Hankook 25 HOURS VW FUN CUP 12, 13 & 14 JULY 2019 TEAM INFO

Hankook 25 HOURS VW FUN CUP 12, 13 & 14 JULY 2019 TEAM INFO

AFTELLEN NAAR DE BESTE RACE VAN HET JAAR! U neemt deel aan de volgende editie van de Hankook 25 Hours VW Fun Cup? Hieronder vindt u belangrijke informatie en, zonder twijfel, antwoorden op uw vragen. Aarzel niet ook om het rubriek 'Documenten & Links' raad te plegen om andere nuttige documenten te vinden. TIMING De timing is beschikbaar in de rubriek 'Race Guide' van onze website of via deze link. INSCHRIJVINGEN TEAM U wil aan de start staan van de Hankook 25 Hours VW Fun Cup maar u bent nog niet ingeschreven? Aarzel niet langer en contacteer Vanessa Bouchat: vanessa@kronosevents.be of +32 494 517 091 INSCHRIJVINGEN RIJDERS Gelieve het inschrijvingsformulier in te vullen via deze link. Het is verplicht om dit formulier in te vullen. Het formulier is een belangrijk document voor uw verzekering en met die informatie kunnen over jullie communiceren. Alle veranderingen in de bemanning na het versturen van het formulier kunnen per mail verzonden worden naar nathalie@kronosevents.be of ter plaatse tijdens de teammanagercontrole doorgegeven worden. Elke aanvraag om de teamnaam te veranderen, moet vermeld worden voor het einde van de administratieve controle (vrijdag 12/07 om 10u). Er wordt geen rekening gehouden met aanvragen die ons op een later ogenblik bereiken. Als u problemen hebt met het online formulier kunt u nathalie@kronosevents.be contacteren. PADDOCK De paddock is toegankelijk op: - Woensdag 10 juli 2019 Ingang via La Source: 10.00u tot 22.00u Ingang via Blanchimont: 9.00u tot middernacht Ingang via Ster: 24u/24 Tel: +32 81 63 23 80 2

OPGEPAST: alleen 'de strategische gebieden' zijn toegankelijk. Van 20u tot 22u zullen de F1- paddock en alle andere pitgarages open zijn. - Donderdag 11 juli 2019 Ingang via La Source: 7.00u tot middernacht Ingang via Blanchimont: 7.00u tot middernacht Ingang via Ster: 24u/24 - Alle andere dagen: Toegang Source: 7.00 uur tot middernacht (enkel zaterdag open 24u/24) Toegang Ster: 24/24 Toegang Blanchimont: 7.00u tot middernacht BELANGRIJK: Om alles veilig en ordelijk te houden, moet u noteren dat we voortaan GEEN ENKELE PRIVEWAGEN TOELATEN in de paddock vanaf vrijdag. Maar wees verzekerd, we zorgen voor voldoende parking, dicht bij de paddock, en er wordt een shuttleservice voorzien voor teams en rijders. Elke auto die zonder toelating geparkeerd staat in de paddock wordt systematisch verwijderd, op kosten van de eigenaar. Het is ook mogelijk voor de teams om hun eigen shuttles te organiseren (met wagens als Vans of SUV's). Die onafhankelijke shuttles moeten verplicht het traject en de stopplaatsen bepaald door de organisator respecteren. In de enveloppe met de pass zit eveneens een plan en een woordje uitleg. Voor elke aanvraag kunt u anais@kronosevents.be contacteren. Op de installatiedagen ligt de toegang van lichte vrachtwagens en dienstvoertuigen in de handen van de organisatie in functie van ieders benodigdheden. Op de andere dagen, en als u verplicht materiaal moet lossen in de paddock of aan uw pitgarage, moet u zich aanmelden aan het secretariaat om een 'Loading Pass' op te halen met een MAXIMALE GELDIGHEID VAN 2 UUR (120 minuten). Er wordt een waarborg van 150 cash gevraagd. Opgepast: eens u de deadline van twee uur overschrijdt, is de waarborg verloren en wordt uw wagen op eigen kosten weggesleept. Voorzie uw behoeften en spaar tijd: zend een e-mail aan anais@kronosevents.be op voorhand voor 5 juli 2019. Voor uw cateraars wordt ook een specifieke pass afgegeven. Die pass geeft hem toegang tot in de paddock om te laden en lossen. Ze kunnen achter de box van hun team blijven staan, maar alleen als de ruimte door de organisatie voldoende geacht wordt. Eens te meer, voorzie uw behoeften en stuur uw aanvragen vooraf naar anais@kronosevents.be voor 5 juli 2019. Belangrijke informatie: geen enkel voertuig wordt in de paddock toegelaten op zaterdag tussen 12u en 17.30 uur! (op uitzondering van de nevenraces binnenin de paddock) Tel: +32 81 63 23 80 3

