Impactanalyse Landelijke Voorziening Waarde Onroerende Zaken (LV WOZ)

Impactanalyse Landelijke Voorziening Waarde Onroerende Zaken (LV WOZ) [Geef tekst op]

Inhoud 1 Inleiding... 2 1.1 Aanleiding en doelstelling... 2 1.2 Doel en kaders impactindicatie... 2 1.3 Aanpak impactanalyse... 4 2 De Landelijke Voorziening WOZ... 5 2.1 Inleiding... 5 2.2 Betrokken organisaties en ontwikkeling LV WOZ... 5 2.3 Hoofdlijnen wijzigingen... 6 2.4 Stelsel van Basisregistraties... 7 3 Thema s impactanalyse LV WOZ... 8 3.1 Bruikbaarheid... 8 3.2 Organisatie en procesinrichting... 9 3.3 Techniek...10 3.4 Implementeerbaarheid en ondersteuningsbehoefte...12 3.5 Kosten en Baten...13 3.6 Communicatie...14 3.7 Specifieke aandachtspunten...15 4 Indicatie implementeerbaarheid en haalbaarheid verplichting... 17 4.1 Indicatie (grootschalige) implementeerbaarheid...17 4.2 Indicatie haalbaarheid verplichting...17 5 Invoeringsstrategie... 19 Bijlage 1 Overzicht betrokkenen... 23 1

1 Inleiding Deze impactanalyse is het eindrapport van de door KING uitgevoerde Impactanalyse landelijke Voorziening Waarde Onroerende Zaken (LV WOZ). In deze rapportage is opgenomen wat de vraagstelling was, op welke wijze deze is beantwoord en wat de conclusies en aanbevelingen zijn. Dit inleidende hoofdstuk behandelt de aanleiding en doelstelling, de gehanteerde vraagstelling, scope en de gevolgde aanpak. 1.1 Aanleiding en doelstelling In opdracht van het ministerie van Financiën maken we de impactanalyse LV WOZ. Een analyse van de LV WOZ, leidt tot conclusies over de implementeerbaarheid en de haalbaarheid van de verplichting om op 1 januari 2014 alle gemeenten aangesloten te hebben op de LV WOZ. Het doel van de Impactanalyse is om de weg te bereiden voor een succesvolle implementatie van voorzieningen bij gemeenten. De centrale vraag is: Is de LV WOZ implementeerbaar en hoe kunnen gemeenten dit goed invoeren, vullen, muteren en laten functioneren in de praktijk? De Impactanalyse helpt door randvoorwaarden te scheppen, een effectief proces van co creatie te starten, betrokkenen op alle niveaus implementatiebekwaam te maken en een advies te geven voor eventuele implementatieondersteuning. Bij de Impactanalyse faciliteert KING de gemeenten bij de bepaling wat zij relevante implementatie issues vinden en welke acties nodig zijn om implementatie en gebruik zo goed mogelijk voor te bereiden. De Impactanalyse voor de LV WOZ spitst zich toe op de informatiekundige gevolgen en de randvoorwaarden die essentieel zijn voor gemeenten om de voorziening voor eind 2013 te implementeren, te vullen en te muteren. Door een overzicht van de conclusies en bijbehorende acties te geven, biedt een impactanalyse een overzicht van wat nodig is om een succesvolle implementatie in het gemeentelijk domein te bewerkstelligen. Daarbij wordt niet alleen aangegeven wat de impact op de gemeente is, maar in het bijzonder ook wat er nog ingeregeld moet worden, welke acties het ministerie, KING, VNG of andere stakeholders op zouden moeten pakken. Het is belangrijk vast te stellen dat een impactanalyse zelf niet een handreiking voor gemeenten is. Het document impactanalyse biedt de start voor de ontwikkeling van wat nog nodig is! 1.2 Doel en kaders impactindicatie Impactanalyses worden binnen KING uitgevoerd. De centrale vraag voor deze impactanalyse is: 2

Is de LV WOZ implementeerbaar? Zo ja, wat is de ideale invoeringsstrategie, zodat gemeenten voor eind 2013 kunnen aansluiten (inclusief vulling) en de LV WOZ goed kunnen laten functioneren in de gemeentelijke processen en informatiehuishouding? Hierbij zijn drie specifieke aandachtspunten meegegeven: a) Planning: de huidige planning gaat uit dat eind 2012 de LV WOZ operationeel is en alle gemeenten in 2013 dienen te gaan aansluiten. Belangrijke vraag is of het haalbaar is dat 415 gemeenten eind 2013 de LV WOZ hebben geïmplementeerd en zo niet wat dan het meest haalbare pad is. Wat zijn eventuele (financiële) consequenties van aansluiten? Wat is de impact op de organisatie en processen? Wat is de kritische massa (gemeenten en/of objecten) die nodig is om te kunnen gaan draaien met de LV WOZ? Wat is een handige invoeringsstrategie? b) Gebruik van bestaande e overheidsbouwstenen: voor aansluiting op de LV WOZ moeten gemeenten zorgen voor een installatie van Digikoppeling met juiste beveiligingscertificaten. Nog niet alle gemeenten beschikken hierover. De vraag is in hoeverre MijnOverheid.nl randvoorwaardelijk is voor aansluiting op de LV WOZ en of het nog niet operationeel zijn van Digilevering en Digimelding tot problemen leidt. c) Technische en inhoudelijke implementeerbaarheid: een andere vraag is of gemeenten (technisch en inhoudelijk) in staat zijn om de LV WOZ te implementeren. Van welke gegevensset maakt de LV WOZ gebruik? Is koppelen tussen vakapplicaties en de landelijke voorziening mogelijk? In hoeverre wordt aangesloten bij open standaarden als StUF? Is het technisch mogelijk om alle gemeenten in een half jaar aan te sluiten? Bestaat er een duale periode voor leveranciers? Hoe wordt het opdrachtgeverschap georganiseerd voor de technische en inhoudelijke aanpassingen aan de vakapplicaties? Alvorens te komen tot een impactanalyse is eind september een impactindicatie gemaakt. Deze indicatie is daarna verdiept voor de uiteindelijke analyse. Onderliggend document is de onderbouwing van de impactanalyse. De gehanteerde vraagstelling is als volgt: Geef een indicatie van de implementeerbaarheid van de LV WOZ in het gemeentelijk domein. Focus daarbij op de belangrijkste kritische succesfactoren en showstoppers; Geef aan onder invulling van welke randvoorwaarden het mogelijk is de verplichting voor aansluiting op de LV WOZ op 1januari 2014 te realiseren; Geef daarbij aanbevelingen over de wijze waarop de gestelde randvoorwaarden ingevuld kunnen worden; Vertaal deze aanbevelingen in concrete acties, plaats waar mogelijk deze in de tijd, wijs een actiehouder aan en valideer/verifieer de actie met de actiehouder; Neem in zowel analyse als aanbevelingen de rol van de belangrijkste stakeholders nadrukkelijk mee. 3

