30.4.2004 C 114/1 (Besluiten aangenomen krachtens titel VI van het Verdrag betreffende de Europese Unie) BESLUIT VAN DE RAAD van 29 april 2004 tot wijziging van het financieel reglement van toepassing op de begroting van Europol (2004/C 114/01) DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE, Gelet op de Overeenkomst tot oprichting van een Europese politiedienst ( Europol-overeenkomst ) ( 1 ), en met name op artikel 35, lid 9, en artikel 36, lid 6, Gezien het advies van de raad van bestuur van Europol, Gezien het advies van het gemeenschappelijk controlecomité, Overwegende hetgeen volgt: (1) Het is wenselijk dat het financieel reglement van 4 oktober 1999 van toepassing op de begroting van Europol ( 2 ) ( financieel reglement ) wordt gewijzigd. (2) De Raad dient met eenparigheid van stemmen de financiële reglementen die op Europol van toepassing zijn, alsmede latere wijzigingen vast te stellen, 2. De overeenkomstig de artikelen 13 en 14 vastgestelde lijst van het aantal formatieplaatsen geeft het aantal ambten aan waarop de begroting is gebaseerd. Toch kan de directeur de raad van bestuur voorstellen wijzigingen in de personeelsformatie aan te brengen voor ten hoogste 10 % van de toegestane posten, behalve voor de salarisschalen 1 en 2, mits aan twee voorwaarden wordt voldaan: a) de wijziging heeft geen gevolgen voor de omvang van de personeelskredieten overeenkomend met een volledig begrotingsjaar; b) het totale aantal toegestane posten per personeelsformatie wordt niet overschreden. De raad van bestuur besluit met eenparigheid van stemmen. 3. De gevallen van deeltijdwerk kunnen worden gecompenseerd door de aanwerving van andere personeelsleden binnen de vastgestelde grenzen. ; BESLUIT: 2. artikel 6 wordt vervangen door: Artikel 1 Het financieel reglement wordt als volgt gewijzigd: 1. artikel 4 wordt vervangen door: Artikel 4 1. Ontvangsten kunnen slechts worden geïnd en uitgaven slechts worden verricht door aanwijzing op een begrotingsonderdeel. Onverminderd artikel 22 mogen geen betalingsverplichtingen worden aangegaan noch betalingsopdrachten worden verstrekt die de toegestane kredieten te boven gaan. ( 1 ) PB C 316 van 27.11.1995, blz. 2. Overeenkomst laatstelijk gewijzigd bij het Protocol van 27 november 2003 (PB C 2 van 6.1.2004, blz. 3). ( 2 ) PB C 312 van 29.10.1999, blz. 1. Artikel 6 1. Het gebruik der kredieten geschiedt volgens onderstaande voorschriften: a) kredieten waarvoor geen verplichtingen zijn aangegaan aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij zijn opgenomen, komen in de regel te vervallen; b) kredieten voor de bezoldigingen en vergoedingen voor het personeel mogen niet worden overgeboekt. c) kredieten betreffende betalingen die op 31 december nog moeten worden verricht uit hoofde van tussen 1 januari en 31 december rechtmatig aangegane betalingsverplichtingen, worden van rechtswege enkel naar het eerstvolgende begrotingsjaar overgeboekt.
