Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8020 Betreft Digitaal Klantdossier 2e fase uw kenmerk ons kenmerk BABVI/U200900965 Lbr. 09/074 bijlage(n) - datum 3 juni 2009 Samenvatting Deze brief informeert u over een nieuwe fase van het programma Digitaal Klantdossier Werk en Inkomen (DKD). In de brief wordt toegelicht wat het programma behelst, wat het de gemeenten oplevert en kost en op welke wijze gemeenten kunnen deelnemen. Aan alle gemeenten wordt gevraagd actief deel te nemen in het programma door een project in te richten en een eigen projectleider aan te wijzen die, met ondersteuning van het Coördinatiepunt ICT Inwonerszaken, het project binnen de gemeente kan opzetten en uitvoeren. Het gemeentelijk deel van de programmakosten wordt ten behoeve van alle gemeenten gemaakt. Vandaar en voor de eenvoud in de administratie wordt de gemeentelijke bijdrage, evenals bij het programma DKD fase 1, gefinancierd middels budgetfinanciering door een eenmalige uitname uit het gemeentefonds. De uitname was in de eerste instantie geraamd op 4,8 miljoen. Uiteindelijk is de bijdrage vastgesteld op 2,623 miljoen. De brief wordt u gestuurd in afstemming met Divosa, vereniging van directeuren voor werk, inkomen en zorg.
Aan de leden informatiecentrum tel. (070) 373 8020 Betreft Digitaal Klantdossier 2e fase uw kenmerk ons kenmerk BABVI/U200900965 Lbr. 09/074 bijlage(n) - Datum 3 juni 2009 Geacht college en gemeenteraad, Inleiding Op 1 april 2008 is de eerste fase van de realisatie van het Digitaal Klantdossier voor de keten van Werk en Inkomen (DKD) afgerond. Hiermee is uitvoering gegeven aan de Wet eenmalige gegevensuitvraag werk en inkomen en is een belangrijk instrument beschikbaar gekomen voor de medewerkers en de burgers die een beroep doen op de keten. Het DKD is een virtueel dossier waar de samenwerkende partijen in de keten van werk en inkomen gebruik van maken. Die partijen zijn gemeenten (afdelingen sociale zaken en sociale diensten), UWV (inclusief UWV Werkbedrijf) en SVB. Virtueel betekent dat gegevens niet op één centrale plek worden verzameld, maar iedere partij zijn eigen gegevens vastlegt, waarna een selectie van die gegevens via een gezamenlijk elektronisch netwerk (Suwinet) kan worden ingezien door de andere organisaties. Ook een aantal gegevens van sommige partijen buiten het domein van werk en inkomen, zoals de GBA en de Rijksdienst Wegverkeer, is in te zien. Voor het inkijken wordt gebruik gemaakt van de bestaande centrale voorziening Suwinet-Inkijk, dat hiervoor is verbeterd en uitgebreid. Gegevens worden in samenhang getoond. DKD is meer dan uitbreiding van Suwinet-Inkijk. Ook de klant (burger) kan een selectie van gegevens on-line inzien via Internet, bijvoorbeeld via de site van de gemeente, als de gemeente daarvoor een voorziening heeft getroffen, of via www.werk.nl. De beschikbare gegevens worden hergebruikt door voorinvulling van e-formulieren. Een groot aantal gemeenten kan, afhankelijk van de eigen softwareleverancier, daarnaast direct (zonder overtypen) gegevens uit het DKD overnemen in de eigen systemen. Om de kwaliteit van de gegevens te verhogen heeft zowel de burger als de medewerker de mogelijkheid aan de bronhouder te melden dat een getoond gegeven niet juist is. Waarna de bronhouder een onderzoek instelt en het gegeven indien nodig corrigeert. Dit alles (inkijken, overnemen en corrigeren) bespaart tijd, dus geld en verhoogt de kwaliteit,