1.3 Aanpak impactanalyse Voor de uitvoering van de impactanalyse wordt het volgende proces doorlopen: Op 6 augustus 2012 is gestart met de impactanalyse LV WOZ. Om te komen tot deze rapportage hebben wij de volgende stappen gezet: Thematisch kader impactanalyses ingevuld (voor het bepalen welke aspecten bekeken moeten worden); Verzamelen overige beschikbare relevante documentatie; Gesprekken gevoerd met het ministerie van Financiën, de Waarderingskamer, KING en VNG om kader en richting van de impactanalyse te bepalen; Interviews met relevante stakeholders, gemeenten (individueel en samenwerkingsverbanden), leveranciers en overige relevante stakeholders. In Bijlage 1 is een overzicht van geïnterviewde personen te vinden; Destilleren van de belangrijkste thema s, kritische succesfactoren en showstoppers; Toetsen van bovenstaande in de begeleidingscommissie (zie bijlage 1 voor deelnemers); Verdiepen van analyse naar aanleiding van de uitkomsten van de eerste bijeenkomst van de begeleidingscommissie middels interviews en co creatie; Toetsen resultaten in tweede bijeenkomst met begeleidingscommissie en bepalen van vervolg acties; Uitwerken feitelijke bevindingen en voorlopige conclusies in rapportage. 4

2 De Landelijke Voorziening WOZ 2.1 Inleiding De gemeenten zijn verantwoordelijk voor de Basisregistratie WOZ (BR WOZ). BR WOZ is een decentrale basisregistratie met een registratie per gemeente (vergelijk BAG en GBA). Om te zorgen dat afnemers van deze basisregistratie niet geconfronteerd worden met 415 afzonderlijke "loketten" voor deze BR WOZ, komt er één LV WOZ per 1 januari 2013, waarop alle gemeenten per 1 januari 2014 moeten zijn aangesloten. De LV WOZ gaat een kopie van gegevens uit de gemeentelijke registraties bevatten. De LV WOZ biedt de noodzakelijke (technische) voorzieningen aan gemeenten om te kunnen waarborgen dat de kopie synchroon is met de decentrale registratie. De LV WOZ biedt daarnaast de nodige (technische) voorzieningen aan de afnemers om gegevens uit de BR WOZ geleverd te krijgen en/of op te vragen. Alle voorzieningen voor gemeenten en afnemers zijn digitaal (gebaseerd op XMLberichtenverkeer). Het is dus bijvoorbeeld niet mogelijk een mutatie schriftelijk door te geven of een gegeven telefonisch op te vragen. 2.2 Betrokken organisaties en ontwikkeling LV WOZ Het Ministerie van Financiën is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de LV WOZ. Het betreffende wetsvoorstel waarin de LV WOZ wordt aangekondigd (naast ondermeer openbaarheid van de waarde) is door het ministerie aangeboden aan de Raad van State. Vooruitlopend op aanvaarding van het wetsvoorstel wordt de LV WOZ reeds ontwikkeld. De Waarderingskamer houdt toezicht op de werkzaamheden die gemeenten uitvoeren ten aanzien van de WOZ. De Waarderingskamer is een zelfstandig bestuursorgaan met een publiekrechtelijke rechtspersoonlijkheid. De politieke verantwoordelijkheid ligt bij de Minister van Financiën. De Waarderingskamer ondersteunt het ministerie tevens bij de invoering van de LV WOZ en heeft een rol in het bepalen of de kwaliteit van de gegevens die gemeenten aanleveren aan de LV WOZ voldoende zijn. Het Kadaster wordt in de nieuw voorliggende wet aangewezen als de beheerder van de LV WOZ. Het Kadaster heeft ervaring op dit terrein vanuit haar rol als beheerder van de LV BAG en vanuit haar rol ten aanzien van de basisregistratie Kadaster. Door haar rol als beheerder van de LV WOZ heeft het Kadaster bij de ontwikkeling met name ook te maken met de technische infrastructuur die ingeregeld moet worden. Gemeenten sluiten via het Kadaster aan op de LV WOZ. De gemeenten zijn bronhouder van de basisregistratie WOZ. Zij voeren de taxaties die in het kader van de Wet WOZ worden verricht uit. De waardegegevens worden door de gemeenten aan de waterschappen en de Belastingdienst geleverd. In de toekomst gaat deze levering via de LV WOZ en niet meer via afzonderlijke bestanden die nu nog maandelijks gemaakt en geleverd worden. Gemeenten zijn hierbij verantwoordelijk voor de waarden en voor de registratie hiervan. Een deel van de gemeenten heeft deze taak uitbesteed aan externe partijen, waaronder samenwerkingsverbanden en belastingkantoren. 5

Daarnaast zijn gemeenten ook één van de afnemers van de LV WOZ. In de meeste gevallen zal een gemeente als afnemer echter het eigen bestand gebruiken dat synchroon loopt met de LV WOZ. Anders afnemers, zoals bijvoorbeeld CBS, Belastingdienst, waterschappen en notarissen, kunnen door de komst van de landelijke voorziening wel op één centraal punt terecht. Het gebruik van de LV WOZ voor deze partijen is buiten scope van deze impactanalyse. Voor de ontwikkeling van de LV WOZ is GouwIT ingehuurd. Samen met onderaannemer JNet zorgen zij voor de bouw van de LV WOZ en voor het inpassen van de LV WOZ binnen het applicatielandschap van het Kadaster. Uitgangspunt bij ontwikkeling is gebruik maken van de stelselvoorzieningen Digikoppeling, Digilevering en Digimelding. Daar waar een stelselvoorziening niet tijdig beschikbaar is, dienen de aannemende partijen met een alternatief te komen. 2.3 Hoofdlijnen wijzigingen Met de komst van de LV WOZ veranderen er enkele zaken. a) Geen maandelijks bestand: Voor gemeenten is het na aansluiting op de LV WOZ niet meer noodzakelijk om maandelijks een bestand aan afnemers te sturen met daarin WOZ gegevens. Afnemers moeten dan ook op termijn overstappen op afname van de gegevens uit de LV WOZ. b) Gebeurtenisgericht werken: De LV WOZ werkt gebeurtenisgericht. Dit betekent voor gemeenten dat bij een mutatie ook is aangegeven vanwege welke gebeurtenis die mutatie doorgevoerd is. Bij het doorvoeren van deze gebeurtenis moeten ook direct alle mutaties die samenhangen met de gebeurtenis worden gerealiseerd. Er zijn 21 gebeurtenissen gespecificeerd die aanleiding zijn tot een wijziging in de BR WOZ. Zodra een gebeurtenis zich voordoet wordt de mutatie in de (decentrale) registratie bij de gemeente verwerkt en ook direct als afzonderlijke gebeurtenis verzonden aan de LV WOZ. c) Technische infrastructuur: Om gebeurtenissen goed door te kunnen geven en te kunnen verwerken zijn aanpassingen aan de technische infrastructuur bij gemeenten nodig. Als uitwisselingsformaat wordt, anders dan voorheen, de StUF standaard gebruikt. Ook dient de gemeente te beschikken over een Digikoppeling aansluiting (vereiste ondersteunde standaarden EBMS en WUS). De leverancier van de gebruikte belastingapplicatie dient met een release te komen waarin het gebeurtenis gericht werken ondersteund wordt en waarin de juiste berichten gegenereerd worden. De gemeente (of andere uitvoerder van de gemeentelijke taak t.a.v. de WOZ) dient zich deze nieuwe release en het gebeurtenisgericht werken eigen te maken. d) Inpassing in stelsel van basisregistraties: De basisregistratie WOZ is onderdeel van het stelsel van basisregistraties met ook een groot aantal relaties naar andere onderdelen van dit stelsel. Tot nu toe werden alleen de relaties naar de basisregistratie Kadaster, GBA en Handelsregister geleverd aan afnemers. Via de LV WOZ leveren gemeenten ook de relatie naar de BAG aan de afnemers. 6

