Beleidsplan Oranje-Nassau 1. Samenvatting Sport levert prachtige momenten op en sport is leuk om te doen! Maar die mooie emoties die bij sport horen, kunnen ook omslaan in onsportief of ongewenst gedrag: de sporter die te agressief speelt, de scheidsrechter die belaagd wordt. Naast deze voorbeelden van agressie, is Nederland de afgelopen tijd ook geconfronteerd met (de ingrijpende gevolgen van) pesten en seksueel misbruik. Duidelijk is dat bovenstaande overal kan gebeuren en daarom vindt Oranje-Nassau het belangrijk om als vereniging met elkaar afspraken te maken over hoe we met elkaar om willen gaan. Vandaar dat Oranje-Nassau dit beleidskader heeft opgesteld om gewenst gedrag te stimuleren en ongewenst gedrag in en rondom sport aan te pakken. Het streven is dat bij Oranje-Nassau iedereen kan sporten in een sociaal veilige sportomgeving. Er zijn twee beleidskaders: Beleidskader Preventie Voorkomen is nog altijd beter dan problemen oplossen. Het beleidskader Preventie bestaat uit de volgende stappen: Stap 1: Zet het onderwerp op de agenda Stap 2: Maak samen omgangsregels Stap 3: Stel een Vertrouwenscontactpersoon (VCP) aan Stap 4: Informeer alle betrokkenen over het beleid Beleidskader Ongewenst gedrag Bij ongewenst gedrag kan het gaan om agressie aan de lijn, pesten, maar ook seksuele intimidatie. Ongewenst gedrag kan leiden tot meldingen bij de TeZa, maar ook tot een officiële klacht (van bijvoorbeeld een scheidsrechter bij het KNKV). Vanwege eventuele (juridische en financiële) consequenties is het belangrijk om onderscheid te maken tussen een geval waarbij sprake is van een officiële klacht of niet. Vandaar dat er twee stappenplannen zijn. Echter, in alle situaties is het belangrijk om te weten dat: - Het bestuur, de vertrouwenspersoon, de melder, maar ook de beschuldigde(n) altijd advies kunnen inwinnen bij de vertrouwenspersoon van de KNKV of de NOC*NSF. Stappenplan I: er wordt geen officiële klacht ingediend Stap 1: Sta de melder te woord, ga niet te diep in op wat wordt verteld en probeer je tijdens het gesprek een beeld te vormen over de situatie Stap 2: Verwijs de melder door naar de vertrouwenspersoon of informeer zelf de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon kan samen met de melder kijken welke stappen er mogelijk zijn en welke consequenties deze hebben. Stap 3: De vertrouwenspersoon informeert indien nodig de TeZa en/ of het bestuur. De TeZa kan eventueel zelf handelen. Hierbij moet wel gekeken worden naar de aard van het incident. Als het bijvoorbeeld om pesten gaat, zal de TeZa alleen zelf kunnen handelen als de aanmelder hiermee akkoord is. Belangrijk is om in zo n geval samen met de aanmelder te bepalen welke stappen worden genomen en hoe gecommuniceerd wordt.
