Een beleid betreffende vrijwilligers zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisaties naar de vrijwilliger toe.

INTRODUCTIE Wat is een vrijwilligersbeleid? Vrijwilligerswerk is een activiteit die uitgevoerd wordt door een vrijwilliger binnen een organisatie waartoe de vrijwilliger zelf niet behoort, of op voorwaarde dat de activiteit die je doet als betaalde medewerker wezenlijk en essentieel afwijkt van wat je doet als vrijwilliger. Men verricht activiteiten zonder daarvoor een bezoldiging te ontvangen. Vrijwilligerswerk is dus in principe een onbetaalde inzet. Een beleid betreffende vrijwilligers zorgt voor het expliciet maken van de intenties van de organisaties naar de vrijwilliger toe. Een vrijwilligersbeleid is Het geheel aan voorwaarden dat nodig is om vrijwilligers binnen de organisaties tot hun recht te laten komen en hun eigen doelstellingen te laten nastreven op een zodanige manier dat de doelstellingen van deze organisaties daarmee gediend worden. ( 1 n.a. Civiq 20 33) 2 Visie vrijwilligersbeleid Deze nota omtrent vrijwilligersbeleid binnen de stad Aalst, het OCMW en het ASZ werden opgemaakt om tegemoet te komen aan enkele behoeften binnen deze organisaties: Diverse teams en diensten werken met vrijwilligers: We willen deze inschakeling van vrijwilligers op een eenduidige en transparante manier organiseren en willen zo voorkomen dat er onduidelijkheden, wrijving, conflicten en ongelijke behandeling tussen vrijwilligers ontstaan. Er is behoefte aan een overzicht van de vrijwilligers die binnen de organisaties breed worden ingeschakeld en ten aanzien van deze vrijwilligers moet de stad Aalst, het OCMW en het ASZ een aantal verantwoordelijkheden opnemen: begeleiding, bedanking, motivering. De organisaties staan voor een vrijwilligersbeleid waarin: - burgers met diverse achtergronden door middel van vrijwilligerswerk kunnen bijdragen aan het goed functioneren van de organisatie; - vrijwilligers over de juiste kennis en kunde beschikken, door het organiseren van vorming, waardoor ze hun werkzaamheden beter kunnen uitoefenen. Door ondersteuning en hulp bij tal van activiteiten/dienstverleningen kan het vrijwilligerswerk een meerwaarde betekenen zowel voor deze organisaties als voor de vrijwilliger zelf. Een vrijwilliger kan vaak dat extraatje aan de gebruikers bieden waar professionele werknemers door tijdsgebrek niet toe komen. Dit betekent niet dat de vrijwilligers vervangend werk doen van personeel, ze zijn een meerwaarde bovenop de professionele medewerkers( geen arbeidskracht). 2 1 CIVIQ Adviesbureau voor lokale en provinciale overheden en bedrijven 2 Handboek werken met vrijwilligers wetgeving praktijk CIVIQ uitgeverij Politeia 0

Om de samenwerking met vrijwilligers vlot te laten verlopen is het noodzakelijk dat er een goede communicatie is. De nodige afspraken en taakverdelingen moeten dan ook voor beide partijen duidelijk zijn. Om dit te verwezenlijken wordt een sjabloon voor afsprakennota ter beschikking gesteld dat door elke vrijwilliger en zijn/haar begeleider dient te worden ingevuld en ondertekend. Binnen het beleid wensen wij dan ook uitdrukkelijk rekening te houden met de individuele grenzen van elke vrijwilliger. Wij verwachten van onze vrijwilligers voldoende motivatie, discretie en respect. Bij ondertekening van een vrijwilligersovereenkomst verklaart de vrijwilliger zich dan ook akkoord met onze missie en visie. 3. Leeswijzer In deze nota beginnen we met een hoofdstuk rond de algemene principes van vrijwilligerswerk. We verduidelijken eerst wie vrijwilligerswerk mag doen, welke voorwaarden er aan verbonden zijn en welke stappen moeten worden doorlopen om wettelijk in orde te zijn. Deze informatie achten we zowel voor de kandidaat-vrijwilliger als voor de begeleider relevant. De begeleider geeft deze informatie mee aan de kandidaat-vrijwilliger, deze laatste is zelf verantwoordelijk voor het verwittigen van eventuele instanties (bv.: ziekenfonds, RVA, ). Vervolgens gaan we in op de verschillende systemen die van toepassing kunnen zijn voor het uitkeren van een vrijwilligersvergoeding. We leggen elk systeem uit. Deze informatie is belangrijk voor de keuze van vergoedingssysteem (dit is geen verloning). Daarna gaan we in op de eventuele aansprakelijkheid van vrijwilligers aan de stad Aalst, OCMW en ASZ en beschrijven we de verzekeringen waarover deze organisaties in deze context beschikken. We eindigen dit hoofdstuk met enkele algemene principes rond discretie en specifieke bepalingen rond geheimhoudingsplicht. In een tweede hoofdstuk gaan we dieper in op de procedures en stappen die dienen doorlopen te worden eens een dienst/team beslist om met vrijwilligers aan de slag te gaan. Hoofdstuk 1: Algemene principes bij aanwerving van vrijwilligers 1 Wie mag vrijwilligerswerk doen? Algemeen: Jongeren mogen vrijwilligerswerk doen vanaf het jaar waarin zij de leeftijd van 16.jaar bereiken. Er geldt geen maximumleeftijd in het vrijwilligerswerk. Specifiek mensen met een uitkering van de RVA. Stadspersoneel: kan op voorwaarde dat de activiteit die je doet als betaalde medewerker wezenlijk en essentieel afwijkt van wat je doet als vrijwilliger. Iedereen met een uitkering van de RVA (zelfs indien bijpassen of aanvulling) zal de vrijwillige activiteit schriftelijk moeten melden aan de RVA. Het gaat om werklozen, bruggepensioneerden en iedereen die een (zelfs al gaat het om een beperkt, voorbeeld loopbaanonderbreking) bedrag van de RVA ontvangt. De vrijwilliger kan, na melding aan de RVA, onmiddellijk starten met de activiteit. De RVA heeft 12 dagen de tijd om het vrijwilligerswerk te weigeren of te 1

