1 THE TREE OF LIFE, CANNABIS SOCIAL CLUB AMSTERDAM (CSCA) Huishoudelijk Reglement Begripsbepalingen Artikel I In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder: de vereniging: The Tree of Life, Cannabis Social Club Amsterdam, (CSCA), gevestigd te Amsterdam; de statuten: de statuten van de vereniging, vastgesteld bij notariële akte d.d. het bestuur: het bestuur van de vereniging; de ALV : de Algemene Leden Vergadering van de vereniging. Beleid Het Bestuur stelt jaarlijks een beleidsplan op en legt dat voor aan de ALV. In het daarop volgende jaar legt het bestuur verantwoording af over de bereikte resultaten uit het plan. Contributiebetaling Artikel II 1. De jaarlijkse contributie is voor 2016 vastgesteld op 50-, geldt tot en met 31 december 2016 en moet door een lid binnen de op de factuur vermelde termijn zijn voldaan. Leden die de vereniging extra willen steunen kunnen kiezen voor een supporting membership. De jaarlijkse contributie is dan 100. 2. Het éénmalig verschuldigde entreegeld is voor 2016 vastgesteld op 25,-- en is bij aanvang van het lidmaatschap verschuldigd. 3. Contributie en entreegeld worden jaarlijks op voordracht van het Bestuur, vastgesteld. 4. Vooruitbetaling van productiekosten geschiedt in de vorm van een maandelijks abonnement, de hoogte waarvan is gebaseerd op de maandelijkse consumptie. De gemiddelde kostprijs voor de geproduceerde cannabis wordt vastgesteld voor het jaar 2016 op 9 per gram. Dat houdt in dat de hoogte van het abonnementsgeld per lid volgens
2 de formule: y x 9 = a wordt vastgesteld, waarbij y voor de maandelijkse hoeveelheid wiet staat en a voor het bedrag van het abonnement. Leden die ervoor kiezen om hun jaarlijkse consumptie, namelijk hun abonnementskosten, in één keer, per halfjaar of per kwartaal vooruit te betalen hebben recht op een korting respectievelijk van 15%, 10% en 5 %. Het betalen van het abonnementsgeld geeft ook recht op de gratis verdeling van eventuele cannabis bijproducten (bijvoorbeeld hasj uit het knipafval, cannabis juice etc. ). In het geval van hasj dienen de leden bij de aanmelding aan te geven of zij al daar gebruik van maken en hoeveel ze consumeren. 5. Leden kunnen gevraagd worden om deel te nemen aan crowdfunding acties van de vereniging. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een individueel vast te stellen extra vooruitbetaling of als een lening. 6. Leden die kunnen aantonen om hun cannabis uit medische redenen te gebruiken en die een inkomen op bijstandsniveau hebben, krijgen op vertoon van de nodige bewijsstukken een korting op het abonnementsgeld van 20 %. 7. Betaling van het entreegeld, van de jaarlijkse contributie en van de abonnementskosten vindt plaats: door storting of overschrijving op een bank- of girorekening van de vereniging; door afgifte van een machtiging/automatische incasso. 4. Indien de contributie en/of het abonnementsgeld niet tijdig zijn betaald, ontvangt het lid een betalingsherinnering. Wordt vervolgens niet binnen de in de betalingsherinnering gestelde termijn betaald, dan kan het bestuur besluiten tot ontzetting van het lid. 5. Voor elk kalenderjaar stelt de Algemene Ledenvergadering het entreegeld, het contributiegeld en de abonnementskosten opnieuw vast. Het Aspirant lidmaatschap en Lidmaatschap Artikel III 1. Toelating als aspirant lid vindt uitsluitend plaats na goedkeuring door het bestuur. 2. Toelating als aspirant lid vindt plaats na een intakegesprek met tenminste twee leden van het bestuur of door een lid van het bestuur en een bij de vereniging aangesloten deskundige (maatschappelijk werker, psycholoog, of arts). Het doel van dit gesprek is onder andere om eventueel problematisch gebruik op te sporen, het aspirant-lid te
3 informeren over verantwoord cannabisgebruik en over de werkwijze van de vereniging. 3. Het aspirant-lid dient na het intakegesprek een aanmeldingsformulier te ondertekenen waarin is opgenomen een verklaring over zijn/haar maandelijkse gebruiksverwachting. 4. Wijziging van de maandelijkse gebruiksverwachting kan tussentijds door een lid worden verzocht door een schriftelijk gemotiveerd verzoek aan het bestuur. De bevoegdheid tot vaststelling en wijziging van een maandelijkse gebruiksverwachting van een lid is uitsluitend aan het bestuur. 5. Leden kunnen om solidariteitsredenen gevraagd worden naar hun draagkracht bij te dragen aan onverwachte kosten van de vereniging. 