Rekenkamercommissie Integriteitbeleid Smallingerland Rapport van de rekenkamercommissie gemeente Smallingerland december 2012
Rapport rekenkamercommissie gemeente Smallingerland Integriteitbeleid
Rekenkamercommissie gemeente Smallingerland Externe leden De heer E.D.T. Docter RA (voorzitter) De heer J. Baltink De heer A. Hoekstra Mevrouw A. Kranenborg Raadsleden De heer J. Groen De heer R. Haverkort De heer D. Oosterhof Ambtelijk secretaris Mevrouw J. Faber Postadres: Postbus 10.000, 9200 HA Drachten Telefoon: 0512 581568 Mail: rekenkamercommissie@smallingerland.nl
Audit Integriteitbeleid Gemeente Smallingerland In opdracht van de Rekenkamercommissie Gemeente Smallingerland Datum 7 december 2012 Aan De Rekenkamercommissie Smallingerland Van P. Werkman
- Inhoudsopgave 1. BING 3 2. Aanleiding en doel van de adviesvraag 3 3. Door BING verrichte werkzaamheden 4 4. Normenkader 4 4.1 Ambtelijke organisatie 4 4.2 Bestuurlijk normenkader 4 5. Samenvatting 5 6. Bevindingen en aanbevelingen 7 6.1 Ambtelijke organisatie: integriteitbeleid en beheersing 7 6.1.1 Richtlijn integriteit 7 6.1.2 Regeling Klokkenluiders/Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen/Vertrouwenspersoon 8 6.1.3 Onderzoeksprotocol 9 6.1.4 Nevenwerkzaamheden 9 6.1.5 Inventarisatie kwetsbare functies (niet aanwezig) 10 6.1.6 Werving en selectie 10 6.1.7 Afleggen eed en belofte 11 6.1.8 Financiële belangen (niet aanwezig) 12 6.1.9 Informatiebescherming 12 6.1.10 Relatiegeschenken 13 6.1.11 Inkoop- en aanbestedingsprocedure 13 6.1.12 Wet Bibob 14 6.1.13 AO/IC 14 6.1.14 Levend houden van integriteit 14 6.2 Bestuur: integriteitbeleid en beheersing 15 6.2.1 Algemeen: aandacht voor integriteit 15 6.2.2 Gedragscode voor raadsleden en collegeleden 16 6.2.3 Nevenwerkzaamheden 17 6.2.4 Financiële belangen 18 6.2.5 Relatiegeschenken 18 6.2.6 Overig 19 7. Advies over eventuele inzet Integriteitmeter 8. Tot slot 19 21 Bijlagen: 1. Ontvangen documentatie 2. Wettelijke bepalingen en regelingen integriteit ambtelijke organisatie 3. Wettelijke bepalingen en regelingen integriteit bestuurlijke organisatie Rapportage Rkc Gemeente Smallingerland 7 december 2012 2
Gemeente Smallingerland T.a.v. de Rekenkamercommissie Postbus 10000 9200 HA DRACHTEN Amersfoort, 7 december 2012 Betreft: Rapportage audit integriteitbeleid Geachte leden van de Rekenkamercommissie, Op basis van de opdrachtbevestiging d.d. 25 augustus 2011 en de aanvullende notitie d.d. 23 maart 2012, hebben wij een (beperkt) onderzoek naar het integriteitbeleid in uw gemeente uitgevoerd. Hierbij rapporteren wij u onze bevindingen en brengen u ter zake advies uit. 1. BING BING afgeleid van Bureau Integriteit Nederlandse Gemeenten biedt Nederlandse gemeenten gespecialiseerde adviesexpertise, onderzoeksexpertise en een vraagbaakfunctie aan op het gebied van integriteit. Het bureau richt zich daarbij exclusief op de gemeenten, wat borg staat voor specifieke branchekennis, verdieping van ervaringen en de mogelijkheid om duurzame relaties met de doelgroep te onderhouden. BING is een initiatief van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). 2. Aanleiding en doel van de adviesvraag De Rekenkamercommissie Smallingerland ziet integriteit als de belangrijkste waarde voor het functioneren van overheden. In het verlengde daarvan ziet zij integriteit als de belangrijkste voorwaarde voor het vertrouwen in de overheid en het functioneren van de democratie. De Rekenkamercommissie wil daarom preventief aandacht besteden aan dit thema door een onderzoek in te stellen naar de huidige stand van zaken met betrekking tot het integriteitbeleid in de gemeente Smallingerland. Daartoe heeft BING de Audit Integriteit ingezet, een methode om op snelle en efficiënte wijze de stand van zaken op het gebied van integriteitbeleid in de organisatie door te lichten. De audit bestaat uit een analyse van de beschikbare documenten op het gebied van integriteit. Dit kunnen beleidsstukken, procedures en regelgeving zijn. Wij toetsen het beschikbare dossier op volledigheid, rekening houdende met wettelijke regelingen waaronder de Ambtenarenwet, de Gemeentewet, de basisnormen, landelijke regelingen en inherente risico s. Hierbij komt ook de organisatie van integriteit aan de orde: (ontwikkeling) vertrouwenswerk, belegde verantwoordelijkheden in functieprofielen, ownership etc. De analyse wordt vervolgd met een beperkt aantal interviews met nader te bepalen sleutelfiguren uit de organisatie, om inzicht te krijgen op welke wijze het papieren beleid wordt geïmplementeerd. De communicatie rondom het beleid, de rol van de leidinggevenden, het integriteitbewustzijn binnen de organisatie en de handhaving en actualisering van het beleid komen daarbij onder andere aan de orde.