beperken. De weigering kan niet zonder argumenten en betekent dat de activiteiten moeten geschorst worden, dit zonder sanctie als gevolg. 3 De RVA kan weigeren op volgende gronden: - De activiteit is geen vrijwilligerswerk - De activiteit moet gedaan worden door een bepaalde werknemer en niet door een vrijwilliger - De vrijwilliger heeft geen tijd meer om een bepaalde baan te zoeken - De voorziene vergoeding is hoger dan toegelaten krachtens de vrijwilligerswet Het is aan de RVA om de nodige bewijzen te leveren en om haar weigeringsargumenten kracht bij te zetten. Indien de RVA beperkingen stelt, dan moeten de stad en de vrijwilliger zich hiernaar schikken. Mensen met een uitkering van het ziekenfonds/arbeidsongeschikten. De personen die een uitkering ontvangen van het ziekenfonds, moeten een aanvraag doen bij de adviserende arts. De arts beoordeelt dan of het vrijwilligerswerk verenigbaar is met de algemene gezondheidstoestand van de kandidaat vrijwilliger. Attest dient voorgelegd te worden als bewijsmateriaal. Onverenigbaar => negatief Verenigbaar => positief. Mensen die een leefloon ontvangen Het KB van 28 juli 2006, artikel 2 stelt dat de persoon die een leefloon ontvangt moet melden aan zijn dossierbeheerder dat hij/zij vrijwilligerswerk zal doen.( RVA) Niet Belgen. Enkel vreemdelingen uit de Europese Unie of gelijkgestelde vreemdelingen (getrouwd met een Belg of een onderdaan van de EU) die vrijgesteld zijn van de verplichting van een arbeidskaart kunnen zonder problemen vrijwilligerswerk doen, mits ze eventuele formaliteiten die voor eenieder gelden vervulden. Het bezit van een arbeidskaart A,B of C geeft geen toegangsrecht tot vrijwilligerswerk. Deze personen mogen geen vrijwilligerswerk doen, mensen zonder papieren en asielzoekers in een procedure evenmin. 2 Welke vergoeding kunnen vrijwilligers krijgen? Vrijwilligerswerk is onbetaald. Toch laat de wet toe dat vrijwilligers een onkostenvergoeding ontvangen zonder in de problemen te komen. 3 Rijksdienst voor Arbeidsvoorzieningen Aalst 2

