Educatieve uitgeefcontracten in de praktijk Annemarie van Toorn Auteurs krijgen vaak complexe overeenkomsten voorgelegd door uitgeverijen, waarvan ze de reikwijdte niet altijd Vragen Hoe lees je een overzien. Wat staat er in een contract, welke begrippen uitgeefcontract? Wat is het belang van het worden gehanteerd en waar moet je als auteur op letten auteursrecht tegenover voor je een contract tekent? het exploitatierecht van de uitgever? Wat verdien je er nu mee? Overdracht en licentie De wettelijke omschrijving van het auteursrecht dekt een breed scala van creatief werk: boeken, composities, schilderijen, tekeningen, foto s, architectuur, industrieel design, film en computerprogramma s. Het auteursrecht van de maker ontstaat van rechtswege. Louter door het vormgeven van eigen ideeën. Formaliteiten als registreren of deponeren zijn in Nederland niet nodig. Het auteursrecht is een uitsluitend recht, te vergelijken met eigendomsrecht: alleen de auteur beslist, met uitsluiting van alle anderen over de openbaarmaking en verveelvoudiging van zijn werk. Als een uitgever werk van een auteur wil uitgeven, heeft hij dus toestemming nodig van de auteur. De auteur kan toestemming verlenen op voorwaarden die hij zelf redelijk acht (financiële vergoeding bijvoorbeeld). Daar is ruimte voor onderhandeling tussen de contractpartijen. De auteur kan de toestemming ook weigeren. Daarom wordt het auteursrecht ook wel een verbodsrecht genoemd. Als de auteur geen toestemming heeft verleend, is exploitatie van zijn werk verboden. De onderhandelingsruimte van de individuele maker is tegenover de exploitant van zijn werk in de praktijk kwetsbaar en beperkt. Artikel 1 Auteurswet: Het Auteursrecht is het uitsluitend recht van de maker van een werk van Dat is de reden waarom de letterkunde, wetenschap of kunst, of van diens rechtverkrijgenden, om dit werk openbaar te maken Nederlandse wetgever een en te verveelvoudigen, behoudens de beperkingen, wetsvoorstel Auteurscontractenrecht in bij de wet gesteld. de 136 Educatieve uitgeefcontracten in de praktijk
maak heeft waarin wordt beoogd om contractsbepalingen die de maker onevenredig benadelen bij wet te verbieden. In afwachting van deze wet, moet je als maker op je hoede zijn bij het afsluiten van een uitgeefcontract. Wanneer de nieuwe wet wordt ingevoerd- naar verwachting in de loop van 2015- heeft de wet geen terugwerkende kracht. In het uitgeefcontract regelen auteur en uitgever de voorwaarden waaronder de uitgever het werk mag openbaar maken en verspreiden. Een van de belangrijkste bepalingen in het contract is de vraag of de auteur zijn auteursrecht overdraagt of dat hij een licentie verleent. Bij overdracht gaat het auteursrecht van de maker in zijn geheel en definitief over naar de uitgever. Bij overdracht heeft de maker vrijwel niets meer te zeggen over zijn werk. De uitgever is na de overdracht auteursrechthebbende geworden. Bij een licentie behoudt de auteur zelf zijn rechten, maar geeft hij de uitgever gebruiksrecht(en), bijvoorbeeld voor het uitgeven van een boek in print, of voor een uitgave op beeld- en geluidsdragers, maar bijvoorbeeld niet voor opname in een online database. Het voordeel van een licentieverlening is dat de auteur nauwkeurig zelf kan bepalen wat de uitgever mag doen met zijn werk naar medium, tijd, territorium, oplage, exclusiviteit en dergelijke en welke vergoedingen daar tegenover moeten staan. Voor elke nieuwe gebruiksvorm moet de uitgever terugkomen bij de auteur om opnieuw toestemming te vragen. Literaire uitgevers sluiten met hun romanschrijvers en dichters een licentiecontract; in de educatieve uitgeefpraktijk is overdracht van auteursrecht vaak de gewoonte. Tijdens de eerste periode van ontwikkeling van nieuwe leermiddelen hanteren educatieve uitgevers vaak voorovereenkomsten. Deze voorovereenkomsten worden ook wel briefcontracten of intentieverklaringen genoemd. In dergelijke voorovereenkomsten is vaak al een aantal belangrijke zaken geregeld. Een voorovereenkomst of intentieverklaring is nog geen uitgeefcontract, dus de uitgever doet nog geen toezeggingen over de beoogde exploitatie, maar er worden wel al contractuele afspraken gemaakt met betrekking tot overdracht van auteursrecht en honorering. En dat zijn misschien wel de twee belangrijkste onderwerpen van de afspraken tussen auteur en uitgever. Het schrijfwerk moet nog beginnen en er ligt nog geen tastbaar resultaat, maar de uitgever neemt er vast een voorschot op: Indien ten tijde van de onderte- Annemarie van Toorn 137