3. Door BING verrichte werkzaamheden BING heeft de Richtlijn Integriteit, de Gedragscode voor raadsleden en commissieleden en de Regeling Klokkenluiders beoordeeld. Daarnaast heeft BING op hoofdlijnen kennisgenomen van de nota Inkoop en Aanbesteden, het e-mail- en internetprotocol, mandaatregeling en andere ter zake doende documenten. Voor een overzicht van de ontvangen documenten, zie bijlage 1. Door mevrouw E. Huige en de heer R. Gaasterland zijn interviews afgenomen met 9 sleutelfiguren uit de ambtelijke organisatie. Daarnaast is er gesproken met de burgemeester, een wethouder en heeft er een gesprek plaatsgevonden met een raadslid en de griffier. Op basis van de aan BING verstrekte gegevens en de gesprekken die wij gevoerd hebben, is een beeld van de organisatie naar voren gekomen dat in hoofdstuk 5 en 6 geschetst wordt. Onze bevindingen hebben wij conform de opdrachtbevestiging weergegeven in een schriftelijke rapportage, met waar nodig aanbevelingen voor verbetering. Hierbij dient opgemerkt te worden dat wij verkennend hebben gekeken naar specifieke beleidsstukken, zoals de nota Inkoop en Aanbesteden (2007), en ons advies dan ook niet uitputtend is. 4. Normenkader Voor de beoordeling van het huidige integriteitbeleid van de gemeente Smallingerland wordt gebruik gemaakt van een normenkader. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in een normenkader voor de ambtelijke organisatie en een normenkader voor de bestuurlijke organisatie. 4.1 Ambtelijke organisatie Het (wettelijke) normenkader ten aanzien van het integriteitbeleid wordt voor ambtenaren gevormd door de Ambtenarenwet. Daarnaast zijn er in de gemeentelijke arbeidsvoorwaarden Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling-Uitwerkingsovereenkomst (CAR-UWO) afspraken opgenomen. Tevens heeft de VNG met de Politie, Unie van Waterschappen, de koepelorganisaties van de provincies Interprovinciaal Overleg (IPO) en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de Modelaanpak Basisnormen Integriteit ontwikkeld, waaraan overheidsorganisaties zouden moeten voldoen voor een volwaardig integriteitbeleid voor de ambtelijke organisatie. De grondslagen van de basisnormen zijn terug te vinden in artikel 125quater van de Ambtenarenwet; de doelstelling van de modelaanpak is de implementatie van de basisnormen. Tot slot zal het normenkader aangevuld worden met onze eigen ervaringen ten aanzien van best practices. Deze zijn in dit hoofdstuk niet vermeld, maar zijn wel geïntegreerd in de bevindingen/aanbevelingen, zoals die zijn gepresenteerd in hoofdstuk 5. Voor inzage in de belangrijkste wettelijke bepalingen en regelingen c.q. voorschriften die relevant zijn voor de ambtelijke organisatie in het kader van de audit integriteitbeleid, verwijzen wij naar bijlage 2. 4.2 Bestuurlijk normenkader Het (wettelijke) normenkader voor bestuurders wordt in belangrijke mate gevormd door de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Tevens is jurisprudentie van belang, met name de arresten Winsum (LJN: AE6228) en Loenen (LJN: BQ8863). Daarnaast heeft de VNG met anderen een Modelaanpak Basisnormen Integriteit ontwikkeld, waaraan overheidsorganisaties zouden moeten voldoen voor een volwaardig integriteitbeleid. In deze modelaanpak staan tevens een vijftal basisnomen voor politieke ambtsdragers geformuleerd. Wij maken ook gebruik van de Handreiking Integriteit van Politieke Ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen die opgesteld is door onder meer de VNG. Tot slot zal het normenkader aangevuld worden met onze eigen ervaringen ten aanzien van best practices. Deze zijn in dit hoofdstuk niet vermeld, maar zijn ook hier geïntegreerd in de bevindingen/aanbevelingen, zoals die zijn gepresenteerd in hoofdstuk 5 en 6. Rapportage Rkc Gemeente Smallingerland 7 december 2012 4
Voor inzage in de belangrijkste wettelijke bepalingen en regelingen c.q. voorschriften die relevant zijn voor de bestuurlijke organisatie in het kader van de audit integriteitbeleid, verwijzen wij naar bijlage 3. 5. Samenvatting In dit hoofdstuk richten wij ons op de hoofdlijnen c.q. belangrijkste aandachtspunten zoals die uit de audit Integriteitbeleid naar voren zijn gekomen. Deze samenvatting heeft tot doel om enerzijds, vanuit het verrichte rekenkameronderzoek, de gemeenteraad sturingsinformatie te geven ten aanzien van de kader stellende en controlerende taak die de raad ten aanzien van het integriteitbeleid uit kan oefenen. Anderzijds beoogt deze samenvatting voor zowel college als raad de verscheidenheid aan gedetailleerde bevindingen, die hierna in hoofdstuk 6 zijn vermeld, samen te bundelen. Advies 1: Vastleggen van het Integriteitbeleid in een beleidsnotitie De gemeente heeft een basis gelegd om de integriteit van de organisatie, bestuurders en medewerkers in de gemeente Smallingerland te handhaven. Een basis dient echter als startpunt om vanuit verder te werken. Een volgende stap die wij de gemeente dan ook adviseren te zetten, is om te werken aan een beleid waaruit de samenhang blijkt tussen de verschillende beleidsdocumenten en organisatorische maatregelen die zijn of worden genomen. Om van een goed (schriftelijk vastgelegd) integriteitbeleid te kunnen spreken, is het onzes inziens van belang om in een korte beleidsnotitie de uitgangspunten van het integriteitbeleid vast te leggen. Een dergelijke notitie kan ingaan op de keuzes in het gevoerde beleid, eventuele ambities en een visie. Daarnaast kan zij de documenten die op het gebied van integriteit al zijn vastgesteld met elkaar verbinden. Een dergelijke notitie kan het integriteitbeleid bovendien inbedden in de verschillende beleidsterreinen waarin zij een bijzondere rol speelt, zoals het aanbestedingsbeleid en het personeelsbeleid. Door de uitgangspunten van het integriteitbeleid te benoemen zijn deze ook beter te toetsen door de raad. Uit de gesprekken is tevens gebleken dat de gemeente twee personen heeft belast met de beleidsvorming omtrent integriteit. Één persoon is belast met integriteitvraagstukken en de andere persoon met rechtspositionele aanpassingen. Zij kunnen in de uitvoering betrokken worden bij het opzetten en bewaken van het integriteitbeleid zoals dat vastgelegd kan worden in een beleidsnotitie. Advies 2: Uitbreiden van het onderwerp integriteit in het sociaal jaarverslag Overeenkomstig artikel 125quater lid d dienen er door het college en de raad afspraken gemaakt te worden over de wijze waarop aan de raad verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde integriteitbeleid en over de naleving van de gedragscode. In het sociaal jaarverslag wordt naar onze mening onvoldoende aandacht besteed aan deze onderwerpen. In het meest recente verslag wordt kort ingegaan op de introductie van het onderwerp bij nieuwe medewerkers en dat er in 2011 geen aanleiding is geweest om extra aandacht aan het onderwerp te schenken. Wij adviseren dan ook om dit onderwerp in het sociaal jaarverslag uit te breiden door bijvoorbeeld zowel de stand van zaken weer te geven ten aanzien van het integriteitbeleid als welke stappen de gemeente verwacht te zetten in de toekomst op dit gebied. Advies 3: Het invoeren en actualiseren van individuele regelingen De gemeente beschikt over een groot aantal regelingen dat in het kader van het integriteitbeleid gehanteerd wordt. In het kader van de audit Integriteitbeleid hebben wij alle beschikbare regelingen nader bekeken en onder meer getoetst op volledigheid. In hoofdstuk 6 Bevindingen en aanbevelingen wordt op meer detailniveau ingegaan op deze regelingen en de daaraan gekoppelde adviezen. Rapportage Rkc Gemeente Smallingerland 7 december 2012 5
