Management Letter Gemeente Bergeijk Eindhoven 8 november
Aanbiedingsbrief Gemeente Bergeijk t.a.v. het college Postbus 10.000 5570 GA Bergeijk Eindhoven, 8 november 2018 Betreft: Management letter boekjaar 2018 Geachte leden van het college, In september zijn wij als de nieuwe accountant van de gemeente Bergeijk (hierna: Bergeijk ) van start gegaan. Wij spreken graag onze waardering uit voor de plezierige en constructieve samenwerking met de medewerkers van uw gemeente tot dusver. In het kader van onze opdracht hebben wij een organisatieverkenning uitgevoerd, waarbij wij gesprekken hebben gevoerd met diverse functionarissen binnen de gemeente en kennis hebben genomen van relevante stukken. Op basis van de tijdens de organisatieverkenning opgedane kennis hebben wij een risicoanalyse opgesteld, gericht op het geven van een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. Na de organisatieverkenning hebben wij een interim controle uitgevoerd. De interim controle is met name gericht op die processen binnen de gemeente die voor het financieel beheer belangrijk zijn. Op basis van de bevindingen uit de interim controle bepalen wij op welke aspecten wij onze jaarrekeningcontrole met name moeten richten. Deze management letter bevat de belangrijke bevindingen naar aanleiding van onze interim controle. Waar mogelijk doen wij aanbevelingen gericht op verdere verbetering van betreffende processen en de interne beheersing. Volledigheidshalve benadrukken wij dat de interim-controle is uitgevoerd in het kader van de controle van de jaarrekening 2018. Hierdoor is onze beoordeling en evaluatie van de processen beperkter dan wanneer wij een gerichte opdracht zouden uitvoeren om de effectiviteit en efficiëntie van de processen als zodanig te beoordelen. De bevindingen in deze management letter hebben wij besproken met het afdelingshoofd financiën, de wethouder financiën en de gemeentesecretaris. Wij vertrouwen erop u middels onze rapportage voldoende geïnformeerd te hebben. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij uiteraard gaarne bereid. Met vriendelijke groet, namens ons hele team, w.g. Drs. R. Meusen RA Extern accountant 2018 Crowe Foederer B.V. 2
Inhoudsopgave 1. Management samenvatting 4 2. Waar staat Gemeente Bergeijk 6 3. Overzicht van interim bevindingen 7 4. Interim bevindingen 8 1. Risicogericht intern controle plan 8 2. Contractenregistratie en beheer 9 3. Gebruik van prestatieverklaringen 10 4. Contractverlengingen / inhuurcontracten 11 5. Methodiek doorrekenen grondexploitaties 12 6. Vastlegging van inhoudelijke beoordeling 13 7. Declaraties 14 Totaal aantal pagina s: 15 2018 Crowe Foederer B.V. 3
1. Management samenvatting Inleiding In deze rapportage hebben wij onze bevindingen naar aanleiding van de interim controle opgenomen. Wij beoordelen hierbij de relevante processen voor het financieel beheer. Bij de weergave van onze bevindingen maken we gebruik van de volgende procesindeling: Algemeen / financieel afsluitproces Verbijzonderde interne controle Inkoop- en aanbesteding Grondexploitatie Subsidies Belastingen Personeel Belangrijke processen in het sociaal domein (de verstrekking van uitkeringen, WMO en jeugdzorg) en automatisering zijn door de gemeente Bergeijk ondergebracht in de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (hierna: GRSK ). Deze processen worden beoordeeld door de accountant in het kader van de controle van de GRSK en de bevindingen worden gerapporteerd aan het dagelijks bestuur van de GRSK. Algemeen beeld Op basis van onze werkzaamheden constateren wij in algemene zin dat de processen in opzet toereikend zijn ingericht voor een organisatie met de aard en omvang van de gemeente Bergeijk. Wij hebben geen significante tekortkomingen in de interne beheersing geconstateerd, wel enkele aandachtspunten die voor het jaarrekeningtraject 2018 van belang zijn en/of die tot een verdere verbetering van de interne beheersing kunnen leiden. De procesbeoordeling, zoals opgenomen in het volgende hoofdstuk, toont onze beoordeling per proces. 2018 Crowe Foederer B.V. 4
