Meerjarig Beleidsplan Monica Desain Foundation Beleidsplan van de Stichting Monica Desain Foundation 2015-2016 1. Inleiding Het eerste beleidsplan van de Monica Desain Foundation is qua periode gericht op de korte termijn en heeft een oriënterend karakter. Doordat de stichting recentelijk (20 februari 2015) is opgericht en zich in de opbouwfase bevindt is er voor gekozen een beleidsplan en activiteiten kalender voor de komen de twee jaar te maken. Monica Desain (1961-2014) werkte als Creatief Therapeut (Beeldend vormen) en gaf cursussen en therapieën aan volwassenen en kinderen. Vanaf 2004 nam ze steeds meer tijd om zelf te schilderen. Ze ontwikkelde een geheel eigen en herkenbare stijl. Haar doeken zijn strak geschilderd, decoratief en opvallend fris van kleur. Bepalend voor het werk is de speelse beweging in lijnvoering. Door de keuze in vlakvulling ontstaan veelal vogels, vissen en gezichten. Soms direct zichtbaar, maar soms als een zoekplaatje. Ondanks het soms drukke lijnenspel en het opvallende kleurgebruik, laten de schilderijen van Desain ook rust en eenheid zien in haar werk. De afgelopen jaren waren haar doeken steeds vaker in Noord Nederland te zien. Zo nam zij deel aan kunstroutes /open ateliers en kunstmarkten en werd er regelmatig geëxposeerd. Men noemt haar werk zeer vrolijk en zelfs troostgevend van aard. Eén van haar werken werd genomineerd voor de kunstprijs: het vierkante ei. Bij haar activiteiten vond zij het belangrijk om jonge kinderen te interesseren voor kunst en cultuur en daarmee hun creativiteit te prikkelen en te ontwikkelen. 2. Doelstellingen van de stichting Met de Monica Desain Foundation willen wij na het overlijden van Monica (17 oktober 2014) haar schilderijen toegankelijk houden voor het Publiek. De Foundation stelt zich tot doel het werk van Monica Desain aan het publiek te blijven tonen en dit te doen in de combinatie met andere culturele activiteiten waardoor, in de geest van Monica, jongeren in aanraking komen met kunst en cultuur uitingen. De Foundation wil deze doelstellingen realiseren door: - het organiseren van culturele activiteiten waar de schilderijen van Monica te zien zijn; - deel te nemen aan culturele activiteiten als kunstroutes en exposities; - de schilderijen te tonen in openbare gebouwen en kantoren; - activiteiten te organiseren waarbij jongeren in aanraking komen met verschillende kunst en cultuur uitingen - het werk en de activiteiten te tonen op internet. 1 BELEIDSPLAN 2015 2016 MONICA DESAIN FOUNDATION
Bestuur en organisatie Momenteel bestaat het bestuur uit 5 leden, die zich tot taak gesteld hebben als team te functioneren, de doelstellingen te onderschrijven en tot actie bereid zijn. Bestuurssamenstelling: Maica Sophia van der Most (secretaris), Olly Oldhoff (Voorzitter) Carla Desain (Bestuurslid), Marjan Mekkring (Bestuurslid) en René van der Most (Penningmeester) 3. Intern beleid: a. Het samenstellen van een bestuur (oneven aantal en minimaal 3 personen) dat uitvoering gaat geven aan het realiseren van de doelstellingen van de foundation.. b. Vorm van besluitvorming: Het bestuur kan alleen besluiten nemen indien de meerderheid van de in functie zijnde bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is Het bestuur kan met algemene stemmen ook buiten de vergadering besluiten nemen. Van een aldus genomen besluit wordt door de secretaris een relaas opgemaakt dat na mede ondertekening van door de voorzitter als notulen wordt bewaard. c. Aan de hand van het beleidsplan en activiteiten worden de taken, naast de formele bestuursfuncties als voorzitter, secretaris en penningmeester, binnen het bestuur verdeeld. d. Interne