Toezichtvisie Bouwvereniging Onze Woning De Raad van Commissarissen en de directeur-bestuurder van Bouwvereniging Onze Woning verwoorden hierin hun visie op het toezicht bij Bouwvereniging Onze Woning. Hiermee invulling gegeven aan principe 1.1 uit de Governance Code woningcorporaties: bestuur en Raad van Commissarissen hebben een visie op besturen en toezicht houden. Inleiding De Raad van Commissarissen van Onze Woning houdt toezicht op het functioneren en presteren van de organisatie, treedt op als werkgever voor de directeur-bestuurder, en vervult een klankbordrol voor de directeur-bestuurder. Daarbij steunt de Raad op de netwerken waarover de afzonderlijke leden beschikken. De rol van de Raad wisselt situationeel. In geval van Onze Woning laat de Raad van Commissarissen zich leiden door het model situationeel toezichthouden van Stefan Peij (zie bijlage 2) De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het functioneren en presteren van de organisatie en legt daarover intern verantwoording af aan de Raad van Commissarissen. Voor Onze Woning betekent dit onder andere goede en betaalbare woningen voor huishoudens die moeite hebben bij het vinden van passende huisvesting. Onze bijdrage hierbij is het beschikbaar hebben en houden van deze woningen. Daarnaast zetten we ons, samen met onze partners, in voor een goede woonomgeving. Hierdoor ontstaat een wijk in balans. Deze balans kenmerkt zich door een gedifferentieerd woningvoorraad, een juiste verscheidenheid aan doelgroepen en een woon- en leefklimaat waar iedereen zich prettig en thuis voelt, voor nu en in de toekomst, zoals in de Missie en Visie van Onze Woning is vastgelegd. De Raad van Commissarissen functioneert vanuit een maatschappelijk perspectief en ziet erop toe dat de maatschappelijk gewenste doelen van de corporatie worden behaald. Een gezonde bedrijfsvoering is daarbij een voorwaarde, op basis van de normen die door Onze Woning zijn vastgesteld en die uitgaan boven de normen van de externe toezichthouders. De toegevoegde waarde van de Raad van Commissarissen Als Raad van Commissarissen vinden we het niet alleen van belang om invulling te geven aan onze rollen, maar willen we ook nadrukkelijk stil staan bij onze eigen meerwaarde voor Onze Woning. Mede gelet op het veranderde speelveld voor woningcorporaties en de ontwikkelingen in onze maatschappij (lokaal en landelijk). De Raad van Commissarissen van Onze Woning ziet, in de relatie met de bestuurder en de organisatie, als haar meerwaarde: - Het bieden van nieuwe perspectieven; Vanuit verschillende achtergronden is de Raad in staat om vanuit andere perspectieven vraagstukken te bezien en hierover vragen te stellen of opmerkingen te plaatsen. doen wij de goede dingen? - Aanjaagfunctie lerend vermogen en maatschappelijk rendement; De Raad van Commissarissen stimuleert het lerend vermogen binnen de organisatie, evenals het nastreven van maatschappelijk rendement. - Buiten naar binnen brengen; Als relatieve buitenstaander brengt de Raad externe ontwikkelingen, maar ook kennis en lessen uit andere sectoren in. - Bijdrage legitimatie van huurders en stakeholders; De Raad van Commissarissen staat in verbinding met huurders en stakeholders, zoekt hen actief op en brengt de input en vraagstukken van hen in.
