Van juridisch kader naar operationeel proces Vertaling handvat naar de praktijk

Transcriptie

1 Van juridisch kader naar operationeel proces Vertaling handvat naar de praktijk Informatievoorziening is een wezenlijk onderdeel van het werken met een Zorg- en Veiligheidshuis (ZVH). Om tot een goede aanpak van probleemsituaties te komen, is het immers essentieel om over de juiste informatie te beschikken. Op 2 maart 2017 stelde de landelijke stuurgroep veiligheidshuizen de nota Gegevensdeling in het zorg- en veiligheidsdomein; handvat voor veiligheidshuizen vast. Deze biedt de juridische kaders voor de omgang met gegevens bij samenwerking rond complexe casuïstiek in het zorg- en veiligheidsdomein. Dit document bevat de vertaling van dit juridisch document naar de praktijk en geeft daarmee richting aan een juridisch verantwoorde omgang met gegevens in het operationele proces: aanmelding, triage, casusoverleg en afschaling. Opbouw van deze notitie I. Uitgangspunten uit het handvat gegevensdeling in het zorg- en veiligheidsdomein II. Aard van het proces in het ZVH en de consequenties voor gegevensdeling III. Consequenties voor de omgang met gegevens in het operationele proces IV. Vertaling Handvat naar de praktijk per fase Bij de vertaling van het handvat naar de praktijk per fase komen achtereenvolgens aan bod: Wat houdt deze stap in? Wie verstrekt aan wie? Welke/wiens taak is aan de orde? Welke zijn de doelen in deze fase? Welke activiteiten horen bij deze fase? Wat kunnen we dan zeggen over de noodzakelijkheid van gegevensverwerking? Juridische basis gegevensverwerking en specifieke aspecten (bijzondere persoonsgegevens, persoonsgebonden nummers, geheimhouding) Zorgvuldigheidsaspecten: positie burger, toegang tot gegevens, wat als Waar in dit document gesproken wordt over partner wordt bedoeld een organisatie die convenantpartner is en het ZVH bevoegdheid heeft verleend om namens haar de procesregie in het ZVH te organiseren. Waar gesproken wordt over deelnemer wordt bedoeld een vertegenwoordiger van een organisatie die in een specifiek geval betrokken wordt bij een casus om een bijdrage te leveren aan de oplossing van het vraagstuk dit kan ook een partner zijn.

2 I. Uitgangspunten uit het handvat gegevensdeling in het zorg- en veiligheidsdomein In handvat dat de stuurgroep op 2 maart 2017 heeft vastgesteld en de bijbehorende beslisnotitie, is het volgende uitgangspunt verwoord ten aanzien van de rol en positie van het ZVH bij het ondersteunen van ketenpartners bij samenwerking rond complexe casuïstiek e de gevolgen voor de gegevensverwerking. Dit uitgangspunt sluit aan bij het landelijk kader uit Correcte juridische basis informatiedeling ZVH Een van de constateringen van het handvat is dat het ZVH geen eigenstandige wettelijke taak heeft, en daarmee ook geen eigenstandige wettelijke basis heeft om persoonsgegevens te verwerken. Deze juridische basis kan wel worden gecreëerd. Daarvoor moet aan een aantal juridische randvoorwaarden worden voldaan. Deze worden hier onder geschetst. Het ZVH kan haar juridische basis om in een specifiek geval gegevens te verwerken en uit te vragen bij ketenpartners, uitsluitend ontlenen aan de bevoegdheid van de ketenpartner die de casus aanbrengt. Het ZVH verwerkt gegevens dus niet op eigen titel, maar ten dienste en onder verantwoordelijkheid van de ketenpartner die de casus aanbrengt. Dit betekent dat formeel gegevensuitwisseling niet plaats vindt tussen ZVH en ketenpartners, maar tussen de aanbrenger van de casus en de andere partners die betrokken worden bij de casus. Voor de praktijk betekent dit dat de medewerkers van het ZVH hun werkzaamheden verrichten en gegevens verwerken ten behoeve van en onder verantwoordelijkheid van de partner die de casus aanbrengt. Als gaandeweg het proces wordt besloten om de casus over te dragen naar een andere partner (de casusregisseur), treedt de procesregisseur voor het vervolg op namens degene die de casus heeft overgenomen. Deze constatering betekent o.a. dat er sprake moet zijn van de juiste bevoegdheidsverlening van de betreffende partners aan de procesregisseurs in het ZVH. Voor de positionering van het ZVH betekent dit dat het ZVH niet zelfstandig taken uitvoert, en ook geen casussen zelf overneemt, maar faciliterend is t.b.v. de taken van de partners die deelnemen in het samenwerkingsverband. De partners houden daarbij hun eigen zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Voor de gegevensverwerking betekent dit dat er formeel geen gegevensuitwisseling plaats kan vinden tussen het ZVH en de ketenpartners, maar uitsluitend tussen de aanbrenger van de casus (die hiervoor de procesregisseur heeft de juiste bevoegdheid heeft verleend) en de andere deelnemers die betrokken worden bij de casus. II. Aard van het proces in het ZVH en de consequenties voor gegevensdeling Het werkproces in het ZVH kenmerkt zich in hoge mate door zoeken naar wat er aan de hand is: overzicht en inzicht creëren (beeldvorming), met behulp van de verschillende expertises van partners en soms andere deelnemers, komen tot een set van zinvolle interventies gegeven de problematiek en specifieke situatie (oordelen), en vervolgens tot een gezamenlijke aanpak (besluiten). In privacywetgeving staan naast de juridische grondslag - het doel en de noodzakelijkheid van gegevensdeling voorop. Er mogen pas gegevens gedeeld worden als er een wettelijke grondslag voor is, als het doel ervan duidelijk is, en als dit noodzakelijk is voor dat doel. Bovendien moet de partij die de persoons gegevens ontvangt op grond van de Wbp gerechtigd zijn om de (bijzondere)