2.4 Stelsel van Basisregistraties Het stelsel van basisregistraties wordt gevormd door authentieke gegevens over personen, bedrijven, adressen, verblijfplaatsen en hun ligging (percelen en topografie), voertuigen, lonen, arbeid en uitkeringsverhoudingen, inkomens, ondergrond en de waarde van onroerende zaken. De toegevoegde waarde van het stelsel ligt niet alleen in de gegevensverzamelingen (basisregistraties) zelf, maar vooral ook in hun onderlinge samenhang, relaties, koppelingen en afspraken op het niveau van het stelsel als geheel. Het stelsel kent een aantal gemeenschappelijke voorzieningen voor gegevensuitwisseling, terugmelding die afnemers in staat stelt fouten in de basisregistraties terug te melden en ontsluiting en gebruik. Er is een aantal leidende principes met betrekking tot het stelsel van basisregistraties dat het stelsel meer maakt dan de som der delen: Eenmalige aanlevering/verzamelen en meervoudig gebruik; Verplicht gebruik: authentieke gegevens moeten verplicht door iedere overheidsinstantie worden gebruikt; Terugmeldplicht: indien een afnemer een fout ontdekt dan mag hij afwijken van het authentieke gegeven in de basisregistratie, maar dan moet hij dit terugmelden aan de basisregistratie; Onderzoeksplicht: de basisregistratie heeft als plicht het teruggemelde gegeven te onderzoeken, de afnemer heeft de plicht het uiteindelijke resultaat van het onderzoek te gebruiken; Kwaliteit: elke basisregistratie heeft een kwaliteitssysteem om er voor te zorgen dat de betreffende gegevens een zo hoog mogelijke kwaliteit hebben; Interoperabiliteit: uitwisselbaarheid van gegevens en aansluiting op elkaars processen, eenduidige semantiek en samenwerkende infrastructuurcomponenten. 7

3 Thema s impactanalyse LV WOZ Dit hoofdstuk beschrijft de belangrijkste thema s die met de begeleidingscommissie vastgesteld zijn. Dit heeft plaatsgevonden op basis van de gehouden interviews. Tevens heeft er via de co creatie een verdieping op de thema s plaatsgevonden. Op basis van de bevindingen ten aanzien van deze thema s worden in het volgende hoofdstuk conclusies getrokken. In hoofdstuk 5 wordt een implementatiestrategie voorgesteld met bijbehorende acties. De zes hoofdthema s die behandeld worden, zijn 1) bruikbaarheid, 2) organisatie en procesinrichting, 3) techniek, 4) implementeerbaarheid en ondersteuningsbehoefte, 5) kosten en baten en 6) communicatie. Daarnaast is een separate paragraaf opgenomen waar in wordt gegaan op de specifieke aandachtspunten zoals in paragaaf 1.2 weergegeven. Enkel die aandachtspunten worden genoemd die niet in de andere paragrafen al naar voren zijn gekomen. 3.1 Bruikbaarheid Gemeenten leveren tot op heden maandelijks een WOZ bestand aan afnemers (Belastingdienst en waterschappen). Deze maandelijkse leveringen zijn met aansluiten op de LV WOZ verleden tijd. Voordelen van de nieuwe systematiek worden gezien. Zeker door samenwerkingsverbanden die voor meerdere gemeenten bestanden moeten aanleveren: die moeten dat tot op heden per gemeente doen, waardoor het voordeel voor hen bij het vervallen van deze taak nog groter is dan per individuele gemeente. Enkele afnemers hebben aangegeven enkel via 1 systematiek (dus of bestanden per gemeente, of via de LV WOZ) gegevens willen afnemen. Het Kadaster voorziet in de service om tijdens de transitieperiode voor de gemeenten die reeds aangesloten zijn op de LV WOZ de bestanden te maken vanuit de LV WOZ. Hierdoor hebben gemeenten een prikkel om aan te sluiten, ze hoeven dan immers zelf geen bestanden meer aan te maken. Opgemerkt is dat gemeenten soms met externe taxateurs werken. Daarbij komt het voor dat de taxateur via Stuf TAX bestanden de waarde doorgeeft. Dit bestand is nietgebeurtenis gericht, terwijl de LV WOZ wel gebeurtenis gericht werkt. Gemeenten moeten dan ook binnen de organisatie zorgen dat de mutaties die via een externe taxateur binnen komen op een juiste wijze hun weerslag in de BR WOZ en daarmee in de LV WOZ krijgen. Vanuit de leveranciers is aangegeven dat zij in de aangepaste software applicaties zorgen dat de verwerking van deze Stuf TAX bestanden naar gebeurtenissen plaats kan vinden. Qua datakwaliteit worden geen extra aanvullende eisen gesteld vanuit de LV WOZ. Aangesloten wordt bij de reeds aanwezige kwaliteit die gemeenten nu al hebben voor de gegevens in de basisregistratie WOZ. Wel konden gemeenten tot nu toe de relatie tussen WOZ objecten en BAG objecten niet leveren aan de afnemers met behulp van de bestaande formaten. Aan de LV WOZ kan en moet deze relatie tussen WOZ en BAG wel worden geleverd. 8

3.2 Organisatie en procesinrichting Gemeenten zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van de BR WOZ. Een deel van de gemeenten geeft hier invulling aan door het zelf te doen. Een behoorlijk deel heeft dit buiten de deur georganiseerd, middels een samenwerkingsverband, uitbesteding bij een andere gemeente of via bijvoorbeeld een belastingkantoor. Bij de Waarderingskamer is exact bekend welke gemeenten dit waar uitbesteed hebben. De partij die de BR WOZ uitvoert is ook de aangewezen partij voor realisatie van de aansluiting op de LV WOZ. Deze partijen zijn op de hoogte van de komst van de LV WOZ. Gemeenten die de WOZ hebben uitbesteed hebben de LV WOZ niet altijd scherp op het netvlies staan, de noodzaak hiertoe is kleiner (de impact op hun eigen organisatie is beperkt tot afwezig). Wel blijven deze gemeenten verantwoordelijk en dienen ze mimimaal op de hoogte te zijn om vanuit opdrachtgeverschap te zorgen dat de koppeling met de LV WOZ gelegd wordt door de partij waar zij de WOZ aan hebben uitbesteed. Een risico dat is geconstateerd betreft gemeenten die midden in het proces van uitbesteding zitten. Gevolg is dat in de eigen organisatie niet meer de transitie naar de LV WOZ wordt gemaakt. Vanuit samenwerkingsverbanden is aangegeven dat het opnemen van een nieuwe gemeente tot een behoorlijke inspanning leidt. De kwaliteit moet gestroomlijnd worden met de reeds aangesloten gemeenten en indien medewerkers mee komen met het werk, dienen die conform de processen van de nieuwe organisatie te werken. Het geconstateerde risico betreft dat zo n traject veel tijd en inspanning kost, hetgeen kan leiden tot een minder hoge prioriteit en kwaliteit om snel aan te kunnen sluiten op de LV WOZ. De werkwijze verandert met de komst van de LV WOZ. Mutaties worden verwerkt aan de hand van gebeurtenissen. Tevens worden mutaties direct doorgevoerd naar de LV WOZ. Voor de organisaties waar de WOZ wordt uitgevoerd geldt hierdoor dat de administratieve organisatie herschreven moet worden. Uitgewerkte procesmodellen dienen aangepast te worden. Hierbij moet aangesloten worden op de nieuwe werkwijze die mede door de nieuwe software release wordt geïntroduceerd. Training en opleiding van medewerkers om gebeurtenisgericht te werken middels de nieuwe releases van de applicaties is vereist. Als een van de vereisten voor aansluiten op de LV WOZ geldt dat de koppeling tussen de BAG en de WOZ moet zijn gelegd (koppeling op objectniveau). Momenteel zijn gemeenten hier nog volop mee bezig. De deadline die vanuit het i NUP is gesteld betreft 1 2 2013. Vanuit KING wordt samen met ondermeer de Waarderingskamer de i Versneller 1 ingezet om gemeenten te ondersteunen met als doel zo snel mogelijk te zorgen dat alle gemeenten gereed zijn. Dit wordt als een belangrijke voorwaarde gezien voor het straks kunnen aansluiten op de LV WOZ. Gebleken is dat nog niet bij gemeenten bekend is of 100% van de koppeling gelegd moet zijn, of dat een kleiner deel volstaat. Dit dient vastgelegd te zijn in de aansluittoets. De vereisten uit de aansluittoets zijn echter nog niet bekend gemaakt. Voor gemeente is het wel essentieel om te weten, aangezien dan ook duidelijk is welke inspanning gemeenten moeten doen. 1 De i Versneller BAG WOZ is een initiatief van Operatie NUP is samenwerking met het ministerie van Infrastructuur en Milieu en de Waarderingskamer. In deze i Versneller zijn activiteiten gepland om gemeenten te ondersteunen bij de realisatie van de koppeling BAG WOZ. De activiteiten omvatten informeren, stimuleren, ondersteunen, faciliteren, plannen en monitoring. 9

In dit kader wordt ook vermeld dat binnen enkele jaren de BRK (Basisregistratie Kadaster) via een andere systematiek gaat werken. Het kadastrale gegeven is een belangrijk onderdeel voor de WOZ uitvoering. De koppeling met de BRK verdient de komende periode dan ook de nodige aandacht. Deze verandering in de verwerking van kadastrale gegevens is echter geen randvoorwaarde voor aansluiting op de LV WOZ. Tot slot geldt dat met de LV WOZ ook de nieuwe terugmeldsystematiek binnen het stelsel van Basisregistraties wordt gebruikt. Het terugmelden door afnemers van de gegevens uit de LV WOZ gaat straks via Digimelding (NB: indien Digimelding niet tijdig gereed is, wordt als tussenoplossing een specifieke voorziening gerealiseerd). Een pilot voor Digimelding versie 1.2 loopt op dit moment met een vijftal gemeenten. Bij goed gevolg wordt daarna een pilot gedaan met versie 2.0 waarbij ook statusveranderingen meegegeven kunnen worden. Voor de partijen die de WOZ uitvoeren is het van belang om rekenschap te hebben van de wijze waarop terugmeldingen ontvangen worden. Middels werkbeschrijvingen moet vastgelegd worden hoe de verwerking plaatsvindt. Gemeenten zijn reeds gewend terugmeldingen te krijgen van bijvoorbeeld Belastingdienst en waterschappen (signaleringslijsten etc.) alleen de weg waarlangs deze terugmeldingen worden gegeven, verandert. 3.3 Techniek Technische specificaties Gemeenten en hun leveranciers bereiden zich voor op de aansluiting op de LV WOZ. De specificaties voor deze aansluiting zijn beschikbaar. Deze specificatie van de inhoud ligt vast in de Catalogus WOZ gegevens voor afnemers, versie 1.6. Het aanleveren van gegevens aan de LV WOZ gebeurt met berichten per gebeurtenis. Informatie over de relevante gebeurtenissen en de wijze van aanleveringen is gespecificeerd in de genoemde catalogus, StUF woz 03.12 en de specificatie van digikoppeling voorzien van ebms en WUS. Generieke voorzieningen De LV WOZ applicatie zal gebruik gaan maken van generieke voorzieningen van het stelsel van Basisregistraties, zoals DigiKoppeling, DigiMelding en DigiLevering. De specificaties voor de berichten die worden gebruikt voor de communicatie met de LV WOZ zijn vastgelegd in de Berichtcatalogus LV WOZ binnen StUF woz 03.12. Tevens is voorzien dat de LV WOZ wordt aangesloten op MijnOverheid. In de toekomst kan MijnOverheid dan worden gebruikt voor het inzien van de waarden ("persoonlijke gegevens"), het volgen van bezwaarprocedures ("lopende zaken") en voor het versturen van de aanslagbiljetten met WOZ beschikkingen ("berichtenbox"). Afnemers Het aansluiten van afnemers op de LV WOZ gebeurt zodra er voldoende gemeenten zijn aangesloten. Deze afnemers hebben dus meer tijd om de aanpassing van hun ICTsystemen te realiseren. Conform de specificaties in de genoemde catalogus komen er voor afnemers verschillende aansluitvormen (services) beschikbaar. De LV WOZ biedt ook voorzieningen aan notariaat, banken en verzekeraars om de WOZ waarden te raadplegen. Zodra een gemeente is aangesloten op de LV WOZ, komen de WOZgegevens van deze gemeente voor deze partijen beschikbaar via de LV WOZ. Enkele afnemers waaronder de Belastingdienst zullen in de overgangsperiode totdat alle gemeenten aangesloten zijn op de LV WOZ nog gebruik maken van bestanden. Zodra 10

een gemeente is aangesloten op de LV WOZ, wordt dit bestand door de LV WOZ gegenereerd en (middels FTP) beschikbaar gesteld aan de afnemers. Leveranciers belastingapplicaties Het aansluiten van de gemeenten verloopt via de leveranciers. Zij dienen de software aan te passen aan de technische vereisten vanuit de LV WOZ. Met alle betreffende leveranciers is gesproken. Allen geven aan dat benodigde ontwikkeling gestart is. Een verschil kan gemaakt worden tussen leveranciers die totaal leverancier zijn (ze bieden voor bijna alle gemeentelijke processen ondersteuning) en leveranciers die een beperkter productaanbod hebben en zich veel meer op de WOZ /vastgoedadministratie en WOZ taxaties richten. Voor de totaal leveranciers geldt dat de doorwerking van de LV WOZ in al hun modules bekeken moet worden. De complexiteit voor de ontwikkeling is hiermee groter. Tevens dienen deze leveranciers ook andere innovaties door te voeren, waaronder de bouwstenen uit het inup. Het risico bestaat dat ontwikkeling hiermee langer duurt. Ontwikkeling van de releases loopt en/of is ingepland voor uitlevering begin 2013. Nadere uitwerkingen van de vereisten aan de techniek lopen per eind september nog. Zo zijn alle gebeurtenissen helder, een uitwerking naar de technische verwerking wordt middels een werkgroep opgepakt. De conformiteitstoets is ten tijde van het uitvoeren van deze impactanalyse nog niet gereed. Hierdoor kunnen leveranciers nog niet toetsen of hun applicaties geheel voldoen aan de vereisten. Oplevering van het systeem om de formele conformiteitstoets te kunnen uitvoeren, is gepland voor januari 2013. Wel wordt eerder getest of de conformiteitstoets werkt. Met alle leveranciers van belasting /WOZ applicaties is gesproken over de planning voor het beschikbaar hebben van de release voor gemeenten. Elke leverancier werkt toe naar uiterlijk de voorjaarsrelease 2013. Dit houdt in dat er dan zo n driekwart jaar is voor het uitrollen van de release bij de klanten. Voor twee leveranciers wordt hier een risico voorzien. Zij hebben veel klanten die allen de release moeten afnemen, hierin kunnen ze niet door de leverancier gedwongen worden. Ervaring uit het verleden leert dat veel klanten niet direct migreren als er een nieuwe release is 2. De doorlooptijd van uitrol duurt in de regel zo n twee jaar. Dat is fors langer dan de nu beschikbare tijd. Tevens is het niet mogelijk om alle klanten op hetzelfde moment te migreren vanwege de benodigde capaciteit aan de kant van de leverancier (technisch, maar ook training ten aanzien van de nieuwe werkwijze applicatie / gebeurtenisgericht werken). Digikoppeling Behalve een nieuwe release dient een gemeente ook te voorzien in een Digikoppeling aansluiting. Deze moet voldoen aan ebms en WUS. Niet alle leveranciers leveren bij de nieuwe release ook de vereiste Digikoppeling. In de meeste gevallen dient de gemeente dit separaat te verzorgen. Mogelijk is er al een Digikoppeling, ongeveer een derde van de gemeente beschikt hier al over voor de communicatie met het Omgevingsloket Online. Dit betreft dan meestal enkel de ebms koppeling zodat een aanvulling nodig is. Uit de enquête blijkt dat ruim de helft van de respondenten niet weten of ze aan de vereisten t.a.v. Digikoppeling voldoen of niet. 2 Redenen liggen in het feit dat veel klanten willen wachten totdat mogelijke kinderziektes uit de systemen zijn. Ook zijn er perioden in het jaar dat klanten liever niet willen migreren vanwege vakanties (gedurende de zomer), voorbereiding beschikkingronde (november februari) en verwerken beroepen/bezwaren (februari april). 11

Er zijn twee mogelijkheden om Digikoppeling aan te leggen. Of direct tussen de belastingapplicatie en de LV WOZ. Of via de gegevensmakelaar. In dat laatste geval kan Digikoppeling ook voor andere processen gebruikt worden. Dan wordt echt meervoudig gebruik gemaakt van één generieke voorziening/aansluiting. Op die wijze aansluiten is echter wel complexer en omvangrijker en dus vaak duurder voor gemeenten. Om snelheid te behalen zou de keuze voor de eerste optie gemaakt kunnen worden (aangegeven is dat dit in 24 uur geregeld kan zijn mits de gemeente dit geheel door een leverancier laat verzorgen). Voor gemeenten is het goed om inzicht te krijgen in het feit dat er twee opties zijn opdat ze een bewuste keuze kunnen maken. 3.4 Implementeerbaarheid en ondersteuningsbehoefte Voor de implementeerbaarheid wordt aangesloten bij het wetsvoorstel zoals dat nu voorligt bij de Raad van State. Na advies aldaar wordt hij aan de Tweede Kamer aangeboden. Verwacht wordt dat het voorstel zonder bijzonderheden wordt aangenomen waardoor er geen aanvullende belemmeringen komen ten aanzien van de implementeerbaarheid. Gemeenten zijn in grote mate afhankelijk van hun leverancier om de LV WOZ op een goede wijze te implementeren. Daarnaast hebben gemeenten zelf een verantwoordelijkheid op het gebied van het aanpassen van werkprocessen, training/opleiding van medewerkers en het verzorgen van de juiste vereisten ten aanzien van Digikoppeling. Veelal ondersteunt de leverancier in al deze zaken. Bij de initiële vulling is gesteld dat de historie vanaf 2009 meegenomen moet worden. Voor een deel van de gemeenten kan dit een probleem opleveren. Met name indien een gemeente onlangs een herindeling heeft gehad, of indien de uitvoering (recent) door een externe partij is overgenomen. In niet alle gevallen is deze informatie dan voorhanden. In voorkomende gevallen is als procesafspraak opgenomen dat deze gegevens dan niet meegeleverd worden bij de initiële vulling. Indien er nog wel wijzigingen op waarden plaatsvinden voor een periode waarvoor de gemeente geen gegevens heeft aangeleverd aan de LV WOZ, dan dienen die wel (handmatig) gemuteerd te worden door de betreffende gemeente zelf. Ook de levering van deze gewijzigde gegevens aan de afnemers moet de gemeente dan zelf verzorgen buiten de LV WOZ om (bijvoorbeeld apart Stuf WOZ bestand aanmaken en verzenden). In de uitgevoerde enquête via internet is gevraagd aan gemeenten welke ondersteuningsbehoefte ze ondervinden. Deze betreft ondermeer het volgende: Informeren wat een gemeente exact moet doen/weten; projectplan; blauwdruk voor niveau bestuurder t/m uitvoerder Bestuurlijke urgentie: die wordt momenteel vaak nog als te weinig gezien terwijl dit nodig wordt geacht om de vereiste budgetten en tijd te krijgen Handjes en geld voor de uitvoering Ondersteuning in contact tussen uitvoeringsorganisatie en gemeente om zorg te dragen dat de gemeente weet wat zij moet doen voor gegevensleveringen en datakwaliteit 12