- Bijdrage leveren aan de maatschappelijke doelstelling; De Raad houdt een scherp oog op de kerntaak van Onze Woning en draagt actief bij aan het realiseren van deze doelstelling. - Dekking en borging bestuur en beleid; Er voor waken dat de bijdrage aan doelstellingen ten behoeve van huurders voldoende zijn geborgd bij het bestuur en in het beleid van Onze Woning De uitgangspunten voor toezicht - Onafhankelijkheid Raad van Commissarissen belangrijk In het handelen van de Raad van Commissarissen is vigerende wet- en regelgeving leidend. De impact van de nieuwe wet en regelgeving op het interne toezicht is echter groot en brengt potentiele spanningsvelden met zich mee. De Raad van Commissarissen is zich daarvan bewust, waakt voor haar onafhankelijke rol en zal met partijen een gesprek aangaan indien de onafhankelijke rol in het geding is. Bij een plaatselijk optredende woningcorporatie als Onze Woning is die spanning verder aanwezig bij de positie van het gemeentebestuur en de huurdersorganisatie. Door de toegenomen bevoegdheden van beiden bestaat het risico dat gemeentebestuur of huurdersorganisatie druk uitoefenen op een Raad van Commissarissen synchroon aan hun belangen te opereren. - Collegiaal functioneren De Raad van Commissarissen vindt het belangrijk als collectief te functioneren. Doel hiervan is de degelijkheid van besluiten te bevorderen, risico s te minimaliseren en overhaaste beslissingen te voorkomen. Leden van de Raad krijgen en nemen ruimte voor open discussie met respect voor elkaars uitgangspunten bij voorkeur leidend tot collegiaal besluit. Het voeren van een goede, open discussie gaat vooraf aan het innemen van een (gezamenlijk) standpunt. Dit betekent in de praktijk dat besluiten zoveel mogelijk in consensus worden genomen. Lukt dit niet, dan worden overwegingen transparant vastgelegd en beslist de meerderheid. In de communicatie naar buiten toe moet er vervolgens een bereidheid bestaan om eigen opvattingen te laten varen voor het collegiale standpunt. Collegiaal functioneren betekent daarnaast dat de inzet van discussies in de Raad van Commissarissen niet het krijgen van gelijk is of het hoog houden van eigen opvattingen of deelbelangen, maar het bereiken van een gezamenlijk standpunt. Toezichthouders hebben vanuit kennis en ervaring een bepaald deskundigheidsprofiel van waaruit zij een bijdrage leveren aan vergaderingen en besluiten. Om als collectief te kunnen functioneren brengen zij deze deskundigheid niet alleen in, maar bevorderen zij ook de kennisoverdracht aan de overige leden van de Raad. - Vertrouwen is vitaal De Raad van Commissarissen vindt het belangrijk dat de toezichthoudende rol van de Raad van Commissarissen wordt ingevuld vanuit vertrouwen. Op deze manier ontstaat er een natuurlijke afstand tussen de Raad, bestuurder en de organisatie, waardoor iedereen de ruimte heeft om zijn functie goed in te vullen. Er kunnen zich momenten of situaties voordoen dat deze afstand niet gewenst is. De Raad acteert dan niet alleen volgend maar ook proactief, als zij daar reden toe ziet en met respect voor de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de bestuurder. - Raad van Commissarissen heeft voorbeeldfunctie De cultuur en het gedrag binnen Onze Woning moet een open en veilige sfeer bieden voor iedereen. De Raad van Commissarissen hecht daar zeer aan en is zich bewust van zijn voorbeeldfunctie. De Raad van Commissarissen is zich terdege bewust van zijn positie, de daaraan verbonden invloed en verantwoordelijkheid en de noodzaak deze voor betrokkenen inzichtelijk en controleerbaar aan te wenden. Over het gevoerde beleid en de daarbinnen genomen besluiten wordt regelmatig, proactief en volledig verantwoording afgelegd. Het elkaar aanspreken binnen de Raad van Commissarissen en het aanspreekbaar zijn van de Raad van Commissarissen voor belanghouders is de natuurlijke
