CERTIFICATIE VAN KWALITEITSMANAGEMENTSYSTEMEN EN VAN VGM-BEHEERSYSTEMEN 1. DOEL CERTIFICATIEREGLEMENT Onderhavig Certificatiereglement bepaalt de door PME Cert nv toegepaste regels bij de certificatie en de registratie van kwaliteitsmanagementsystemen en van VGM-beheersystemen die door organisaties worden uitgerold. Onderhavig Certificatiereglement voldoet aan de eisen van de NBN EN ISO/IEC 17021 norm, de BELAC 2-312 richtlijnen en de VCA 2008/05 checklist. Met behulp van de certificatieprocedure kan de conformiteit worden getoetst van de systemen van de organisaties met de vereisten zoals gedefinieerd in de internationale, Europese of nationale normen: - ISO 9001:2008 Kwaliteitsmanagementsystemen Vereisten (ISO 9001:2008) - VCA 2008/05 VCA (Veiligheid, gezondheid en milieu) Checklist Aannemers De organisaties moeten alle instructies uit onderhavig Certificatiereglement naleven. Elke organisatie kan, op niet-discriminerende wijze, het PME Cert nv certificaat verkrijgen op voorwaarde dat de modaliteiten van onderhavig Certificatiereglement worden onderschreven en dat wordt aangetoond dat, conform de PME Cert nv procedures, het systeem van de betrokken organisatie aan de geldende normvereisten beantwoordt. 2. DEFINITIES Organisatie: Gecertificeerde organisatie: Certificaat: een geheel van installaties en personen met verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderlinge betrekkingen, dat een certificatieaanvraag bij PME Cert nv heeft ingediend en dat de voorwaarden van onderhavig Certificatiereglement heeft onderschreven organisatie die houder is van een door PME Cert nv afgeleverd certificaat een genummerd document, op naam, afgeleverd door PME Cert nv aan organisaties die onderhavig Certificatiereglement hebben onderschreven en waarvan het systeem voldoet aan de geïdentificeerde normvereisten DOC 33 Version 6 Page 1/7
PME Cert nv logo: grafische uitwerking die eigendom is van PME Cert nv waarvan het gebruik is beperkt tot de gecertificeerde organisaties volgens het bepaalde (zie punt 6) van onderhavig Certificatiereglement 3. IMPLEMENTATIE VAN HET PME CERT CERTIFICATIESYSTEEM PME Cert nv neemt de nodige praktische schikkingen ter evaluatie en controle van de systemen van organisaties, onder toezicht van het Onpartijdigheidscomité. Al die schikkingen worden beschreven en beheerd via een kwaliteitssysteem. Het Kwaliteitshandboek van PME Cert nv met de verklaring met betrekking tot het kwaliteitsbeleid kunnen op eenvoudig verzoek bij PME Cert nv worden verkregen. PME Cert nv stelt haar door BELAC geaccrediteerde certificatiediensten ter beschikking van alle sectoren waarvoor haar bevoegdheid is erkend. De geüpdatete lijst van geaccrediteerde sectoren kan op eenvoudig verzoek bij PME Cert nv worden verkregen. PME Cert nv levert alle extra informatie aan organisaties die hier naar vragen. De voor de evaluatie en de controle van de systemen gebruikte referentiesystemen en de modaliteiten met betrekking tot de toekenning van het certificaat werden gedefinieerd in overleg met het Onpartijdigheidscomité. Het Onpartijdigheidscomité is een neutrale inrichting die moet waken over de naleving van de ethische praktijken bij het implementeren van het PME Cert nv certificatiesysteem en over de neutrale opvolging van inherente betwistingen of eventuele appels. Het Onpartijdigheidscomité is samengesteld uit leden die door PME Cert nv worden geselecteerd omwille van hun actieve vaardigheden in het vlak van kwaliteit, veiligheid en certificatie. Het klachtenbeheer, de beslissingen met betrekking tot de toekenning, de handhaving, de opschorting, de intrekking of de uitbreiding of inperking van het toepassingsgebied van het PME Cert certificaat wordt op onpartijdige wijze gestuurd aan de hand van objectieve vaststellingen en gedocumenteerde procedures door de Afgevaardigd bestuurder van PME Cert nv, onder toezicht van het Onpartijdigheidscomité. 4. TOEKENNING EN HANDHAVING VAN HET PME CERT CERTIFICAAT Enkel organisaties die een systeem implementeren waarvan wordt aangetoond dat het beantwoordt aan de geldende normen qua conformiteit volgens de PME Cert nv certificatieprocedures voor systemen en het Certificatiereglement, komen in aanmerking voor het verkrijgen van een PME Cert nv certificaat. Een organisatie kan slechts een PME Cert nv certificaat verkrijgen nadat het systeem van de betrokken organisatie werd onderworpen aan de beoordelings- en toezichtsaudits die door PME Cert nv zijn opgezet. De organisatie kan een auditor uit het door PME Cert nv voorgestelde auditteam wraken. PME Cert nv kan de uitvoering van de certificatieactiviteiten of een deel ervan toevertrouwen aan een onderaannemer mits de goedkeuring hiervan door de betrokken organisatie. Informatie over de verschillende leden van het auditteam worden door PME Cert nv ter beschikking gehouden van de organisaties. DOC 33 Version 6 Page 2/7
