LVVP-richtlijn inzake overdracht cliëntendossier na overlijden of vertrek zonder opvolging Bijlage: format voor de praktische afwikkeling van de administratie en dossiervoering Bij overlijden van een vrijgevestigde psycholoog/psychotherapeut of vertrek (bijvoorbeeld naar het buitenland) is niet altijd sprake van een opvolger in de praktijk. Dit roept vragen op ten aanzien van de verantwoordelijkheid voor de bewaarplaats van de cliëntendossiers. Het kan daarbij gaan om papieren dossiers, elektronische dossiers of een combinatie van beide. Verantwoordelijkheid ten aanzien van bewaring van het dossier Ingevolge de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) moet iedere vrijgevestigde psycholoog / psychotherapeut een dossier bijhouden over de behandeling van de cliënt en 15 jaar bewaren. Bewaren impliceert ook dat als het gaat om een elektronisch dossier toegang tot de gegevens mogelijk blijft. Dit kan van belang zijn bij veroudering of vervanging van software waardoor het systeem van de vertrekkende vrijgevestigde psycholoog / psychotherapeut (later) niet meer toegankelijk blijkt. Het (standaard) printen van de elektronisch opgeslagen gegevens bij vertrek c.q. opvolging van de vrijgevestigde psycholoog/psychotherapeut lijkt dan ook aangewezen. In het geval de behandelingsovereenkomst tussen behandelaar en cliënt wordt beëindigd en de cliënt een behandelingscontact met een nieuwe behandelaar aangaat, wordt het (papieren of geprinte) dossier aan de cliënt meegegeven of (bij voorkeur per aangetekende post) aan de nieuwe vrijgevestigde psycholoog/psychotherapeut opgestuurd. De bewaarplicht van de vorige behandelaar gaat dan over op de opvolger. Indien er geen sprake is van een opvolger blijft de bewaarplicht bij de (vertrekkende) vrijgevestigde psycholoog/psychotherapeut of, als deze is overleden, tijdelijk bij diens waarnemer(s) of erfgenamen. Kennisgeving aan cliënten De vrijgevestigde psycholoog / psychotherapeut dient maatregelen te treffen om zich ervan te verzekeren dat bij een plotselinge, onvoorziene tijdelijke of blijvende absentie een of meer vakgenoten de professionele werkzaamheden overnemen dan wel afronden i. Indien de psycholoog / psychotherapeut dit heeft nagelaten, dienen de achterblijvende partner of erfgenamen zich in te spannen om een vakgenoot, bijvoorbeeld uit een intervisiegroep, bereid te vinden om deze verantwoordelijkheid op zich te nemen. Indien er geen vakgenoot bereid is deze taak op zich te nemen, ligt de verantwoordelijkheid bij de erven. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer het volgende in: 1) Dat cliënten op de hoogte worden gebracht van het overlijden van de betreffende psycholoog / psychotherapeut en dat de praktijk (niet) wordt voortgezet of overgenomen; 1
2) Dat cliënten weten tot wie zij zich kunnen richten om te kunnen worden doorverwezen voor voortzetting van de behandeling; 3) Dat cliënten en oud-cliënten weten waar hun dossier zich bevindt, bijvoorbeeld door vermelding van de bewaarplek en de persoon met wie zij daarover contact kunnen opnemen. Het is aan te bevelen om daarbij te vermelden dat de dossiers gedurende 15 jaar na het afronden van de behandeling moeten worden bewaard. Cliënten kunnen vervolgens aangeven of zij hun recht op inzage, afschrift of vernietiging van het dossier willen gebruiken. Aan hen kan tevens de mogelijkheid worden geboden het dossier zelf op te halen of eventueel toegezonden te krijgen. De schriftelijke verzoeken tot meegeven/toezending dossier en vernietiging dienen te worden bewaard. Het verdient aanbeveling om bovenstaande richtlijnen en de daaruit voortvloeiende verantwoordelijkheden vast te leggen in een schriftelijke overeenkomst tussen de partner/erfgenaam en de vakgenoot/dossierbeheerder. Kennisgeving aan verwijzers e.a. Ook kennisgeving aan verwijzers, zorgverzekeraars, collega s en andere instanties waar informatie aan cliënten wordt verstrekt is van belang. Die taak zal bij vertrek bij de vrijgevestigde psycholoog / psychotherapeut zelf en -bij overlijden- bij de bewaarder komen te liggen, die ook is belast met de kennisgeving aan cliënten. 2
