ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG BIJZONDER BESTEK nr. 2007/002 Consultancy voor het adviseren en begeleiden bij de opmaak van een personeelsplan, transitieplan en regieplan in het kader van de herstructurering van de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie OPDRACHT VOOR AANNEMING VAN DIENSTEN 1

DEEL 1. VOORWERP VAN DE OPDRACHT 1. Het bestuurlijk kader en de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie Via de grondwetsherziening van 1988 en de bijzondere wet van 12 januari 1989 (de Brusselwet) werd aan Brussel een definitief statuut toegekend. In dat kader moet de oprichting van drie instellingen met rechtspersoonlijkheid voor de gemeenschapsaangelegenheden gesitueerd worden. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is hier één van. Zij heeft dezelfde bevoegdheden als de andere inrichtende machten met betrekking tot cultuur, onderwijs en persoonsgebonden aangelegenheden en heeft tot taak een programmering uit te werken en uit te voeren voor de infrastructuur met betrekking tot deze aangelegenheden, de nodige instellingen op te richten, ze te beheren en te subsidiëren, aan de betrokken overheden aanbevelingen en adviezen te richten en initiatieven inzake culturele en persoonsgebonden aangelegenheden te nemen en aan te moedigen. Het uitvoerend orgaan van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, het College, wordt gevormd door 3 Collegeleden. Deze Collegeleden zijn de Nederlandstalige ministers en staatssecretaris van de Regering van het Brussels Gewest. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is een overheidsinstelling en derhalve kan men de essentie van haar opdracht formuleren in termen van wettelijke bepalingen: 1. de Vlaamse Gemeenschapscommissie is bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies (welzijn en gezondheid) binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. 2. de Vlaamse Gemeenschapscommissie kan optreden als inrichtende macht binnen alle gemeenschapsaangelegenheden. Om haar beleid voor te bereiden, uit te voeren en te evalueren beschikt de Vlaamse Gemeenschapscommissie over een administratie. Het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft in het verleden de principiële optie genomen, enerzijds, om de personeelsleden tewerkgesteld binnen de Administratie in statutair verband aan te werven, en hiervoor een statutaire personeelsformatie vast te leggen, anderzijds, om een aantal bijzondere opdrachten uit te bouwen, en hiervoor personeelsleden met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur aan te werven en contractuele personeelsformaties vast te leggen. Deze formaties werden herhaaldelijk aangepast en gewijzigd in functie van bestuurlijke ontwikkelingen en organisatieontwikkelingen. De huidige formaties sluiten niet altijd meer aan bij de maatschappelijke vereisten van het Brusselse werkveld en de functionele noden van de administratie. In het bestaande organogram vinden we volgende organisatorische eenheden: de leidend ambtenaar met de coördinatiecel, drie beleidsdirecties (cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid) met hun instellingen en drie algemeen ondersteunende directies ( gebouwen en logistiek, financiën en algemene zaken, personeel). Aan een aantal directies zijn instellingen verbonden, waaronder de onderwijsinstellingen 2

Het management en operationeel plan van de leidend ambtenaar werd door het College goedgekeurd op 20 maart 2007. Dit management en operationeel plan is opgebouwd rond 2 grote peilers: - de realisatie van een grootstedelijk beleid met volgende basispeilers: - maximaal invoeren van de principes van transversaliteit - beleidsvoorbereiding en evaluatie gebaseerd op feiten en cijfers: uitbouw van een meet en weetcel/expertisecentrum - meer gerichte samenwerking met andere overheden - optimaliseren van de relatie tussen beleid en administratie - de interne reorganisatie en werking binnen de administratie met volgende basispeilers: - verhogen van de doelmatigheid en doelgerichtheid - voeren van een geïntegreerd humanresources-beleid - invoeren van kennismanagement - uitbouw en toepassing van moderne beheer- en controle-instrumenten - verhogen van responsabilisering en engagement Om het voormelde te bereiken werd een nieuw organisatieconcept ontwikkeld: - 2 ondersteunende algemene directies: > Innovatie, Studie en Stedelijk Beleid met drie clusters: Beleidscel/Incubatiecel Stedelijk beleid- Institutionele relaties- Entiteit Meet-en weetcel/expertisecentrum > Ondersteuning en Facilty Management met de directie Personeel & HRM, de directie Financiën & Begroting, de directie Gebouwen&Patrimonium en de entiteit Facilty Management en de entiteit ICT en Communicatie - 3 algemene beleidsdirecties: > Cultuur, Jeugd en Sport > Onderwijs en Vorming > Welzijn en Gezondheid - 3 Basisfuncties in de algemene beleidsdirecties: > Cliëntenwerking > De relaties met externe organisaties > Het verzelfstandigd beheer 3