kening van deze overeenkomst de overdracht nog niet kan plaatsvinden, verleent de auteur aan de uitgever een algehele licentie om het werk openbaar te maken en te verveelvoudigen en verbindt hij zich het recht tot openbaar maken en verveelvoudigen alsnog op eerste verzoek aan de uitgever over te dragen. Mocht er tussen uitgever en auteur in deze fase een conflict ontstaan, dan verzekert de uitgever zich in ieder geval van het recht het werk te kunnen uitgeven. Als de inkomsten uit royalty s nog ver in het verschiet liggen, is het niet onredelijk om in deze schrijffase afspraken te maken over betaling: bijvoorbeeld een (onterugvorderbaar) voorschot dat eventueel te verrekenen is met later te ontvangen royalty s. Mocht de uitgever dan onverhoopt afzien van exploitatie van je kopij, dan is het werk niet om niet gedaan. Overwegingen, definities en in aanmerking nemende dat In vrijwel alle contracten staat aan het begin een aantal overwegingen en definities. Sommige daarvan zijn feitelijk (een herdruk onderscheidt zich van een bijdruk door een nieuw ISBN nummer), andere zijn opgenomen om het doel van het contract duidelijk te maken, de verhouding tussen uitgever en auteur te verhelderen en het werk te beschrijven. Deze overwegingen zijn zeker niet vrijblijvend al lijken ze soms open deuren: In aanmerking nemende dat de uitgever een educatieve uitgeverij is en leerstof ontwikkelt ten einde deze in gedrukte en/ of digitale vorm te exploiteren voor het gehele onderwijsveld; Het is dan ook van belang dat je goed kijkt wat er staat. De overwegingen zijn namelijk een middel tot interpretatie van het contract. Rechters gebruiken dit soort overwegingen ook om de overeenkomst te interpreteren. In de overweging dat partijen met het oog op de handhaving van de kwaliteit van de methode, alsmede om in te spelen op nieuwe (technische) ontwikkelingen en veranderingen in de markt, de methode inhoudelijk zullen (doen) aanpassen kan je al een vooraankondiging lezen dat de uitgever een onderhoudsteam voor ogen heeft dat jaarlijks aanpassingen uitvoert. Nevenrechten De term nevenrechten wordt doorgaans gebruikt voor de rechten die niet direct te 138 Educatieve uitgeefcontracten in de praktijk
maken hebben met de hoofdexploitatie van je werk. De belangrijkste openbaarmaking en exploitatie is meestal de verkoop van het leermiddel in print en/ of digitaal. In de meeste educatieve uitgeefcontracten is lang niet altijd meer duidelijk wat het onderscheid is tussen hoofd- en nevenexploitatie. De term nevenrechten komt dan ook steeds minder vaak voor. De uitgever vraagt op voorhand toestemming om alle (huidige en toekomstige) exploitatiemogelijkheden te benutten. Zo vraagt bijvoorbeeld Noordhoff Uitgevers aan auteurs overdracht van het recht tot openbaar maken en verveelvoudigen en : dit recht omvat mede de bevoegdheid om (een deel) van het werk te doen herzien en/of te vertalen en/of te bewerken ten behoeve van alle voorkomende informatie- en / of communicatiemiddelen en -vormen en het herziene, vertaalde en/of bewerkte werk te exploiteren. In één adem door mag de uitgever deze bevoegdheden tot bewerking en vertaling (van gedeelten van het werk) ook aan derden toestaan- zowel in Nederland als daarbuiten. Met een zó verstrekkend exploitatierecht kan je werk in een grote grabbelton terechtkomen waar de uitgever en zijn internationale handelspartners zonder jouw toestemming naar believen uit kunnen putten. Je werk komt in een stockarchief terecht waar anderen je werk kunnen bewerken en opnemen in andere uitgaven, op internet en voor marketingdoeleinden. Vooral fotografen en illustratoren worden met deze praktijk geconfronteerd. Probeer dan als maker nog maar eens bij de contractonderhandelingen een inschatting te maken van de opbrengst van al deze exploitatievormen en daar een redelijke vergoeding voor te bedingen. Je werk is ook in deze grabbelton trouwens niet helemaal vogelvrij. Je persoonlijkheidsrechten maken dat je je kunt verzetten tegen misvorming, verminking of andere aantasting van je werk. Daarover later meer. Er zijn ook vormen van gebruik (openbaarmaking en verveelvoudiging) waarvoor altijd een aanvullende vergoeding moet worden betaald. Vaak worden die gemakshalve, maar ten onrechte, ook aangeduid als nevenrechten. Zo is het uitlenen van jouw boek door een bibliotheek een openbaarmaking en is het kopiëren van je werk door een school een verveelvoudiging. Voor deze openbaarmaking en verveelvoudiging ontvang je een vergoeding die collectief is geregeld. Deze collectieve vergoedingen worden geïnd door diverse speciaal daarvoor opgerichte stichtingen (zie voor meer Annemarie van Toorn 139