6. Het lid verplicht zich om zijn gedoogrecht op maximaal 5 cannabisplanten zoals opgenomen in de Aanwijzing Opiumwet onder 3.2.1. aan de vereniging over te dragen. Dat houdt in dat leden geen cannabisplanten thuis of op een andere locatie mogen (doen) kweken. Leden die zelf wensen te kweken kunnen dit doen ten behoeve van de vereniging, op de door de vereniging te bepalen voorwaarden en na het sluiten van een kweekovereenkomst met de vereniging. 7. Een lid is in principe naast éénmalig te voldoen adm. kosten, jaarlijkse contributie en abonnementskosten (productiekosten) per maand verschuldigd. 8. Gewone leden en aspirant leden kunnen echter ervoor kiezen om geen wiet af te nemen. In dit geval zijn ze sympathisanten van de vereniging en ze zijn alleen maar het entreegeld en de jaarlijkse contributie verschuldigd. 9. Het bestuur dient in staat te worden gesteld een kopie van een geldig legitimatiebewijs te maken. 10. Van een intakegesprek wordt een kort verslag gemaakt dat onderdeel uitmaakt van een dossier dat van elk lid bijgehouden wordt. Leden hebben recht van inzage en wijziging in hun eigen dossier. 11. Alle gegevens van de leden worden vertrouwelijk behandeld. Zonder uitdrukkelijke toestemming van een lid en ondubbelzinnige opgave door het bestuur van het doel van eventuele (wettelijk verplichte) verstrekking van gegevens aan derden, worden gegevens van leden niet aan derden verstrekt, ook niet aan mede-leden. 12. Leden dienen vertrouwelijk om te gaan met de informatie die de vereniging verstrekt. Notulen van Algemene Leden Vergaderingen, interne (werk)documenten van de vereniging etc. mogen niet met derden gedeeld worden tenzij het Bestuur er officieel toestemming voor geeft. Als een lid naar buiten treedt met uitspraken die de vereniging qua imago (kunnen) benadelen of vertrouwelijke, gevoelige informatie aan derden, niet leden, verstrekt, kan tegen dat lid een ontzettingsprocedure op gang worden gezet. Onder vertrouwelijke, gevoelige informatie wordt alle informatie verstaan die het bestuur (nog) niet op de website heeft gepubliceerd.
4 13. Een lid kan in principe zijn lidmaatschap alleen tegen het einde van een boekjaar opzeggen. De opzegging dient schriftelijk te gebeuren en met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste vier weken. Indien een opzegging niet op tijd heeft plaatsgehad loopt het lidmaatschap door tot einde van het volgende kalenderjaar. Een lid kan echter zijn lidmaatschap onmiddellijk opzeggen: a. als redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voorduren. b. binnen een maand nadat een besluit wordt genomen waarbij de rechten van de leden zijn beperkt of hun verplichtingen zijn verzwaard, tenzij het betreft een redelijke wijziging van de geldelijke rechten en verplichtingen. c. Binnen een maand nadat een lid een besluit is medegedeeld tot omzetting van de vereniging in andere rechtsvorm of tot fusie. Een vroegtijdige opzegging van het lidmaatschap door een lid geeft geen recht op restitutie van al betaalde entreegeld, contributie en abonnementskosten. 14. Het bestuur kan het lidmaatschap van een lid opzeggen wanneer het redelijkerwijs niet gevergd kan worden om het lidmaatschap te laten voortduren. De opzegging geschiedt dan schriftelijk en met inachtneming van een opzeggingstermijn van tenminste vier weken. Interne Regels Artikel IV 1. Het is streng verboden om in de ruimtes van de vereniging tabak (tenzij in een aparte ruimte die voor rokers is ingericht), alcohol of harddrugs te nuttigen. 2. Uitsluitend leden hebben tijdens openingstijden toegang tot de club en de lokalen van de vereniging. Een lid mag per keer maximaal 2 introducés meenemen. Dezelfde introducé mag alleen één keer meegenomen worden. 3. Ongepast gebruik van de clubvoorzieningen is verboden. De daardoor veroorzaakte schade wordt verhaald op de veroorzaker(s). Het bestuur kan besluiten dat het lid geen recht heeft op diensten van de vereniging zolang de schade niet is hersteld. Als uiterste sanctie kan het bestuur besluiten tot ontzetting van het lid en de schadevordering uit handen te geven. 4. Handel in verboden middelen, gestolen goederen of indien sprake is van enig ander strafrechtelijk handelen door leden en handel in door de vereniging geproduceerde cannabis, kan met directe ontzetting van een lid worden gesanctioneerd. 5. Als bekend wordt dat een lid naast zijn door de vereniging gekweekte cannabis planten thuis of elders onderhoudt zonder de vereniging daarover voorafgaand te hebben ingelicht leidt tot directe ontzetting van het lid.
