Over Raeflex Raeflex voert sinds 2002 professionele, onafhankelijke, externe visitaties bij woningcorporaties uit. Raeflex is marktleider; ons marktaandeel is sinds 2007 circa 40 procent. In totaal voerde Raeflex zo'n 240 visitaties uit. Om onze onafhankelijke positie ten aanzien van de woningcorporaties te waarborgen, voeren wij geen advieswerkzaamheden uit. Achtergrond Tot 2007 was Raeflex het enige visitatiebureau voor woningcorporaties. Een visitatie van Raeflex was een vrijwillig instrument, organisaties wilden leren van de resultaten. Ook was het een verantwoordingsinstrument; het visitatierapport was net als nu openbaar. Sinds 2007 is visitatie verplicht in de AedesCode; leden moeten zich iedere vier jaar laten visiteren door een geaccrediteerd visitatiebureau. In 2014 werd de vijfde versie van de landelijk geldende visitatiemethodiek ingevoerd. Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN) bewaakt de kwaliteit van de visitaties en beheert de visitatiemethodiek. De nadruk in de methodiek verschoof door de jaren heen van leren en verbeteren naar verantwoording. De vijfde versie geeft meer ruimte voor leren. Missie Via zorgvuldige visitatietrajecten helpt Raeflex corporaties om hun prestaties, opgaven en ambities, relatie met de belanghebbenden, vermogensinzet, besturing en intern toezicht transparant te maken. Raeflex biedt woningcorporaties meerwaarde door de specifieke wensen en vragen van klanten centraal te stellen. Kernwaarden en doelen Raeflex is gezaghebbend en professioneel. Collegialiteit, integriteit en onafhankelijkheid zijn belangrijke kernwaarden. Daarnaast is Raeflex betrokken bij het maatschappelijk belang van woningcorporaties. Wij zoeken naar meerwaarde voor onze klanten, en stellen specifieke wensen en vragen van een woningcorporatie, mits deze passen in de visitatiemethodiek, centraal. Ook wil Raeflex kennis delen. Zo publiceerden we in 2012 ter ere van ons tienjarig bestaan Het Geheim van de Goede Corporatie, een boek met inspirerende voorbeelden. De sleutelbegrippen uit die publicatie vormen de basis van onze eigen organisatiedoelen. Focus op ambitie Om als bedrijf te kunnen voortbestaan moet Raeflex voldoende visitaties blijven uitvoeren. Dit is uitdagend, want het aantal Aedesleden loopt terug en het aantal visitatiebureaus neemt toe. Raeflex wil visitaties met impact uitvoeren. Om de expertise, kwaliteit en ervaring van de organisatie op peil te houden, is een behoorlijk aantal visitaties per jaar noodzakelijk. Raeflex bedient alle typen corporaties: van klein tot heel groot, van beheerder tot ontwikkelaar, van eenduidig tot complex, met een lokaal, regionaal of landelijk werkgebied.
De klant aan het roer Raeflex wil corporaties meerwaarde bieden. Naast de vastgestelde visitatiemethodiek sluit Raeflex daarom zo veel mogelijk aan op specifieke wensen en leervragen van corporaties. Zo is bijvoorbeeld een interne reflectie op ambities, opgaven en geleverde prestaties mogelijk. Ook is er ruimte voor inhoudelijk diepgaande gesprekken tussen de visitatiecommissie en corporatie/belanghebbenden. De corporatie kan aangeven welke aanvullende thema's zij belangrijk vindt. Denk aan een nieuw ondernemingsplan, fusievoornemens, de relatie met gemeenten, intern draagvlak voor veranderingen of de koppeling tussen voornemens en capaciteiten binnen de organisatie. Partners in business Raeflex voert uitsluitend visitaties uit voor woningcorporaties, waardoor we onderdeel van de sector uitmaken. Wij zijn loyaal naar onze klanten en dragen goede voorbeelden uit waar dat zinvol is. Ook denkt en werkt Raeflex graag mee aan vernieuwing van de visitatiesystematiek. Daarbij zoeken we steeds naar een vorm van transparantie die bijdraagt aan (het herstel van) de goede naam van de sector. Raeflex investeert in relaties met sectorinstituten zoals Aedes, CFV, Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN), KWH, het ministerie van Binnenlandse Zaken, de Woonbond, het WSW, VTW en andere partijen. Voor de uitvoering van visitaties werken we samen met betrouwbare partners als Atrivé, BDO en Companen. Meer met minder Raeflex heeft een kleine werkorganisatie, met korte lijnen en snelle en adequate