houding. De Raad van Commissarissen staat een sobere, prudente wijze van handelen voor en stelt zich dienstbaar op in functie van de maatschappelijke opdracht van de corporatie. - verbinding met de stakeholders essentieel Om op goede wijze invulling te geven aan de rol als Raad van Commissarissen, is het van belang regelmatig in overleg te zijn met (een afvaardiging van) de organisatie en externe belanghouders. Op deze manier houdt de Raad voeling met de onderwerpen die er in de organisatie en bij de externe stakeholders leven. De Raad van Commissarissen heeft een jaarlijks overleg met (gedelegeerden van) het college van Burgemeester en Wethouders van gemeente Rotterdam. Daarnaast worden strategiebijeenkomsten met stakeholders bijgewoond. Hieronder, bij De Raad is vertegenwoordigend wordt dieper op deze rol ingegaan. De taken De Raad wil naast haar toezichthoudende taak en haar rol als werkgever en klankbord, ook waarde toevoegen aan het functioneren van Onze Woning door relevante vraagstukken uit de samenleving te agenderen. Hiervoor zijn de volgende taken te onderscheiden: - De Raad is kaderstellend Door het goedkeuren van de meerjarenbegroting en rapportagekalender stelt de Raad de kaders voor het volgende jaar vast. Hierin worden de voorgenomen activiteiten uitdrukkelijk vastgelegd. Met invoering van de nieuwe woningwet per 1 juli 2015 en de Governance Code woningcorporaties per 1 mei 2015, is het speelveld voor woningcorporaties sterk veranderd. Onderdeel hiervan zijn gewijzigde kaders voor het interne toezicht. In de woningwet staat dat de commissarissen zich bij de vervulling van hun taak richten naar het belang van de corporatie, naar het te behartigen maatschappelijk belang en naar het belang van de betrokken belanghebbenden. Deze drie belangen kunnen echter door elk lid van de Raad verschillend geïnterpreteerd worden en de drie belangen kunnen tegengesteld aan elkaar zijn. Daarom is het belangrijk dat de Raad van Commissarissen en de directeur-bestuurder, hierover met elkaar het gesprek voeren op basis van de overeengekomen missie en visie. - De Raad is adviserend Naast de vastgelegde activiteiten vervult de Raad een klankbordfunctie voor het bestuur. Gevraagd en ongevraagd kan de Raad suggesties doen en adviezen geven aan het bestuur. Daarbij is geen sprake van bindende adviezen, aangezien het bestuur verantwoordelijk blijft voor het beleid van de corporatie en de uitvoering van de taken op basis van wettelijke regels en de gestelde kaders. - De Raad is controlerend De Raad van Commissarissen controleert de organisatie en bestuurder achteraf op het gevoerde beleid en de gemaakte keuzes. Hierbij wordt zowel kwantitatief als kwalitatief getoetst. Dit betekent dat niet alleen gekeken wordt naar begroting, jaarrekening, kwartaalrapportages e.d., maar dat ook gesprekken gevoerd worden met medewerkers, ondernemingsraad, huurdersorganisatie en andere stakeholders. Op deze manier ontstaat een gewogen beeld. - De Raad is vertegenwoordigend Dit betekent dat de Raad van Commissarissen actief oren en ogen open dient te houden voor de visie en verwachtingen van de stakeholders van Onze Woning, zoals de gemeente, collega-corporaties, zorgpartijen waarmee wordt samengewerkt et-cetera, over het realiseren van de koers van de organisatie. De Raad treedt daarbij nadrukkelijk op zonder in de vertegenwoordigende bevoegdheid te treden van de directeur-bestuurder. Een bijzondere stakeholder is het huurdersplatform van Onze Woning, waarmee de Raad een directe relatie heeft doordat twee leden van de Raad zijn benoemd
op voordracht van het huurdersplatform. De invulling van principe 4 van de Governancecode, dialoog van belanghebbenden is verder uitgewerkt in een notitie hierover. - De Raad is werkgever Naast de rol als toezichthouder en klankbord die hiervoor reeds zijn verwoord, treedt de Raad van Commissarissen op als werkgever van de bestuurder. De remuneratiecommissie voert hiervoor de nodige gesprekken, formuleert het voorgenomen beleid in dezen en rapporteert aan de voltallige Raad van Commissarissen, die besluiten neemt. Contact organisatie Om het contact met de organisatie goed in te vullen, vindt de Raad van Commissarissen het belangrijk regelmatig contact te zoeken met het Managementteam en de Ondernemingsraad. Medewerkers schuiven aan bij vergaderingen van de Raad (voor specifieke onderwerpen/thema s) en