5 6. De hoeveelheid cannabis en/of hasj die verstrekt wordt is niet meer dan 5 gram totaal per lid per dag, met uitzondering van medicinale consumenten met artsvoorschrift. Indien de distributie niet op wekelijkse basis georganiseerd kan worden, kan het bestuur besluiten om de maandelijkse hoeveelheid van een lid in één keer aan het lid te verstrekken, mits deze hoeveelheid de 30 gr niet overstijgt en mits een verklaring door het bestuur wordt afgegeven, waarin o.a. wordt vermeld dat de verstrekte hoeveelheid cannabis uit voor het lid gekweekte planten voortkomt. Het bestuur behoudt zich het recht voor om een lagere hoeveelheid voor een lid te hanteren indien het bestuur om haar moverende redenen daartoe aanleiding ziet. De door het lid al betaalde hogere consumptie wordt in dit geval over een langere consumptie periode verdisconteerd. Het lid krijgt geen geld terug. 7. Het bestuur maakt bekend op welke dagen en uren de club voor de leden open is. 8. De geleverde cannabis draagt altijd het lidmaatschapsnummer van het desbetreffende lid. De verstrekte hoeveelheid zal in mindering gebracht worden op de totale maandelijkse hoeveelheid die het lid heeft aangegeven als eigen gebruik. Wordt door een lid minder afgenomen dan de aangegeven maandelijkse consumptie dan ontstaat geen recht op restitutie in de productiekosten. 9. Er wordt nooit meer cannabis verstrekt dan wat door het lid is aangegeven als maandelijkse consumptie. De kweek Artikel V 1. De kweek wordt ingepland voor elke kweekperiode op basis van de te verwachten ledenconsumptie. 2. De kweker is lid en heeft een kweekovereenkomst gesloten met de vereniging en onderhoudt op regelmatige basis goede communicatie met de vereniging. 3. De kweekruimte(n) is/zijn niet toegankelijk voor leden. De kweekruimte is een afgesloten ruimte waar cannabisplanten worden geteeld. Het aantal door een kweker te kweken planten wordt in onderling overleg met de vereniging bepaald, naar gelang de grootte van de kweekruimte en kennis en expertise van de kweker. Hierbij moet wel opgemerkt worden dat zolang er geen officiële vergunning of ontheffing wordt afgegeven, een kweker nooit meer dan 5 planten tegelijk voor de vereniging zal mogen kweken. Hierdoor meent de vereniging in het kader van het vigerende gedoogbeleid te opereren en binnen de grenzen van de wet te blijven. De geschatte oogst in termen van planten komt overeen met de maandelijkse hoeveelheid die door de leden is aangegeven als eigen consumptie voor elke periode. Een verklaring van eigendom per plant van een lid is aanwezig op een
6 kweeklocatie. In de op de kweeklocatie aanwezige verklaring van eigendom wordt de identiteit van een lid uitsluitend weergegeven door het lidmaatschapsnummer. 8. Aan elke verklaring van eigendom worden tegelijkertijd maximaal 5 planten gekoppeld. Mocht er meer geoogst worden dan de maandelijkse door de leden aangegeven hoeveelheid, dan komt dit overschot toe aan: (i) aan medicinale gebruikers met urgentie (ii) huidige leden (iii) nieuwe leden die op de wachtlijst staan. Tenzij dit tot een toewijzing van meer dan 5 plantjes leidt. Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden Artikel VII 1. Het Bestuur: a) bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging; b) neemt bestuursbesluiten; c) kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering; d) beslist over uitgaven van meer dan 500,--; door tenminste 2 bestuursleden e) is bevoegd tot het aangaan en beëindigen van arbeidsovereenkomsten en tot het afsluiten van leningen; f) handelt binnen het kader vastgelegd in de statuten en HR, en binnen de budgettaire ruimte; g) Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen; h) uitsluitend natuurlijke personen die geen belangenverstrengeling hebben met commerciële ondernemingen of andere organisaties kunnen zitting nemen in het bestuur. i) nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie of na schriftelijke verkiezing, beiden op een ALV, bij voorkeur de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd; 2. De Voorzitter : a) heeft algemene leiding van de vereniging;