Bij onderaanneming is PME Cert nv verantwoordelijk voor het resultaat van de uitbestede activiteiten en voor alle beslissingen die met betrekking tot de certificatie worden genomen. De certificatie wordt tevens geschraagd door periodieke evaluaties en controles die worden uitgevoerd door deskundige auditors van PME Cert nv, die conform gedocumenteerde procedures werken. Het certificaat kan niet worden toegekend of gehandhaafd wanneer niet alle non-conformiteiten werden bijgestuurd volgens gedocumenteerde corrigerende actieplannen die door de betrokken organisatie aan de PME Cert nv auditors werden overgemaakt. De gecertificeerde organisatie moet elke wijziging aan het systeem, evenals elke klacht vanwege derden met betrekking tot de producten of diensten die door het gecertificeerde systeem worden gedekt, ten laatste bij aanvang van de volgende audit melden aan de PME Cert nv auditors. Worden als wijzigingen aanzien: verandering van rechtsstatuut, commerciële toestanden, wijzigingen van eigenaars of van organisatie, management, gegevens van contactpersonen en van hoofdvestigingen, van de perimeter van de geleverde activiteiten, evenals belangrijke wijzigingen die aan het systeem en aan de procedures werden aangebracht. Niet-naleving van onderhavig Certificatiereglement kan oorzaak zijn van de weigering van het toekennen van het certificaat, evenals van het opschorten of het intrekken van een eerder verleend certificaat. De gecertificeerde organisatie mag uitsluitend complete kopieën van de auditverslagen aan derden overmaken en zijn certificaat uithangen en reproduceren. Elk misleidend gebruik of enig ander misbruik is verboden. De organisatie mag nooit het vermoeden wekken dat een procedure of een product is gecertificeerd. De inperking van de certificatieperimeter moet resulteren in een aangepaste ruchtbaarheidscampagne rond de certificatie. 5. GELDIGHEIDSDUUR VAN HET CERTIFICAAT De organisatie tekent met PME Cert nv een overeenkomst met een looptijd van drie jaar. Op de vervaldag wordt de certificatie opnieuw onder de loep genomen en verlengd voor een nieuwe periode van drie jaar. Het certificaat wordt toegekend voor een periode van drie jaar. Het certificaat wordt voor de duur van de toekenningsperiode gehandhaafd op voorwaarde dat de gecertificeerde organisatie zich met succes onderwerpt aan de toezichtsaudits en voldoet aan alle in onderhavig Certificatiereglement gespecificeerde vereisten. De geldigheid van het PME Cert nv certificaat kan in het gedrang komen wanneer de normatieve referentiecriteria of het certificatiereglement zouden worden gewijzigd. In dat geval brengt PME Cert nv de gecertificeerde organisaties op de hoogte van de gevolgen van deze uitzonderlijke situatie. DOC 33 Version 6 Page 3/7
6. MERK EN LOGO S Enkel gecertificeerde organisaties hebben het recht om het merk en het logo te gebruiken binnen de beperkingen vastgelegd in het Certificatiereglement. Alle gecertificeerde organisaties die twijfelen over het geoorloofde gebruik van het certificaat of van het logo kunnen voor advies ter zake terecht bij PME Cert nv. Het gebruik van het PME Cert nv logo is onderworpen aan volgende voorwaarden: - het logo mag uitsluitend worden gebruikt in combinatie met de naam van de gecertificeerde organisatie en van de producten of diensten die zijn opgenomen in het toepassingsgebied van de certificatie; - het logo mag worden afgedrukt in brochures, catalogi, reclamefolders, persartikelen of andere publicaties van de gecertificeerde organisatie, evenals op de website van de betrokken organisatie; - het logo mag worden afgedrukt op het briefpapier van de gecertificeerde organisatie; - het logo mag niet worden gebruikt op producten, instrumenten of apparaten; het mag niet worden gebruikt om materiaal mee te labelen; - het logo mag niet worden gebruikt zonder de expliciete verwijzing naar de betekenis ervan; met name de conformiteit van het systeem van de gecertificeerde organisatie wat betreft de vereisten van de geldende norm; - het logo mag niet worden aangebracht op verslagen van test-,ijkings- of controlelaboratoria. Het VCA logo is eigendom van CEdE. De vzw BESACC-VCA is gemandateerd voor het gebruik ervan in België. Het mag uitsluitend worden gebruikt door VCA* of VCA** of VCA petrochemie gecertificeerde organisaties. Het BELAC logo mag enkel worden gebruikt in combinatie met het PME Cert nv logo. Beide logo s mogen niet in eenzelfde kader worden geplaatst. 