informatie www.cedar.nl) die deze vergoedingen aan jou of je uitgever uitbetalen. Of jij zelf of je uitgever deze nevenrechten ontvangt, hangt af van wat je in je contract hebt geregeld. Sommige van deze nevenrechten kun je namelijk overdragen aan de uitgever. En uitgevers nemen dat uiteraard graag op in je contract: het is een extra inkomstenbron voor hen. Het is dus van belang dat je let op bepalingen die spreken van overdracht van nevenrechten of de overdracht van rechten of opbrengsten uit collectieve regelingen. In Noordhoff contracten staat het als volgt: De auteur draagt het uitsluitend recht over op vergoeding krachtens de Nederlandse of buitenlandse wet verschuldigd door derden voor het openbaar maken en/ of verveelvoudigen van het werk of een gedeelte daarvan, met inbegrip van het reprograferen, verhuren of uitlenen. Het recht op reprogelden kàn niet worden overgedragen aan je uitgever. Ook al staat het in je contract, dan nog behoud je zelf het recht op je aandeel in de reprogelden. De uitgever ontvangt het bedrag van de reprorechten van de Stichting Reprorecht en moet jouw auteursgedeelte naar je doorsluizen. Persoonlijkheidsrechten In je contract kan je een bepaling tegenkomen over de persoonlijkheidsrechten, al worden ze vrijwel nooit met name zo genoemd. Bepalingen die de persoonlijkheidsrechten betreffen vind je in het contract veelal in de buurt van de artikelen die de overdracht of licentie regelen. De persoonlijkheidsrechten houden het volgende in: 1. Je kunt je verzetten tegen publicatie van je werk zonder vermelding van je naam, zolang dat redelijk is. 2. Je kunt je verzetten tegen wijzigingen in de naamsvermelding of tegen publicatie van het werk onder een andere naam. 3. Je kunt je verzetten tegen wijzigingen die zonder jouw toestemming in je werk worden aangebracht, zolang dat redelijk is. 4. Je kunt je verzetten tegen elke misvorming, verminking of andere aantasting van je werk, die nadeel zou kunnen toebrengen aan je eer of goede naam. De persoonlijkheidsrechten zijn rechten die je niet kunt overdragen. Indien je je 140 Educatieve uitgeefcontracten in de praktijk
auteursrecht hebt overgedragen, behoud je deze rechten dus gewoon. Je kan echter wel afstand doen van de persoonlijkheidsrechten onder 1 t/m 3. Dat betekent dat je verklaart er tegenover de uitgever geen beroep op te zullen doen. Het is voor een auteur beter om geen afstand te doen van de persoonlijkheidsrechten. Het recht op naamsvermelding is voor auteurs immers belangrijk. Ook wanneer er door de uitgever of door derden bij een herdruk of bij digitale updatings en upgradings wijzigingen in je werk worden aangebracht en je wilt deze ingrepen kunnen tegenhouden, is het van belang dat je geen afstand hebt gedaan van je persoonlijkheidsrechten. Het persoonlijkheidsrecht genoemd onder 4 houd je altijd. Het kan natuurlijk ook voorkomen dat je juist niet vermeld wilt worden, omdat je het niet eens bent met het eindresultaat. Blink Educatie komt daar de auteur tegemoet: Opdrachtgever mag de Werken naar eigen inzicht bewerken. Indien als gevolg van deze bewerking de eer of de goede naam van Opdrachtnemer naar de mening van Opdrachtnemer wordt geschaad, heeft hij het recht af te zien van naamsvermelding op c.q. in de Werken. Maar dat is wel het kind met het badwater weggooien. Auteursteams Wanneer je als educatief auteur een bijdrage levert aan een groter geheel, bijvoorbeeld toetsvragen levert voor een werkboek van een bestaande methode, of werkt in een auteursteam aan één product, en je bijdrage is lastig afzonderlijk te herkennen, gaat je kopij op in een gezamenlijk werk. Als de bijdragen van de afzonderlijke auteurs niet meer individueel