Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Hardenberg
Voorwoord Voor u ligt het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Gemeente Hardenberg. Het geeft de kaders en spelregels weer voor het inkopen - en aanbesteden - van leveringen, diensten en werken. In dit beleid zijn de aanbevelingen meegenomen uit het onderzoek dat in het voorjaar 2012 in opdracht van de Rekenkamer is uitgevoerd. Tevens is dit beleid gebaseerd op de nieuwe aanbestedingswet die per 1 april 2013 in werking treedt. Bij het tot stand komen van dit beleid zijn de gemeenteraad van Hardenberg en de klankbordgroep van lokale ondernemers geraadpleegd. De kaders en spelregels uit dit inkoop- en aanbestedingsbeleid maken het mogelijk: om niet alleen het inkoopproces zelf efficiënt in te richten (doelmatig inkopen), maar ook de sturing en de control op de inkoopfunctie; om te voldoen aan de relevante regelgeving, op zowel nationaal als Europees niveau met betrekking tot overheidsinkopen (rechtmatig inkopen); om actuele politieke thema s zoals het stimuleren van de lokale economie, duurzaamheid en maatschappelijke betrokkenheid op een juiste manier in de inkooppraktijk in te bedden; om binnen de gemeente Hardenberg een eenduidige, transparante werkwijze te hanteren waarbij aanbieders objectief worden beoordeeld. Hierdoor: kunnen de inkoopprocessen een belangrijke bijdrage leveren aan het algehele prestatieniveau en daarmee aan het financiële resultaat en de financiële beheersing van de gemeente Hardenberg; is de Gemeente Hardenberg een integere en betrouwbare opdrachtgever die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt. Kortom, wij hopen met dit beleid medewerkers van de Gemeente Hardenberg en externe leveranciers een handvat te bieden voor professionele samenwerking bij toekomstige inkooptrajecten. Pagina 1 van 32
INLEIDING 3 INHOUDSOPGAVE 1. DOELSTELLINGEN INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID... 5 2. JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN... 7 2.1. ALGEMEEN JURIDISCH KADER... 7 2.2. UNIFORME DOCUMENTEN... 7 2.3. ALGEMENE BEGINSELEN BIJ INKOOP... 8 2.4. AANBESTEDINGSWET... 9 2.5. GRENSOVERSCHRIJDEND BELANG...10 2.6. MANDAAT EN VOLMACHT...11 2.7. AFWIJKINGSBEVOEGDHEID...11 3. ETHISCHE EN IDEËLE UITGANGSPUNTEN... 12 3.1. INTEGRITEIT...12 3.2. DUURZAAM INKOPEN...12 3.3. SOCIAAL MAATSCHAPPELIJKE DOELSTELLING...13 3.4. SOCIAAL MAATSCHAPPELIJKE EISEN AAN OPDRACHTNEMERS...13 4. ECONOMISCHE UITGANGSPUNTEN... 14 4.1. ONAFHANKELIJKHEID EN KEUZE VOOR DE ONDERNEMERSRELATIE...14 4.2. WAARDEBEPALING VAN EEN OPDRACHT...14 4.3. BEPALEN VAN DE INKOOPPROCEDURE...14 4.4. TE HANTEREN SELECTIE- EN GUNNINGSCRITERIA...16 4.5. LOKALE ECONOMIE EN MKB...16 4.6. TOEPASSING VAN DE PERCELENREGELING BIJ EUROPESE AANBESTEDINGEN...17 4.7. SAMENWERKINGSVERBANDEN...17 4.8. EERLIJKE MEDEDINGING EN COMMERCIËLE BELANGEN...17 4.9. INKOOPVOORWAARDEN...18 5. ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN... 19 5.1. INKOOP IN DE ORGANISATIE...19 5.2. ROL EN TAKEN VAN DE INKOOPADVISEUR...19 5.3. ROL VAKAFDELING C.Q. SPECIALIST EN BUDGETHOUDER...20 5.4. HANTEREN VAN EEN STANDAARDWERKWIJZE...20 5.5. INKOOP-INFORMATIESYSTEMEN...20 5.6. INKOOPACTIEPLAN...21 5.7. HERIJKING INKOOP- EEN AANBESTEDINGBELEID...21 BIJLAGE OVERZICHT... 23 BIJLAGE I DEFINITIES... 24 BIJLAGE II INKOOPPROCES... 27 BIJLAGE III STARTFORMULIER INKOOP... 28 BIJLAGE IV TAKEN INKOOP(ADVISEUR) IN HET INKOOPPROCES... 30 Pagina 2 van 32
Inleiding Jaarlijks koopt de gemeente Hardenberg voor meer dan 80 miljoen euro aan werken, leveringen en diensten in. Dat schept een grote verantwoordelijkheid. De gemeente Hardenberg wil deze gemeenschapsgelden dan ook op een rechtmatige, doelmatige en integere wijze besteden. Dit betekent dat de gemeente te allen tijde: Een integere en betrouwbare opdrachtgever wil zijn die leveranciers eerlijke en gelijke kansen biedt (non-discriminatie); Doelmatig inkoopt en aanbesteed. Het doel is een zo goed mogelijk product tegen een zo gunstig mogelijke prijs te krijgen (beste prijskwaliteit verhouding), met een transparant inkoopproces en een objectieve beoordeling van de aanbiedingen; Het proces controleerbaar maakt voor bestuur, management, burgers en bedrijven; Europese, nationale en eigen regelgeving hanteert. Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente Hardenberg continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen en het verder professionaliseren van haar inkoop- en aanbestedingspraktijk. In dit geactualiseerde Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen en uitgangspunten te schetsen die de kaders vormen waarbinnen de gemeente Hardenberg kan en moet inkopen en aanbesteden. Dit beleid vervangt het gedateerde beleid van 2007 en is geënt op de aanbevelingen die uit het rapport van het rekenkameronderzoek naar voren zijn gekomen (2012) en de nieuwe aanbestedingswet. Rapport Rekenkamer In opdracht van de rekenkamercommissie is in het voorjaar 2012 een onderzoek verricht naar het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Hardenberg. De aanbevelingen die in het rapport naar voren kwamen zijn verwerkt in deze nota. Aanbevelingen aan college van b&w: actualiseer het inkoop- en aanbestedingsbeleid; heroverweeg bijstellen drempels voor onderhands en nationaal aanbesteden; betrek (verplicht) inkoopcoördinator vanaf meervoudig onderhands aanbesteden; maak afweging noodzaak en doelmatigheid bij inzet externe deskundigen; kies voor één ondersteunend systeem. Aanbevelingen aan de raad: stel kaders voor gemeentelijk inkoopbeleid, bijvoorbeeld door streefwaarden en meetbare doelen te bepalen voor duurzaam en lokaal inkopen en voor Social Return; controleer periodiek de gestelde kaders. Dit kan bijvoorbeeld bij de behandeling van het jaarverslag. Pagina 3 van 32
