De gemeenteraad van De Bilt; Gelet op onder meer de artikelen 10:1 t/m 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 32a, 77, 107 tot en met 107e Gemeentewet en artikel 1:3a Car-Uwo De Bilt gelezen het voorstel van de voorzitter van de raad en de griffier van 3 januari 2011; B E S L U I T: vast te stellen de volgende: Mandaatregeling gemeenteraad De Bilt 2011 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen bij de uitoefening van mandaat Artikel 1.1 Reikwijdte van de regeling 1. De uitoefening van de in hoofdstuk 2 opgenomen bevoegdheden wordt opgedragen het seniorenconvent. De bevoegdheden worden namens het seniorenconvent feitelijk uitgeoefend door de voorzitter. 2. De in hoofdstuk 2 genoemde bevoegdheden worden slechts uitgeoefend onder de in deze regeling opgenomen voorschriften. 3. Indien de uitoefening van de in het eerste lid bedoelde bevoegdheden het beslissen over de besteding van budgetten met zich meebrengt, maakt die beslissing onderdeel uit van het vermelde mandaat. Dit voor zover daarbij te nemen besluiten niet zullen leiden tot overschrijding van het betreffende budget zoals opgenomen in de gemeentelijke begroting. 4. De uitoefening van de volgende bevoegdheden is uitdrukkelijk voorbehouden de gemeenteraad, tenzij expliciet anders is bepaald: a. het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften; b. het vaststellen van beleidsregels; c. Het beslissen op een bezwaarschrift of beroepschrift, tenzij dit uitdrukkelijk in het hoofdstuk 2 is vermeld; d. onderwerpen waarvoor de raad expliciet bij monde van de voorzitter of de waarnemend voorzitter van het seniorenconvent meedeelt dat hij in plaats van de gemandateerde wenst te beslissen. Deze mededeling geschiedt voorafgd de beslissing. Artikel 1.2 Ondermandaat 1. De gemandateerde mag de hem gemandateerde bevoegdheid uitsluitend in ondermandaat geven, wanneer hem die bevoegdheid uitdrukkelijk in hoofdstuk 2 is gegeven. 2. De gemandateerde kan het ondermandaat bepaalde voorschriften verbinden of in concrete gevallen bepaalde wijzingen geven. 3. De functionaris die een bevoegdheid in ondermandaat heeft verkregen, mag deze niet verder ondermandateren. Artikel 1.3 Horen seniorenconvent 1. De voorzitter van het seniorenconvent legt een voorgenomen besluit in elk geval het seniorenconvent voor: a. indien het voornemen bestaat tot vulling of afwijking van het tot dan toe gevoerde beleid, richtlijnen, voorschriften of een wettelijk of door de gemeenteraad voorgeschreven advies; b. indien de beslissing politieke aspecten zijn verbonden, de zaak gevoelig ligt dan wel precedentwerking te verwachten valt; c. indien er rekening mee is te houden dat de gemeenteraad op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit zal worden gesproken; 1
d. indien bij de te nemen beslissing meerdere adviseurs zijn betrokken en de terzake ingenomen standpunten niet eenduidig zijn; e. indien redelijkerwijs verwacht moet worden dat tegen de voorgenomen beslissing één of meerdere bedenkingen of zienswijzen kenbaar zullen worden gemaakt; f. indien verwacht wordt dat tegen de beslissing één of meerdere bezwaarschriften zullen worden ingediend; g. in geval de beslissing zou kunnen leiden tot overschrijding van beschikbare budgetten of begrotingsposten; 2. Wanneer het seniorenconvent dit wenst, wordt het voorgenomen besluit de raad voorgelegd. 3. Het bepaalde in de vorige leden is van overeenkomstige toepassing op ondermandaat met dien verstande dat de ondergemandateerde de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid voorlegt de voorzitter van het seniorenconvent. Artikel 1.4 Vervangingsregeling Bij afwezigheid van de voorzitter van het seniorenconvent worden diens bevoegdheden uitgeoefend door de waarnemend voorzitter. Artikel 1.5 Informatieverplichting van in mandaat genomen besluiten 1. De gemandateerde draagt zorg voor een deugdelijke verslaglegging en archivering van de door hem in mandaat genomen besluiten. 2. Het seniorenconvent informeert de raad minimaal één keer per jaar omtrent het gebruik van de verleende (onder)mandaten. 