communicatie organiseren we door dat de secretaris notulen maakt van elke bestuursvergadering en er wordt een digitaal archief aangelegd. Daarnaast wordt er gecommuniceerd via e mail en foundation whats app 4. Extern beleid: e. De communicatie naar buiten wordt opgebouwd met als doel bekendheid voor de werkzaamheden van de stichting. Om de herkenbaarheid van de stichting te vergroten wordt een logo gemaakt in de stijl van het werk van Monica Desain. Hierbij wordt gebruik gemaakt van verschillende communicatie middelen: - website www.monicadesainfoundation.nl, met het doel informatief en wervend te zijn en zal voldoen aan de ANBI richtlijnen. -Facebook -Periodieke nieuwsbrief per mail om geïnteresseerde te informeren over de activiteiten agenda. Databestand wordt aangemaakt. f. ANBI status aanvragen met benodigde voorwerk op basis van oprichtingsakte en statuten met een toelichting middels het huidige beleidsplan. g. Netwerk ontwikkelen binnen het terrein van kunst en cultuur, onderwijs, politiek in de regio Tynaarlo /Groningen h. Doelgroepen - bevolking in de regio Tynaarlo Groningen -jongeren 2 BELEIDSPLAN 2015 2016 MONICA DESAIN FOUNDATION
5. Activiteiten kalender en tijdpad 2014 14 december Songbirds, Muzikale beleving met het werk van Monica desain 2015 Door Monica Desain Foundation i.o 20 Februari Oprichting Stichting Monica Desain Foundation Maart /april Opzetten beleidsplan 2015-2016, activiteiten kalender Fondsenwervingsbeleid 12 mei nieuwsbrief 1 25 Mei website in de lucht 25 Mei Kunstroute Eelde Paterswolde met tuinconcert September Nieuwsbrief 2 September Opening Cultureel jaar Tynaarlo November Nieuwsbrief 3 13 December SONGBIRD 2, Eelde Muziek en het werk van Monica Desain 2016 Januari Nieuwsbrief 4 Maart / april Expositie Veel kleurig Lemferdinge Paterswolde Mei Nieuwsbrief 5 Kunstroute Eelde / Paterswolde September Nieuwsbrief 6 November Nieuwsbrief 7 December Songbirds 3 3 BELEIDSPLAN 2015 2016 MONICA DESAIN FOUNDATION
2. Financiële prognose Monica Desain Foundation 2015-2016 Voor de jaren 2015 en 2016 is een begroting gemaakt om de activiteiten van de stichting te dekken. Naast de kosten van bankrekening, kamer van koophandel en communicatiemiddelen zullen de opbrengsten geheel ten goede komen van de activiteiten van de stichting. De inkomsten bestaan uit giften, donaties en fondsenwerving en sponsoring gefaciliteerd door de ANBI-status. Hieronder de begroting voor 2015: Opbrengsten: fondsen sponsoring 700 donateurs 600 inkomsten uit activiteiten 154 donatie 446 TOTAAL: 1900 Kosten: Stichtings akte 297 kosten kamer van koophandel 50 Bankkosten 100 administratie en vergaderkosten 50 drukwerk 150 Website 50 nieuwsbrief 133 kunstroute EP 25-mei 120 jongeren expositie Oktober 500 songbirds 2 13-dec 450 1900 In de begroting voor het eerste jaar zijn naast de kosten voor oprichtingen communicatiemiddelen drie activiteiten opgenomen 4 BELEIDSPLAN 2015 2016 MONICA DESAIN FOUNDATION
Begroting 2016 Opbrengsten: fondsen sponsoring 1100 donateurs 900 inkomsten uit activiteiten 250 overige giften 275 TOTAAL: 2525 Kosten: kosten kamer van koophandel 50 Bankkosten 100 administratie en vergaderkosten 50 drukwerk 175 Website 50 nieuwsbrief 100 exposite lemferdinge 400 kunstroute EP 100 jongeren expositie 500 songbirds 3 500 Publicatie 500 TOTAAL: 2525 In de begroting voor het tweede jaar zijn naast de kosten voor communicatiemiddelen vijf concrete activiteiten opgenomen. 