Situatie II: er wordt een officiële klacht ingediend Indien er een formele klacht wordt ingediend of mogelijk sprake is van een strafbaar feit moet voorzichtiger gehandeld worden en moet er meer worden vastgelegd. In zulke gevallen worden de volgende stappen genomen: Stap 1: De vertrouwenspersoon wordt geïnformeerd Stap 2: De vertrouwenspersoon informeert het bestuur. Het bestuur; a. wijst 2 bestuurders/contactpersonen aan. In het geval van seksuele intimidatie gaat het bij voorkeur om een man en een vrouw. Alle communicatie loopt via deze 2 contactpersonen. b. zet het incident/onderwerp op de agenda van de bestuursvergadering en/of last direct een vergadering in. c. houd als bestuur een logboek bij van alle gebeurtenissen. d. gaat na of er direct bestuurlijke maatregelen genomen moeten worden. Stap 3: Bij vermoedens van strafbare feiten wordt zo snel mogelijk een informatief gesprek met de politie gevoerd. Stap 4: Isoleer het probleem door een voorlopige zwijgplicht na een melding in acht te houden voor het bestuur, de melder en eventuele anderen die op de hoogte zijn ten opzichte van derden. Een voorlopige zwijgplicht is nodig: a. Zodat er niet meer personen bij een zaak worden betrokken dan voor een zorgvuldige behandeling noodzakelijk is b. Er moet worden voorkomen dat geruchten ontstaan en iemand al bij voorbaat als schuldig wordt bestempeld c. Om te zorgen dat een eventuele strafrechtelijk procedure niet wordt belemmerd. 2. Uitwerking stappen 2.1 Preventie Stap 1 Zet het onderwerp op de agenda In de JAV van 2017 wordt sporten in een veilige omgeving op de agenda gezet. Er wordt tijdens de JAV een voorstel voor een kort stappenplan voorgesteld, zodat duidelijk is wat de afspraken zijn en welke stappen genomen kunnen worden als ongewenst gedrag ervaren of gezien wordt. Stap 2 Maak samen omgangsregels Als eerste is het belangrijk om met elkaar omgangsregels vast te stellen. Voorbeelden van omgangsregels zijn: - Ik accepteer en respecteer de ander zoals hij is en discrimineer niet. Iedereen telt mee binnen de vereniging. - Ik houd rekening met de grenzen die de ander aangeeft. - Ik val de ander niet lastig. - Ik berokken de ander geen schade. - Ik maak op geen enkele wijze misbruik van mijn machtspositie. - Ik scheld niet en maak geen gemene grappen of opmerking over anderen. - Ik negeer de ander niet. - Ik doe niet mee aan pesten, uitlachen of roddelen. - Ik vecht niet, ik gebruik geen geweld, ik bedreig de ander niet, ik neem geen wapens mee.
- Ik kom niet ongewenst te dichtbij en raak de ander niet tegen zijn of haar wil aan. - Ik geef de ander geen ongewenste seksueel getinte aandacht. - Ik stel geen ongepaste vragen en maak geen ongewenste opmerkingen over iemands uiterlijk, persoonlijk leven of seksuele voorkeur. - Als iemand mij hindert of lastig valt dan vraag ik hem/haar hiermee te stoppen. Als dat niet helpt, vraag ik een ander om hulp. - Ik help anderen om zich ook aan deze afspraken te houden en spreek degene die zich daar niet aan houdt erop aan en meld dit zo nodig bij het bestuur. Het voorstel is dat bovenstaande regels dienen als basis om samen met de Oranje-Nassau leden de omgangsregels vast te stellen. Het is belangrijk om deze regels in overleg met anderen vast te stellen, omdat je draagvlak wil hebben voor de regels. Het is ook belangrijk om de omgangsregels onder de leden van de vereniging bekend te maken, bijvoorbeeld via de website en email. Voorstel Met de beoogde vertrouwenspersoon/ vertrouwenspersonen, een afgevaardigde van het bestuur, een jeugdtrainer, een ouder van een jeugdlid, een spelend seniorenlid en een begeleider van het jeugdkamp worden de omgangsregels opgesteld. Deze concept omgangsregels worden gepubliceerd in de nieuwsbrief van Oranje-Nassau. Na publicatie worden de omgangsregels na eventuele feedback van de leden vastgesteld door deze groep mensen en het bestuur. Stap 3 Stel een Vertrouwenscontactpersoon (VCP) aan De VCP is binnen de vereniging het eerste aanspreekpunt voor iedereen die te maken heeft met ongewenst gedrag en hier met iemand over wil praten. De VCP is beschikbaar voor iedereen die opmerkingen of vragen heeft over ongewenst gedrag