Raadsvoorstel Onderwerp: Agendapunt nr.: Eindrapport Rekenkamercommissie: Positie kiezen in discussies over vaste en flexibele formatie d.d. juni 2015 Datum voorstel: 24 augustus 2015 Vergaderdatum: 22 september 2015 Registratienr.: -2015 Opsteller: Hans van Berkel Portefeuillehouder: Burgemeester H. Tuerlings Voorstel Te besluiten om: 1. de conclusies en aanbevelingen van het Eindrapport "Positie kiezen in discussies over vaste en flexibele formatie d.d. juni 2015" van de Rekenkamercommissie Kempengemeenten te onderschrijven en 2. de aanbevelingen aan de raad (rapport par. 4) over te nemen en 3. het college opdracht te geven, voor zoveel nodig in overleg met de raad, aan de handreikingen voor de organisatie (rapport par. 4.1) en aan de gemeente-specifieke handreikingen voor Reusel-De Mierden (rapport par. 4.2) een vervolg te geven en daartoe uiterlijk december 2015 een kort maar concreet stappenoverzicht ( wie, wat, wanneer en waar nodig hoe nader uitgewerkt) ter bespreking aan de raad te zenden. Inleiding 1. Algemeen De Rekenkamercommissie vormt het sluitstuk van de controle op doeltreffendheid en doelmatigheid door de raad en levert een bijdrage aan het leervermogen van de gemeenteraad. Aldus ondersteunt die commissie de gemeenteraad bij zijn kaderstellende en controlerende rol. De rekenkamercommissie heeft tot taak onderzoek te doen naar de (maatschappelijke) effecten van het gemeentelijk beleid en naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beheer en van de gemeentelijke organisatie, evenals van (gesubsidieerde) instellingen waarvan de activiteiten mede door de gemeente worden bekostigd. 2.1 Specifiek Op 16 juni 2015 bood de Rekenkamercommissie Kempengemeenten (Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden) het Eindrapport Positie kiezen in discussies over vaste en flexibele formatie aan uw raad aan. Als onderdeel van het proces van totstandkoming van het rapport heeft op 27 november 2014 een radenconferentie plaatsgevonden over de rol van de raad bij inhuur. De bevindingen hieruit staan in het rapport verwoord. De bestuurlijke reactie van het college op het conceptrapport d.d. 7 april 2015 is erin opgenomen. Uw raad heeft op 14 juli 2015 via de lijst van ingekomen stukken formeel kennis genomen van het Eindrapport en zoals te doen gebruikelijk is de verdere procesgang voor het rapport besproken binnen de Agendacommissie. Dit raadsvoorstel van de Agendacommissie is daarvan het resultaat. 2.2 De rol van de raad Organisatie-inrichting, personeelsbeleid, bedrijfsvoering en uitgaven behoren tot het bevoeghedendomein van het college, binnen de daartoe door de raad gestelde algemene kaders. De Rekenkamercommissie wijst op het belang om hier vooral kaders te creëren in een samenspel tussen raad en college. Over de inhoud van die kaders doet men geen uitspraken omdat dat juist aan elke raad is. Beoogd doel De inhoud van het rapport en vooral de conclusies en aanbevelingen gebruiken bij een verdere dialoog met het college over: - een visie t.a.v. de gemeente c.q. organisatie en - kaders, te stellen aan de organisatie en aan het budget voor formatie en inhuur, tevens voor het daadwerkelijk uitoefenen van het budgetrecht van de raad. 1
Argumenten 1.0 Algemeen De Rekenkamercommissie constateert dat met de tijdelijke inzet van personeel impliciet soms strategische keuzes worden gemaakt m.b.t. de inrichting van de organisatie en de positionering van de organisatie in politiek-bestuurlijk opzicht. Daarnaast zijn met inhuur dikwijls aanzienlijke budgetten gemoeid (in 2013 19% van de loonsom) en berust het budgetrecht en de controlerende functie bij de gemeenteraad. Al met al voldoende aanleiding om ten aanzien van (vaste en) flexibele inzet van personeel onderzoek te doen naar de rol van de raad met als doel daar leerpunten uit te trekken voor raad (en college). Huidige en toekomstige ontwikkelingen in het gemeentelijke takenpakket, van algemene aard maar ook van lokale en subregionale aard, maken dat gemeenten zich nog meer moeten gaan buigen over de kwaliteit en omvang van de (vaste) formatie. Tactische en strategische afwegingen passen daarbij, zoals welke taken worden gezien als structureel of ad hoc, in samenwerking of anderszins. 