3.5 Kosten en Baten Invoering van de LV WOZ brengt kosten met zich mee. Zichtbare kosten zijn diegenen waarvoor geoffreerd wordt: nieuwe release én Digikoppeling. Opgemerkt wordt dat Digikoppeling niet enkel en alleen voor de LV WOZ gebruikt hoeft te worden. Hij is wel noodzakelijk, maar juist door Digikoppeling te gebruiken is de gemeente in staat om ook andere koppelingen te leggen zonder dan weer een investering te hoeven doen. Gesteld kan worden dat de kosten voor Digikoppeling dan ook niet volledig ten laste hoeven te komen aan het project voor aansluiting op de LV WOZ. Wel dienen de kosten gemaakt te worden (tenzij de gemeente hier reeds over beschikt). Ook voor de nieuwe release wordt aangemerkt dat vervanging van applicaties periodiek plaats vindt en dat de wijzigingen zorgen dat de belastingapplicatie passend wordt binnen het stelsel van basisregistraties waar naartoe gewerkt wordt. Kosten voor de release vallen dan wel nu, maar dienen meer doelen dan puur aansluiten op de LV WOZ. Aanvullende kosten die de gemeente maakt betreffen de interne kosten. Dit betreft interne uren, projectkosten en mogelijke conversiekosten. Het is nog niet inzichtelijk wat de kosten voor de gemeente precies inhouden, nog wat een realistische inschatting is. Wel zijn deze kosten van immens belang. Gemeenten zitten midden in een periode waar er stevig bezuinigd moet worden en van prioriteitstelling welke zaken wel en niet gedaan worden. De vraag is of gemeenten de keus maken om de LV WOZ tijdig (voor 1 1 2014) in te voeren. Gebleken is dat een deel van de gemeenten de LV WOZ nog niet in de begroting voor 2013 heeft staan (conform de gehouden enquête betreft dit ongeveer de helft van de gemeenten). Naast kosten zijn er ook de baten voor gemeenten. Deze bestaan ondermeer uit een efficiënt gegevensbeheer en het niet meer maandelijks hoeven leveren van bestanden. Ook het behandelen van aanvragen van andere afnemers zoals notaris en banken vervalt. Een kwantificering hiervan per gemeente is nog niet gemaakt. In de in 2010 opgestelde businesscase zijn de baten voor gemeenten gezamenlijk begroot op tussen de 6 en 16 miljoen over een looptijd van 10 jaar. Naast baten voor gemeenten zijn er baten voor afnemers van de gegevens. Zij hoeven niet meer maandelijkse bestanden te verwerken in hun eigen systemen, de tijdigheid van gegevens is groter en de LV WOZ schept een omgeving van waaruit de voorziene openbaarheid van de WOZ waarde kan worden verzorgd. Tevens wordt met de LV WOZ invulling gegeven aan een systeem ten aanzien van de openbaarheid van de WOZ waarde. Dit voorkomt de situatie dat gemeenten hier zelf een oplossing voor dient te ontwikkelen (eigen applicatie met inzage) of hier capaciteit voor dient vrij te maken (voor telefonische/digitale beantwoording van verzoeken voor de waarde). Vanuit het ministerie van Financiën is eind 2010 een kosten batenanalyse uitgevoerd. Hierin wordt ingegaan op de kosten en baten voor gemeenten. Daarbij zijn gemeenten als een groep gedefinieerd en is niet aangegeven wat dit per gemeente betekent. Baten zijn berekend in aantallen fte voor de totale groep gemeenten. Deze komen uit op 12 fte (besparing door het niet meer maken van maandelijkse bestanden) en aanvullend 23 fte door het niet meer leveren van gegevens aan notarissen, banken, etc. Totale maximale baten betreft dan 35 fte, verdeeld over alle gemeenten. De vraag is of deze baten gematerialiseerd kunnen worden. Voor gemeenten die de WOZ zelf uitvoeren waarschijnlijk niet, voor samenwerkingsverbanden mogelijk wel. Vanuit de kostenkant 13

lijkt geen rekening gehouden te zijn met de totale investeringskosten voor een nieuwe release. Dat is verdedigbaar aangezien op termijn gemeenten toch over moesten naar een nieuwe release om aan het sectormodel en het stelsel van basisregistraties te voldoen. Maar het gaat wel voorbij aan de noodzaak om nu deze investering te doen. Vanuit de gehouden enquête blijkt dat niet alle gemeenten duidelijk hebben wat de kosten en baten zijn. Andere gemeenten geven aan baten te zien: geen bestanden meer maken, lean werkproces, besparen op kosten WOZ beheer en minder telefonische vragen/emails van notarissen/banken/verzekeraars. Als kosten worden gezien: nieuwe release, digikoppeling, training en opleiding, wijzigen werkprocessen en de koppeling BAG WOZ. Inzicht in de kosten en baten per gemeente geeft duidelijkheid waar ze aan toe zijn. Het geeft een gemeente ook een handvat om de benodigde budgetten te reserveren. Meer inzicht in de financiële impact die de LV WOZ heeft kan mogelijk helpen om de keuze van gemeenten om de LV WOZ al dan niet tijdig in te voeren positief te laten omslaan. 3.6 Communicatie Nog niet altijd staat scherp bij gemeenten op het netvlies wat er precies moet gebeuren voor aansluiting op de LV WOZ. Tevens blijkt dat bij de afdeling belastingen vaak bekend is dat de LV WOZ eraan komt, maar dat niet altijd afgestemd is met de interne informatievoorziening. Gerichte communicatie over de impact op gemeenten helpt. Aandachtspunten hierbij zijn: Vereiste van nieuwe release opdrachtgeverschap richting leverancier Vereiste van Digikoppeling (ebms en WUS) inkopen en inbedden binnen gemeentelijke architectuur Doorwerking gebeurtenisgericht werken aandacht nodig voor training en opleiding van medewerkers Afhankelijkheid andere doelstellingen vanuit Operatie NUP, zoals de BAG WOZ koppeling Inzicht in kosten/baten voor de gemeente zorgen voor benodigde middelen in de begroting Inzicht in baten voor afnemers Inzicht in bijdrage in baten binnen het Stelsel van Basisregistraties Inzicht in de te doorlopen stappen voor gemeenten Naast communicatie vanuit het Ministerie van Financiën, de Waarderingskamer en het Kadaster kan er ook via en met de leveranciers en gebruikersverenigingen samengewerkt worden om gemeenten op de LV WOZ te wijzen. Leveranciers hebben een belangrijke rol bij het beschikbaar stellen van de nieuwe release en het trainen van medewerkers om via de nieuwe werkwijze te werken. 14