of die over een concreet incident een gesprek wil met de vereniging. De VCP is er voor sporters, ouders van sporters, toeschouwers, vrijwilligers en bestuur. De activiteiten van een VCP zijn: eerste opvang/aanspreekpunt, doorverwijzen en preventie. Verder heeft iedere bond per 1 januari 2013 een VCP. De VCP van de bond is beschikbaar voor haar verenigingen en individuele leden. Mocht een vereniging zelf een VCP hebben aangesteld dan kan de VCP van de vereniging bij de VCP van de bond terecht ter ondersteuning in de procedurele tol. Tot slot beschikt het NOC*NSF over een poule van 18 vertrouwenspersonen (VP) verspreid over heel Nederland, die iedereen kan benaderen voor hulp of advies. De VCP s kunnen voor 3 rollen ingeschakeld worden. Zij begeleiden en adviseren de melders c.q. slachtoffers of beschuldigen en daarnaast kan een VP ook een adviesfunctie voor een bestuur hebben van een vereniging of sportbond. Het zou dus kunnen dat bij een zaak 3 vertrouwenspersonen actief zijn. De VP heeft een andere rol dan een VCP. De taak van de VCP is vooral een procedureel adviserende rol. De VP speelt juist een inhoudelijk adviserende rol. Stap 4 Informeer alle betrokkenen over het beleid Het is belangrijk om iedereen (vrijwilligers, leden en ouders) die betrokken is bij Oranje-Nassau (blijvend) te informeren over het beleid. Verder is het belangrijk hen in de besluitvorming te betrekken en te zorgen voor heldere voorlichting over de noodzaak van preventief beleid. Het beleid en het aanstellen van de VCP zal als volgt bekend worden gemaakt: - Er komt regelmatig een stukje over sociale veiligheid, gedragsregels en VCP in het nieuwsbericht - Het beleid en VCP worden op de website geplaatst - Organiseer afzonderlijk een informatieavond voor ouders, kader en sporters - Zorg dat de VCP per email te bereiken is voor vragen of klachten
- Besteed aandacht aan sociale veiligheid en de VCP in het jaarverslag - Hang posters op in je kantine en verspreid brochures binnen de vereniging. Hierbij kan kosteloos gebruik worden gemaakt van het informatiemateriaal van NOC*NSF - Maak gebruik van social media zoals Twitter, Facebook of filmpjes op Youtube 2.2 Ongewenst gedrag Op elk moment kan je een melding of klacht over ongewenst gedrag krijgen. Soms zal het je via via ter ore komen of het komt voor dat iemand direct bij lid van TeZa aanklopt. Het eerste wat je altijd moet doen is: - Sta de aanmelder rustig te woord, ga niet de diep in op wat de aanmelder vertelt en probeer je tijdens het gesprek een beeld te vormen over de inhoud, aard en ernst van de situatie. - Noteer alles wat opvalt en verteld wordt in feitelijke bewoordingen. - Verwijs indien noodzakelijk door naar de VCP. Wanneer deze VCP er niet is spreek je af binnen een dag te laten weten bij wie de aanmelder terecht kan - Neem contact op met de VCP van jouw sportbond om advies in te winnen. Zorg hierbij dat de anonimiteit van het slachtoffer behouden blijft. De VCP van jouw sportbond helpt met inschatten van de situatie en het nemen van de juiste stappen. De vervolgstappen zijn afhankelijk van het feit of er daadwerkelijk een klacht wordt ingediend of niet. Optie 1 Er wordt (nog) geen officiële klacht ingediend of melding gedaan Wanneer er (nog) geen klacht ingediend wordt of melding wordt gedaan, wordt het vertoond gedrag als ongewenst ervaren maar twijfelt de melder of er een klacht /melding moet komen of is de melder er al uit dat er geen klacht/melding moet komen. Op zo n moment moeten de volgende stappen worden gezet: - De melder zal moeten besluiten welke stappen hij/zij zelf wil nemen. Daarin geldt: Jouw gevoel heeft gelijk altijd als maatstaf. - Verwijs de melder door naar de VCP van je vereniging als dit nog niet gebeurd is. De VCP is voor de aanmelder aanspreekpunt en eerste opvang. De VCP kan samen met de melder kijken welke stapper er mogelijk zijn en welke consequenties deze hebben. Een of meerdere van de volgende maatregelen zijn dan bijvoorbeeld mogelijk: o Direct persoonlijk aanspreken: melder gaat in gesprek met de beschuldigde om aan te geven wat hij/zij als ongewenst heeft ervaren en vraagt hier rekening mee te houden o Eventueel vindt