Bijlage: Afwikkeling praktijkadministratie en cliëntendossiers na beëindiging van de psychotherapiepraktijk wegens overlijden of vertrek zonder opvolging De vrijgevestigde psycholoog of psychotherapeut dient maatregelen te treffen waardoor verzekerd wordt dat bij een plotselinge, onvoorziene tijdelijke of blijvende absentie een of meer vakgenoten de professionele werkzaamheden overnemen of afronden. Als de psycholoog of psychotherapeut dat heeft nagelaten dienen de achterblijvende partner of erfgenamen zich in te spannen om een vakgenoot (bijv. uit de intervisiegroep) bereid te vinden deze verantwoordelijkheid op zich te nemen. De volgende vragen kunnen helpen om deze afwikkeling op de juiste manier vorm te geven. ii TOEGANKELIJKHEID Waar bevindt zich uw praktijkadministratie? (Denk hierbij aan: welk computerprogramma, online, stand alone, VPN-verbinding e.d.) Waar bevinden zich uw cliëntendossiers? (Denk hierbij aan: digitaal of papier, lopende en afgesloten dossiers) Heeft u afspraken gemaakt met één of meer vakgenoten voor de afwikkeling van uw praktijkadministratie en cliëntendossiers? Ja/nee Zo ja, met wie? Zijn daarbij de volgende gegevens overgedragen? Toegang tot computer(s) met de praktijkadministratie: Evt. toegang tot beveiligd netwerk (VPN): Toegang tot praktijkautomatiseringsprogramma: Indien hiermee geen toegang wordt verkregen tot de NAW-gegevens van cliënten, waar zijn deze gegevens dan te vinden? Hoe kan daarvan een uitdraai worden gemaakt waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen lopende behandelingen en afgesloten behandelingen? 3
BEWAREN Is vastgesteld op welke plaats en onder wiens verantwoordelijkheid de cliëntendossiers bewaard zullen worden? (De wettelijke bewaartermijn (WGBO) van de papieren en/of digitale dossiers is 15 jaar. De bewaarplaats zal moeten voldoen aan dezelfde voorwaarden m.b.t. beveiliging en vertrouwelijke omgang als eerder het geval was; het ligt voor de hand dat dit door een vakgenoot gebeurd.) Waar: Onder verantwoordelijkheid van: INFORMATIE NAAR CLIËNTEN Wie informeert de cliënten van wie de behandeling nog loopt? (Wanneer het stoppen voorzien is zal de psycholoog of psychotherapeut de cliënten zelf informeren. Bij onverwachts stoppen bijv. door overlijden zullen cliënten daarover spoedig geïnformeerd moeten worden. In die brief zal ook aangegeven moeten worden met wie deze cliënten contact kunnen opnemen over hoe het verder moet met hun behandeling (stoppen, verwijzen, overdragen). In dezelfde brief, of in een brief op een later tijdstip, worden cliënten geïnformeerd over de plaats waar hun dossier wordt bewaard en worden zij geïnformeerd over de mogelijkheid het dossier te laten vernietigen. Wie informeert cliënten van wie de behandeling is afgerond? (De bewaartermijn van 15 jaar impliceert dat ex-cliënten gedurende deze periode inzage kunnen vragen in hun oude dossier en dat er dus een weg moet zijn waarlangs zij te weten kunnen komen waar hun dossier zich bevindt. Een mogelijkheid is om alle ex-cliënten een brief te sturen over het stoppen van de praktijk en de nieuwe bewaarplaats, maar met een beetje praktijk gaat dat al snel om 1000 cliënten of meer en staan de kosten nauwelijks in verhouding tot het gebruik wat daarvan in de praktijk gemaakt wordt, nl. vrijwel niet. Het is ook denkbaar dat de stoppende therapeut nog een aantal jaren zijn websiteadres aanhoudt met daarop de mededeling waar de bewaarde dossiers zich bevinden en hoe deze zijn in te zien.) 4
AFWIKKELING PRAKTIJKADMINISTRATIE Wie wikkelt de praktijkadministratie af? iii (Om de praktijkadministratie af te kunnen wikkelen is het nodig dat iemand toegang heeft tot deze administratie (zie hiervoor) en dat iemand daarnaast weet of, en met welke zorgverzekeraars de collega een contract had afgesloten. Daarnaast is het nodig te weten op welke wijze toegang verkregen werd tot VECOZO en tot de DIS-portal.) AGB-code praktijk: AGB-code zorgverlener: Er zijn contracten afgesloten met de volgende zorgverzekeraars: (namen) Deze contracten bevinden zich: (plaats, papier en/of digitaal) Toegang VECOZO: handmatig / via praktijksoftware : : Toegang DIS-portal: handmatig / via praktijksoftware : : Noten i Zie het waarnemingsprotocol ii In het verleden werd in beroepscodes van psychologen en psychotherapeuten het zorgvuldig afronden en overdragen van werkzaamheden bij het (plotselinge) stoppen van de praktijk expliciet genoemd. In de nieuwste versies van de beroepscodes uit 2007 is dit niet meer het geval. Ook in de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) en de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) worden buiten de bewaartermijn - weinig expliciete regels gesteld m.b.t. het beëindigen van de praktijk. De regels zoals in dit stuk vermeld zijn vooral in de geest van de WGBO en de beroepscodes. iii Met deze afwikkeling wordt bedoeld het administratief afsluiten en declareren van behandelingen en het aanleveren van DIS-bestanden. 5