Beleidsplan Stichting Project Share Nederland Periode 2016-2018 Stichting Project Share Nederland Te Leiden Kvk nr. 27348004 Bezoekadres: Bresselaan 25 te Barneveld Postadres: Mastbos 168 7543 GP Enschede 1
INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding... 3 2. Financiën... 4 2.1 De financiën van de organisatie... 4 2.2 Projecten... 4 3. Werkzaamheden... 6 3.1 Terugblik werkzaamheden 2015... 6 3.2 Doelen 2016-2018... 6 3.3 Begroting 2016-2018... 7 2
1. Inleiding In het onderstaande beleidsplan legt het bestuur van Project Share Nederland (PSN) het actuele beleid vast. Dit beleidsplan is vastgesteld in de bestuursvergadering van 13 juni 2016. Het door PSN te voeren beleid is afhankelijk van de ontwikkelingen in de fiscale regelgeving, de locale situatie in Ghana en het beschikbare budget. Indien deze factoren wijzigen, zal PSN daarop het beleid aanpassen. Het bestuur van PSN bestaat de volgende vier leden: de heer B. J. Corstanje, voorzitter mevrouw M.H. Karsten-Broersen, secretaris mevrouw M.E. Aalbers, algemeen bestuurslid / fondswerving de heer B.J.M. de Hoop, penningmeester PSN is opgericht op 25 juni 2009 en heeft de volgende doelstellingen: a. Het verwerven van fondsen voor de activiteiten van NGO Project Share Ghana. Project Share Ghana (PSG) wil de gemeenschap in het Gushegu-Karaga District van Noord-Ghana economisch en maatschappelijk ontwikkelen. De projecten betreffen onderwijs, gezondheidszorg en landbouw. b. Het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. De werkzaamheden van PSN vallen uiteen in activiteiten ter versterking van de organisatie en activiteiten ter verwerving van fondsen voor projecten. PSN streeft op langere termijn naar een groep sponsoren (bestaande uit individuen en instellingen) die een continue stroom geld opleveren voor de projecten van Project Share Ghana. 3
2. Financiën PSN is een organisatie die geen winstoogmerk heeft en wordt gefinancierd door giften. Die giften hebben enerzijds tot doel de kosten van de stichting te dekken en anderzijds de projecten te financieren die zij ondersteunt. De komende jaren (2016 t/m 2018) zal PSN haar vermogen onder andere aanwenden voor de financiering van projecten, op het gebied van de verbetering van educatie, landbouw en gezondheid in Ghana. Voor zover PSN het vermogen niet direct besteedt, zal zij die beheren tegen maximale rente en minimaal risico. 2.1 De financiën van de organisatie De kosten van de Stichting worden bij voorkeur nihil gehouden. De volgende maatregelen moeten dit garanderen: - De bestuurders ontvangen geen beloning, noch een (bovenmatige) onkostenvergoeding voor hun diensten. - Er wordt zoveel als mogelijk gebruik gemaakt van gratis diensten binnen de achterban of van ondernemingen die op basis van maatschappelijk verantwoord ondernemen een bijdrage willen leveren. - Jaarlijkse evaluatie van de kostenstructuur van PSN - Vermindering van reiskosten van de bestuursleden door gebruik van Skype - Een transparante financiële administratie met rekening & verantwoording van het boekjaar. - Aanvraag van onkostenvergoeding moet door tenminste 2 bestuursleden worden goedgekeurd. Alle opbrengsten en kosten worden zo veel mogelijk verantwoord in de periode waarop zij betrekking hebben. Alle opbrengsten (schenkingen) worden als opbrengst verantwoord in het boekjaar waarin zij door PSN worden ontvangen. De inkomsten bestaan uit giften van kerken, stichtingen, particulieren uit de achterban van PSN en subsidies. 2.2 Projecten PSN financiert projecten die zijn onderbouwd met heldere doelstellingen en een onderbouwd budget. Verder moet er door Stichting PSG rekening en verantwoording 4
afgelegd kunnen worden aan PSN. Die rekening en verantwoording moet zodanig van kwaliteit zijn dat hij aan de sponsoren getoond kan worden. De projectaanvraag vanuit PSG moet aan een aantal voorwaarden voldoen: - Doelstelling project - Projectplan - Kostenspecificatie Als het project gerealiseerd is wordt er een verantwoording van de kosten verwacht. 5
3. Werkzaamheden 3.1 Terugblik werkzaamheden 2015 In 2015 zijn, naast het continueren van de Stichting, de volgende doelstellingen behaald: - De bestuurlijke bezetting is gewaarborgd. In 2015 zijn twee bestuursleden actief geworden in Ghana. Daarvoor zijn drie nieuwe bestuursleden in de plek gekomen, waarvan er twee in het verleden een jaar actief geweest is voor PSG in Ghana. - In het bestuur is een functie specifiek toegelegd op het werven van fondsen - Er is contact gelegd om vanuit alle Thuisfrontteams van de Nederlandse teamleden in Ghana een afgevaardigde te hebben in het bestuur van PSN. - Het proces van het versturen van de nieuwsbrief is geoptimaliseerd. - De website is ge-update en er is zorg voor gedragen dat deze aan alle voorwaarden voor een ANBI status voldoet. - De adressenlijst is actueel gehouden 3.2 Doelen 2016-2018 1. De Nederlandse achterban wordt op de hoogte en betrokken gehouden bij de activiteiten van Project Share Ghana. Dit door middel van vier keer per jaar een nieuwsbrief te sturen, zes keer per jaar een gebedsbrief te sturen en het adressenbestand up-to-date houden. 2. Project Share Nederland professionaliseert zich verder in het toezicht op Project Share Ghana. Door minimaal een keer per jaar een jaarvergadering te houden waarin het financieel overzicht, het beleidsplan en andere officiële stukken worden doorgenomen. Daarnaast houdt het controle op de activiteiten door informeel contact met teamleden van Project Share Ghana. 3.Het overzicht van fondsen optimaliseren, een overzicht maken van de gewenste bijdragen vanuit Nederland en deze twee overzichten met elkaar koppelen en de juiste fondsen aanschrijven. Qua sponsoring ligt de prioriteit in de volgende volgorde: Ontwikkelingsfondsen, bedrijven/ scholen/ kerken, huidige achterban, zelfsponsoracties. Daarnaast worden terugkerende teamleden van PSG gestimuleerd om hun achterban financieel betrokken te houden bij PSG. 6
3.3 Begroting 2016-2018 Omdat er meerdere sponsoren / ondersteunende organisaties verbonden zijn met PSG, kunnen er regelmatig wijzigingen plaatsvinden in de financiële benodigdheden. Om deze reden wordt er nauw contact gehouden met het managementteam van PSG om in te kunnen spelen op de huidige financiële situatie en bij eventuele veranderingen de doeleinden aan te kunnen passen. 7