dit gesprek plaats in het bijzijn van een onafhankelijk derde (niet de VCP) o Zorg dat de VCP het door NOC*NSF ontwikkelde protocol, registratie- en rapportageformulier gebruikt. - Daarnaast kan het bestuur zelf handelen. Als de melder geen melding of klacht heeft ingediend zal het bestuur over de situatie horen via de rapportage van de VCP. Het bestuur kan dan de volgende stappen nemen vanuit bestuurlijke verantwoordelijkheid: o Bestuurslid gaat in gesprek met dader om aan te geven wat slachtoffer als ongewenst heeft ervaren en wijst op Hun gevoel heeft altijd gelijk. Zorg dat altijd een 3 e persoon aansluit. Deze stap kan alleen gezet worden indien de melder hier toestemming voor geeft
Onder strikte voorwaarden kan het bestuur handelen zonder toestemming van de melder, zoals beschreven in het door NOC*NSF ontwikkelde protocol voor VCP s. o Ga aan de slag met preventief beleid op het gebied van ongewenst gedrag. Dan wel maatregelen instellen, dan wel maatregelen nieuw leven inblazen. Stel o.a. een VCP aan en gedragsregels op en ga hierover in gesprek met trainers/coaches / begeleiders. Door het breder aan te pakken hou je dingen die sudderen klein o Bij twijfel kan de VCP van het KNKV of het Meldpunt vertrouwenspersonen (0900-2025590) adviseren over welke maatregelen genomen kunnen worden. - Kies welke communicatie nodig is afhankelijk van hoe breed bekend het is en hoeveel onrust het heeft opgeleverd. Bedenk wat er nodig is op het moment dat je een signaal binnen krijgt, dat het opgepakt wordt en na afloop. - Probeer het zo klein mogelijk te houden bij maatregel 1, het aanspreken van de dader. Zoek bij maatregel 2, het ontwikkelen van preventief beleid, juist in brede zin de communicatie op. Optie II Er wordt een klacht ingediend of een melding gedaan Hierbij wordt geadviseerd op de volgende stappen te nemen: - Meld het incident geanonimiseerd bij de VCP. Bij klachten over seksuele intimidatie kan de VCP van de bond helpen de situatie in te schatten en helder te krijgen welke stappen genomen kunnen worden. - Verwijs de melder door naar de VCP van je vereniging als dit nog niet gebeurd is. De VCP is voor het slachtoffer aanspreekpunt en eerste opvang. Tevens adviseert de VCP over te nemen stappen. Zorg dat de VCP het door NOC*NSF ontwikkelde protocol, registratie- en rapportageformulier gebruikt. - Bij vermoedens van strafbare feiten is het belangrijk zo snel mogelijk een informatief gesprek met de politie te voeren. - Zorg dat er 2 bestuurders/contactpersonen eigenaar worden van het probleem en de nodige acties uit gaan voeren. Bij voorkeur een man en een vrouw. - Spreek af dat alle communicatie via deze 2 contactpersonen loopt. - Zet het incident/onderwerp op de agenda van de bestuursvergadering en/of las direct een vergadering in. - Houd als bestuur een logboek bij van alle gebeurtenissen. - Isoleer het probleem door een voorlopige zwijgplicht na een melding in acht te houden voor het bestuur, de melder en eventuele anderen die op de hoogte zijn ten opzichte van derden. Een voorlopige zwijgplicht is nodig, zodat er niet meer personen bij een zaak worden betrokken dan voor een zorgvuldige behandeling noodzakelijk is. Er moet worden voorkomen dat geruchten ontstaan en iemand al bij voorbaat als schuldig wordt bestempeld. De zwijgplicht is ook belangrijk om te zorgen dat een eventuele stafrechtelijke procedure niet wordt belemmerd. - Ga na of er direct bestuurlijke maatregelen genomen moeten worden om de veiligheid binnen de vereniging te herstellen door contact op te nemen met de VCP van het KNKV. Let hierbij op de hiervoor geldende procedure ten aanzien van hoor en wederhoor. - Wanneer de melder een klacht of melding heeft ingediend bij het KNKV, zorg dan dat je contact houdt met de melder en andere betrokkenen tot het proces bij de bond is afgerond. - Bedenk aan de hand van de uitkomst van de klacht of melding wat er nodig is om de veilige sportomgeving weer te herstellen. Dit kan bijvoorbeeld of het vlak van communicatie liggen, het aanstellen van een nieuw kaderlid zijn of het (verder) ontwikkelen van preventief beleid. Andere acties zijn ook denkbaar, afhankelijk van de context.