2.0 Inhoud rapport De rapportage van de Rekenkamercommissie betreft een onderzoek met als tweeledige centrale vraagstelling: 1a. Hoe groot is het financiële belang en de omvang van de inhuur van personeel momenteel in de gemeenten Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden. 1b. Hoe zijn de diverse rollen en verantwoordelijkheden in dit verband belegd? 1c. In hoeverre zijn de gemeenteraden binnen de huidige afspraken in staat hun kaderstellende, toezichthoudende en controlerende taken uit te oefenen? 2a. Uitgaande van een veronderstelde groei van het belang van een flexibele schil: welke rol zouden de gemeenteraden moeten nemen in huidige en toekomstige discussies omtrent de inrichting van een flexibele schil (in het licht van onder meer kwaliteit, omvang, relatie tot vaste formatie, verantwoordelijkheden, regie, sturing en toezicht) en 2b. hoe kunnen de gemeenteraden in deze rol worden gepositioneerd? Hierna volgen- verkort- allereerst de bevindingen van de raad zelf, opgetekend in een raadsconferentie, en vervolgens die van de Rekenkamercommissie. 2.1 Bevindingen radenconferentie 27 november 2014 (rapport par. 3.5) Het beeld over de vraag of voor de raad een strategische visie op inhuur herkenbaar was, was diffuus. De informatievoorziening over inhuur en de eigen rol van de raad bij inhuur kwalificeerde men als onvoldoende. Erkenning was er dat men zich bij inhuur over het algemeen te veel op details richtte en dat het gesprek liever op hoofdlijnen met het college werd gevoerd. Niet duidelijk was nog wat die hoofdlijnen dan zouden moeten zijn. Men was er zich van bewust dat de raad allereerst zichzelf in positie moet brengen, bijvoorbeeld door aan het college een organisatievisie, een strategisch personeelsbeleid en een beleid op de flexibele schil te vragen. De raad zou het college om de informatie moeten vragen die hij als controleur van het college nodig heeft. Kortom men herkende een vooral reactieve opstelling, waar een proactieve houding gewenst is. 2.2 Bevindingen Rekenkamercommissie De Rekenkamercommissie geeft in par. 3.1 tot en met 3.3 de volgende bevindingen: a. t.a.v. kaderstelling en verantwoording: De 3 gemeenteraden benutten nauwelijks hun bevoegdheid tot kaderstelling voor organisatievisie en personeelsbeleid, voor financiële kaders in de begroting en voor kaders en richtlijnen voor de informatievoorziening van het college aan de raad. (De gemeenteraad van Reusel-De Mierden heeft wel kaders gesteld aan de hoogte van de personeelskosten als de kosten voor inhuur). Inhuur komt als kostenpost bij projecten expliciet aan de orde. b. t.a.v. beleid: Organisatievisie en beleid m.b.t. de flexibele schil zijn beperkt herkenbaar voor de raad en het inhuurbeleid en de toepassing ervan worden als beperkt zichtbaar ervaren. In Reusel-De Mierden geldt dat voor de toepassing van het beleid zoals dat onder meer in de financiële verordening is vastgesteld. c. t.a.v. sturing: omdat de raden niet het type informatie kennen waarmee de organisatie op inhuur stuurt, kan bij de 2