3 persoonsgegevens te verwerken. Voor zorgverleners geldt dat het beroepsgeheim en het belang van de cliënt zich er niet tegen mogen verzetten tenzij er sprake is van een conflict van plichten. In het ZVH veranderen de doelen voor gegevensverwerking per procesfase. Meestal wordt pas aan het eind van een casusoverleg duidelijk welke interventies noodzakelijk zijn. Dit maakt het voor deelnemers moeilijk om in het begin (bij de start van een casus) in te kunnen schatten of de gegevens die zij in het begin inbrengen ook gebruikt mogen worden voor de doelen die aan het eind van het proces in het casusoverleg er uit rollen. Belangrijkste doelen per procesfase ZVH Fase aanmelding en intake: Bepalen of een casus in het ZVH thuis hoort of niet Fase triage en voorbereiding casusoverleg: Bepalen van het doel (wat moet opgelost worden en eventuele interventies), betrokken partners en thema s van het casusoverleg. Fase casusoverleg in ZVH: Bepalen gemeenschappelijk toestandsbeeld met de deelnemers om te komen tot plan van aanpak (interventies), afspraken over uitvoering en gegevensgebruik Fase afschaling: afbouwen betrokkenheid ZVH en opschonen procesregiedossier in systeem ten behoeve van het ZVH Deelnemers die gegevens hebben ingebracht moeten aan het eind van het proces dan eigenlijk een nieuwe afweging maken: kan ik de gegevens die ik gedeeld heb ten behoeve van een gezamenlijke beeldvorming ook verstrekken ten behoeve van de vervolgacties in het plan van aanpak. Bijvoorbeeld: een zorgverlener zal wellicht niet willen dat informatie om tot een goede inschatting te komen van zinvolle interventies, ook gebruikt wordt voor een eventuele strafrechtelijke interventie. Of omgekeerd, politie of OM willen niet dat een hulpverlener bepaalde informatie benut in het contact met de cliënt. Het dilemma waarvoor deelnemers komen te staan door de verschuivende doelen in relatie tot de rechtmatigheid van de gegevensverwerking laat zich alleen oplossen door een stapsgewijze benadering per fase ten aanzien van het gebruik van gegevens en door de zeggenschap over het gebruik van gegevens en door wie zolang mogelijk te houden bij de deelnemer die gegevens inbrengt. Dat vraagt om discipline van deelnemers, en een zorgvuldige regie op de omgang met gegevens in de verschillende fasen van het werkproces door de procesregisseur. Daarnaast moet een deelnemer er van op aan kunnen dat verstrekte gegevens niet gebruikt worden voor andere activiteiten van deelnemers dan waarvoor hij ze heeft verstrekt.

4 Een voorbeeld: zo hoort het niet Een psychiater deelt in een casusoverleg informatie t.b.v. de beeldvorming in het ZVH. Een corporatie is daarbij aanwezig. Er worden afspraken gemaakt over de vervolgacties. En de afspraak dat gegevens niet voor andere doeleinden gebruikt worden. Enige maanden later duikt de informatie die de psychiater heeft ingebracht op, in een verzoek tot huisuitzetting van de corporatie. Deze huisuitzetting was niet besproken in het plan van aanpak. Als huisuitzetting wel een onderdeel was geweest, dan had de psychiater nooit akkoord willen gaan met het gebruik van zijn informatie voor die interventie. De psychiater geeft voortaan geen informatie meer in overleggen waar de corporatie bij is. III. Consequenties voor de omgang met gegevens in het operationele proces 1. Strikte doelbinding voor gegevens per fase in het proces Voor de gegevens die een deelnemer inbrengt geldt een strikte doelbinding per fase van het proces. Dit speelt met name bij fase 2 en 3. Dat betekent bijvoorbeeld dat een deelnemer wel bereid is inzicht te geven t.b.v. triage maar niet wil dat bepaalde deelnemers inzicht krijgen in die gegevens. Of dat een deelnemer wel inzicht wil geven t.b.v. een toestandsbeeld, maar niet t.b.v. uitvoering van bepaalde interventies, of aanmelding bij een andere overlegtafel. 2. Zeggenschap over gegevensgebruik blijft bij de inbrengende deelnemer tot dat De zeggenschap over de gegevens blijft bij de verstrekkende deelnemer, totdat deze toestemming geeft aan een van de deelnemers om deze ook te gebruiken ten behoeve van bijvoorbeeld de uitvoering van een deel van het plan van aanpak, of voor aanmelding bij een andere overlegtafel of instantie. In de regel zal zo n afspraak aan het eind van een casusoverleg worden gemaakt. 3. Casusoverleggen zijn op maat Casussen worden alleen besproken met deelnemers die een rol bijdrage hebben in het proces van beeldvorming, oordelen, besluitvorming. Alleen deze deelnemers hebben inzage in gegevens voor zover noodzakelijk ter voorbereiding van het casusoverleg, en voor zover de deelnemers die gegevens hebben ingebracht daar geen bezwaar tegen hebben. 4. Wel inzage via systeem ZVH, geen vastlegging in eigen systemen betrokken deelnemers Gegevens die deelnemers inbrengen worden tijdelijk vastgelegd in het systeem van het ZVH. Deelnemers kunnen inzage krijgen t.b.v. voorbereiding casusoverleg. De gegevens worden niet door verstrekt aan andere deelnemers en mogen niet vastgelegd worden in de eigen systemen, totdat de inbrengende deelnemer daar toestemming voor heeft gegeven.

5 IV. Van juridisch kader naar operationeel proces Vertaling handvat naar de praktijk per fase 1. Fase 1 aanmelding en intake Aanmelding kan alleen door en partner die ook convenantpartner is en waarvoor de bevoegdheidsverlening aan de procesregisseurs in het ZVH om namens hen werkzaamheden uit te voeren juist is geregeld. Tussen wie speelt deze fase zich af? De stap speelt zich af tussen aanmeldende partner en procesregisseur van het zorg- en ZVH. Er vinden in deze fase nog geen verstrekkingen plaats aan andere partners/deelnemers in het zorg- en veiligheidshuis. De gegevens blijven de verantwoordelijkheid van de aanbrenger. Taak De procesregisseur ondersteunt de aanbrenger bij de goede uitvoering van diens (publiekrechtelijke) taak en handelt onder verantwoordelijkheid van de aanbrenger. De procesregisseur is de facto uitvoerder voor de aanmeldende partner. Doel van gegevensverwerking in deze fase Het doel van de gegevensverwerking door de procesregisseur in deze fase is: T.b.v. de aanmelder bepalen of een casus thuis hoort in het ZVH. Of meer specifiek: T.b.v. de aanmelder bepalen of een casus voldoet aan de criteria die in het samenwerkingsconvenant conform het landelijk kader veiligheidshuizen zijn afgesproken voor samenwerking in het zorg- en veiligheidshuis. Activiteiten/werkzaamheden in deze stap Voor de beoordeling wordt gekeken naar twee aspecten: Globale beoordeling op de formele criteria uit het landelijk kader: Er is sprake van meerdere problemen (multiproblem) die op meer dan één leefgebied spelen en (naar verwachting) leiden tot crimineel en/of overlastgevend gedrag of verder afglijden; en: Samenwerking tussen meerdere ketens (minimaal dwang en drang) is nodig om tot een effectieve aanpak te komen; het is in de reguliere samenwerking tussen partners binnen één keten niet mogelijk om deze problematiek effectief aan te pakken; en: De problematiek wordt beïnvloed door en heeft impact op het (gezins)systeem en/of de directe sociale leefomgeving (of wordt verwacht dat te gaan hebben); of: Er is sprake van ernstige lokale of gebiedsgebonden veiligheidsproblematiek, die vraagt om een ketenoverstijgende aanpak Een inhoudelijke afweging op basis van specifieke casusinformatie en de inschatting van de aanbrenger en procesregisseur over de mogelijke bijdrage van andere partners en organisaties aan het oplossen van de problematiek waarbij procesregisseur en aanbrenger hun deskundigheid en kennis van lokale situatie inzetten. Het is daarbij goed voorstelbaar dat een casus die op het eerste gezicht niet aan de formele criteria voldoet, bij nadere beschouwing toch thuis blijkt te horen in het ZVH, en vice versa. De mogelijke uitkomsten van deze stap zijn: De casus wordt niet in behandeling genomen voor verdere procesregie. De procesregisseur verstrekt eventueel een advies. De aanbrenger handelt zelf verder af,