7 b) vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe; c) overlegt met officiële instanties; d) geeft leiding aan het bestuur; e) is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden; f) stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op; g) leidt de bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergaderingen; h) ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement; i) stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, een beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarlijkse ledenvergadering; l) coördineert en stuurt activiteiten; m) ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt. n) ondersteunt de medebestuurders in hun werkzaamheden en neemt tijdelijk vacante bestuursfuncties over, totdat die weer vervuld worden. o) voert wervingsactiviteiten van nieuw personeel en stuurt zowel vrijwillige als beloonde werkkrachten aan. 3. De Secretaris: a) maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld staat: de datum en plaats van de vergadering; de aanwezige en afwezige bestuursleden; de verleende volmachten; de genomen besluiten; b) maakt indien gewenst een samenvatting van de vergaderverslagen voor de website; c) houdt de ledenlijst bij; d) stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op; e) ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden; f) neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie; g) archiveert alle relevante documenten; h) zorgt ervoor dat het actuele gedeelte van het archief voor alle bestuursleden digitaal
8 beschikbaar is i) beheert de website. Hierbij kan hij zich laten ondersteunen door een webmaster; j) ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is; k) beheert de structuur van de website; l) zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is; m) voert de eindredactie van teksten op de website en legt ze voor aan de voorzitter; n) overlegt met de voorzitter de inhoud van de site en welke teksten geplaatst kunnen worden. 5. De Penningmeester: a) voert de financiële administratie en stelt deze ter beschikking voor (bestuurs)controle; b) waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging; meldt onregelmatigheden in geldstromen of anderszins onmiddellijk aan de voorzitter; c) stelt financiële overzichten op; d) maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag; e) zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag wordt opgemaakt of doen laten opmaken transparant is; f) beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen; g) beheert het consumptie- en productieregister; h) begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit; i) beslist zelfstandig over uitgaven tot 500,--; j) beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken; k) neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen décharge te verlenen; l) onderhoudt contacten met sponsoren, subsidieverstrekkers en donateurs. 6. Besluiten
9 Het bestuur: a) neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en de overige bestuursleden worden bij de eerste gelegenheid op de hoogte gesteld van dergelijke besluiten. b) neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering; c) neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen; d) neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet-geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt; e) als er bij een wel of niet geagendeerd voorstel geen eenvoudige meerderheid is en een voorstel even zo veel stemmen voor en tegen krijgt dan kan de voorzitter vragen om meer onderzoek te doen naar het nut van het voorstel of neemt de voorzitter een voorlopig besluit met de bedoeling dat er op dat besluit weer op de volgend vergadering wordt gestemd; f) het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht; g) het bestuur vergadert ten minste 1 maal per maand. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken; h) aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld; i) bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen. Zij stellen in goed overleg de conceptagenda op; j) de secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering; m) van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden; n) opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en bij de start van de vergadering vastgesteld; o) het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing; p) iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de
10 voorzitter. De Algemene Ledenvergadering Artikel VIII De ALV wordt één keer per kalenderjaar gehouden. Tussentijds kan het bestuur besluiten een extra vergadering of meerdere ledenvergaderingen te houden. Het bestuur roept de leden bijeen. De oproeping gebeurt schriftelijk of per e-mail. In de uitnodiging wordt vermeld: wanneer, waar en op welke tijd de vergadering plaatsvindt Toegevoegd wordt: agenda van de vergadering; verslag vorige vergadering ter goedkeuring jaarrekening; jaarverslag; begroting komende jaar. Beleidsplan komende jaar Tijdens de jaarlijkse ALV komen tenminste de volgende zaken aan de orde: verkiezing en (her) benoeming bestuur; goedkeuring verslag vorige vergadering wijziging of samenstellen van commissies (onder meer kascommissie voor het komende jaar); het gevoerde beleid in het afgelopen jaar en het te voeren beleid in het komende jaar algemeen