Verslag vergadering 06-05-2010

Verslag vergadering 06-05-2010 LOCATIE: refter 't Haegje TIJDSTIP: 20h30 AANWEZIGEN: Ellen Camerlinck (penningmeester; EC), Peter De Cat (secretaris; PDC), An Sevenants (AS), Inge Vranckx (juf. 6e leerjaar; IV), Sandra Van Berlamont (juf. 2e kleuterklas; SVB), Valéry Liekens (4e & 5e leerjaar Wespelaar+ zorg; VL) VERONTSCHULDIGD: Sven De Mey (voorzitter; SDM), Daniël De Jaeger (directeur; DDJ) AFWEZIGEN: Agendapunten: 1.Goedkeuring van de agenda:...1 2.Schoolfeest:...2 3.Speelplaats:...4 4.Belastingsaangifte...5 5.Verzekering...6 6.Lidmaatschap Vlaamse Confederatie voor OuderVerenigingen (VCOV):...6 7.Financieel overzicht april 2010:...6 8. Varia:...7 9. Volgende vergadering:...8 Gebruikte afkortingen: AI = Action item OC = oudercomité De vergadering begint om 20h45. AS heeft weer een hele doos lekkere dingen bij... 1. Goedkeuring van de agenda: P a g i n a 1

De agenda is zonder wijzigingen goedgekeurd. 2. Schoolfeest: Programmaboekje: Er wordt een programmaboekje gemaakt door de leden van de werkgroep schoolfeest dat aan de kassa gaat liggen met een mandje erbij voor een vrijwillige bijdrage. Sponsoring: Er wordt een mogelijkheid voor publiciteit aangeboden in de zaal (projectie tijdens de pauze) of in het programmaboekje voor een vrije gift vanaf 20 (of equivalent in natura). De brief voor de vraag naar sponsoring wordt ten laatste op maandag 10-05-2010 met de kinderen meegegeven. De kaartjes voor de sponsoring zijn te bezorgen (door afgave of per e-mail) aan IV ten laatste op maandag 17 mei 2010. AS stelt voor om naar brouwerij Haacht te gaan of ze willen sponsoren d.m.v. een aantal bakken bier. AI IV, VL & SVB: maken van programmaboekje voor musical AI AS: vragen of brouwerij Haacht wil sponsoren met een aantal bakken bier Hulp ouders: Er werd reeds een voorstel voor de brief voor de vraag van de hulp van de ouders aangemaakt door SDM. Er werd besloten om enkel te vragen tijdens welke shiften de ouders willen komen helpen en dus niet naar de voorkeur qua taken om te vermijden dat iedereen dezelfde taken zou opgeven zodat er bijgevolg toch geen rekening gehouden zou kunnen worden met de geuitte voorkeuren. Indien gewenst kunnen de aanwezige helpers ter plekke nog altijd onderling van taak wisselen. De brief voor de vraag naar helpende ouders wordt ten laatste op maandag 10-05-2010 met de kinderen meegegeven. Er zal op de briefjes vermeld worden dat er bij voorkeur naar de secretaris gemaild wordt, maar de ingevulde strookjes kunnen ook via de kinderen aan de juffen meegegeven worden. SVB gaat de briefjes verzamelen en in de boekentas van Sien (oudste dochter van PDC) steken. Aangezien het decor wordt opgebouwd in het Breughel's Gasthof op maandag 24-05-2010 vanaf 10 uur moet dat ook vermeld worden als mogelijk hulpmoment. P a g i n a 2

