Overzichtslijst besluiten Raad van Bestuur 15 mei 2019 Verslag nr.: 102 05/2019 Verslaggever: Marielle Hallez Datum: 21 mei 2019 PRESENTIEOVERZICHT Bestuurders Cluster Aanwezig BAERT Michel Boortmeerbeek/Haacht x BEEKEN Rudi Bekkevoort/Tielt-Winge x Verontschuldigd /afwezig BERGMANS Nico Scherpenheuvel-Zichem x DE BECKER René Herent/Kortenberg x FLORIZOONE Wouter Leuven x LAMMENS Ellen Holsbeek/Lubbeek x MERTENS Roger Linter/Zoutleeuw x PANSAERTS Josseline Hoegaarden/Landen x ROBIJNS Luc Bertem/Huldenberg/Oud-Heverlee x SEGERS Claire Keerbergen/Tremelo x TOMBEUR Ine Tienen x VANBESELAERE Brigitte Bierbeek/Boutersem x VANWINKELEN Kris Geetbets/Glabbeek/Kortenaken x VERMEULEN Steven Begijnendijk/Rotselaar x VEULEMANS Koen Geetbets/Glabbeek/Kortenaken x Bestuurders met raadgevende stem HEREMANS Joris Tremelo x TIERENS Farida Begijnendijk x Vertegenwoordigers EcoWerf STANDAERT Peter algemeen directeur - secretaris x HALLEZ Marielle diensthoofd Juridische dienst x ARTOIS Jos diensthoofd Communicatie x LIEVENS Nele projectleider Project Management x De Raad van Bestuur werd samengeroepen per e-mail van 8 mei 2019 en had plaats in vergaderzaal De Vunt van de kantoren van EcoWerf, Aarschotsesteenweg 210 te 3012 Leuven. De bijlagen die werden ter beschikking gesteld via extranet, maken integraal deel uit van het huidige verslag (bijlagen 1 tot en met 7). De vergadering wordt om 18.08 uur geopend door de voorzitter Rudi Beeken. Aangezien er een gewone meerderheid van stemmen vertegenwoordigd was (80%), kan de vergadering geldig beraadslagen. 1. Goedkeuring verslag vorige vergadering De raad van bestuur keurt het verslag van de vergadering van 24 april 2019 goed (18.09 uur). Overzichtslijst EcoWerf RVB 15-05-2019.docx blz. 1/5
2. Exploitatie 2.1. Overheidsopdrachten 2.1.1. OO Vergister : toelichting project, gunningsverslag, financiering Nele Lievens, projectleider Projectmanagement, licht het project van de voorvergisting toe aan de hand van een Power point presentatie (extra niet-genummerde bijlage op extranet). Na de dialoogfases bevindt het project zich thans in de beoordelings-en gunningsfase van de (enige) offerte van OWS. De raad van bestuur keurt het gunningsverslag unaniem goed, waarna het dossier naar de OVAM kan gestuurd worden ter evaluatie voor de toekenning van subsidie (19.16 uur). De eigenlijke gunning zal desgevallend pas kunnen plaatshebben nadat er zekerheid is omtrent de financiering en de return on investment. Verschillende pistes voor financiering worden in de komende zes maanden grondig onderzocht. 2.1.2. OO 2018-EX-01 Leveren en plaatsen van sorteerstraten : goedkeuring evaluatie en gunning Peter Standaert, algemeen directeur, licht het concept van de ondergrondse sorteerstraten toe. De investering door EcoWerf bedraagt slechts 20 à 25% van het bedrag van de gunning. EcoWerf ontvangt hiervoor subsidies en de rest wordt betaald door de bouwpromotor/gemeente. Goedkeuring wordt unaniem verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 7 mei 2019 voor Perceel 1 (Leveren en plaatsen van sorteerstraten op volume), Perceel 2 (Leveren en plaatsen van sorteerstraten op gewicht), opgesteld door Exploitatie (19.23 uur). Het verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing. De opdracht Leveren en plaatsen van sorteerstraten wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding) bieders, zijnde: Perceel 1 (Leveren en plaatsen van sorteerstraten op volume): Eurobins Belgium B.V.B.A., Kielsbroek 4 Bus 27 te 2020 Antwerpen-Perceel 1 basis, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 572.319,00 excl. btw of 692.505,99 incl. 21% btw; Perceel 2 (Leveren en plaatsen van sorteerstraten op gewicht): Eurobins Belgium B.V.B.A., Kielsbroek 4 Bus 27 te 2020 Antwerpen-Perceel 2, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van 499.692,00 excl. btw of 604.627,32 incl. 21% btw. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. OO 2018 EX-01 versie 2. 3. Communicatie 3.1. Persoverzichten en nieuwsbrieven EcoWerf plaatst de persoverzichten van Interafval op het extranet. Voor digitale nieuwsbrieven van OVAM, VVSG, Leuven 2030 en Mooimakers, kunnen de leden van de raad van bestuur zich zelf inschrijven via de respectievelijke websites. Voor de gedrukte nieuwsbrieven van Fost Plus, OVAM, Vlaco en VVSG Lokaal, kunnen zij op de invullijst aanduiden welke ze wensen te ontvangen. EcoWerf doet hiervoor dan verder het nodige. 4. Diversen 4.1. Intradura De raad van bestuur vaardigt Rudi Beeken af om EcoWerf te vertegenwoordigen op de algemene vergadering van 12 juni 2019 en mandateert hem om alle agendapunten goed te keuren (19.30 uur). 4.2. Aanvraag ouderschapsverlof Persoonsgebonden informatie (bescherming persoonlijke levenssfeer als uitzondering in het decreet openbaarheid van bestuur). blz. 2/5 Overzichtslijst EcoWerf RVB 15-05-2019.docx
4.3. Beheerscomité gemeenschappelijke interne preventiedienst (GD-PBW) met Interleuven Mevrouw Brigitte Vanbeselaere wordt aangeduid als vertegenwoordiger van EcoWerf (19.32 uur). 4.4. Terugblik op algemeen comité van 8 mei 2019 m.b.t. de driejaarlijkse evaluatie van DifTar-tarieven Peter en Rudi geven feedback over de vergadering van het algemeen comité van 8 mei jl. waarbij gekomen is tot een voorstel van tariefaanpassing. Er is enige discussie over de verhoging van de huur van de huisvuilcontainer hetgeen in strijd zou zijn met het principe van de vervuiler betaalt. Het voorstel van het algemeen comité dient thans in de gemeenten te worden besproken om in de vergadering van de raad van bestuur van 26 juni aanstaande tot een definitief voorstel te komen. De eventuele nieuwe tarieven zouden dan van kracht worden op 1 januari 2020. 4.5. Facturen en bestelbonnen De facturen en bestelbonnen met nummers van 40356 tot en met 40427, worden goedgekeurd (19.40 uur). De voorzitter dankt de leden van de Raad van Bestuur van EcoWerf, nodigt hen uit voor de volgende vergadering op 5 juni 2019. Hij sluit de vergadering om 19:49 uur. Echt verklaard, Leuven, 22 mei 2019 Peter Standaert secretaris directeur Rudi Beeken voorzitter Overzichtslijst EcoWerf RVB 15-05-2019.docx blz. 3/5
DETAIL STEMOPNEMING 15/05/2019 Onderstaande tabel geeft een detail van de stemming voor de punten waarover diende gestemd te worden Clusters Naam 1. 2.1. Goedkeuring verslag nr. 102 05/2019 Overheidsopdracht 'Vergister': goedkeuring gunning 2.2. Overheidsopdracht 'Leveren en plaatsen van sorteerstraten': gunning 4.1. Intradura: Algemene vergadering 12/06/2019 - mandatering agendapunten 4.2. Aanvraag ouderschapsverlof 4.3. Beheerscomité GD-PBW 4.5. Goedkeuring facturen bestelbonnen en Tijdstip van stemming 18:09 19:16 19:23 19:30 19:31 19:32 19:40 Begijnendijk/Rotselaar VERMEULEN Steven x x x x x x x Bertem/Huldenberg/Oud-HevROBIJNS Luc x x x x x x x Bekkevoort/Tielt-Winge BEEKEN Rudi x x x x x x x Bierbeek/Boutersem VANBESELAERE Brigitte x x x x x x x Boortmeerbeek/Haacht BAERT Michel x x x x x x x Geetbets/Glabbeek/KortenakVEULEMANS Koen niet aanwezig niet aanwezig x x x x x Geetbets/Glabbeek/KortenakVANWINKELEN Kris x x x x x x x Herent/Kortenberg DE BECKER René x x x x x x x Hoegaarden/Landen PANSAERTS Josseline x x x x x x x Holsbeek/Lubbeek LAMMENS Ellen x x x x x x x Keerbergen/Tremelo SEGERS Claire x x x x x x x Leuven FLORIZOONE Wouter x x x x x x x Linter/Zoutleeuw MERTENS Roger x x x x x x x Scherpenheuvel-Zichem BERGMANS Nico verontschuldigd verontschuldigd verontschuldigd verontschuldigd verontschuldigd verontschuldigd verontschuldigd Tienen TOMBEUR Ine niet aanwezig x x x x x x Aantal JA stemmen 12 13 14 14 14 14 14 Aantal NEE stemmen 0 0 0 0 0 0 0 Aantal onthoudingen 0 0 0 0 0 0 0 Totaal stemming 12 13 14 14 14 14 14 Aanwezigheidsquotum 80% 87% 93% 93% 93% 93% 93% Percentage ja-stemmen 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% blz. 4/5 Overzichtslijst EcoWerf RVB 15-05-2019.docx
Bijlagen aan het verslag van de Raad van Bestuur d.d. 15/05/2019 Bijlage 1: Ontwerpverslag vorige vergadering Bijlage 2A: Realisatie voorvergistingsinstallatie: gunningsverslag Bijlage 2B: Vergisting: business model canvas Bijlage 2C: Vergisting: kostenbatenanalyse Bijlage 2D: Vergisting: financiering Bijlage 3A: OO 2018-EX-01 ondergrondse sorteerstraten : verslag van nazicht van de offerten Bijlage 3B: OO 2018-EX-01 ondergrondse sorteerstraten : goedkeuring gunning Bijlage 4: Nieuwsbrieven Bijlage 5: Intradura uitnodiging algemene vergadering 12/06/2019 Bijlage 6: Interleuven Beheerscomité GD-PBW Bijlage 7: Ontwerpverslag AC 20190508 Powerpoint-presentatie: Gunningsverslag en financiering vergister Overzichtslijst EcoWerf RVB 15-05-2019.docx blz. 5/5