GEBRUIKERSGIDS CAFÉ KORTRIJK 1302 Ontwerp maart 2011
INLEIDING Het Begijnhofpark herbergt een uniek centrum in het hart van de Stad Kortrijk met tal van functies. Enerzijds vind je er het museum Kortrijk 1302, een interactief en multimediaal museum dat een hedendaagse kijk biedt op de Guldensporenslag. Het museum voor de geschiedenis van Kortrijk biedt een overzicht van de rijke collectie historische voorwerpen die de Stad Kortrijk bezit. Daarnaast is het Streekbezoekerscentrum voor de Leiestreek de ideale uitvalsbasis voor uitstappen in deze boeiende streek. Je kan er tal van info vinden over recreatie, erfgoed, evenementen enz Toerisme Kortrijk is eveneens op deze locatie gevestigd en zorgt er 7 dagen op 7 voor dat toeristen de nodige info krijgen. Er is ook een shop met toeristische en museale gadgets, kaarten en boeken. In het café Kortrijk 1302 met zicht op het Begijnhofpark is er de mogelijkheid om gezellig iets drinken. Uitbating: vzw toerisme Kortrijk Café Kortrijk 1302 Begijnhofpark 8500 Kortrijk tel. : 056 27 78 40 toerisme@kortrijk.be Openingsuren: Toerisme Kortrijk 1302 van 1 april tot 30 september Weekdagen: 10u tot 18u Weekend en feestdagen: 10u tot 17u Weekdagen: 10u tot 18u Weekend en feestdagen: 10u tot 17u Maandag gesloten van 1 oktober tot 31 maart Elke dag: 10u tot 17u Gesloten op feestdagen Elke dag: 10u tot 17u Maandag gesloten Gesloten op feestdagen 1. Accommodatie en toegankelijkheid Het café Kortrijk 1302 is gelegen in het Begijnhofpark en is te bereiken via de Houtmarkt. Het café Kortrijk 1302 ligt op de 1 verdieping en is voorzien van een lift. Toegang en sanitaire voorzieningen zijn volledig aangepast aan personen met een handicap. Het café biedt volgende accommodatie: - vestiaire voor 50 jassen - 50 stoelen - keuken met 1 afwasbak - kleine afwasmachine - enkele stopcontacten 220v - muziekinstallatie
- kleine koelkast - glazen en koffietassen - koffiepercolator - waterkoker 2. Activiteit Het gebruik van het café kan al dan niet gekoppeld worden aan een museumbezoek. De aard, inhoud en duur van de activiteit moet omschreven worden in de aanvraag. Voor de activiteit mag de organisator het café zelf inrichten met het beschikbare meubilair. Na de activiteit zorg je ervoor dat het café gebruiksklaar wordt achtergelaten. Opruimen gebeurt onmiddellijk na afloop van de activiteit. 3. Het café reserveren Het café kan gereserveerd worden aan de balie, per e-mail of telefonisch bij Toerisme Kortrijk. We bezorgen u de gebruikersgids en een formulier waar u de gegevens (aantal deelnemers, aanvangsuur.) moet invullen. Enkel na opsturen of faxen van dit ondertekende formulier is de aanvraag geldig. Er kan geen gebruik van de ruimte worden gemaakt voor privé-feestjes (verjaardagen, jubilea, geboortes, communies..). Het café Kortrijk 1302 kan voor overdag ten vroegste 2 weken op voorhand gereserveerd worden omdat groepsbezoeken voorrang krijgen. Er kan een optie genomen worden. Deze optie blijft twee weken geldig. 4. Kostprijs Er wordt een onderscheid gemaakt tussen toerisme- en museumgerelateerde activiteiten en activiteiten die niets met toerisme of museum te maken hebben. 4.1. Gebruik van het café Kortrijk 1302 voor museale of toeristische activiteiten Doelgroep Hieronder vallen de scholen die het museum bezoeken of een educatieve rondleiding volgen en groepen die het museum bezoeken, een gidsbeurt of een toeristisch arrangement volgen. Openingsuren Van deze formule kan enkel gebruik worden gemaakt tijdens de normale openingsuren. Huurtarief Het gebruik van het café Kortrijk 1302 is gratis op voorwaarde dat er drank wordt aangekocht. Zelf meegebrachte dranken zijn in dit geval niet toegestaan. Drankaanbod
De drank wordt uitgeschonken door een medewerker/vrijwilliger en ook het afruimen wordt door de medewerker/vrijwilliger verzorgd. Volgende dranktarieven gelden: Pepsi 1,50 Pepsi- max 1,50 Fanta 1.50 Mineraal water 1,50 Bruisend water 1,50 Pils 1,50 Kriek Max 1,50 Omer bier 3,00 1 kop koffie + 1 maal 2,00 bijschenken Betalingswijze Er kan cash of met bancontact worden betaald aan de balie van Toerisme, maar we verkiezen het gebruik van een groepsfactuur aan de organisator. 