Nieuwe aanbestedingswet De Eerste Kamer heeft op 30 oktober 2012 ingestemd met het wetsvoorstel Aanbestedingswet. Deze wet, die per 1 april 2013 in werking treedt, moet meer ondernemers een eerlijke kans geven op een overheidsopdracht. De maatregelen uit de wet moeten leiden tot: meer toegang en kansen voor het midden- en kleinbedrijf; transparantie van inkoopbeleid van de overheid; effectiviteit; minder (administratieve) lasten voor ondernemers bij aanbestedingsprocedures; ruimte voor maatwerk voor aanbestedende diensten; bevordering innovatie; een meer uniforme aanbestedingspraktijk; een eenvoudigere afhandeling van klachten. De uitgangspunten en consequenties van de nieuwe wet zijn verwerkt in deze beleidsnota. Klankbordgroep lokale ondernemers In december 2012 is de klankbordgroep lokale ondernemers inzake voorliggend inkoop- en aanbestedingsbeleid geraadpleegd. Met de klankbordgroep is afgesproken dat aan de hand van enkele praktijkvoorbeelden, de uitwerking van dit beleid met hen zal worden geëvalueerd. Borging van het inkoop- en aanbestedingsbeleid De borging van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is in eerste instantie belegd bij de afdeling Dienstverlening van de bestuursdienst Ommen- Hardenberg, werkeenheid Financiën, Inkoop en Verzekeringen, cluster Inkoop. Deze faciliterende en adviserende taak uit zich in het bieden van handvatten, hulpmiddelen en ondersteuning aan alle organisatieonderdelen om het beleid ten uitvoer te kunnen brengen. Daarnaast heeft deze afdeling een coördinerende en signalerende taak. Leeswijzer Na deze inleiding komen in hoofdstuk 1 de doelstellingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid aan bod. In hoofdstuk 2 worden de juridische beleidsuitgangspunten op het gebied van Inkoop beschreven. In hoofdstuk 3 komen de ethische en ideële uitgangspunten aan de orde, waarbij wordt ingegaan op integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren, integriteiteisen aan opdrachtnemers, duurzaam inkopen en de sociaal maatschappelijke doelstelling van de gemeente. In hoofdstuk 4 worden de economische uitgangspunten uiteengezet. Hierbij komen de te hanteren aanbestedingsprocedures aan bod, maar ook de omgang met selectie- en gunningscriteria en de omgang met (lokale) leveranciers. In hoofdstuk 5 ten slotte worden de organisatorische uitgangspunten beschreven, waarbij de keuze voor inkoopsynergie middels gecoördineerde inkoop wordt toegelicht evenals de uitgangspunten van het hanteren van standaard werkwijzen. Tevens wordt aandacht besteed aan het herijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Pagina 4 van 32
1. Doelstellingen inkoop- en aanbestedingsbeleid De Gemeente Hardenberg wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren: Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. Rechtmatig betekent dat de Gemeente Hardenberg de bestaande wet- en regelgeving op het gebied van inkoop en aanbesteding naleeft, alsook de bepalingen van haar eigen Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Doelmatig inkopen betekent dat de Gemeente Hardenberg moet zorgen dat de inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel (effectief). Verder moeten de kosten in redelijke verhouding staan tot de opbrengsten Het beheersen en verlagen van de Gemeentelijke middelen staat centraal (efficiënt). De Gemeente Hardenberg houdt daarbij steeds in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding waarbij het inkoopproces transparant is en het beoordelen van de aanbieders objectief. Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente Hardenberg ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente Hardenberg, wat moet leiden tot verbetering van het financiële resultaat en de financiële beheersing. Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente Hardenberg en daar direct en voortdurend aan bijdragen. Het vergroten van inkoopkennis en het ontsluiten van deze kennis in de eigen organisatie. Leden van het inkoopteam houden vanzelfsprekend hun kennis actueel door het bijwonen van workshops, cursussen etc. Met deze kennis en ervaring ondersteunen zij de interne collega s. Daarnaast is het van belang dat de randvoorwaarden van inkoop- en aanbestedingsprocessen algemeen bekend zijn in de organisatie. Dit kan bereikt worden door bijvoorbeeld informatie en formulieren op het intranet, interne workshops etcetera. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn die leveranciers, dienstverleners en aannemers eerlijke en gelijke kansen biedt. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid van de gemeente bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente Hardenberg en de Contractant. Pagina 5 van 32
De Gemeente Hardenberg spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. De voornaamste uitgangspunten bij het behalen van deze doelstellingen zijn: De Gemeente Hardenberg stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop. Zowel de Gemeente Hardenberg als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente Hardenberg verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Digitaal inkopen en aanbesteden is een voorbeeld van zo n efficiënt inkoopproces. Het hanteren van een eenduidige, transparante werkwijze binnen de Gemeente Hardenberg. De gemeente handelt volgens de basisregels van rechtmatige inkoop. Dat wil zeggen dat binnen de juiste procedure keuzes worden gemaakt. Deze keuzes zijn transparant, op basis van objectieve criteria gemaakt en sluiten niemand op voorhand uit. De eisen die aan de leverancier worden gesteld moeten evenredig zijn met de aard en waarde van de opdracht. Natuurlijk sluit dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid ook zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente Hardenberg. Enkele relevante beleidstukken hierbij zijn: Het gemeentelijk integriteitsbeleid; Financiële verordening gemeente Hardenberg; Algemene regeling budgethouderschap; Duurzaam Hardenberg 2010-2014. Pagina 6 van 32
