VORMING Jeugdlokalen en overeenkomsten Deelnemersbundel Over het vinden van de eigenaar van het lokaal/ de grond en het afsluiten van een overeenkomst 1
Vorming Lokalen 2011-2012 Eveline Reusens 2
Waarom is een overeenkomst zo belangrijk? De voorbije jaren heeft Scouts en Gidsen Vlaanderen gemerkt dat er verschillende groepen zijn zonder een overeenkomst voor het gebruik van het lokaal. De afwezigheid van een overeenkomst geeft groepen een grote onzekerheid, niet in het minst in verband met rechten en plichten van eigenaar en scoutsgroep. Zelfs al ben je ervan overtuigd dat de scouts en/of gidsengroep voor eeuwig de lokalen zal kunnen gebruiken omdat dat altijd al zo geweest is kan je zonder een overeenkomst hier geen 100% zekerheid over hebben. Een belangrijk hulpmiddel in het onderhouden en beheren van lokalen is het Lokalenvisum. We streven met het Lokalenvisum een aantal doelstellingen na: Duidelijkheid scheppen over de situatie van het lokaal. Wie is de eigenaar, wat voor soort overeenkomst hebben jullie afgesloten? Het onderstrepen van de waarde van het engagement van groepsleiding. Het lokalenvisum staat niet alleen. Het kampvisum, het kiesvisum en het lokalenvisum zijn dé drie kwaliteitsinstrumenten voor de betere groepsleiding. Een opvolgingsinstrument voor de districtscommissaris. Met dit visum heeft de DC een methodiek in handen om de toestand van de lokalen in zijn of haar district goed te kunnen opvolgen. We vinden het belangrijk dat groepen door de verschillende niveaus in onze beweging ondersteund worden in hun lokalenbeheer.
Contact met de eigenaar De verhouding tussen eigenaar en gebruiker/ huurder is bij een woonhuis anders dan bij een jeugdlokaal. In dit laatste geval is er vaak geen één-op-één-relatie. Bij een jeugdlokaal is het een relatie tussen twee of meerdere groepen mensen: enerzijds het bestuur van een kerkfabriek, de inrichtende macht van een school, de parochieraad; anderzijds de groepsleidingploeg, de leidingploeg, het bestuur van de lokalen-vzw. Weet iedereen bij wie ze moeten zijn voor vragen? Kennen ze elkaars verantwoordelijkheden? Is er duidelijkheid over wanneer er waarover met elkaar contact wordt opgenomen? Bv. wanneer er nieuwe groepsleiding verkozen wordt, wanneer er grotere werken nodig zijn omdat het dak lekt, We zijn ervan overtuigd dat informeel contact tussen de eigenaar en de vereniging de samenwerking bevordert. Spreek elkaar aan op de dorpsfeesten, stuur het programmaboekje van jullie vereniging naar de eigenaar en nodig elkaar uit op evenementen. Dat maakt het veel gemakkelijker om rond de tafel te gaan zitten wanneer er serieuzere zaken moeten besproken worden. Hiermee wordt niet bedoeld dat de relatie tussen de groep en de eigenaar intens moet zijn, maar ze moet wel: Duidelijk zijn: beide partijen kennen elkaars verwachtingen, kennen de weg om de juiste mensen te contacteren. Veilig zijn: beide partijen voelen zich gerespecteerd. Comfortabel zijn: beide partijen voelen zich goed bij het contact. Toekomstgericht zijn: beide partijen kijken vol vertrouwen de toekomst van de samenwerking tegemoet.