7. CONTROLE, OPSCHORTING, INTREKKING VAN HET PME CERT NV CERTIFICAAT PME Cert nv controleert permanent het gebruik van zijn certificaten en logo met het oog op het veiligstellen, in het algemeen belang en in het belang van de gecertificeerde organisaties, van de waarde ervan. Tijdens de toezichtsaudits moeten de organisaties de auditors op verzoek een kopie of enige andere drager voorleggen van het door de organisatie openbaar gemaakte promotiemateriaal waarin naar het certificaat en het logo wordt verwezen. Wanneer PME Cert nv hierbij een ongeoorloofd gebruik van het certificaat of het logo vaststelt, neemt de Afgevaardigd bestuurder van PME Cert nv contact op met de hiervoor verantwoordelijk gehouden organisatie om de nodige maatregelen te treffen om duidelijkheid te scheppen in de situatie en een oplossing te geven aan de inbreuk. De gecertificeerde organisatie verbindt er zich toe om met bekwame spoed de nodige acties op te zetten om elke, al dan niet moedwillige, inbreuk met bettrekking tot het gebruik van de certificaten en het logo bij te sturen. Afhankelijk van de ernst van de aan de gecertificeerde organisatie aangewreven feiten, kan het certificaat worden opgeschort of ingetrokken bij beslissing van respectievelijk de Afgevaardigd DOC 33 Version 6 Page 4/7
bestuurder van PME Cert nv of de Beroepscommissie, die ook over de publicatie van de inbreuk kunnen beslissen. De gecertificeerde organisatie kan strafrechtelijk worden vervolgd. Zodra de opschorting of de intrekking van het certificaat aan de organisatie werd betekend, mag deze laatste de certificaten en logo s niet langer gebruiken en moet elke publicatie die hier naar verwijst ogenblikkelijk worden stopgezet. Bij een intrekking moet het certificaat bovendien worden vernietigd. Het certificaat kan ook worden opgeschort wanneer door toedoen van de gecertificeerde organisatie de opvolgingsaudits of hercertificatie-audits niet volgens het vooropgestelde tijdsschema kunnen doorgaan of wanneer de organisatie zelf een tijdelijke opschorting vraagt. 8. LIJST VAN GECERTIFICEERDE ORGANISATIES PME Cert nv houdt een geüpdatete lijst van gecertificeerde organisaties bij. Die lijst wordt op haar verzoek aan BELAC en aan de geïnteresseerde organisaties overgemaakt. PME Cert nv behoudt zich het recht voor om de tot op de dag van publicatie bijgewerkte lijst van gecertificeerde organisaties te gebruiken en openbaar te maken in alle media en op alle dragers. De lijst van VCA gecertificeerde organisaties wordt overgemaakt aan CEdE en op de website www.besacc-vca.be gepubliceerd. Gecertificeerde organisaties wier certificatie werd opgeschort of ingetrokken, worden geschrapt van de lijst van gecertificeerde organisaties. De lijst van organisaties wier certificatie werd opgeschort of ingetrokken kan op eenvoudig verzoek bij PME Cert nv worden verkregen. 9. OPZEGGING OF AFSTAND Elke gecertificeerde organisatie heeft het recht om vrijwillig en eenzijdig zijn certificatie op te zeggen mits betekening via aangetekend schrijven aan de Afgevaardigd bestuurder van PME Cert nv. De gecertificeerde organisatie die zijn PME Cert nv certificaat opzegt, doet de facto afstand van alle gebruiksrechten met betrekking tot het certificaat en het logo vanaf de verzendingsdatum van de betekening. De organisatie staakt meteen alle publiciteit rondom de certificatie en stuurt het eigenlijke certificaat terug naar PME Cert nv. Een verbrekingsvergoeding ten belope van 25% van het bedrag van de geplande audits voor de nog resterende looptijd van de certificatieperiode blijft verschuldigd met een minimum van 1.000,00. 10. VERTROUWELIJKHEID Bij alle door PME Cert nv geleverde prestaties wordt het vertrouwelijke karakter van de bij de organisaties ingezamelde inlichtingen nageleefd. PME Cert nv neemt alle nodige maatregelen om verspreiding te voorkomen van organisatiegebonden vertrouwelijke informatie waartoe haar medewerkers toegang zouden DOC 33 Version 6 Page 5/7