WELCOME Het Welcome Center zal in het Hotel de la Source (Route du Circuit 22, 4970 Stavelot) georganiseerd worden. Zorg er bij uw aankomst voor dat uw auto op de parking van het hotel blijft staan of aan de lagergelegen muur. De plaatsen voor de ingang zijn immers voor personen met beperkte mobiliteit gereserveerd! Een bewegwijzering zal u toelaten om u te begeven naar de juiste plek. Het Welcome Center zal toegankelijk zijn op: Woensdag 10 juli 2019: van 9u tot 21u Donderdag 11 juli: van 7u tot 20u30 Vrijdag 12 juli: van 7u tot 20u Zaterdag 13 juli: van 7u tot 20u Zondag 14 juli: van 6u tot 14u Buiten die uren is het nutteloos om aan de receptie van het hotel aan te melden, aangezien zij niets te maken hebben met onze organisatie. Elke ingeschreven auto beschikt over een omslag met enkele car pass. De inhoud van die omslag wordt binnenkort doorgegeven. U kunt enveloppes voor uw gasten aan onze medewerkers ter plaatse achterlaten alleen als het aantal omslagen niet groter is dan 15! Als u meer dan 15 omslagen hebt, vragen we om contact met ons op te nemen en een persoon van uw team in het Welcome Center te plaatsen om uw pasjes door te geven. Voor alle vragen hierover kunt u een e-mail sturen naar anais@kronosevents.be, zodat we de ontvangstzone optimaal kunnen organiseren. PITBOXEN EN SLEUTELS De sleutels van de pitboxen kunnen afgehaald worden in het Paddock Office (Pitlane Endurance - Gelijkvloers van Endurance-toren) op: Woensdag 10 juli 2019 van 10.00u tot 22.00u Donderdag 11 juli 2019 van 7.00u tot 10.00u Er wordt een cash waarborg gevraagd van 300 per box in de Endurance-pitlane en 500 per pitbox in de F1-pitlane. Tel: +32 81 63 23 80 4

We vragen u om extreem waakzaam te zijn bij uw aankomst in de box. Vergeet niet om eventuele schade onmiddellijk te melden aan de verantwoordelijke persoon, anders wordt die schade aan u gefactureerd. Bij de teruggave van de sleutels raden wij u ten stelligste aan om een bewijs te vragen aan het circuit dat de pitgarage in orde was. Kronos Events kan niet verantwoordelijk gehouden worden als die schade wordt gefactureerd. De teruggave van de sleutels en de inspectie van de garages gebeurt op zondag 14 juli van 18.00u tot 22.00u. Als u een aangename en comfortabele 25H wil doorbrengen, gelieve dan uw wensen en informatie door te geven over het aantal auto's, uw structuur en de pitgarages aan laurent@kronosevents.be. BRANDSTOF BELANGRIJK: voor wagens uitgerust met een dieselmotor vragen we om de benzinedop geel te verven. Om de hele operatie vlot te laten verlopen, moet iedere ingeschreven wagen een waarborg betalen voor vrijdag 5 juli 2019. Waarborg brandstof voor dieselmotoren: 1500/ wagen Waarborg brandstof voor benzinemotoren: 2000/ wagen Betaling uitsluitend via deze rekening: KRONOS EVENTS Bank: BNP PARIBAS FORTIS Montagne du Parc, 3 1000 Brussel Belgium IBAN: BE86 0016 6889 0050 BIC: GEBABEBB Met vermelding: 'Voorschot benzine 25 Hours auto n XX benzine of diesel' Enkele dagen na de wedstrijd wordt de precieze afrekening doorgestuurd naar iedere deelnemer, in functie van het aantal verbruikte liters en per startnummer. Tijdens uw afspraak met het secretariaat geeft u het rekeningnummer door waaraan Kronos Events eventueel moet terugstorten. Die waarborg kan ook gebruikt worden om andere eventuele kosten te dekken (armband, aansluiting Belgian VW Club, bepaalde schade...). Er wordt u weldra een gedetailleerd document opgestuurd met alle nodige informatie over de brandstof. De benzinenota is beschikbaar hier. Tel: +32 81 63 23 80 5