C 114/2 30.4.2004 2. Onverminderd lid 1, kan de directeur vóór 31 januari bij de raad van bestuur met redenen omklede verzoeken indienen om kredieten waarvoor op 31 december nog geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan, naar het eerstvolgende begrotingsjaar over te boeken. De raad van bestuur neemt uiterlijk op 1 maart een besluit over deze verzoeken tot overboeking. Hij neemt zijn besluit met eenparigheid van stemmen. 3. Ongebruikte ontvangsten en kredieten die op 31 december nog beschikbaar zijn, welke uit donaties en namens derden verrichte werkzaamheden voortvloeien (zie artikel 3, lid 2), worden van rechtswege overgeboekt. 4. Kredieten die zijn overgeboekt van het ene naar het andere begrotingsjaar vervallen indien hiervoor aan het eind van het begrotingsjaar waarnaar zij zijn overgeboekt nog geen betalingsverplichtingen zijn aangegaan. 5. Een lijst van de van rechtswege over te boeken kredieten wordt vóór 1 maart ter informatie aan de raad van bestuur toegezonden. 6. Voor de uitvoering van de begroting wordt het gebruik van de overgeboekte kredieten voor iedere begrotingspost afzonderlijk in de rekeningen van het lopende begrotingsjaar verantwoord. ; 3. artikel 8 wordt vervangen door: 3. Op verzoek van de directeur kan de raad van bestuur in het licht van de administratieve en operationele behoeften twee of meer voorlopige twaalfden tegelijk toestaan of, in uitzonderlijke gevallen, machtiging verlenen voor betalingen, ook wanneer er geen wettelijke verplichtingen bestaan. Dergelijke besluiten moeten met eenparigheid van stemmen worden genomen. 4. Onder de in lid 1 genoemde voorwaarden mogen de bijdragen van de lidstaten ter grootte van drie twaalfden van de volgens de laatste naar behoren vastgestelde begroting afgeroepen bijdragen, worden afgeroepen. 5. Op verzoek van de directeur kan de Raad, na de raad van bestuur te hebben gehoord, in het licht van de financiële behoeften machtiging verlenen om verdere bijdragen van de lidstaten af te roepen. Dergelijke besluiten moeten met eenparigheid van stemmen worden genomen. ; 4. artikel 11 wordt vervangen door: Artikel 11 1. Op basis van een herziening van het bestaande werkplan stelt de directeur ieder jaar een ontwerp-werkplan op met de beoogde activiteiten en ontwikkelingen van Europol voor de komende vijf jaar. De financiële raming is een integraal onderdeel van het werkplan en bevat een beschrijving van de financiële en menselijke hulpmiddelen die nodig worden geacht voor de verschillende jaarlijkse activiteiten waarin het werkplan voorziet. 2. Het ontwerp-werkplan wordt voorgelegd aan de raad van bestuur, die na raadpleging van het Begrotingscomité een besluit daarover neemt. De raad van bestuur besluit met eenparigheid van stemmen. ; Artikel 8 5. artikel 14 wordt vervangen door: 1. Indien de begroting bij het begin van het begrotingsjaar niet is vastgesteld, mogen de uitgaven waarvan het beginsel in de laatste op regelmatige wijze goedgekeurde begroting is aanvaard, volgens de in dit artikel vastgestelde voorwaarden worden verricht. Een uitgave wordt geacht in beginsel in de laatste op regelmatige wijze goedgekeurde begroting te zijn aanvaard, indien ze in het kader van het betrokken begrotingsjaar kon worden aangerekend op een specifieke begrotingspost. 2. De betalingen kunnen maandelijks per hoofdstuk worden verricht tot een maximum van een twaalfde van het totaal van de in het betrokken hoofdstuk voor het vorige begrotingsjaar toegestane kredieten voorzover zulks nodig is om de wettelijke verplichtingen van Europol na te komen. Artikel 14 1. Aan het ontwerp van de begroting en van de financiële raming worden verklarende nota's toegevoegd die met name het volgende behelzen: a) een algemene beleidsverklaring over de doelstellingen die met de begroting worden nagestreefd; b) een beschrijving van de activiteiten en nagestreefde doelstellingen waarvoor de kredieten gevraagd worden, rekening houdend met de beginselen van artikel 2 en met het in artikel 11 bedoelde werkplan; c) een beschrijving van de premissen en de omrekeningskoers tussen de euro en de nationale munteenheden van de niet-deelnemende lidstaten, alsmede de munteenheden van derde landen waarop de ontwerpen gebaseerd zijn; d) een verklaring van de per begrotingsjaar optredende wijzigingen in de omvang der kredieten.