2. Juridische uitgangspunten 2.1. Algemeen juridisch kader De Gemeente Hardenberg leeft de relevante wet- en regelgeving na. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit: Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. Alle overheidsinstellingen van de lidstaten van de Europese Unie zijn onderworpen aan de basisbepalingen van het EG-verdrag inzake de interne markt. Het gaat hier met name om de volgende bepalingen van het gemeenschapsrecht: verbod op belemmering van het vrije verkeer van goederen, diensten en werknemers binnen de Gemeenschap; verplichting om beperkingen bij de vrijheid van vestiging op te heffen. Aanbestedingswet: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. Deze aanbestedingsrichtlijn regelt het aanbesteden voor overheden en publiekrechtelijke instellingen, soms wordt deze richtlijn ook wel de Algemene Richtlijn genoemd. Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten. Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten. 2.2. Uniforme documenten De Gemeente Hardenberg probeert zo veel mogelijk uniforme documenten te gebruiken. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente Hardenberg past in ieder geval altijd de volgende documenten toe: Aanbestedingsreglement werken 2013 (gebruik ARW 2013 is verplicht gesteld in de nieuwe aanbestedingswet); Algemene Inkoopvoorwaarden Vereniging Nederlandse Gemeenten voor leveringen en diensten Het VNG Model voldoet aan de regels in de Aanbestedingswet, waaronder de proportionaliteitseisen. Bij de voorwaarden wordt rekening gehouden met zowel de belangen van gemeenten als die van opdrachtnemers. Minder vragen en onderhandelingen leiden voor beide partijen tot lastenverlichting; UAV voor werken (Uniforme Administratieve Voorwaarden) De UAV 2012 is een set voorwaarden die van toepassing verklaard kunnen worden op zowel overheids- als particuliere werken onder directie. In gangbare bestekken zoals STABU (B&U) en RAW (weg- en waterbouw) wordt verwezen naar de UAV 2012. Het van toepassing verklaren en een juist gebruik van de UAV 2012 leidt in hoge mate tot een redelijk evenwicht tussen de belangen, verantwoordelijkheden en risico's van opdrachtgever en aannemer; Eigen Verklaring Om de regeldruk en daarmee de lasten voor ondernemers te verminderen maakt de Gemeente Hardenberg gebruik van de uniforme eigen verklaring (opgesteld door ministerie van Pagina 7 van 32
Binnenlandse Zaken; gebruik wordt door de nieuwe aanbestedingwet verplicht gesteld). Het gebruik van een eigen verklaring houdt in dat in de inschrijffase of de selectiefase van een aanbesteding voor de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen slechts de eigen verklaring afgegeven wordt, zonder dat er nadere informatie wordt verstrekt. Doel van de eigen verklaring is dat alleen van de winnende inschrijver bij een openbare procedure en de geselecteerde gegadigden bij een niet-openbare procedure, concurrentiegerichte dialoog en onderhandelingsprocedure met aankondiging de inlichtingen en gegevens uit de eigen verklaring geverifieerd worden. Inlichtingen, gegevens en bewijsmiddelen voor aspecten die niet zijn opgenomen in de eigen verklaring kunnen buiten de eigen verklaring om gevraagd worden. Hierbij kan onder meer worden gedacht aan certificaten die aantonen dat de producten of diensten voldoen aan specifieke vereisten, maar ook aan verklaringen met betrekking tot het niet van toepassing zijn van belangenverstrengeling, handelen met voorkennis, en de voorwaarde dat bij het indienen van de offerte geen mededingingsrechtelijke afspraken zijn gemaakt. De selectiecriteria bij een niet openbare procedure worden gebruikt om tot een weging te komen en zijn daarom niet digitaal in het formulier op te nemen. Deze vallen niet binnen de eigen verklaring en mogen naast de eigen verklaring gevraagd worden; VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid Met het toepassen van dit model op onderhavig inkoop- en aanbestedingsbeleid onderschrijft de gemeente Hardenberg het belang van standaardisatie van inkoop- en aanbestedingsdocumenten bij de overheid met als doel de administratieve lasten te verlagen. 2.3. Algemene beginselen bij Inkoop Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De Gemeente Hardenberg neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden; Non-discriminatie: discriminatie op grond van nationaliteit mag niet; Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn; Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente Hardenberg past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden; Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente Hardenberg. Pagina 8 van 32