VERANTWOORDELIJKHEID RIJDER Elke piloot is verantwoordelijk voor zijn daden en voor de eventuele schade aan de infrastructuur (o.a. vangrails) en dient de veroorzaakte schade te vergoeden. ADMINISTRATIEVE CONTROLE - Voor de rijders: Donderdag 11 juli 10u - 17.30u Vrijdag 12 juli 08u - 10u ENKEL MET DEROGATIE Licentiecontrole: Pit Building F1 - Lokaal 127 Chip-controle: Pit Building - Lokaal 115 Kledingcontrole: Pitlane F1 - Box 2 Belgian VW Club Controle: Pit Building F1 - Lokaal 115 Over enkele dagen communiceren we spoedig meer uitleg over de organisatie van de administratieve controles. Vergeet niet om uw persoonlijke transponder mee te nemen (Driver ID)! Jullie ontvangen de nodige armbandjes voor het weekend tijdens de administratieve controle. Tijdens de controle moeten de rijders een persoonlijke en unieke transponder afhalen die ze moeten vastmaken aan hun pols. Ze moeten daarvoor de som van 15 euro betalen. Die transponder wordt voor het volledige seizoen toegewezen aan de rijder. Hij wordt geleverd samen met verschillende papieren armbanden, met als doel de transponder op zijn plaats te houden. Die techniek kan aantonen welke rijder op welk moment aan het stuur zit. Opgelet! Elke vorm van bedrog zal ernstig worden gestraft (boete van minimaal 1000 en intrekken van de vergunning). Als de transponder verloren gaat of buiten werking is, kan een nieuw exemplaar aangekocht worden aan hetzelfde tarief. Bewaar de transponder dus op een veilige plaats. Voor elke gerechtvaardigde uitzondering contacteert u Meeting Director Laurent Voogt: laurent@kronosevents.be - Voor teammanagers: Let op dat uw documenten en betalingen op voorhand in orde zijn, zo zal u veel tijd winnen bij uw controle. U wordt enkele dagen voor de start van de race gecontacteerd om een afspraak vast te leggen. Een handig document is beschikbaar hier. Tel: +32 81 63 23 80 6

STICKERS We zullen een bevoorrading in lokaal 118/ (Pit Building F1) organiseren op woensdag vanaf 15u. Daarna zullen de sticker boys langskomen in de boxen. Ter herinnering, de plaatsing van de reclamestickers op de VW Fun Cup-auto is verplicht vanaf de vrije trainingen op donderdag 11 juli. TOP GUN De aanvragen moeten absoluut naar drivers@kronosevents.be gestuurd worden voor evaluatie van elke piloot die niet heeft deelgenomen de laatste drie jaar aan 25 Hours! Dat geldt ook voor Franse bemanningen! Ter herinnering, twee Top Gun-rijders zijn toegestaan in een team van minstens vier rijders. Bijlage te raadpleggen. PURE-KAMPIOENSCHAP De aanvragen moeten worden gedaan op voorhand per e-mail of ter plaatse tijdens de teammanagercontrole. De aanvragen worden niet in aanmerking genomen eens controleuren afgelopen zijn (dat wil zeggen vrijdag 12 juli, 10u ten laatste)! TECHNISCHE CONTROLE Donderdag 11 juli 10u - 17u30 Vrijdag 12 juli 09u - 11u ALLEEN BIJ WIJZE VAN UITZONDERING De technische controle zal in jullie pitboxen plaatsvinden. De weegschaal is beschikbaar in Box 2 (Pitlane F1). BRIEFINGS Donderdag 11 juli 2019 12.00u stipt Pit Building F1 - Lokaal 132 Teammanagers Die briefing is verplicht en heel belangrijk voor het goede verloop van de meeting. U moet uw aanwezigheid ondertekenen bij de ingang van het lokaal, vergeet niet alle auto's die u vertegenwoordigt te ondertekenen. Elke niet-gerechtvaardigde afwezigheid kan bestraft worden met een boete voorzien in het reglement! Vrijdag 12 juli 2019 10.00u stipt Hôtel de l'eau Rouge Drivers Briefing 16.00u stipt Pit Building F1 - lokaal 132 Teammanagers Biplaces Tel: +32 81 63 23 80 7

