IS HET (M/V) WEL DE WARE?

IS HET (M/V) WEL DE WARE? SCREENING VAN PERSONEN EN ONDERNEMINGEN VERSIE 1.1 JUNI 2012 Handelsweg-Noord 34 8251 JT Dronten T +31 321-311 773 M contact@vidocq-integrity.nl W www.vidocq-integrity.nl POB 466

INLEIDING HEEFT UW WEGGEKOCHTE MARKETINGMANAGER ENKELE CIJFERS MEEGENOMEN? IS UW CONTROLLER GOKVERSLAAFD? DE NIEUWE FINANCIËLE DIRECTEUR SCHULDIG AAN BELASTINGFRAUDE? HET HOOFD TECHNISCHE DIENST VEROORDEELD VOOR INBRAAK? UW DIRECTIESECRETARESSE WEL ERG ONERVAREN? UW ZAKENPARTNER IN SURSEANCE? 2

INLEIDING NEE? Dan trekt u ongetwijfeld referenties na, controleert u de gegevens van een CV, gebruikt u bij recruitment niet alleen het sollicitatiegesprek al dan niet vergezeld van assessment en laat u uw relatie of nieuwe medewerker doorlichten! NEE? Dan heeft u tot nu toe echt geluk gehad. Immers meer dan 50 procent van de CV s vertonen onnauwkeurigheden. Variërend van geringe overdrijving tot verzonnen ervaringen, fictieve werkgevers en opleidingen, het achterwege laten van gerechtelijke uitspraken, het niet vermelden van faillissementen en criminele veroordelingen. In de huidige gespannen arbeidsmarkt zullen sollicitanten, werknemers, jobhoppers en ondernemingen zelfs nog eerder geneigd zijn de waarheid niet al te nauwkeurig nemen. OVERDREVEN? We noemen u enkele functies van mensen die de laatste jaren in de publiciteit geweest zijn en onder vuur kwamen te liggen, omdat ze feiten verzwegen of gelogen hadden. U kunt zelf de bijbehorende namen wel invullen. Staatssecretaris, Directeur Schouwburg, Secretaris Generaal, Officier van Justitie, Hoogleraar, Specialist, Piloot, Statenlid, etc... SCREENING? Tijdgebrek, gêne, wettelijke restricties en kosten zijn redenen om personen en/of ondernemingen niet na te trekken. Maar het is niet voor niets dat employment- en bedrijfsscreening aansluiten bij het streven van de overheid naar een stringente wetgeving op dit gebied. Niet alleen komen fraude en misleiding bij sollicitaties voor, maar is ook de toename van het aantal buitenlandse werknemers in Nederland, de internationalisering van opleidingen en het volgen van buitenlandse studies al dan niet met een desbetreffend arbeidsverleden zonder meer reden voor gedegen screening door een gespecialiseerd bureau. Het kan u heel veel schade en daarmee kosten besparen! VIDOCQ INTEGRITY? Met de combinatie van expertise en ervaring, de borging van gegevens en transparantie van werkwijze en procedures biedt Vidocq Integrity als door het Ministerie van Justitie erkend recherchebureau unieke geautomatiseerde screeningsfaciliteiten voor personen en ondernemingen. 3

VIDOCQ INTEGRITY: UNIEK IN SCREENING SCREENING PERSONEN Voor met name Human Resources afdelingen, personeelsconsulenten, detacherings- en uitzendbureaus biedt Vidocq Integrity unieke en volledig geautomatiseerde screeningsfaciliteiten via haar online portaal aan. Outsourcing van screening beïnvloedt uw verstandhouding met een mogelijk nieuwe medewerker niet en verzekert u bovendien van de nodige expertise en toegang tot openbare bronnen. Een ruime keuze uit een zestal modules in pre-, in- en post-employment screening omvat elk mogelijk onderzoek van een basischeck tot een zeer uitgebreide screening voor vertrouwensposities. EMPLOYMENT Vidocq Integrity voert onderzoeken uit op toekomstig en bestaand personeel m.b.t. opleiding, financiële positie en integriteit. Wij onderscheiden namelijk pre-employment, inemployment en post-employment screenings: Pre-employment screening: uw kandidaten/ sollicitanten worden beoordeeld op onder andere hun integriteit en betrouwbaarheid; In-employment screening: uw kandidaten worden bij interne functiewisselingen op strategische en gevoelige functies gescreend. Tevens kan zo n onderzoek uitgevoerd worden wanneer er interne signalen zijn met betrekking tot het (dis-)functioneren van een medewerker; Post-employment screening: bij (ex-) medewerkers die besluiten voor een andere organisatie te gaan werken kan worden onderzocht of hij of zij geen geheime informatie, klanten of andere intellectuele of fysieke bezittingen meenemen. 4

VIDOCQ INTEGRITY: UNIEK IN SCREENING SCREENING PERSONEN NIVEAUS In overleg met de opdrachtgever worden de functies binnen de onderneming geclassificeerd. Aan de hand van deze classificaties wordt een screeningsprofiel opgesteld. Vidocq Integrity heeft een aantal screeningsprofielen gestandaardiseerd. Op grond van de zwaarte van een functie (classificatie) zijn een aantal onderzoeksinstrumenten vastgesteld. Vidocq Integrity heeft de standaard screeningsprofielen ingedeeld in zes niveaus: Niveau 1 - Verificatie van ID Niveau 2 - Basis screening Niveau 3 - Gemiddeld risicoprofiel Niveau 4 - Risicogevoelige functies Niveau 5 - Kwetsbare functies Niveau 6 - Vertrouwensfuncties In elk niveau wordt een aantal instrumenten gebruikt. De te gebruiken instrumenten kunnen aangepast worden aan de wensen van de opdrachtgever. PROCES 1. PROCES INRICHTING Inrichten screeningen binnen het HRM/PO proces. 2. AANVRAGEN SCREENING Opdrachtgever vraagt digitaal de screening aan en levert vereiste gegevens via het webportaal. 3. GEGEVENS AANLEVEREN Kandidaat geeft digitaal schriftelijke machtiging en levert de benodigde gegevens aan via het webportaal. 4. DESKRESEARCH Controle identiteit, verificatie opleidingen en diploma s, digitaal bronnenonderzoek en financieel onderzoek. 5. (REFERENTEN)ONDERZOEK Interview 1 of 2 referenten, integriteitsinterview en omgevingsonderzoek. 6. ANALYSE & RAPPORTAGE Meer... www.vidocq-integrity.nl Analyse onderzoeksresultaten, rapportage, akkoordering kandidaat, rapportage naar opdrachtgever. 5

VIDOCQ INTEGRITY: UNIEK IN SCREENING SCREENING ONDERNEMINGEN Vidocq Integrity voert eveneens achtergrondonderzoeken uit naar toekomstige zakenpartners en ondernemingen teneinde risico s bij overeenkomsten, joint ventures, overnames of fusies zoveel mogelijk te beperken. Gezien de vaak complexe materie worden deze screenings altijd op maat uitgevoerd. SCREENING De onderzoeken hebben tot doel inzicht te verschaffen of de beschikbare informatie van de beoogde zakenpartner overeenstemt met de werkelijkheid. DUE DILIGENCE ONDERZOEK Hierbij stelt Vidocq Integrity de juistheid vast van de aan de koper gepresenteerde informatie m.b.t. financiële, fiscale, juridische en commerciële aspecten. Bovendien brengen we risico s en kansen van de over te nemen onderneming in beeld. Met de verkregen informatie kunt u niet alleen bepaalde risico s inschatten, maar het verschaft u ook een sterke onderhandelingspositie. 6

BORGING BORGING PRIVACY Vidocq Integrity respecteert de privacy en draagt er zorg voor dat persoonlijke informatie vertrouwelijk wordt behandeld. Op de verwerking van persoonsgegevens door Vidocq Integrity is de Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing. Om de privacy van natuurlijke personen optimaal te waarborgen heeft Vidocq Integrity aanvullend op wet- en regelgeving een eigen privacystatement opgesteld. Dit privacystatement kan worden opgevraagd via het beveiligde deel van de portaal. Vidocq Integrity verricht de onderzoeken uitsluitend conform de gestelde wet- en regelgeving. De onderzoeken worden door Vidocq Integrity bovendien uitgevoerd overeenkomstig de richtlijnen van Nationale Richtlijn Preemployment Screening, de Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging van Personeelsbeleid (NVP) en de Privacygedragscode sector Particuliere Onderzoeksbureaus. BORGING ICT De Vidocq Integrity informatiesystemen worden gehost in een ruimte van The Datacenter Group in Amsterdam. The Datacenter Group is sinds 1 juli 2011 ISO 9001:2008 gecertificeerd (kwaliteitsmanagement). Deze standaard wordt toegepast op de processen waarmee diensten geleverd worden. In de meest recente editie van de ISO 9001 norm zijn de eisen verduidelijkt en is een betere afstemming bereikt met de norm voor milieumanagementsystemen (ISO 14001). Gegevensbescherming speelt dan ook een steeds grotere kritieke en concurrerende rol. Het systeem is beveiligd conform de hardening normen van Microsoft. Alle webservers worden in een beveiligde zone (DMZ) geplaatst. Beveiliging op basis van A-merk beveiligingsproducten. Verbindingen en verkeer worden gemonitord. De toegang tot de webserver is beperkt tot minimum aantal vertrouwde personen. The Datacenter Group is sinds september 2011 bovendien ISO 27001 gecertificeerd. De aansluiting van IT-systemen op internet brengt immers grote risico s met zich mee van virussen tot sabotage en industriële spionage. Alle systemen draaien op een dubbel uitgevoerd (redundant) platform, waarbij alle onderdelen redundant zijn. 7

BORGING BORGING BESCHIKBAARHEID Vidocq Integrity biedt een snel en stabiel netwerk en een goed beveiligd datacenter aan via The Datacenter Group. Het datacenter in Amsterdam is tot nu toe altijd beschikbaar geweest m.a.w. de beschikbaarheid van informatie is nagenoeg 100% gegarandeerd. De datacenters van The Datacenter Group zijn zogenoemde Tier III datacenters en zijn dus zeer uitgebreid. Bij archivering van de screenings worden deze offline encrypted opgeslagen, zodat de beschikbaarheid voor eventuele onbevoegden (hackers) tot een minimum wordt beperkt. De screenings blijven overigens wel anderszins beschikbaar voor de opdrachtgever. Meer... www.vidocq-integrity.nl TRANSPARANTIE Een oeroud dilemma: Wie controleert de controleur? Vidocq Integrity geeft u hierop een duidelijk antwoord? U controleert namelijk zelf, want Vidocq Integrity werkt volgens heldere en vooraf bepaalde procedures. Wanneer de opdracht is geaccepteerd, worden de opdrachtgever en de kandidaat hierover per e-mail geïnformeerd. De kandidaat zal worden verzocht nadere informatie aan te leveren en afhankelijk van het onderzoeksniveau worden uitgenodigd voor een interview. Het onderzoek wordt afgerond en de bevindingen zullen worden vermeld in een onderzoeksrapport. Dit rapport zal na verkregen toestemming van de kandidaat aan de opdrachtgever ter beschikking worden gesteld. Procedures, het gebruik van openbare bronnen en de toegepaste middelen zijn kenbaar gemaakt op het beveiligde deel van de portaal. Daar kunt u tevens de voortgang van het onderzoek 24/7 volgen. Wanneer taken zijn uitgevoerd wordt dit op de betreffende opdracht zichtbaar gemaakt door vermelding van de uitvoeringsdatum en het tijdstip. Meer... www.vidocq-integrity.nl 8

KENNIS VAN ZAKEN Vidocq Integrity maakt deel uit van de AVAQ Groep en kan bogen op een jarenlange ervaring op het gebied van veiligheidszorg en criminaliteitsbeheersing. De aanvullende kennis van de wetgeving op het gebied van criminaliteit, arbeidsrecht en desbetreffende jurisprudentie maakt Vidocq Integrity tot een waardevolle partner van Human Resources afdelingen, personeelsconsulenten en uitzend- cq detacheringbureaus. Vidocq Integrity is als Particulier Onderzoeksbureau in het bezit van een door het Ministerie van Justitie verstrekte P.O.B. vergunning onder nummer 466. Medewerkers die de screening uitvoeren, zijn allen gediplomeerd particulier onderzoeker en gescreend door het Ministerie van Justitie. Meer... www.vidocq-integrity.nl ONLINE PORTAAL Vidocq Integrity heeft het proces van screening volledig geautomatiseerd door middel van een online portaal. Via geautoriseerde toegang tot de portaal kunt u op efficiënte wijze screenings uit laten voeren. Na een vrijblijvende registratie ontvangt u na controle op correctheid van de ingevoerde gegevens een gebruikersnaam en een wachtwoord waarmee u toegang krijgt tot deze beveiligde portaal. Hier kunt u alle documenten vinden die nodig zijn voor het uitvoeren van een screening, heeft u toegang tot uw eigen aanvragen en kunt u de voortgang controleren. Bovendien vindt u daar uitgebreide informatie over de screeningsmodules, onderzoeksprocedures, werkmethodiek en het Vidocq Integrity privacystatement alsmede algemene informatie omtrent sollicitatiecode, bewaartermijnen sollicitaties, BKR, Verklaring Omtrent het Gedrag etc. Meer... www.vidocq-integrity.nl 9

... SCREENING? Helpt mee om de INTEGRITEIT en/of reputatie van uw onderneming te behouden. Helpt niet integer gedrag van uw (ex) medewerkers VOORKOMEN! Is een WAARBORG dat uw medewerkers over de deskundigheid en moraliteit beschikken om de functie uit te oefenen, waarvoor zij in dienst genomen worden. WIST U DAT? Ruim één op de vijf werknemers in Nederland toegeeft het tijdens sollicitatiegesprekken en in hun CV niet zo nauw te nemen met de waarheid. Nederlandse bedrijven jaarlijks 2,8 miljard euro mislopen door fraude. Nepdiploma s in Nederland gewoon te koop zijn, dit volkomen legaal is en de diploma s nog fiscaal aftrekbaar zijn ook. Van diegene die in hun CV wat rekkelijk omgaan met de waarheid denkt 65% dat ze daaraan ook hun baan danken. CONTACT Vidocq is erkend door het Ministerie van Justitie en ingeschreven bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Handelsweg-Noord 34 8251 JT Dronten POB 466 T +31 321-311 773 M contact@vidocq-integrity.nl W www.vidocq-integrity.nl Vidocq Integrity is een product van Vidocq, Vidocq maakt onderdeel uit van de AVAQ Groep.