Op de onkostenvergoeding die de vrijwilliger vanwege de stad/ocmw/asz ontvangt, moet geen belasting en sociale bijdrage betaald worden. Een onkostenvergoeding is geen loon. Het is een terugbetaling van echte of forfaitaire onkosten die de vrijwilliger heeft gemaakt. Het doel is de onkosten om vrijwilligerswerk te kunnen doen (vervoer, telefoon, kantoormateriaal ) zo laag mogelijk te houden, om te vermijden dat vrijwilligers ook nog eens in hun geldbuidel moeten tasten, naast de tijd en energie die ze in hun vrijwilligerswerk al investeren. Er bestaan verschillende vergoedingsmogelijkheden, deze kunnen gecombineerd worden: A. Geen vrijwilligersvergoeding B. Vrijwilligersvergoeding in natura ( optie reële onkostenvergoeding) C. Financiële vrijwilligersvergoeding D. Facultatieve onkostenvergoeding o D.1/ Optionele kosten o D.2/ Km-vergoeding A. Geen vrijwilligersvergoeding. De vrijwilliger ziet expliciet af van elke vergoeding inclusief de kosten die hij of zij maakt. B. Vrijwilligersvergoeding in natura. Er wordt betaald met producten of diensten, dus zonder de tussenkomst van geld. C. Financiële vrijwilligersvergoeding Hierbij betaalt men aan de vrijwilliger een vast bedrag, zonder dat de vrijwilliger daarvoor bewijsstukken moet inbrengen. De maximale vrijwilligersvergoeding per dag in 2015 was maximaal 32,71 euro en op jaarbasis maximaal 1.308,38 euro. Deze maximumbedragen worden jaarlijks geïndexeerd. De vrijwilliger verklaart bij ondertekening van de afsprakennota op eer dat deze maxima niet door hem/haar zullen worden overschreden. D. Facultatieve Onkosten D.1/ Optionele onkosten: In dit systeem krijgt de vrijwilliger enkel de kosten terug waarvoor hij/zij een bewijsstuk kan afleveren, bv treinticket, een kasbonnetje enzovoort. Voor de werkelijk gemaakte kosten die de vrijwilliger maakt dient vooraf een akkoord van de begeleider te zijn. Deze kosten mogen onbelast vergoed worden, zolang dit maar aangetoond kan worden. De Stad, het OCMW en het ASZ zullen de nodige bewijsstukken verzamelen alvorens over te gaan tot betaling: de uitgaven moeten terug te vinden zijn in de boekhouding en er moet geen belastingfiche voor worden opgesteld. Het is aan de vrijwilliger om dit te bewaken. D.2/ Km-vergoeding: De reële vervoerskosten kunnen worden gecumuleerd met een forfaitaire kostenvergoeding en dit voor maximaal 2000 kilometer op jaarbasis per vrijwilliger. Het is aan de vrijwilliger om dit te bewaken. Of er al dan 3

niet gebruik kan gemaakt worden van deze uitzondering zal bepaald worden door de begeleider in samenspraak met de coördinator. Weliswaar binnen de budgettaire mogelijkheden. Bij betaling van een vrijwilligersvergoeding zal deze vergoeding telkens bekrachtigd worden door het College van Burgemeester en Schepenen. 3 Kan de vrijwilliger aansprakelijk gesteld worden? De vrijwilligerswet legt de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de vrijwilliger tijdens de uitvoering van de activiteiten bij de organisatie die de vrijwilligers inschakelt. Men is wel verzekerd van en naar de activiteit. Dit betekent dat de organisatie die de vrijwilliger inschakelt, de schade vergoedt die de vrijwilliger heeft veroorzaakt. De vrijwilliger kan nog wel burgerrechtelijk aansprakelijk gesteld worden als hij/zij: Een grove fout maakt ( bv dronkenschap, diefstal), Bedrog pleegt. Bij een lichte herhaalde fout: dat is een fout die de vrijwilliger geregeld maakt, en die dan uiteindelijk schade veroorzaakt. De organisatie moet bewijzen dat de vrijwilliger dergelijke herhaalde fout maakt. Kan de organisatie dat niet, blijft ze zelf burgerrechtelijk aansprakelijk. De wet zegt niets over de strafrechtelijke aansprakelijkheid. Men kan dit niet verzekeren, noch overnemen van de vrijwilliger. De vrijwilliger die een overtreding begaat uit het strafwetboek, zal hiervoor zelf individueel aansprakelijk gesteld worden. De organisatie die vrijwilligers inschakelt is verantwoordelijk om alles in het werk te stellen dat het werken in een unieke omgeving zoals bij woonzorgcentra of serviceflats, schoolkinderen, in een beschermde omgeving kan gebeuren. Daarom vragen wij aan elke vrijwilliger een bewijs van goed gedrag en zeden. 4 Welke verzekeringen sluit de organisatie af voor de vrijwilliger? De wet legt een verzekeringsplicht op aan de organisatie die vrijwilligers inschakelt. In de huidige stand van zaken geldt die plicht enkel voor het afsluiten van een verzekeringspolis buitencontractuele burgerrechtelijke aansprakelijkheid voor de organisatie. Het gaat dus om een verzekering die geldt in geval de stad als structuur wordt aangesproken om schade die ze veroorzaakt aan derden, te vergoeden voor deze gevallen waar geen contracten en/of verbintenissen van tel zijn. Wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers en latere wijzigingen (vermelding Belgisch Staatsblad wetgeving omtrent vrijwilligers 01.08.2006 gaat over één van de later wijzigingen van die wet van 2005, maar er zijn er nog meer geweest) Voor de burgerlijke aansprakelijkheid heeft elke entiteit zijn eigen polis, de volgende polissen van toepassing: 4 Voor de stad Aalst BA met polisnummer 45.205.117 ( Ethias ) 4 Ethias verzekeringskantoor te Aalst 4

Voor het ASZ BA met polisnummer 28.969.549 (KBC verzekeringen) Voor het OCMW BA met als polisnummer: 45.010.331 ( Ethias) Aan te raden voor de vrijwilliger: Verzekering af te sluiten ten individuele titel (familiale of gezinsverzekering). 5 Verplichtingen ten aanzien van de vrijwilliger Organisaties zijn bij wet verplicht om de vrijwilligers over een aantal basiselementen te informeren. 5 Wat moet men meedelen: de sociale doelstellingen van de organisatie; het juridisch statuut van de organisatie; de verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid (BA); of er een onkostenvergoeding wordt uitbetaald; of er geheimhoudingsplicht geldt. Om aan deze informatieplicht te voldoen, wordt het volgende voorzien: Er is een vrijwilligersloket op www.aalst.be met daarop de nodige informatie; Een informatiebundel wordt bezorgd aan geïnteresseerde vrijwilligers die contact opnemen met de verantwoordelijken vrijwilligerswerking van de stad Aalst, OCMW en/of ASZ; De verantwoordelijk vrijwilligerswerking maakt de overeenkomst op; Iedere vrijwilliger krijgt een begeleider toegewezen. 6 Verplichtingen van de vrijwilliger: geheimhoudingsplicht en/of discretie Integriteit. We verwachten van alle vrijwilligers dat zij tegenover anderen de geheimhouding en de grootste discretie in acht nemen met betrekking tot de informatie die men verneemt tijdens de uitvoering van zijn/haar opdracht. Dit wil zeggen dat alles wat met het vrijwilligerswerk te maken heeft, niet verder verteld wordt. Dit houdt in: dat wat wij bespreken op vergaderingen, zowel over medewerkers als over de activiteiten, niet kan of mag naar buiten gebracht worden door de vrijwilliger zelf tenzij men hem/haar de toelating hiervoor geeft. De vrijwilliger kan zich hiervan verder informeren bij de dienst of vrijwilligersbegeleider ( verantwoordelijke). 5 Wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers en latere wijzigingen. 5

Hoofdstuk 2: Interne procedures voor de inschakeling van vrijwilligers 1 Werving en selectie van de vrijwilliger Het aantrekken en behouden van vrijwilligers is één van de moeilijkste zaken voor een organisatie die met vrijwilligers werkt. De werving van vrijwilligers moet dan ook grondig voorbereid worden en omvat een volledig wervingsproces. Bij het werven van nieuwe vrijwilligers spelen vraag en aanbod een belangrijke rol. Het aanwerven wordt gezien als het afstemmen van vraag en aanbod. Indien dat niet goed gebeurt, is de kans op teleurstellingen groot en stapt de vrijwilliger er na korte tijd weer uit. Er is een vrijwilligersloket op www.aalst.be, waar alle informatie inzake vrijwilligerswerk bij de stad Aalst, OCMW Aalst en ASZ Aalst gebundeld staat. Via dit vrijwilligersloket kan de kandidaat-vrijwilliger ook in contact komen met de vrijwilligersbegeleider (verantwoordelijke), die dan instaat voor de verdere doorverwijzing van de kandidaat vrijwilliger. Decentraal kan de kandidaat vrijwilliger terecht op de dienstencentra van het OCMW of het onthaal van het ASZ. Om een degelijke werving en selectie te kunnen garanderen, wordt aan de diensten/teams die met vrijwilligers werken, gevraagd om een sjabloon van functieprofiel te gebruiken, zodat vergelijkbare profielen ontstaan en de kandidaat-vrijwilliger op een gestroomlijnde manier aan informatie komt. Er is een keuzemenu voor de vrijwilligers, waarbij de vrijwilliger een keuze kan maken uit alle vrijwilligersvacatures bij de stad. Daarnaast wordt aanbevolen om bij specifieke vrijwilligerstaken een infomoment te organiseren (bijvoorbeeld animatoren speelpleinwerking). Nadat de vrijwilligersbegeleider de kandidaat-vrijwilliger heeft doorverwezen naar een dienst/team, zal de vrijwilligersbegeleider in dialoog gaan met de kandidaat-vrijwilliger en indien nodig de afsprakennota invullen. Ook deze screening door de begeleider is een noodzakelijk onderdeel van de werving. 2 Begeleiden, coaching, motivering van vrijwilligers Opdat nieuwe vrijwilligers zich snel thuis zouden voelen in een organisatie worden deze geïntroduceerd en begeleid. De vrijwilligersbegeleider is voor een nieuwe vrijwilliger een belangrijke steun bij het vinden van de weg in de organisatie en de nieuwe functie ( zie onderdeel mentors ). Indien de vrijwilliger éénmalig ingeschakeld wordt als medewerker bij evenementen of activiteiten van de stad Aalst/OCMW/ASZ of indien de vrijwilliger voor een periode van bepaalde duur meedraait in de werking van de stad/ocmw/asz (bijvoorbeeld animator taalbubbels en animator speelplein) dan volgt een evaluatiemoment aan het einde van de periode. Hiervoor wordt een evaluatieformulier ter beschikking gesteld door de vrijwilligersbegeleider (zie bijlage nr.2). Bij langdurige engagementen is er een proefperiode van 1 maand met een bijhorend evaluatiegesprek op dienstniveau. Deze opvolging en evaluatie moet ervoor zorgen dat de vrijwilliger steeds weet wat er van hem/haar verwacht wordt, en eventuele problemen kunnen worden uitgeklaard/opgelost. De samenwerkingsrelatie tussen de organisatie en een vrijwilliger kan om diverse redenen beëindigd worden, zowel door de organisatie als door de vrijwilliger. Wanneer dit initiatief bij de organisatie ligt, dient dit goed gemotiveerd en eventueel gedocumenteerd te worden. Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om de overeenkomst te verbreken, is het voor de organisatie van belang de beweegredenen hiervoor de kennen. Om helderheid te scheppen over de vertrekredenen of reden van stopzetting kan een gesprek met de vrijwilligers gevoerd worden. Tijdens het gesprek 6

wordt, afhankelijk van de situatie, gepraat over de reden van het vertrek of stopzetting van de samenwerking, hoe de vrijwilliger zijn inzet heeft ervaren, wat goed was, welke suggesties hij/zij heeft, en is een bedanking van de vrijwilliger op haar plaats. Jaarlijks wordt er voor heel de groep een vorming aangeboden over een onderwerp dat voor de hele groep relevant is. Gezien elke vrijwilliger binnen een bepaalde dienst werkzaam is, is het mogelijk dat zij specifieke noden rond vorming hebben bij de uitvoering van taken. Wanneer vorming toegestaan wordt, worden de kosten hiervan steeds gedragen door de organisatie. Vorming is ook mogelijk op vraag van de vrijwilliger, wij proberen hier dan ook een vorming op maat aan te bieden. De kost voor deze opleiding wordt gedragen door de betrokken dienst. 1. Verdeling verantwoordelijkheden ( Interne procedure) Aan de stad Aalst is een vrijwilligersloket (uitbalie) en een vrijwilligersbegeleider die instaat voor het eerste contact met de vrijwilliger: opvolging vrijwilligersloket en beantwoorden mails die via loket binnenkomen en telefonisch contact. De vrijwilligersbegeleider staat in voor informatiedoorstroming naar de vrijwilliger toe, en de eerste screening van de vrijwilliger. De begeleider verwijst de vrijwilliger vervolgens door naar dienst(en)/team(s) met geschikte vrijwilligersprofielen. Binnen de organisatie/dienst/het team is er een begeleider die de vrijwilligers begeleidt en met hen de afsprakennota invult en opvolgt. De begeleider zorgt ook voor de eerste opvang bij start van het vrijwilligerswerk en de eventuele evaluatiemomenten. Teamverantwoordelijken/diensthoofden geven steeds alle gegevens van hun vrijwilligers door aan de vrijwilligersbegeleider, zodat deze een databank* kan aanleggen met daarin de gegevens van beschikbare vrijwilligers. Op die manier kunnen vrijwilligers aangeschreven worden indien nodig (bijvoorbeeld voor werving, maar ook naar bedanking toe). De begeleider maakt jaarlijks een verslag van de vrijwilligerswerking op en legt dit voor aan het CBS van de stad, de raad voor maatschappelijk welzijn van het OCMW en de raad van bestuur van het ASZ. De begeleider zorgt ook voor een jaarlijkse actie tijdens de Week van de vrijwilliger. Daarnaast is er de werkgroep rond vrijwilligersbeleid die minstens twee keer per jaar samenkomt om de bestaande documenten en nota s te evalueren en actualiseren en indien mogelijk het vrijwilligersbeleid verder te verfijnen. Samenstelling werkgroep ( iemand van personeel, iemand van Juridische dienst, iemand van communicatie, een vrijwilliger, ASZ, OCMW, Stad Aalst vrijwilligersbegeleiders) *Wet op privacy : akkoord van vrijwilliger opnemen in een vrijwilligersovereenkomst!! De gegevens met betrekking tot de (kandidaat-)vrijwilligers worden verzameld met een uniek oogmerk, namelijk het vrijwilligersbeleid. Het is expliciet aan de organisatie verboden te communiceren met derden over de inhoud ervan, behoudens hiertoe toestemming wordt gegeven door de vrijwilliger. Buiten de uitvoering van de vrijwilligersopdracht, kan de organisatie niet beschikken over en gebruik maken van de gegevens van de databank, tenzij na voorafgaande en schriftelijke toestemming van de betrokken vrijwilliger. De organisatie verbindt zich ertoe alle maatregelen te treffen vereist om het confidentieel karakter van de gegevens aangaande de vrijwilliger en diens uitvoering van de vrijwilligersovereenkomst te doen eerbiedigen door zijn personeel dat met de uitvoering van het vrijwilligersbeleid belast wordt en die daartoe toegang heeft tot de databank, alsook door elke andere persoon die er toegang toe heeft. De verbintenis geldt tijdens de uitvoering van de opdracht en erna. 7

De organisatie verbindt zich ertoe om naar best vermogen de bescherming van de persoonsgegevens te waarborgen via technische veiligheidsvoorschriften en een adequaat veiligheidsbeleid naar haar medewerkers toe. Gelet dat in functie van het vrijwilligersbeleid persoonlijke gegevens moeten worden verstrekt, worden de gegevens behandeld in overeenstemming met de bepalingen van de wet van 8 december 1992 betreffende de verwerking van persoonsgegevens. De vrijwilliger beschikt over een wettelijk recht op inzage en eventuele correctie van de persoonsgegevens. Mits bewijs van identiteit ( kopie identiteitskaart) kan via een schriftelijk,gedateerde en ondertekende aanvraag aan de organisatie, gratis de schriftelijke mededeling bekomen worden van de persoonsgegevens. Indien nodig kan de vrijwilliger vervolgens ook vragen om gegevens te corrigeren die onjuist, niet volledig of niet pertinent zouden zijn. 8

Bijlage 1. Afsprakennota 2. Evaluatieformulier 3. Functiebeschrijving vrijwilliger 9

Bijlage 1: Afsprakennota tussen de vrijwilliger en de organisatie. Naam+ voornaam:.. Adres: Gemeente: Rijksregisternummer:. E-mail:.. Tel/GSM:... Noodnummer:. Hierna genoemde vrijwilliger engageert zich tot volgende taak bij de stad Aalst /OCMW/ASZ. Duur van de activiteit: dag/uur:... Als begeleider voor de vrijwilliger treedt op:(naam) team: Vergoedingen (Kruis aan wat van toepassing is): Er bestaan verschillende vergoedingsmogelijkh eden, deze kunnen gecombineerd worden : 0 Geen vrijwilligersvergoeding. De vrijwilliger ziet expliciet af van elke vergoeding inclusief de kosten die hij of zij maakt. 0 Vrijwilligersvergoeding in natura. U ontvangt een vergoeding in natura ( producten of diensten, dus zonder de tussenkomst van geld ). Omschrijving: 0 Financiële vrijwilligersvergoeding. De maximale vrijwilligersvergoeding per dag i s 32,71 euro en op jaarbasis maximaal 1.308,38 euro. Deze maximumbedragen worden jaarlijks geïndexeerd. De vrijwilliger verklaart bij ondertekening van de afsprakennota op eer dat deze maxima niet door hem/haar worden overschreden. Vergoeding: Rekeningnummer: Facultatieve Onkosten: 0 Optionele onkosten Gemaakte kosten (enkel na voorafgaandelijke goedkeuring van begeleider): 0 Km-vergoeding: Gemaakte kosten (enkel na voorafgaandelijke goedkeuring van begeleider): 10

Verplichtingen: De vrijwilliger verbindt zich er toe volgende instanties ( de opsomming is niet limitatief) op de hoogte te brengen en zo nodig vooraf toestemming te verkrijgen voor het verrichten van vrijwilligerswerk: - de RVA in geval van werkloosheid of brugpensioen. - het ziekenfonds in gev al van arbeidsongeschiktheid - het OCMW in geval de vrijwilliger een leefloon of andere tuss enkomst krijgt. Aansprakelijkheid: De organisatie is burgerlijk aansprakelijk voor de schade die de vrijwilliger aan derden en aan de organisatie berokkent bij het verrichten van vrijwilligerswerk, behalve in geval van bedrog, zware fout of eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomende lichte fout van de vrijwilliger. De stad heeft daartoe volgende polis afgesloten : Burgerlijke aansprakelijkheid vrijwilliger met polisnummer: 45.205.117.( ETHIAS). Voor het ASZ BA met polisnummer 28.969.549 (KBC verzekeringen). Voor het OCMW BA met als polisnummer: 45.010.331 ( Ethias). Aan te raden voor de vrijwilliger: Verzekering af te sluiten ten individuele titel (familiale of gezinsverzekering). Geheimhoudingsplicht Onder bepaalde omstandigheden kan de vrijwilliger gegevens vernemen waarvan hij/zij gehouden is tot de geheimhoudingsplicht volgens artikel 458 van het Strafwetboek. Artikel 458 SW: bepaalt Geneesheren, heelkundigen, officieren van gezondheid, apothekers, vroedvrouwen en alle andere personen uit hoofde van hun staat of beroep kennis dragen van geheimen die hun zijn toevertrouwd, en deze bekendmaken buiten het geval dat zij geroepen worden in recht of een parlementaire onderzoekscommissie getuigenis af te leggen en buiten het geval dat de wet hen verplicht die geheimen bekend te maken, worden gestraft met een gevangenisstraf van acht dagen tot zes maanden en met een geldboete van 100 euro tot 500 euro. Attest strafregister (model 1 of model 2) naar gelang wet van toepassing moet voor bepaalde vrijwilligersactiviteiten opgevraagd worden. Opgemaakt te Aalst in drie exemplaren, waarvan één voor ontvangst van de vrijwilliger, Verantwoordelijke stad Aalst/OCMW/ASZ Vrijwilliger Vrijwilligerswerking Handtekening Handtekening Handtekening 11

Bijlage 2. EVALUATIEFORMULIER VRIJWILLIGERS Naam: Team: Datum: Naam verantwoordelijke: Samenwerking: Goede samenwerking Samenwerking met personeel Moeilijke samenwerking Opmerkingen: Zelfstandigheid: Werkt zelfstandig Heeft regelmatig hulp nodig Kan niet zelfstandig werken Wacht altijd op nieuwe opdrachten van begeleider Initiatief / inbreng Opmerkingen:.. Attitude Zeer goed Voldoende Onvoldoende Opmerkingen:. Omgaan met problemen Kan problemen identificeren en geeft deze door aan gepaste persoon Vraagt hulp bij begeleider Negeert problemen Opmerkingen: Aanwezigheid en stiptheid: Steeds tijdig aanwezig en verwittigt tijdig bij verlet Meestal tijdig en verwittigt tijdig Onvoldoende Opmerkingen: 12

Besluit::.. Goede punten:. Afspraken:. 13

Functiebeschrijving vrijwilliger Bijlage 3 Algemene informatie Algemene informatie Plaats in de organisatie Doel van de functie Voorwaarde voor de functie De vrijwilliger heeft op zijn werklocatie een eigen begeleider en werkt onder de rechtstreekse leiding van de teamverantwoordelijke. De vrijwilliger wordt begeleid door de begeleider vrijwilligerswerking, de betrokken teamverantwoordelijke en de begeleider op de werklocatie. Verschillende diensten van de stad, het OCMW en het ASZ werken met vrijwilligers. De werking en het takenpakket van de vrijwilliger kunnen per dienst sterk variëren. Het vrijwilligerswerk gebeurt dan ook op basis van afspraken met de dienst waarmee wordt samengewerkt. Algemeen kan gesteld worden dat de vrijwilliger instaat voor logistieke, organisatorische of administratieve ondersteuning. Passend gedrag hebben, in overeenstemming met de functie. Dit wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister (model 1 of model 2). Fysiek en mentaal geschikt zijn om deze vrijwilligersfunctie te kunnen uitvoeren. Specifiek takenpakket Competentieprofiel Kennis Vaardigheden Attitude Bereid zijn tot het volgen van opleiding/vorming Communicatievaardig Samenwerken Flexibiliteit: bereid om zich (indien nodig) in te zetten buiten de kantooruren Orde, stiptheid en nauwkeurigheid Klantvriendelijk Verantwoordelijkheid Betrouwbaarheid Discretie: de vrijwilliger kan tijdens het vrijwilligerswerk geheimen vernemen waarvoor hij gebonden is aan een geheimhoudingsplicht zoals bedoeld in art. 458 van het 14

Opmerking Het is de bedoeling om: Strafwetboek. Organisatiebetrokkenheid Loyaal Positief assertief ingesteldheid via de beschrijving een beeld te vormen van de inhoud van de functie de belangrijkste taken / competenties aan te halen. Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten of competenties vragen die niet in deze lijst zijn opgesomd. (onkosten) vergoeding van vrijwilligers Er bestaan drie verschillende systemen bij deze onkostenvergoeding : Geen vrijwilligersvergoeding Vrijwilligersvergoeding in natura* Financiële vrijwilligersvergoeding Forfaitaire vergoeding* 0-32 EUR/dag *Vrijwilligersvergoeding in natura: er wordt betaald met producten of diensten, dus zonder de tussenkomst van geld (voorbeeld: tickets, waardebonnen, T-shirt, ). Er kan ook gebruik gemaakt worden van een onkostenvergoeding: in dit systeem krijgt de vrijwilliger enkel de kosten terug waarvoor hij/zij een bewijsstuk kan afleveren, bv. treinticket of een kasbonnetje. Een onkostenvergoeding is enkel mogelijk mits voorafgaande goedkeuring van de begeleider. * Forfaitaire vergoeding; hierbij betaalt men aan de vrijwilliger een vast bedrag, zonder dat de vrijwilliger daarvoor bewijsstukken moet inbrengen. De maximale vrijwilligersvergoeding per dag in 2015 was maximaal 32,71 EUR en op jaarbasis maximaal 1.308,38 euro. Deze maximumbedragen worden jaarlijks geïndexeerd. De vrijwilliger verklaart bij ondertekening van de afsprakennota op eer dat deze maxima niet door hem/haar worden overschreden. Wens je meer informatie m.b.t. de taakinhoud of de eventuele vergoeding? Neem dan gerust contact op met het contactcenter of de coördinator vrijwilligerswerking, via info@aalst.be of 053 77 9300. 15

