Workshop Privacy en Triage
Programma 1. Over de streep 2. Introductie Privacy & Triage 3. Triage in casus
Privacy staat integraal werken in sociaal domein in de weg
Gemeenten krijgen een grotere verantwoordelijkheid voor het goed en zorgvuldig delen van gegevens in het sociale domein In de nieuwe wetten (Jeugd, WMO, Participatie) is geregeld wat er wel en niet mag per domein. Wanneer er sprake is van domeinoverstijgend (integraal) werken dan is de WBP leidend. Het gaat om het vinden van de juiste balans tussen noodzakelijke gegevensverwerking vanuit maatschappelijke opgave sociaal domein én borging van de privacy. Gegevens opvragen/verwerken en delen gebeurt altijd op basis van noodzaak, proportionaliteit en subsidiariteit en op basis van een professionele afweging. Het borgen van privacy vraagt bewustwording, tijd en inzet van gemeenten
Privacy binnen ISD: Privacy vraagt om een integrale aanpak Governance Governance richt zich op de inrichting van de organisatie m.b.t. privacy. Denk hierbij aan rollen en verantwoordelijkheden, wie voert de regie, wie controleert, hoe wordt verantwoording afgelegd en op welke wijze. Werkprocessen & triages Het inrichten van werkprocessen rondom het omgaan met persoonsgegevens, het uitwerken van processen mbt vraagverheldering, selectie en toeleiding van vragen en het borgen van deze processen in werkafspraken en convenanten. Governance Werkprocessen & Triages Beleid Bewustwording & training Beheer en opslag gegevens Beheer en opslag gegevens Persoonsgegevens worden in allerlei systemen geregistreerd, gedeeld en openbaar gemaakt. Denk bv. aan vragen als; is er nagedacht over welke rol welke informatie mag inzien? Wat voor type persoonsgegevens worden opgeslagen? En met welke termijn? Welke systemen intern en extern hier toegang tot hebben? Beleid Dit onderdeel beschrijft het kader waarbinnen de verwerking van persoonsgegevens gegevensuitwisseling in het sociaal domein plaatsvindt. Het kader betreft zowel het beleidsmatige kader als ook het juridisch kader. Hierin wordt beschreven hoe de gemeenten, zowel intern als extern, om moet gaan met persoonsgegevens. Bewustwording en training Betrokken professionals moeten over een zekere mate van privacy bewustzijn beschikken om privacy situaties te herkennen. Ze moeten getraind worden in hoe zij met specifieke situaties om moeten gaan. Communicatie intern en aan burgers zijn essentieel.
Triage en Privacy Wat is het Triage-proces Triage is het proces van verhelderen, routeren en escaleren van vragen en casussen. Triage is belangrijk om: Door middel van triage bepaal je waar in pyramide de vraag thuis hoort en welke mate van gegevensverwerking noodzakelijk is. Bij een eenvoudige en enkelvoudige vraag is de gegevensverwerking beperkt terwijl er bij een complexere vraag wellicht meer partijen betrokken zijn er dus meer gegevens verwerkt (en uitgewisseld) worden. Privacy regime verschilt voor elk onderdeel van de piramide, expliciet maken van het professionele afwegingsproces (noodzaak, proportionaliteit, subsidiariteit) als het gaat om verwerken, verzamelen en delen van gegevens. Leg besluiten vast om privacy te borgen Voor het borgen van de privacy is het belangrijk om het triage besluit vast te leggen.
Expliciete Triagemomenten in het werkproces voorkomen bovenmatige en onnodige gegevensdeling en uitvraag Er zijn meestal 3 triage momenten te onderscheiden in het werkproces in het sociaal domein 1. Vraagverheldering en eerste routering 2. Meervoudige problematiek: Plan van aanpak 3. Evaluatie en escalatie
Triage in Leeuwarden Toeleiding Intake Contact & erop af Opstellen & uitvoeren plan v. Aanpak Monitoren. Afsluiten Doorverwijzing vanuit KCC of vrijwilliger of Melding bewoner (uitkomst triage B) of signaal/melding professional ( uitkomst triage C) Aanmelding controleren en toewijzen aan sociaal werker. Oppakken van de Bepalen toestandsbeeld door middel van zelfredzaamheidsmatrix, inventariseren welke partijen reeds betrokken zijn of nodig zijn, vastleggen van doelbepaling en routering de burger met eigen kracht & netwerk helpen en/of In samenwerking met specialisten (ketenpartners) en/of Initiëren breed Zorgoverleg voortgang volgen gedurende nazorg fase.(2 jr) Indien nodig evalueren en /of escaleren. Afsluiten dossier (5jr na laatste contactmoment) In het contact & erop moment (triage) wordt vastlegt wat de doelbinding is voor het delen en verwerken van de persoonsgegevens en ook een afweging maakt en vastlegt ten aanzien van de proportionaliteit en subsidiariteit. In het regiesysteem (RIS) van de gemeente Leeuwarden worden deze afwegingen vastgelegd. De bewoner wordt uiteraard geïnformeerd over wat er met zijn/ haar gegevens gebeurd
Triage instrument Komen tot aanpak In samenspraak met bewoner(s) kom ik tot een passende aanpak voor de geconstateerde zorgen of problemen. Ik neem in deze aanpak mee met wie ik wil samenwerken en welke gegevens ik daarvoor wens te verwerken en uitwisselen. Dit bespreek ik met de bewoner (s). Mochten de bewoner(s) niet instemmen met mijn aanpak, dan stel ik hen in de gelegenheid hun bezwaren te uiten. Afwegen gegevensverwerking De gewenste gegevensverwerking en uitwisseling weeg ik af tegen de noodzaak van de hulp, zorg of bijsturing die ik wil verlenen. In dit oordeel betrek ik met wie ik welke informatie deel en op welk moment. Dan stel ik vast of mijn aanpak zuiver gericht is op de beoogde doelstellingen. Daarbij stel ik mijzelf de volgende vragen: Noodzaak: Welke gegevens zijn noodzakelijk (dat is iets anders dan mogelijk en wenselijk) gegeven het gestelde doel? Subsidiariteit: is het delen of opvragen van informatie de minst ingrijpende maatregel? (need-to-know) Proportionaliteit: staan het delen of opvragen van de informatie en doel met elkaar in verhouding? Kan het ook met minder informatie? Kan en mag het: zijn er beperkingen vanuit de doelbinding waardoor ik alleen met toestemming of als er sprake is van vitaal belang de informatie kan uitwisselen, zijn er specifieke privacyregels die gelden voor betrokken partijen? Informeren Ik overweeg of het in het belang van de bewoner(s) op de hoogte te stellen van de afweging die ik heb gemaakt vóórdat ik overga tot het uitwisselen van gegevens, of dat het in het belang van de bewoner(s) is om dat op een later tijdstip te doen. In beide gevallen stel ik (uiteindelijk) de bewoner(s) op de hoogte van de gemaakte afweging en maak ik duidelijk hoe ik de eventuele geuite bezwaren heb afgewogen tegen de zorg, hulp of bijsturing die ik wil verlenen. Documenteren Ik motiveer en documenteer kort en krachtig mijn besluit in het informatiesysteem RIS. Eventueel bespreek ik mijn afweging met een collega, dit doe ik anoniem.
Opdracht in tweetallen Bespreek de casus in je groepje en beantwoord de volgende vragen (wees kritisch) 1: Definieer de triagemomenten in deze casus 2: Bespreek met elkaar op welke momenten er in de casus wel en wanneer niet volgens het triage instrument gehandeld wordt? 3: Waar en hoe zou het beter kunnen? (en waarom?)
Tot slot Kabinetsvisie Zorgvuldig en bewust www.visd.nl/visd/gegevensuitwisseling-enprivacybescherming PIA 3D & PIA Jeugd Opleidingen privacy door VNG Academie (mei, juni 2015)