1 van 8 Energiemanagement Actieplan Datum 18 04 2013 Rapportnr Opgesteld door Gedistribueerd aan A. van de Wetering & H. Buuts 1x Directie 1x KAM Coördinator 1x Handboek CO₂ Prestatieladder 1
2 van 8 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING Beschrijving energiemanagement actieplan 2. PLAN 2.1 Beleid en doelstellingen 2.2 Organisatie van het energie en kwaliteitsmanagement systeem voor de CO₂ footprint 3. DO 3.1 Rapportageproces CO₂ footprint 3.2 Beheersing van processen 3.3 Beheer van documentatie 3.4 Communicatie 4. CHECK 4.1 Validatie van de gerapporteerde data 4.2 Interne Audits 4.3 Externe verificatie 5. ACT 5.1 Energiemanagement Review 5.2 Feedback 6. AUTORISATIE 6.1 Verklaring Directie 2
3 van 8 1. INLEIDING Beschrijving Energiemanagement actieplan Duurzaam ondernemen streven we na door aandacht te geven aan de middelen die we gebruiken bij onze processen. Door o.a. het materieel aan de laatste eisen te laten voldoen, door selectie en inkoop van duurzame materialen en het stimuleren van opdrachtgevers in het toepassen van duurzame oplossingen en materialen. Het doel van energiemanagement is het monitoren, opvolgen en continu verbeteren van de energieefficiëntie binnen de organisatie. Uiteindelijk draagt dit bij aan een beperking van de energiebehoefte en de vermindering van de CO₂ uitstoot van het bedrijf. Het uitgangspunt van het energiemanagement actieplan is de PDCA cyclus van Deming, zoals bekend van de ISO 9001. PDCA staat voor de belangrijkste stappen binnen een cyclus namelijk: Plan: Identificeer en beoordeel de energie aspecten en maak een plan ten aanzien van de resultaten die je wilt bereiken. Do: Voer het plan uit. Check: Vergelijk de resultaten met de beoogde resultaten. Act: Borg de resultaten of stuur bij om resultaten alsnog te bereiken. De PDCA cyclus omvat de meest essentiële stappen voor besturing en voor procesbesturing in het bijzonder. Het programma heeft betrekking op alle activiteiten en projecten van het bedrijf. Zie hoofdstuk 7 bijlage 1 voor Plan van Aanpak, hierin zijn de taken, communicatie en maatregelen op het gebied van energiemanagement binnen de organisatie weergegeven. 3
4 van 8 2. PLAN 2.1 Beleid en doelstellingen Van de Wetering wil een actieve bijdrage leveren aan het tegengaan van de klimaatverandering door het reduceren van de CO₂ emissies. Om hieraan invulling te geven voert van de Wetering een intern beleid om de reductiedoelstellingen te behalen. Mede door aandacht te schenken aan het verminderen van de brandstof behoefte zal beoogde reductiedoelstelling behaald worden. In het Plan van Aanpak formuleren we kwantitatieve doelen en verbeterkansen voor onze CO₂ reductie. Dit Plan van Aanpak wordt geaccordeerd door de directie en wordt intern in de organisatie gecommuniceerd middels het VGM overleg. De gekozen reductiemaatregelen worden uitgewerkt, hierbij wordt o.a. rekening gehouden met het budget, terugverdientijd en natuurlijk kansen. De uitgewerkte reductiemaatregelen worden voorgelegd aan de directie. Het besluit tot implementatie in de organisatie wordt genomen tijdens directieoverleg. Wanneer het besluit tot implementatie is genomen, kan begonnen worden met de daadwerkelijke implementatie. De kwantitatieve doelen fungeren als energieprestatie indicatoren, aan de hand waarvan de vorderingen van het energiebeleid worden gevolgd. Bij de medewerkers zal er een gevoel van betrokkenheid gecreëerd worden. Door goede communicatie en gehoor te geven aan de persoonlijke inbreng worden de medewerkers nauw betrokken bij de uitvoering, dit zal uiteindelijk de mate van succes bepalen van de gestelde doelen. 2.2 Organisatie van het energie en kwaliteitsmanagement systeem voor de Co₂ footprint De directie wordt ondersteund door KAM coördinator Ankie van de Wetering, en hoofd logistkiek planning Hans Buuts. Dit houdt in dat zij verantwoordelijk zijn voor de planning van en de controle op de voortgang. Zij fungeren als CO₂ coördinatoren. 4
5 van 8 3. DO 3.1 Rapportage CO₂ footprint De voortgang van de CO₂ reductiedoelstelling wordt door middel van een CO₂ footprint bewaakt. Het plan van Aanpak wordt gehanteerd (bijlage hoofdstuk 7) en elk punt zal periodiek worden gecontroleerd. Dit houdt in dat er periodiek een inventarisatie en identificatie plaatsvindt van de belangrijkste energiestromen binnen het bedrijf. Dit resulteert in een CO₂ footprint rapportage. Het rapportageproces loopt continu de volgende fases door: Datacollectie; Validatie; Rapportage; Borging documentatie De afbakening en het rapportageproces van de CO₂ emissies zijn gedetailleerd beschreven. De verantwoordelijkheid voor de datacollectie, validatie, rapportage en documentatie ligt bij KAMcoördinator en Hoofd Planning, zij delegeren taken uit en overleggen met directie. 3.2 Beheersing van processen Het borgen van de kwaliteit van de CO₂ footprint gebeurt op verschillende manieren: Door middel van procedures Door middel van formulieren Door interne vergaderingen 3.3 Beheer van documentatie De documenten die betrekking hebben op het energiemanagement systeem van de CO₂ footprint worden door de CO₂ coördinatoren beheerd en actueel gehouden. De documentatie van het EMS voor de CO₂ footprint bestaat uit de volgende documenten: Het CO₂ handboek geeft inzicht in de procedures voor het verzamelen, valideren en rapporteren over CO₂ emissies binnen het bedrijf en is bestemd voor degenen die betrokken zijn bij dit rapportageproces. De procedures zijn digitaal ter beschikking. De beheerders zijn verantwoordelijk voor het actueel houden en bekend maken van de procedurebeschrijvingen binnen de organisatie. De CO₂ coördinatoren hebben de procedurebeschrijvingen in beheer. 3.4 Communicatie Van de Wetering streeft naar periodieke interne en externe communicatie over de voortgang op CO₂ reductiedoelstelling. Het communicatieplan beschrijft de uit te voeren activiteiten, de in te zetten middelen en de daaraan gekoppelde planning. Communicatie over de voortgang op de reductiedoelstellingen vindt onder andere plaats via internet, via interne mail, en binnen de directie. 5
6 van 8 4. CHECK 4.1 Validatie van de gerapporteerde data Om de kwaliteit van de gerapporteerde data te borgen is het validatie proces van de gerapporteerde energiedata als volgt ingericht: CO₂ coördinatoren valideren de gerapporteerde data op basis van de originele documenten (facturen, bonnen, overzichten e.d.) De toezichtverantwoordelijke voert een definitieve controle uit op de data. 4.2 Interne Audits Alle energiestromen worden jaarlijks geregistreerd door middel van een Excel sheet. De vorderingen ten opzichte van het referentiejaar en de doelstellingen worden vastgelegd in het KAM Jaarplan. Tijdens de implementatie van de maatregelen wordt de voortgang gemonitord door de CO₂ coördinatoren. Wanneer blijkt dat de maatregelen niet of onvoldoende zijn geïmplementeerd, worden er corrigerende maatregelen genomen. In het KAM overleg zal er vanuit een bedrijfseconomisch oogpunt naar de reductiedoelstellingen gekeken worden. De realisatie van geplande maatregelen wordt vastgelegd in de jaarlijkse CO₂ rapportage (zie KAM Jaarplan). 4.3 Externe verificatie Om de kwaliteit van de CO₂ footprint te toetsen wordt deze extern geverifieerd door een certificerende instelling. De certificerende instelling dient door SKAO bevoegd te zijn om deze verificatie uit te voeren. Met deze informatie kunnen eventuele afwijkingen worden gecorrigeerd en verbeteringen worden doorgevoerd. Van de Wetering maakt geen gebruik van externe verificatie. 6
7 van 8 5. ACT 5.1 Energiemanagement review Jaarlijks wordt door de directie het geïmplementeerde energie en kwaliteitsmanagementsysteem beoordeeld op geschiktheid, passendheid en doeltreffendheid. De evaluatie wordt geïntegreerd in de directiebeoordeling en besproken als agendapunt in het KAM overleg. De uitkomst van de evaluatie en de daaruit te trekken conclusies zijn input voor het komende jaar. Afwijkingen in het energieverbruik, plotselinge toe of afnames worden geregisteerd en verklaard. Op basis hiervan worden corrigerende en preventieve maatregelen toegevoegd aan het Plan van Aanpak. Tijdens de jaarlijkse CO₂ rapportage komen volgende onderwerpen aan bod: Realisatie van de reductiedoelstellingen; Voortgang van implementatie van reductiemaatregelen; Nieuwe verbeterkansen op gebied van CO₂ reductie; Actualiteit en effectiviteit van het CO₂ reductieplan Effectiviteit van communicatie over CO₂ reductie. 5.2 Feedback Aan de hand van input uit de vorige fases en het evaluatierapport van het directieoverleg kunnen doelstellingen, indien nodig worden bijgesteld en kunnen er vervolgacties worden uitgezet om de verbeteringen te realiseren. Dit is nodig om de continue verbetering van het geïmplenteerde energieen kwaliteitsmanagementsysteem te bevorderen. De terugkoppeling van de uitkomsten wordt zowel schriftelijk (rapportage) als mondeling (bijeenkomst met directie) naar betrokkenen verzorgd. Zij dragen zorg voor het nemen van corrigerende/preventieve maatregelen binnen hun eigen organisatieonderdeel. 7
8 van 8 6. AUTORISATIE 6.1 Verklaring Directie Deze rapportage is opgesteld door A. van de Wetering en H. Buuts. Hierbij verklaart de directie van Van de Wetering achter de doelstellingen te staan genoemd in dit rapport. De directie zal er op toezien dat het beleid word gecommuniceerd en geïmplementeerd binnen de organisatie. J.A.J. van de Wetering J.W.A. van de Wetering 8