2. Voorwerp van de opdracht: begeleiding bij de opmaak van een personeelsplan en transitieplan en het opstellen van een regieboek. 2.1 PERSONEELSPLAN EN TRANSITIEPLAN Momenteel beschikt de VGC niet over een instrument dat een proces van personeelsplanning mogelijk maakt. Het gevraagde personeelsplan moet toelaten om voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie de juiste personeelsbehoeften ( functies en competenties) in functie van de opdrachten en te realiseren doelstellingen, proactief in te schatten, te plannen, te realiseren en op te volgen. De begeleiding van de organisatie bij de opmaak van het personeelsplan heeft betrekking op: - de methodiek die bij het uittekenen van een personeelsplan wordt toegepast - de verschillende processen die hierbij worden doorlopen. - advisering bij mogelijke diverse aan het personeelsplan gerelateerde vragen. Door de opdracht wordt dan ook een dubbel resultaat beoogd: enerzijds een personeelsplan voor de nieuwe organisatiestructuur van de VGC, anderzijds het overbrengen van de nodige expertise aan de organisatie zodat dit plan in de toekomst kan geactualiseerd worden. Voor het personeelsplan wordt het volgende verwacht: het aantal personeelsleden met hun competenties en opdrachten die nodig zijn om in de verschillende onderdelen van de organisatie via welomschreven processen de vooropgestelde doelstellingen te bereiken en een inschatting van de financiële kost hiervan. Zowel de aanwezige als de ontbrekende competenties moeten in kaart gebracht worden. Het gevraagde transitieplan moet de planning en processen voor de overgang van de huidige naar de toekomstige organisatie en nieuwe organisatiestructuur, aangeven. 2.2 REGIEPLAN Om de realisatie van het management en operationeel plan en van het vernieuwd organisatieconcept te plannen wordt gevraagd een regieplan op te maken om de verschillende ontwikkelingsfases te sturen en op te volgen. Dit regieplan moet het management en operationeel plan vertalen in een draaiboek voor de realisatie van de strategische en operationele doelstellingen en de projecten vermeld in dit plan. Het regieplan zal voor deze verschillende onderdelen volgende elementen aangeven: een tijdsplanning, de concrete acties en de te behalen resultaten binnen de verschillende fases, de betrokken actoren, het budget en de risicofactoren. 2.3 OMVANG PERSONEELSBESTAND Zoals hierboven aangegeven worden de personeelsleden van de organisatie zowel tewerkgesteld in de administratie als in een aantal instellingen, namelijk de onderwijsinstellingen en het Centrum voor Leerlingenbegeleiding, de Gemeenschapscentra, de Poolster ( centrum voor ambulante revalidatie) en de Hoofdstedelijke Openbare Bibliotheek. Het onderwijzend personeel en het personeel van de Hoofdstedelijke Openbare Bibliotheek zijn geen voorwerp van deze opdracht. 4