1. Management samenvatting Belangrijkste bevindingen voor de jaareindecontrole Tijdens onze tussentijdse werkzaamheden bij Bergeijk zijn geen aandachtspunten geconstateerd met een zogenaamd hoog risico. Een visueel overzicht van alle bevindingen is opgenomen in hoofdstuk 3 en een gedetailleerde uitwerking van de bevindingen vindt u terug in hoofdstuk 4. Planning van de jaarrekeningcontrole Wij zullen onze controlewerkzaamheden aan de jaarrekening starten eind maart en verwachten de controle - exclusief de effecten van het sociaal domein - af te kunnen eind april 2019. De controleverklaring bij de definitieve jaarrekening inclusief sociaal domein verwachten wij af te ronden begin juni 2019. Dit houdt met name verband met de controle van de lasten in het sociaal domein, in het bijzonder de jeugdzorg. De oplevering van de noodzakelijke verantwoordingsinformatie vanuit de GRSK is mede gebaseerd op de productieverantwoordingen van zorginstellingen. Op basis van de gemaakte afspraken met zorginstellingen en de noodzakelijke tijd die de GRSK nodig heeft om deze te analyseren en af te stemmen met de eigen administratie kan de controle naar verwachting niet eerder worden afgerond. Wij zullen u tijdig informeren over het verloop van de jaarrekeningcontrole. Na afloop van onze controle rapporteren wij onze bevindingen aan u in ons accountantsverslag. 2018 Crowe Foederer B.V. 5
2. Waar staat Gemeente Bergeijk Proces Rood Oranje Geel Groen Algemeen/ financieel afsluitproces Verbijzonderde Interne Controle Inkoop- en aanbesteding Grondexploitatie Subsidies Belastingen Personeel Rood Oranje Geel Groen Het proces voldoet niet aan de te stellen eisen. Veel punten voor verbetering. Het proces voldoet niet geheel aan te stellen eisen. Punten voor verbetering. Het proces voldoet nagenoeg geheel aan de te stellen eisen. Enkele punten ter verbetering. Het proces voldoet aan de te stellen eisen. 2018 Crowe Foederer B.V. 6
3. Overzicht van interim bevindingen Proces Paragraaf Bevinding Prioriteitstelling 2018 Verbijzonderde intern controle 4.1 Risicogericht intern controle plan Laag Inkoop en aanbesteding 4.2 Contractenregistratie en beheer Middel Inkoop en aanbesteding 4.3 Gebruik van prestatieverklaringen Middel Inkoop en aanbesteding 4.4 Contractverlengingen / inhuurcontracten Middel Grondexploitatie 4.5 Methodiek doorrekenen grondexploitaties Middel Subsidies 4.6 Vastlegging van inhoudelijke beoordeling Middel Personeel 4.7 Declaraties Laag Hoog Middel Laag Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is hoog en de bevinding dient voor aanvang van de jaarrekeningcontrole opgelost te worden. Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is aanwezig. Het proces loopt niet optimaal en wij adviseren u de aanbeveling op te volgen. Het risico op materiele fouten in de jaarrekening is beperkt. Het proces loopt nagenoeg optimaal, echter voor een verder optimalisatie adviseren wij u de aanbeveling op te volgen. 2018 Crowe Foederer B.V. 7
4.1 Risicogericht intern controle plan Risicogericht intern controle plan Bevinding Verbijzonderde interne controle Binnen de gemeente Bergeijk worden verbijzonderde interne controles uitgevoerd ter vaststelling van het effectief en efficiënt functioneren van processen en ter waarborging van een getrouwe en rechtmatige totstandkoming van de financiële verantwoording. Wij hebben tijdens de interim vastgesteld dat de verbijzonderde interne controle- werkzaamheden op een deugdelijke wijze worden uitgevoerd en vastgelegd, en dat de uitvoering gedurende het jaar plaats vindt om waar nodig tijdig bij te kunnen sturen. Wij hebben daarbij ook geconstateerd dat de uitgevoerde werkzaamheden veelal statisch van aard zijn en niet (zichtbaar) zijn afgestemd op de omvang van de daadwerkelijke geldstromen en de actuele risico s voor rechtmatigheid en getrouwheid. Dit uit zich in de praktijk onder andere door het jaarlijks uitvoeren van een vast aantal deelwaarnemingen per proces, zonder duidelijke onderbouwing voor dit aantal. Hierdoor is de uitvoering van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden mogelijk niet optimaal efficiënt en effectief. De oorzaak hiervan is het ontbreken van een risicogericht interne controle plan, waardoor focus op belangrijke processen en risico s niet planmatig is geborgd. Wij adviseren u om de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden te baseren op een risico analyse en dit vast te leggen in een intern controle plan. Voor een deugdelijke risico analyse is ook van belang dat er een overkoepelend toetsingskader is waarin vastligt welke externe wet- en regelgeving alsmede interne bepalingen relevant zijn voor het financiële rechtmatigheidstraject. 2018 Crowe Foederer B.V. 8