6 zoekt zelf bilateraal contact met een partner of organisatie, of meldt bijvoorbeeld aan bij een ander samenwerkingsverband/casusoverleg. Het is duidelijk en zaak voor het ZVH. De casus wordt in behandeling genomen voor de volgende processtap Triage en voorbereiding casusoverleg. Er is informatie nodig van andere partners of organisaties om te kunnen bepalen of de casus thuis hoort in het ZVH: de casus gaat door naar de volgende fase Triage met als eerste doel door gerichte uitvraag bepalen of de casus in het ZVH thuis hoort. Noodzakelijkheid van gegevens en gegevensdeling in de fase van aanmelding De aanbrenger geeft de procesregisseur inzicht in de gegevens die noodzakelijk zijn om de beoordeling te maken. De principes van dataminimalisatie zijn van toepassing. Dat betekent dat de aanmelder niet zo maar alle informatie die die heeft op tafel legt. Maar nadenkt over wat noodzakelijk is. Echter: er is geen harde noodzaak voor anonimisering. Juist weten om wie het gaat en de context waarin het zich afspeelt kunnen van belang zijn voor een goede afweging. Indien noodzakelijk voor een goede afweging kan de procesregisseur in deze fase ook checken of iemand al bij het eigen ZVH in behandeling is. Echter uitsluitend de actieve casussen en uitsluitend op dat-gegevens : is die in behandeling bij ons ja/nee, en zo ja wie is de procesregisseur. Juridische basis in de fase van aanmelding Grondslag conform Wbp, Wpg WSJG en andere wetten De grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur in het zorg- en veiligheidshuis is dezelfde als de grondslag die geldt voor de aanmeldende partner. Die kan per partner verschillen. Bijvoorbeeld: Aanmelder Burgemeester, of College van B&W: Artikel 8 sub e, Wbp Als de afdeling OOV namens de burgemeester, of als een andere gemeentelijke afdeling namens het College van B&W een casus aanbrengt is de grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur artikel 8 sub e van de Wbp: noodzakelijk voor de goede uitvoering van een publiekrechtelijke taak die in de Gemeentewet, de WMO of andere wet expliciet is opgenomen.. Welke publiekrechtelijke taak van toepassing is, is ter bepaling aan de gemeente, maar moet wel duidelijk gemaakt/aangetoond kunnen worden.. Aanmelder politie: een van de taken in de Politiewet. Als de politie een casus aanbrengt, is de grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur een van de taken waarvoor gegevensverwerking is toegestaan conform de Wpg. Welke taak van toepassing is, is ter bepaling aan de politie. Aanmelder OM: een van de taken in de het Wetboek van Strafvordering of de Wet Rechterlijke Organisatie Als het OM een casus aanbrengt, is de grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur een van de taken waarvoor gegevensverwerking is toegestaan conform de WSJG.

7 Voor andere veel voorkomende partners (GGZ, Jeugdzorg, Raad voor de Kinderbescherming, Veilig Thuis, Reclasseringsorganisaties) kan een andere taak doorslaggevend zijn. Echter voor alle deze partners geldt dat zij een taak met een juridische basis hebben, waaraan zij een grondslag voor gegevensverwerking conform de Wbp kunnen ontlenen. hebben, en dat als zij een casus aanbrengen de procesregisseur gegevens verwerkt op de juridische grondslag van de aanbrengende partner. Indien ook andere organisaties convenantpartner zijn, bijvoorbeeld een woningbouwcorporatie, zal bij het opstellen van het convenant goed gekeken moeten worden op basis van welke wettelijke taken deze partner casussen aan kan brengen in het ZVH, hoe de bevoegdheidsverlening geregeld moet worden, en welke dan de juiste grondslag is voor de gegevensverwerking. Voor niet convenantpartners geldt dat zij niet kunnen fungeren als aanbrenger van een casus. Het ZVH kan namens hen geen gegevens verwerken t.b.v. procesregie omdat er geen bevoegdheidsverlening is geregeld. Wel kunnen niet convenantpartners in specifieke casussen deelnemer zijn aan een casusoverleg, mits zij zich conformeren aan de afspraken in het privacyprotocol. Bij voorkeur is in het convenant vastgelegd welke wettelijke taken van de verschillende partners van toepassing kunnen zijn en welke dan de bijbehorende grondslag is. Bijzondere persoonsgegevens Er zal veelal sprake zijn van de verwerking van bijzondere persoonsgegevens in de zin van de Wbp in deze fase. Alle landelijke kernpartners in het ZVH zijn bevoegd om bijzondere persoonsgegevens te verwerken t.b.v. de eigen taak. Omdat in deze fase de procesregisseur handelt t.b.v de taak, en onder de verantwoordelijkheid van de aanmelder van de casus, is dit geen belemmering zolang de aanbrenger een van de landelijke kernpartners is. Aandachtspunt: verschil in definitie bijzondere persoonsgegevens Wbp t.o.v. WJSG en WPG. Wettelijke persoonsgebonden nummers/bsn ( Gebruik van wettelijke persoonsgebonden nummers als het BSN is aan strikte regels gebonden door de wetgever en mogen alleen gebruikt worden als dit expliciet in de wet is vermeld. In het ZVH wordt het BSN vaak gebruikt om te borgen dat de gegevens die verschillende partners in brengen in fase 2 op dezelfde persoon betrekking hebben. Dit is toegestaan, mits de aanmeldende partner het BSN mag gebruiken. Dit zal meestal het geval zijn. Geheimhoudingsplicht De procesregisseur kan gezien worden als onderdeel van het team van de aanmeldende partner. In hoeverre de procesregisseur in deze fase inzicht mag hebben in gegevens van de aanmelder waar een geheimhouding op rust wordt bepaald door de interne regelgeving van de aanmelder.