3. Het seniorenconvent controleert regelmatig steekproefsgewijs de onder zijn leiding in ondermandaat genomen besluiten. Dit kan zowel vooraf als achteraf plaatsvinden. Bij de controle zal in ieder geval de rechtmatigheid en doelmatigheid gecontroleerd worden, als ook of de in ondermandaat genomen besluiten passen binnen de gestelde beleidskaders. Artikel 1.6 Voorschriften in verband met de ondertekening van stukken 1. Een in (onder)mandaat genomen besluit wordt als volgt ondertekend: Namens de gemeenteraad van De Bilt, [handtekening] [Naam] [Functiebenaming] 2. Het gebruik van handtekeningenstempels is niet toegest, met uitzondering van handtekeningenstempels ter waarmerking van bescheiden. 3. Het ondertekenen bij afwezigheid, per opdracht of met welke toevoeging dan ook is niet toegest. Artikel 1.7 Inhoud gemandateerde bevoegdheden De in dit besluit opgenomen (onder)mandaten worden geacht te zijn gewijzigd of vervallen voor zoveel en op het tijdstip dat de hierin genoemde wetten, regelingen, beschikkingen en verordeningen zijn gewijzigd, ingetrokken of vervallen. Artikel 1.8 Intrekking mandaat 1. De bevoegdheid tot het uitoefenen van mandaat kan door een daartoe strekkend besluit van de gemeenteraad worden ingetrokken, zowel in een incidenteel geval als in het algemeen. 2. Indien de gemeenteraad over wenst te g tot algemene intrekking neemt hij dit besluit niet dan nadat daarover het advies is ingewonnen van de griffie. 2
Hoofdstuk 2 Mandaten griffier Nr Bevoegdheid Bevoegd 2.1 Correspondentie over feitelijke informatie m.b.t. raadsgelegenheden, niet zijnde besluiten in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht of privaatrechtelijke rechtshandelingen raad Mandaat Ondermandaat seniorenconvent alle medewerkers griffie Specifieke bepalingen Medewerkers op het niveau lager dan beleidsmedewerker II dienen nietstandaardcorrespondentie voor te leggen de griffier 2.2 Correspondentie over de formele kant van toepasselijke procedures, geen besluit zijnde in de zin van artikel 1:3 Awb 2.3 Afhandeling enquêtes, statistieken en circulaires, declaraties en afrekeningen bij het rijk, provincie en andere instellingen raad raad seniorenconvent alle medewerkers griffie seniorenconvent alle medewerkers griffie Medewerkers op het niveau lager dan beleidsmedewerker II dienen nietstandaardcorrespondentie voor te leggen de griffier Mits geen besluit van de raad is vereist. 2.4 Aanstelling en arbeidsovereenkomst (hfdst. 2 Car-Uwo) raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt voor functies lager dan griffier. 2.5 Aang en afsluiten detacheringsovereenkomst; Aang en afsluiten arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht; Tijdelijke inhuur via uitzendbureau; 2.6 Ondertekening 123-formulier vaste en externe medewerkers raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt voor functies lager dan griffier. Voor alle externe inhuur is budget vereist en worden de bestedingsregels in acht genomen.. raad seniorenconvent griffier - 2.7 Ondertekening stagecontracten raad seniorenconvent griffier - 2.8 Brief plaatsing in andere functie raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt voor functies lager dan griffier. 2.9 Salaris en vergoedingsregelingen (hfdst. 3 Car-Uwo) en uitvoeren regels met betrekking tot ambtsjubilea raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt voor functies lager dan griffier. 3
Nr Bevoegdheid Bevoegd Mandaat Ondermandaat Specifieke bepalingen 2.10 Ondertekening formulier geen bezwaar periodieke salarisverhoging raad seniorenconvent griffier Mits positief besluit. Ondermandaat geldt niet wanneer het de 2.11 Ondertekening brief salarismaatregel (bijv. persoonlijke toelage, extra periodiek, flexibele beloning) 2.12 Brief over functiewaardering 2.13 Brief over jubilea (kennisgeving, toekenning gratificatie) 2.14 Ondertekening werkgeversverklaring raad seniorenconvent medewerkers - unit P&O 2.15 Arbeidsduur en werktijden (hfdst. 4 Car-Uwo) 2.16 Ondertekening formulier opgave werkrooster 2.17 Brief wijziging werkrooster 2.18 Brief uitbreiding/teruggang arbeidsduur 2.19 Uitwisselen van arbeidsvoorwaarden (hfdst. 4a Car-Uwo) raad seniorenconvent griffier Verzoek tot koop/verkoop vakantieuren moet voor 1 januari worden ingediend. 2.20 Ondertekening formulier vraag cafetariamodel (koop, verkoop vakantieuren) 2.21 Brief beslissing toepassing cafetariamodel (verkoop, koop vakantieuren) 2.22 Ondertekening formulier vraag fietsregeling 2.23 FPU gemeenten en nieuwe seniorenmaatregelen (hfdst. 5a Car-Uwo). 4