4.2 Contractenregistratie en beheer Contractenregistratie en beheer Bevinding Inkoop en aanbesteding Inkoop van goederen, diensten en werken is een van de belangrijke financiële stromen binnen de gemeente Bergeijk. Voor het budgetbeheer is het belangrijk om meerjarige verplichtingen volledig in beeld te hebben. Daarnaast is de gemeente Bergeijk, buiten haar eigen inkoopbeleid, gebonden aan de Europese aanbestedingsregels op het gebied van inkopen. Wij constateren dat een alomvattend, actueel en proactief contractenregister binnen de gemeente momenteel ontbreekt. De gemeente Bergeijk loopt hierdoor enerzijds een risico dat verplichtingen niet volledig in beeld zijn en anderzijds een verhoogd risico op onrechtmatige inkopen als contracten stilzwijgend verlengd worden. Er zijn in de markt applicaties beschikbaar die het contractbeheer actief ondersteunen (signalering aflopende contracten e.d.) en waarbij tevens de volledige documentatie van het aan het contract ten grondslag liggende aanbestedingstraject automatisch wordt gekoppeld. Dergelijke applicaties worden al toegepast bij diverse gemeenten in de regio en helpen om de rechtmatigheid van inkoop en aanbesteding op een efficiënte manier te borgen. Wij adviseren u om de mogelijkheden hiervan te onderzoeken. 2018 Crowe Foederer B.V. 9
4.3 Gebruik van prestatieverklaringen Gebruik van prestatieverklaringen Bevinding Inkoop en aanbesteding Een prestatieverklaring is een bewijsstuk voor de levering van een prestatie die aan een ontvangen factuur ten grondslag ligt. Door voorafgaand aan het goedkeuren van een factuur aan de hand van een prestatieverklaring vast te stellen dat de gefactureerde prestatie ook daadwerkelijk geleverd is wordt voorkomen dat facturen worden betaald zonder dat de prestatie is geleverd. Wij zijn van mening dat prestatieverklaringen een doelmatig middel vormen in het kader van interne controle op de rechtmatige besteding van budgetten en de voorkoming van fraude. Met het oog op het voorkomen van onnodige administratieve lasten verdient het aanbeveling om de prestatieverklaring alleen toe te passen bij de meer risicovolle transacties. Wij adviseren u om de toepassing van prestatieverklaringen te onderzoeken. Om optimale functiescheiding te creëren tussen de budgethouder en degene die prestatie vaststelt, adviseren wij om dit vanuit de financiële administratie te benaderen. 2018 Crowe Foederer B.V. 10
4.4 Contractverlengingen / inhuurcontracten Contractverlengingen / inhuurcontracten Bevinding Inkoop en aanbesteding Als onderdeel van de verbijzonderde interne controle heeft Bergeijk een analyse uitgevoerd op de inkopen over het eerste halfjaar, waarbij is nagegaan of voldaan is aan de aanbestedingsnormen. In het kader van onze controle hebben wij kennis genomen van deze analyse. Hierbij is het volgende geconstateerd op het gebied van inhuurcontracten: - De meeste inhuur verloopt via Yacht, welke optreedt als Managed Service Provider, waarbij de rechtmatigheid van inhuur is afgedekt middels een raamcontract wat Europees is aanbesteed. - Bij overige inhuuropdrachten en advisering wordt niet altijd expliciet afgewogen of contracten kunnen worden verlengd binnen de geldende wettelijke kaders. Omdat een inkoopstrategie ontbreekt, loopt de gemeente een verhoogd risico op onrechtmatige inkopen. Wij adviseren om voorafgaand aan iedere inkoop, dus ook bij oorspronkelijk niet voorziene contractverlengingen op het gebied van inhuur, een inkoopstrategie te bepalen om de rechtmatigheid en doelmatigheid te waarborgen. Wanneer deze strategie, het gevolgde aanbestedingstraject alsmede het uiteindelijk afgesloten contract worden opgenomen in de administratie, kan achteraf eenvoudig worden verantwoord dat inkopen rechtmatig en doelmatig hebben plaatsgevonden. 2018 Crowe Foederer B.V. 11