Hoe de eigenaar identificeren? De meest goedkope manier is het archief van de groep te doorspitten. Misschien vind je wel interessante documenten terug die je meer kunnen vertellen? Mocht de overdracht van het archief niet altijd consequent gebeurd zijn, dan kan je ook oud groepsleiding of oud-leiding aanspreken. Misschien weten zij meer? Betrek zeker de jeugdconsulent mee in je zoektocht! Deze kan misschien via de gemeentediensten de juiste gegevens van de eigenaar bemachtigen. Echte zekerheid krijg je pas als je een opzoeking doet in het kadaster. Het Belgisch kadaster is een instelling die behoort tot de Federale Overheidsdienst Financiën. Men houdt zich bij het kadaster bezig met de eigendommen van land en/of gebouwen, maar ook met het bepalen van het kadastraal inkomen van onroerend goed. Vanaf 2004 kreeg het kadaster een nieuwe naam toebedeeld: de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie (FOD Financiën). Elke Vlaamse provincie heeft een eigen kadaster. Meer info: http://fiscus.fgov.be doorklikken naar administraties: patrimoniumdocumentatie doorklikken naar Adressen van de federale belastingadministraties. Bij het kadaster kan je vragen naar een uittreksel van de kadastrale legger en het kadastraal plan. De kadastrale legger is een register van alle percelen per kadastrale gemeente of kadastrale afdeling van een gemeente. Het bevat fiches (artikels) waarop de percelen gegroepeerd zijn onder de naam, voornaam, eventueel zakelijk recht, adres, enz. van een eigenaar of een groep personen die gezamenlijk een eigendomsrecht erop uitoefenen. Naast het perceelsnummer geeft deze legger ook informatie over de ligging van het perceel, de oppervlakte, de aard en het kadastraal inkomen. Het kadastraal plan is een kaart waarop het gevraagde perceel duidelijk afgelijnd staat. Meer info: www.agiv.be
Hoe vraag je een uitreksel uit de kadastrale legger of het kadastraal plan aan? Je kan langsgaan bij het Administratief Centrum in Brussel: Kruituinlaan 50 1000 Brussel Je krijgt bij je bezoek meteen de gevraagde informatie mee. Medewerkers zullen je te woord staan en samen met jou uitpluizen over welk pand het precies gaat zodat je zeker met de correcte gegevens naar huis gaat. Je kan ook een aanvraag doen per e-mail op dir.kad.brabant.uittreksels@minfin.fed.be Gebruik hiervoor het gestandaardiseerd aanvraagformulier. Bij situatieschets of andere nuttige inlichtingen schrijf je best dat het om een jeugdlokaal gaat. Tot slot kan je ook langsgaan op een plaatselijk kadasterkantoor. Al deze kantoren kunnen het kadaster inkijken, maar mogen geen uittreksels afleveren. Zij doen hiervoor de aanvraag bij de bovengenoemde dienst. Adressen en openingsuren vind je op http://fiscus.fgov.be doorklikken naar administraties: patrimoniumdocumentatie doorklikken naar Adressen van de federale belastingadministraties. Let op! Het aanvragen van een uittreksel is niet gratis! Kadastrale legger: 5.50 Kadastraal plan: 11