De huidige formaties voorzien 607 voltijdse equivalenten, statutairen en contractuelen, in de verschillende onderdelen van de organisatie waarop de opdracht betrekking heeft. 2.4 INTERNE INPUT Vanuit verschillende acties die in het verleden werden uitgevoerd ( of momenteel worden opgestart) kan er interne input gegeven worden ter ondersteuning van de opdracht. Dit betreft ondermeer: de geformuleerde doelstellingen van de verschillende directies en hun opdrachten, de personeelsformaties, het maandelijks rapport over de personeelsbezetting,. Voor de entiteit gebouwen binnen de bestaande directie Gebouwen en Logistiek wordt er, in voorbereiding op de nieuwe organisatiestructuur, in de eerste helft van 2007 een audit uitgevoerd door een externe consultant. De resultaten van deze audit moeten in het te realiseren personeels en transitieplan verwerkt worden. Binnen de Gemeenschapscentra ( bestaande formatie van 178 voltijdse equivalenten) werd er in 2006 een audit met betrekking tot verschillende aspecten van hun werking uitgevoerd. Het personeelsplan zal ook met deze bevindingen en de beleidsbeslissingen hieromtrent rekening moeten houden. De reeds aanwezige personeelsinstrumenten in het kader van het competentiemanagement kunnen gebruikt worden zoals informatie bij werving en examens, evaluatie, vorming, info van de leidinggevenden, competentiewoordenboek, functiebeschrijvingen. Momenteel worden binnen de organisatie ook de volgende onderwerpen uitgewerkt: o het vraagstuk en de verhouding statutaire en contractuele personeelsleden. o mandaten voor top- en middenkader o verdere ontwikkeling van het door de directie Personeel opgestarte competentiemanagement o het uitklaren van de tewerkstelling binnen het kader van sociale economie o de eindeloopbaanproblematiek. 5

DEEL 2. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN HET KB VAN 8 JANUARI 1996 Artikel 1 bestek berichten en verbeterende berichten inschrijvingen bescheiden erkenningen en keuze van aannemer A. TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING Op de aanneming zijn de voorschriften van dit bestek van toepassing alsmede, voor zover er door voornoemde bestekken niet wordt van afgeweken, de bepalingen en voorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken. Zijn eveneens van toepassing: 1. De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. 2. Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. 3. Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. B. AANBESTEDENDE OVERHEID Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC genoemd) Saintelettesquare 17 1000 BRUSSEL C. AARD VAN DE OPDRACHT Voor de toepassing van de reglementering betreffende de overheidsopdrachten dient deze opdracht te worden beschouwd als een opdracht voor aanneming van diensten D. WIJZE VAN GUNNEN VAN DE OPDRACHT De opdracht zal worden gegund volgend de procedure van de algemene offerteaanvraag. E. PRIJSBEPALING De aanneming betreft een opdracht voor een globale prijs die alle prestaties dekt, met inbegrip van alle kosten en zonder mogelijkheid van prijsherziening. De prijzen dienen opgegeven in EURO. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld. De inschrijver voegt een gedetailleerde kostprijsberekening toe die aan de opdrachtgever toelaat zich een duidelijk beeld te vormen over de wijze van besteding van de middelen. 6

De inschrijver vermeldt de voorgestelde wijze tot betaling van de geleverde prestaties. F. INDIENING VAN DE OFFERTE De inschrijving wordt in één origineel en 2 kopies opgemaakt. De inschrijving wordt ingediend met het bijgevoegde inschrijvingsformulier in een definitief gesloten omslag waarop is vermeld: - de datum van de zitting waarop de inschrijvingen worden geopend; - de vermelding OFFERTE PERSONEELSPLAN - BIJZONDER BESTEK nr. 2007/002 en met de aanduiding mag niet geopend worden voor de zitting van 18 juni 2007 om 10.00u De inschrijvingen worden afgegeven tegen ontvangstbewijs of kunnen per aangetekende zending worden overgemaakt aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie de heer Eric Verrept, leidend ambtenaar, Sainctelettesquare 17 te 1000 Brussel. Bij inzending over de post wordt de gesloten omslag in een tweede gesloten omslag gestoken met opgave van : Vlaamse Gemeenschapscommissie de heer Eric Verrept, leidend ambtenaar, Sainctelettesquare 17 te 1000 Brussel en met de vermelding in de linkerbovenhoek offerte personeelsplan Voor de inschrijvingen die ter zitting afgegeven worden en dit voordat de voorzitter de zitting heeft geopend verklaard, zal de omslag hetzelfde opschrift dragen als voor de definitief gesloten omslag waarvan sprake hierboven. De inschrijving dient uitsluitend in het Nederlands opgesteld te worden. Enkel de inschrijvers of hun vertegenwoordigers worden tot het lokaal van opening der offertes toegelaten G. OPENING VAN DE INSCHRIJVINGEN De leidend ambtenaar of zijn vertegenwoordiger zal de inschrijvingen openen. De opening van de inschrijvingen zal plaatsvinden in lokaal 2.3. op de 2 de verdieping van Sainctelettesquare 17 te 1000 Brussel op 18 juni 2007 om 10.00u H. GUNNINGSCRITERIA Bij de toewijzing van de opdracht zal met de volgende gunningscriteria rekening gehouden worden: 1. De algemene methodologie en projectorganisatie voor de uitvoering van de opdracht. Meer bepaald wordt een overzicht en beschrijving gevraagd van de werkwijze, de planning en de vooropgestelde resultaten. De inschrijver vermeldt op welke periodieke basis verslag zal worden uitgebracht. 2. De kennis en ervaring van de consultant bij de opmaak van personeelplannen en hervormingsprocessen, bij voorkeur maar niet uitsluitend in overheid en non profitorganisaties, samen met de namen van de consultants die in het kader van een mogelijke opdracht zullen ingezet worden bij de uitvoering van de opdracht, met inbegrip van de curricula vitae waaruit het profiel en de ervaring van de voorgestelde consultants blijkt. 7

Indien de inschrijver een beroep wenst te doen op een consultant in onderaanneming zullen alle gegevens zoals gevraagd in punt 2 eveneens meegedeeld worden. 4. Het bedrag van de offerte. 5. Organisatiesensitief handelen d.w.z. dat de consultant de kennis en expertise van de organisatie benut en een draagvlak creëert voor de voorstellen en oplossingen in het kader van de opdracht. I. UITVOERINGSTERMIJN De voorgestelde uitvoeringstermijn voor het geheel van de opdracht bedraagt maximum 270 kalenderdagen. Een ontwerp van personeelsplan wordt uiterlijk op 15 december 2007 voorgelegd. J. STUKKEN TE VOEGEN BIJ DE INSCHRIJVING De inschrijver is verplicht de volgende stukken bij zijn inschrijving te voegen: 1. het inschrijvingsformulier; Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen zowel in het inschrijvingsformulier als de toegevoegde nota s moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. 2. al de stukken die worden geëist in het bijzonder bestek (zie H: gunningscriteria). 3. een attest van de RSZ dat zijn toestand weergeeft en ten laatste daags voor de opening van de inschrijving is opgemaakt en waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake bijdragen voor de Sociale Zekerheid en de Bestaanszekerheid tot en met die welke slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal ten opzichte van de dag van de opening van de inschrijvingen. BELANGRIJKE OPMERKING: De Vlaamse Gemeenschapscommissie behoudt zich het recht voor een onvolledige inschrijving zonder meer te weren bij gebrek aan beoordelingsgegevens die van essentieel belang zijn voor de conformiteit van de inschrijving. K. GELDIGHEIDSDUUR DER INSCHRIJVINGEN De bepalingen van artikel 116 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 zijn van toepassing. L. KENNISGEVING VAN DE KEUZE VAN DE INSCHRIJVER De opdracht is gegund wanneer aan de betrokken inschrijver kennis is gegeven van de goedkeuring van zijn inschriving. Deze kennisgeving geschiedt bij aangetekende zending M EIGENDOM VAN DE STUDIE EN VERTROUWELIJKHEID De opdrachtgever heeft en behoudt het exclusief eigendomsrecht over de resultaten van de in het kader van onderhavige opdracht uitgevoerde studie. 8

De opdrachtnemer kan op geen enkele wijze over de resultaten beschikken en mag ze onder geen enkele vorm geheel of gedeeltelijk publiceren zonder voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Uitvoeringsregels het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 Artikel 2 leiding De leiding en het toezicht op de uitvoering zal geschieden door Eric VERREPT, leidend ambtenaar. Artikel 5, 1. Bedrag van de borgtocht De borgtocht is vastgesteld op 5% van het bedrag van de overeenkomst, zoals bepaald in artikel 5, 1 van de algemene aannemingsvoorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996. Het bedrag wordt naar het hogere tiental afgerond. Artikel 5, 3. Borgtochtstelling en bewijs van borgtocht Binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag waarop de goedkeuring van zijn inschrijving werd betekend, dient de inschrijver aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Sainctelettesquare 17 te 1000 Brussel het bewijs te leveren van de borgtochtstelling, overeenkomstig artikel 5, 3 van de algemene aannemingsvoorwaarden van het Koninklijk Besluit van 26 september 1996. Artikel 9, 1. Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt ineens vrijgegeven na de voorlopige oplevering. In elk geval stuur de dienstverlener het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid. Artikel 15 Betaling De betaling voor de opdracht geschiedt slechts tegen voorlegging van een gedagtekende en ondertekende factuur vergezeld van een gedetailleerde staat van prestaties, die zijn inziens, de gevraagde betaling rechtvaardigt. De factuur gestaafd door de gedetailleerde staat van prestaties dient uitsluitend verstuurd te worden naar volgend adres: Vlaamse Gemeenschapscommissie Dienst Financiën Lombardstraat 41 1000 Brussel 9

INSCHRIJVINGSFORMULIER BIJZONDER BESTEK NR. 2007/002 Consultancy voor het adviseren en begeleiden bij de opmaak van een personeelsplan, transitieplan en regieplan in het kader van de herstructurering van de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie Ondergetekende(n) (Naam en voornamen, hoedanigheid, adres) Handelend in persoonlijke naam of in naam van (handelsnaam of benaming en rechtsvorm) + adres: Tel.: Fax: Handelsregister (plaats, nummer): RSZ-nummer: BTW-nummer: verbind(t)en zich ertoe op haar/zijn (hun) roerende en onroerende goederen, voormelde opdracht uit te voeren overeenkomstig het bijzonder bestek nr. 2007/002 voor het adviseren en begeleiden bij de opmaak van een personeelsplan, transitieplan en regieplan in het kader van de herstructurering van de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie mits de som van in letterschrift EUR, inclusief 21% BTW in cijfers EUR, inclusief 21% BTW A. BETALINGEN De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer op naam van 10

B. DOORHALINGEN, TOEVOEGINGEN OF WIJZIGINGEN Alle doorhalingen, toevoegingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht (zoals de prijzen, de termijnen of methodiek) vormen, moeten ONDERTEKEND worden door de inschrijver of zijn gevolmachtigde. Dit geldt eveneens indien gebruik gemaakt is van correctievloeistof of gelijkaardige correctiemiddelen. C. BIJ DEZE INSCHRIJVING ZIJN EVENEENS GEVOEGD: - de stukken gedateerd en ondertekend overeenkomstig het bijzonder bestek Gedaan te.. op.. De inschrijver(s), Gezien om gevoegd te worden bij het collegebesluit nr. 07/165 van 26 april 2007 houdende de goedkeuring van het ontwerp en het uitschrijven van een algemene offerteaanvraag voor het adviseren en begeleiden bij de opmaak van een personeelsplan, transitieplan en regieplan in het kader van de herstructurering van de administratie van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie De Collegeleden, Brigitte GROUWELS Pascal SMET Guy VANHENGEL 11