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De Gemeente Hardenberg neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals: Gelijkheidsbeginsel: de overheid moet gelijke gevallen op gelijke wijze behandelen; Motiveringsbeginsel: de overheid moet zijn besluiten goed motiveren: de feiten moeten kloppen en de motivering moet logisch en begrijpelijk zijn; Vertrouwensbeginsel: wie op goede gronden -bijvoorbeeld na een duidelijke toezegging- erop mag vertrouwen dat de overheid een bepaald besluit neemt, heeft daar ook recht op. 2.4. Aanbestedingswet De Eerste Kamer heeft op 30 oktober 2012 ingestemd met het wetsvoorstel Aanbestedingswet. Deze wet moet meer ondernemers een eerlijke kans geven op een overheidsopdracht. De maatregelen uit de wet moeten leiden tot: meer toegang en kansen voor het midden- en kleinbedrijf; transparantie van inkoopbeleid van de overheid; effectiviteit; minder (administratieve) lasten voor ondernemers bij aanbestedingsprocedures; ruimte voor maatwerk voor aanbestedende diensten; bevordering innovatie; een meer uniforme aanbestedingspraktijk; een eenvoudigere afhandeling van klachten. Voornaamste uitgangspunten en consequenties van de nieuwe wet zijn: Motiveringsplicht Een aanbestedende dienst moet bij een opdracht (ook beneden de Europese drempels) op objectieve gronden kiezen: welk type aanbestedingsprocedure hij gebruikt welke ondernemers hij toelaat tot de procedure een aanbestedende dienst moet op verzoek van ondernemer zijn keuze schriftelijk motiveren Beginsel van proportionaliteit Het midden- en kleinbedrijf en zelfstandigen zonder personeel (zzp ers) krijgen door de Aanbestedingswet meer kansen bij aanbestedingen. Zo moeten volgens de wet de eisen die aan een ondernemer worden gesteld in verhouding staan tot de opdracht. In de Gids Proportionaliteit wordt dit proportionaliteitsbeginsel uitgewerkt. Meer lijn in aanbestedingsprocedures/gebruik uniforme documenten gebruik TenderNed voor publicatie (alle Europese en Nationale aanbestedingen) gebruik uniforme Eigen Verklaring gebruik ARW 2012 Samenvoegen en splitsen Opdrachten mogen niet onnodig worden samengevoegd. Als opdrachten worden samengevoegd moet een aanbestedende dienst dit in de aanbestedingsstukken motiveren. Een opdracht moet worden opgedeeld in meerdere percelen. Als dit niet passend is, moet een aanbestedende dienst dit in de aanbestedingsstukken motiveren. Pagina 9 van 32
Geschikt- en bekwaamheidseisen Het stellen van omzeteisen wordt niet meer toegestaan (tenzij zeer zwaarwegende argumenten gemotiveerd, echter nooit meer dan 300% van opdrachtwaarde). Bij het opvragen van referenties moet voortaan gekeken worden naar vergelijkbare competenties, níet naar vergelijkbare projecten. Gunnen op EMVI (Economisch meest voordelige inschrijving) dus niet meer op laagste prijs (tenzij nader gemotiveerd). Procedure Wanneer het gaat om de keuze tussen een openbare of niet-openbare procedure dient de aanbestedende dienst in te schatten hoeveel interesse er in de markt bestaat. Bij een hoog aantal potentiële gegadigden lijkt het, naar mate de complexiteit en risico s toenemen, beter te opteren voor een niet-openbare procedure. Datzelfde geldt overigens indien er van de inschrijvers een bijzondere inspanning wordt verwacht. Termijn motiveren afwijzing Een aanbestedende dienst stelt een afgewezen gegadigde uiterlijk binnen vijftien dagen na ontvangst van een verzoek daartoe in kennis van de redenen voor afwijzing. Verlenging bezwaartermijn de bezwaartermijn (Alcatel) wordt verlengd naar 20 kalenderdagen (was 15); de bezwaartermijn start de dag na verzending van de gunningsbeslissing; de bezwaartermijn eindigt met een volledige werkdag (nooit in het weekend of op een feestdag). Afwijken contractvoorwaarden Afwijken van UAV en UAV-GC is slechts mogelijk indien dat gemotiveerd gebeurt omdat het een evenwichtig pakket van voorwaarden betreft. Aansprakelijkheid Voor wat betreft de aansprakelijkheid in contractvoorwaarden is in de Gids vermeld dat de aanbestedende dienst geen aansprakelijkheid verlangt die op geen enkele manier is gelimiteerd. Proces Verbaal Een aanbestedende dienst moet over de gunning een proces-verbaal opstellen. Dit proces-verbaal omvat onder meer namen van uitgekozen gegadigden met motivering, namen en motivering van afgewezen gegadigden, namen en motivering van afgewezen inschrijvingen, motivering voor keuze winnaar, omstandigheden bij toepassing bijzondere procedure, reden van eventueel niet-gunnen. 2.5. Grensoverschrijdend belang Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente Hardenberg de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde Pagina 10 van 32
marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente Hardenberg een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente Hardenberg op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen. 2.6. Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente Hardenberg. De Gemeente Hardenberg wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. 2.7. Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit door de betreffende portefeuillehouder van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Hardenberg en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Pagina 11 van 32
3. Ethische en ideële uitgangspunten 3.1. Integriteit De Gemeente Hardenberg stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. Dit houdt in dat bestuurders en ambtenaren zich moeten houden aan de vastgestelde gedragscodes. Zo dient zij altijd zakelijk en objectief te handelen, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Verder wil de gemeente alleen zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden. Deze gedragsverklaring is een uniforme verklaring die wordt afgegeven door de Minister van Justitie en is 12 maanden geldig. Voor de sectoren bouw, ICT en milieu kan daarnaast advies worden opgevraagd bij bureau BIBOB. 