processen. Sinds de oprichting werken we met externe, ervaren commissieleden. Voor iedere visitatie wordt een specifieke commissie samengesteld waarbij wij nauwkeurig toezien op de borging van onafhankelijkheid zoals die door SVWN wordt omschreven (zie bijlage). Een van de directeuren van Raeflex treedt op als accountmanager. De commissie werkt volgens een vast Raeflex-protocol en zelfde 'grondhouding'. Aanvullend op de Masterclasses van SVWN waarin de commissieleden van alle visiterende bureaus elkaar ontmoeten, organiseren we circa één keer per jaar een eigen werkcollege om dieper op relevante onderwerpen in te gaan. In 2014 besteden we in een werkcollege aandacht aan de relatie tussen het DrieKamerModel en de nieuwste visitatiemethodiek voor woningcorporaties. Alle visitatierapporten worden grondig meegelezen door medewerkers van Raeflex. Zo biedt Raeflex constante kwaliteit in een herkenbare Raeflex-stijl. Van ambities naar prestaties Raeflex investeert veel energie in de inhoudelijke kwaliteit van visitaties en de interne logistieke processen. Die kwaliteit wordt zichtbaar in: Sterke visitatiecommissies. Leden bereiden zich grondig voor, communiceren adequaat, zijn fris en fair en waar nodig vasthoudend. Ze denken mee met corporaties en beoordelen met het 'timmermansoog'. De visitatiemethodiek van SVWN is leidend, maar waar nodig onderbouwt en verdedigt de commissie een afwijkende stellingname. De commissie duidt de onderstroom van de werkwijze en activiteiten van de corporatie en geeft aanbevelingen in de vorm van een beleidsagenda voor de toekomst. Klanttevredenheid centraal. Na iedere visitatie meet Raeflex de klanttevredenheid. Suggesties voor verbeteringen worden serieus genomen. De visitaties worden ook geëvalueerd door de commissieleden en door SVWN. Ook die evaluatieresultaten betrekt Raeflex in de procesgang. Heldere producten. Raeflex levert goed leesbare rapporten op, die in alle opzichten voldoen aan de accreditatie-eisen. Goede procesgang van de visitaties wordt geborgd in de ISO-gecertificeerde werkorganisatie, waarbij de klant centraal staat. Om nog meer te leren van de visitatie, biedt Raeflex corporaties ook aanverwante producten. Zo is de BDO-Raeflex Visitatiebenchmark opgezet en verscheen in 2012 de publicatie Het Geheim van de Goede Corporatie.
Visitatie in de toekomst Door de aanpassing van de wetgeving voor woningcorporaties (Herzieningswet toegelaten instellingen volkshuisvesting) wordt visitatie hoogstwaarschijnlijk wettelijk verplicht voor alle woningcorporaties. Raeflex wil zich daarom als marktleider blijven inzetten voor verbetering van het visitatieinstrument. Volgens Raeflex is een visitatie alleen zinvol als die de sector helpt verbeteringen daadwerkelijk door te voeren. Wij merken op dat een gedetailleerde visitatiemethodiek grenzen stelt aan de klantgerichtheid. Raeflex' wens is dat visitaties in de toekomst beter worden benut door: Actief gebruik van het visitatierapport. Rapporten gaan meer 'leven' als de omgeving van de corporatie de uitkomsten van de visitatie beter inzet in overleggen met de corporatie. Meer aandacht te besteden aan de context en het timmermansoog. Een visitatie is maatwerk, daarom is aandacht voor de specifieke omstandigheden van het specifieke profiel van de corporatie essentieel. Consequenties te verbinden aan 'zware onvoldoendes'. Wanneer visitaties onderdeel zijn van het extern toezicht kan de minister bij zware onvoldoendes een hersteltermijn instellen. Bij deelvisitaties kunnen corporaties na een of twee jaar een onderdeel laten hervisiteren en op die manier aantonen wel aan de eisen te voldoen. Een duidelijke focus aan te brengen. Als gegevens van bijvoorbeeld WSW, accountant, CFV en CBC optimaal worden uitgewisseld, kan de commissie meer tijd besteden aan complexere onderdelen. Onderdelen als maatschappelijke prestaties, de relatie met belanghebbenden en functioneren van intern toezicht, vergen meer aandacht en zijn moeilijker via eenvoudige instrumenten te meten. Utrecht, september 2014 Wilma de Water, directeur Raeflex Eus Schalkwijk, algemeen directeur Raeflex Meer informatie? Neem contact op via 030-2303150 of via secretariaat@raeflex.nl.