Stad Aalst - OCMW - ASZ Clusters, diensten en taken Hierbij een niet-beperkend overzicht van de diensten van de stad Aalst waar jij als vrijwilliger je steentje zou kunnen bijdragen: Dienst Juridische zaken en bestuursondersteuning Dienst Loketbeheer Vreemdelingenzaken en inburgering Dienst Cultuur, jeugd en sport Dienst Stedelijke Bibliotheek en dienst CC De Werf Dienst Museum Dienst Erfgoed Dienst Uitpas Ontmoetingshuis De Brug Samenleving en integrale veiligheid - Noodplanning - PSH politie Leefmilieu Stedelijk Trefcentrum Stedelijke scholen praktische voorbereidingen van events les geven aan anderstaligen en voeren van individuele gesprekken logistieke taken hulp bij logistieke organisatie van evenementen begeleiden van kinderen in de bibliotheek en jeugdjury inventarisatie archeologische collectie geven van educatieve workshops invoeren van akten burgerlijkse stand in een systeem verkoop van de Uit-Pas bemannen van de Uitpasstand (informatie verstrekken) toezicht op en controle van zaalverhuur ondersteuning van het crisiscentrum psychosociaal hulpverleningswerk ondersteunen van de compostmeester en meewerken aan de compost mobiel les geven; gezonde voeding, bakken, engels, frans,... ondersteuning bieden aan de kinderbegeleiders, knutselpapa's, toezicht houden, voorleesouders - Wegen van kindjes en onthaal van de ouders.

Stad Aalst OCMW - ASZ Hierbij een niet-beperkend overzicht van de diensten van het OCMW Aalst waar jij als vrijwilliger je steentje zou kunnen bijdragen: Lokaal dienstencentrum (LDC) De Maretak Sociale contacten, bakker, affiches maken, organiseren van fiets en wandeltochten, lesgeven, bingo, quiz, hulp bij activiteiten, entertainer,.. Dienst Gezinszorg en Aanvullende Thuiszorg (DGAT) Sociale contacten, verzorging van huisdieren,.. Dienst Sociale zaken Wegwijs maken van asielzoekers en politieke vluchtelingen in onze stad en dienstverleningen,... Serviceflats De Kaalberg/ Kareeloven WZC De Hopperank / WZC Mijlbeke / WZC Sint Job Meehelpen in cafetaria, bedeling van maaltijden, voorbereiden en organiseren van activiteiten, occasioneel boodschappen doen voor bewoners, ondersteunen afvalbeleid,.. Begeleiding bij uitstappen, wandelen, ondersteuning van activiteiten en animatie: knutselwerk, petanque, bingo, muzikale en zangnamiddag, film, gezelschapsspelen, boekenronde,... Voorlezen, ondersteunen bij levensbeschouwelijke activiteiten, planten en bloemen verzorgen, naaiatelier, sfeerkoken, hulp in refter, boodschappen, administratie,.. Sociale Kruidenier Klantenonthaal, klant helpen bij het winkelen, aanvullen van de winkelrekken en opvolging stock 1/20

Stad Aalst OCMW - ASZ Hierbij een niet-beperkend overzicht van de diensten van het ASZ Aalst waar jij als vrijwilliger je steentje zou kunnen bijdragen: Verpleegafdeling Patiëntenvervoer Kinderafdeling Administratie Onthaal Hulp bij het op en afdienen van de maaltijden, patiënten helpen bij de maaltijd, begeleiden van patiënten naar onderzoeken, opruimen, aanvullen, afhandelen van leveringen,.. Vervoeren/begeleiden patiënten van en naar andere afdelingen in het ziekenhuis (je werkt steeds 'in tandem' met 2 personen) Zie activiteiten bij verpleegafdeling, aangevuld met: spelen met en voorlezen voor zieke kinderen, hulp bij maaltijden (flesvoeding), opvang wanneer bezoek naar huis gaat,.. Ondersteuning bieden op de afdeling facturatie, personeelsdienst, secretariaat, Gastheer/vrouw bij opname, begeleiding van de patiënten die moeten opgenomen worden naar hun afdeling, patiënten en bezoekers wegwijs maken in het ziekenhuis,.. 2/20

Stad Aalst - OCMW - ASZ Bron van informatie : CIVIQ Adviesbureau voor lokale en provinciale overheden en bedrijven ( Amsterdam) Provincie Oost-Vlaanderen, vrijwilligerswerk, Raadsbesluit aangepast reglement Omzendbrief ministerie Financiën betreffende de fiscale vrijstelling van onkostenvergoeding voor vrijwilligers Stad Gent : vrijwilligersloket + Gent info OCMW Zele : vrijwilligerswerking Algemeen Stedelijk Ziekenhuis : informatienota vrijwilligerswerking. OCMW Aalst: vrijwilligerswerking Geraardsbergen Centrum Welzijn Ethias verzekeringen Wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers en latere wijzigingen Stad Aalst juridische zaken en bestuur ondersteuning Stad Aalst personeel en organisatie. Handboek werken met vrijwilligers wetgeving praktijk uitgeverij Politeia Informatie omtrent: persoonsgebonden taken van provincies en hun toewijding aan de Vlaamse Lokale overheid: VR Dos. 8274 Vlaamse Regering *Het vrijwilligersbeleid werd tot dusver gestimuleerd vanuit de provincies. Gelet dat de coördinatie van vrijwilligerswerking overgedragen wordt naar het bestuursniveau van de Vlaamse overheid, zal de organisatie zich daarop aligneren Auteurs binnen team Cultuur en Evenementen :Anne Bael, Bert De Bruyn.