COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN DE REKENKAMER, HET PARLEMENT EN DE RAAD

Transcriptie

1 COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN Brussel, COM(2002)211 definitief MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN DE REKENKAMER, HET PARLEMENT EN DE RAAD Financiële balansen en jaarrekeningen van het 6e, het 7e en het 8e Europees ontwikkelingsfonds, begrotingsjaar 2001

2 BOEKHOUDKUNDIGE BEGINSELEN EN EVALUATIEREGELS 1. BOEKHOUDKUNDIGE BEGINSELEN a. Financiële reglementen De financiële balansen en de jaarrekeningen zijn opgesteld overeenkomstig het bepaalde in de Financiële reglementen voor het 6e, het 7e en het 8e EOF. Overeenkomstig artikel 71 van het Financieel Reglement voor het 7e EOF en de artikelen 66, 67, en 68 van het Financieel Reglement voor het 8e EOF moeten al deze documenten worden ingediend bij het Europees Parlement, de Raad en de Rekenkamer. Deze financiële reglementen bepalen dat in de boekhouding de volgende beginselen moeten worden toegepast: Universaliteit Alle operaties betreffende elk Fonds worden geboekt. Elk land heeft een afzonderlijke boekhouding. Er is maar één kas. Motivering Iedere verrichtingen wordt gestaafd door een bewijsstuk. Geen compensatie De inkomsten en de uitgaven mogen niet tegen elkaar worden weggestreept. Kalenderjaar De rekeningen worden per kalenderjaar gehouden. De uitgaven en inkomsten worden geboekt volgens de op de bankstaat vermelde valutadatum. De aldus bepaalde saldi worden niet geregulariseerd aan het eind van het jaar. Dubbele boekhouding Elke operatie wordt gedebiteerd op één of meer rekeningen en gecrediteerd op één of meer andere rekeningen, zodat de som van de aan de debetkant geboekte bedragen gelijk is aan de bedragen die aan de kredietkant zijn geboekt. b. Eén munt De boekhouding van de Fondsen wordt gehouden in euro. De tegoeden in valuta's die tot de Euro-zone behoren, worden omgezet overeenkomstig de omrekeningskoersen die de Europese Centrale Bank op 31 december 1998 heeft vastgesteld. De andere valuta's worden omgezet tegen de koersen die op 31 december 2001 van kracht waren. c. Ontvangsten De financiële bijdragen worden in euro of, indien de lidstaten daarvoor geldige redenen hebben, in nationale valuta's gestort op speciale rekeningen bij de schatkist van de lidstaten. 2

3 Op basis van de behoeften aan liquiditeiten voor de uitvoering van de projecten en programma's schrijft de Commissie bedragen van de schatkistrekeningen over naar in euro of in valuta's van de lidstaten luidende operationele rekeningen. Bovendien moeten de bijdragen van de lidstaten voor elk EOF volledig worden opgebruikt voordat de bijdragen voor het volgende EOF worden afgeroepen. d. Uitgaven De uitgaven stemmen overeen met het totale bedrag van de betalingsopdrachten die de banken tot 31 december 2001 hebben uitgevoerd. Wanneer het echter gaat om ter plaatse in de ACS-Staten gedane uitgaven of om betalingen waarvan de boekhouddiensten van de Commissie de gegevens pas na de datum van afsluiting van het begrotingsjaar ontvangen, wordt uitgegaan van de ontvangen gegevens met betrekking tot de laatste periode vóór 31 december. Het bedrag van de betalingen dat om die reden niet in de rekeningen voor 2001 is opgenomen is te verwaarlozen. De door de delegaties verrichte uitgaven worden pas definitief in de rekeningen van het EOF geboekt nadat zij geldig zijn verklaard door de ordonnateur en de financieel controleur. Uitgaven waarvoor deze goedkeuring nog niet is gegeven worden vermeld onder de rubriek "nog te verifiëren uitgaven". e. Vooruitbetalingen / Voorschotten De vooruitbetalingen (bedragen die worden uitbetaald voordat alle bewijsstukken zijn overgelegd) en voorschotten die in het kader van de uitvoering van de contracten zijn uitbetaald worden in de uitgaven van het jaar opgenomen en worden niet onder de activa van de balans vermeld. Voorschotten voor beurzen en voorschotten voor technische bijstand worden echter beschouwd als te innen schuldvorderingen en worden in de balans dus bij de activa geboekt. f. Registratie van de verrichtingen Voor de kredieten van het EOF gelden geen regels van periodiciteit. Wanneer zij eenmaal zijn toegekend, blijven zij beschikbaar totdat zij zijn besteed of opnieuw toegewezen. De uitgaven en inkomsten worden dus gedateerd op de dag van uitbetaling of daadwerkelijke ontvangst. Bovendienwordendefinanciëlestatenopgemaaktopbasisvandesaldivandeop31december vastgestelde algemene balans, zonder regularisaties aan het einde van het begrotingsjaar. Aangezien is voorgeschreven dat een beschrijving van de vermogenspositie van het EOF wordt ingediend, moeten de schuldvorderingen aan de lidstaten worden opgenomen in de rekeningen (het gaat hierbij vooral om bijdragen waarvan de betaling is uitgesteld of om rente voor te laat verrichte betalingen). Deze rubrieken zijn opgevoerd in de balansen van de Fondsen. g. Eén enkele kas Om praktische redenen bestaat er één enkele kas voor alle actieve Fondsen; hierdoor ontstaan wederzijdse verrichtingen tussen de Fondsen; deze worden gecompenseerd door rekeningen die de balansen met elkaar verbinden. 3

4 2. EVALUATIEREGELS a. Ontvangsten De lidstaten betalen hun bijdragen in euro. Indien de bijdragen van lidstaten die niet tot de euro-zone behoren, worden betaald in de nationale munteenheid, worden deze omgezet tegen de koers op de dag van de ontvangst van de middelen, of, indien deze dag een feestdag is, tegen de koers van de voorgaande dag. De andere inkomsten worden geboekt tegen de op de dag van ontvangst geldende koersen. b. Uitgaven Voor de omrekening in euro van in plaatselijke valuta's verrichte betalingen voor projecten en programma's worden de op de datum van betaling geldende wisselkoersen toegepast. Als uitzondering op deze algemene regel worden in sommige contracten vaste wisselkoersen gehanteerd. c. Bankoverdrachten Overmakingen van rekeningen in euro naar operationele rekeningen in plaatselijke valuta s worden verricht tegen de op die datum geldende wisselkoers. d. Gedelegeerde kredieten Gedelegeerde kredieten worden in euro omgerekend tegen de op de boekingsdatum geldende koers en worden in de rekeningen geboekt tegen hun historische waarde. e. Banksaldi Voor de omrekening in euro van de verschillende banksaldi in nationale valuta s op 31 december 2001 worden de volgende wisselkoersen toegepast: 1 euro = BEF: 40,33990 DKK: 7,4365 DEM: 1,95583 GRD: 340,75 PTE: 200, FRF: 6, FIM: 5, NLG: 2, IEP: 0, LUF: 40,33990 ITL: 1936,

5 ATS: 13, ESP: 166, SEK: 9,3012 GBP: 0,6085 HTG: 24,106 5