Uitgangspunt voor onafhankelijkheid Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN) SVWN stelt dat er sprake is van een onafhankelijke visitatie mits: In de twee kalenderjaren voorafgaand aan de visitatie heeft Raeflex geen enkele zakelijke relatie met de betreffende corporatie gehad. In de komende twee kalenderjaren na afloop van de visitatie zal Raeflex geen enkele zakelijke relatie met de betreffende corporatie hebben. (Onafhankelijkheidsverklaring Methodiek Maatschappelijke visitatie woningcorporaties 5.0, handleiding, pagina 54). Werkwijze Raeflex Raeflex werkt met commissieleden die niet in dienst zijn van Raeflex. Wij hebben geen arbeidsrechtelijke relatie met commissieleden maar sluiten per visitatie een overeenkomst tot opdracht met de betreffende commissieleden. Omdat wij met onafhankelijke commissieleden werken die niet bij Raeflex in dienst zijn, hebben de commissieleden geen enkel belang bij de uitkomsten van de visitaties. Het feit dat een visitator van Raeflex (of van een ander visiterend bureau) lid is van de RvC van de te visiteren corporatie maakt geen enkel verschil. Offerteverzoek Wanneer Raeflex wordt uitgenodigd om een offerte uit te brengen bij een corporatie vinden de volgende controles plaats: 1. Heeft Raeflex de afgelopen twee jaar een zakelijke of persoonlijke relatie gehad met de betreffende corporatie? a. Indien nee -> Raeflex brengt offerte uit voor visitatie; b. Indien ja -> er wordt geen offerte uitgebracht en de corporatie wordt in kennis gesteld van dit feit dat de onafhankelijkheid in het geding is. 2. Maakt een van onze commissieleden deel uit van de raad van commissarissen van de betreffende corporatie? a. Indien nee -> Raeflex brengt offerte uit en stelt uit de pool van commissieleden een visitatiecommissie samen; b. Indien ja -> wij stellen de corporatie ervan op de hoogte dat een lid van onze pool van commissieleden deel uitmaakt van de RvC van de corporatie en melden dat wij aanvullende eisen stellen over de offerteprocedure om een onafhankelijke visitatie te kunnen uitvoeren. Die aanvullende eisen zijn: 1) Een afvaardiging van de woningcorporatie, doet de selectiegesprekken met de visiterende organisaties en doet een voordracht aan het bestuur en de RvC welk bureau de voorkeur heeft.; 2) Het bestuur en de RvC nemen gezamenlijk het besluit welk bureau de visitatie mag uitvoeren; 3) Het betreffende lid van de RvC dat visitator is bij Raeflex houdt zich buiten de besluitvorming en dit wordt vastgelegd in de notulen van de RvC; 4) De visitatie wordt vervolgens uitgevoerd door een visitatiecommissie. De commissie wordt samengesteld zoals gebruikelijk is bij Raeflex met dien verstande dat deze commissie bestaat uit leden die niet recent of zelfs nooit hebben samengewerkt met de betreffende visitator/lid RvC;
5) Het betreffende lid van de RvC besluit om afwezig te zijn bij het visitatiegesprek om alle schijn van belangenverstrengeling te voorkomen. Wanneer Raeflex commissieleden verzoekt in een visitatiecommissie deel te nemen, stelt Raeflex de vraag of er sprake is van beschikbaarheid en onafhankelijkheid. De onafhankelijkheid van het commissielid betekent: In de 4 kalenderjaren voorafgaand aan de visitatie heeft <naam visitator> geen enkele zakelijke dan wel persoonlijke relatie met de betreffende corporatie gehad. (Onafhankelijkheidsverklaring Methodiek Maatschappelijke visitatie woningcorporaties 5.0, handleiding, pagina 54).