Uit de audit Integriteitbeleid is gebleken dat een aantal regelingen niet meer actueel is of ontbreekt in vergelijking met de Modelaanpak Basisnormen Integriteit van de VNG e.a. Daarnaast is gebleken dat de gemeente aan een wettelijke verplichting niet voldoet. Overeenkomstig artikel 125 quinquies 1e lid van de Ambtenarenwet dient de gemeente in het bezit te zijn van een regeling melding financiële belangen. Uit de audit Integriteitbeleid is gebleken dat de gemeente niet beschikt over een dergelijke regeling. Wij adviseren de gemeente dan ook om maatregelen te treffen hieromtrent (zie paragraaf 6.1.8). Daarnaast adviseren wij de gemeente om een onderzoeksprotocol vast te leggen voor het verrichten van onderzoek en om een inventarisatie kwetsbare functies uit te voeren, zoals dat geadviseerd wordt door de VNG e.a. (zie paragraaf 6.1.3 en paragraaf 6.1.5). Ook adviseren wij om de wet Bibob te implementeren in de organisatie (zie paragraaf 6.1.12). Ten aanzien van de bestaande regelingen adviseren wij om de volgende regelingen te actualiseren dan wel te completeren: Richtlijn Integriteit: met name het vermelden van het risico op (de schijn van) belangenverstrengeling (zie paragraaf 6.1.1); Regeling Klokkenluiders: actualiseren naar de regeling Melding Vermoeden Misstanden van de VNG e.a. (zie paragraaf 6.1.2); Geregistreerde nevenwerkzaamheden van directieleden: jaarlijks actualiseren (zie paragraaf 6.1.4). Advies 4: Beleving van het integriteitbeleid Uit de gesprekken die BING heeft gevoerd en op basis van de verstrekte beleidsdocumenten, komt een beeld naar voren van een organisatie die een minimalistische insteek hanteert ten aanzien van het integriteitbeleid. Dit ligt in lijn met haar visie van niet te veel regels. Het bewustzijn is op veel punten en bij veel personen redelijk op orde. Desalniettemin zijn wij van mening dat de gemeente in de structuur en cultuur op onderdelen tekort schiet en zien wij in het belang van de gemeente zeker ruimte voor verbetering en aanvulling om een aantal zaken beter te borgen. De aanbevelingen c.q. adviezen die in hoofdstuk 6 per onderwerp aan bod komen, zijn dan ook gericht op verbetering en verduidelijking in het kader van preventie. Een tweetal gebieden verdient onzes inziens de meest acute aandacht. Het eerste aandachtsgebied heeft betrekking op het college, het tweede aandachtsgebied op de functie van vertrouwenspersoon. Deze worden in de volgende alinea s toegelicht. Uit de audit Integriteitbeleid komt een beeld naar voren van een college dat niet op de hoogte is van de inhoud van de gedragscode en waar binnen het huidige college geen expliciete aandacht is besteed aan integriteit. Dit brengt kwetsbaarheden met zich mee, voor zowel de collegeleden zelf als voor de gemeentelijke organisatie. Wij adviseren dan ook dat de collegeleden kennisnemen van de gedragscode voor collegeleden en deze onderling bespreken om de wijze waarop de gedragsregels geïnterpreteerd kunnen worden met elkaar af te stemmen. Daarnaast achten wij het verstandig dat de collegeleden bekijken in hoeverre ze daar ook recent naar gehandeld hebben om eventuele kwetsbaarheden te identificeren. In zijn algemeenheid achten wij het wenselijk dat een college een zoveel mogelijk uniforme stijl en visie op het gebied van integriteit ontwikkelt en levend houdt. Om dit te bereiken is (voortdurende) afstemming van het handelen in zaken waarbij integriteit aan de orde is in het college noodzakelijk (zie paragraaf 6.2.2). Een tweede punt van aandacht verdient de functie van de vertrouwenspersoon. Elke organisatie heeft zijn eigen kwetsbaarheden en heeft te maken met incidenten. Een goede infrastructuur om kwetsbaarheden en (mogelijke) incidenten in goede banen te leiden is daarbij van belang. Hierin speelt de vertrouwenspersoon een belangrijke rol als aanspreekpunt en sparringpartner voor ambtenaren. Uit de audit Integriteitbeleid is een beeld naar voren gekomen dat de vertrouwenspersoon tot op heden naar onze mening (te) weinig Rapportage Rkc Gemeente Smallingerland 7 december 2012 6
begeleiding heeft gekregen in de wijze waarop zij haar functie invulling kan geven. Wij hebben vernomen dat er een training op de agenda staat voor de vertrouwenspersoon en bevelen dat van harte aan (zie paragraaf 6.1.2). In paragraaf 6.1.14 hebben wij voorts enkele adviezen vermeld in het kader van het levend houden van integriteit. 6. Bevindingen en aanbevelingen 6.1 Ambtelijke organisatie: integriteitbeleid en beheersing In deze paragraaf gaan wij in op het integriteitbeleid en de beheersing daaromtrent van de ambtelijke organisatie. De onderwerpen in relatie tot integriteit zijn opgedeeld in deelparagrafen waarin, indien nodig geacht, tevens een advies wordt weergeven om te komen tot de organisatorische randvoorwaarden die wij aan integriteit stellen. 6.1.1 Richtlijn integriteit Overeenkomstig artikel 125quater lid c van de Ambtenarenwet, heeft de gemeente Smallingerland een gedragscode (hier genaamd Richtlijn Integriteit ). De volgende onderwerpen komen aan bod: 1. Integer handelen; 2. Nevenfuncties; 3. Geschenken of uitnodigingen; 4. Vertrouwelijke informatie; 5. Gemeentelijke goederen en financiën. In de richtlijn wordt tevens vermeld dat incidenten op het gebied van integriteit onderzocht worden en dat disciplinaire maatregelen genomen kunnen worden. De richtlijn is geschreven vanuit het oogpunt dat integer handelen normaal is en deel moet uitmaken van het reguliere werkproces. Het is een richtlijn die waarden-gestuurd is en in mindere mate normen-gestuurd. Omdat bepaalde zaken minder expliciet worden gemaakt en het document voor wat betreft de behandelde onderwerpen beperkt is, is het document juridisch minder sterk in het geval zich schendingen voordoen. Advies: 1. Wij adviseren de gemeente om expliciet aandacht te besteden aan het risico op (de schijn van) belangenverstrengeling. Dit