Verschillende eigenaars Hoewel veel scouts en gidsengroepen lokalen in eigen bezit hebben, zijn er ook veel andere eigenaars die lokalen ter beschikking stellen voor het jeugdwerk. Om te weten bij wie je exact moet zijn om te onderhandelen voor een overeenkomst, ken je best de organisatiestructuur. De vzw verbonden aan de groep Vele groepen zeggen al te gemakkelijk de groep is eigenaar van ons lokaal. Wettelijk gezien kan dit niet: een feitelijke vereniging kan geen eigenaar zijn! Dat zou willen zeggen dat een hoofdelijk persoon (vroegere groepsleiding?) eigenaar is, of dat er vroeger een vzw werd opgericht die in de loop der jaren niet verder onderhouden is. Mochten de lokalen wel degelijk eigendom zijn van de vzw verbonden aan de groep, controleer dan van wie de grond is. Als er een andere eigenaar is, weet dan dat in België de regel geldt: de stenen volgen de grond. Dat wil zeggen, als de eigenaar beslist de grond voor iets anders te gebruiken, zijn de lokalen verloren. Een vzw niet verbonden aan de groep Een vzw wordt steeds beheerd door bestuursleden, gekozen door de algemene vergadering. Het zijn de bestuursleden, als aanspreekpunt van de vzw, die je moet contacteren. De gemakkelijkste manier is waarschijnlijk via website van de vereniging (als die er is). Mochten daar geen contactgegevens voorhanden zijn, dan kan je een opzoeking doen in het staatsblad: www.staatsblad.be doorklikken naar Rechtspersonen: vzw s, ondernemingen, verenigingen doorklikken naar Referentiedatabank Rechtspersonen. Via de zoekfunctie kan je op zoek gaan naar de statuten of de akte van wijziging van Raad van Bestuur. Daarin vind je de namen van de bestuursleden met adresgegevens. Een kerkelijke instantie Scouts en gidsengroepen gebruiken vaak lokalen van een kerkelijke instantie. Maar bij wie moet je juist zijn om de eigenaar te kunnen spreken? Daarvoor eerst even een beetje uitleg over de structuur van de Kerk. België telt 8 bisdommen. Een bisdom is een gebied dat onder het bestuur van een bisschop valt. Het is verdeeld in dekenaten met aan het hoofd een deken. De dekenij wordt onderverdeeld in parochies. Een parochie is de kleinste kerkelijke bestuurseenheid en staat onder leiding van een pastoor. Per bisdom is er een vzw. Per dekenaat is er ook een vzw, soms meerdere. In de parochie is er vaak een parochiale vzw, maar ook een kerkfabriek. De kerkfabriek is een openbare instelling (met rechtspersoonlijkheid, zoals een vzw) en wordt bestuurd door de kerkraad.
Contactgegevens kan je terugvinden op www.kerknet.be (zoeken mogelijk op regio/parochie). Voor vzw s geldt hetzelfde als hierboven (vzw niet verbonden aan de groep). De gemeente, paragemeentelijke vzw, gemeentebedrijf Ook gemeentelijke overheden stellen gebouwen ter beschikking voor het jeugdwerk. Soms is dat de gemeentelijke dienst zelf (dienst patrimonium, beheer van gebouwen, enz.), soms wordt dit uitbesteed aan een gemeentelijke vzw. Een gemeentelijke vzw is een vzw waarvan de meerderheid van de leden in de bestuursorganen leden van de gemeenteraad zijn of leden zijn die aangeduid werden door de gemeenteraad. De financiering van de vzw gebeurt met de gemeentebegroting. Contactgegevens van de gemeentelijke dienst of de vzw kan je bekomen op het gemeentehuis of op de website van de gemeente. De gemakkelijkste weg is via de jeugdconsulent. Een school, particulier, privé persoon Sommige scouts en gidsengroepen zijn verbonden aan een school waarvan ze een deel van de infrastructuur mogen gebruiken. Om de juiste contactpersoon te vinden, vraag je best naar de verantwoordelijke (de directeur). Algemene contactgegevens zijn vaak te vinden op de website van de school. Voor de contactgegevens van de gemeenteschool kan je ook bij de jeugdconsulent terecht.