herleidbaar zijn, heeft het auteursteam een gemeenschappelijk auteursrecht. Eenzelfde uitgeefcontract voor alle leden van het auteursteam is dan het meest toepasselijk. In een dergelijk contract kunnen dan ook transparante afspraken worden vastgelegd over wie welk aandeel van de methode voor zijn rekening neemt en recht heeft op een vergoeding naar rato. Dit zal meestal een overdrachtscontract zijn waarmee de uitgever de continuïteit van de methode waarborgt. Een lesmethode in het voortgezet onderwijs gaat gemiddeld zo n jaar of vijf mee, in het basisonderwijs is tien jaar niet ongebruikelijk en de uitgever wil auteurs tijdens de looptijd van de methode kunnen vervangen. In onderhandelingen met de uitgever is het zaak om met je team één lijn te trekken. Annemarie van Toorn 141
In de praktijk komt het helaas vaak voor dat de uitgever teamgenoten tegen elkaar uitspeelt. Dat ondermijnt je onderhandelingspositie. Vaak staat in uitgeefcontracten: De uitgever beslist over de samenstelling van het auteursteam. De uitgever is gerechtigd nieuwe auteurs en/of adviseurs aan te trekken, c.q. de relatie met een individuele auteur te beëindigen wanneer dat naar het oordeel van de uitgever op bedrijfseconomische of kwalitatieve gronden noodzakelijk is. Bij de productie van een te herziene editie bedingen veel uitgevers het recht om de herziening geheel of gedeeltelijk zelf uit te voeren of te doen uitvoeren door derden, aan te wijzen door de Uitgever (contract Malmberg). Het is dus raadzaam om in het uitgeefcontract van een auteursteam op te nemen dat het team waar nodig een nieuwe auteur aanwijst, eventueel op voordracht van de uitgever. Je bouwt daarmee een garantie in voor autonomie. Het auteursteam moet immers samen met de nieuwe auteur aan de slag en een goede verstandhouding binnen het auteursteam is voor iedereen van belang. Hoed je ook voor uitgeefcontracten waarin het verzuim van teamleden op jou kan worden afgewenteld. Er zijn uitgeefcontracten waarin individuele teamleden hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld voor andermans wanprestatie. De werkverhouding van het auteursteam tot de uitgever staat meestal summier in het contract beschreven. De uitgever is vaak belast met vormgeving, technische realisatie, productie, marketing en distributie en in veel gevallen ook met de redactie. De wijze van onderlinge samenwerking tussen auteursteam, (eind)redactie en projectleiding wordt door de meeste uitgevers buiten het uitgeefcontract gehouden en wordt dan nader beschreven in bijlagen bij het contract of in notities van werkoverleg. Kijk ook de bijlagen goed na. Daar kan bijvoorbeeld staan dat Indien een eindredactie wordt ingesteld, de auteurs hierbij last en volmacht verlenen aan een (of meerdere) individuele auteur(s), die niet noodzakelijk deel hoeft (hoeven) uit te maken van het auteursteam. Als de makers betaald worden in royalty s, zal de uitgever in zo n geval ook aanspraak maken op een percentage van de royalty s. Maar welk deel dan? Werk in dienst of in opdracht van een ander gemaakt In uitgeefcontracten wordt bijna altijd overeengekomen dat het samenwerkingsver- 142 Educatieve uitgeefcontracten in de praktijk
band tussen auteur en uitgever niet moet worden gezien als arbeidsovereenkomst (als bedoeld in het Burgerlijk Wetboek art 7:610 e.v.) maar als overeenkomst van opdracht. De auteur dient als opdrachtnemer aan de opdrachtgever een geldige Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) van de Belastingdienst te overleggen. Aanvullend wordt de opdrachtnemer, met uitsluiting van de opdrachtgever, volledig en hoofdelijk aansprakelijk gesteld voor de afdracht van eventuele belastingen en sociale verzekeringspremies (zowel het werkgeversdeel als het werknemersdeel). Op basis van je VAR hebben opdrachtgevers de garantie dat de fiscus en het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) geen naheffingen kunnen opleggen omdat er sprake zou zijn van een verkapt dienstverband. In sommige uitgeefcontracten wordt nadrukkelijk gevraagd om een Verklaring arbeidsrelatie (VAR): VAR WUO (Winst uit Onderneming) of VAR DGA (Directeur Groot Aandeelhouder). Als je als educatief auteur daarnaast nog elders in loondienst werkt, bijvoorbeeld als leraar, zal de Belastingdienst voor je schrijfwerk