AI EC: briefje voor sponsoring + hulp ouders afwerken tegen 07-05-2010 en doorsturen. AI SVB: verzamelen ingevulde strookjes hulp ouders en in boekentas Sien De Cat laten steken AI PDC: opstellen werkschema schoolfeest op basis van reacties ouders (en leden OC!) Verdeling van de hulp: schoolpersoneel: achter de schermen ouders: opbouwen, inkom, vestaire, bar (tappen/doorgeven/afwassen), hotdogs, opruimen Er wordt opgemerkt dat al zo goed als alle leerkrachten al ingezet zijn voor bepaalde taken maar dat de leerkrachten wiens klasoptreden al voorbij is bv. nog kunnen helpen bij de klassen die nog moeten komen. EC is eens gaan informeren bij de buurtwinkel Horeca Subli om na te gaan of het mogelijk zou zijn om onze aankopen eventueel daar te gaan doen. Alles wat nog gesloten is kan teruggebracht worden. Als we een lijst met benodigdheden binnenbrengen, dan zal de eigenaar er een prijs opzetten. Je kan er vanalles krijgen: drank, sauzen, tafellakens, servetten, broodjes, sandwichen, chips... We kunnen er m.a.w. alles krijgen wat we nodig hebben. Er wordt voorgesteld oom ook ijsjes (en een vriezer) te voorzien. We gaan ook eens prijs vragen voor koffie, maar indien het bij hun niet mogelijk zou zijn om ook kopjes en perculatoren te gebruiken is het waarschijnlijk wenselijk om de koffie terug bij Java te bestellen via DDJ (hij heeft er connecties ). Voorstel voor lijst van benodigdheden: cola cola light plat water bruisend water gele limonade P a g i n a 3

ice tea Koffie primus keizer karel (donker) mystic kriek hot dogs (met broodjes, ketchup, mosterd, servetten) ijsjes (met vriezer) chips (zout, paprika, pickles) AI PDC: de hoeveelheden die we besteld hebben voor de bar van de Halloweentocht nagaan en doormailen naar EC. AI EC: lijst voor benodigdheden binnenbrengen bij Subli op vrijdag 07-05-2010 en navragen of we via hen ook kopjes, percolator (voor koffie) en glazen (voor drank) kunnen krijgen. AI EC: de benodigdheden aankopen bij Subli en/of Colruyt AI DDJ: indien nodig, koffie en bijbehoren bestellen bij Java. Het idee om donuts te geven aan de acteurs tijdens de pauze was oorspronkelijk gebaseerd op een misverstand, maar wordt uiteindelijk toch als beste optie beschouwd (kan direct met de kinderen meegegeven worden als ze van het podium komen, kruimelt weinig,...). We zullen een kleine donut geven aan de kinderen t.e.m. het 2e leerjaar, en een grote donut voor de kinderen vanaf het 3e leerjaar. Het gaat om donuts ZONDER chocolade! AI IV: het aantal kinderen dat meedoet aan de musical doormailen naar AS AI EC: nakijken of er nog een prijslijst van vorige activiteit is. Vestiaire: We zullen 0.5 vragen voor het gebruik van de vestiaire waarvoor we bonnekes zoals voor de drank gaan gebruiken maar dan met een andere kleur. Er zijn geen kapstokken nodig. AI EC: nakijken of er nog genoeg bonnekes zijn voor verkoop drank + vestiaire 3. Speelplaats: P a g i n a 4