Iedere rijder moet aanwezig zijn en voor het begin van de briefing zijn elektronische armband dragen. Een rijder die niet getekend heeft, wordt als afwezig beschouwd en kan dus niet aan de wedstrijd deelnemen. Als het voor u onmogelijk is om aan de briefing deel te nemen, moet u een uitzondering aanvragen bij wedstrijddirecteur Laurent Voogt: laurent@kronosevents.be. Sluiting van aanvragen per e-mail: woensdag 10 juli, want het is heel moeilijk om ter plaatse aanvragen te behandelen! Elke aanvraag moet het volgende bevatten: de volledige naam van de rijder, het nummer van het licentie van de piloot, het nummer van de auto en de stappen waaraan hij kan niet deelnemen. ONE DAY LICENCE Voor dit evenement kent de RACB geen enkele daglicentie toe. Franse rijders kunnen met Domitie contact opnemen (d.myter@orange.fr). Opgelet! Rijders ouder dan 45 moeten een cardiologische test ondergaan! LIDMAATSCHAP BELGIAN VW CLUB Iedere Belgische rijder die deelneemt aan de race moet zich aansluiten bij de Belgian VW Club. U gaat als volgt te werk: - Schrijf u in als Lid-Piloot van de Belgian VW Club door het inschrijvingsformulier op de website www.belgianvwclub.be in te vullen en het bijhorende lidgeld van 50 te betalen. Het lidmaatschap is geldig tot het einde van het jaar. - Bij het aanvragen van uw RACB-vergunning, wat enkel nog mogelijk is online via www.racb.com, volstaat het de Belgian VW Club aan te duiden als renstal. Bent u in orde met uw lidmaatschap bij de Club, dan wordt de RACB automatisch op de hoogte gebracht. Voor alle bijkomende vragen, kan u contact opnemen met de Belgian VW Club: +32(0)2/640.80.14; info@belgianvwclub.be PASSAGIERSPAS Elke aanvraag voor een passagierspas dient gericht te worden aan een vertegenwoordiger van RACB Sport. De passagier moet: Zich aanmelden bij zijn/haar behandelende arts om een medisch attest te bekomen dat hem/haar geschikt verklaart voor het uitoefenen van autosport. Ter plaatse een weekendpas van 60 kopen die de persoonlijke verzekering vormt. Tel: +32 81 63 23 80 8

Op zijn erewoord verklaren dat hij/zij aan geen enkele aandoening lijdt die van die aard is dat zijn/haar gezondheidstoestand kan verslechteren in het kader van een sportevenement. Een afstand van verhaal tekenen. Opgelet! Die pas wordt alleen afgeleverd aan personen die minstens 16 jaar oud zijn. De passagiers dienen aan dezelfde veiligheidsvoorschriften te voldoen als de piloten en zullen bijgevolg ook uitgerust dienen te zijn met een overal, helm, HANS -systeem, brandveilig ondergoed, enz. Er zal een dokter op het circuit zijn om het verplichte attest te leveren indien nodig. Tijdens deze uren is het mogelijk om de pass op te halen (lokaal 127) en de dokter te bezoeken voor het medische attest in lokaal 114: Vrijdag 12 juli: 10u - 13u Zaterdag 13 juli: 8u - 12u / 13u - 18u / 19u - 22u Zondag 14 juli: 7u30-12u / 13u - 16u PAYING PRACTICE Donderdag 11 juli 2019 09.00u - 12.00u: All Competition Cars - 400 excl. 6% btw 13.00u 16.55u: Only VW Fun Cup 650 excl. 6% btw Download het formulier hier. Opgepast: deelnemende rijders moeten de administratieve controle afleggen alvorens toegang te krijgen tot het circuit (voor de namiddagsessie). Geen armband = geblokkeerd in de pitlane! Op woensdag tussen 17u en 18.30u kunnen de rijders die al ter plaatse zijn hun chip en armband krijgen (wat betekent dat ze toch hun licentiecontrole moeten afleggen op donderdag!) Als u passagiers (rijders of niet) heeft die tijdens de vrije trainingen een codrive willen meemaken, moeten ze zich aanmelden in lokaal 115 (Pit Building F1) om te voldoen aan de administratieve formaliteiten en een armband te ontvangen. Ter herinnering, passagiers moeten zich vanaf vrijdag aanmelden in lokaal 127! Tel: +32 81 63 23 80 9

RADIO & COMMUNICATIE Zoals altijd bieden we de mogelijkheid in de VW Fun Cup om informatie te ontvangen van de racedirectie. De radio's worden op voorhand afgesteld, u moet dus geen licentie aanvragen aangezien u zelf niet uitzendt. Indien u nog geen radio bezit, kunt u er één aanschaffen ter plaatse voor de prijs van 130 btw inbegrepen. Als u geïnteresseerd bent, stuurt u voor 8 juli een e-mail naar nathalie@kronosevents.be. We geven de radio's aan de teammanagers bij hun aanmelding op de administratieve controle die plaatsvindt op donderdag 11 juli van 14.00u tot 18.00u. Opgelet! De voorraad ter plaatse is beperkt. Vergeet ook niet om het BIPT te verwittigen voor het gebruik van uw andere radio's via deze link. APERO Kruis deze datum aan in uw agenda's: donderdag 12 juli om 18u @ Fun Club (Paddock Rood) voor een leuke avond met een hapje en een drankje! We zien jullie met veel plezier terug tijdens de 22ste editie van de Hankook 25 Hours VW Fun Cup! Tel: +32 81 63 23 80 10