alleen een VAR ROW (Resultaat Overige Werkzaamheden) afgeven. Dan ben je geen échte zzp er en voldoe je niet aan de normen van een VAR WUO. Je kan dan ook geen uitgeefovereenkomst tekenen waarin je je daartoe verplicht. Het Nederlands Uitgeversverbond (NUV) heeft met de Belastingdienst een convenant gesloten waarin de afspraak is gemaakt dat uitgevers die vaak en voor kleine opdrachten met freelancers werken, kunnen volstaan met een door de freelancer ondertekende Eigen Verklaring. Maar dit geldt alleen voor uitgevers die bij het NUV zijn aangesloten. Wanneer je als educatief auteur in dienst bent van een uitgever, een onderwijsinstelling, een museum of een archief en het schrijven of redigeren van (voorlichtings) materiaal een onlosmakelijk deel uitmaakt van je functie, wordt volgens de Nederlandse auteurswet de werkgever aangemerkt als auteursrechthebbende. De werknemer heeft zelf geen auteursrechtelijke bevoegdheden. Ook als het dienstverband is afgelopen, blijft het auteursrecht bij de werkgever. De fysieke maker kan zijn werk gemaakt in de tijd van de baas dus niet meenemen en eigenhandig exploiteren. Vrijwaring In de meeste contracten staat een bepaling waarin de auteur de uitgever vrijwaart Annemarie van Toorn 143
voor aanspraken van derden. Het doel van deze bepaling is vaak niet onredelijk. De uitgeverij wil zeker weten dat het werk dat je aanlevert ook echt van jou is. Dat houdt namelijk in dat je zelf het volledige recht hebt om je werk over te dragen of een licentie te verlenen. Als je zonder toestemming werk van derden verwerkt in je eigen werk en je schuldig maakt aan plagiaat, kan de uitgever door die derde aansprakelijk worden gesteld. Een vrijwaring voor aanspraken op intellectueel eigendomsgebied is dus niet onredelijk. In sommige contracten komt echter voor dat je gevraagd wordt te vrijwaren voor àlle aanspraken van derden. Het blijft dan niet beperkt tot intellectueel eigendomsrecht. Voorts verklaart opdrachtnemer dat zijn bijdrage niets bevat dat in strijd is met de wet, de goede zeden of de openbare orde (Overeenkomst van Opdracht Noordhoff). Dat is niet redelijk. Voor aanspraken van derden wegens bijvoorbeeld smaad of belediging wil je niet vrijwaren. Daarvoor is de uitgever medeverantwoordelijk. Zeker als je daarbij ook nog eens gevraagd wordt om afstand te doen van het recht je te verzetten tegen wijzigingen die door de uitgever in je werk worden aangebracht. Illustraties en andere mee te leveren werken Regelmatig bevat de bijdrage van een auteur illustraties of andere werken die met het manuscript worden meegeleverd. Voor zover dergelijke illustraties of andere werken afkomstig zijn van een derde, is het van belang goed te bekijken aan wie de rechten op dergelijke illustraties toekomen. Wanneer je bijvoorbeeld met de uitgever overeenkomt dat je bijdrage in exclusieve licentie wordt gegeven aan de uitgever en je illustraties van een derde meelevert, dien je van de betrokken derde datzelfde exclusieve recht te verkrijgen. Je kan immers niet meer rechten aan de uitgever verlenen dan je zelf hebt. Je kan de uitgever dus zeker geen vrijwaring verlenen. Tenzij je voor honderd procent zeker weet dat het werk rechtenvrij is. Om complicaties te voorkomen, kan je de uitgever beter direct met illustratoren laten contracteren. Je bent dan zelf niet aansprakelijk voor eventuele gebreken in de rechtenverlening. Vaak bevatten auteurscontracten een rechtenoverdracht die verder gaat dan wettelijk mogelijk is. Bijvoorbeeld als een uitgever overdracht vraagt van alle mogelijke rechten op concepten, ideeën en/of structuren die door auteurs ten behoeve van 144 Educatieve uitgeefcontracten in de praktijk
het project zijn ingebracht. En sommige uitgevers eisen daarbij ook nog tijdelijke zeggenschap over de laptop van de schrijver: Alle voor de uitgave van het Werk relevante informatiedragers, waaronder bijvoorbeeld digitale dragers, documenten en illustraties, zijn of worden ter beschikking gesteld aan de uitgever voor de duur van het productieproces. (Malmberg) Inlevering manuscript en correctie Auteurs klagen vaak dat ze eindeloos versies moeten maken omdat de uitgever na de zoveelste versie met compleet nieuwe eisen op de proppen komt. Het is belangrijk dat je heldere afspraken maakt met je uitgever over de acceptatieprocedure van de kopij. Wanneer lever je de kopij in? Wie beslist dat de kopij niet van voldoende niveau is? Hoeveel tijd krijg je voor correctie? Hoe geeft de uitgever aan dat de kopij is geaccepteerd? Het is verstandig om in het contract zelf op te nemen dat indien de uitgever de kopij accepteert, de uitgever dat schriftelijk aan de auteur meedeelt. Het is voor een auteur lastig werken wanneer wordt afgesproken dat Acceptatie van het manuscript wordt geacht te hebben plaatsgevonden direct na een eerste geslaagde proefcontrole door de uitgever. Bovendien komt in sommige contracten voor dat de uitgever het recht heeft iemand aan te wijzen die je werk zal bewerken indien je werk van onvoldoende niveau zou zijn. Daarbij loop je het risico dat het werk, na bewerking door de derde, niet meer volledig van jou is, maar voor een gedeelte ook van de bewerker/ uitgever. Iets wat doorwerkt in de verlaging van het overeengekomen percentage aan royalty s. Sommige uitgevers laten bovendien de noodzakelijke correctie door derden uitvoeren op kosten van de auteur. Als je kopij formeel geaccepteerd is, heb je nog geen garantie dat het werk wordt uitgegeven. Ondervang dit door in je contract een termijn af te spreken waarbinnen de uitgever tot exploitatie moet overgaan. Meestal bedingt de uitgever dan het recht om deze termijn één of tweemaal te verlengen indien zulks naar haar redelijk oordeel om gewichtige redenen door haar bedrijfsvoering en/ of de marktomstandigheden is geboden, onder vermelding van de redenen die deze verlenging noodzakelijk maken. Dan blijft je kopij nog wel even ongebruikt in de la liggen maar weet je wel waar je aan toe bent. Annemarie van Toorn 145
Exclusiviteit en non-concurrentiebeding De meeste uitgevers verlangen van schrijvers en illustratoren dat zij het werk exclusief voor hen maken. In het contract wordt hier vaak een bepaling over opgenomen. Sommige uitgevers gaan nog een stap verder en nemen in auteurscontracten een zogenaamd non-concurrentiebeding op. Daarin staat bijvoorbeeld dat je geen werk bij een andere uitgeverij mag uitbrengen dat concurreert met de uitgave waarvoor je een contract afsluit. Dat hoeft niet onredelijk te zijn, mits het je niet helemaal onmogelijk wordt gemaakt om voor andere uitgevers te werken. En mits de beslissing hierover niet alleen aan de uitgever wordt overgelaten. Daarom is het belangrijk om een non-concurrentiebeding beperkt te houden. Een non-concurrentiebeding moet een termijn bevatten en moet heel nauwkeurig omschrijven om welke werken het gaat. Het kan immers niet zo zijn dat een bioloog nooit meer bij een andere uitgever terecht kan met een werk over biologie. Dat zou het uitoefenen van zijn vak onmogelijk maken en een beroepsverbod betekenen. De Vereniging van Educatieve Auteurs (VvEA) is in onderhandeling met de Groep Educatieve Uitgevers(GEU) van het NUV (Nederlands Uitgeversverbond) om te komen tot een modelcontract voor educatieve uitgaven. In een werkconcept staat het non-concurrentiebeding als volgt omschreven: De Auteurs verklaren zonder schriftelijke toestemming van de Uitgever gedurende de duur van deze overeenkomst geen werken te zullen publiceren of daaraan bij te dragen, die de exploitatie van het Werk of de methode waarvan het Werk deel uitmaakt, kunnen schaden. De Uitgever zal verzoeken om toestemming niet op onredelijke gronden weigeren, maar mag weigeren als het aannemelijk kan worden gemaakt dat de voorgenomen publicatie een uitgave van het Werk directe concurrentie aan kan doen. Voor veel auteurs gaat dit beding nog te ver. Als vakspecialist heeft een auteur vaak eerder dan zijn uitgever ideeën over digitale toepassingen. Wanneer de uitgever omwille van economische redenen wat conservatief is, heeft de auteur niet de mogelijkheid om bij een vooruitstrevender concurrent zijn ideeën uit te werken. Dat kan frustrerend zijn als de looptijd van een methode zo n tien jaar is. Dan moet je als auteur erg lang op je handen gaan zitten. Sommige uitgevers combineren een non-concurrentiebeding met een geheimhou- 146 Educatieve uitgeefcontracten in de praktijk