jaarverslag en financieel verslag (inclusief een jaarrekening, waarin de inkomsten en uitgaven staan); het verslag van de kascommissie van het afgelopen jaar. Decharge bestuur financieel beleid Verslag technische commissie Tussentijds kunnen leden ook verzoeken tot een extra ledenvergadering, als minstens tien procent van de stemgerechtigde leden dit wil. Zij doen hiertoe een schriftelijk verzoek aan het bestuur. Het verzoek moet gemotiveerd zijn, met bijgevoegde agendapunt(en) voor de vergadering. Het bestuur is verplicht binnen vier weken deze ledenvergadering te laten plaatsvinden. Gebeurt dit niet, dan kunnen de leden zelf een ledenvergadering bijeen roepen. Tijdens de ALV leidt de voorzitter de vergadering en de penningmeester licht de jaarrekening toe. De kascommissie doet verslag van zijn bevindingen. De voorzitter is de persoon die het bestuur
11 vertegenwoordigt en het woord voert namens het bestuur. Alleen tijdens specifieke punten, zoals de bespreking van de financiële stukken, neemt een van de andere bestuursleden(of een externe deskundige) het woord. Tijdens de ALV kunnen diverse commissies verslag doen van hun verrichtingen van het afgelopen jaar en eventuele wensen voor het komende jaar bespreekbaar maken. Commissies Artikel IX Een commissie is een groep mensen binnen de vereniging die een bepaalde taak hebben uit te voeren. De commissie wordt voor een bepaalde periode geïnstalleerd. Dit gebeurt in een bestuursvergadering. Als er nieuwe leden in de commissie komen, dient het bestuur goedkeuring te verlenen. De vereniging kent vaste commissies : a) de kascommissie De kascommissie geeft advies aan de ALV om de financiële verslagen goed of af te keuren. Tijdens de ALV brengt de kascommissie verslag uit over de financiën De commissie moet vaststellen dat de financiële informatie in het Jaarverslag toereikend en correct is en moet eventueel risico's signaleren. b) de technische commissie Op de jaarlijkse ALV doet de technische commissie verslag over de bij de kweekactiviteiten toegepaste technieken. In dit verslag evalueert de commissie de kwaliteit van de oogsten (voor zoveel mogelijk volgens biologische kweekstandaarden) en voert een gedetailleerde scheikundige analyse van de over het afgelopen jaar geproduceerde cannabis. c) de commissie van beroep brengt advies uit over de ontzetting van geschorste leden. Het is aan het geschorste lid om de commissie in te schakelen, door een beroepsprocedure te starten. d) de ethische commissie neemt o.a. besluiten over ethische kwesties, evalueert en staat garant voor de integriteit van de bestuurders en van alle medewerkers die betaald of onbetaald actief zijn in de vereniging. De commissie toets en brengt advies uit over het beleid van de vereniging en draagt er zorg voor dat het beleid van de vereniging in lijn is met haar non profit karakter en met maatschappelijk nut. Er mogen alleen leden of ereleden met een grote staat van maatschappelijke of wetenschappelijke dienst zitting hebben in de ethische commissie. e) de ballotage commissie brengt advies uit over de definitieve toelating van aspirant leden en bestaat uit 4 seniorleden plus de voorzitter.
12 De 4 seniorleden worden jaarlijks door de ALV benoemd volgens het criterium van wie binnen de vereniging het oudste lidmaatschap heeft. Werkwijze van de commissies: Commissies dienen minimaal een keer per jaar bijeen te komen of zo vaak als nodig. Het Bestuur kan een commissie vragen om over een bepaalde kwestie te adviseren en verslag te leggen. Ook individuele leden kunnen via het bestuur een vergadering van een commissie aanvragen mits het verzoek goed gemotiveerd is en past binnen de taak van een der commissies. Vóór een commissievergadering wordt door een van de commissieleden een agenda opgesteld die ook aan het bestuur ter kennisneming wordt doorgemaild. Het bestuur ontvangt ook notulen van de vergadering en indien gevraagd een advies over de voorgelegde kwestie. Op de ALV dient elke commissie jaarlijks schriftelijk verslag te leggen over hun activiteiten in het afgelopen jaar. Andere commissies kunnen in het leven worden geroepen indien nodig. Het bestuur zal hierover een voorstel aan de ALV presenteren. Zolang de door het HR voorgeschreven commissies niet benoemd of actief zijn, worden hun bevoegdheden door het bestuur uitgeoefend. Slotbepalingen Artikel X in gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur; alle leden ontvangen na inschrijving uit handen van de secretaris één exemplaar van de statuten en van dit reglement, als elektronische kopie per e-mail. Papieren exemplaren worden op eerste verzoek ter beschikking gesteld tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding;