1/2 Brussel, 26 maart 03 Aan de PAB-gebruikers Kenmerk: 50/rxv/mededeling4 Vragen naar: medewerker van de PAB-cel Telefoon: 0800/97.907 Fax: 02/225.84.05 t.a.v. de PAB-cel E-mail: pab@vlafobe Bijlagen: 1 BETREFT: PAB: vereenvoudiging van de bewijslast Geachte budgethouder, Waarom bewijzen? Als budgethouder moet u elke PAB-uitgave bewijzen aan het Vlaams Fonds. Dit moet u doen op vraag van de Vlaamse regering en de federale overheidsdienst Financiën (belastingen). Het PAB heeft een welbepaald doel. Het budget moet u namelijk gebruiken om de nodige assistentie te organiseren en te betalen. De belastingsdienst ziet het PAB niet als een inkomen (waardoor u geen belastingen hoeft te betalen op uw PAB) indien u elke uitgave bewijst. De PAB-cel van het Vlaams Fonds heeft ook uw bewijzen nodig om uw afrekening te kunnen maken. Kan het eenvoudiger? Aangezien het PAB een welbepaald doel heeft, moet het Vlaams Fonds aan u volgende opvragen: - uw overeenkomsten (met assistenten); - uw bewijzen van uw directe kosten; - uw bewijzen van uw indirecte kosten. Een eerste vereenvoudiging voerde de Vlaamse regering door vanaf 1 januari 2002. De bewijzen van de indirecte kosten mag u namelijk vanaf 1 januari 2002 thuis bewaren. U bezorgt ons enkel nog een verklaring op eer waarbij u aangeeft hoeveel u aan indirecte kosten uitgaf.
2/2 Als administratie werkten wij een nieuwe vereenvoudiging uit met betrekking tot uw directe kosten. Als bijlage leest u vervolgens: - hoe u uw directe kosten moet bewijzen; NIEUW - hoe u uw indirecte kosten moet bewijzen; herhaling - welke overeenkomsten u moet doorsturen. herhaling De afspraken Vanaf 2003 wensen wij deze vereenvoudiging door te voeren. Gelieve ons vóór 30 april 2003 volgende over te maken volgens de nieuwe principes: - kostenstaatmodel; - bewijzen directe kosten; - verklaring op eer van indirecte kosten. Nog vragen? Indien u nog verdere vragen heeft, kunt u steeds terecht bij de PAB-cel van het Vlaams Fonds via: telefoon: 0800/97 907 fax: 02/225.84.05 (t.a.v. de PAB-cel) mail: pab@vlafo.be post: VFSIPH, tav de PAB-cel, Sterrenkundelaan, 30 1210 BRUSSEL Met vriendelijke groeten, Ruth Van Assche Coördinator van het PAB
Bijlage (mededeling 4): PAB: vereenvoudigen van de bewijslast Hieronder leest u welke bewijzen u: - moet verzamelen; - thuis moet bewaren; - bezorgen aan de PAB-cel van het Vlaams Fonds. Dit document kent 4 grote hoofdstukken, namelijk: Hoofdstuk 1: formulieren In dit hoofdstuk kunt u lezen wat u precies moet invullen op de kostenstaatmodellen en de verklaring op eer met betrekking tot de indirecte kosten. Hoofdstuk 2: directe kosten In dit hoofdstuk kunt u lezen welke kosten directe kosten zijn alsook hoe u deze moet bewijzen. Hoofdstuk 3: indirecte kosten In dit hoofdstuk kunt u lezen welke kosten indirecte kosten zijn alsook hoe u deze moet bewijzen. Hoofdstuk 4: overeenkomsten In dit hoofdstuk kunt u lezen welke type overeenkomsten mogelijk zijn alsook welke documenten u moet insturen. 1/6
HOOFDSTUK 1: FORMULIEREN Per kwartaal bezorgt u ons: - een ingevuld kostenstaatmodel; Op dit document vermeldt u ELKE kost (zowel de directe als indirecte kosten). - een verklaring op eer van de indirecte kosten. Op dit document vermeldt u de SOM van uw indirecte kosten. - uw bewijzen van uw directe kosten. Uit de bewijzen die u verzamelt, moet blijken wat uw PAB-kosten zijn alsook dat u deze kost daadwerkelijk betaalde (met uw PAB-budget). Wij vragen dan ook om thuis uw bankuittreksels van uw directe kosten te bewaren. NIEUW: Wanneer de inspectie van het Vlaams Fonds bij u langskomt, zal zij onder andere nakijken of u: - uw bewijzen van indirecte kosten thuis hebt liggen; - uw indirecte kosten juist bewees; - uw directe kosten daadwerkelijk betaalde (uw bankuittreksels zullen dus opgevraagd worden). HOOFDSTUK 2: DIRECTE KOSTEN Directe kosten zijn kosten die rechtstreeks (direct) voortvloeien uit uw taak als werkgever/opdrachtgever. U kunt deze kosten beschouwen als personeelskosten. Het gaat hoofdzakelijk om volgende kosten: - advertentiekosten; - lonen; - kosten die het sociaal secretariaat of interim-bureau aanrekent; - inschrijvingsgeld bij het PWA-kantoor; - arbeidsongevallenverzekering; - kosten zorgconsulent; - opleidingkost van uw assistent. Hieronder sommen we per soort kost op hoe u dit moet bewijzen: 1. advertentiekosten U bezorgt de PAB-cel het origineel factuur. 2. lonen In tegenstelling tot het verleden, vereenvoudigt de wijze waarop u uw lonen moet bewijzen. De betaling van de lonen bewijst u via: - het bankuittreksel dat u thuis bewaart; - een ontvangstbewijs indien u uw assistent cash (in de hand) zijn loon overhandigt. Op het ontvangstbewijs moet staan: wanneer u als budgethouder het loon uitbetaalde aan de assistent; wat het bedrag is dat u uitbetaalde; op welke periode het loon betrekking heeft. Zowel u als de persoonlijke assistent moeten dit document ondertekenen en dateren. U moet telkens, wanneer u loon cash uitbetaalt, dergelijk document opmaken. 2/6
Het bedrag dat u aan lonen uitbetaalt, bewijst u als volgt: ingeval van een loontrekkende NIEUW U bezorgt de PAB-cel: - een kopie van de driemaandelijkse RSZ-aangifte die u als werkgever moet invullen; u bezorgt ons dit document per kwartaal - een kopie van de belastingaangifte in functie van de bedrijfsvoorheffing die u als werkgever moet invullen; u bezorgt ons dit document samen met uw kostenstaat van het 4 e kwartaal - een kopie van het jaaroverzicht waarop staat welke lonen u uitbetaalde per werknemer. u bezorgt ons dit document samen met uw kostenstaat van het 4 e kwartaal ingeval van een interimaris (via uitzendbureau) U bezorgt de PAB-cel een kopie van de factuur van het interim-bureau (lonen + kostprijs dienstverlening van het interim-bureau). ingeval van een zelfstandige U bezorgt de PAB-cel een kopie van de factuur. ingeval van een assistent via een voorziening/vzw U bezorgt de PAB-cel een kopie van de factuur. ingeval van een PWA er U bezorgt de PAB-cel één van volgende zaken: - een kopie van het betalingsbewijs; - een kopie van het factuur van het PWA-kantoor of de firma waarvan u de cheques koopt; - een kopie van het voorblad dat vastgehecht zit aan het boekje met de cheques die u koopt. Wij nemen uw cheques op in de maand waarin u uw cheques kocht. Daarom vragen wij u om een inschatting te maken van het aantal cheques dat u nodig heeft. U kunt dit aantal dan kopen en wij nemen het aan in de maand dat u de cheques kocht (en dus niet de maand waarin u de cheques gebruikte wij kunnen dit namelijk niet nagaan-). 3. kosten die het sociaal secretariaat aanrekent U bezorgt de PAB-cel een kopie van de factuur met de kosten voor hun dienstverlening (dit zijn de zogenaamde beheerskosten). 4. inschrijvingsgeld bij het PWA-kantoor U bezorgt de PAB-cel een kopie van uw inschrijvingsformulier. 5. arbeidsongevallenverzekering U bezorgt de PAB-cel een kopie van de factuur. 6. kosten zorgconsulent U bezorgt de PAB-cel een kopie van de factuur. 3/6
7. opleidingskosten van de assistent De assistent kan opleidingen volgen die te maken hebben met de PAB-taken van de assistent. U bezorgt het originele factuur van de organisatie die de opleiding gaf. HOOFDSTUK 3: INDIRECTE KOSTEN Indirecte kosten zijn kosten die te maken hebben met het PAB, maar niet als directe kost gezien kunnen worden. Het gaat hoofdzakelijk om volgende kosten: - tickets van de assistent; - kantoorbenodigdheden van de budgethouder; - telefoonkosten van de budgethouder. - verplaatsingkosten van de persoon met een handicap. Hieronder sommen we per soort kost op, hoe u dit moet bewijzen: 1. tickets van de assistent; Indien u, als persoon met een handicap, ergens naartoe gaat met behulp van uw assistent, kunt u de inkomtickets en tickets van openbaar vervoer van de assistent betalen. Uw eigen kosten kunt u niet inbrengen. U bewaart thuis het origineel ticket van de assistent. 