dingsplicht en een zogenaamd relatiebeding. Dit laatste betekent voor een auteur die met sub-opdrachtnemers werkt (zoals fotografen, datajournalisten of ontwerpers) een onwerkbare situatie. Elke informatie-uitwisseling brengt het gevaar met zich mee dat bedrijfsgeheimen op straat komen. Eigen gebruik Indien je je auteursrechten overdraagt of een exclusieve licentie verleent ( De auteur verleent de uitgever met uitsluiting van zichzelf en alle anderen een licentie om het door de auteur vervaardigde werk te exploiteren ), kun je je eigen werk maar op heel beperkte wijze zelf gebruiken. Je mag dan namelijk alleen gebruik maken van je werk zoals anderen dat ook mogen. In de wet is geregeld dat iedereen, dus ook een derde, een auteursrechtelijk beschermd werk mag gebruiken voor eigen gebruik. Dat betekent dat je een film op dvd thuis mag bekijken, maar die dvd niet mag afspelen in een openbare gelegenheid zonder toestemming van degene die het auteursrecht op de film bezit. Als je je auteursrecht hebt overgedragen of een exclusieve licentie hebt verleend, mag je je werk dus niet op een eigen website plaatsen. Indien je dit wel zou willen, moet je daarvoor toestemming vragen van de rechthebbende. Ook wanneer je eigen, eerder gepubliceerd, werk als onderdeel wilt opnemen in nieuw materiaal of wilt bewerken tot iets nieuws, heb je daarvoor toestemming nodig. Opzegbaarheid Er zijn situaties denkbaar waarin je het uitgeefcontract met je uitgeverij zelf zou willen beëindigen. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin de uitgeverij je werk niet of nauwelijks exploiteert of aan de situatie waarin de uitgeverij wordt overgenomen door een andere uitgeverij. Het is daarom van belang overeen te komen dat je in dergelijke situaties de overeenkomst met de uitgeverij door opzegging kunt beëindigen. Alsdan vallen de verleende rechten weer aan jezelf terug en kan je zelf je werk exploiteren of een andere uitgeverij dat laten doen. Het is ook aan te bevelen dat je met de uitgever overeenkomt dat je je rechten terugkrijgt als de uitgeverij haar betalingsverplichtingen niet nakomt of bijvoorbeeld in staat van faillissement wordt Annemarie van Toorn 147
verklaard. Een uitgever zal meestal in een uitgeefovereenkomst opnemen wanneer hij gerechtigd is de overeenkomst tussentijds eenzijdig op te zeggen. Bijvoorbeeld wanneer voortzetting van het project naar zijn mening economisch niet verantwoord is. Als tussentijdse beëindiging niet te wijten is aan een of andere tekortkoming van de auteurs, of wanneer de levenscyclus van de editie is voltooid, dient er in het contract geregeld te zijn dat de auteurs een vergoeding ontvangen. Bij het vaststellen van de hoogte van de vergoeding zal dan rekening gehouden moeten worden met het mogelijke honorarium aan royalty s dat gerealiseerd had kunnen worden als de uitgever niet de stekker uit het project had getrokken. Meestal bedingt de uitgever het recht, ondanks de reden van de beëindiging en ongeacht de opzeggende partij, dat de uitgever gerechtigd blijft om het werk geheel of gedeeltelijk door derden te laten voltooien of te herzien, teneinde het werk te kunnen (blijven) exploiteren. In dat geval komen de rechten dus niet terug bij de auteur. Bij een overeenkomst van opdracht wordt vaak een looptijd afgesproken (bijvoorbeeld: de overeenkomst van opdracht duurt vier jaar, waarin de auteur zich verplicht tegen betaling het werk tussentijds regelmatig te actualiseren). Hoewel de overeenkomst van opdracht na afloop van de termijn eindigt, kan de uitgever na deze periode uit zijn niet beëindigde bevoegdheid het werk te exploiteren, inkomsten blijven genereren zonder betalingsverplichting aan de auteurs. Honorarium en royalty s Er bestaan diverse mogelijkheden om je als auteur te laten honoreren voor je werk. Zo is het mogelijk een eenmalig bedrag te ontvangen tegen inlevering van je manuscript, vaak tegen overdracht van je auteursrechten aan de uitgever. Maar ook is het mogelijk een percentage te ontvangen van de door de uitgever gegenereerde verkoop. De meeste educatieve uitgevers in Nederland keren een royaltypercentage uit dat wordt gebaseerd op de netto- omzet. Daardoor kan je als auteur meeprofiteren van een succesvolle exploitatie, maar je deelt ook mee in tegenvallende resultaten. Het verdient de voorkeur om met de uitgever royalty -percentages overeen te komen per mogelijke exploitatievormen van je werk (uitgave in boekvorm, op een digitale 148 Educatieve uitgeefcontracten in de praktijk
drager, via internetlicenties, voor opname in een databank e.d.). Over de hoogte van de percentages kan je met je uitgever onderhandelen. Doorgaans gebeurt dit in een zogenaamde staffel. De staffel dient percentages te bevatten die oplopen naarmate de uitgeverij meer exemplaren van het werk verkoopt. Wordt je werk een bestseller, dan profiteer je daar op deze wijze ook van mee. Belangrijker nog dan het royaltypercentage is de grondslag van de royalty. Hoe worden de royalty s berekend? Is het een percentage van de netto-verkoopprijs (publieksprijs minus BTW)? Of van de netto-omzet? Welke kosten mag de uitgever in mindering brengen? Is er een grens aan de bulkkorting die de uitgever verleent aan grote klanten? Kan de grondslag ook zijn netto-winst in plaats van netto-omzet? Als de uitgever een royaltypercentage toezegt op grond van de netto-omzet, probeer dan te achterhalen wat de uitgever daaronder verstaat, zodat je kunt afwegen of je akkoord kunt gaan met het voorgestelde percentage. Uitgeverij Malmberg definieerde de grondslag van een royaltyberekening eens als volgt: opbrengst minus ontwikkelkosten, afdelingslasten en overheadkosten. De overhead bestaat uit o.a. afdelingskosten van P&O, finance, marketing en sales, afdelingskosten klantenservice, distributiecentrum, huisvesting. Voor het toerekenen van de afdelingslasten en de overhead worden als uitgangspunt de gerapporteerde omzet en kosten van het vak-cluster gehanteerd. Een specifieke vak-titel deelt in deze kosten naar rato van het aandeel van de netto-omzet van deze titel in de totale omzet van het vak-cluster. Waardoor het de vraag is of er onder de streep voor de auteur een vergoeding overblijft. Om zeker te zijn van een vergoeding voor verrichte werkzaamheden, los van al dan niet te genereren verkopen, is het raadzaam om een voorschot op de royalty s overeen te komen. Dat voorschot is verrekenbaar met naderhand te ontvangen royalty s. In dat geval ben je verzekerd van een betaling van een vast bedrag vooraf en/of bij inlevering van het manuscript, onafhankelijk van de omvang van de uiteindelijke exploitatie van het werk. Een dergelijk voorschot moet altijd niet-terugvorderbaar zijn, zodat je dat bedrag nooit hoeft terug te betalen als onvoldoende verkopen worden gegenereerd, of het hele project wordt afgeblazen. Annemarie van Toorn 149
Afrekening en controle Wanneer je je laat betalen in een royaltypercentage kom je met de uitgever overeen dat deze je regelmatig, bijvoorbeeld jaarlijks voor 1 april, een royalty-berekening opstuurt. Dit is de berekening van de jou toekomende royalty s over de achterliggende periode. Het is een lastige klus, maar controleer de opgave op fouten. Wanneer je in een auteursteam werkt wordt je royaltypercentage misschien uitgedrukt in een nul met vier cijfers achter de komma, maar de uitgever moet de berekening transparant kunnen aanleveren. Ook de opbrengsten van nevenrechten en de vergoedingen uit collectief rechtenbeheer moet je op het overzicht kunnen terugvinden. Het is gebruikelijk om in je uitgeefcontract een bepaling op te nemen die je het recht geeft om de boeken van de uitgever te laten controleren door een accountant. De kosten van een dergelijk accountantsonderzoek (reken op ruim 1000 euro per dagdeel) zijn voor jouw rekening en moeten dan wel opwegen tegen de verwachte baten. Er is een troost: zodra er een meer dan marginale afwijking in de boeken wordt geconstateerd, kunnen de kosten op de uitgever worden verhaald. * Deze tekst is een bewerking van de Checklist Contracten die ik een paar jaar geleden samen met advocaat mr. J.K. Govers opstelde ten behoeve van de website van de Vereniging van Educatieve Auteurs (VvEA). De VvEA geeft leden van de vereniging individueel contractadvies en biedt via de Stichting Rechtshulp Auteurs juridische bijstand aan schrijvers en vertalers in conflicten die verband houden met hun auteurschap. Verder lezen Zie voor meer informatie www.educatieveauteurs.nl en www.vsenv.nl > juridische diensten. Roger Blanpain (voorzitter van de Belgische Vereniging voor Educatieve en Wetenschappelijke auteurs) (ed.), Auteurscontracten voor educatieve en wetenschappelijke uitgaven (Brugge, 2009) 150 Educatieve uitgeefcontracten in de praktijk