8 Zorgvuldigheidsvereisten en rechten van de burger: registratie, bewaren en vernietigen, informatieplicht Informeren betrokkene De betrokkene wordt geïnformeerd zodra is vastgesteld dat de casus doorgaat nar fase 2 Triage en voorbereiding casusoverleg. Het informeren van de betrokkene is de verantwoordelijkheid van de aanmeldende partner. Hij informeert de burger over de stappen die in deze fase ondernomen worden, welke informatie bij wie wordt opgevraagd en waarom en welke rechten betrokkene heeft ten aanzien van gegevensverwerking. Waar nodig vraagt de aanmeldende partner toestemming voor het uitvragen van gegevens in de volgende fase. Afhankelijk van de werkafspraken kan dit ook gebeuren door de partner die de toestemming nodig heeft. Als er inhoudelijke redenen zijn om dit op een later tijdstip te doen, dan is dit wel mogelijk. Leg dan de reden hiervan vast en geef aan op welk moment de betrokkene geïnformeerd gaat worden. Toegang tot gegevens in het systeem van het ZVH In deze fase hebben uitsluitend de aanmeldende partner, de procesregisseur en eventueel de betrokken ondersteunende medewerker van het ZVH toegang tot de casusinformatie in het systeem ten behoeve van het zorg- en veiligheidshuis. Gegevensgebruik en registratie afhankelijk van vervolg Er kunnen zich meerdere situaties voordoen met verschillende gevolgen voor de verdere omgang met gegevens: Casus hoort niet thuis in ZVH Als de uitkomst van de deze fase is dat een casus niet thuishoort in het ZVH, vindt er ook geen registratie plaats in het systeem van het ZVH. De aanbrenger registreert de afhandeling in het eigen dossier. Als er wel registratie in het ZVH systeem heeft plaats gevonden wordt deze weer vernietigd. Casus hoort wel thuis in ZVH: casus gaat door naar de fase van triage Als de uitkomst van is dat de casus verder het proces van de samenwerking ingaat kunnen gegevens geregistreerd worden in het systeem van het ZVH t.b.v. de procesregie. De betrokkene wordt hierover geïnformeerd, alsmede over de volgende stappen en zijn haar rechten. Dit gebeurt door de aanbrengende partner of door de procesregisseur namens de aanbrengende partner (volgt uit verantwoordelijkheid). Informatie van andere partners of organisaties noodzakelijk om het goed te kunnen beoordelen Soms is het beeld niet helemaal duidelijk. Informatie van andere of organisaties kan dan nodig zijn om te kunnen beoordelen of een casus thuis hoort in het zorg- en veiligheidshuis of niet: casus gaat door naar de fase van triage om op basis van een gerichte uitvraag bij partners of andere organisaties om een betere afweging te kunnen maken.

9

10 2. Fase 2 Triage en voorbereiding casusoverleg In deze stap handelt de procesregisseur nog steeds namens de aanbrengende partner. Op basis van de beschikbare informatie bereidt de procesregisseur het casusoverleg voor. Onderdeel van die voorbereiding is veelal het bevragen van ketenpartners met de vraag of zij bekend zijn met de betrokkene, en of zij over informatie beschikken die relevant is voor de casus en die zij willen delen t.b.v. een integrale aanpak van de casus. Wie verstrekt aan wie in deze fase? Belangrijk uitgangspunt: formeel worden de deelnemers bevraagd namens de aanbrenger van de casus. Er is in deze fase dus formeel sprake van bilaterale uitwisseling van gegevens tussen aanbrenger en de deelnemer ten behoeve van de triage en voorbereiding van een casusoverleg. Er rust een strikte doelbinding op de gegevens die deelnemers in deze fase verstrekken. Namelijk het doel van triage en voorbereiden van het casusoverleg. Dit kan betekenen dat een deelnemer sommige informatie in deze fase wel wil delen met de aanmeldende partner, maar pas later zal beslissen welke informatie ook met anderen gedeeld kan worden in het casusoverleg. Taak De taak die wordt uitgevoerd is de taak van de aanmelder. De procesregisseur ondersteunt de aanmelder bij de goede uitvoering van diens (publiekrechtelijke) taak en handelt onder verantwoordelijkheid van de aanmeldende partner. De procesregisseur is de facto nog steeds bewerker voor de aanmeldende partner. Doel van gegevensverwerking in deze fase Het doel van de gegevensverwerking door de procesregisseur in deze fase is: 1. Triage bepalen toestandsbeeld en verrijken van de informatie uit fase 1 met: In beeld brengen welke partners en organisaties al betrokken zijn of waarschijnlijk betrokken moeten worden bij het tot een oplossing komen In beeld brengen van de mogelijke bijdrage die deelnemers kunnen/willen leveren om tot een plan van aanpak te komen (casus-informatie, expertise, betrokkenheid uitvoering) In beeld brengen van de mogelijke bijdrage die deelnemers kunnen/willen leveren aan de uitvoering van een plan van aanpak (zorg, maatregelen, etc) In beeld brengen over welke relevante informatie deelnemers beschikken en de mogelijkheid/bereidheid die in te brengen in een casusoverleg 2. Voorbereiden casusoverleg Bepalen van een zo concreet mogelijk doel voor het casusoverleg en bijvoorbeeld type beslissingen dat op basis van casusoverleg genomen moet worden. Bepalen van de relevante gespreksthema s voor het casusoverleg. Bepalen van de relevante deelnemers aan het casusoverleg, hun rol (expertise/adviseur, informant, beoogde uitvoerder interventies) en de van hen gevraagde inhoudelijke bijdrage. Bepalen welke informatie vóóraf ter inzage gegeven kan worden met de deelnemers t.b.v. het casusoverleg

11 Bepalen op welke manier de burger betrokken wordt: wordt hij/zij uitgenodigd bij het overleg, voor- of achteraf geïnformeerd. Maken van zorgvuldigheidsafspraken met betrekking tot de informatie die in het kader van het casusoverleg wordt gedeeld (doelbinding en gebruik, bewaren en vernietigen, niemand neemt gegevens van een ander mee tenzij met toestemming) (zie ook Zorgvuldigheidsvereisten ). Activiteiten/werkzaamheden in deze stap In de praktijk zien we twee hoofdvarianten qua werkwijzen in deze fase: a. De procesregisseur en aanbrenger voeren deze stap zelfstandig uit. De informatie van de deelnemers blijft vooralsnog uitsluitend bij de procesregisseur en aanbrenger. b. De triage gebeurt in een in een algemeen overleg met alle ketenpartners ( weegtafel ). Op basis daarvan wordt een focusoverleg gepland met alleen de relevante partners, waarbij dieper op de casus wordt ingegaan. Variant b: niet toegestaan als standaardaanpak vanuit privacywetgeving Bij variant b vindt er eerst een generiek casusoverleg plaats met alle partners. Er wordt dus zonder toets vooraf casusinformatie over en weer gedeeld tussen alle ketenpartners, ook de ketenpartners die niet relevant zijn. Het ontbreken van die filter maakt dat er niet voldaan kan worden aan het noodzakelijkheids- en proportionaliteitsvereiste uit de Wbp. De gegevensdeling is per definitie niet proportioneel en daarmee niet toegestaan. In het landelijk kader zorg- en veiligheidshuizen was overigens al geconstateerd dat variant a de voorkeur heeft vanuit privacyoverwegingen. De mogelijke uitkomsten van deze fase zijn Op basis van de informatie die in de triage naar boven komt wordt besloten de casus niet in behandeling te nemen. De procesregisseur verstrekt eventueel een advies aan de aanbrenger. De aanbrenger handelt zelf verder af, zoekt bilateraal contact met een van de partners of andere organisaties, of meldt aan bij een ander samenwerkingsverband/casusoverleg. Casusoverleg om tot een gemeenschappelijke aanpak te komen is noodzakelijk en zinvol. De voorbereiding van het casusoverleg wordt gestart. Er blijft twijfel of hier een gezamenlijke aanpak zinvol is een nadere beeldvorming met betrokken deelnemers is nodig. De voorbereiding van een casusoverleg wordt gestart. Doel van het casusoverleg is in eerste instantie om te bepalen of een gezamenlijke aanpak zinvol is. Dit kan geen standaardprocedure zijn. Noodzakelijkheid van gegevens en gegevensdeling in de fase van triage en voorbereiding casusoverleg Uitzetten van de vraag bij ketenpartners of andere organisaties in het kader van triage Bij variant a verstrekt de procesregisseur namens de aanbrenger gegevens die voor hen noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen of zij een bijdrage aan de oplossing van de casus kunnen leveren en zo ja op welke wijze. Dit zijn bilaterale verstrekkingen.