raad (onterecht) het beeld ontstaan dat er ook niet gestuurd wordt (bv door de overschrijdingen en begrotingswijzigingen). De algemene conclusie is dat de raden onvoldoende hun bevoegdheden benutten en onvoldoende helder naar het college zijn over hun behoeftevraag m.b.t. kaders, verantwoording, beleid en informatie t.b.v. sturing. 2.3 Aanbevelingen Rekenkamercommissie voor de raden: Vanuit de bevindingen komt de Rekenkamercommissie tot de volgende aanbevelingen (par. 4). De aanbevelingen heeft men in het rapport uitgewerkt in handreikingen voor alle 3 gemeenten in par. 4.1). Kortheidshalve verwijzen wij daarnaar. 1. Begin als raad met een kader: een visie op de organisatie. Dit kader creëert context om informatie over inhuur te interpreteren. Zonder dat kader is er geen oordeel mogelijk over de omvang en aard van de inhuur bij gebrek aan een norm. 2. Vraag het college om een kader voor inhuur, waarin duidelijk wordt gemaakt, op basis van de visie op de organisatie hoe de organisatie met inhuur omgaat. Van belang is om periodiek te (laten) controleren hoe het kader invulling krijgt. 3. Doe aan realistisch begroten. Verlang als raad dat het college met een realistische concept -begroting komt. Voorkom als raad wensdenken maar budgetteer op basis van recente ervaringen en herprioriteer activiteiten en projecten indien nodig. 4. Werkbare financiële kaders. Stel als raad financiële kaders vanuit de controlerende en toezichthoudende functie. Maar het college moet met die kaders ook kunnen werken. Zorg dat die kaders ook werkbaar zijn. Grofmazige kaders zijn flexibel maar bieden weinig precisie. Fijnmazige kaders zijn precies maar bieden minder flexibiliteit. Deze keuze heeft implicaties voor de noodzaak van begrotingswijzigingen. 5. Creëer inzicht in de prestaties van de organisatie. Organiseer een dialoog met het college over de prestaties die de organisatie levert en tot welke prestaties de organisatie ook in de toekomst in staat moet zijn, structureel dan wel incidenteel. De raad moet zich hier opstellen als actief luisteraar : strategisch kaderstellend, geïnteresseerd, meedenkend en kritisch, maar bewust dat de verantwoordelijkheid voor de organisatie en bedrijfsvoering aan het college is. 6. Zorg voor goede informatie waarmee je kunt controleren. Vraag om informatie over de effecten van inhuur op de ontwikkeling van de organisatie en het bereiken van organisatiedoelstellingen, zodat de raad kan beoordelen of er aanleiding is de organisatievisie aan te passen. Ga met het college het gesprek aan over de bruikbaarheid van de verstrekte informatie: kan de raad op basis van de informatie ook zijn controlerende rol uitoefenen? 7. Voer het gesprek met wederzijds vertrouwen i.p.v. wantrouwen. Ga samen met het college op zoek naar verbeteringen van het proces rond kaderstelling, controle en informatievoorziening over inhuur, ieder vanuit de eigen rol. Een dergelijke dialoog en proces schept wederzijds vertrouwen maar vergt ook een voorschot aan vertrouwen naar elkaar om goed te werken. 8. Wissel kennis en ervaring uit: leer als raden van elkaar. Ga als raden het gesprek aan op thema s die voor de raad belangrijk zijn. Het uitwisselen van kennis en ervaring over beleid, instrumenten, cijfers en gesprekken met het college helpt om de eigen rol in perspectief te plaatsen en te leren. Praat met elkaar over organisatievisie en flexibele schil, het stellen van financiële kaders en de alternatieven voor inhuur als oplossing voor capaciteitsproblemen en specialisme. Betrek met het oog op veerkrachtig bestuur de mogelijkheden voor (intensieve) samenwerking tussen gemeenten. 2.4 Handreikingen De Rekenkamercommissie werkt die aanbevelingen ook uit in specifieke handreikingen voor elke gemeenteraad; hier Reusel-De Mierden: Visie op de organisatie Zorg als raad voor het expliciet vaststellen wat voor organisatie je in de toekomst wilt zijn. Vraag het college om voortbouwend op de DURF-visie, naar de raad te komen met kaders voor strategisch personeelsbeleid en de flexibele schil en stel die vast. Bespreek: waar is versterking van capaciteit aan de orde? Waar kan kwetsbaarheid op een 3
