprint. 3. het belang van een positieve houding voor CO 2 -reductie. 4. de noodzaak voor gedragsverandering om de doelstellingen voor de CO 2 -reductie te behalen. 5. Welke reductiedoelstellingen (kwantitatief) zijn afgesproken en hoe zijn deze al dan niet gerealiseerd. 6. Wat kan de individuele medewerker bijdragen, bijvoorbeeld in de vorm van attent zijn op dreigende verspilling van energie of grondstoffen. Bij updates Carbon Footprint (jaarlijks in mei en november): 7. Voortgang en resultaten van het reductieprogramma en de initiatieven en de terugkoppeling over de resultaten van de bijdrage van de medewerkers aan de duurzaamheidscommissie en alle medewerkers. Actielijst INTERNE CO 2 -prestatieladder: Bij CG is een actielijst voor interne beschikbaar, evenals evidence van de activiteiten die zijn ontplooid in het kader van de interne over de CO 2 -prestatieladder. Resultaten: 1. EHS-doelstelling van reductie van CO 2 - en energie wordt behaald door de juiste betrokkenheid en bijbehorende gedragsverandering van medewerkers. 2. Indien opgenomen in periodiek Compliance & Engagementsurvey: meting van betrokkenheid bij reductiedoelstellingen en/of milieubewustzijn (nulmeting, daarna stijgende betrokkenheid, etc.). scf_blanco_document_nl.dot SCF A012013 Pagina 3 van 5
Externe doelstellingen: 1. Siemens Nederland heeft het imago een duurzaam bedrijf te zijn. 2. Siemens Nederland is een duurzame werkgever Externe doelgroepen Overheden (zowel klant als handhaver wet- & regelgeving) Klanten (inzet duurzaam portfolio en samenwerking reductiedoelstellingen) Leveranciers (partners in reductie) Brancheverenigingen (Uitwisseling informatie, ondersteuning initiatieven, public affairs) Geldverstrekkers en banken (investor relations) Burgers en omwonenden (corporate citizenship) NGO (Niet Gouvernmentele organisaties) (ondersteuning initatieven, wederkerige ondersteuning reductiedoelstellingen) Pers (corporate imago, PR initiatieven) Studenten (Siemens is een aantrekkelijke duurzame werkgever) Initiatiefdoelgroepen (uitwisseling van informatie en wederkerige ondersteuning van initiatieven) Externe boodschappen 1. Siemens scoort in de nationale benchmark hoog qua duurzaamheid (derde positie Technologiebranche: Bron: Transparantiebenchmark EZ) 2. Externe organisaties kunnen hun eigen duurzaamheidsdoelstellingen behalen door gebruik te maken van het duurzame portfolio van Siemens, samen te werken met Siemens en/of door initiatieven in de keten te ontplooien. 3. Siemens wil eigen duurzaamheidsdoelstellingen behalen door samen te werken met externe stakeholders in de keten. Actielijst externe CO 2 -prestatieladder Bij CG is een actielijst voor externe beschikbaar, evenals evidence van de activiteiten die zijn ontplooid in het kader van de externe over de CO 2 -prestatieladder. Resultaten: 1. Doelstelling: Terecht komen in de groep van achtervolgers op de kopgroep in de transparantiebenchmark van EZ. Met het Maatschappelijk Verslag over FY2015 heeft Siemens Nederland een plek behaald in de Kopgroep. 2. Versterking corporate imago Siemens Nederland op het gebied van duurzaamheid. scf_blanco_document_nl.dot SCF A012013 Pagina 4 van 5
Versiebeheer Versie Omschrijving Auteur Datum Versie 4.0 Communicatieplan CG Januari 2016 Versie 3.0 Communicatieplan CG Januari 2015) Versie 2.7 Communicatieplan CG Juli 2014 Versie 2.6 Update actielijst CC&G 3 januari 2014 Versie 2.5 Update actielijst CC&G 16 december 2013 Versie 2.4 Update actielijst CC&G 30 september 2013 Versie 2.3 Update actielijst CC&G 18 september 2013 Versie 2.2 Update actielijst CC&G 2 september 2013 Versie 2.1 Update actielijst CC&G 26 augustus 2013 Versie 2.0 Update actielijst CC&G 15 februari 2013 Versie 1.3 Update actielijst CC&G 3 december 2012 commnicatie Versie 1.3 Update actielijst CC&G 30 november 2012 commnicatie Versie 1.2 Update actielijst CC&G 24 augustus 2012 interne Toevoeging CC&G 12 juni 2012 Versiebeheer Update actielijst CC&G 12 juni 2012 interne Update actielijst CC&G 12 juni 2012 externe Versie 1.0 Communicatieplan CC&G 17 april 2012 scf_blanco_document_nl.dot SCF A012013 Pagina 5 van 5