De contracten Hieronder vind je een overzicht van diverse overeenkomsten en hun eigenschappen. Dit overzicht geeft je een idee van wat je je precies bij welke overeenkomst kan voorstellen. Meer info hierover kan je lezen in de brochure Jeugdlokalen & Overeenkomsten (zie achteraan). Verkoop overeenkomst Huur overeenkomst Convenant Duur? Kostprijs? Met wie? Wat? Lange termijn, onbeperkt Korte of middellange termijn, kan voor bepaalde duur (meestal per jaar) Korte termijn, meestal per jaar of enkele jaren Afgesproken verkoopprijs Meestal maandelijks, afgesproken huurprijs Afgesproken vergoeding of dienst in convenant Gebruik overeenkomst Korte termijn Geen vergoeding Recht van erfpacht Lange termijn, 27 tot 99 jaar Recht van opstal Vruchtgebruik overeenkomst Concessie Lange termijn, maximum 50 jaar Lange termijn, bepaalde of onbepaalde duur (maximaal dertig jaar voor rechtspersonen) Geen minimum termijn, wel maximum 99 jaar Jaarlijkse vergoeding Vergoeding is niet gebruikerlijk Geen jaarlijkse vergoeding Tussen overheden Tussen een overheid en een particulier Gemeente Parochie Gemeente NMBS Scholen OCMW Parochie Gemeente NMBS Scholen OCMW Parochie Akkoord over de verkoop van een onroerend goed tegen een welbepaalde prijs. Akkoord over de verhuur van een onroerend goed tegen een welbepaalde prijs. Een (vrijwillige) overeenkomst tussen de betrokken partners, afgesloten om een vooraf omschreven resultaat te bereiken. Gebruik van een onroerend goed Gebruik van een onroerend goed tijdelijke eigendom op andermans grond Genieten van andermans goed In overleg Overheid Een overheid stelt (een deel van) het openbaar domein ter beschikking aan een particulier
Wat is een goed contract? Een goed contract komt tegemoet aan volgende zaken: Duidelijk: het zorgt ervoor dat er een geschreven en ondertekende overeenkomst is. Beide partijen moeten een geldend exemplaar hebben en de inhoud ervan begrijpen. Veilig: een contract zorgt voor stabiliteit en zekerheid. Daar komt wel wat bij kijken: o Juridisch luik: hebben de gemaakte afspraken een wettelijke basis? o Financieel luik: is er gekeken naar de financiële draagkracht van de groep en de eigenaar om bepaalde plichten te kunnen nakomen? o Bouwkundig luik: wordt ervoor gezorgd dat het gebouw stabiel, brandveilig, hygiënisch, is? Comfortabel: de administratieve of technische lasten zijn draaglijk. De lokalen zijn aangepast aan de behoeften van de groep. Toekomstgericht: de continuïteit van de groep blijft gegarandeerd. Hoe langer de gebruiksduur, hoe beter voor de groep. Algemene principes bij het afsluiten van een overeenkomst Bespreek eerst met de tegenpartij wat jullie beiden willen (contract van korte of lange duur, weinig verantwoordelijkheden voor gebruiker of eigenaar, geen kosten voor de gebruiker, enz. ). Kies pas daarna welk type contract jullie zullen gebruiken. Een contract is een overeenkomst tussen twee partijen, zorg dus dat beide partijen zich in de afspraken kunnen vinden Een contract loopt over meerdere soms zelfs tientallen jaren, dit teken je niet op enkele dagen. Een contract laat je best nalezen door een expert die kan nagaan of er geen fouten en tegenstrijdigheden instaan. Een contract laat je ook best nalezen door iemand die er niets van kent, ook die persoon moet het allemaal kunnen verstaan. Een contract tekenen kan soms verstrekkende gevolgen hebben. Controleer of het afsluiten van een vzw gewenst is! Meer informatie hierover kan je terugvinden in de brochure Jeugdlokalen & Overeenkomsten.