12 Welke deelnemers benaderd worden en welke informatie daarvoor noodzakelijk is, wordt bepaald op basis van de inschatting van aanbrenger en procesregisseur. Standaard alle partners benaderen is niet toegestaan omdat daarmee niet voldaan kan worden aan het noodzakelijkheids- en proportionaliteitsvereiste uit de Wbp. De te verstrekken informatie bij de vraag mag ook NAW-, inhoudelijke en contextgegevens bevatten omdat de bevraagde deelnemer anders geen inschatting kan maken of betrokkenheid zinvol is. Welke gegevens verstrekt kunnen worden bij het uitzetten van de vraag wordt bepaald door het kader van de aanbrenger. Checken of iemand bij een ander ZVH bekend is Indien noodzakelijk voor een goede afweging kan de procesregisseur in deze fase ook checken of iemand al bij het eigen of een ander ZVH in behandeling is. Echter uitsluitend de actieve casussen en uitsluitend op dat-gegevens : is die in behandeling bij ons of een ander ZVH ja/nee, en zo ja wie is de procesregisseur of bij wie kan ik terecht. De vraag of er gegevens uitgewisseld kunnen worden t.b.v. verdere behandeling in het ZVH, en zo ja welke, vraagt om een zorgvuldige afweging waarin ook de deelnemers die in het andere ZVH betrokken zijn bij de casus betrokken moeten worden. Verstrekken van informatie door deelnemers aan de procesregisseur en aanbrenger In deze sprake is er juridisch nog steeds sprake van bilaterale verstrekkingen van de deelnemers aan de aanbrenger. De principes van dataminimalisatie zijn van toepassing. De te verstrekken informatie aan de procesregisseur/aanbrenger mag ook NAW-, inhoudelijke en contextgegevens bevatten. Welke informatie een deelnemer verstrekt wordt bepaald door de het eigen juridisch kader van de betreffende deelnemer, de inhoudelijke problematiek, en de eigen inschatting van de noodzakelijke informatie. De deelnemer kan eventueel aangeven dat bepaalde informatie wel of niet gedeeld mag worden in het casusoverleg. De informatie is op dit moment slechts toegankelijk voor de procesregisseur, de aanbrenger en de betreffende deelnemer. Op de verstrekkingen in deze fase rust een strikte doelbinding. Dat betekent dat deze gegevens uitsluitend gebruikt worden voor de doelen van triage, voorbereiden casusoverleg en eventueel het casusoverleg zelf in het zorg- en veiligheidshuis. Ze worden uitsluitend geregistreerd in het systeem van het zorg- en veiligheidshuis. De deelnemer die gegevens ontvangt mag deze niet gebruiken voor andere doelen en ook niet registreren in het eigen systeem. Juridische basis in de fase van triage en de voorbereiding casusoverleg Grondslag conform Wbp, Wpg WSJG en andere wetten

13 De grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur in het zorg- en veiligheidshuis is dezelfde als de grondslag die geldt voor de aanmeldende partner. Die kan per partner verschillen. Bijvoorbeeld: Aanmelder Burgemeester, of College van B&W: Artikel 8 sub e, Wbp Als de afdeling OOV namens de burgemeester, of als een andere gemeentelijke afdeling namens het College van B&W een casus aanbrengt is de grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur artikel 8 sub e van de Wbp: noodzakelijk voor de goede uitvoering van een publiekrechtelijke taak. Welke publiekrechtelijke taak van toepassing is, is ter bepaling aan de gemeente. Aanmelder politie: een van de taken in de Wet Politiegegevens Als de politie een casus aanbrengt, is de grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur een van de taken waarvoor gegevensverwerking is toegestaan conform de Wpg. Welke taak van toepassing is is ter bepaling aan het OM. Aanmelder OM: een van de taken in de Wet Strafrechtelijke en justitiële gegevens Als het OM een casus aanbrengt, is de grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur een van de taken waarvoor gegveensverwerking is toegestaan conform de WSJG. Welke taak van toepassing is, is ter bepaling aan het OM. Indien ook andere organisaties convenantpartner zijn, bijvoorbeeld een woningbouwcorporatie, zal bij het opstellen van het convenant goed gekeken moeten worden op basis van welke wettelijke taken deze partner casussen aan kan brengen in het ZVH, hoe de bevoegdheidsverlening geregeld moet worden, en welke dan de juiste grondslag is voor de gegevensverwerking. Voor niet convenantpartners is gegevensverwerking in het ZVH namens die partner niet mogelijk, omdat er geen bevoegdheidsverlening is geregeld. Bij voorkeur is in het convenant vastgelegd welke wettelijke taken van de verschillende partners van toepassing kunnen zijn en welke dan de bijbehorende grondslag is. Bijzondere persoonsgegevens Er zal veelal sprake zijn van de verwerking van bijzondere persoonsgegevens in de zin van de Wbp in deze fase. Alle landelijke kernpartners in het ZVH zijn bevoegd om bijzondere persoonsgegevens te verwerken t.b.v. de eigen taak. Omdat in deze fase de procesregisseur handelt t.b.v de taak, en onder de verantwoordelijkheid van de aanbrenger, is dit geen belemmering zolang de aanbrenger een van de landelijke kernpartners is. Indien andere dan kernpartners betrokken worden kan dit een rol gaan spelen en moet er vooraf getoetst worden in hoeverre dit een belemmering vormt. Aandachtspunt: verschil in definitie bijzondere persoonsgegevens Wbp t.o.v. WJSG en WPG. Wettelijke persoonsgebonden nummers/bsn

14 Gebruik van wettelijke persoonsgebonden nummers als het BSN is aan strikte regels gebonden door de wetgever en mogen alleen gebruikt worden als dit expliciet in de wet is vermeld. In het ZVH wordt het BSN vaak gebruikt om te borgen dat de gegevens die verschillende partners in brengen in fase 2 op dezelfde persoon betrekking hebben. Dit is toegestaan, mits de aanmeldende partner het BSN mag gebruiken. Dit zal meestal het geval zijn. Geheimhoudingsplicht De procesregisseur kan gezien worden als onderdeel van het team van de aanmeldende partner. In hoeverre de procesregisseur in deze fase inzicht mag hebben in gegevens van de aanmelder waar een geheimhouding op rust wordt bepaald door de interne regelgeving van de aanmelder. De geheimhoudingsplicht van de aanmeldende partner kan wel een rol spelen op het moment dat de procesregisseur namens de aanmeldende partner gegevens gaat delen met anderen in het kader van de uitvraag t.b.v. de triage. Dan is het zaak dat voor de procesregisseur duidelijk is welke gegevens in dat kader gedeeld mogen worden. Daarnaast kan een geheimhoudingsverplichting in de weg staan bij een of meerdere deelnemers die gevraagd worden gegevens te delen t.b.v. triage. In zulke gevallen kan uitsluitend verstrekt worden met toestemming van de betrokkene of bij conflict van plichten. Het is aan de procesregisseur om aan te geven namens wie, t.b.v. welke taak, en met welk doel hij/zij gegevens vraagt en waarom de gevraagde gegevens noodzakelijk zijn. De afweging of gegevens t.b.v. triage verstrekt kunnen worden al dan niet met toestemming van betrokkene - is altijd aan de betreffende deelnemer. Zorgvuldigheidsvereisten en rechten van de burger: registratie, bewaren en vernietigen, informatieplicht Informeren betrokkene Het informeren van de betrokkene is de verantwoordelijkheid van de aanmeldende partner. Hij informeert de burger over de stappen die in deze fase ondernomen worden, welke informatie bij wie wordt opgevraagd en waarom. Waar nodig vraagt de aanmeldende partner toestemming voor het uitvragen van gegevens. Afhankelijk van de werkafspraken kan dit ook gebeuren door de deelnemer die de toestemming nodig heeft. Als er inhoudelijke redenen zijn om dit op een later tijdstip te doen, dan is dit wel mogelijk. Leg dan de reden hiervan vast en geef aan op welk moment de betrokkene geïnformeerd gaat worden. Toegang tot gegevens in het systeem van het ZVH In deze fase hebben nog steeds uitsluitend de aanmeldende partner, de procesregisseur en eventueel de betrokken ondersteunende medewerker van het zorg- en veiligheidshuis toegang tot de casusinformatie in het systeem van het zorg- en veiligheidshuis. Er vindt uitsluitend

15 registratie plaats in het systeem van het zorg- en veiligheidshuis. Deelnemers leggen geen persoonsgegevens vast in de eigen systemen die van andere deelnemers afkomstig zijn. Dit geldt ook voor de aanmeldende partner. Elke deelnemer houdt nog steeds de zeggenschap over de gegevens die hij heeft aangedragen t.b.v. de triage en het casusoverleg en aan wie hij eventueel wil verstrekken t.b.v. de uitvoering van het plan van aanpak. Er kunnen zich meerdere situaties voordoen met verschillende gevolgen voor de verdere omgang met gegevens: Casus blijkt alsnog niet thuis te horen in het ZVH Als de uitkomst van de triage is dat een casus toch niet thuishoort in het ZVH, wordt de casusinformatie weer uit het systeem van het ZVH verwijderd. De aanmeldende partner registreert de afhandeling in het eigen dossier. Er blijft hooguit administratieve maar niet tot de persoon herleidbare informatie achter in het systeem van het ZVH. De gegevens die deelnemers hebben aangeleverd t.b.v. de triage mag niet terecht komen in de systemen van andere deelnemers, ook niet in die van de aanmeldende partner. Casus gaat door naar casusoverleg met specifieke deelnemers Als de uitkomst van de triage is dat er een casusoverleg wordt voorbereid, wordt tevens bepaald welke deelnemers de beschikbare informatie mogen inzien. Uitsluitend de deelnemers aan het casusoverleg hebben inzage. Daarbij is het mogelijk dat sommige deelnemers een voorbehoud maken ten aan zien van het delen van gegevens met een of meerdere deelnemers. De betrokkene wordt geïnformeerd over de uitkomst van de triage, alsmede over doel en gespreksthema s en de deelnemers in het casusoverleg. Betrokkene wordt ook geïnformeerd over zijn/haar rechten. Dit gebeurt door de aanmeldende partner of door de procesregisseur namens de aanbrengende partner (volgt uit verantwoordelijkheid). Casus hoort beter thuis op een andere overlegtafel, bijvoorbeeld ZSM Als de uitkomst van de triage is dat een casus beter thuishoort op een andere tafel wordt de casusinformatie weer uit het systeem van het ZVH verwijderd. Er blijft hooguit administratieve maar niet tot de persoon herleidbare informatie achter in het systeem van het ZVH. De aanmeldende partner is verantwoordelijk voor de aanmelding bij de andere overlegtafel en registreert de afhandeling in het eigen dossier. Indien de procesregisseur van het ZVH dit doet, doet hij dat namens de aanmeldende partner, en kan dit alleen als daar in de bevoegdheidsverlening rekening mee is gehouden. De gegevens die deelnemers hebben aangeleverd t.b.v. de triage mogen niet terecht komen in de systemen van andere deelnemers, ook niet in die van de aanmeldende partner. Inbreng van gegevens uit de triagefase bij de andere overlegtafel, mag uitsluitend met toestemming van de deelnemer die de informatie heeft ingebracht.

