Verbondsinformatief Zorg na het overlijden - Bijlage 1 AANDACHTSPUNTEN BIJ HET OPSTELLEN/ BIJWERKEN VAN EEN DRAAIBOEK BIJ OVERLIJDEN VAN EEN BEWONER IN DE VOORZIENING Opmerkingen vooraf: - Het is belangrijk dat vooraf afgesproken wordt wie de coördinatie op zich zal nemen. Zo zal bijvoorbeeld in de ene voorziening de sociale dienst hiervoor instaan, terwijl dit op een andere plaats de pastorale dienst kan zijn. - Voor de leesbaarheid van de tekst worden alle personen en functies vermeld in mannelijke vorm. Gelieve dus, waar nodig, dit te hertalen naar de vrouwelijke vorm. 1. WIE VERWITTIGEN? 1.1. Binnen de voorziening Bij zwaar zieke personen kan het overlijden verwacht worden en zullen veel van de volgende afspraken heel concreet voorbereid zijn. Bij een onverwacht overlijden zal het gebeuren altijd voor een zekere wanorde zorgen. De volgorde van de onderstaande afspraken wil daartoe wat orde in dit gebeuren brengen. Bij plotse ziekte waarop de dood snel kan volgen, zal dezelfde procedure gevolgd worden. Wanneer een overlijden zich voordoet zal de persoon van dienst die bij de zieke waakte onmiddellijk volgende personen verwittigen: De huisdokter van dienst voor het opstellen van de overlijdensakte De directeur en (ortho)pedagoog, diensthoofd, (eventueel via G.S.M.) De pastor van de voorziening of parochiepriester De vertrouwensopvoeder en de sociale dienst worden zo snel mogelijk door directie of (ortho)pedagoog, diensthoofd, op de hoogte gebracht. De overige personeelsleden van de leefgroep van de overleden bewoner worden door het diensthoofd op de hoogte gebracht, bij voorkeur nog voor ze op dienst komen. Alle andere personeelsleden worden op de hoogte gebracht als ze op dienst komen. 1.2. De familie Ook hier zal veel bepaald worden door het al of niet verwacht overlijden van de bewoner. Bij een verwacht overlijden wordt vooraf met de familie een aantal afspraken gemaakt. Het tijdstip en wijze van verwittigen laten bevragen en noteren in het protocol van dienstverlening. Dikwijls zal dit spontaan kunnen gebeuren naar aanleiding van het overlijden van een ander persoon. Samenwerking tussen ontvanger van deze informatie en de dossierbeheerder is hier van groot belang. Bij een onverwacht overlijden zal de familie (ouder of voogd) door de directie, de sociale dienst of de vertrouwensopvoeder op de hoogte gebracht worden.
De wijze (telefonisch of huisbezoek) en het tijdstip van verwittigen zal door deze mensen geregeld worden. Het is van belang aandacht te schenken aan wie men van de familie eerst op de hoogte brengt. Bijvoorbeeld de ouders benaderen met ondersteuning van één van hun kinderen. Hier zal rekening gehouden worden met het mogelijke verwachtingspatroon van de familie van de overledene. Bij plotse ziekte waarop de dood snel kan volgen zal dezelfde procedure gevolgd worden als bij een onverwacht overlijden. 1.3. De parochiepriester De parochiepriester van de thuisparochie van de bewoner zal door de pastoraal verantwoordelijke of directie van de voorziening op de hoogte gebracht worden. Eventueel kan hij bij het huisbezoek aanwezig zijn. Dit alles gebeurt in samenspraak met de dienst die alles coördineert: sociale dienst, pastorale dienst, afdelingsteam, 2. EERST TE REGELEN ZAKEN 2.1. Het opbaren Bij nacht zal na, vaststelling van een onverwacht overlijden door de dokter, het lichaam tijdelijk overgebracht worden naar een funerarium. Tijdens het eerste contact met de familie zal, rekening houdend met de levensovertuiging van de familie, afgesproken worden waar de overledene wordt opgebaard. Bij dag zal na afspraak met de dokter het lichaam overgebracht worden naar de door de familie gekozen plaats. Na vaststelling van een verwacht overlijden wordt de reeds vooraf besproken beslissing van de familie uitgevoerd. Het kan een mooi symbool zijn om de overledene te (laten) opbaren met een persoonlijk tintje (vb. het eigen donsdeken in plaats van het klassieke laken, een lievelingsknuffel, ). 2.2. De administratie 2.2.1. De overlijdensverklaring: Deze wordt opgesteld door de opgeroepen huisarts. 2.2.2. Keuze begrafenisondernemer: Hierbij worden zaken besproken als de plaats van de begrafenis, wijze van begraven, wijze van verwittigen, gebedswake, (zie ook 4). 2.2.3. De aangifte: In de praktijk zal de begrafenisondernemer de aangifte doen. De nodige documenten zijn: - identiteitskaart - overlijdensverklaring Dit alles dient te gebeuren binnen de 24 uur na het overlijden op de gemeente waar de betrokkene is overleden. De sociale dienst houdt al deze regelingen in het oog.