De zandbak is verwijderd. Het zou handig zijn mocht er volgende vergadering iemand van de werkgroep Speelplaats komen naar de vergadering van het OC om de verschillende mogelijkheden en de keuze voor de voorgestelde speeltuigen toe te lichten. Het was voor de aanwezigen niet volledig duidelijk welk budget er voor de opfrissing van de speelplaats voorzien is, en of er verondersteld wordt dat het volledig door het OC gefinancierd wordt of niet. Er werd voorgesteld om na te gaan of er ook een budget kan voorzien worden voor een groot tuinhuis voor de kleuterschool (in het hoekske nabij de klas van Juf. Ilse waar er vroeger een draaimolen gestaan zou hebben) met daarin buitenspeelmateriaal voor tijdens de speeltijden (zoals ballen, fietskes, steppen,...). Er wordt ook opgemerkt dat grondschilderingen (zoals de stippen aan de kleuterklassen en de slak) een nieuwe schilderbeurt zouden kunnen gebruiken waardoor de speelplaats ook ineens opnieuw opgevrolijkt zou worden. Tijdens de grote vakantie zouden we ook eens de groene matten kunnen komen afspuiten. Het is mogelijk om via de jeugd/sportdienst van het gemeentehuis grote spellekes uit te lenen. We zouden dus kunnen overwegen om eens een aantal spelweken te organiseren. AI DDJ: leden werkgroep 'Speelplaats' uitnodigen voor volgende vergadering 4. Belastingsaangifte Op 19-04-2010 is er een aangetekende brief gestuurd naar Bernard Lemaître omdat er geen belastingsaangifte ingediend geweest is voor het aanslagjaar 2009 (inkomsten 2008). Daardoor zouden we een boete van 625 moeten betalen tenzij we binnen de maand kunnen argumenteren waarom de belastingsaangifte niet ingediend geweest is. Er is al een precedent en toen heeft Bernard Lemaître daar een brief voor opgesteld. Momenteel heeft onze huidige penningmeester, EC, geen gegevens van de financiële transacties van januari t.e.m. augustus 2008. IV gaat eens nakijken of zij die informatie thuis heeft en gaat dat zo snel mogelijk laten weten aan EC. Als IV de nodige informatie heeft, dan kunnen we een brief opstellen dat we de boekhouding van 2008 nu pas gekregen hebben, dat we ervan overtuigd waren dat de P a g i n a 5

belastingsaangifte ingediend was (ook al was dat blijkbaar niet zo) en dat we de belastingsaangifte zo snel mogelijk zullen opsturen. Er is nog niet echt een goede noodprocedure afgesproken voor in het geval IV de informatie niet zou vinden bij haar thuis... AI IV: nakijken of ze informatie financiën januari-augustus 2008 kan terugvinden AI EC: voorstel brief opstellen ter argumentatie niet indienen belastingsaangifte 5. Verzekering Tot op heden waren de mensen die kwamen helpen tijdens activiteiten van het OC verzekerd, maar die verzekering vervalt deze maand. Via Bernard Lemaître hebben we een overschrijving ontvangen voor de premie van een bijkomend (tot mei 2011). EC gaat deze premie betalen. 6. Lidmaatschap Vlaamse Confederatie voor OuderVerenigingen (VCOV): SDM ging meer informatie meebrengen naar deze vergadering, maar aangezien hij er niet is schuiven we dit agendapunt door naar de volgende vergadering. AI SDM: meer informatie over VCOV meebrengen tegen volgende vergadering 7. Financieel overzicht april 2010: Het financieel verslag van april 2010 wordt goedgekeurd. Belangrijke financiële transacties: Inkomsten: de subsidiesvoor Tutti Frutti zijn ontvangen ( 282,27). De subsidies moeten tijdig aangevraagd worden. Opbrengst opvang: 417 Uitgaven: Paasactie: 634.65 Loon Anita opvang Paaseieren school: 205.09 P a g i n a 6

Tutti Frutti: 2 x 42.40 Teambuilding Doe aan sport beurs: 227.50 Vanuit de gemeente werden nog steeds geen terugbetalingen gevorderd voor buitenschoolse activiteiten. Het muziekinstrumentenmuzeum heeft de 40 nog steeds niet teruggestord. EC heeft een overzicht gemaakt van alle activiteiten van dit schooljaar per klas waarbij er aangegeven wordt hoeveel er betaald werd door de verschillende partijen (OC, ouders, school). Aan de hand van dit overzicht kan dan nagegaan worden hoeveel het OC dit schooljaar bijgedragen heeft per leerling, en of dit ongeveer gelijk verdeeld is of niet. Het overzicht is echter nog niet volledig. EC gaat het volgende vergadering meebrengen zodat het aangevuld kan worden aan de hand van de input van de leerkrachten. We zullen op basis van dit overzicht dan beslissen welk budget per leerling we voorop zullen stellen voor volgend schooljaar. AI EC: huidige versie van activiteitenoverzicht meebrengen naar volgende vergadering AI leerkrachten: overzicht maken van de activiteiten van het schooljaar 2009-2010 (en eventueel al doormailen naar EC?) DDJ heeft het formulier voor de aanvraag van activiteiten aangepast zodat er nu ook een bijdrage van het OC kan aangevraagd worden. Dit formulier werd onlangs verspreid onder de leerkrachten. Zodoende kan de nieuwe procedure voor de aanvraag van activiteiten, zoals beschreven in het verslag van het OC van 01-04-2010, gestart worden. 8. Varia: Gent: Juf. Daisy gaat met haar klas (5e leerjaar) naar Gent op dindag 11-05-2010, hetgeen 5 per leerling zal kosten. Er wordt beslist dat het OC 2.5 per leerling zal bijdragen. P a g i n a 7

Opendeur: Juf. Daisy wilde graag weten of het OC bereid zou zijn om de toog in de refter open te houden tijdens de opendeur op woensdag 09-06-2010 van 18h tot 20h zodat de kunstwerken van de kinderen er opgehangen en bekeken kunnen worden. Het lijkt veel werk voor slechts 2 uren. Er wordt beslist dat de kunstwerken beter in de klassen opgehangen zouden worden. Skiklassen: Volgens de regels van Intersoc moger er 2 begeleidende leerkrachten meegaan vanaf 30 leerlingen, maar volgend schooljaar zijn er maar 24 leerlingen in het 6e leerjaar... Er is een precedent en toen werd de extra leerkracht door het OC betaald. Men denkt dat er in het geval er leerlingen bij zijn die meer zorg vereisen het wél mogelijk zou moeten zijn om een tweede begeleidende leerkracht mee te nemen. Er zou eens nagegaan moeten worden of dat wel degelijk zo is en of we daar dan ook gebruik van zouden kunnen maken volgend schooljaar. Website oudervereniging: Er wordt opgemerkt dat de website van de oudervereniging dringend eens zou geactualiseerd moeten worden. Momenteel staat er op het hoofdmenu enkel nog iets over de Halloween Avondwandeling maar er zou dringend iets moeten opkomen over de musical. AI SDM: iets over musical op website oudervereniging zetten PWA cheques: EC heeft contact opgenomen met Roos Van Loock. Momenteel hebben we PWA-ers met een inschrijvingsnummer via de v.z.w. van de oudervereniging en kunnen ze 45 uren aangesteld worden. De PWAactiviteitsuren worden echter opgetrokken naar 70 uren voor scholen (maar niet voor de gemeente). We zouden dus een inschrijvingsnummer via de school moeten nemen om er gebruik van te kunnen maken. DDJ moet dan wel akkoord zijn dat de inschrijving van de PWA-ers via de school kan gebeuren. AI EC: nagaan of de uitbereiding naar 70 PWA-activiteitsuren wel degelijk kan als het om een GEMEENTEschool gaat. 9. Volgende vergadering: P a g i n a 8

Donderdag 03-06-2010 om 20h30 in de refter van 't Haegje. Agendapunten voor volgende vergadering: Goedkeuring van de agenda Speelplaats (besteldatum en budget voor het speeltuigen beslissen) Schoolfeest (evaluatie) Belastingsaangifte (opvolging) Lidmaatschap Vlaamse Confederatie voor OuderVerenigingen (VCOV) Budget activiteiten per leerling voor schooljaar 2010-2011 Financieel overzicht mei 2010 Varia Bijkomende agendapunten kunnen op voorhand naar PDC doorgestuurd worden. De vergadering wordt afgesloten omstreeks 23h30. P a g i n a 9