Wat steeds parallel loopt in het hele traject is communicatie - Kies welke communicatie nodig is. Neem daarbij in overweging hoe breed bekend het incident is en hoeveel onrust het heeft opgeleverd. Bedenk wat er nodig is op welk moment: wie, hoe, wat, waarom en wanneer? Zorg tot slot als alles achter de rug is en de veilige sportomgeving is hersteld dat je het proces en de communicatie daarin met alle betrokkenen evalueert en leg dit vast in de notulen van de bestuursvergadering. Aangezien dit een terrein is waarop niet een pasklaar antwoord is en waarin het staat of valt met de betrokken personen en de invulling van hun rol, is het sterk aan te raden de evaluatie niet over te slaan.
Bijlage I Functieprofiel vertrouwenscontactpersoon (VCP) Algemene taakomschrijving De VCP is contactfunctionaris binnen de vereniging of bond, betreffende seksuele intimidatie\grensoverschrijdend gedrag. Taken van de VCP: a. eerste opvang/aanspreekpunt b. doorverwijzen c. preventieactiviteiten Ad a. Eerste opvang: De VCP is er voor leden die te maken hebben met seksuele intimidatie of ander ongewenst gedrag en hier met iemand over willen spreken. laat de klager het verhaal vertellen, maar is alert op zijn/haar taak bespreekt mogelijke doorverwijzingen informeert de klager of beschuldigde over de procedures op basis van het klachten- en /of tuchtreglement van de betreffende bond vult het registratie- en rapportageformulier in Ad b. Doorverwijzen: De VCP verwijst klager, beschuldigde, bond of vereniging door naar een NOC*NSF vertrouwenspersoon en/of -adviseur, klacht-/tuchtcommissie van de bond, advocaat, politie en/of andere hulpverleners. Ad c. Preventieactiviteiten profileert zich binnen de eigen organisatie, zorgt ervoor dat iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van het bestaan van de VCP en ziet erop toe dat de gedragsregels van de sport worden nageleefd houdt zich op de hoogte van (landelijke) ontwikkelingen op het terrein van preventie en sanctionering van seksuele intimidatie binnen de sport. draagt bij aan beleidsuitvoering op verenigingsniveau met betrekking tot landelijke ontwikkelingen in het beleid Seksuele Intimidatie en sociaal veilige sportomgeving geeft (on)gevraagd advies en informatie aan het bestuur waarmee gericht beleid kan worden ontwikkeld tegen seksuele intimidatie. Hiervoor kan de toolkit/handboek sociaal veilige sportomgeving als leidraad worden gebruikt.
Randvoorwaarden is geen bestuurslid heeft een duidelijk aanspreekpunt binnen bestuur en/of directie (bv. Respectievelijk de voorzitter of directeur) wordt een keer in de vier jaar gekozen door de interne democratische geledingen en/of aangesteld door de directeur kan om de vier jaar een VOG overleggen is niet inhoudelijk betrokken bij procedures werkt conform een protocol sociaal veilige sportomgeving tbv preventie en sanctioneren Seksuele Intimidatie Attitude is een sociaal, toegankelijk, oprecht en gezaghebbend persoon geniet het vertrouwen van de bij de vereniging of bond betrokken medewerkers en leden heeft levenservaring, is integer en heeft een evenwichtige persoonlijkheid is een persoon die zich neutraal en onafhankelijk op kan stellen heeft affiniteit met een sociaal veilige sportomgeving en wil daaraan een bijdrage leveren Vaardigheden is in staat zichzelf en het onderwerp sociale veiligheid en seksuele intimidatie aan de doelgroepen te kunnen presenteren kan een vertrouwelijk gesprek voeren met klager, beschuldigde, bond of vereniging kan reflecteren kan omgaan met vertrouwelijkheid en weerstanden kan omgaan met emoties van zichzelf, de beschuldigde, het slachtoffer en de omgeving is in staat mee te werken beleid uit te voeren Kennis weet welke procedures er bij een (dreigend) incident gevolgd kunnen worden
heeft voldoende kennis van procedurele gang van zaken rondom het indienen van een klacht kent de sociale kaart betreffende seksuele intimidatie kent de individuele en groepsprocessen die spelen bij seksueel grensoverschrijdend gedrag heeft kennis van de interne organisatiestructuur en cultuur Aanbevelingen heeft VCP-training gevolgd en is aanwezig bij terugkomdagen staat open voor deelname aan intervisiebijeenkomsten binnen/tussen bonden
Bijlage II Onderwerp: Aanvraag Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Beste leden van de TeZa, SoZa, begeleiders Kangoeroeclub, Kampcommissie, Trainers selectie 1 en 2, