woongebouw Statenweg jaarverslag 2008
inhoudsopgave sociaal jaarverslag... 3 inleiding... 3 samenstelling wooncommissie en dagelijks bestuur... 3 verhuur... 4 onderhoud... 4 schoonmaak... 4 hygiënecontrole... 4 fietsenactie... 4 financieel jaarverslag... 5 beginbalans... 5 resultatenrekening... 5 eindbalans... 6 toelichting op de jaarrekening... 6 overzicht verplichtingen... 6 notulen kascommissie... 7 verklaring kascommissie... 8 taak... 8 werkzaamheden... 8 oordeel... 8 verklaring dagelijks bestuur en wooncommissie... 9 notulen wooncommissie... 10 notulen bewonersvergadering... 11 2
sociaal jaarverslag inleiding De Vereniging Bewonersvoorzieningen Gebouw Statenweg is bij notariële akte opgericht op 25 november 1996 en heeft ten doel het zonder winstoogmerk realiseren en exploiteren van faciliteiten en het organiseren van evenementen ten behoeve van de bewoners van het woongebouw Statenweg. Woongebouw Statenweg is eigendom van en wordt verhuurd door Woningcorporatie Stadswonen te Rotterdam. De vereniging is volledig autonoom en is om dien reden niet aan te merken als de informele bewonersverenging als gesteld in de beheerstructuur van Stadswonen. Zij wordt bestuurd door het dagelijks bestuur, omvattende de beheerder, de assistent beheerder en de penningmeester. De wooncommissie valt onder de verantwoordelijkheid van de vereniging. Voor de uitvoering van haar taken ontvangt de vereniging maandelijks een vergoeding van Stadswonen. De vereniging is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam. samenstelling wooncommissie en dagelijks bestuur De wooncommissie (algemeen bestuur) bestaat uit de volgende leden: Joel Tjong-A-Tjoe (Videocommissie) Michel Verbist (Technische Dienst) Michael Mac Donald (Technische Dienst) Het dagelijks bestuur bestond van 1 januari 2008 tot en met 31 december uit: Franton Maria, Voorzitter (beheerder) Yu-Meng Braumuller, Secretaris (assistent beheerder) Zetsia Lobo, Penningmeester Aan leden van het dagelijks bestuur is over het verenigingsjaar 2008 een vergoeding van in totaal 9000 uitgekeerd. Gezien het feit dat de beheerder in 2008 zijn afstudeerstage heeft uitgevoerd in het buitenland zijn de vergaderingen van de wooncommissie voornamelijk via de mail en telefonisch uitgevoerd. De dagelijkse activiteiten zijn deels uitgevoerd door de assistent beheerder, bijgestaan door de technische dienst. 3
verhuur In 2008 was er weinig leegstand. Woongebouw Statenweg is erg geliefd onder studenten en jongeren vanwege de goede locatie ten opzichte van openbaar vervoer, voorzieningen, het centrum en hogeschool/universiteit. onderhoud In 2008 heeft er voor zover bekend geen groot onderhoud plaats gevonden. schoonmaak Door duidelijke schoonmaakroosters en contact met VLS bij specifieke aandachtspunten is in 2008 over het algemeen goed schoongemaakt. De meeste klachten van bewoners richtten zich op andere bewoners die vuilniszakken of grofvuil achterlaten in de openbare ruimten. hygiënecontrole Medio 2008 is er een hygiënecontrole uitgevoerd bij alle bewoners van woongebouw Statenweg. fietsenactie Er is in 2008 geen fietsenactie uitgevoerd. 4
financieel jaarverslag beginbalans Beginbalans per 1-1-2008 Kas 609,35 Beheerfonds 898,00 Rekening 1 1.352,08 Kleine herstellingenfonds 3.331,00 Rekening 2 7.398,47 Leefbaarheidsfonds 1.430,00 Wasmachinefonds 3.200,00 Overige voorzieningen 500,90 extra post 1 (optie) extra post 2 (optie) - extra post 3 (optie) - extra post 4 (optie) - TOTAAL 9.359,90 TOTAAL 9.359,90 resultatenrekening Resultatenrekening per 31-12-2008 Kosten Opbrengsten Beheerfonds 10.493,72 Beheerfonds 11.010,46 Kleine herstellingenfonds 9.349,87 Kleine herstellingenfonds 10.676,40 Leefbaarheidsfonds 2.353,27 Leefbaarheidsfonds 4.571,98 Wasmachinefonds 1.301,87 Wasmachinefonds 1.000,00 Overige voorzieningen - Overige voorzieningen 50,00 extra post 1 (optie) - extra post 1 (optie) - extra post 2 (optie) - extra post 2 (optie) - extra post 3 (optie) - extra post 3 (optie) - extra post 4 (optie) - extra post 4 (optie) - Kruispost 14.755,59 Kruispost 14.853,31 38.254,32 42.162,15 RESULTAAT 3.907,83 5
eindbalans Eindbalans per 31-12-2008 Kas 1.519,95 Beheerfonds 1.414,74 Rekening 1 7.650,06 Kleine herstellingenfonds 4.657,53 Rekening 2 4.097,72 Leefbaarheidsfonds 3.648,71 Wasmachinefonds 2.898,13 Overige voorzieningen 550,90 extra post 1 (optie) #WAARDE! extra post 2 (optie) - extra post 3 (optie) - extra post 4 (optie) - TOTAAL 13.267,73 TOTAAL #WAARDE! toelichting op de jaarrekening Het vermogen van de vereniging is in september 2008 overgeheveld van ING naar een nieuwe rekening van de Bizner bank. overzicht verplichtingen De vereniging heeft twee Miele wasmachines met muntautomaat in bezit. Deze worden regelmatig schoongemaakt, onderhouden en voorzien van nieuwe onderdelen. In 2008 werd geen gebruik meer gemaakt van drogers, deze waren niet meer bruikbaar. In plaats van deze opnieuw aan te schaffen besloot de vereniging om deze te leasen. Vanaf 1 mei 2008 zijn er twee drogers met muntautomaat geleased via Meo-lease. In februari 2008 een mobiel abonnement bij KPN telecom afgesloten voor de beheerder en assistent beheerder. In 2008 bedroegen de kosten voor dit abonnement gemiddeld 125 euro per maand. 6
notulen kascommissie Aanwezigen: Thyrza Kramers, Gary Hollander en Simon Becker Woensdag 23 november 20 uur in Statenweg 412 De jaarstukken van 2008 zijn doorgenomen met de Kascommissie. Hierbij een weergave van de op- en aanmerkingen van de kascommissie. De opmerkingen van de kascommissie gaan over drie zaken: de boekingen zonder bonnetje, boekingen die geboekt zijn onder het verkeerde fonds en boekingen die correct zijn maar niet chronologisch staan. Boekingen zonder bonnetje Er is twee keer een bedrag afgeschreven voor de kosten voor een verzending op 6 maart 2008 een bedrag van 1,91 euro en op 4 april een bedrag van 1,45 euro. Hiervoor zijn geen bonnetjes. De bedragen zijn geboekt onder het beheerfonds. Op 14 april 2008 is een bedrag van 14,61 afgeschreven bij de Albert Heijn zonder bonnetje. Deze kosten zijn geboekt onder het beheerfonds. In april en mei 2008 is de basement opgeknapt. De kosten hiervan waren 1700 euro. Hier zijn geen bonnetjes meer van terug te vinden. 29 mei 2008 is er een bedrag van 5,50 euro afgeboekt bij de Multishop. Hiervan is geen bonnetje meer aanwezig. Deze kosten zijn geboekt onder het beheerfonds. Op 15 december 2008 wordt er 70 euro afgeschreven voor de aanschaf van een kerstboom en verlichting. Hiervan ontbreken bonnetjes. Op 3 december 2008 wordt er 67,60 euro afgeschreven voor een etentje bij Tai Wu van het bestuur. Hiervan is geen bonnetje meer. Dit wordt geboekt onder het beheerfonds. Verkeerd geboekt De rekening van de Sligro voor een prikbord en magneten moet van het leefbaarheidsfonds naar het beheerfonds omdat dit kosten zijn voor het kantoortje. De bijgeboekte rente voor de kapitaalrekening op 2 mei en 5 september 2008 moet geboekt worden onder de kruisposten en niet onder het beheerfonds. In het beheerfonds zijn de boekingen in de maand juli 2008 niet chronologisch geboekt. Deze verkeerde boekingen worden gecorrigeerd en geboekt onder het juiste fonds. Overige boekingen in 2008 zijn correct geboekt onder de juiste fondsen. De opmerkingen van de kascommissie over boekingen die geboekt moeten worden op een ander fonds of chronologisch moeten worden geboekt, zijn aangepast in de jaarrekening. De opmerkingen over de afwezigheid van bonnetjes zijn jammer genoeg niet te corrigeren omdat de bonnetjes niet meer aanwezig zijn. Deze boekingen zijn echter wel zichtbaar in de afschriften. 7
verklaring kascommissie taak Het is onze taak om aan de bewonersvergadering verslag uit te brengen van onze bevindingen naar aanleiding van ons onderzoek van de rekening en verantwoording van het bestuur, bestaande uit de balans, het exploitatie overzicht en de toelichting. De jaarrekening is opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de wooncommissie. werkzaamheden Onze werkzaamheden zijn erop gericht om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materiaal belang bevat en bestaan onder meer uit een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen. Indien dit nodig is gebleken, is gebruik gemaakt van de kennis van deskundigen. Wij zijn van mening dat onze werkzaamheden een deugdelijke grondslag bieden voor ons oordeel. oordeel Wij zijn van oordeel dat de onderhavige jaarrekening (balans, resultatenrekening en de toelichting) een getrouw beeld geeft van de financiële positie van het woongebouw per balansdatum en het resultaat over 2008. datum: <datum> <naam1> <adres1>, te Rotterdam <naam2> <adres2>, te Rotterdam 8
verklaring dagelijks bestuur en wooncommissie Hierbij verklaren de leden van het dagelijks bestuur en de wooncommissie van woongebouw Statenweg zich te verenigen met het jaarverslag 2008. Het bestuursbesluit tot goedkeuring van het jaarverslag is genomen op <datum>. Aldus ondertekend te Rotterdam op <datum>. Dagelijks bestuur <naam1> <functie> <naam2> <functie> <naam3> <functie> Wooncommissie <naam1> <naam2> <naam3> <naam4> <naam5> <naam6> 9
notulen wooncommissie Aanwezigen: Kathy Maduro, Ingrid Lugtenberg, Poodja Somai en Simon Becker Woensdag 30 november 20 uur in Statenweg 412 De wooncommissie sluit zich aan bij de opmerkingen van de wooncommissie. Deze opmerkingen zijn reeds verwerkt in de jaarverslagen. De wooncommissie stelt vast dat de bedragen waar bonnetjes voor ontbreken duidelijk zijn weergegeven in de jaarverslagen op basis van de bankafschriften. Het jaarverslag geeft het meest complete beeld op deze manier. Wooncommissie stelt vast dat het jaarverslag 2008 een goed beeld geeft van de financiën in 2008. 10
notulen bewonersvergadering voeg hier de notulen in waaruit goedkeuring jaarverslag en decharge van de wooncommissie blijkt. 11