OVERZICHT BEWAARTERMIJNEN 1. Definitie bewaartermijn De bewaartermijn is de periode waarin archiefdocumenten een administratieve of juridische waarde hebben voor de entiteit of voor haar rechtsopvolger. Deze termijn vangt aan na de dynamische fase van de stukken of vanaf de eerste januari volgend op de afhandeling van de stukken. De bewaartermijn is de minimale termijn van bewaring en staat los van het feit of archieven uiteindelijk mogen vernietigd worden of permanent moeten bewaard blijven (bij het Algemeen Rijksarchief). Het is dus een aanduiding van hoe lang de documenten door de entiteit zelf moeten worden bijgehouden. 2. Administratieve bewaartermijnen Dit overzicht bevat veelvoorkomende series en dossiertypes die om administratieve redenen gedurende een bepaalde periode in de organisatie moeten worden bewaard. Let wel: deze bewaartermijnen zijn louter indicatief en dus aan geen enkele wettelijke regelgeving gebonden. Benaming Briefwisseling: - originelen - schaduwarchief - in dossiers - begeleidende brieven Schaduwarchief PLOEG-dossiers Omzendbrieven/ dienstorders/ dienstmededelingen Kabinetsnota s Kabinetsnota s in dossiers Parlementaire vragen Beleidsbrieven en beleidsnota s Schaduwarchief van doelmatigheidsanalyses - - 3 jaar - zolang het dossier moet bewaard worden - verwijderen bij het schonen zolang het personeelslid in dienst is 6 jaar zolang het dossier bewaard wordt 6 jaar permanent (na 10 jaar overdracht naar Rijksarchief mogelijk)
Schaduwarchief van PIP/PEP Documenten van - minder belangrijke - belangrijke Schaduwarchief van waarvan men geen archiefvormer is Syllabi en rapporten van Bestelbons Verlofkaarten Delegatiebesluiten - - permanent (na 10 jaar overdracht naar Rijksarchief mogelijk) 1 jaar - - bij belangrijke kunnen deze documenten langer bewaard worden 1 boekhoudkundig jaar na betaling van de factuur 1 jaar 10 jaar 3. Wettelijke bewaartermijnen Dit overzicht bevat veelvoorkomende series en dossiertypes die om wettelijke redenen (verantwoordingsplicht) gedurende een bepaalde periode in de organisatie moeten worden bewaard. De vermelde bewaartermijnen geven de minimum-bewaarperiode aan. Benaming Personeelsdossiers van contractuelen Personeelsdossiers van statutairen na uitdiensttreding 1 50 jaar na uitdiensttreding Verantwoordingsplicht Verantwoordingsplicht 2 1 Na wordt enkel nog een attest van tewerkstelling of dienststaat bewaard gedurende minimum 10 jaar vanaf 1 januari van het jaar waarin het betrokken personeelslid de leeftijd van 60 jaar heeft bereikt. Het dossier arbeidsongeval van het contractueel personeelslid wordt bewaard gedurende minimum 3 jaar na definitieve afhandeling ervan; ingeval van blijvende arbeidsongeschiktheid van minstens 16 %: minimum 10 jaar vanaf 1 januari volgend op het tijdstip waarop de toekenning van een rente (na de eventuele herziening) definitief is geworden (Arbeidsongevallenwet overheidspersoneel 3 juli 1967). 2 Als het overlijden van de ambtenaar bekend is: minimum 10 jaar na 1 januari van het overlijdensjaar. Voor alle dossiers van ambtenaren, die sinds 30 jaar met rustpensioen zijn, kan op basis van de informatie uit het Rijksregister worden nagegaan of ze nog in leven zijn of niet.