3.7 Specifieke aandachtspunten Vanuit de opdrachtgever zijn enkele specifieke aandachtspunten voor deze impactanalyse meegegeven, zie paragraaf 1.2. Hieronder volgt per aandachtspunt dat nog niet in de bovenstaande paragrafen is behandeld de beantwoording. Kritische massa Gevraagd is naar de kritische massa om te gaan draaien met de LV WOZ. Het is lastig hier een eenduidig antwoord op te geven, mede doordat het begrip kritische massa niet nader gespecificeerd is en daarmee niet specifiek genoeg is. Wel kunnen enkele opmerkingen gemaakt worden. Gemeenten sluiten stuk voor stuk aan. Zodra een gemeente aangesloten is, behoeft deze gemeente geen maandelijkse bestanden meer te versturen. Het Kadaster verzorgt dit vanaf dat moment. Voor deze gemeente worden op dat moment de baten al behaald. Hiermee is het aanleveren aan de LV WOZ voor deze gemeente gereed. Bij het aansluiten in 2013 is het voor de gemeente direct mogelijk om de services van de LV WOZ te gebruiken, zoals de massale bevraging en de individuele bevraging (via webservice of webapplicatie). Alleen het gebruik van abonnementen (Digilevering) zal pas later beschikbaar zijn, als alle gemeenten zijn aangesloten. (NB: dit is niet voor elke gemeente relevant aangezien ze de gegevens vaak zelf al hebben, wel interessant is het als de WOZ uitbesteed is). Er zijn diverse gemeenten die aangesloten zijn op een samenwerkingsverband/private partijen. Het samenwerkingsverband dient dan de koppeling met de LV WOZ te leggen. Indien een samenwerkingsverband gereed is voor de LV WOZ, dan worden direct meerdere gemeenten tegelijk aangesloten. Tevens zijn er gemeenten die per 1 januari 2013 gaan aansluiten bij een samenwerkingsverband. In dit geval dient het samenwerkingsverband de WOZ uitvoering te integreren in het bestaande werkproces inclusief het gelijktrekken van de datakwaliteit van de verschillende aangesloten gemeenten. Dit kan volgens een van de grotere samenwerkingsverbanden tot een jaar doorlooptijd hebben. Deze integratie is voorwaardelijk voor het samenwerkingsverband om aan te kunnen sluiten op de LV WOZ. Indien veel gemeenten toetreden tot een samenwerkingsverband kan dit leiden tot een latere aansluiting van deze gemeenten/het samenwerkingsverband op de LV WOZ. Afnemers hebben verschillend gereageerd op de komst van de LV WOZ. Enkele vinden een periode waarin ze deels afname uit de LV WOZ hebben en deels via bestanden geen probleem. Anderen willen slechts één aanlevermethode en wachten totdat de laatste gemeente aangesloten is. Voor een waterschap geldt dat enkel de gemeenten in hetzelfde verzorgingsgebied relevant zijn. Zodra die gemeenten over zijn, kan ook het waterschap geheel gebruik gaan maken van de LV WOZ. Voor bijvoorbeeld de Belastingdienst geldt dat alle gemeenten aangesloten moeten zijn voordat alle informatie uit de LV WOZ gehaald kan worden. Tevens zullen afnemers mogelijk wachten met het gebruik maken van geautomatiseerde berichtenverwerking via Digilevering en met bevragingen totdat de LV WOZ geheel gevuld is. De planning die met gemeenten en leveranciers opgesteld wordt, kan inzicht geven in welke gemeente wanneer aansluit en daarmee inzicht in afnemers wanneer de voor hen relevante gemeenten aangesloten zijn. 15

MijnOverheid.nl Gevraagd is of MijnOverheid.nl randvoorwaardelijk is voor implementatie van de LV WOZ. Dit is door geen enkele gesprekspartner aangegeven als een voorwaarde. Digilevering en Digimelding Het niet operationeel zijn van Digilevering en Digimelding kan tot problemen leiden. Dit probleem is voorzien door de opdrachtgever van de LV WOZ. De aannemende partijen die de ontwikkeling van de LV WOZ voor hun rekening nemen hebben aangegeven dat als onderdeel van hun contract geldt dat zij in een voorziening moeten voorzien in het geval Digilevering en Digimelding niet tijdig beschikbaar zijn. Mogelijk kan dit tot planningsproblemen leiden. Vooralsnog hebben de ontwikkelende partijen aangegeven dat het binnen de planning past. Digilevering is met name van belang voor afnemers. Opgemerkt is dat indien een samenwerkingsverband de afhandeling van de WOZ voor haar rekening neemt, Digilevering mogelijk gebruikt kan worden om de gemeente toegang te geven tot de gegevens. In het kader van de Wet WOZ gebruiken Belastingdienst en waterschappen nu andere kanalen om hun terugmeldingen aan de WOZ bronhouder te doen. Wanneer Digimelding nog niet beschikbaar is, kunnen deze bestaande kanalen in de richting van gemeenten vooralsnog worden gebruikt. 16

4 Indicatie implementeerbaarheid en haalbaarheid verplichting 4.1 Indicatie (grootschalige) implementeerbaarheid Door geen van de partijen is aangegeven dat er een belemmering is die zorgt dat de LV WOZ niet kan worden geïmplementeerd. Positief geformuleerd: voorzien is dat de LV WOZ grootschalig kan worden geïmplementeerd. De grootste afhankelijkheid betreft het vermogen van de leveranciers van de applicaties om een release uit te brengen waarin de koppeling met en aanlevering aan de LV WOZ wordt gerealiseerd. Vanuit de leveranciers is voorzien dat dit gaat lukken. Met de leveranciers en de ontwikkelaar van de LV WOZ is met regelmaat contact. Ook worden nog opstaande punten op verzoek van leveranciers opgepakt en verder doorontwikkeld. Randvoorwaardelijk zijn de tijdige oplevering van de LV WOZ en het beschikbaar hebben van de conformiteitstoets zodat leveranciers tijdig kunnen testen of hun software voldoet. Dit laat onverlet dat bij gemeenten die in hun applicatielandschap veel componenten hebben van steeds verschillende leveranciers, het mogelijk is dat hier specifieke koppelvlak problematiek optreedt. Verwacht wordt dat de leveranciers in staat zijn dit op te lossen. Daarnaast dienen gemeenten de kwaliteit van de data op orde te hebben. Toetsing hiervan vindt plaats met de aansluittoets, de vereisten die hieruit voortkomen dienen zo vroeg mogelijk beschikbaar te zijn opdat gemeenten weten aan welke criteria ze moeten voldoen. Momenteel zijn deze vereisten nog niet exact bekend. Wel is aangegeven dat het de BAG id s betreft en een afstemming tussen deelobjecten BAG en WOZ. Onbekend is wanneer het goed genoeg is om de aansluittoets te halen. Gemeenten moeten zorgen voor voldoende capaciteit om aan de criteria te voldoen (voldoende fte met de juiste kennis en kunde). Ondersteunend werkt het goed als ervaringen van de eerste gemeenten die aansluiten beschikbaar komen. 4.2 Indicatie haalbaarheid verplichting Voor de haalbaarheid van de verplichting geldt een deadline van 1 1 2014. Deze datum hangt mede samen met de mogelijkheid dat vanaf deze datum de WOZ waarde van woningen openbaar wordt en gemeenten vanaf deze datum moeten kunnen voorzien om deze WOZ waarde van woningen beschikbaar te stellen. Door aansluiting op de LV WOZ voorziet een gemeente hierin, wanneer een gepland landelijk loket de gegevens uit de LV WOZ hiervoor kan gebruiken. Dat is het moment dat alle gemeenten dienen aan te leveren aan de LV WOZ. Hiertoe dienen de gemeenten aan de vereiste voorwaarden te voldoen. Een van de voorwaarden betreft het kunnen leveren aan de LV WOZ. Hiervoor is een release nodig vanuit de leverancier. Deze release komt conform verwachting van de leveranciers uiterlijk in het voorjaar van 2013. Een tweetal leveranciers heeft een groot aantal klanten. Deze klanten migreren vaak niet direct. In de regel duurt een uitrol zo n twee jaar. Ook is het niet mogelijk al deze klanten in een heel kort tijdsbestek te migreren (capaciteitsvraagstuk bij de leverancier). De nu beschikbare tijd 17

wordt dan ook als te kort gezien om alle gemeenten aangesloten te krijgen. Wel is er nu een wettelijke verplichting. Dit kan een positief effect hebben. Echter, bekend is dat er ook gemeenten zijn die het niet halen van een wettelijke verplichting niet altijd bezwaarlijk vinden. De gemeente moet bovendien gereed zijn met de voorbereiding. Dit houdt in dat de BAG WOZ koppeling gelegd moet zijn en de datakwaliteit op orde is. Op dit moment wordt hier nog hard aan gewerkt door gemeenten, waarbij bekend is dat niet alle gemeenten de BAG WOZ koppeling op de daarvoor vereiste deadline van 1 februari 2013 gereed hebben. Wel wordt hier de nodige extra aandacht aan te geven om te zorgen dat gemeenten dit zo snel mogelijk gereed hebben opdat dit geen bottleneck wordt voor de aansluiting op de LV WOZ. Gekeken kan worden op welke wijze versnelling aangebracht kan worden bij het aansluiten van alle gemeenten op de WOZ waar gemeenten aan moeten voldoen. Met specifieke actie kan het aantal gemeenten dat voor 1 1 2014 aansluit verhoogd worden. 18