voorkomt mede onrechtmatig gebruik en is effectief bij de handhaving. Bovenal maakt het DKD in potentie de uitvoering klantgerichter doordat gegevens die al bij een andere partij zijn geregistreerd niet nogmaals hoeven/mogen worden gevraagd en procedures sneller kunnen worden doorlopen. De wettelijke basis voor deze vorm van gegevensuitwisseling is gelegen in de Wet Samenwerking Uitvoering Werk en Inkomen (SUWI) en materiewetten zoals de Wet Werk en Bijstand (WWB). Onderdeel van de Wet SUWI is de Wet Eenmalige gegevensuitvraag werk en inkomen (WEU), waarin onder meer is bepaald dat al bekende gegevens niet opnieuw bij klanten mogen worden gevraagd. Doel hiervan is, zoals hierboven aangegeven, administratieve lastenverlichting voor zowel burger als medewerker. Eerste fase Programma DKD Van 2006 tot 1 april 2008 is de eerste fase van het programma DKD uitgevoerd. Wij hebben u hier toen met verschillende ledenbrieven (op 2 januari 2007, kenmerk MARZ/INF/U200602120, en 20 december 2007, kenmerk BAWI/U200701996) over geïnformeerd. Daarnaast hebben Divosa en het Coördinatiepunt ICT Inwonerszaken (CP-ICT) u regelmatig geïnformeerd. In deze fase van het programma is de ontsluiting gerealiseerd van een groot aantal gegevens, waaronder die van de gemeenten, en zijn een aantal producten als deels vooringevulde e-formulieren ontwikkeld. Gerealiseerde nevendoelen van het programma waren het verbeteren van de kwaliteit van de vastgelegde (bron)gegevens, sanering van de bewijslast bij (intake)processen en verbetering van werkprocessen. Aan het einde van de eerste fase waren alle gemeenten aangesloten op het DKD. Dit was een zeer goed resultaat. Ook hebben veel gemeenten het gebruik van het DKD in een eerste fase opgepakt. Maar het DKD was nog niet klaar of compleet. Tweede fase DKD De eerste fase van het programma was vooral gericht op het regelen van de techniek, randvoorwaarden, werkprocessen en de kwaliteit van de (bron)gegevens. De tweede fase van het programma DKD ( Doorpakken met DKD ) richt zich vooral op het bevorderen van het gebruik van het DKD. De achterliggende gedachte hierbij is dat pas bij optimaal gebruik de baten voor burgers en de keten (gemeenten) volledig worden gerealiseerd. Voor gemeenten betekent dit: Meer gegevens uit achterliggende registraties worden ontsloten en kunnen worden geraadpleegd; Hergebruik van gegevens in meer e-formulieren; Grotere efficiëntie door hergebruik van gegevens door daar waar nodig overnemen in eigen systemen zonder handmatige invoer; Mogelijkheden voor efficiëntere werkprocessen; Administratieve lastenverlichting voor de burger en overheid/medewerker; Automatische signalering van gewijzigde omstandigheden waardoor rechtmatigheid wordt verhoogd en werkprocessen efficiënter worden; onderwerp Digitaal Klantdossier 2e fase datum 2 juni 2009 02/08
Werkpleinen beter worden gefaciliteerd; Ondersteuning bij implementatie. Ook nu is sprake van een gezamenlijk programma van gemeenten (vertegenwoordigd door VNG en Divosa), UWV (inclusief Werkbedrijf) en SVB. Opdrachtgever is de Staatssecretaris van SZW, en de opdrachtnemer is David Jongen (raad van bestuur UWV). De VNG heeft zitting in de stuurgroep van het programma. De coördinatie van het programma is belegd bij het Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen (BKWI), en namens gemeenten participeren het CP-ICT Inwonerszaken (onderdeel van VNG en Divosa) en het Inlichtingenbureau in de uitvoering en implementatie van het programma. Doorpakken met DKD Dit is het motto van de tweede fase van het programma Digitaal Klantdossier Werk en Inkomen (DKD fase 2). Doorpakken als het gaat om klantgerichtheid, om werk te maken van e-dienstverlening en van administratieve lastenverlichting en efficiency. Het programma omvat 32 projecten waarvan 23 waar de gemeenten direct bij betrokken zijn. Een paar van de belangrijkste projectresultaten zijn: tien nieuwe e-formulieren en een formulierengenerator waarmee eenvoudig door gemeenten zelf formulieren te maken zijn; een proef met een uitwisselingsmechanisme waarmee (keten)werkprocessen op de werkpleinen worden ondersteund; verbetering van de informatievoorziening op de Werkpleinen (eenmalige registratie en managementinformatie); realisatie van signaleringen waardoor de ketenpartners automatisch wijzigingen in klantgegevens bij bronhouders ontvangen; toevoeging van klantvolginformatie (waar mogelijk); toevoeging van nieuwe bronnen op het gebied van onderwijs (IB-Groep), bezit