Sociale documenten KB van 8/8/1980, artikel 25 Boekhoudkundige stukken - originelen - stukken die niet dienen als bewijs tegen derden - 10 jaar - 3 jaar Vlaams Comptabiliteitsdecreet, artikel 26 BTW-stukken 7 jaar Wetboek belasting over de toegevoegde waarde Borgstellingen (origineel bij de firma, kopie bij de afdeling) Persoonlijke rechtsvorderingen 30 jaar Burgerlijk Wetboek, artikel 2262bis Schuldvorderingdossier 10 jaar Wet op de Rijkscomptabiliteit Vastleggingdossier 10 jaar Wet op de Overheidsopdrachten Notulen van de Raad van Beroep Dossiers inzake aanwervingof bevorderingsexamens Dossiers inzake selectie- of bekwaamheidsproeven, bevorderings- of benoemingsprocedures Vlaams Personeelsstatuut, artikel II 15 Bouwdossiers 10 jaar Wet op de aansprakelijkheid van de architect Subsidiedossiers 10 jaar Wet op de Rijkscomptabiliteit, artikel 100
Belastingsdossiers - onroerende voorheffing - leegstandsheffing - 5/10 jaar 3-5/10 jaar 4 - Artikel KB/WIB 92 - Artikel 28, decreet van 19 april 1995 houdende maatregelen ter bestrijding en voorkoming van leegstand en verwaarlozing van bedrijfsruimten Centrale geschillendossiers 5/30 jaar 5 Wet op de Rijkscomptabiliteit, artikel 105 Huurdossiers 10 jaar Wet op de Rijkscomptabiliteit, artikel 100 Overheidsopdrachten 10 jaar 6 2270 Algemene Aanbestedingsvoorwaarden, artikel Burgerlijk Wetboek, artikel 1792, 2206bis en 18 Rechtsproceduredossiers 10 jaar 7 Burgerlijk Wetboek, artikel 2262bis Dossiers inzake schadevergoedingen wegens nalatigheid of onvoorzichtigheid of wegens burenhinder Dossiers inzake verwerving of vervreemding van onroerende goederen 5/20 jaar 8 Burgerlijk Wetboek, artikels 1382 en 544 30 jaar 9 Burgerlijk Wetboek, artikel 2262 3 De niet-betwiste belasting is betaald: minimum vanaf 1 januari volgend op het jaar waarin de belasting dient betaald te zijn (Artikel 145 KB/WIB 92); de beslissing nopens het bezwaar is definitief en de belasting is betaald: minimum vanaf 1 januari volgend op het jaar waarin de belasting dient betaald te zijn; de gerechtelijke uitspraak is definitief en de belasting is betaald: minimum 10 jaar na de definitieve gerechtelijke uitspraak (Artikel 100, laatste lid, Wet 17 juli 1991 Rijkscomptabiliteit); de uitvoerbaar verklaarde kohieren: minimum 10 jaar vanaf 1 januari volgend op het aanslagjaar. 4 Dezelfde bewaartermijnen zijn van toepassing als voor de dossiers inzake onroerende voorheffing (artikel 28, decreet van 19 april 1995 houdende maatregelen ter bestrijding en voorkoming van leegstand en verwaarlozing van bedrijfsruimten). 5 Beslag onder derden of verzet (afstand of overdracht van schuldvordering ten gunste van derden): minimum 5 jaar vanaf 1 januari volgend op de afhandeling van het dossier; ingeval van overeenkomsten, proceshandelingen of vonnissen betreffende dat beslag onder derden of verzet: minimum 30 jaar vanaf de kennisgeving van deze overeenkomsten, proceshandelingen of vonnissen. 6 Aanneming van werken inzake 'bouwnijverheid': minimum 10 jaar vanaf 1 januari volgend op de definitieve oplevering; aanneming van andere werken, leveringen en diensten: minimum 10 jaar vanaf 1 januari volgend op de gunning en minimum 3 jaar na de definitieve oplevering. De voormelde termijnen zijn vatbaar voor stuiting (een nieuwe termijn begint te lopen) door een gerechtsdeurwaardersexploot of een schulderkenning van de Staat. Het instellen van een rechtsvordering schorst de verjaring totdat een definitieve beslissing is gewezen. 7 Te tellen vanaf de definitieve, gerechtelijke uitspraak. 8 Minimum vanaf 1 januari volgend op de definitieve afhandeling van het dossier, doch minimum 20 jaar na het schadeverwekkende feit (Artikel 2262bis, 1, tweede en derde lid, Burgerlijk Wetboek) of 20 jaar na een definitieve gerechtelijke uitspraak die enig voorbehoud heeft erkend (Artikel 2262bis, 2, Burgerlijk Wetboek). 9 De authentieke akten tot vestiging van zakelijke rechten worden voor onbepaalde tijd bewaard.
Dossier m.b.t. belasting op onroerend goed 3 jaar Verantwoordingsplicht Begrotingsvoorstellen Vlaams Comptabiliteitsdecreet Waarborgdossiers 10 jaar Verantwoordingsplicht Ordonnanties en rekeningen van rekenplichtigen en de bijhorende verantwoordingsstukken Rekeningen en verantwoordingsstukken van de rekenplichtigen van de geschillen en van de liggende gelden Rekeningen einde beheer van rekenplichtigen 6 jaar KB van 25/11/1954 10 jaar KB van 25/11/1954 30 jaar KB van 25/11/1954