Memorandum Datum : 5 april 2011 Aan : PS Van : GS Behandelend ambtenaar: R. van Dopperen (CMU) Onderwerp : Beantwoording persvragen externe inhuur Tel.: 3196 Geachte leden van Provinciale Staten, Inleiding Graag informeren wij u over de beantwoording van persvragen die aan GS zijn gesteld over de externe inhuur bij de provincie Utrecht. Wij hebben vandaag besloten om deze informatie te delen met PS in de vorm van bijgaande Statenbrief. In de persvragen zijn de meest recente cijfers meegenomen over de externe inhuur in het jaar 2010. De informatie die wij openbaar maken, biedt bovendien inzicht in de trend over de jaren 2007-2010 en het beleid dat het college daarop voert. Aanleiding Voorgeschiedenis Statenbrief, 8 december 2009, naar aanleiding van schriftelijke vragen gesteld door Freek Bersch en Pieter Wout Duquesnoy (SP). Essentie / samenvatting: Provincie Utrecht heeft sinds 2010 minder externe inhuur Inhuur van externe medewerkers is sinds 2010 bij de provincie Utrecht met bijna één miljoen euro afgenomen. Dit blijkt uit een rapportage die GS op 5 april hebben behandeld. Nieuwe projecten van de provincie Utrecht vroegen de afgelopen jaren om nieuwe, tijdelijke medewerkers. Bovendien willen GS de vaste formatie niet verder uitbreiden, maar wel de ambities waarmaken die bij de start van het college in 2007 waren neergezet. Dat kon door gebruik te maken van tijdelijke inhuur. De provincie Utrecht wil actief inspelen op ontwikkelingen in de maatschappij. Dit maakt het gewenst om niet alleen te werken met een kleine en effectieve harde kern aan medewerkers. Ook een flexibele schil is om deze reden nodig. Deze manier van werken maakt de organisatie niet alleen slagvaardiger, maar haakt ook aan op toekomstige ontwikkelingen in de nieuwe collegeperiode en mogelijke bezuinigingen bij de provincie. Soms is het bovendien nodig om tijdelijke vervanging te regelen en bijzondere expertise in te schakelen voor tijdelijke projectopdrachten. De cijfers uit de contractenadministratie over de jaren 2007-2010 laten zien dat de provincie Utrecht, vergeleken met de totale begroting en personeelslasten, over de gehele linie een stabiele lijn volgt als het gaat om de uitgaven aan externe inhuur. Op het totaal van de begroting gaat het om gemiddeld circa 2,8%, zo blijkt uit de rapportage. Het aandeel in de personeelskosten ligt gemiddeld op 28%.
2 Inhuur voor tijdelijke opdrachten en vervanging Dat de provincie Utrecht soms gebruik maakt van deze flexibele schil van medewerkers heeft een aantal redenen. In bepaalde gevallen is het nodig om specialistische kennis in te huren voor tijdelijke programma s. Voorbeelden zijn de omschakeling in 2010 naar een nieuwe ICT infrastructuur voor de provincie, de begeleiding van de aankoop van het nieuwe Provinciehuis en de herinrichting van het gebied rondom Vliegbasis Soesterberg. Afgezien van het inschakelen van medewerkers voor tijdelijke projecten en programma s is externe inhuur soms gewenst voor vervanging van medewerkers vanwege vacatures of ziekte. In 2007-2009 ging het om 3,0-3,5 miljoen euro aan bestedingen voor dit doel. Gemiddeld betreft het hier circa 20% van de totale kosten voor externe inhuur. De provincie Utrecht volgt het beleid dat terughoudend met externe inhuur wordt omgegaan. Alleen in uitzonderingsgevallen mag daarvan gebruik worden gemaakt. Het beschikbare werk moet zoveel mogelijk gedaan worden door de vaste medewerkers. Bij externe inhuur die langer duurt dan 1 jaar en/of in het geval dat het gaat om een bedrag van meer dan 100.000 euro is toestemming vooraf van de directie noodzakelijk. Externe inhuur zal naar de verwachting van het huidige college een belangrijk aandachtspunt worden bij de vernieuwing van de provinciale organisatie in de komende jaren. Naar het beleid voor externe inhuur zal daarbij kritisch worden gekeken. In het coalitieakkoord dat VVD, CDA, GroenLinks en D66 op 4 april jl. hebben gepresenteerd, is aangekondigd dat de partijen de bestedingen aan externe inhuur willen terugbrengen naar het niveau van 2007. De coalitiepartijen hebben ook aangescherpte richtlijnen aangekondigd. Meetbaar / beoogd beleidseffect Financiële consequenties NVT Vervolgprocedure/voortgang GS zullen PS twee keer per jaar informeren over de actuele stand van zaken ten aanzien van externe inhuur in relatie tot de personeelskosten en de omvang van de begroting. Concreet voorliggende vraag aan statencommissie / Provinciale Staten Kennis nemen van de door GS vastgestelde antwoorden op de vragen van AD/Utrechts Nieuwsblad Gedeputeerde Staten van Utrecht, De voorzitter, R.C. Robbertsen De secretaris, H. Goedhart 2
3 Bijlage 1: Beantwoording van vragen, gesteld door AD/Utrechts Nieuwsblad op 15 februari 2011 Inleiding Geachte redactie, Alvorens in te gaan op de specifieke vragen die zijn gesteld willen we graag voor een beter begrip van dit onderwerp het volgende vermelden: Provincie Utrecht heeft sinds 2010 minder externe inhuur Inhuur van externe medewerkers is sinds 2010 bij de provincie Utrecht met bijna één miljoen euro afgenomen. Dit blijkt uit een rapportage die GS op 5 april hebben behandeld. Nieuwe projecten van de provincie Utrecht vroegen de afgelopen jaren om nieuwe, tijdelijke medewerkers. Bovendien willen GS de vaste formatie niet verder uitbreiden, maar wel de ambities waarmaken die bij de start van het college in 2007 waren neergezet. Dat kon door gebruik te maken van tijdelijke inhuur. De provincie Utrecht wil actief inspelen op ontwikkelingen in de maatschappij. Dit maakt het gewenst om niet alleen te werken met een kleine en effectieve harde kern aan medewerkers. Ook een flexibele schil is om deze reden nodig. Deze manier van werken maakt de organisatie niet alleen slagvaardiger, maar haakt ook aan op toekomstige ontwikkelingen in de nieuwe collegeperiode en mogelijke bezuinigingen bij de provincie. Soms is het bovendien nodig om tijdelijke vervanging te regelen en bijzondere expertise in te schakelen voor tijdelijke projectopdrachten. De cijfers uit de contractenadministratie over de jaren 2007-2010 laten zien dat de provincie Utrecht, vergeleken met de totale begroting en personeelslasten, over de gehele linie een stabiele lijn volgt als het gaat om de uitgaven aan externe inhuur. Op het totaal van de begroting gaat het om gemiddeld circa 2,8%, zo blijkt uit de rapportage. Het aandeel in de personeelskosten ligt gemiddeld op 28%. Inhuur voor tijdelijke opdrachten en vervanging Dat de provincie Utrecht soms gebruik maakt van deze flexibele schil van medewerkers heeft een aantal redenen. In bepaalde gevallen is het nodig om specialistische kennis in te huren voor tijdelijke programma s. Voorbeelden zijn de omschakeling in 2010 naar een nieuwe ICT infrastructuur voor de provincie, de begeleiding van de aankoop van het nieuwe Provinciehuis en de herinrichting van het gebied rondom Vliegbasis Soesterberg. Afgezien van het inschakelen van medewerkers voor tijdelijke projecten en programma s is externe inhuur soms gewenst voor vervanging van medewerkers vanwege vacatures of ziekte. In 2007-2009 ging het om 3,0-3,5 miljoen euro aan bestedingen voor dit doel. Gemiddeld betreft het hier circa 20% van de totale kosten voor externe inhuur. Externe inhuur zal naar de verwachting van het huidige college een belangrijk aandachtspunt worden bij de vernieuwing van de provinciale organisatie in de komende jaren. Naar het beleid voor externe inhuur zal daarbij kritisch worden gekeken. In het coalitieakkoord dat VVD, CDA, GroenLinks en D66 op 4 april hebben gepresenteerd, is aangekondigd dat de partijen de bestedingen aan externe 3
4 inhuur willen terugbrengen naar het niveau van 2007. De coalitiepartijen hebben ook aangescherpte richtlijnen aangekondigd. Beantwoording van vragen 1. Ik wil graag een overzicht vanaf 2009 tot heden van alle ingehuurde externe krachten en interim-personeel van de ambtelijke organisatie van de provincie Utrecht. Met daarbij een overzicht van het aantal, functie, tijdsduur (vanaf welke datum binnengehaald) en betaalde facturen/salariëring per functie. Antwoord: In de bijlage treft de redactie het bijgesloten overzicht aan. Deze loopt vanaf januari 2010 tot 1 januari 2011. Dit overzicht is tot stand gekomen door een lijst te maken van alle contracten die door de provincie Utrecht zijn afgesloten voor externe inhuur. M.i.v. het jaar 2010 is contractadministratie volledig gedigitaliseerd en zijn wij in de gelegenheid een gedetailleerd overzicht te genereren. De gegevens van 2009 en eerder zijn gegenereerd tot een totaal per jaar. Uit oogpunt van bescherming van privacy zijn de gegevens anoniem weergegeven en gesorteerd per type functie en de betreffende afdeling bij de provincie Utrecht, met opgave van de looptijd. 2. Geldt er voor de inhuur van een externe een limiet in tijdsduur en salaris? Voor welke functiegroepen is er de mogelijkheid om een externe in te huren? Welke kennis en competenties is met de inhuur van een externen c.q. interimmers binnengehaald die intern niet beschikbaar was. Antwoord: Als de provincie Utrecht gebruik maakt van externe inhuur dan betrefte dit meestal interimmanagement, organisatie- en formatieadvies, beleidsadvies en communicatieadvisering. Daarnaast kan er sprake zijn van beleidsondersteunende externe inhuur, bijvoorbeeld op het gebied van juridisch advies, advies over automatiseringsvraagstukken en ondersteuning van accountantsonderzoeken en financiële deskundigheid. Het gaat hier om specialistische en vakmatige kennis die de provincie vanuit kosten/baten overwegingen niet volledig in huis beschikbaar wil hebben. Tenslotte valt ook de inhuur van uitzendkrachten voor opvang van incidentele capaciteitsproblemen onder de definitie van externe inhuur. Dit heeft te maken met ziekteverzuim, piekbelastingen of om flexibel te kunnen reageren op vraagfluctuaties. De provincie Utrecht stuurt op beperking van externe inhuur die langer duurt dan 1 jaar. Er is in principe geen limiet gesteld als het gaat om het type functie of het maximale bedrag. Bij externe inhuur die valt onder een raamovereenkomst zijn wel afspraken gemaakt over het maximale uurtarief. Bij externe inhuur die langer duurt dan 1 jaar en/of in het geval dat het gaat om inhuur boven een bedrag van 100.000 euro is toestemming van de directie noodzakelijk. De redenen van externe inhuur De managementafwegingen om extern personeel hebben betrekking op vraagstukken van: 4
5 Kwantitatieve capaciteit Kwalitatieve capaciteit Deskundigheid Onafhankelijkheid. Kwantitatieve capaciteit Externe inhuur is wenselijk als het gaat om het oplossen van capaciteitsproblemen die tijdelijk voorkomen in reguliere processen. Dit heeft te maken met ziekteverzuim, piekbelastingen of om flexibel te kunnen reageren op vraagfluctuaties. Het betreft capaciteit die de provincie niet structureel beschikbaar wil hebben. Een aanleiding in 2007 is bijvoorbeeld de vacaturestop in het kader van het Organisatie in Ontwikkeling project geweest. Kwalitatieve capaciteit Voor externe inhuur wordt gekozen als de manager bepaalde (specialistische) kennis niet zelf in dienst wil hebben. Argument hiervoor kan zijn dat het kennis betreft die snel ontwikkelt; het bijhouden van het vakgebied vergt dan relatief te veel interne capaciteit. Of er is sprake van een afgebakende ontwikkelopgave die om een snelle beantwoording vraagt, en waarvoor de kennis op dat moment niet intern beschikbaar is. Hierbij kan worden gedacht aan specialistische inzet op specifieke terreinen, zoals de ontwikkeling van de visie voor de herinrichting van het Vliegveld Soesterberg, maar ook het interim-management voor Bureau Jeugdzorg Utrecht, of het begeleiden van de aankoop van het Fortisgebouw. Deskundigheid Externe inhuur kan voor managers een efficiënte manier zijn om kennis en ervaring te verwerven in het geval van nieuwe of specialistische taken. De ervaring opgedaan bij andere organisaties kan dan worden benut, zoals bij de ontwikkeling van het KlantenContactCentrum. Onafhankelijkheid Externe inhuur is voor sommige taken of opdrachten wenselijk, als op die manier de objectiviteit wordt vergroot waarmee de opdracht of taak wordt uitgevoerd. Dit kan het geval zijn bij taken waarbij verschillende belangen spelen. Ook kunnen managers voor externe inhuur kiezen als zij behoefte hebben aan een onafhankelijke autoriteit om een standpunt of visie uit te dragen. Dit kan onder andere het geval zijn bij bestuurlijk belangrijke onderwerpen. 3. Welk bedrag is begroot om Herman Sietsma en Carolien de Boer te vervangen door een interim-directielid? Antwoord Beide directieleden worden momenteel vervangen door een interim-directielid. In het geval van de vervanging van de heer Sietsma door dhr. Goedhart is strikt genomen geen sprake van externe inhuur, maar neemt de provincie Utrecht voor de periode van 1 jaar met ingang van 21 maart 2010 de huidige werknemerskosten over van zijn werkgever, de gemeente Rotterdam. Daarvoor is een detacheringscontract afgesloten met de gemeente Rotterdam. Het bedrag dat daarmee is gemoeid is 183.000. Het betreft hier de bruto werkgeverslasten, inclusief pensioen, premies, sociale lasten en reiskostenvergoeding. De vervanging van mw. De Boer is geregeld door middel van een externe inhuurovereenkomst. Daarvoor is met het betrokken bureau waarvoor de interim-directeur werkt een bedrag begroot van maximaal 193.000, rekening houdend met een declaratie op uurbasis voor de periode van maximaal 1 jaar (van 1 mei 2011 tot 30 april 2012). 5
6 4. Graag wil ik naast het detail-overzicht over 2009 tot en met heden de totalen over de voorgaande drie jaar. Antwoord Onderstaand schema, dat onderdeel uitmaakt van een brief aan Provinciale Staten van 8 december 2009, laat zien het overzicht over de jaren 2007-2010. De cijfers hebben betrekking op de externe inhuur, inclusief de bedragen die zijn gemoeid met de inhuur van medewerkers vanwege vacatures en ziektes. Bedragen in mio. euro 2007 2008 2009 2010 Begroting 490 548 591 581 Externe inhuur 13,1 14,7 18,2 17,3 Externe inhuur t.o.v. 27% 27,7% 31,1% 28,7% personeelskosten Externe inhuur t.o.v. begroting 2,7% 2,7% 3,1% 3,0% Toelichting op tabel: Bovenstaand schema laat zien dat de kosten van externe inhuur bij de provincie Utrecht over de gehele linie relatief stabiel zijn gebleven. Na een lichte stijging sinds 2007 zijn deze uitgaven met ingang van 2010 weer gedaald. Ten opzichte van de totale begroting gaat het om circa 2,8%. Ook het aandeel externe inhuur in vergelijking met de totale loonkosten is stabiel gebleven, behoudens een lichte stijging in 2009. Dit laatste heeft te maken met het feit dat sinds het aantreden van het college van GS in 2007 verhoudingsgewijs meer uitgaven zijn gedaan voor nieuwe beleidsinitiatieven en projecten. Dit heeft zich met name in dat jaar 2009 vertaald in nieuwe werkzaamheden die inmiddels veelal in uitvoering zijn gekomen. Veel van deze projecten vroegen om bijzondere kennis of advisering die de provincie Utrecht niet altijd zelf in huis heeft en om deze reden tijdelijk heeft ingehuurd. De verwachting is dat de neergaande trend die sinds 2010 zichtbaar is zich ook in het huidig jaar zal doorzetten en dat de provincie Utrecht in 2011 minder extern zal inhuren. Overigens is uit eerdere analyses gebleken dat Utrecht, in vergelijking met de overige provincies, een gemiddelde middenmoter is, als het gaat om de uitgaven op het gebied van externe inhuur (in relatie tot de totale omvang van de begroting). 6