is niet alleen een bestuurlijk risico, ook op ambtelijk niveau kan zich een situatie voordoen waar hier sprake van is. Bijvoorbeeld ten aanzien van handhaving bij een woning van een familielid. Het is van belang dat medewerkers bewust zijn van mogelijke risico s op belangenverstrengeling, zeker gezien het feit dat er een regeling voor het melden van financiële belangen ontbreekt alsmede een inventarisatie van kwetsbare functies; 2. Uit de ontvangen documentatie ten behoeve van deze audit is gebleken dat de Richtlijn Integriteit, die is opgenomen in het boekje Info Integriteit, verschilt met die uit het boekje Info afdeling personeelsmanagement en organisatie. In het eerstgenoemde boekwerk is een toevoeging gemaakt in de richtlijn integriteit met het onderwerp Gemeentelijke goederen en financiën. Wij adviseren de gemeente Smallingerland dan ook om alle verouderde richtlijnen integriteit niet meer te verspreiden en in de richtlijn integriteit duidelijk op te nemen wanneer de richtlijn in werking is getreden; 3. Tevens adviseren wij om in de Richtlijn Integriteit aandacht te besteden aan het gebruik van sociale media (Twitter, Facebook e.d.), bijvoorbeeld om bepaalde berichten of foto s die een negatieve uitwerking kunnen hebben op de uitstraling van de gemeente of in het algemeen als kwetsend of ongepast kunnen worden gekenschetst, te weren; 4. De richtlijn is opgebouwd uit de hierboven genoemde onderwerpen. De onderwerpen zijn duidelijk te onderscheiden van elkaar doordat elk onderwerp aanvangt met een vetgedrukte kop. Onder het kopje Vertrouwelijke informatie wordt echter eveneens ingegaan op disciplinaire maatregelen bij Rapportage Rkc Gemeente Smallingerland 7 december 2012 7
integriteitincidenten. Wij geven de gemeente ter overweging mee om in de tekst een duidelijke scheiding te maken tussen de onderwerpen Vertrouwelijke informatie en Disciplinaire maatregelen door het invoegen van een nieuwe kop. 6.1.2 Regeling Klokkenluiders/Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen/Vertrouwenspersoon Overeenkomstig artikel 125quinquies lid 1f heeft de gemeente een Klokkenluiderregeling. Hierin is onder andere vermeld dat de gemeente beschikt over een meldpunt dat tot taak heeft een door de ambtenaar gemeld vermoeden van een misstand te onderzoeken en het college daaromtrent te adviseren. Tevens staat vermeld dat het college een of meer personen aanwijst die het meldpunt vormen. Uit de gesprekken is gebleken dat er geen (intern) meldpunt bestaat. De regeling Klokkenluiders lijkt gebaseerd te zijn op de (verouderde) voorbeeldklokkenluiderregeling van de VNG. De VNG heeft in 2010 samen met de vakorganisaties de gemeentelijke regeling voor klokkenluiders vernieuwd. Deze regeling gaat verder onder de naam Melding Vermoeden Misstanden. Op de website van de VNG staat hierover het volgende: De VNG heeft samen met vakorganisaties december 2010 de bestaande gemeentelijke regeling voor klokkenluiders vernieuwd. De vernieuwde regeling Melding Vermoeden Misstanden biedt op een aantal essentiële punten meer ondersteuning voor melders van misstanden. Rechtsbijstandverzekering De vernieuwde regeling maakt het mogelijk dat de melder een beroep kan doen op de rechtsbijstandverzekering voor het gemeentelijk personeel. VNG-Verzekeringen en Centraal Beheer Achmea hebben de bestaande rechtsbijstandverzekering voor ambtenaren zonder premieaanpassing uitgebreid voor de juridische bijstand aan een melder van een misstand. Hierop kunnen melders een beroep doen als zij door hun melding kosten zouden moeten maken in beroepsprocedures. Huidige regeling intrekken De VNG roept gemeenten op de huidige regeling in te trekken en de nieuwe voorbeeldregeling als regeling Melding Vermoeden Misstanden vast te stellen. Dit geldt met name voor de gemeenten die zijn aangesloten bij de Landelijke Commissie Klokkenluiders Gemeenten, op dit moment 301 in getal 1. Uit de gesprekken is gebleken dat de gemeente Smallingerland aangesloten is bij de Landelijke Commissie Klokkenluiders Gemeenten van de VNG en dat meldingen rechtstreeks daarnaar toe gaan. Advies ten aanzien van de Klokkenluiderregeling: 1. Wij adviseren de gemeente om het advies van de VNG over te nemen en de regeling Melding Vermoeden Misstanden als uitgangspunt te nemen voor de nieuwe regeling. Op de website van de VNG is een voorbeeld beschikbaar van een dergelijke regeling. Indien de oude regeling in stand blijft, adviseren wij om de tekst ten aanzien van het aanwijzen van personen die het meldpunt vormen te wijzigen en te verwijzen naar de Landelijke Commissie Klokkenluiders Gemeenten van de VNG; 2. Daarnaast adviseren wij de gemeente om in de regeling vast te leggen wanneer de regeling in werking is getreden (datum invoegen). In de huidige regeling is dat niet zichtbaar, wel dat de regeling Klokkenluiders uit 2003 is ingetrokken. Dit voorkomt dat bij herziening of vernieuwing van de regeling onduidelijk is welke versie geldig is. Naast de Klokkenluiderregeling, beschikt de gemeente Smallingerland over een Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen, waarin onder meer de taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd van de vertrouwenspersoon. De gemeente beschikt over zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon. De invulling van de externe vertrouwenspersoon wordt verzorgd door ArboUnie. Informatie over de vertrouwenspersoon en 1 Bron: www.vng.nl Rapportage Rkc Gemeente Smallingerland 7 december 2012 8
diens bereikbaarheid is te vinden op Inside (intranet). Uit de gesprekken is gebleken dat de meeste personen de naam van de interne vertrouwenspersoon kennen en/of weten hoe ze haar kunnen vinden. De gemeente is tevens aangesloten bij de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag. Advies: 1. Uit de gesprekken is gebleken dat de interne vertrouwenspersoon naar onze mening te weinig begeleiding heeft gekregen in haar taakvervulling. Wij hebben begrepen dat een training voor de interne vertrouwenspersoon inmiddels op de agenda staat en bevelen dat van harte aan; 2. Hierbij is het van belang dat de vertrouwenspersoon niet alleen kennis opdoet en draagt van ongewenste omgangsvormen, maar ook van integriteit in de meer brede zin van het woord (fraude, corruptie, lekken van informatie, belangenverstrengeling etc.) om haar cliënten goed te kunnen informeren over de mogelijke vervolgstappen; 3. Tevens achten wij het wenselijk voor een gemeente met een dergelijke omvang, dat er meer dan één interne vertrouwenspersoon is aangesteld. Hierdoor kunnen de interne vertrouwenspersonen elkaar als sparringpartner inschakelen. Onze ervaring is dat dit bevorderlijk is voor het kennis- en kwaliteitsniveau van de vertrouwenspersonen; 4. Ook adviseren wij om in de Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen bepaalde rechten op te nemen voor de vertrouwenspersoon, zoals het ter beschikking stellen van externe ruimte indien gewenst en het ter beschikking stellen van een kast die afgesloten kan worden voor het opbergen van vertrouwelijke stukken; 5. Wij adviseren de gemeente om in de Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen op te nemen wanneer de regeling vastgesteld is. Dit voorkomt dat bij herziening of vernieuwing van de regeling onduidelijk is welke versie geldig is; 6. Tevens adviseren wij de gemeente Smallingerland om informatie over de Klokkenluiderregeling, de Klachtenregeling en de vertrouwenspersoon gezamenlijk en meer zichtbaarder/makkelijker vindbaar op Inside te plaatsen. 6.1.3 Onderzoeksprotocol De VNG e.a. adviseren in hun Modelaanpak Basisnormen Integriteit om een schriftelijke procedure vast te leggen voor het verrichten van een onderzoek, nadat een vermoeden van een misstand (melding/signaal van een vermoeden van een integriteitinbreuk) gemeld is. Uit de gesprekken en uit de verkregen documentatie is gebleken dat de gemeente Smallingerland niet beschikt over een dergelijk onderzoeksprotocol. Advies: 1. Wij adviseren de gemeente om in een onderzoeksprotocol de procedure vast te leggen voor het verrichten van een onderzoek. Met een dergelijk protocol wordt zorgvuldigheid betracht in de behandeling van integriteitschendingen of vermoedens daarvan. Daarnaast geeft het voor alle betrokken partijen helderheid in de procedure die gevolgd wordt. 6.1.4 Nevenwerkzaamheden Overeenkomstig artikel 15:1:e eerste lid van de CAR-UWO en artikel 125quinquies van de Ambtenarenwet heeft de gemeente Smallingerland de ambtenaren opgedragen om hun nevenwerkzaamheden te melden. Uit de gesprekken blijkt dat dit voornamelijk gebeurt tijdens functioneringsgesprekken, waar het onderwerp een vast onderdeel van uitmaakt. Het formulier met de nevenwerkzaamheden wordt geregistreerd en bewaard in het personeelsdossier. Overeenkomstig artikel 15:1e vierde lid van de CAR-UWO zijn de nevenwerkzaamheden van de directieleden van de gemeente Smallingerland geregistreerd. Uit de ontvangen documenten van de gemeente Smallingerland in het kader van de audit integriteit hebben wij een formulier ontvangen met een overzicht van de geregistreerde nevenfuncties van de directieleden. Dit document lijkt afkomstig uit 2007 en Rapportage Rkc Gemeente Smallingerland 7 december 2012 9
de voormalige gemeentesecretaris wordt hier nog vernoemd. Het document is daarmee verouderd/niet meer actueel. Advies: 1. Uit het sociaal jaarverslag 2011 hebben wij vernomen dat 61% 2 van de medewerkers in 2011 een functioneringsgesprek heeft gehad. Daarnaast hebben wij uit de gesprekken vernomen dat het onderwerp nevenfuncties een vast onderdeel uitmaakt van het functioneringsgesprek. Alhoewel de verantwoordelijkheid voor het doorgeven van een wijziging van nevenwerkzaamheden bij de betreffende medewerker ligt, adviseren wij de leidinggevenden om jaarlijks, bijvoorbeeld in een werkoverleg medewerkers te attenderen op deze verantwoordelijkheid, voor zover dit nog niet gebeurt. Zeker indien functioneringsgesprekken niet jaarlijks gevoerd worden; 2. Wij adviseren daarnaast de gemeente Smallingerland om de geregistreerde nevenfuncties van de directieleden jaarlijks te actualiseren. 6.1.5 Inventarisatie kwetsbare functies (niet aanwezig) De VNG e.a. adviseren in hun Modelaanpak Basisnormen Integriteit om te beoordelen welke functies binnen de organisatie als kwetsbaar dienen te worden aangemerkt en hier een overzicht van bij te houden. Het doel van een dergelijke inventarisatie is om meer bewust te worden van mogelijke integriteitrisico s binnen bepaalde functies en daarop mogelijk beheersingsmaatregelen te nemen. Voorbeelden van maatregelen zijn functiescheiding, functieroulatie en screening 3. De gemeente Smallingerland beschikt niet over een dergelijke inventarisatie van kwetsbare functies. Uit de gesprekken is wel naar voren gekomen dat er bij bepaalde integriteitgevoelige functies beheersingsmaatregelen zijn genomen die van toepassing zijn in de uitoefening van de functie, zoals functiescheiding en het toepassen van het 4-ogenprincipe. Advies: 1. Wij adviseren om het advies van de VNG e.a. over te nemen en een overzicht bij te houden van kwetsbare functies en na te gaan welke beheersingsmaatregelen genomen zijn of genomen moeten worden ten aanzien van kwetsbare functies; 2. Daarnaast adviseren wij de gemeente Smallingerland om te inventariseren of en hoe bepaalde beheersingsmaatregelen zijn genomen ten aanzien van kwetsbare functies om te beoordelen in hoeverre deze maatregelen voldoende dekkend zijn. 6.1.6 Werving en selectie Werving en selectie De gemeente Smallingerland beschikt over een Handleiding werving en selectie, waarin de verschillende fases van het werving- en selectieproces beschreven worden. De VNG e.a. adviseren in hun Modelaanpak Basisnormen Integriteit om aandacht te besteden aan integriteit in de werving- en selectieprocedures. Bijvoorbeeld door het opvragen van de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en het controleren van diploma s. Hierbij kan rekening worden gehouden met de inventarisatie kwetsbare functies op basis waarvan gekozen kan worden voor welke functies het extra belangrijk is aandacht te hebben voor integriteit in werving en selectie. Voor de meest kwetsbare functies adviseert BING een integriteitscreening in te voeren. Introductie nieuwe medewerkers Uit de gesprekken is gebleken dat er naar onze mening voldoende aandacht wordt besteed aan het onderwerp integriteit tijdens de introductie van nieuwe medewerkers. Zo worden er jaarlijks bijeenkomsten 2 Uit (ambtelijk) wederhoor van deze rapportage komt naar voren dat het percentage van 61% slaat op de geregistreerde functioneringsgesprekken. De organisatie kent nog geen verplichte registratie. Het aantal werkelijk gevoerde gesprekken ligt volgens de leiding van de ambtelijke organisatie hoger. 3 Onder screening wordt verstaan het nemen van bepaalde maatregelen in de selectieprocedure van kandidaten voor een bepaalde functie. Rapportage Rkc Gemeente Smallingerland 7 december 2012 10