30.4.2004 C 114/3 2. Met betrekking tot de personeelsformatie wordt tevens een werkdocument aan de ontwerp-begroting toegevoegd met de volgende gegevens: a) per personeelscategorie een gedetailleerde lijst van de posten op de begroting en van de werkelijke personeelsbezetting op de datum van indiening van de ontwerp-begroting, met vermelding van de verdeling per rang en administratieve eenheid; b) bij een voorstel tot wijziging van de personeelsbezetting, een motivering van de wijziging. ; 6. artikel 15 wordt vervangen door: Artikel 15 De begroting is onderverdeeld in titels, hoofdstukken en artikelen naar de aard of de bestemming van de ontvangsten of de uitgaven volgens een decimaal indelingsschema. 7. artikel 17 wordt vervangen door: Artikel 17 1. De directeur kan overgaan tot overschrijving van: ten hoogste 25 % van de totale kredieten binnen elk hoofdstuk; kredieten van het ene hoofdstuk naar het andere binnen dezelfde titel, teneinde het totale bedrag aan kredieten binnen elk hoofdstuk met ten hoogste 25 % te doen toenemen. Zulke overschrijvingen mogen echter niet leiden tot een stijging of daling met meer dan 10 % van de totale kredieten binnen een hoofdstuk met betrekking tot aan het salaris gerelateerde kosten. De begroting bevat afzonderlijke posten voor activiteiten die door derden worden gefinancierd. De begroting vermeldt: a) wat betreft de staat van ontvangsten: de ontvangsten over het betrokken begrotingsjaar; de voor het voorgaande begrotingsjaar opgevoerde ontvangsten, alsmede de ontvangsten die zijn vastgesteld voor het laatste begrotingsjaar waarvoor de rekeningen zijn afgesloten; dienstige opmerkingen bij elke post van de ontvangsten; b) wat betreft de staat van uitgaven: de voor het betrokken begrotingsjaar beschikbaar gestelde kredieten, verdeeld in titels, hoofdstukken en artikelen; de kredieten die beschikbaar zijn gesteld voor het voorgaande begrotingsjaar waarvoor de rekeningen zijn afgesloten, verhoogd met de overgeboekte bedragen, en met gebruikmaking van dezelfde indeling; dienstige opmerkingen bij elke onderverdeling. Dergelijke opmerkingen kunnen financiële informatie bevatten over: de projecten in het werkprogramma van Europol; de aan derden verstrekte diensten; de deelname van derden aan Europol-activiteiten. ; De directeur stelt de raad van bestuur drie weken van tevoren op de hoogte van dergelijke overschrijvingen. Deze kennisgevingsperiode kan echter in de maand november tot twee weken worden teruggebracht en in de maand december tot één week. 2. De directeur kan andere dan de in lid 1 bedoelde kredietoverschrijvingen voorstellen. De raad van bestuur neemt een besluit over dergelijke voorstellen voor overschrijving. Hij neemt zijn besluit met eenparigheid van stemmen. ; 8. artikel 19 wordt vervangen door: Artikel 19 1. Overeenkomstig artikel 29, lid 3, van de Europol- Overeenkomst voert de directeur, die aan de Raad verantwoording verschuldigd is, de begroting overeenkomstig dit reglement uit onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grenzen der uitgetrokken kredieten. De directeur kan zijn bevoegdheden onder door hem te bepalen voorwaarden delegeren binnen de grenzen die worden vastgesteld in de akte van overdracht, waarvan kennis moet worden gegeven aan de gedelegeerde, de rekenplichtige, de financieel controleur, de raad van bestuur en het gemeenschappelijk controlecomité. 2. Om de drie maanden brengt de directeur aan de raad van bestuur en aan het begrotingscomité verslag uit over de uitvoering van de begroting, alsmede over aantal en percentage van de bezette ambten.
C 114/4 30.4.2004 3. Na voorafgaande overeenstemming met de raad van bestuur kan de directeur indien nodig verplichtingen aangaan voor toekomstige begrotingsjaren, mits dergelijke verplichtingen verband houden met werkzaamheden die in de lopende begroting zijn toegestaan, en betrekking hebben op: a) continu geldende administratieve eisen; b) overeenkomsten waarvoor langere termijnen vereist zijn; of c) aankopen die over meerdere jaren moeten worden afbetaald. ; 9. artikel 35 wordt vervangen door: Artikel 35 1. Indien de financieel controleur zijn in artikel 25, lid 2, artikel 26, lid 2, artikel 26, lid 4, artikel 27, lid 2, artikel 29, lid 3 en artikel 34, lid 2, bedoelde goedkeuring weigert, vermeldt hij zijn beweegredenen in een schriftelijke verklaring. Deze verklaring wordt toegezonden aan de rekenplichtige, die de budgethouder van de weigering in kennis stelt. 