3.2. Duurzaam inkopen De Gemeente Hardenberg neemt deel aan het door het ministerie van VROM opgezette en door Agentschap NL uitgevoerde Programma Duurzaam Inkopen. Het uiteindelijke doel van dit programma is om 2015 100% duurzaam in te kopen. Dit betekent dat bij Europese aanbestedingen in te kopen producten, diensten en werken naast andere criteria ook moeten worden beoordeeld op duurzaamheidcriteria. Agentschap NL heeft in 2009 voor 45 inkooppakketten deze duurzaamheidscriteria vastgesteld. Dit is gebeurd in samenspraak met de markt. Deze criteria zijn sindsdien verder aangescherpt. Inmiddels heeft PIANOo, het kenniscentrum aanbesteden van de overheid, de rol van Agentschap NL overgenomen. Ook het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAWbestekken door middel van het opstellen van de RAW-Catalogus Bepalingen Duurzaam Inkopen. In de praktijk betekent het dat: bij de product- en marktanalyse de gemeente inventariseert welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden; de gemeente de criteria van Agentschap NL als minimale eis stelt. Aanvullend kan de gemeente hier bovenop extra wensen (gunningscriteria) formuleren. Dit geldt ook voor aanbestedingen van productgroepen waarvoor (nog) geen criteria ontwikkeld zijn. De criteria worden opgenomen in de aanbestedingstukken en de te sluiten overeenkomst; ook bij aanbestedingen onder de Europese drempels getracht zal worden duurzaamheid als gunningscriterium (wens) op te nemen; bij aanbestedingen in de GWW-sector de criteria van het CROW worden meegenomen en indien mogelijk ook de CO2 prestatieladder; de gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de Gemeente Hardenberg en haar werkwijze. Pagina 12 van 32
3.3. Sociaal Maatschappelijke doelstelling De Gemeente Hardenberg heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Inkoop en aanbesteding kunnen hier een rol in spelen. Zo kan Social Return worden toegepast. Dit betekent dat de gemeente, daar waar mogelijk, bij aanbestedingen van werken en diensten aanvullende bestekvoorwaarden op neemt. Deze verplichten de opdrachtnemer voor een minimaal percentage van de loonsom van de opdracht aan werkplekken beschikbaar te stellen aan werklozen, leerlingen en/of WSW-ers. Middels het toepassen van Social Return wil de gemeente (extra) werkplekken realiseren om de competenties en arbeidskansen van deze mensen te vergroten. Ook kan de gemeente door Social Return besparen op bijstandskosten. Het ondersteunen van leerlingen bij het vinden van een werkplek kan op termijn een leven als bijstandsgerechtigde voorkomen Concreet: Bij aanbestedingen boven de Europese aanbestedingsdrempels worden Opdrachtnemers verplicht mee te werken aan Social Return. Opdrachtnemers zijn verplicht 5% van de loonsom te besteden aan inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Met een Opdrachtnemer in de bouw- of infrasector kan worden overeengekomen dat dit percentage ook, geheel dan wel gedeeltelijk, door leerlingen gerealiseerd kan worden. Dit kunnen bestaande leerlingen zijn of werkloze jongeren die naar het oordeel van de Opdrachtnemer gekwalificeerd kunnen worden tot leerling. Ook voor aanbestedingen onder de Europese drempels wordt het toepassen van Social Return nadrukkelijk gestimuleerd en daar waar mogelijk als gunningscriterium (wens) opgenomen. 3.4. Sociaal Maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers De gemeente Hardenberg weert Werken, Leveringen en/of Diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen (basisnormen van de International Labour Organisation (ILO)). Pagina 13 van 32
4. Economische uitgangspunten 4.1. Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie De gemeente Hardenberg acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk. De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en)), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. 4.2. Waardebepaling van een opdracht Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente Hardenberg wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden vastgesteld. Hierbij geldt dat de opdrachtwaarde wordt vastgesteld door alle gelijksoortige behoeften van alle gemeentelijke organisatieonderdelen over de gehele contractperiode (inclusief opties tot verlenging) op te tellen. De gemeente Hardenberg wordt dus gezien als één opdrachtgever. Indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, moeten de behoeften over 48 maanden worden opgeteld. In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een aanbestedingsprocedure te ontduiken. Bij twijfel kiest de gemeente Hardenberg ervoor om een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om hiermee de objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te waarborgen. 4.3. Bepalen van de inkoopprocedure De gemeente Hardenberg zal met inachtneming van de Gids Proportionaliteit bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren. Bedragen zijn exclusief BTW Procedure Leveringen Diensten Werken Enkelvoudig 50.000,-* 50.000,-* 150.000,-* Bij voorkeur een lokale/regionale ondernemer Meervoudig onderhands Min. 3 max. 5 aanbiedingen; min.1 lokaal /regionaal. tot Europese drempel tot Europese drempel 150.000,- tot 2.500.000,- Nationaal Nationale publicatie en publicatie website gemeente Europees Europese publicatie en publicatie website gemeente n.v.t. n.v.t. 2.500.000,- tot Europese drempel Vanaf Europees drempelbedrag ( 207.000,-) Vanaf Europees drempelbedrag ( 207.000,-) Vanaf Europees drempelbedrag ( 5.186.000,-) Pagina 14 van 32
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag De gemeente Hardenberg vraagt minimaal één ondernemer een offerte. * Om meerdere partijen een eerlijke kans te geven en ten behoeve van optimale concurrentiestelling wordt ook voor aanbestedingen van werken voor bedragen tussen 50.000,- en 150.000,- het opvragen van meerdere offertes aanbevolen. Dit geldt eveneens voor diensten en leveringen voor bedragen tussen 25.000,- en 50.000,-. Uit kostenoverweging (verlaging administratieve lasten) wordt hier gekozen voor een praktische en eenvoudige aanpak. De hier voorgestane werkwijze voor het opvragen van meerdere offertes is dan ook niet gebonden aan de hierna omschreven procedure van meervoudige onderhandse aanbesteding. Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag De gemeente Hardenberg vraagt aan minimaal drie en maximaal vijf ondernemers een offerte. Bij het samenstellen van de lijst van gegadigden die voor een offerteaanvraag zullen worden benaderd zal tijdens de voorbereiding op de aanbesteding de gemeente hiervoor maximaal drie partijen zelf selecteren. Deze lijst zal worden aangevuld met minimaal twee gegadigden die zich hebben aangemeld na een oproep op de gemeentelijke website. De gemeente geeft in die oproep aan dat zij voornemens is een meervoudig onderhandse procedure te starten en dat geïnteresseerde partijen zich kunnen melden. De aanmeldingen zullen vervolgens worden beoordeeld op geschiktheid. De selectie van de geschikte gegadigden die in aanmerking komen voor deelname aan de aanbesteding zal geschieden middels loting. Nationaal aanbesteden Voor werken tussen 2.500.000,-- en de Europese drempel van 5.186.000,- zal de gemeente Hardenberg nationaal aanbesteden. De gemeente Hardenberg zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. Europees aanbesteden Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente Hardenberg in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. IIb diensten Bovenstaande procedure voor Europees aanbesteden van diensten heeft betrekking op de zogenaamde IIa-diensten. In bijlage 2B van richtlijn 2004/18/EG staat een opsomming van diensten waarvoor een verlicht Europees regime geldt. Voor deze zogenaamde 2B-diensten geldt een uitzondering, omdat wordt aangenomen dat het niet-europees aanbesteden van deze diensten de mededinging tussen lidstaten niet wezenlijk beïnvloedt. Dit betreft onder andere diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening en arbeidsbemiddeling. Bij deze opdrachten hoeft daarom geen volledige EU-procedure te worden gevolgd en volstaat een melding van de opdracht achteraf. Bij 2B-diensten (zonder een duidelijk grensoverschrijdend belang) kan de meervoudige onderhandse procedure gebruikt worden. Pagina 15 van 32
4.4. Te hanteren selectie- en gunningscriteria Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en gunningcriteria (beoordeling van de inschrijving) worden objectief opgesteld. Selectiecriteria De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen. In aanvulling op de standaard selectiecriteria worden voor ieder inkooptraject aanvullende selectiecriteria (waaronder duurzaamheideisen) geformuleerd, passend binnen de kaders van het inkoop- en aanbestedingbeleid. Uitgangspunt hierbij is om de lasten voor de gemeente én de inschrijvers zoveel mogelijk te beperken en alleen die selectiecriteria te hanteren die noodzakelijk zijn om te komen tot een goed aanbestedingsresultaat. Gunningcriteria Gunning vindt in principe plaats op basis van op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), waarbij zowel kwaliteit als prijs een rol spelen. Bij gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving worden naast de prijs, aanvullende criteria geformuleerd zoals gebruikskosten, uitvoeringstermijn, functionaliteit, milieuvriendelijkheid, garanties, levertijd, planning, technische waarde, esthetische kenmerk en dergelijke. Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van het criterium economisch meest voordelige inschrijving is een eenduidige beoordelingssystematiek. De wijze waarop inschrijvingen worden beoordeeld wordt beschreven in de aanbestedingsdocumenten. 4.5. Lokale economie en MKB Zoals gesteld in hoofdstuk 1, hanteert de gemeente Hardenberg de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij al haar inkopen. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben, mits dit past binnen het geformuleerde inkoop- en aanbestedingbeleid. Lokale leveranciers worden niet bevoordeeld, maar ook niet benadeeld. De vestigingsplaats en oorsprong van een onderneming kunnen nooit een rol spelen bij de selectie of bij de gunning van een aanbesteding. Dit is volgens de (Europese) regelgeving niet toegestaan. Wél streeft de gemeente Hardenberg er naar om haar opdrachten voor zoveel mogelijk (kleine) partijen toegankelijk te maken binnen de mogelijkheden die de wet- en regelgeving hiervoor stelt. Andere stuurmiddelen hiervoor zijn o.a. het gebruik van de percelenregeling (zie ook 4.6) en het hanteren van niet onnodig zware selectie- en gunningscriteria. Alle openbare aanbestedingen van de gemeente Hardenberg zullen worden gemeld bij BMD Parkmanagement (aanspreekpunt lokale ondernemers). Bij enkelvoudige opdrachten nodigt de gemeente bij voorkeur een lokale/regionale partij uit en bij meervoudig onderhandse aanbestedingen minimaal één lokale/regionale partij. Voorwaarde is wel dat tegen een juiste prijs/kwaliteit geleverd kan worden. Pagina 16 van 32
4.6. Toepassing van de percelenregeling bij Europese aanbestedingen Een opdracht kan in percelen verdeeld worden. De opgetelde waarde van de individuele percelen bepaalt of een opdracht Europees moet worden aanbesteed. Door het verdelen van de opdracht in percelen, kunnen een of meerdere percelen van de Europese aanbestedingsplicht worden uitgezonderd. Bij diensten mag afgezien worden van aanbesteding van elk perceel dat een waarde heeft van minder dan 80.000. Voor werken geldt hetzelfde bij een waarde van minder dan 1.000.000. Dit geldt alleen voor zover het totale bedrag van deze uitgezonderde percelen niet meer bedraagt dan twintig procent van de waarde van de totale opdracht. Een essentiële voorwaarde voor het toepassen van de percelenregeling is dat de percelen gelijktijdig op de markt worden gezet. De uitgezonderde percelen kan de gemeente Hardenberg volgens de interne inkooprichtlijnen gunnen (zie 4.3). Omdat deze regeling kansen biedt voor regionale/lokale ondernemers zal de gemeente Hardenberg bij Europese aanbestedingen altijd onderzoeken of het mogelijk is de percelenregeling toe te passen. 4.7. Samenwerkingsverbanden De gemeente Hardenberg hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten en/of (semi- )overheidsinstellingen binnen de Regio. De inkoopsamenwerking richt zich naast het gezamenlijk inkopen en aanbesteden waar mogelijk, op het delen van kennis en vaardigheden en het gezamenlijk optrekken waar het ontwikkelingen betreft op het gebied van inkoop en aanbesteden. Bestuursdienst Ommen-Hardenberg In het bijzonder wordt aandacht gevraagd voor de samenwerking met de gemeente Ommen. Per 1 juli 2012 zijn de ambtelijke organisaties van deze gemeenten samengevoegd tot de bestuursdienst Ommen-Hardenberg. Deze samenwerking moet o.a. leiden tot kostenbesparing door efficiënter te werken. Gezamenlijk aanbesteden is een van de mogelijkheden die hieraan kan bijdragen. Regionale samenwerking (actieplan Ondernemersvriendelijk Aanbesteden ) Op initiatief van MKB-Nederland/Regio Zwolle, VNO-NCW IJsseldelta/NO- Overijssel, Bouwend Nederland Regio Oost en de Kamer van Koophandel Oost Nederland zijn er medio 2012 gesprekken gevoerd met gemeenten in de regio Zwolle. Dit heeft geleid tot het actieplan ondernemersvriendelijk aanbesteden. De gemeente Hardenberg is één van deelnemende gemeenten. Kern van dit actieplan is: We doen het samen; bedrijfsleven en overheid. Opdrachtgevers en opdrachtnemers gaan elkaar steeds meer opzoeken en met elkaar in gesprek. Samen willen de partijen investeren in nieuwe samenwerkingsvormen en innovatieve aanbestedingsprocedures. Zij zullen digitaal aanbesteden & inkopen vaker willen toepassen om zaken efficiënter te laten verlopen. Er zal meer aandacht zijn voor proportionele eisen en simpeler procedures zodat het regionale MKB betere kansen heeft. De partijen hebben afgesproken gezamenlijk masterclasses en informatiebijeenkomsten te organiseren waarbij onder andere thema s als informatie uitwisseling, duurzaamheid en social return een belangrijke rol spelen. 4.8. Eerlijke mededinging en commerciële belangen De gemeente Hardenberg bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te Pagina 17 van 32
krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente Hardenberg een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente Hardenberg wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen. 4.9. Inkoopvoorwaarden Bij iedere inkoop van leveringen en diensten worden de inkoopvoorwaarden van de VNG en voor aanbestedingen van werken de UAV van toepassing verklaard (zie 2.2) en wordt door de gemeente een (concept)contract opgesteld. Voor inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden correct zijn gedeponeerd en redelijk zijn (te toetsen door Inkoop), kan besloten worden om in te stemmen met de toepasselijkheid daarvan. Uitzonderingen op deze regel dienen te allen tijde juridisch te worden getoetst. Pagina 18 van 32
5. Organisatorische uitgangspunten 5.1. Inkoop in de organisatie De gemeente Hardenberg kent een gecoördineerd decentraal inkoopmodel. Dat betekent dat iedere eenheid zelfstandig verantwoordelijk is voor het eigen inkoopproces en voor de uitvoering van het gemeentelijk inkoopbeleid. In het gecoördineerde inkoopmodel is er een belangrijke taak voor de inkoopadviseur. Deze fungeert als adviseur richting de afdelingen. In de eenheid is het afdelingshoofd eindverantwoordelijk. De budgethouder is binnen zijn of haar mandaat verantwoordelijk. De eenheid kan een beroep doen op de inkoopadviseur die in voldoende mate over aanbestedingstechnische en juridische kennis beschikt. Het inschakelen van de inkoopadviseur is verplicht vanaf de procedure van meervoudig onderhands aanbesteden: vanaf 50.000,- bij diensten en leveringen; vanaf 150.000,- bij werken. Vanaf deze drempelbedragen zal gebruik worden gemaakt van het inkoopstartformulier (bijlage III. Dit formulier zal gezamenlijk door de inkoper en budgethouder worden ingevuld). Borging vindt plaats door steekproefsgewijze controle door de afdeling Dienstverlening (interne controle). Hierover wordt gerapporteerd aan het MT. 5.2. Rol en taken van de inkoopadviseur De inkoopadviseur heeft tot taak het (on)gevraagd en onafhankelijk adviseren aan de budgethouders, directie en B&W. Verder heeft Inkoop een aantal coördinerende en faciliterende taken op het gebied van inkopen en aanbesteden: Bewaken van de actualiteit van het gemeentelijk Inkoopbeleid: verantwoordelijk voor het opstellen actualiseren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Signaleren van relevante ontwikkelingen in de markt, regelgeving en jurisprudentie kenniscentrum (Europees) aanbesteden en overige regelgeving Faciliteren van de gemeentelijke organisatie op het gebied van inkoop en aanbesteden initiëren van gemeentebrede inkoopteams voor afdelingsoverstijgende producten adviseur in deze inkoopteams adviseur bij aanbestedingstrajecten op afdelingsniveau initiëren en actualiseren van contractbeheersysteem verzorgt kant en klare documenten (sjablonen) via intranet/verseon ondersteunt en stimuleert digitaal aanbesteden Versterken en professionaliseren van de inkoopfunctie. De vakafdelingen zijn primaathouder en eindverantwoordelijk voor de inkoop binnen hun afdeling; daarbij wordt gebruikgemaakt van de inhoudelijke en proceskennis van Inkoop binnen de afdeling Dienstverlening. In bijlage IV is een takenlijst opgenomen van de inkoopadviseur. In de lijst is aangegeven welke rol de inkoopadviseur heeft bij het inkopen binnen de gemeente Hardenberg. Pagina 19 van 32
Er kunnen zich omstandigheden voordoen, waarbij de vakafdeling/ materiedeskundige en de cluster inkoop gezamenlijk tot de slotsom komen dat inhuur van kennis gewenst is in aanvulling op of in de plaats van de cluster inkoop. Bijvoorbeeld bij nieuwe, eenmalige en/of zeer complexe inkooptrajecten. In dat geval kan het afdelingshoofd overgaan tot inhuur van externe expertise. 5.3. Rol vakafdeling c.q. specialist en budgethouder De vakafdeling c.q. specialist is eindverantwoordelijk voor het aandragen van het bestek. Het samenstellen van Programma s van Eisen is niet altijd eenvoudig. Indien nodig kan hiervoor een externe partij ingeschakeld worden. Om kennis op te bouwen en te behouden verdient externe ondersteuning de voorkeur boven volledige uitbesteding. Binnen de gemeentelijke organisatie zijn de eenheden budgetverantwoordelijk en dus verantwoordelijk voor de eigen inkoop. Binnen de eenheden dragen in eerste instantie de budgethouders zorg voor de naleving van inkoopbeleid en -kaders. De eenheden organiseren ook het toezicht op en de procesbewaking van de inkoop. 5.4. Hanteren van een standaardwerkwijze Om de professionaliteit en kwaliteit van de inkoopactiviteiten te borgen, kiest de Gemeente Hardenberg er voor om een standaardwerkwijze te ontwikkelen op het gebied van inkoop en aanbesteden. Deze werkwijze wordt vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsreglement met daarin opgenomen eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het inkopen van leveringen, diensten of werken. Voorbeelden van bijdragen aan de standaardwerkwijzen zijn 1. standaard modellen voor offerteaanvragen en selectiedocumenten; 2. standaard modellen voor externe communicatie; 3. standaard modellen voor offertebeoordeling; 4. standaard opbouw dossiervorming. 5.5. Inkoop-informatiesystemen Om openheid, zakelijkheid en objectiviteit te dienen, wordt ook op het gebied van informatiesystemen standaardisatie nagestreefd. Informatie over lopende contracten, inkoopvolumes en facturenstromen worden op eenduidige wijze geregistreerd en toegankelijk gemaakt. E-Procurement Met het doel om inkoop- en factuurprocessen te optimaliseren is in 2011 gekozen voor aanschaf van het inkoopsysteem Best Deal. Deze tool maakt het mogelijk het operationele inkoopproces, van bestellen tot factureren, efficiënter te laten verlopen. Daarnaast kan met dit systeem eenvoudig managementinformatie worden gegenereerd en de jaarlijkse spendanalyses worden uitgevoerd. Dit systeem ondersteunt ook de verplichtingenadministratie. Contractbeheer- en management Elke zakelijke overeenkomst wordt als regel vastgelegd in een contract. Door de hoeveelheid en soort van overeenkomsten zijn er binnen organisaties al snel honderden contractdocumenten aanwezig. Het risico bestaat dat bij een noodzakelijke beëindiging deze niet tijdig worden opgezegd waardoor er ongewild weer een nieuwe contractperiode ontstaat, met alle financiële consequenties van dien. Bij contractmanagement worden de prestaties van de leveranciers getoetst en geregistreerd. Al met al worden door Pagina 20 van 32
contractmanagement financiële risico s voorkomen die mogelijk door de grote hoeveelheid van contracten een flinke omvang kunnen aannemen. De gemeente Hardenberg is daarom overtuigd van de noodzaak tot contractbeheer- en management en zal de komende jaren nadrukkelijk werken aan professionalisering en optimalisering. Contractbeheer heeft als doel om de interne organisatie te voorzien van voldoende inzicht in lopende contracten en de juiste contractuele afspraken. Deze informatie moet dus up-to-date en beschikbaar zijn voor de betrokkenen of bevoegden. Hierin onderscheiden zich drie fasen: Periode voorafgaand aan en tijdens het contracteren; Periode gedurende de naleving van de contracten; Periode van beëindiging van de contracten. Voorafgaand aan het contracteren wordt het inkoopproces doorlopen. Dit kunnen eenvoudige inkoopprocessen zijn maar ook complexere (Europese) aanbestedingen. Een goede specificatie en een risico-inventarisatie zijn belangrijke stappen in de fase voorafgaand aan het contracteren. Risico s kunnen beheersbaar worden gemaakt door het gebruik van inkoopvoorwaarden en juiste contractomschrijvingen. Contractmanagement is een onderdeel van de bedrijfsvoering en is primair gericht op kostenbeheersing. Bij de uitvoering van contractmanagement moet je denken aan: welke (concrete) doelen en prestaties dienen leveranciers te leveren? Hoe worden prestaties van leveranciers gemeten? Welke acties worden genomen als prestaties onvoldoende blijken? Welke contractvormen zijn het meest geschikt? Wat is de afloopdatum van het contract en hoe vaak kan het worden verlengd? Welke managementinformatie moet worden gepresenteerd? Zijn er alternatieven voor dit contract? Zijn er samenwerkingsmogelijkheden om een synergievoordeel te behalen? Contractmanagement is dus enerzijds een sturend element op contractbeheer maar wordt ook gevoed door informatie uit contractbeheer. Contractmanagement is breder dan de inhoud van het contract zelf. Het omvat ook strategische vraagstukken, zoals keuzes rond zelf doen of uitbesteden, samenwerken of privatiseren. Goed contractmanagement kenmerkt zich door een optimale afstemming en onderlinge wisselwerking tussen beleid (wat wil je bereiken), contractontwerp, contractbeheer en - monitoring. 5.6. Inkoopactieplan Op basis van de toegewezen budgetten in de jaarlijkse begrotingen dienen in samenwerking met de inkoopadviseur jaarplannen te worden opgesteld op basis waarvan de betrokkenheid van inkoop (als procesmanager en kenniscentrum) kan worden afgesproken en gepland. De inkoopadviseur neemt hiertoe het initiatief. 5.7. Herijking inkoop- een aanbestedingbeleid De wereld rondom inkoop en aanbesteden is in beweging, gedreven door zowel externe factoren (regelgeving, marktontwikkelingen, jurisprudentie et cetera) als interne factoren (verdere professionalisering). Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Gemeente Hardenberg wordt daarom in ieder geval elke drie jaar geëvalueerd en zonodig herijkt. Indien Pagina 21 van 32