4.2 Gebruik van het café Kortrijk 1302 voor niet-museale of niet-toeristische activiteiten Doelgroep De organisatoren worden ingedeeld in 4 categorieën en aan de hand daarvan wordt het tarief bepaald. Categorie A: stadsdiensten - Alle stadsdiensten - Alle erkende stedelijke vzw s en erkende stedelijke adviesraden. Categorie B: erkende verenigingen van Kortrijk - Alle verenigingen die aangesloten zijn bij een erkende adviesraad van de Stad Kortrijk, worden beschouwd als erkende verenigingen - OCMW, politie en intercommunales waarin de stad zich engageert voor zover het activiteiten betreft van niet commerciële aard - Kortrijkse scholen - Vriendenkringen van stadsdiensten - Lokale politieke partijen die met eigen leden een lokale politieke activiteit verzorgen - Kortrijkse initiatieven met een lopende erkenningsaanvraag bij een Kortrijkse adviesraad, worden vanaf de datum van aanvraag beschouwd als erkende verenigingen - Alle evenementen die door een niet-kortrijkse organisatie worden opgezet in samenwerking met een Kortrijkse erkende organisatie, die in het gebeuren een ernstig engagement opneemt. Dit engagement kan worden afgeleid uit het contract, de financiële afhandeling en de gevoerde promotie - Hogere overheden, in zoverre ze kunnen beschouwd worden als potentieel subsidiënt
Categorie C: niet-erkende verenigingen van Kortrijk - Alle, niet-erkende organisatoren met zetel in Kortrijk. Daarbij horen o.m. service clubs, bedrijven, individuen die een culturele activiteit als beroepsactiviteit uitoefenen, individuen die een activiteit organiseren en vak- en vakbondsorganisaties - Alle evenementen die door een niet-kortrijkse organisatie worden opgezet in samenwerking met een Kortrijkse niet-erkende organisatie, die in het gebeuren een ernstig engagement opneemt. Dit engagement kan afgeleid worden uit het contract, de financiële afhandeling en de gevoerde promotie - OCMW, politie en intercommunales waarin de stad zich engageert voor zover het activiteiten betreft van commerciële aard (met andere woorden waarvoor men inkom vraagt) - Nationale afdelingen van politieke partijen die een activiteit organiseren waarbij de Kortrijkse afdeling mede-organisator is Categorie D: organisatoren van buiten Kortrijk - Alle organisatoren met zetel buiten Kortrijk - Alle evenementen waarbij het vermoeden aanwezig is dat de Kortrijkse aanvrager slechts handelt in functie van een niet-kortrijkse vereniging, zonder zelf echt bij de organisatie van de activiteit betrokken te zijn Uitzonderingen: Er kunnen op deze categorieën uitzonderingen worden gemaakt in geval van samenwerking of ondersteuning door Toerisme of Kortrijk 1302 maar steeds door beslissing van de voorzitter en/of secretaris of de Raad van Bestuur van de vzw toerisme Kortrijk. Openingsuren Het café Kortrijk 1302 is elke dag beschikbaar tijdens de normale openingsuren, op voorwaarde dat er geen groepsbezoeken gereserveerd zijn. Na 18u kan het café ook gebruikt worden tot maximaal 23u. Huurtarief A B C D Vergadering/voorstelling Met enkel verbruik van drank van het 0 50,00 75,00 100,00 café Kortrijk 1302. Vergadering met receptie Met verbruik van drank van het café Kortrijk 1302 en catering (eigen 0 150,00 200,00 250,00 drank, broodjes, hapjes ) Bij het verbruik van eigen drank wordt kurkrecht van 1.50 per persoon aangerekend. Drankaanbod Het café Kortrijk 1302 beschikt over een drankassortiment voor vergaderingen en bijeenkomsten. Indien je drank schenkt, moet je van dit assortiment gebruik maken. Wie wil, kan ook koffie zetten. Percolator, koffiekopjes, bordjes en lepeltjes zijn in beperkte mate aanwezig. Geopende flessen worden bij de afrekening als verkocht beschouwd. De organisator staat zelf in voor de bediening. Volgende dranktarieven gelden:
Pepsi 1,50 Pepsi- max 1,50 Mineraal water 1,50 Bruisend water 1,50 Fanta 1,50 Pils 1,50 Kriek Max 1,50 Omer bier 3,00 Kan koffie 10,00 Indien de organisator andere dranken wenst te schenken geldt een kurkrecht van 1,50 per persoon. Betalingswijze Organisatoren krijgen vooraf een factuur voor het betalen van een voorschot en nadien voor het te betalen tarief en het verbruik van dranken. Alle facturen moeten betaald worden binnen de wettelijke termijn van 30 dagen. Annulering Bij annulering van de reservering, minder dan 1 week vooraf, rekenen we 15 administratiekosten aan. Sleutels Enkel de conciërge heeft de sleutels en kan die niet afgeven aan de organisatoren. Er moet vooraf met de conciërge afgesproken worden wanneer men de activiteit zal aanvatten en de verantwoordelijke moet stipt op het afgesproken uur aanwezig zijn. Als de organisatoren niet conform op de afspraak aanwezig zijn, is de sleutelbewaarder of conciërge niet verplicht langer thuis te blijven. Na afloop van de activiteit verwittig je de conciërge onmiddellijk. De verantwoordelijkheid ligt bij de aanvrager. De activiteit mag maximum duren tot 23u, daarna gaan de deuren onherroepelijk dicht. 5. Tot slot We wensen u het allerbeste met uw activiteit. Voor alle bijkomende vragen kan u bij ons terecht. Indien u wil reserveren, gelieve het bijgaande reservatieformulier in te vullen.