toezichthouders spreken met medewerkers bij voorbeeld tijdens bijeenkomsten. Daarnaast zijn er ieder jaar twee gesprekken met de accountant. Portefeuilleverdeling Om de taak van de Raad van Commissarissen goed uit te kunnen voeren, zijn een aantal taken belegd in commissies. Er zijn twee commissies ingesteld, dit zijn de: Remuneratie- en selectiecommissie; Auditcommissie; Iedere commissie kent zijn specifieke aandachtsgebied, vastgelegd in een reglement. De commissies komen een aantal malen per jaar bijeen en bereiden de behandeling van specifieke onderwerpen en thema s voor, voor de vergadering van de voltallige Raad van Commissarissen. Jaarcyclus > rapportagekalender Jaarlijks wordt in afstemming tussen de directeur-bestuurder en de Raad van Commissarissen een duidelijke jaarcyclus en vergaderagenda opgesteld. Dit geeft zowel voor de Raad als de organisatie duidelijkheid over de thema s waar dat jaar specifiek aandacht voor is. Daarnaast worden er jaarlijks afspraken gemaakt tussen de directeur-bestuurder en de remuneratiecommissie over de doelstellingen en prestatieafspraken voor dat jaar, gebaseerd op het hiervoor bepaalde toetsingskader. De Raad van Commissarissen kan buiten de jaarcyclus een themabijeenkomst beleggen ten behoeve van gezamenlijke standpuntbepaling. Functieprofielen In het kader van good governance is het van belang dat de functieprofielen aansluiten bij de situatie van Onze Woning (organisatieontwikkeling) en de eisen die vanuit wet- en regelgeving ten aanzien van toezicht worden gesteld (woningwet: fit & proper toets). Het regelmatig herijken van deze profielen, bijvoorbeeld als onderdeel van de zelfevaluatie, is dan ook een voorwaarde. Op dit moment zijn, naast het vooral generalist zijn, in de functieprofielen van de Raad de volgende aandachtsgebieden benoemd: - minimaal 1 lid van de Raad van Commissarissen dient ervaring te hebben in volkshuisvestingsaangelegenheden - minimaal 1 lid dient relevante kennis en ervaring te hebben opgedaan in de financiële bedrijfsvoering en control bij naar omvang gelijkwaardige rechtspersonen. - Minimaal 1 lid dient relevante kennis van - en ervaring te hebben met governance en juridische zaken in de volkshuisvesting. - Minimaal 1 lid dient relevante kennis en ervaring te hebben opgedaan met vastgoedontwikkeling en -beheer.
- De Raad van Commissarissen dient samengesteld te zijn uit personen met diverse achtergronden (onder andere sekse, leeftijd, beroepsgroepen, etnische afkomst, persoonlijke stijl). In het kader van het compliant zijn met de reglementen van de Raad van Commissarissen en haar commissies zullen ook deze functieprofielen binnenkort tegen het licht worden gehouden. De toezichtvisie is een levend document Deze toezichtvisie is opgesteld met de huidige kennis en ideeën op het gebied van good governance. Interne en/of externe veranderingen en opgedane inzichten zijn van invloed op de toezichtvisie. Deze toezichtvisie is dan ook een levend document en wordt regelmatig herijkt. De zelfevaluatie van de Raad van Commissarissen, die ieder jaar plaatsvindt waarvan eens per twee jaar onder externe begeleiding, is hiervoor een natuurlijk moment. Toezichts- en toetsingskader In bijlage 1 is een Aedes- schema opgenomen voor sturing en verantwoording Onze Woning heeft de visie op bestuur en toezicht, uitgewerkt in de volgende documenten die te samen het toetsingskader voor de Raad van Commissarissen vormen. Dit is gebeurd in dialoog tussen Bestuur en Commissarissen (bij Onze Woning toezichthouders). De meeste zijn op de website gepubliceerd: - Statuten; Reglementen van Raad van Commissarissen, RvB, Auditcie, Remuneratiecie en Profielschets Raad van Commissarissen - Ondernemingsplan (volgt) - meerjarenbegroting - Prestatieafspraken met de gemeente Rotterdam - de portefeuillestrategie - Financieel Reglement, Treasurystatuut en Procuratieregeling - Samenwerkingsovereenkomst met Huurdersplatform Bouwvereniging Onze Woning - integriteitscode - investeringsstatuut - regeling inzake sloop en renovatie
Bijlage 1: Schema sturing en verantwoording
Bijlage 2: situationeel toezichthouden (Peij, 2005)