4.5 Methodiek doorrekenen grondexploitaties Methodiek doorrekenen grondexploitaties Bevinding Grondexploitaties De waardering en risico inschatting van de projecten in exploitatie wordt gedaan op basis van een consistente methodiek. Op basis van deze methodiek worden een drietal doorrekeningen gedaan: 1. een best guess scenario ten behoeve van de waardering in de financiële verantwoording 2. een pessimistisch scenario ter inschatting van risico s en vorming van de algemene reserve grondexploitatie 3. een optimistisch scenario, welke niet wordt gebruikt voor de financiële verantwoording Deze scenario analyse is in crisisjaren gebruikt om de financiële risico s met betrekking tot de lopende exploitaties in beeld te brengen en deze in voldoende mate te voorzien. Momenteel worden de scenario s voornamelijk gebruikt om verschillen in de looptijd van de exploitatie financieel inzichtelijk te krijgen. De overige uitgangspunten, zoals ontwikkelingen in grondprijzen en kosten, zijn in de drie scenario s grotendeels gelijk getrokken. Wij merken op dat het pessimistische scenario momenteel niet of nauwelijks afwijkt van de best guess scenario. In enkele gevallen resulteert het pessimistisch scenario zelfs in een hogere eindwaarde, vanwege verwachte opbrengststijgingen bij uitstel van het project. Wij vragen ons hierdoor af of de scenario analyse in de huidige vorm nog een effectief middel is om de risico s in te schatten, financieel te maken en te gebruiken voor de bepaling van de algemene reserve grondexploitatie. Wij adviseren u om in het kader van het opmaken van de jaarrekening 2018 de uitgangspunten in de verschillende scenario s te heroverwegen. Wij benadrukken overigens dat de methodiek op zich bijdraagt aan een transparante en deugdelijke onderbouwing van de best guess waardering van projecten in de grondexploitatie. 2018 Crowe Foederer B.V. 12
4.6 Vastlegging van inhoudelijke beoordeling Vastlegging van inhoudelijke beoordeling Bevinding Subsidies Instellingen die van Gemeente Bergeijk een budgetsubsidie ontvangen, rapporteren tussentijds en na afloop van het jaar aan de gemeente over de besteding van de subsidiegelden. Deze subsidie aanvragen inclusief alle onderliggende documenten worden intern beoordeeld door verschillende medewerkers, met behulp van een vaste checklist. Ondanks het gebruik van de checklist, merken wij op dat een inhoudelijke motivatie voor het toekennen of vaststellen niet in alle gevallen zichtbaar aanwezig is. Hierdoor is wel zichtbaar dat alle toetspunten zijn geraakt, maar ontbreekt de inhoudelijke beoordeling waaruit blijkt dat de subsidie rechtmatig en in overeenstemming met de overeengekomen afspraken kan worden toegekend of vastgesteld. Met name wanneer instellingen in toenemende mate worden afgerekend op daadwerkelijk geleverde prestaties is een structurele beoordeling volgens een vast stramien inclusief inhoudelijke motivatie van belang in het kader van een doelmatig en rechtmatig subsidiebeheer. Wij adviseren u om de werkprocessen met dit punt uit te breiden en daarmee af te dwingen dat een motivatie van toekenning / vaststelling wordt opgenomen op basis van overeengekomen inhoudelijke afspraken met de subsidiepartij. 2018 Crowe Foederer B.V. 13
4.7 Declaraties Declaraties Bevinding Personeel Volgens de procesinstructies en werkwijzen dienen declaraties van werknemers ingediend te worden via de Employee Self Service (ESS) applicatie die hiervoor is ingericht. Het systeem dwingt hiermee af dat declaraties inhoudelijk worden getoetst en worden goedgekeurd door het afdelingshoofd of een ander bevoegde functionaris. Eventuele bonnetjes die ten grondslag liggen aan de declaratie worden niet verwerkt via dit digitale systeem, maar hard-copy aangeleverd bij de personeelsadministratie. Door de personeelsadministratie wordt de aanwezigheid van de documenten gecontroleerd, waarna een mutatieverslag wordt verzonden naar de salarisadministratie (uitbesteed aan Centric). Het systeem biedt de mogelijkheid om bonnetjes digitaal aan te bieden in het systeem. Dit biedt als voordeel dat de bonnetjes direct zichtbaar zijn voor het afdelingshoofd, de personeelsadministratie en mogelijk ook voor salarisadministratie. Dit is naar ons idee administratief minder bewerkelijk en er kan een betere controle plaatsvinden op de juistheid en rechtmatigheid van de declaratie. Wij benadrukken hierbij ook het belang van betrokkenheid door de salarisadministratie, die eventuele fiscale implicaties van de declaratie zou moeten toetsen. Wij adviseren u om de mogelijkheden binnen het systeem hiervoor te onderzoeken. 2018 Crowe Foederer B.V. 14
2018 Crowe Foederer B.V. 15