3. OPVANG EN BEGELEIDING VAN FAMILIE, PERSONEEL EN MEDEBEWONERS IN DE INSTELLING Algemeen: Het is aan te bevelen onmiddellijk een bericht op te maken. Zo kan iedereen op de hoogte gebracht worden van het overlijden. Ook aan de deur van de leefgroep of dienst waar de persoon overleden is, hangt men dit best op. Zo worden onverwachte bezoekers verwittigd alvorens ze de leefgroep of dienst binnengaan. 3.1. Opvang van de familie Naast het huisbezoek kan de familie ook naar de voorziening komen. De personeelsleden die vertrouwd zijn met de familie, vangen de familie op. Zorg dat dit steeds rustig kan gebeuren. Het personeel kan zijn deelneming komen betuigen (vermijd overrompeling). Eventueel kunnen enkele personeelsleden de familie vergezellen bij het begroeten van de overledene. Voor een hierbij passend gebedsmoment kan de pastoraal verantwoordelijke aangesproken worden. Nadien worden verder praktische zaken geregeld (zie 4). 3.2. Opvang van het personeel De directie, pedagoog, diensthoofd, zullen samen met de pastoraal verantwoordelijke instaan voor de opvang van het personeel. Ook met deze mensen kan een passende regeling uitgewerkt worden om de overledene te gaan groeten. 3.3. Opvang van medebewoners Het overlijden moet ter sprake kunnen komen. Aangepast aan de bewoners zal men zoeken naar mogelijkheden om ook hen kansen te geven om hun emoties uit te drukken. Ook hier zal een regeling uitgewerkt worden voor het afscheid nemen van de overledene. 4. VERDERE AFSPRAKEN Indien vroeger afgesproken of gewenst door de familie zijn zorgverleners van de voorziening aanwezig bij alle regelingen die genomen moeten worden met de begrafenisondernemer. In de volgende punten beperken wij ons tot de elementen waar wij een zinvolle medewerking kunnen aanbieden. Andere zaken behoren tot de taken van de begrafenisondernemer zelf. 4.1. De uitvaartdienst Wanneer en waar gaat de uitvaart door? In overleg met de familie wordt nagegaan of de begrafenis in de thuisparochie of in (de parochie van) de voorziening zal plaats vinden. Bij keuze voor de thuisparochie zal contact opgenomen worden met de priester van de thuisparochie. De pastorale dienst zal, mits toestemming van de ouders of familie, medewerking aanbieden om de uitvaartdienst te helpen verzorgen. Bij keuze voor (de parochie van) de voorziening zal alles door de voorziening, in overleg met de familie, moeten gebeuren. 4.2. Rouwberichten De voorziening zorgt, na afspraak met de familie, voor het eventueel aanschrijven van de overige ouders of voogden van de medebewoners van de overledene. Ook volgende personen ontvangen een rouwbericht: - de beheerraad - de gebruikersraad
- de directie - de dokters van de voorziening - de pastorale werkgroep - voor elke leefgroep en/of atelier één rouwbericht - één ad valvas voor personeel - 4.3. Bloemen Naar de zingeving-symboliek die eraan gegeven wordt, wordt namens de voorziening een bloemstuk aangebracht. 4.4. Gedachteniskaartje Indien het door de familie wordt gewenst, bieden zorgverleners van de voorziening hulp aan bij het opstellen van het gedachteniskaartje. 5. DE BEGRAFENIS 5.1. De gebedswake vooraf of nadienst De avond voor de begrafenis of korte tijd na de begrafenis, kan de pastorale werkgroep een gebedsdienst verzorgen in de instelling of in de parochiekerk. De familie van de overledene en alle personeelsleden en bewoners worden uitgenodigd. Zo geven we iedereen de kans om afscheid te nemen van de overledene. De keuze van het uur zal meebepalen of iedereen écht de kans krijgt om hieraan deel te nemen. Eventueel kan met de familie afgesproken worden om tijdens deze dienst een gedachtenisprentje te verdelen. 5.2. Bij begrafenis op de thuisparochie of crematorium De aanwezigheid van medewerkers van de voorziening wordt op voorhand met de familie besproken. Bij voorkeur zijn directie en een afvaardiging van het personeel aanwezig. Met betrekking tot de aanwezigheid van bewoners, wordt het verlangen van de ouders en familie geëerbiedigd. Eveneens wordt rekening gehouden met de wens van de bewoners zelf. Bij aanwezigheid van bewoners wordt voor voldoende begeleiding gezorgd. 5.3. Bij begrafenis in (de parochie van) de voorziening Hier is dezelfde regeling van kracht maar de betrokkenheid van de plaatselijke gemeenschap zal groter zijn. Onder andere op organisatorisch vlak en de verwachting naar aanwezigheid van mensen die betrokken waren op de overledene. 5.4 Aanwezigheid op het kerkhof of asverstrooiing of bijplaatsen van de urne Qua aanwezigheid spelen we in op de wensen van familie of plaatselijke gewoontes. Bezoek aan het graf, urnenveld of columbarium kan achteraf voor bewoners georganiseerd worden.
6. DE NAZORG 6.1. Materiële zaken Dit wordt individueel verder besproken met de familie en opgevolgd door de sociale dienst. Aandachtspunten voor de administratie: - Geen namen schrappen, maar meteen een nieuwe lijst maken waar nodig. - Uitgaande post, op naam van de overledene, onmiddellijk blokkeren. 6.2. Psycho-sociale begeleiding 6.2.1. Van de ouders Als voorziening blijven we uitnodigend staan voor verder contact, zowel in de instelling als thuis. Er wordt gekeken hoe de band verder kan aangehouden worden (activiteiten en feesten van de instelling, krantje, ). Bij speciale dagen die verband hebben met de overledene kan nog even contact opgenomen worden (verjaardag, novemberviering op de parochie, verjaardag van overlijden, ). 6.2.2. Van de leefgroep Zowel de zorgverleners, de opvoeders als de bewoners vergen verdere opvang. Gedachtenissymbolen naar de overledene toe moeten hun plaats kunnen krijgen in de leefgroep. De directie is samen met de pastoraal verantwoordelijke en het begeleidingsteam van de leefgroep verantwoordelijk voor deze opvang. Het inpalmen van de lege plaats door een nieuwe bewoner zal goed en op gepaste wijze voorbereid worden. 6.3. Administratieve regelingen De sociale dienst blijft dit opvolgen.