gehouden voor nieuwe medewerkers door het afdelingshoofd P&O en de gemeentesecretaris, waarbij het onderwerp integriteit wordt besproken. Onder meer het omgaan met sociale media, aannemen van geschenken, misbruik van positie, informatie en nevenfuncties worden behandeld. Daarnaast ontvangen de nieuwe medewerkers een informatieboekje waarin de Richtlijn Integriteit is opgenomen. Advies 1. Wij adviseren de gemeente Smallingerland om bepaalde maatregelen op te nemen in de Handleiding werving en selectie om de integriteit van de kandidaten (voor zover mogelijk) aan de voorkant te waarborgen. Hierbij kan gedacht worden aan het overhandigen van originele diploma s, het overhandigen van de VOG en het raadplegen van referenten. Afhankelijk van het selectiestadium en de gevoeligheid van de functie kunnen maatregelen hieromtrent variëren. Zie hiervoor ook de brief 4 van de CvA (College van Arbeidszaken) aan de gemeenten d.d. 14 april 2008 inzake het screenen van nieuw personeel. 6.1.7 Afleggen eed en belofte Overeenkomstig artikel 125quinquies lid 1a van de Ambtenarenwet dient de eed of belofte te worden afgelegd door ambtenaren bij zijn/haar aanstelling. Deze wetgeving is van kracht geworden op 1 maart 2006. Ambtenaren die vanaf die datum in dienst van de overheid zijn getreden, zijn verplicht de eed of belofte af te leggen. Ambtenaren die vóór 1 maart 2006 in dienst zijn getreden, moeten in de gelegenheid worden gesteld om de eed of belofte af te leggen. Zij zijn daartoe dus niet verplicht. In een brief d.d. 3 januari 2012 aan de voorzitter van de Tweede Kamer, heeft minister Spies van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zich uitgesproken over de vraag of de eed en belofte schriftelijk dan wel mondeling dient te worden afgelegd. Blijkens deze brief 5 is zij van mening dat uit de memorie van toelichting van het bovenstaande wetsartikel is gebleken dat de bedoeling is af te leiden dat de eed- of belofteaflegging mondeling plaatsvindt en dat een eed- of belofteaflegging louter in schriftelijke vorm niet in overeenstemming lijkt met wat de wetgever beoogt. Minister Spies benadrukt in de brief dat de decentrale overheden een eigen verantwoordelijkheid en plicht hebben met betrekking tot de aflegging van de eed of belofte. De gemeente Smallingerland heeft bewust gekozen voor een schriftelijke vorm van de eed- of belofteaflegging. In een toelichting op het besluit hieromtrent (d.d. 9 oktober 2006) blijkt dat de gemeente geen meerwaarde ziet in het mondeling afleggen van de eed of belofte door medewerkers die in dienst treden, doordat de impact van het moreel besef in haar ogen mogelijk niet groot zal zijn. In dezelfde lijn is besloten om de reeds zittende medewerkers niet de ambtseed of belofte te laten afleggen. Uit de gesprekken en uit de integriteitverklaring is duidelijk geworden dat de leidinggevenden verantwoordelijk zijn voor het laten tekenen van deze verklaring. De integriteitverklaring wordt bewaard in het personeelsdossier. Advies: 1. De gemeente Smallingerland kan in heroverweging nemen om de eed en belofte eveneens mondeling te laten afleggen, mede op basis van de brief van minister Spies. Los van de vorm (schriftelijk en/of mondeling) is het vooral van belang om rondom het afleggen van de eed aandacht aan het thema integriteit te besteden en tijd te nemen om het onderwerp te bespreken. 4 Zie voor de brief: http://www.vng.nl/documenten/vngdocumenten/2008_lbr/ledenbrief_eccva-u200800605.pdf 5 Zie voor de brief: http://www.vng.nl/documenten/extranet/cva2011/cva_2012/20120109briefambtseed.pdf Rapportage Rkc Gemeente Smallingerland 7 december 2012 11
6.1.8 Financiële belangen (niet aanwezig) Overeenkomstig Artikel 125quinquies lid 1e dient de gemeente Smallingerland een regeling melding van financiële belangen te hebben. Een dergelijke regeling moet er tegen waken dat er mogelijk financiële belangenverstrengeling optreedt of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie. Overeenkomstig artikel 15:1 lid f wijst het college ambtenaren aan voor wie de meldplicht dient te gelden en wordt er een registratie gevoerd van de meldingen. Hierbij kan aansluiting worden gezocht bij de inventarisatie kwetsbare functies. Tevens geldt er een verbod voor ambtenaren om financiële belangen te hebben, effecten te bezitten en transacties in effecten te verrichten waardoor de goede invulling van de functie in het gedrang komt. Op 6 december 2006 heeft het LOGA (het Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden) per brief 6 een toelichting gegeven aan het CvA over onder meer deze bepaling. Aan de hand van de beschikbare documenten en uit de gesprekken is gebleken dat de gemeente Smallingerland niet beschikt over een dergelijke regeling van financiële belangen. Wel heeft de gemeente in 2007 aandacht gegeven aan dit onderwerp door de Richtlijn Integriteit uit te breiden met de vermelding van het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie. In de tekst van de richtlijn wordt vermeld dat bij (mogelijke) sprake van financiële belangenverstrengeling contact opgenomen dient te worden met de leidinggevende of de gemeentesecretaris. Advies: 1. Alhoewel een eerste stap in de goede richting is gezet door aan dit onderwerp aandacht te besteden in de Richtlijn Integriteit, adviseren wij de gemeente om uitvoering te geven aan artikel 15:1 lid f van de CAR-UWO en artikel 125quinquies lid 1e voor zover dat nog niet is gedaan; 2. Hierbij adviseren wij om expliciet in de Richtlijn Integriteit te vermelden dat het verboden is om financiële belangen te hebben, effecten te bezitten of daarin transacties te verrichten indien een goede invulling van de functie daarmee in het gedrang komt. 6.1.9 Informatiebescherming De VNG e.a. hebben in hun Modelaanpak Basisnormen Integriteit geadviseerd om maatregelen te nemen gericht op informatiebescherming. Hierbij adviseren zij om voorschriften vast te stellen over het kennisnemen van of omgaan met vertrouwelijke informatie en om maatregelen te treffen die proberen te voorkomen dat onbevoegden vertrouwelijke informatie kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Inzake informatiebescherming moet rekening gehouden worden met drie stromingen: intern naar extern, extern naar intern en intercollegiaal. De gemeente Smallingerland heeft aandacht besteed aan het onderwerp vertrouwelijke informatie in de Richtlijn Integriteit, waarin benadrukt wordt om zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie. Tevens wordt dit onderwerp geborgd in de integriteitverklaring die nieuwe medewerkers dienen te ondertekenen. Daarnaast beschikt de gemeente Smallingerland over een Gedragslijn internet en e-mail, die is opgenomen in het boekje Info Integriteit en Info afdeling personeelsmanagement en organisatie. Het doel van deze gedragslijn is om op een juiste manier gebruik te maken van het internet en e-mail. Deze gedragslijn behandeld de volgende onderwerpen: Gedragsregels; Wat kan niet; Controle; Maatregelen. Wij achten deze maatregelen voldoende. 6 Zie voor de brief: http://www.vng.nl/documenten/vngdocumenten/ledenbrief_marz-cva-u200601993.pdf Rapportage Rkc Gemeente Smallingerland 7 december 2012 12