andere manier worden opgelost? Wat betekent dit voor de toekomstige gemeentelijke organisatie: welke taken zou Reusel-De Mierden niet meer zelf moeten uitvoeren met vaste formatie? Welke alternatieve organisatievormen zijn wenselijk (samenwerking, uitbesteding, inhuur) en waarom? Maak concrete afspraken over de verhouding vaste en flexibele formatie. Transparantie in inhuur en inzicht in prestaties Vraag het college om het huidige beleid en de huidige werkwijze vast te leggen voor zover dat niet vast ligt. Zodoende is duidelijk: wanneer wordt er ingehuurd, op grond van welke criteria, wie besluit over inhuur, etc. Vraag het college periodiek om een rapportage over de wijze waarop het college invulling geeft aan het kader. Zorg dat er een dialoog op gang komt over de geleverde prestaties en heb het dan niet alleen over inhuur of flexibele schil maar over de strategische positionering van de organisatie (wat voor organisatie zijn wij en waar willen we naar toe). Realistisch begroten Zorg als raad voor een realistische begroting, die gebaseerd is op ervaringen met voorgaande jaren. Als projecten later starten, kom dan met of vraag om een herijking van de projectbegroting. Consequenties 1. Het verdere proces Het onderschrijven van de conclusies en het overnemen van de aanbevelingen versterkt de sturing, verantwoording en informatiedeling door en voor de raad voor wat betreft organisatie-inrichting, personeelsbeleid, bedrijfsvoering en uitgaven. Zaak is om tot handzame, concrete uitwerking en effectuering te komen. 2. Rol college en raad De conclusies en aanbevelingen richten zich primair natuurlijk op de gemeenteraad, maar gelet op het onderwerp heeft het college t.b.v. de raad en ook voor zichzelf nadrukkelijke rollen. Financiën De werkzaamheden heeft de Rekenkamercommissie Kempengemeenten binnen de beschikbare budgetten uitgevoerd. Verder geeft dit voorstel in directe zin geen financiële gevolgen. Communicatie Het Eindrapport is na ontvangst geplaatst op de gemeentelijke website. Burgerparticipatie De Eindrapportage is een document vanuit de Rekenkamercommissie, gericht rechtstreeks aan de gemeenteraad. Het document als zodanig leent zich niet voor enige vorm van burgerparticipatie. Toekomstvisie De Toekomstvisie geeft in algemene termen richting het onderwerp van dit Eindrapport aan: Reusel-De Mierden wil een efficiënte ambtelijke samenwerking binnen de Kempen met als einddoel het vormen van één Kempengemeente via een ambtelijke fusie. Die ambtelijke samenwerking moet leiden tot een professioneler, daadkrachtiger en goedkoper ambtelijk apparaat. Vervolg 1. Na besluitvorming door de raad kunnen raad en college handzaam en concreet en in gemeen overleg uitvoering gaan geven aan de algemene en gemeente specifieke aanbevelingen. De concrete handreikingen zullen in dat overleg ter tafel liggen. 2. De conclusies en aanbevelingen plaatsen op de totaallijst van de aanbevelingen die de Rekenkamercommissie in haar eindrapportages heeft opgenomen. 3. De Rekenkamercommissie op de hoogte brengen van het raadsbesluit. Bijlagen Eindrapport Rekenkamercommissie: Positie kiezen in discussies over vaste en flexibele formatie d.d. juni 2015. 4
Ter inzage - De Agendacommissie, de griffier de voorzitter J.C.M. van Berkel F.S.D. Bijl 5
Raadsbesluit Vergaderdatum: 22 september 2015 Onderwerp: Eindrapport Rekenkamercommissie Registratienummer: -2015 De raad van de gemeente Reusel-De Mierden; gelezen het voorstel van de Agendacommissie van 24 augustus 2015; Besluit Te besluiten om: 1. de conclusies en aanbevelingen van het Eindrapport "Positie kiezen in discussies over vaste en flexibele formatie d.d. juni 2015" van de Rekenkamercommissie Kempengemeenten te onderschrijven en 2. de aanbevelingen aan de raad (rapport par. 4) over te nemen en 3. het college opdracht te geven, voor zoveel nodig in overleg met de raad, aan de handreikingen voor de organisatie (rapport par. 4.1) en aan de gemeente-specifieke handreikingen voor Reusel-De Mierden (rapport par. 4.2) een vervolg te geven en daartoe uiterlijk december 2015 een kort maar concreet stappenoverzicht ( wie, wat, wanneer en waar nodig hoe nader uitgewerkt) ter bespreking aan de raad te zenden. De raad voornoemd, de griffier de voorzitter J.C.M. van Berkel H.A.J. Tuerlings 6