Nr Bevoegdheid Bevoegd 2.24 Vakantie, vakantietoelage en (zwangerschaps- en bevallings)verlof (hfdst. 6 Car-Uwo) 2.25 Ondertekening formulier vraag zwangerschaps-, bevallings- of ouderschapsverlof Mandaat Ondermandaat Specifieke bepalingen Artikel 5a:7 uitgezonderd van mandaat.. Verlenen vakantie in overleg met de griffier. Voor wat betreft overschrijding arbeidsduur op verzoek, voor 1 januari van het betreffende jaar. 2.26 Brief afspraken over verlof (opnemen, wegzetten) 2.27 Brief toekenning zwangerschaps-, bevallings- en ouderschapsverlof 2.28 Gemeentelijke levensloopregeling (hfdst. 6a Car-Uwo) Raad seniorenconvent griffier Ondermandaat geldt niet wanneer het de 2.29 Aanspraken bij ziekte of gebrek (hfdst. 7 Car-Uwo). 2.30 Brief korting bij ziekte 2.31 Ontslag (hfdst. 8 Car-Uwo) Voor wat betreft ontslagverlening algemeen, ligt relatie met artikel 2:1 Van dit mandaat zijn uitgezonderd ontslagverlening op grond van: - artikel 8:3 reorganisatie; - artikel 8:6: onbekwaamheid / ongeschiktheid; - artikel 8:7 en 8:8: overige onslaggronden. Uitvoering in overleg met Concernstaf, Unit P&O. 5
Nr Bevoegdheid Bevoegd Mandaat Ondermandaat Specifieke bepalingen 2.32 Voorziening bij werkloosheid (hfdst. 10d Car-Uwo) raad seniorenconvent - Met uitzondering van artikel 10d:20: Afkoopsom. In overleg met Concernstaf, Unit P&O 2.33 Aanvragen offerte en g overeenkomst begeleidingstraject van een medewerker Na overleg met P&O en passend binnen budgetten 2.34 Overige rechten en verplichtingen (hfdst. 15 Car-Uwo) raad seniorenconvent - Met uitzondering van artikelen 15:1b en 15:1g. 2.35 Ondertekening formulier opgave nevenwerkzaamheden 2.36 Brief uitnodiging afleggen ambtseed raad seniorenconvent griffier Griffier en plv. griffier leggen ambtseed in raadsvergadering af 2.37 Brief met voorwaarden uitoefening nevenwerkzaamheden raad seniorenconvent - - 2.38 Ondertekening beoordelingsformulier Bij overig griffiepersoneel ondertekent de griffier als beoordelaar, de voorzitter van het seniorenconvent mede-ondertekent als beoordelingsautoriteit 2.39 Brief uitslag beoordeling (bevordering/vaste dienst) 2.40 Ondertekening formulier functioneringsgesprek 2.41 Disciplinaire straffen (hfdst. 16 Car-Uwo) Artikel 16:1:2 a t/m g : sancties raad seniorenconvent - Voor zover het functionarissen lager dan de 2.42 Artikel 16:1:3: verantwoording raad seniorenconvent - Horen in het bijzijn van direct-leidinggevende van degene die zich verantwoordt. 2.43 Opleiding en ontwikkeling (hfdst. 17 Car-Uwo) Ondertekening studiecontracten; 6
Nr Bevoegdheid Bevoegd 2.44 Uitvoering reiskosten woon-werkverkeer (fdst.18 Car- Uwo) Ondertekenen brief toekennen/intrekken reiskostenvergoeding Mandaat Ondermandaat Specifieke bepalingen Deelname seminars mits passend binnen budget. 2.45 Accorderen declaraties: Declaraties algemeen (divers) Dienstreisdeclaraties 2.46 Accorderen van urenverantwoording 2.47 Opgave WBU-urenbegroting 2.48 Het beheren van budgetten raad griffier - Griffier is door de raad gewezen als hoofdbudgethouder. -binnen het taakgebied van de raad; en -met in achtneming van de Regeling budgetbeheer 2.49 Besluiten op verzoeken op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur, voor wat betreft de onder de gemeeteraad ressorterende documenten raad seniorenconvent griffier Na juridisch advies Concernstaf, unit Juridische Zaken 7
Hoofdstuk 3 Slotbepalingen Artikel 3.1 Intrekking mandateringsregeling raadsbevoegdheden Mandaatregeling gemeenteraad De Bilt 2010 De Mandaatregeling gemeenteraad De Bilt 2010 vastgesteld 18 februari 2010 wordt ingetrokken. Artikel 3.2 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op 1 februari 2011. Artikel 3.3 Citeertitel Dit besluit kan worden gehaald als Mandaatregeling gemeenteraadsbevoegdheden De Bilt 2011. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van De Bilt d.d. 27 januari 2011 de griffier, de voorzitter, drs. F.A. van Hooijdonk A.J. Gerritsen 8