6.1.10 Relatiegeschenken Overeenkomstig artikel 15:1:c uit de CAR UWO is het de ambtenaar verboden om in verband met zijn betrekking vergoedingen, beloningen, giften of beloften van derden te vorderen, te verzoeken of aan te nemen, anders dan met toestemming van het college. Met de invoering van de Richtlijn Integriteit heeft het college van de gemeente Smallingerland toestemming gegeven om onder bepaalde voorwaarden geschenken te ontvangen. In de richtlijn wordt hier een aparte paragraaf aan gewijd waarin een aantal hulpvragen staat om te komen tot een goede afweging om de attentie wel of niet aan te nemen. Hierbij wordt vermeld dat wanneer een medewerker iets aangeboden krijgt, dit altijd gemeld dient te worden aan de leidinggevende. Uit de gesprekken is gebleken dat afdelingen verschillend omgaan met verkregen geschenken c.q. attenties. Bijvoorbeeld het verzamelen en verloten van alle ontvangen geschenken onder de medewerkers van een afdeling of het zelf behouden. Hier liggen geen regels c.q. afspraken aan ten grondslag. Advies: 1. Wij adviseren de gemeente Smallingerland om te (her)overwegen om een eenduidige regeling op te stellen c.q. een afspraak te maken over de omgang met ontvangen geschenken die geldig is voor alle afdelingen. Dit zal duidelijkheid en helderheid scheppen bij de medewerkers alsmede bij de afdelingshoofden en jaloezie tussen de medewerkers van verschillende afdelingen voorkomen. 6.1.11 Inkoop- en aanbestedingsprocedure De VNG e.a. hebben in hun Modelaanpak Basisnormen Integriteit geadviseerd om een inkoop- en aanbestedingsbeleid vast te stellen. Hierin dienen richtlijnen vast te liggen voor het aantal aan te vragen offertes en de vastlegging van keuzes voor bepaalde procedures van aanbesteding. De gemeente Smallingerland beschikt over een nota Inkoop en Aanbesteden (2007). Hierin is onder meer de doelstelling van de nota geformuleerd, wordt er aandacht gegeven aan duurzaamheid, is het leveranciersbeleid vastgelegd, evenals de wijze van aanbesteden (met drempelwaarden) en de vormen van aanbesteden. Daarnaast zijn de selectiecriteria en de gunningcriteria vastgelegd. Daarnaast bevat de nota een aparte paragraaf integriteit, waarin aandacht besteed wordt aan de externe integriteit van (kandidaat-)schrijvers en de integriteit van de interne organisatie. Ten aanzien van de externe integriteit wordt de NMa (De Nederlandse Mededingingsautoriteit) genoemd en de wet Bibob. Op 30 januari 2012 heeft er een evaluatie plaatsgevonden door het directieteam en anderen over de bestaande ontheffing van het aanbestedingsbeleid. Uit de gesprekken is gebleken dat deze evaluatie heeft geleid tot aanpassing van het aanbestedingsbeleid, waarbij de toestemming van het college uit 2007/2008 is ingetrokken voor permanente ontheffing voor het uitbesteden van bepaalde werken. Uit de gesprekken is tevens gebleken dat er één of twee keer per jaar een aanbestedingsoverleg plaatsvindt waarbij een inkoopbeleidsmedewerker aanwezig is. Het doel van het aanbestedingsoverleg en de werkwijze staan beschreven in de betreffende nota. Tevens hanteert de gemeente een Aanbestedingskalender, waarin de belangrijkste inkopen en alle aanbestedingen worden vastgelegd. Deze Aanbestedingskalender wordt vastgesteld door het college. Bij offerte aanvragen wordt het 4-ogenprincipe toegepast, waarna een afdelingshoofd de offerte (nogmaals) beoordeelt. In de nota Inkoop en Aanbesteden is een paragraaf opgenomen over gemotiveerd afwijken. Hierbij is het mogelijk om af te wijken van de vastgestelde (gemeentelijke) regels. Hierbij wordt vermeld dat zowel het toepassen van andere vormen van aanbesteden (innovatieve aanbestedingen) als het anders toepassen Rapportage Rkc Gemeente Smallingerland 7 december 2012 13
van drempelbedragen (alleen mogelijk bij niet-europese aanbestedingen) onderwerp kunnen zijn van afwijkingen. De inkoopfunctie binnen de gemeente Smallingerland is gedecentraliseerd van opzet, wat betekent dat de gemeentelijke afdelingen zelfstandig verantwoordelijk zijn voor de afdelingsspecifieke inkoop. De afdelingsoverstijgende inkoop wordt daarentegen wel centraal gecoördineerd en (deels) uitgevoerd. Uit de gesprekken is gebleken dat de gemeente recent een spendanalyse heeft uitgevoerd om onder meer te onderzoeken welke producten door welke leveranciers geleverd worden en wat de stand van zaken is ten aanzien van de contracten. Advies: 1. Wij adviseren de gemeente Smallingerland om nader toe te lichten in de nota Inkoop en Aanbesteden wat onder gemotiveerd afwijken verstaan wordt. Hierbij kan gedacht worden aan bepaalde criteria die gesteld worden aan de motivatie (zoals omschrijving van aanleiding, doel e.d.); 2. Tevens adviseren wij om in het geval van gemotiveerd afwijken op te nemen dat de raad hierover geïnformeerd wordt. 6.1.12 Wet Bibob In 2003 is de Wet bevordering integriteitbeoordelingen door het openbaar bestuur (wet Bibob) ingevoerd. Deze wet heeft o.a. tot doel om te voorkomen dat er oneerlijke concurrentie ontstaat en de overheid criminele activiteiten of ondernemingen steunt. In het kader van aanbestedingen, vergunningverlening, beschikkingen en subsidies kan de wet Bibob worden toegepast. Bovendien is er een voorstel tot wetswijziging ingediend waar ook vastgoedtransacties getoetst zouden kunnen worden. Om gebruik te kunnen maken van het Bibob-instrumentarium dient de gemeente Smallingerland de wet Bibob te hebben geïmplementeerd in de organisatie. Uit de gesprekken is gebleken dat de gemeente dit (nog) niet heeft gedaan. Advies: 1. Wij adviseren de gemeente, mede vanuit preventief oogpunt, om de wet Bibob te implementeren in de organisatie 7. Er zal dan een Bibob-verordening c.q. Bibob-beleidslijn vastgesteld moeten worden en een samenwerkingsovereenkomst worden afgesloten met Dienst Justis van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. 6.1.13 AO/IC Uit de gesprekken is gebleken dat de gemeente Smallingerland niet beschikt over een integrale procesbeschrijving ten behoeve van de administratieve organisatie en interne controle. Als argument is aangedragen dat op elke afdeling twee adviseurs zitten die onder meer als sparringpartner fungeren en het 4-ogenprincipe bewaken. Daarnaast is uit de gesprekken naar voren gekomen dat de risico s gekwantificeerd worden en dat wel op bepaalde onderdelen het proces is beschreven, ten behoeve van externen. Tevens wordt er getoetst op rechtmatigheid en heeft de gemeente het afgelopen jaar een goedkeurende accountantsverklaring ontvangen. Een onderzoek van de AO/IC valt uiteraard buiten het bestek van onderhavige integriteitaudit. 6.1.14 Levend houden van integriteit Naast de huidige stand van zaken met betrekking tot het integriteitbeleid, hebben wij gekeken naar de wijze waarop de gemeente Smallingerland het onderwerp integriteit onder de aandacht brengt en houdt bij haar medewerkers. Hoe wordt bewustzijn op dit onderwerp gestimuleerd en gewaarborgd? Niet alleen bij 7 Zie voor meer informatie en voorbeelden van Bibob-beleidslijnen: http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/bibob/invoeren-bij-bestuursorganen Rapportage Rkc Gemeente Smallingerland 7 december 2012 14
indiensttreding van een nieuwe medewerker dient het onderwerp onder de aandacht te worden gebracht, maar het hele jaar door, om het bewustzijnsniveau op pijl te houden. Aandacht voor integriteit zou zowel incidenteel als structureel moeten gebeuren. Uit de gesprekken is gebleken dat het incidenteel aandacht besteden aan integriteit zich onder meer voordoet in geval er sprake is van een integriteitschending of een sterk vermoeden daarvan. Zo zet de gemeente bij vermoedens van zwaardere integriteitschendingen een extern onderzoeksbureau in. Daarnaast heeft de gemeente in 2008 samen met medewerkers filmpjes gemaakt over bepaalde integriteitvraagstukken (privé gebruiken van gemeentemateriaal, belangenverstrengeling e.d.). Deze filmpjes zijn toentertijd besproken in sessies met alle medewerkers. Tevens heeft de gemeente in 2005 middels de Sneldiagnose Integriteit, die uitgevoerd werd door PWC, het integriteitbeleid doorgelicht. Hieruit zijn aanbevelingen voortgekomen die de gemeente grotendeels heeft overgenomen en uitgevoerd, zoals het formaliseren van de nevenfuncties en het beter bekend maken van de integriteitregels via Inside. Uit de gesprekken is gebleken dat er geen structurele en recente maatregelen zijn vastgesteld om het onderwerp integriteit levend te houden. Advies: 1. Wij adviseren de gemeente om te onderzoeken op welke wijze structurele maatregelen ingezet kunnen worden om het onderwerp integriteit levend te houden binnen de organisatie. De gemeente kan bijvoorbeeld overwegen om jaarlijks doelstellingen te formuleren ten aanzien van het behandelen van bepaalde onderwerpen in relatie tot integriteit. Deze onderwerpen kunnen besproken worden in werkoverleggen, waarbij het van belang is dat diegenen die de werkoverleggen begeleiden, hun visie op het onderwerp onderling hebben afgestemd om eenduidigheid te waarborgen; 2. Voorts adviseren wij de gemeente om vooral ook aandacht te besteden aan het zogenoemde grijze gebied, waar op het eerste gezicht geen heldere en duidelijke afspraken bestaan. In de filmpjes zijn voornamelijk casussen aan bod gekomen waar de kaders onzes inziens helder zijn. Wij zijn van mening dat de gemeente eraan toe is om een verdiepingsslag te maken op het onderwerp door meer het grijze gebied op te zoeken. Vooral casussen waarin tegenstrijdige belangen naar voren komen zijn daarvoor geschikt; 3. Tot slot adviseren wij om de afdelingshoofden/leidinggevenden een rol te geven bij het borgen van integriteitbeleid, daar het van belang is dat niet alleen een pragmatische insteek gehanteerd wordt ten aanzien van het onderwerp (voorbeeldgedrag), maar zij ook moeten kunnen uitleggen aan hun medewerkers waarom aandacht voor integriteit relevant is en op welke manier zij integriteit waarborgen en handhaven binnen hun afdeling. Uit de gesprekken is gebleken dat dit nog aandacht verdient. 6.2 Bestuur: integriteitbeleid en beheersing Deze paragraaf gaat in op het integriteitbeleid en de beheersing daaromtrent van de bestuurlijke organisatie. De onderwerpen in relatie tot integriteit zijn opgedeeld in deelparagrafen waarin, indien nodig geacht, tevens een advies wordt weergeven om te komen tot de organisatorische randvoorwaarden die wij aan integriteit stellen. 6.2.1 Algemeen: aandacht voor integriteit In de raad In 2011 is door een adviseur een bijeenkomst georganiseerd voor de raad om het onderwerp integriteit te behandelen. Uit deze bijeenkomst is een aantal actiepunten geformuleerd, waaronder het aan de orde stellen van de gedragscode in de raad en het actualiseren van de nevenfuncties van raadsleden alsmede het plaatsen daarvan op de gemeentelijke website. Hier is door de gemeente gevolg aan gegeven. Rapportage Rkc Gemeente Smallingerland 7 december 2012 15
In het college Het onderwerp integriteit is in het huidige college (nog) niet behandeld. Er zijn in deze collegeperiode drie nieuwe wethouders aangetreden van de in totaal vier collegeleden. Uit de gesprekken is gebleken dat de wethouders veel steun aan elkaar hebben, als sparringpartner fungeren en er alle ruimte is om vragen te stellen. Gesprekken worden in alle openheid gevoerd en de onderlinge verhoudingen zijn goed. Ze zijn zich bewust van het feit dat ze in een glazen huis opereren. Advies: 1. Wij adviseren om in het college expliciet aandacht te schenken aan het onderwerp integriteit met de onderliggende facetten (belangenverstrengeling, nevenfuncties etc.). Wij zijn van mening dat dit de kwetsbaarheid van de wethouders ten aanzien van dit onderwerp kan verminderen. Door integriteit op de agenda te zetten is er ruimte om een gezamenlijke visie te ontwikkelen op dit onderwerp en elkaar beter te behoeden voor mogelijke risico s. 6.2.2 Gedragscode voor raadsleden en collegeleden Overeenkomstig artikel 15:3 van de Gemeentewet stelt de raad voor zijn leden een gedragscode vast. De gemeente Smallingerland beschikt over een gedragscode voor raadsleden en commissieleden, vastgesteld op 9 januari 2004. De code beschrijft een aantal kernbegrippen van integriteit en besteedt aandacht aan de volgende onderwerpen: Algemene bepalingen; Belangenverstrengeling; Nevenfuncties; Informatie; Aannemen van geschenken; Gebruik van gemeentelijke voorzieningen; Reizen, werkbezoeken e.d. Uit de gedragscode voor raadsleden en commissieleden valt op te maken dat het onderwerp financiële ondersteuning is komen te vervallen. Uit de gesprekken is gebleken dat de declaraties van de raadsleden gecontroleerd worden door de griffier. Ten aanzien van het onderwerp Belangenverstrengeling is het volgende opgenomen: 2.1 Een raadslid of commissielid, dat het woord voert ten aanzien van een agendapunt, waarbij sprake is van functionele betrokkenheid of betrokkenheid vanuit een nevenfunctie, doet daar vooraf melding van aan de raad respectievelijk commissie. 2.2 Een raadslid of commissielid neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden. Overeenkomstig artikel 41c van de Gemeentewet stelt de raad een gedragscode vast voor het college. Wij hebben lopende de audit, ook na een gericht verzoek, geen documentatie van de gemeente Smallingerland ontvangen inzake een bestuurlijke gedragscode c.q. gedragscode voor het college. Via de gemeentelijke website is het bestaan van een dergelijke gedragscode niet te traceren. Uiteindelijk is na de oplevering van de concept rapportage aan de Rekenkamercommissie de gedragscode voor het college alsnog aan ons toegestuurd. Rapportage Rkc Gemeente Smallingerland 7 december 2012 16