hebben in het kader van de certificatie; met uitzondering van informatie die bij wet is bepaald nadat PME Cert nv de betrokken organisatie hiervan eerst in kennis heeft gesteld. Elke verspreiding van informatie is echter mogelijk mits het akkoord, de instemming van de organisatie of van de persoon die de informatie heeft verstrekt. 11. BEROEP, KLACHTEN EN BETWISTINGEN Alle organisaties hebben het recht een klacht in te dienen bij PME Cert nv dat instaat voor de opvolging ervan via een interne medewerker die niet persoonlijk betrokken was bij de procedure die het voorwerp uitmaakt van de klacht. Bij een geschil met PME Cert nv kan elke organisatie beroep aantekenen tegen een beslissing met betrekking tot de certificatie bij de voorzitter van het Onpartijdigheidscomité, binnen een termijn van dertig dagen volgend op de datum van verzending van de beslissing via een aangetekend schrijven. De organisatie vermeldt daarbij de referentie met betrekking tot de betwiste beslissing, de redenen voor het aantekenen van het beroep en voegt er tevens de relevante bewijsstukken aan toe. De voorzitter van het Onpartijdigheidscomité stelt twee leden van het Comité aan die onder zijn voorzitterschap samen de Beroepscommissie vormen. De Beroepscommissie onderzoekt de betwisting en betekent haar beslissing en haar motivatie aan de organisatie die de klacht heeft ingediend. Beslissingen van de Beroepscommissie met betrekking tot klachten of een beroep zijn onherroepelijk en niet vatbaar voor hoger beroep. Het aantekenen van beroep schort de beslissing of de sanctie waartegen beroep wordt aangetekend niet op. 12. CERTIFICATIEKOSTEN De certificatiediensten van PME Cert nv worden op niet-discriminerende wijze verleend aan alle geïnteresseerde organisaties. Kosten voor de beoordelings- en toezichtsprestaties met betrekking tot het systeem zijn voor rekening van de organisaties. Volgens de betalingsvoorwaarden zijn de facturen verschuldigd 30 dagen na datum van opmaak. Wanneer de organisatie de verschuldigde bedragen niet binnen de gestelde termijn betaalt, kan het certificaat worden opgeschort. Geïnteresseerde organisaties kunnen de modaliteiten met betrekking tot prestaties in het kader van een certificatie aanvragen via het document: Offerteaanvraag. Bij annulering van een auditdatum door de betrokken organisatie worden volgende kosten in rekening gebracht: - 50 % van de auditkosten wanneer de audit wordt geannuleerd tussen 5 en 2 werkdagen voor de geplande datum; - 100% van de auditkosten wanneer de audit wordt geannuleerd 2 werkdagen voor de geplande datum. DOC 33 Version 6 Page 6/7
13. PLICHTEN VAN DE ORGANISATIE De organisatie verbindt er zich toe, met het oog op een goed verloop van de certificatieprocedure, haar volledige medewerking te verlenen aan PME Cert nv. Dit houdt onder meer de beschikbaarheid in van bepaalde personeelsleden tijdens de certificatie-audits, de toegang tot informatie en gegevens met betrekking tot het doorgelichte systeem en inzonderheid tot klachten en de toegang vanwege de PME Cert nv auditors tot de sites en werkruimten van de organisatie. De organisatie verbindt er zich ook toe PME Cert nv auditors in opleiding, auditors van BELAC en enige andere waarnemers toegang te verlenen tot haar sites en werkruimten. De organisatie verbindt er zich toe de PME Cert nv auditors alle documenten, en inzonderheid de procedures, het handboek, het organogram en de processen voor te leggen zodat zij het doorgelichte systeem volledig en objectief kunnen evalueren zoals het door de organisatie in de praktijk wordt gebracht. De organisatie verbindt er zich toe de naam en faam van PME Cert nv niet te ondermijnen, niets te ondernemen dat het vertrouwen van het publiek in de door PME Cert nv afgeleverde certificaten zou kunnen schaden en geen verklaringen af te leggen over deze certificatie die als misbruik en niet-toegestaan door PME Cert nv zou kunnen worden ervaren. 14. WIJZIGEN VAN DE CERTIFICATIE De organisatie kan vragen dat aangepaste activiteiten eveneens door het lopende certificaat zouden worden gedekt. Die aanvraag kan betrekking hebben op nieuwe producten, diensten, activiteiten of vestigingen. De oorspronkelijke certificatievoorwaarden worden opnieuw onder de loep genomen met het oog op het aanpassen van het certificaat, de vervanging ervan door een nieuw certificaat of de toekenning van een bijkomend certificaat. De certificatievoorwaarden worden eveneens opnieuw onder de loep genomen wanneer er producten, diensten, activiteiten of vestigingen van de organisatie worden geschrapt. Wanneer de naleving van de certificatievereisten continu of ernstig met de voeten wordt getreden wat betreft bepaalde elementen inherent aan de certificatieperimeter, worden die elementen uit het certificaat gelicht. DOC 33 Version 6 Page 7/7