onroerend goed (Kadaster). Daarnaast worden nog twee andere bronnen toegevoegd; regeling van een groot aantal randvoorwaardelijke zaken op het gebied van snelheid, beschikbaarheid, kwaliteit, en privacy & beveiliging. Op de sites www.operatiedkd2.nl (vanaf eind april 2009), www.cp-ict.nl en www.dkd.nl vindt u meer informatie over planning en inhoud van het programma. Uit een startonderzoek, dat in het kader van het programma door het CP-ICT en UWV Werkbedrijf is uitgevoerd, blijkt dat de belangrijkste succesfactoren voor het hergebruik van gegevens gelegen zijn in twee aspecten: 1. Invulling van het dienstverleningsconcept en de daarmee samenhangende aanpak binnen de eigen organisatie; 2. Het vertrouwen in de kwaliteit van de gegevens die beschikbaar zijn in het Digitaal Klantdossier of Suwinet-Inkijk. Beide aspecten zullen centraal staan bij de uitvoering van het programma DKD fase 2, met name in het onderdeel (ondersteuning van de) implementatie. onderwerp Digitaal Klantdossier 2e fase datum 2 juni 2009 03/08
Gemeentelijk Project DKD fase 2 Net zoals bij de eerste fase van het Digitaal Klantdossier, is het de bedoeling dat iedere gemeente een eigen project inricht en een projectleider aanstelt. Deze projectleider is, samen met het projectteam en de opdrachtgever binnen de gemeente, verantwoordelijk voor de implementatie van het DKD fase 2. Wij verzoeken u om zo snel mogelijk aan het CP-ICT, via www.operatiedkd2.nl, door te geven wat de naam van de projectleider is. In het verlengde van het startonderzoek raden wij aan dat de projectleider binnen uw gemeente, meer nog dan bij de eerste fase van het programma, iemand is die afkomstig is uit het primaire proces dan wel kennis van heeft van het beleid en de uitvoering binnen uw organisatie. Met uw organisatie wordt zowel het terrein van sociale zaken, inclusief de ketensamenwerking op de werkpleinen, als ook de bredere gemeentelijke organisatie bedoeld. Alleen door een optimale verbinding tussen beleid, uitvoeringsprocessen en informatiekundige ondersteuning is een goede implementatie van de mogelijkheden van DKD mogelijk. Als u het programma alleen beschouwt als een ict-project, doet u uzelf ernstig tekort en zult u niet in staat zijn het DKD goed te benutten. Ondersteuning vanuit CP-ICT Inwonerszaken Vanuit het CP-ICT krijgt de gemeentelijke projectleider ondersteuning via de regiocoaches en via de implementatiesite www.operatiedkd2.nl. Op deze site is onder meer een ambitiebepaler te vinden, waarmee de gemeente kan onderzoeken welke vorm(en) van gebruik van het DKD passen bij de eigen ambities en organisatie. Daarnaast zijn op de site allerlei andere instrumenten en downloads te vinden. Zoals inhoudelijke uitleg in kennisdocumenten, voorbeeldplannen en -brieven, best practices en veelgestelde vragen. Ook een overzicht van de regiocoaches (namen en regio-indeling) is daar te vinden. In het programma wordt intensief samengewerkt met UWV/werkbedrijf en de ondersteuningsteams binnen werkbedrijf, als ook andere implementatieprogramma s, bijvoorbeeld rond de vorming van de werkpleinen. Ook met het Inlichtingenbureau en het BKWI, waar gemeenten bij de helpdesk met concrete vragen terecht kunnen, wordt samengewerkt. De regiocoach vanuit het CP-ICT geldt daarbij voor gemeenten steeds als eerste aanspreekpunt, coach en vraagbaak. Kosten, Baten en Financiering DKD fase 2 Kosten Het programma DKD fase 2 brengt ook kosten met zich mee. Deze kosten zijn per project geraamd en in onderstaand overzicht per ketenpartner getotaliseerd weergegeven. Er is een onderscheid gemaakt in basisprojecten en vervolgprojecten. Een aantal basisprojecten bestaan uit onderzoeken waarbij de uitkomst van deze onderzoeken zullen kunnen leiden tot vervolgprojecten. De kosten van deze vervolgprojecten zijn zodanig geschat dat met de geraamde kosten moet kunnen worden volstaan. Indien (vervolg)projecten niet doorgaan, of minder kosten dan geraamd, worden de lagere kosten in rekening gebracht. Voor eventuele tegenvallers in het Programma is een buffer opgenomen van 500.000. De stuurgroep Ketenservices ICT, waarin onderwerp Digitaal Klantdossier 2e fase datum 2 juni 2009 04/08