2. Behalve in geval van twijfel over de beschikbaarheid van kredieten, kan de directeur, bij weigering van een goedkeuring, de schuldvorderingsraming, de invorderingsopdracht, het annuleringsvoorstel, de betalingsverplichting, de betalingsopdracht of de machtiging tot uitkering van een voorschot bevestigen door middel van een met redenen omkleed besluit. De schuldvorderingsraming, de invorderingsopdracht, het annuleringsvoorstel, de betalingsverplichting, de betalingsopdracht of de machtiging tot uitkering van een voorschot worden dan als geldig beschouwd. De rekenplichtige stelt de raad van bestuur en het gemeenschappelijk controlecomité onmiddellijk in kennis van de toepassing van deze bepaling. ; 10. artikel 38 wordt vervangen door: Artikel 38 1. Vóór 1 december van het jaar t-1 of uiterlijk één maand na de vaststelling van de begroting, indien dit later is, roept de directeur de bijdragen voor het begrotingsjaar t af. 2. Behoudens het bepaalde in artikel 8 worden de bijdragen van de lidstaten volledig gestort vóór 31 maart van het jaar t of uiterlijk één maand na de afroeping van de bijdragen, indien dit later is. De betaling geschiedt in euro, of in de nationale valuta door de niet-deelnemende lidstaten. 3. Op basis van Euribor (Euro Interbank Offered Rate), die in de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen moet worden vermeld, wordt rente berekend over dat deel van de bijdrage van een lidstaat dat niet binnen de in lid 2 vastgestelde termijn is betaald. De raad van bestuur wordt op de hoogte gebracht van de eventuele toepassing van deze regel. ; 11. artikel 40 wordt vervangen door: Artikel 40 1. Op basis van de overeenkomstig artikel 53 opgestelde jaarrekening voor het begrotingsjaar t maakt de directeur, met toepassing van de reële BNP-gegevens voor het begrotingsjaar t-2, zoals deze door de Europese Commissie in nationale valuta zijn vastgesteld, en van de gemiddelde wisselkoers van dat jaar, een nieuwe berekening van de bijdragen van de lidstaten die nodig zijn om de reële uitgaven voor het begrotingsjaar t en de overboekingen naar het volgende begrotingsjaar te financieren. 2. Teneinde rekening te houden met het overschot van begrotingsjaar t en met de verschillen tussen de geraamde en de reële BNP-gegevens voor t-2, wordt de volgende procedure gevolgd: a) voor de lidstaten wier daadwerkelijk betaalde bijdragen voor het begrotingsjaar t de overeenkomstig lid 1 vereiste bijdragen overschrijden, zal het teveel betaalde bedrag in mindering worden gebracht op de bijdragen die voor het begrotingsjaar t+2 worden afgeroepen; b) voor de lidstaten wier daadwerkelijk betaalde bijdragen voor het begrotingsjaar t kleiner zijn dan de overeenkomstig lid 1 vereiste bijdragen, zal het openstaande bedrag samen met de bijdragen voor het begrotingsjaar t+2 worden afgeroepen. 3. Onverminderd lid 2, kan het totale bedrag van de bijdragen van lidstaten die moeten worden afgeroepen voor het jaar t+2, niet hoger liggen dan het in de begroting voor dat jaar opgevoerde bedrag. ; 12. artikel 41 wordt vervangen door: Artikel 41 1. Overeenkomsten inzake de koop en huur van gebouwen, goederen, het verrichten van diensten of de uitvoering van werken worden schriftelijk gesloten. De overeenkomsten worden namens Europol ondertekend door de directeur of een persoon die als budgethouder een voorstel kan hebben gedaan tot het aangaan van de desbetreffende betalingsverplichting.
30.4.2004 C 114/5 2. Deze overeenkomsten worden, met uitzondering van overeenkomsten inzake de koop van een reeds bestaand gebouw of de huur van een gebouw, gesloten na een uitnodiging tot inschrijving. In de volgende gevallen kunnen overeenkomsten evenwel onderhands worden gesloten: 13. artikel 46 wordt vervangen door: Artikel 46 1. Bij de verkoop van roerende goederen moet de best mogelijke prijs worden nagestreefd. a) wanneer met de overeenkomst een bedrag is gemoeid dat niet hoger ligt dan het maximumbedrag dat bij de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen is vastgesteld; b) wanneer de aankoop en de huur van goederen, het verrichten van diensten of de uitvoering van werken wegens dringende noodzaak niet kunnen wachten totdat er een procedure met uitnodiging tot inschrijving is afgewikkeld; c) wanneer de procedures met uitnodiging tot inschrijving geen resultaat hebben opgeleverd of tot onaanvaardbare prijzen hebben geleid; d) wanneer de prestatie op grond van technische of veiligheidseisen dan wel van omstandigheden van feitelijke of juridische aard slechts door een bepaalde aannemer of leverancier kan worden verricht; e) wanneer het gaat om bijkomende prestaties of werken, die om technische redenen niet van de hoofdovereenkomst kunnen worden gescheiden. In deze gevallen moeten aan ten minste vijf verschillende leveranciers offertes worden gevraagd, tenzij het bedrag ligt binnen de grenzen van de door artikel 57, lid 2, beoogde uitvoeringsbepalingen en mits er voldoende geschikte leveranciers zijn. 3. Uitnodigingen tot inschrijving worden in beginsel bekendgemaakt in alle lidstaten en, voor zover daartoe aanleiding bestaat, in derde landen, mits zulks verenigbaar is met de ontwikkeling van de industrieën in de Europese Unie. De toepassing van deze regel kan echter worden beperkt wanneer bepaalde prestaties qua omvang of aard niet in aanmerking komen voor een algemene uitnodiging tot inschrijving. 