16

17 3. Fase 3 Casusoverleg in het ZVH In de fase van casusoverleg gaan de professionals van de relevante deelnemers met elkaar in gesprek om te komen tot een gezamenlijk toestandsbeeld van de casus en tot een voorstel voor een plan van aanpak. Aan het eind worden afspraken gemaakt over wie wat gaat doen en welke gegevens voor ieder noodzakelijk zijn om zijn taak in het plan van aanpak uit te kunnen voeren. Ook wordt afgesproken wie de casusregisseur wordt, of een casus terug komt in een vervolgoverleg (monitoring) en met wie, of dat de casus kan worden afgeschaald. In de praktijk gaat het meestal om meerdere casusoverleggen waarbij de casus gevolgd wordt totdat besloten wordt tot afschaling. Pas in deze fase krijgen deelnemers via het systeem van het zorg- en veiligheidshuis inzicht in gegevens die andere deelnemers hebben aangedragen t.b.v. het casusoverleg, en voor zover die noodzakelijk zijn voor dat overleg. Op de gegevens rust een strikte doelbinding. Dat wil zegen dat ze uitsluitend gebruikt mogen worden voor het overleg. Pas aan het eind van het overleg als duidelijk is wie welke activiteiten gaat uitvoeren in het kader van het plan van aanpak wordt ook afgesproken wie welke gegevens mag meenemen voor het uitvoeren van die activiteiten. Daarbij heeft elke deelnemer nog steeds de zeggenschap over de gegevens die hij heeft aangedragen t.b.v. de triage en het casusoverleg en aan wie hij wil verstrekken t.b.v. de uitvoering van het plan van aanpak. Dat betekent ook dat een deelnemer die geen rol heeft in de uitvoering van het plan van aanpak geen persoonsgegevens uit triage of casusoverleg meeneemt naar zijn eigen organisatie. Ook is het in principe mogelijk dat een deelnemer persoonsgegevens ter beschikking heeft gesteld t.b.v. triage en casusoverleg, maar deze niet wil verstrekken voor bepaalde activiteiten uit het plan van aanpak. Wie verstrekt aan wie in deze fase? Het organiseren en faciliteren van het casusoverleg doet de procesregisseur namens de aanmeldende partner. Echter de gegevensverwerking, i.c. het inzicht geven aan de deelnemers in het casusoverleg in de daarvoor noodzakelijke gegevens gebeurt formeel namens de afzonderlijke deelnemers die gegevens hebben verstrekt t.b.v. triage en casusoverleg. Dit zelfde geldt als de procesregisseur uitvoering geeft aan de afspraken uit het casusoverleg om deelnemers te voorzien van de voor hen noodzakelijke gegevens bij de uitvoering van het plan van aanpak. Indien de procesregisseur ondersteuning biedt aan de casusregisseur voor de monitoring van de casus, dan handelt hij formeel namens de casusregisseur en zijn verstrekkingen van andere deelnemers t.b.v. de casusregie formeel verstrekkingen aan de casusregisseur. De formele werkelijkheid wordt hier complex, zonder dat die voor de praktische invulling grote gevolgen hoeft te hebben. Wel betekent het dat hier in de bevoegdheidsverlening aan de medewerkers van het zorg- en veiligheidshuis rekening mee gehouden moet worden en dat de

18 procesregisseur rekening moet houden met de aanwijzingen die deelnemers mee geven bij het verstrekken van gegevens t.b.v. triage en casusoverleg. Indien de conclusie van het casusoverleg is dat de casus wordt overgedragen naar een andere overlegtafel dan kan dit alleen via een van de partners. Indien deze partner daarbij ook gegevens wil overdragen van andere deelnemers, dan kan dit alleen als deze deelnemers daarvoor toestemming geven. Indien het een medewerker van het ZVH dit namens een van de partners doet, moet hier in de bevoegdheidsverlening rekening mee worden gehouden. Formeel is het echter een aanmelding van de betreffende partner aan een andere overlegtafel. (zie ook zorgvuldigheidsvereisten) Taak Met het organiseren en faciliteren van het casusoverleg ondersteunt de procesregisseur in ieder geval de aanmelder/casusregisseur bij de goede uitvoering van diens publiekrechtelijke of andere wettelijke taak, en handelt onder verantwoordelijkheid van de aanmelder of casusregisseur. De gegevensverwerking zoals boven beschreven doet de procesregisseur in principe ten behoeve van de publiekrechtelijke of wettelijke taak van de partner die de gegevens ter beschikking heeft gesteld. De procesregisseur is de facto bewerker voor de aanmeldende partner of casusregisseur, en voor de partners die gegevens ter beschikking hebben gesteld. Doel van gegevensverwerking in deze fase Het doel van gegevensverwerking in deze fase is: 1. Ervoor zorgen dat de deelnemers aan het casusoverleg beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn om een gezamenlijk toestandsbeeld van de casus te kunnen bepalen en tot een plan van aanpak te komen. 2. Ervoor zorgen dat iedere deelnemer die een rol heeft bij de uitvoering van het plan van aanpak, kan beschikken over de voor zijn rol noodzakelijke gegevens. 3. Indien de casus wordt doorverwezen naar een andere instantie die niet bij het casusoverleg betrokken is, of naar een andere overlegtafel, deze voorzien van de voor haar noodzakelijke informatie. 4. Indien het zorg- en veiligheidshuis een rol blijft houden bij de ondersteuning van de casusregisseur: zicht houden op start en de afsluiting van onderdelen van het plan van aanpak en of de doelen zijn behaald, en 5. Zicht houden op eventuele stagnaties in de uitvoering van hun onderdeel van het plan van aanpak. Activiteiten/werkzaamheden in deze stap Deelnemers inzicht geven in de voor het casusoverleg noodzakelijke persoonsgegevens onder uitdrukkelijke doelbinding. Bespreken van de casus in het casusoverleg, opstellen van plan van aanpak, afspraken maken over monitoring met ondersteuning van het zorg- en veiligheidshuis, afspraken maken over wie welke gegevens mag ontvangen t.b.v. de uitvoering van zijn activiteiten in het plan van aanpak of welke gegevens verstrekt mogen worden aan een andere instantie of overlegtafel t.b.v. de

19 aanpak van de casus. De zeggenschap ligt daarbij bij de deelnemers die gegevens hebben aangedragen. Uitvoering geven aan de uitkomst van het casusoverleg ook m.b.t. de daarin afgesproken gegevensverstrekkingen t.b.v. de uitvoering van het plan van aanpak. Indien is afgesproken dat het zorg- en veiligheidshuis ondersteunt bij de casusregie: monitoring van uitvoering van het plan van aanpak namens de casusregisseur. Ook hier geldt dat in de bevoegdheidsverlening dit geregeld moet zijn. Indien afgesproken: voorbereiden van vervolg casusoverleggen. Noodzakelijkheid van gegevens en gegevensdeling in de fase van casusoverleg De noodzakelijkheidsbeoordeling ten aanzien van welke deelnemers welke gegevens mogen inzien heeft plaats gevonden in de triage fase. De noodzakelijkheidsafweging ten aanzien van gegevensverstrekking ten behoeve van de uitvoering van het plan van aanpak of de uitkomst van het casusoverleg heeft plaats gevonden in het casusoverleg. Belangrijk is dat op de gegevens een strikte doelbinding rust. Dat wil zegen dat ze uitsluitend gebruikt mogen worden voor het overleg. En dat niemand gegevens van andere deelnemers mee neemt naar de eigen organisatie zonder toestemming daarvoor van de organisatie die de gegevens heeft aangeleverd. Juridische basis in de fase van casusoverleg Grondslag conform Wbp, Wpg WSJG en andere wetten De grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur in deze fase is dezelfde als de grondslag die geldt voor de deelnemers die gegevens hebben aangedragen t.b.v. het casusoverleg. De grondslag voor de gegevensverwerking t.b.v. monitoring wordt ontleend aan de grondslag van de partner die de casusregie voert. Die kan per partner verschillen. Bijvoorbeeld: Aanmelder Burgemeester, of College van B&W: Artikel 8 sub e, Wbp Als de afdeling OOV namens de burgemeester, of als een andere gemeentelijke afdeling namens het College van B&W een casus aanbrengt is de grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur artikel 8 sub e van de Wbp: noodzakelijk voor de goede uitvoering van een publiekrechtelijke taak. Welke publiekrechtelijke taak van toepassing is, is ter bepaling aan de gemeente. Aanmelder politie: een van de taken in de Wet Politiegegevens Als de politie een casus aanbrengt, is de grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur een van de taken waarvoor gegevensverwerking is toegestaan conform de Wpg. Welke taak van toepassing is, is ter bepaling aan het OM. Aanmelder OM: een van de taken in de Wet Strafrechtelijke en justitiële gegevens Als het OM een casus aanbrengt, is de grondslag voor gegevensverwerking door de procesregisseur een van de taken waarvoor gegevensverwerking is toegestaan conform de WSJG. Welke taak van toepassing is, is ter bepaling aan het OM.

20 Indien ook andere organisaties convenantpartner zijn, bijvoorbeeld een woningbouwcorporatie, zal bij het opstellen van het convenant goed gekeken moeten worden op basis van welke wettelijke taken deze partner casussen aan kan brengen in het ZVH, hoe de bevoegdheidsverlening geregeld moet worden, en welke dan de juiste grondslag is voor de gegevensverwerking. Voor niet convenantpartners is gegevensverwerking in het ZVH namens die partner niet mogelijk, omdat er geen bevoegdheidsverlening is geregeld. Bij voorkeur is in het convenant vastgelegd welke wettelijke taken van de verschillende partners van toepassing kunnen zijn en welke dan de bijbehorende grondslag is. Bijzondere persoonsgegevens Er zal veelal sprake zijn van de verwerking van bijzondere persoonsgegevens in de zin van de Wbp in deze fase. Alle landelijke kernpartners in het ZVH zijn bevoegd om bijzondere persoonsgegevens te verwerken t.b.v. de eigen taak. De procesregisseur handelt t.b.v de taak, en onder de verantwoordelijkheid van de aanbrenger of casusregisseur, is dit geen belemmering zolang deze een van de landelijke kernpartners is. Indien andere dan de landelijke kernpartners betrokken worden, bijvoorbeeld een woningcorporatie, kan hier een belemmering optreden. Wellicht dat deze geen bijzondere persoonsgegevens mag inzien. Dit moet in de voorbereiding van het casusoverleg getoetst worden. Wettelijke persoonsgebonden nummers/bsn Gebruik van wettelijke persoonsgebonden nummers als het BSN is aan strikte regels gebonden door de wetgever en mogen alleen gebruikt worden als dit expliciet in de wet is vermeld. In het ZVH wordt het BSN vaak gebruikt om te borgen dat de gegevens die verschillende partners in brengen op dezelfde persoon betrekking hebben. Dit is toegestaan, mits de aanmeldende partner het BSN mag gebruiken. Dit zal meestal het geval zijn. Geheimhoudingsplicht In deze fase is het vooral aan de deelnemers om te bepalen welke gegevens zij als dan niet met toestemming van betrokkene willen inbrengen in het casusoverleg, onder de strikte doelbinding van het casusoverleg: bepalen van gezamenlijk toestandsbeeld en komen tot een plan van aanpak. Op basis van de uitkomst van het casusoverleg kan elke deelnemer opnieuw een afweging maken of, en t.b.v. wiens activiteiten in het kader van het plan van aanpak, de geheimhouding al dan niet met toestemming van betrokkene - kan worden doorbroken.

21 Zorgvuldigheidsvereisten en rechten van de burger: registratie, bewaren en vernietigen, informatieplicht Informeren betrokkene Het informeren van de betrokkene is de verantwoordelijkheid van de aanmeldende partner. Hij informeert de burger over de uitkomsten van het overleg, en aan wie welke gegevens verstrekt zullen worden en waarom. Waar nodig vraagt de procesregisseur of aanbrenger toestemming voor het verstreken van gegevens. Afhankelijk van de werkafspraken kan dit ook gebeuren door de deelnemer die de toestemming nodig heeft. Toegang tot gegevens In deze fase krijgen voor het eerst meerdere deelnemers inzage in de gegevens in het systeem van het zorg- en veiligheidshuis. Uitsluitend de deelnemers aan het casusoverleg krijgen inzage voor zover noodzakelijk voor het casusoverleg. Er rust een strikte doelbinding op de gegevens. Dat wil zeggen dat ze uitsluitend gebruikt mogen worden voor het overleg. Pas aan het eind van het overleg als duidelijk is wie welke activiteiten gaat uitvoeren in het kader van het plan van aanpak wordt ook afgesproken wie welke gegevens mag meenemen voor het uitvoeren van die activiteiten. Daarbij heeft elke deelnemer nog steeds de zeggenschap over de gegevens die hij heeft aangedragen t.b.v. de triage en het casusoverleg en aan wie hij wil verstrekken t.b.v. de uitvoering van het plan van aanpak. Dat betekent in dat een deelnemer die geen rol heeft in de uitvoering van het plan van aanpak geen persoonsgegevens uit triage of casusoverleg meeneemt naar zijn eigen organisatie. Ook is het in principe mogelijk dat een deelnemer persoonsgegevens ter beschikking heeft gesteld t.b.v. triage en casusoverleg, maar deze niet wil verstrekken voor bepaalde activiteiten uit het plan van aanpak. Er kunnen zich meerdere situaties voordoen met verschillende gevolgen voor de verdere omgang met gegevens: Casus blijkt alsnog niet thuis te horen in het ZVH Als de uitkomst van de triage is dat een casus alsnog niet thuishoort in het ZVH, wordt de casusinformatie weer uit het systeem van het ZVH verwijderd. De aanmeldende partner registreert de afhandeling in het eigen dossier. Er blijft hooguit administratieve maar niet tot de persoon herleidbare informatie achter in het systeem van het ZVH. De gegevens die deelnemers hebben aangeleverd t.b.v. de triage mag niet terecht komen in de systemen van andere deelnemers, ook niet in die van de aanmeldende partner. De betrokkene wordt geïnformeerd dat de gegevens worden verwijderd uit het systeem van het zorg- en veiligheidshuis. Er wordt een aanpak vastgesteld en een casusregisseur aangewezen, monitoring via casusoverleg ondersteund door het ZVH Indien er een plan van aanpak wordt vastgesteld en een casusregisseur wordt aangewezen, worden ook afspraken gemaakt welke deelnemers welke gegevens