alle belanghebbenden zijn vertegenwoordigd, stuurt het programma aan en beslist over de vervolgprojecten, bestemming van eventuele meevallers en de inzet van de buffer bij mogelijke tegenvallers. BKWI Gemeenten SVB UWV/CWI Totaal Basisprojecten 1.589.400 6.502.600 162.400 5.510.200 13.764.600 Vervolgprojecten geschat 1.475.000 1.550.000 0 6.000.000 9.025.000 Totaal per partij 3.064.400 8.052.600 162.400 11.510.200 22.789.600 Centrale buffer 500.000 Totaal Generaal 23.289.600 Baten Het programma DKD Fase 2 zal zowel kwantitatieve als kwalitatieve baten opleveren. Vanzelfsprekend zijn dat de resultaten van de projecten zoals genoemd in hoofdstuk Doorpakken met DKD die naast de voordelen voor de burger ook baten opleveren voor de uitvoerende organisaties. In tegenstelling tot DKD fase 1 is geen uitgebreide kwantitatieve kosten/baten analyse opgesteld. De kwantitatieve baten zullen vooral worden verkregen in de zin van tijdwinst binnen de organisaties en snellere en passender toeleiding van burgers naar werk. Enkele voorbeelden: Meer en snellere beschikbaarheid van gegevens van de klant; Door ontsluiting nieuwe bronnen minder gegevens opvragen bij de klant; Beter integraal inzicht in de situatie van de klant waardoor snellere en passender toeleiding naar werk; Elektronische dienstverlening aan de klant door het aanbieden van meer elektronische formulieren. Kwalitatieve baten worden vooral gevonden in: Verbeterde burgertevredenheid, onder meer door: o uitbreiding van het door de klant te raadplegen Klantbeeld met meer gegevens en meer correctiemogelijkheden; o meer vooringevulde e-formulieren; o meer gegevens in bestaande e-formulieren voor in te vullen. Verbeterd gebruik en dienstverlening door medewerkers, onder meer door: o tijdens het implementatietraject de voordelen van het gebruik van het DKD nadrukkelijker onder de aandacht te brengen en DKD meer te integreren in het dagelijks handelen van de medewerkers; o het opnemen van lokaal beleid in nieuwe door de eigen dienst te vervaardigen e-formulieren; onderwerp Digitaal Klantdossier 2e fase datum 2 juni 2009 05/08
o de eenmalige invoer van gegevens op Werkpleinen technisch mogelijk te maken; o Het mogelijk te maken geautomatiseerde signalen uit andere bronbestanden (wijzigingen) te ontvangen waardoor sneller kan worden gesignaleerd en ingespeeld op veranderde situaties van klanten. Verbeterde robuustheid van de techniek o Door het technisch doorontwikkelen van het Klantbeeld voor klant en professional, wordt het mogelijk sneller in te spelen op gebruikerswensen; o De actualiteit en de kwaliteit van de gegevens zal verbeteren door onderzoek en het doen van aanbevelingen aan ketenpartners; o Door verbeteringen aan te brengen in de gemeentelijke webservices zal de performance daarvan verbeteren waardoor klant en medewerker sneller de gevraagde gegevens beschikbaar krijgen. Financiering De kosten worden voor het grootste deel ( 15,7 miljoen) gedragen door het Rijk. De Rijksbijdrage is zoveel mogelijk naar rato van de kosten verdeeld over de ketenpartners. De verdeling is in overleg met het ministerie van SZW vastgesteld in de stuurgroep Ketenservices ICT en is weergegeven in onderstaande tabel. BKWI Gemeenten SVB UWV Totaal Totale kosten per partij 3.064.400 8.052.600 162.400 1.510.200 22.789.600 Dekking: Bijdrage Rijk 2.464.400 5.429.716 97.627 7.208.257 15.200.000 Eigen bijdrage per partij 600.000 2.622.884 64.773 4.301.943 7.589.600 Generale buffer SZW 500.000 Bijdragen van gemeenten collectief en individueel Uit de tabel blijkt dat de gemeenten gezamenlijk 2.623.000 bij moeten dragen aan de binnen het programma voor de gemeenten te maken kosten. In de verklaring Betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid! die gemeenten en het Rijk op 18 april 2006 hebben ondertekend, is vastgelegd dat gemeentelijke implementatiekosten van e-overheidsprogramma s voor rekening van de gemeenten komen. Bij het programma DKD fase 1 hebben de gemeenten, conform deze verklaring, middels budgetfinanciering door een eenmalige uitname uit het gemeentefonds in 2008 15,1 miljoen bijgedragen in de kosten van de implementatie. Ook hebben de individuele gemeenten de niet gedekte kosten van implementatie uit eigen middelen gefinancierd. onderwerp Digitaal Klantdossier 2e fase datum 2 juni 2009 06/08