4. De procedures voor de uitnodiging tot inschrijving, de gunningscriteria alsmede de procedures voor de herziening van de prijzen na het sluiten van de overeenkomsten worden bepaald en geregeld bij de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen met dien verstande dat de gunningscriteria worden gedefinieerd naar analogie met die welke zijn vermeld in de in artikel 44 bedoelde richtlijnen. 5. Overeenkomsten voor een bedrag dat hoger is dan het maximum dat is vastgelegd bij de in artikel 57, lid 2, bedoelde uitvoeringsbepalingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van bestuur. ; 2. Van vervreemding onder bezwarende titel of niet, afdanking, verhuur en verdwijning door verlies, diefstal of welke oorzaak dan ook van goederen of voorwerpen, moet een verklaring of proces-verbaal worden opgemaakt door de budgethouder. De verklaring of het proces-verbaal wordt toegezonden aan de rekenplichtige, die het stuk ter goedkeuring voorlegt aan de financieel controleur. In de verklaring of het proces-verbaal moet met name melding worden gemaakt van de mogelijke verplichting tot vervanging van een en ander door een functionaris van Europol of een andere persoon. 3. Behalve in het geval van een openbare verkoop mogen Europol-functionarissen niet optreden als koper van door Europol verkochte roerende goederen. 4. De procedures voor de verkoop van roerende goederen worden vastgesteld in de uitvoeringsbepalingen als bedoeld in artikel 57, lid 2. 5. De kosteloze terbeschikkingstelling van onroerende goederen of van grote installaties dient in door de financieel controleur goed te keuren overeenkomsten te worden vastgelegd. Dergelijke onroerende goederen of grote installaties kunnen pas worden aanvaard na goedkeuring door de raad van bestuur. De raad van bestuur besluit met eenparigheid van stemmen. ; 14. artikel 54 wordt vervangen door: Artikel 54 1. Naast de verantwoordelijkheid voor de controle van de rekeningen, heeft het gemeenschappelijk controlecomité de taak alle relevante opmerkingen te maken over de gehanteerde boekhoudkundige methodes, over goed financieel beheer en over de financiële gevolgen van de toegepaste administratieve praktijken in het algemeen. 2. Opmerkingen die naar de mening van het gemeenschappelijk controlecomité moeten worden opgenomen in het in artikel 36, lid 3, van de Europol-Overeenkomst bedoelde controleverslag, worden onder de aandacht gebracht van de directeur en de financieel controleur. De directeur en de financieel controleur doen hun reacties op deze opmerkingen zo snel als praktisch haalbaar is aan het gemeenschappelijk controlecomité toekomen. ;
C 114/6 30.4.2004 15. artikel 55 wordt vervangen door: Artikel 55 1. Het gemeenschappelijk controlecomité brengt uiterlijk op 31 oktober verslag uit over het afgelopen begrotingsjaar. Het verslag wordt voorgelegd aan de raad van bestuur, de directeur en de financieel controleur. Het comité vermeldt in zijn verslag de reikwijdte en de aard van de controle, maakt opmerkingen over de jaarrekening en de balans, en geeft een korte beoordeling van het financieel beheer van Europol. De directeur en de financieel controleur mogen de raad van bestuur en het gemeenschappelijk controlecomité zo snel als praktisch haalbaar is hun advies over het controleverslag doen toekomen. 2. Op basis van een advies van het begrotingscomité bespreekt de raad van bestuur het verslag en stelt hij een aanbeveling op voor de Raad inzake de aan de directeur te verlenen kwijting voor de uitvoering van de begroting. Zodra de raad van bestuur zijn aanbeveling heeft opgesteld, legt het gemeenschappelijk controlecomité overeenkomstig artikel 36, lid 3, van de Europol-Overeenkomst aan de Raad zijn verslag voor, met de adviezen van de directeur en de financieel controleur, waarmee rekening is gehouden. Vóór 30 april van het volgende jaar neemt de Raad overeenkomstig artikel 36, lid 5, van de Europol-Overeenkomst een besluit over deze verlening van kwijting. 3. Het tijdschema voor de kwijtingsprocedure wordt nader gespecificeerd in de in artikel 57, lid 2, genoemde uitvoeringsbepalingen. 4. De directeur treft alle nodige maatregelen om gevolg te geven aan de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten. 5. De financieel controleur houdt rekening met de opmerkingen in de kwijtingsbesluiten.. Artikel 2 Dit besluit treedt in werking op de eerste dag volgend op zijn aanneming. Artikel 3 Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie. Gedaan te Luxemburg, 29 april 2004. Voor de Raad De voorzitter M. McDOWELL