5 Invoeringsstrategie De invoeringsstrategie betreft datgene wat vanuit het programma voor de LV WOZ wordt ondernomen voor de uitrol van de LV WOZ bij alle gemeenten. Dit zijn activiteiten die in samenspel tussen het ministerie van Financiën, de Waarderingskamer, het Kadaster, VNG en KING kunnen worden uitgevoerd. Deze activiteiten richten zich op gemeenten en partijen die namens de gemeenten de aansluiting op de LV WOZ verzorgen. Leveranciers zijn hierbij een belangrijke partij. In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke elementen terug dienen te komen in de te kiezen invoeringsstrategie en welke acties hierbij horen. Deze acties zijn tijdens de tweede bijeenkomst van de begeleidingscommissie vastgesteld. Communicatie Uit de impactanalyse is gebleken dat niet bij elke gemeente helder is wat er exact moet gebeuren en aan welke voorwaarden voldaan moet worden. Binnen het communicatieoffensief dient rekening gehouden te worden met de verschillende betrokkenen binnen de gemeentelijke organisatie. Enerzijds de bestuurder die op de hoogte moet zijn en het moet steunen. Anderzijds de inhoudelijk medewerkers (zowel vanuit de WOZ kant als vanuit de BAG en/of ICT kant) die moeten weten waar ze aan moeten voldoen. Het duidelijk naar voren brengen dat de LV WOZ een wettelijke verplichting is, kan zorgen voor meer urgentiebesef bij gemeenten. Duidelijkheid over aansluitcriteria (de aansluittoets) zijn essentieel. Naast de aandacht voor het aansluiten op de LV WOZ, dient ook voldoende aandacht te zijn voor het juiste gebruik. Immers, eenmalig aansluiten is te doen, wel moeten we zorgen dat er een toekomstbestendige situatie bestaat waar de gemeente het beheer goed heeft ingericht. Baten dienen benadrukt te worden. Vanuit de leveranciers is aangegeven dat ze missiewerk verwachten vanuit het ministerie. Anders komt alles op het bordje van de leverancier, terwijl de LV WOZ vanuit het ministerie is geïnitieerd. Plaats hierbij de LV WOZ binnen het bredere kader van het stelsel van basisregistraties en de generieke stelselvoorzieningen die daarvoor nodig zijn (met Digikoppeling en de vereisten voor de LV WOZ in het bijzonder). Maak afspraken wie welke boodschap verstuurt en met welke toonzetting. Zo ligt het meer voor de hand dat berichten vanuit KING gericht zijn op een ondersteunende toon van de uitvoerende ambtenaren, waar het ministerie dan wel de Waarderingskamer vanuit hun rol ook meer gebiedend kunnen zijn en de VNG meer de bestuurders kan toespreken via bijvoorbeeld een ledenbrief. Bij dit laatste kan ook het bredere perspectief van de baten van het stelsel meegenomen worden. In navolging van deze impactanalyse maken deze partijen afspraken over een communicatieagenda rondom de LV WOZ. Acties: Vereisten aansluittoets bekend maken (Waarderingskamer) Communicatie offensief richting gemeenten. Hierbij aandacht voor Digikoppeling, gebeurtenisgericht werken, budgetteren van kosten en kosten/baten (Ministerie van Financiën samen met mede overheden) 19

Missiewerk ten aanzien van belang LV WOZ in relatie met stelsel en generieke voorzieningen (Ministerie van Financiën met VNG voor ledenbrief richting bestuurders) Brede communicatie, naast belasting medewerkers ook i coördinatoren, e adviseurs en bestuurlijk niveau (mede ten aanzien van besluitvorming voor beschikbaar stellen budget). Zowel gericht op wat nodig is als op het enthousiasmeren van gemeenten (Ministerie van Financiën, samen met Waarderingskamer, VNG, KING) Planning van gemeenten Op dit moment is er nog geen inzicht in welke gemeente op welk moment wil aansluiten op de LV WOZ. In de enquête is wel een anonieme uitvraag gedaan. Hieruit blijkt dat een groot deel (bijna driekwart) van de gemeente nog niet weet of geen planning heeft wanneer aangesloten wordt op de nieuwe release. Nog niet bekend is welke gemeente met name benaderd dienen te worden om te versnellen. Een specifieke uitvraag kan gedaan worden om hier meer helderheid in te verschaffen. Dit is bijvoorbeeld ook gedaan in de i Versneller BAG WOZ, waardoor inzichtelijk is gemaakt welke gemeenten extra ondersteuning/aandacht nodig hebben. Vanuit de grote leveranciers gaat er waarschijnlijk met slots gewerkt worden waarbinnen gemeenten kunnen aansluiten. Dit ook om de ondersteuning vanuit de leverancier te kunnen leveren (capaciteit zo goed mogelijk inzetten en voorkomen dat alle gemeenten binnen één specifieke maand willen aansluiten). Ook vanuit de Waarderingskamer kan de planning inzichtelijk gemaakt worden, met name doordat alle gemeenten de aansluittoets moeten uitvoeren. Hiermee heeft de Waarderingskamer een duidelijk meetmoment in het proces. Afstemming van de planningen tussen gemeenten, leveranciers en Waarderingskamer kan wederom inzicht geven in die gemeenten waar extra aandacht nodig geacht wordt om ze tijdig aan te laten sluiten. Het gebruik van een monitor kan hierbij alle partijen helpen inzichtelijkheid te bieden. Een monitor, zoals KING deze in andere progamma s ook gebruikt, biedt overheidspartijen inzicht in de aansluiting, maar geeft ook gemeenten inzicht in de vorderingen in hun implementatietraject. Door de monitor periodiek bij te werken kunnen gemeenten vaststellen of ze op schema liggen en hun vorderingen vergelijken met andere gemeenten. Bij het uitvragen van de planningen dient daarnaast rekening gehouden te worden met de vereiste voorbereiding van gemeenten. Maak duidelijk wat een gemeente op orde moet hebben voordat het mogelijk is een release in productie te nemen en wat nodig is om daarna definitief aan te sluiten op de LV WOZ. Acties: Duidelijk maken wat gemeenten op orde moeten hebben (zie eerder genoemde actie rondom Stappenplan) Opvragen planningen overgaan op nieuwe release door gemeenten en waar nodig indelen in time slots (Leveranciers) Opvragen planningen gemeenten voor aansluiten op de LV WOZ en indelen in timeslots (Waarderingskamer) Afstemmen planningen gemeenten (Waarderingskamer met leveranciers) 20