1 I. ALW Aanwijzingen voor project- en programmaleiders Aard- en Levenswetenschappen I. ALW Aanwijzingen voor project- en programmaleiders Maart 2016 Den Haag, maart 2016 Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
Inleiding Met de ontvangst van een formele toekenningsbrief van ALW, beschikt u over de door u aangevraagde subsidie. Het is nodig voor de besteding daarvan een aantal zaken goed te regelen. Er gelden daarbij regels waaraan u en ALW gebonden zijn. ALW is als onderdeel van NWO eraan gehouden de NWO-Regeling Subsidies op uw subsidie van toepassing te verklaren. Deze bepalingen zijn bijgevoegd bij de toekenningsbrief. Omdat de NWO-Regeling Subsidies een algemeen karakter heeft, vereisen de organisatorische en programmaspecifieke zaken een nadere toelichting. In dit document zijn daarom aanvullende aanwijzingen opgenomen. Voor specifieke onderzoeksprogramma s kunnen afwijkende bepalingen gelden, die u vanzelf ontvangt indien ze op uw subsidie van toepassing zijn. Alle organisatorische en administratieve zaken lopen via de in de toekenningsbrief vermelde programma secretaris. Bij alle correspondentie verzoeken wij u uw projectnummer te vermelden. Voor algemene informatie kunt u ook op de website van ALW terecht: www.nwo.nl/alw. De benodigde formulieren zijn beschikbaar via: www.nwo.nl/over-nwo/organisatie/nwo-onderdelen/alw/formulieren Samenvatting van de informatie en documentatie die ALW graag van u ontvangt gedurende de looptijd van het project Moment Wat heeft ALW van u nodig? Opmerking Start project Startformulier Getekend door projectleider en financieel beheerder. Upload als pdf via de ISAAC projectpagina - tabblad "startformulier" Start project Aanstellingsformulier Getekend door financieel beheerder. Upload als bijlage bij het online personeelsinformatieformulier, als pdf via de ISAAC projectpagina - tabblad "projectbetrokkenen". Start project Online personeelsinformatieformulier Via de ISAAC projectpagina in te vullen op tabblad "projectbetrokkenen". Start project Door NWO geaccordeerde consortium agreement Alleen voor PPS projecten. Upload het concept ter goedkeuring via de ISAAC projectpagina tabblad "rapportages" Start project In cash bijdragen van partners Alleen voor PPS projecten, (tenminste eerste tranche) op de rekening van NWO gestort Start project Datamanagementplan Upload via ISAAC projectpagina tabblad "rapportages" Na 1,5 jaar Voortgangsverslag Upload via ISAAC projectpagina op tabblad "rapportages" Einde project Financieel eindverslag Getekend door projectleider en financieel beheerder. Upload via
ISAAC projectpagina tabblad "rapportages" Einde project Wetenschappelijk eindverslag Upload via ISAAC projectpagina tabblad "rapportages" Doorlopend Registratie van publicaties Invullen via ISAAC projectpagina tabblad "product" Doorlopend Wijzigingsverzoeken voor bijvoorbeeld personele of budgetverschuivingen Invullen via ISAAC projectpagina "wijzigingsverzoeken" N.B. Deze aanwijzingen voor de project- en programmaleiders gelden voor alle ALW subsidietoekenningen vanaf 1 maart 2016 en ze vervangen die van 1 november 2015. 2 Voor een soepele start 2.1 Aanstellen kandidaat ALW heeft als regel dat een project of programma binnen een half jaar na toekenning van start moet gaan. Om begrotingstechnische redenen dient u uiterlijk vier maanden na de toekenning ons te laten weten wanneer het project van start gaat. Als het project zes maanden na de toekenning niet is begonnen, vervalt de verleende projectsubsidie. ALW streeft naar een voortvarende benutting van toegekende subsidies en wil het werkloos op de plank blijven liggen van onderzoeksmiddelen voorkomen. Vervallen middelen worden opnieuw in competitie gebracht. NWO heeft het werkgeverschap in 1999 overgedragen aan de universiteiten. Voor alle personeel technische zaken met betrekking tot uw project dient u zich daarom te wenden tot de personeelsdienst van uw instelling. Indien niet anders aangegeven in de call maakt NWO gebruik van de standaard basissalarisschalen die met de VSNU zijn afgesproken in het "Akkoord overlaten werkgeverschap NWO-VSNU" Ten aanzien van de personele invulling van het project, dient de projectleider het online PersoneelsInformatieFormulier (PIF) in te vullen op de ISAAC-projectpagina zodra u (c.q. de personeelsdienst van uw instelling) een kandidaat heeft geselecteerd. De hoofdaanvrager laadt dan ook het door de budgetverantwoordelijke van de instelling ondertekende startdocument in het systeem. Voor PPS-projecten zijn daarnaast een consortium agreement nodig waarin rechten en plichten van de partners worden vastgelegd. Deze consortium agreement moet ter goedkeuring aan NWO worden voorgelegd. Indien er sprake is van in-cash bijdrage van externe partijen dient deze bijdrage op de rekening van NWO bijgeschreven te zijn. NWO controleert de documenten en pas zodra deze zijn goedgekeurd mag de uitvoering van het project van start gaan. Op dat moment wordt de 1e tranche van uw subsidie uitbetaald. Tevens ontvangt u van ALW een financieringsschema, waarin wordt
aangegeven op welke data de eventuele 2e en volgende tranches zullen worden uitbetaald. 3 Als het onderzoek gestart is 3.1 Begeleiding Van de projectleider wordt een goede begeleiding van de uitvoerende onderzoeker(s) verwacht, zoals het scheppen van een stimulerend onderzoeksklimaat, waarbij de onderzoeker in de gelegenheid wordt gesteld om contacten te leggen met derden om zo netwerken op te bouwen. Bij programma s waarin sprake is van meerdere deelprojecten is tevens een verantwoordelijk coördinator aangewezen. 3.2 Wijzigingen in het project Indien de uitvoerder stopt met de werkzaamheden, dan dient dit onmiddellijk aan NWO-ALW te worden gemeld. De betalingen voor dit project zullen dan (tijdelijk) worden stopgezet. Er dient met ALW te worden overlegd over de eventuele voorzetting van het project. In de gevallen dat het verloop van het onderzoek of het gebruik van de investering sterk te wensen overlaat, kan het ALW-bestuur besluiten de subsidie stop te zetten of geheel of gedeeltelijk in te trekken. Wijzigingen in de bestedingen die afwijken van de projectbegroting moeten vooraf aan NWO ter goedkeuring worden voorgelegd. Dit kan via een wijzigingsverzoek op de ISAAC projectpagina. 3.3 Periodieke outputregistratie ALW wil zo spoedig mogelijk publicaties, proefschriften, patenten, enz. die voortkomen uit het project/programma registreren. Periodiek schrijft ALW u daarom aan met het verzoek deze resultaten van het project/programma te registreren in onze database via de website. Geregeld actualiseren voorkomt dat u aan het einde van het project alles in één keer moet invoeren. Aangezien er nog publicaties kunnen uitkomen op basis van door NWO-ALW gefinancierd onderzoek, terwijl het project door ons feitelijk al financieel-technisch is afgesloten, vraagt ALW tot 18 maanden na afsluiting bij u na of er niet alsnog output kan worden geregistreerd. Die registratie draagt concreet bij aan het zichtbaar maken van uw succes en dat van de projectfinanciering door NWO.
NWO bevordert het Open Access publiceren van onderzoeksresultaten en moedigt onderzoekers daartoe aan. Open Access publiceren kan dikwijls zonder dat u als auteur kosten maakt. Als u echter een Open Access publicatiekanaal zou kiezen waarbij er voor u wel kosten zijn, wijst NWO u op het bestaan van het Stimuleringsfonds Open Access. Voor meer informatie zie de NWO subsidiewijzer op http://www.nwo.nl/open-access. 3.4 Voortgangsrapportage De projectleider/coördinator rapporteert anderhalf jaar na de aanstelling van de eerste projectmedewerker aan ALW over de voortgang en de planning van het onderzoek. Formulieren voor de voortgangsrapportages kunnen van de programmawebsite en de ALW website worden gedownload. De rapportages moeten via het elektronisch aanvraagsysteem van NWO worden ingediend. Indien er sprake is van deelprojecten dient de coördinator de voortgangsverslagen van de deelprojecten te bundelen en te voorzien van een overzicht van de bereikte resultaten in het licht van de programmadoelstelling. 3.5 Materiële kosten en veldwerk Betalingen van de toegekende subsidie voor materiële kosten en veldwerk vinden plaats na start van het onderzoek op basis van het door ALW afgegeven financieringsschema. ALW-subsidie voor materiële kosten en veldwerk heeft per definitie een aanvullend karakter. ALW vergoedt dan ook slechts specifiek projectgebonden goederen die niet tot de infrastructuur gerekend kunnen worden. 3.6 Apparatuur Apparatuur met een aanschafprijs van meer dan k 25 wordt voor 75% toegekend, de overige 25% moet worden aangevuld door de eigen onderzoeksinstelling. Daarom moet bij de eindafrekening middels de aanschaffactuur van de leverancier worden aangetoond wat de eigen financiële inbreng is geweest. Voor het bepalen van de eigendomsrechten van aangeschafte apparatuur gelden de Algemene Subsidiebepalingen NWO (deel III van deze brochure). 4 De afronding 4.1 Algemeen ALW vindt het belangrijk dat de resultaten van wetenschappelijk onderzoek onder een breed publiek verspreid worden. Daarom stelt ALW als voorwaarde dat u na afloop van het onderzoek een conceptpersbericht over uw onderzoek schrijft en bij het eindverslag voegt. Indien door ALW gevraagd, dient u deel te nemen aan een publieksactiviteit.