2. kantoorbenodigdheden van de budgethouder U kunt postzegels, kopieën, mappen en papier betalen via het PAB op voorwaarde dat: - de kosten redelijk zijn; - de kantoorbenodigdheden gebruikt worden in het kader van het PAB. U bewaart thuis het origineel aankoopticket. 3. telefoonkosten van de budgethouder U moet soms als werkgever/opdrachtgever telefoneren. Deze telefoonkosten (en dus niet abonnementskosten) kunt u via het PAB betalen. Ook hier moet de kost redelijk zijn. U bewaart thuis: - een gedetailleerde factuur waarop u met stift aanduidt welke gesprekken te maken hebben met het PAB; of - een betalingsbewijs van uw gsm-kaart. 4. verplaatsingskosten van de persoon met een handicap Enkel de meerkost van een taxi of mindermobielencentrale kunt u inbrengen. Andere verplaatsingskosten (bv. openbaar vervoer, benzine) kunnen niet. U bewaart thuis de factuur waarop vermeldt staat: - wat het traject was (van waar tot waar); - wat de prijs per kilometer is; - hoeveel kilometer er gereden werd. 4/6
U berekent zelf de meerkost (het bedrag per kilometer 0,2677 EUR) en noteert dit op uw kostenstaatmodel en verklaring op eer van uw indirecte kosten. OPMERKINGEN: Met een ORIGINEEL ticket bedoelen wij een ticket waarop volgende vermeld staat: - naam van de (HORECA-zaak) of leverancier; - datum; - kostprijs. Aangezien u de bewijzen thuis moet bewaren, is het belangrijk dat u: - de PAB-cel contacteert indien u niet weet hoe u uw indirecte kost moet bewijzen; - uw kosten duidelijk omschrijft op het kostenstaatmodel. Op deze manier kan u voorkomen dat het Vlaams Fonds bij huisbezoeken fouten ontdekt en vervolgens extra geld moet terugvorderen van u. HOOFDSTUK 4: OVEREENKOMSTEN U kunt overeenkomsten afsluiten met volgende personen/organisaties: - werknemer; - zelfstandige; - voorziening/vzw; - interim-kantoor; - PWA-kantoor. ALGEMEEN: Vergeet vooral niet te vermelden op uw overeenkomst: - de geboortedatum van de persoonlijke assistent; - de taken die de assistent moet uitvoeren. Wij moeten telkens ontvangen: - een kopie van elke overeenkomst; - een kopie van elke wijziging aan de overeenkomst; - de melding van het ontslag van uw assistent; - een aanvulling op de enquête Mantelzorgers als persoonlijke assistent telkens wanneer u een nieuwe assistent heeft. 4.1 arbeidsovereenkomst U bezorgt de PAB-cel een kopie van de overeenkomst tussen u en uw persoonlijke assistent. 4.2 interim U bezorgt de PAB-cel: - een kopie van de overeenkomst tussen u en het interim-kantoor; - een kopie van de eerste en laatste overeenkomst tussen het interim-kantoor en de persoonlijke assistent. 5/6
NIEUW: Indien u een assistent heeft die verschillende weken (maanden) na elkaar bij u werkt, hoeft u niet langer elk weekcontractje op te sturen. Het volstaat om het eerste en laatste weekcontractje op te sturen. Bijvoorbeeld: De assistent komt de maanden februari en maart werken bij de assistent u bezorgt ons het eerste en laatste contract (dus het weekcontract van de 1 e week van februari en het weekcontract van de laatste week van maart) De assistent komt telkens in de vakanties werken. krokusvakantie (1 week): 1 contract paasvakantie (2 weken): beide contracten grote vakantie (9 weken): het eerste en laatste (dus 1 e week van juli en 4 e week van augustus) herfst vakantie (1 week): 1 contract kerstvakantie (2 weken): beide contracten. 4.3 PWA U bezorgt de PAB-cel een kopie van het inschrijvingsdocument en vermeldt de datum waarop de 1 e PWA er voor u kwam werken. Dit inschrijvingsdocument is 1 jaar geldig. Vergeet dus niet om de PAB-cel jaarlijks een kopie van het nieuwe inschrijvingsformulier te bezorgen. 4.4 zelfstandige U bezorgt de PAB-cel een kopie van de overeenkomst tussen u en de zelfstandige. Vergeet niet om het BTW-nummer van de zelfstandige te vermelden. 4.5 voorziening U bezorgt de PAB-cel: - een kopie van de overeenkomst tussen u en de voorziening; - een verklaring op eer van de voorziening met betrekking tot de tewerkstelling van persoonlijke assistenten. 6/6