Bij fase 2 komen de implementatiekosten ook voor rekening van de gemeenten. Zoals uit bovenstaande tabel blijkt, wordt 5,4 miljoen van de gemeentelijke programmakosten (ruim 8 miljoen) door het Rijk gedragen. Het merendeel van de voor de gemeenten te maken programmakosten zijn implementatiekosten, ruim 4,2 miljoen. De gemeenten dragen echter 2,6 miljoen bij. Hieruit blijkt dat het Rijk indirect bijdraagt in de door de individuele gemeente te maken kosten. Naast de programmakosten zullen door de individuele gemeente projectkosten (projectleider enz.) worden gemaakt. Deze zullen per gemeente afhankelijk zijn van gemeentegrootte en de mate waarin de betreffende gemeente het DKD al heeft geïncorporeerd in de eigen werkprocessen en systemen. Een uniforme raming van deze kosten is derhalve niet te geven. Wel kan worden aangegeven welke kostensoorten het globaal betreft, te weten: personeelskosten, kosten van ICT-aanpassingen, aanpassing van processen en communicatie. Omdat de voor de gemeenten te maken programmakosten aan alle gemeenten ten goede komen en voor de eenvoud in de administratie, wordt de bijdrage van de gemeenten van totaal 2.623.000 ook nu gefinancierd middels budgetfinanciering door een eenmalige uitname uit het gemeentefonds. Deze uitname zal plaatsvinden in 2009. Zoals hiervoor is aangegeven kan het zijn dat verwachte vervolgprojecten niet doorgaan of in algemene zin de kosten meevallen. Bij afronding van het programma zal de balans worden opgemaakt en eventueel teveel in rekening gebrachte kosten terug worden gestort. Met het ministerie van SZW is afgesproken dat, evenals bij fase 1, mogelijke baten of besparingen op termijn bij gemeenten als gevolg van de invoering van DKD fase 2, niet worden afgeroomd. DKD en NUP Op 1 december 2008 heeft de VNG, samen met provincies en waterschappen, met het Ministerie van BZK een bestuurlijk akkoord gesloten: het Nationaal Uitvoeringsprogramma betere dienstverlening en e-overheid, kortweg NUP. Meer informatie over het NUP kunt u vinden op de site van de VNG (beleidsveld dienstverlening en ICT) en via de NUP-site http://www.eoverheid.nl/sites/nup. In het NUP wordt het DKD genoemd als voorbeeldproject. Dit betekent dat het DKD gebruik maakt van een groot aantal basisvoorzieningen en laat zien hoe u deze voorzieningen kunt toepassen, zodat betere dienstverlening en verlichting van de administratieve lastendruk mogelijk worden. In het kader van de roadmap, waarin Egem i-teams in beeld brengt wat de betekenis en consequenties van het NUP voor gemeenten is, voeren twee gemeenten (Nieuwegein en Hoorn) een ervaringstraject uit rond het DKD. De resultaten van deze ervaringstrajecten zullen door Egem i-teams worden meegenomen bij de implementatie van het NUP en door het CP-ICT bij de implementatie van het DKD. Beide organisaties (Egem i-teams en het CP-ICT) werken hierin nauw samen. Rest mij u op te roepen zo spoedig mogelijk een project in te richten en u veel succes te wensen onderwerp Digitaal Klantdossier 2e fase datum 2 juni 2009 07/08
met het gebruiken van het DKD, met als doel een verbeterde dienstverlening aan klanten in de keten van werk en inkomen, en een efficiëntere uitvoering. Hoogachtend, Vereniging van Nederlandse Gemeenten drs. C.J.G.M. de Vet, lid directieraad Deze ledenbrief staat ook op www.vng.nl onder brieven. onderwerp Digitaal Klantdossier 2e fase datum 2 juni 2009 08/08