4.2 Wetenschappelijke eindrapportage De projectleider dient binnen 13 weken na afloop van het onderzoeksproject een wetenschappelijke eindrapportage van de onderzoeksresultaten in bij ALW; een concept persbericht is een belangrijk onderdeel van deze rapportage. Een formulier voor de eindrapportage is van de formulierenpagina te downloaden. Van een AIOproject ontvangt ALW ook een digitaal exemplaar van het proefschrift. De publicatiegegevens en die van andere wetenschappelijke resultaten van dit onderzoek moeten gescheiden via het elektronisch aanvraagsysteem van NWO worden ingediend. 4.3 Financiële eindafrekening De projectleider én de instituutsbeheerder leggen binnen 13 weken na afloop van het onderzoeksproject aan ALW een financiële eindverantwoording af over de met de subsidie bekostigde uitgaven. Voor de financiële eindverantwoording dient u gebruik te maken van het door ALW opgestelde format, dat op de ALW-website te downloaden is. Uitgangspunt is dat wordt voldaan aan de in het controleprotocol van OCW met de universiteiten vastgelegde richtlijnen voor de controle van NWOprojecten. Voor de personele verantwoording dienen hierop de namen van de aangestelde onderzoekers te worden vermeld en de periode waarin zij op het project werkzaam zijn geweest. Voor de verantwoording van de materiële uitgaven dient een gespecificeerd overzicht te worden bijgevoegd. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de financiële administratie van de universiteit (computeruitdraai). Voor apparatuur levert u bij de eindafrekening een kopie van de factuur van de leverancier en bij bedragen vanaf 25.000 Euro een bewijs van de matching van de instelling. Bij elk project wordt standaard een bedrag van 5000,- ter beschikking gesteld. Dit bedrag wordt in het Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek 2008 NWO-VSNU benchfee genoemd. Het is bedoeld ter stimulering van de wetenschappelijke carrière van de door NWO gefinancierde projectmedewerker. Bijvoorbeeld de promotiekosten, (reis)kosten voor congresbezoeken en publicatiekosten kunnen hieruit betaald worden, dit bedrag hoeft u niet te verantwoorden. 4.4 Subsidievaststelling Na beoordeling en goedkeuring van de inhoudelijke eindrapportage, de financiële eindverantwoording en de outputregistratie, zal een subsidie-vaststellingsbesluit worden genomen. Hierbij zal de eindeprojectvergoeding (personele component) en eventueel de laatste tranche van het materieel budget (materiele component) betaalbaar worden gesteld. Indien de inhoudelijke eindrapportage en de financiële eindverantwoording meer dan een half jaar na de einddatum niet zijn ontvangen, vervalt het recht op de eindeprojectvergoeding en kan NWO besluiten de in voorschot uitbetaalde subsidie terug te vorderen. 5 Publicaties en steunvermelding
U bent als gesubsidieerde gehouden alle publicaties en dissertaties, waarvan de totstandkoming (mede) een resultaat is van de door NWO-ALW verleende subsidie, aan NWO-ALW te melden en op ons verzoek toe te zenden. De gegevens van alle publicaties en andere resultaten moeten gescheiden via het elektronische aanvraagsysteem van NWO, worden ingediend. U zorgt dat in de publicaties melding wordt gemaakt van de steunverlening, bij voorkeur door een van de volgende teksten te gebruiken: Dit onderzoek werd (gedeeltelijk) gefinancierd door NWO Aard-en Levenswetenschappen (NWO-ALW), project <uw projectnummer>. This research was (partially) funded by NWO Earth and Life Sciences (NWO- ALW), project <your project number>. Cette recherche a été (partiellement) financée par NWO Sciences de la Vie et de la Terre (NWO-ALW), projet <votre numéro du projet>. Diese Forschung würde (teilweise) gefördert durch NWO Geo- und Lebenswissenschaften (NWO-ALW), Projekt <Ihre Projektnummer>. Indien u van de vermelde formuleringen wilt afwijken, dient u er wel voor te zorgen dat NWO-ALW en het projectnummer samen in uw publicaties worden vermeld. Wanneer uw onderzoek in de publieksmedia terechtkomt, dient u de financiering door NWO-ALW te vermelden. NWO-ALW wil graag vooraf op de hoogte worden gesteld indien een persbericht verstuurd gaat worden, via een e-mail naar alwverslagen@nwo.nl. 6 Speciale aanwijzingen voor zeegaand onderzoek Reizen naar en met onderzoeksschepen worden vanuit het NIOZ-MRF georganiseerd. Neemt u vroegtijdig contact op met het NIOZ-MRF om uw expeditie in te plannen. U kunt voor de uitvoering van het onderzoek over de benodigde oceanografische apparatuur uit de gemeenschappelijke NIOZ-MRF pool beschikken. Het gebruik van de apparatuur kan bij het NIOZ-MRF worden aangevraagd.
De in uw onderzoeksproject verzamelde gegevens moeten goed en toegankelijk zijn opgeslagen. NWO-ALW verzoekt u hiervoor de verzamelde gegevens aan te melden bij de Data Management Group bij het NIOZ (website: www.nioz.nl/dmg).