Wat moet er zeker in een overeenkomst staan? Mocht je met een bepaald contract aan de slag willen, dan kan je op www.jeugdlokalen.be een modelcontract terugvinden. Gebruik dit als basis voor de onderhandelingen. Je kan in een overeenkomst zeer specifieke zaken opnemen, afhankelijk van de context. Toch zijn er enkele zaken die ofwel wettelijk verplicht zijn, ofwel sterk aan te raden zijn om zeker op te nemen! Een overzicht: Loopduur van de overeenkomst: vanaf wanneer gaat ze in voege, wanneer is ze beëindigd? Bekijk eventueel of een tussentijdse herziening van het contract mogelijk is. Dat kan wenselijk zijn wanneer de gebruiker bijvoorbeeld grote investeringen gedaan heeft. Opzeg: hoe moet het contract (vroegtijdig) opgezegd worden? Wat is de termijn die hiervoor gerespecteerd moet worden? Omschrijving (grond, toegangsweg, terrein, gebouw, materiaalkot, ) zodat het duidelijk is welke delen van het gebouw of terrein de groep gebruikt. Medegebruik (gebouw, terrein, ): als meerdere gebruikers in hetzelfde gebouw of op hetzelfde terrein zitten worden deze best benoemd in de overeenkomst. Beschrijf ook wie waar toegang heeft. Prijs: niet van toepassing op een gebruiksovereenkomst. Vermeldt ook of de prijs geïndexeerd kan worden. Bepaal meteen ook de betalingsvoorwaarden: wanneer moet de huurprijs betaald worden en op welke manier. Wie doet onderhoudswerken (groot en klein): verdeel dit tussen eigenaar en gebruiker. Verzekeringen: de gebruiker of huurder is verplicht een brandverzekering af te sluiten voor het lokaal. Dit zit in de ledenpolis van Scouts en Gidsen Vlaanderen en moet dus niet afzonderlijk afgesloten worden! Bestemming van het gebouw: wat kan/mag op de grond, terreinen georganiseerd worden? Activiteiten van de jeugdbeweging is een evidentie, maar mogen vb. fuiven, overnachtingen,? (correcte!) Identificatie van contracterende partijen: zorg ervoor dat beide partijen juist vernoemd worden en door de juiste persoon vertegenwoordigd worden.
Waarborg: hoeveel en waar, op geblokkeerde rekening. Verantwoordelijke voor controles: periodieke controles van de verwarming, schoorsteen, enz. Belastingen en taksen: de eigenaar moet de belastingen en taksen op het lokaal betalen. Je kan er wel bij vermelden dat er een vrijstelling van onroerende voorheffing kan bekomen worden voor jeugdlokalen. Kosten: de kosten van nutsvoorzieningen zijn ten laste van de gebruiker. Registratiekosten: een huurovereenkomst kan geregistreerd worden (en dat wordt ook best gedaan). Deze verantwoordelijkheid ligt best bij de eigenaar en is ook voor zijn rekening. Opgemaakt te + datum + gelezen en goedgekeurd : de formele zaken.
Achtergrondinformatie Brochures Jeugdlokalen en overeenkomsten Afsluiten van overeenkomsten voor het kopen, huren, gebruiken of verhuren van een jeugdlokaal. In deze brochure krijg je een overzicht van verschillende overeenkomsten die je kan afsluiten bij het kopen, huren, gebruiken of verhuren van een jeugdlokaal. Daarnaast is er ook aandacht voor de rol van de notaris in dit verhaal en wordt kort de plaats van een vzw of feitelijke vereniging toegelicht. Verkrijgbaar in Hopper Winkel voor 5. VZW een goed idee? Je overweegt om, naast je groep, ook een VZW op te richten? Wat komt hier allemaal bij zien? Welke verplichtingen moet je jaarlijks vervullen met je vzw? Wat zijn statuten en wat moet er verplicht instaan. Deze vragen en nog heel wat meer beantwoord in deze brochure. Te downloaden op de website van Scouts en Gidsen Vlaanderen. De Lokalenmap Een handige kaft om waardevolle lokalen -papieren te bewaren De kaft kwam er omdat we merkten dat door het grote verloop van plaatselijke vrijwillige jeugdwerkers nogal wat papieren verloren blijken te raken (bouwvergunning, overeenkomst, elektriciteit keuringsattest, ). Hoe beter je deze dossierkaft aanvult en opvolgt, hoe beter je zicht hebt op de situatie van je jeugdlokaal. Verkrijgbaar bij de jeugddienst of via lokalen@scoutsengidsenvlaanderen.be. Het internet www.scoutsengidsenvlaanderen.be/lokalen www.jeugdlokalen.be Vragen per mail: lokalen@scoutsengidsenvlaanderen.be
Notities
Notities