5. Fondsenwerving en Sponsoring Sponsoring heeft de afgelopen jaren een sterke ontwikkeling doorgemaakt. Het voordeel hiervan is dat we zonder schroom kunnen vragen om in de vorm van geld, goederen of diensten te ondersteunen. Het grote nadeel is echter dat bedrijven zo vaak gevraagd worden, dat ze niet meteen besluiten om mee te werken. Als algemene richtlijn geldt dat we niet al te overhaast een mogelijke sponsor moet benaderen. Eerst zullen we uitzoeken wat we te bieden hebben en wat ons zo interessant maakt voor een sponsor. We zullen ook vaststellen in welk opzicht de sponsor een mogelijke bijdrage kan leveren. Pas wanneer deze aspecten goed onderzocht zijn, kan de toekomstige sponsor met een goed plan benaderd worden. Gezien de beperkte middelen die nodig zijn voor onze activiteiten zullen we voornamelijk bedrijven vragen ons in natura te ondersteunen. Fondsenwerving is een begrip dat op verschillende manieren wordt gebruikt. Wij bedoelen hier het werven van geld bij zogenaamde vermogensfondsen. Veel organisaties hebben voor culturele activiteiten fondsen die betrokken kunnen worden voor incidentele activiteiten en meer structurele uitgaven. Ideële overwegingen zijn vaak de achtergrond van het ontstaan van deze fondsen. Een verschil met sponsoring zit ook in het feit dat er bij de fondsenwerving geen tegenprestatie wordt 5 BELEIDSPLAN 2015 2016 MONICA DESAIN FOUNDATION
verlangd. Vaak kan gebruik worden gemaakt van voorgedrukte aanvraagformulieren die per fonds worden verstrekt. Het stappenplan: Voorbereidingsfase Een goede voorbereiding is essentieel voor een goede wervingscampagne en bestaat uit de volgende onderdelen: Analyse, strategie & planning. De selectie van potentiële sponsors, concept ontwerp en het ontwerpen van een brochure en presentatie. De checklist bij aanvang van de eerste stap: 1. Het plan A. Welk budget,wat kunnen we bieden ( tegenprestatie), Wat maakt de activiteit bijzonder Planning en organisatie B. Selectie van potentiële bronnen, Beschrijving aanpak Wervingsmateriaal 2. Acquisitie Hierna wordt daadwerkelijk contact gezocht volgens de vastgestelde planning. Richting fondsen wordt een standaardformulier gestuurd met de nodige bijlagen die per fonds verschillend zijn. Sponsors worden met een brief en informatiepakket benaderd. Het doel is interesse te wekken om het gesprek aan te gaan dan wel een presentatie te geven. Het maken van een afspraak is dus de eerste vervolg stap. In de brief zullen we aangeven dat er contact wordt opgenomen. In het gesprek/ presentatie zullen wij onze plannen uiteenzetten en de mogelijkheden voor betrokkenheid van de sponsor voorleggen. We ontwikkelen sponsorpakketten met verschillende mogelijkheden. Deze mogelijkheden kunnen desgewenst op maat gemaakt worden. Als er tot een overeenkomst wordt gekomen wordt deze schriftelijk bevestigd vanuit de Stichting. 3. Relatie en evaluatiefase Het aangaan en onderhouden van de relatie met de financier is de basis van onze strategie. Niet alleen geld binnen halen en niets meer laten horen maar contact houden en sponsors het proces mee laten volgen. Hierbij geven we hen het gevoel betrokken te zijn bij iets bijzonders. Dat zal betekenen dat er naast de schriftelijk contact ook momenten zijn dat onze financiers betrokken worden bij belangrijke momenten in het proces. Hiervoor zullen in de planning momenten worden opgenomen. Daarnaast kunnen we de nieuwsbrief en website als communicatie kanaal gebruiken. Een jaarlijks schriftelijk evaluatie met financiële verantwoording is een onmisbare afronding van deze fase. 6 BELEIDSPLAN 2015 2016 MONICA DESAIN FOUNDATION
Monica Desain Foundation Otto Eerelmanweg 25, 9761 HW Eelde Tel: 050-3095596 - KvK nummer: 62721127 NL90 RABO 0302 4152 38 Info.monicadesianfoundation.nl www. monicadesainfoundation.nl 7 BELEIDSPLAN 2015 2016 MONICA DESAIN FOUNDATION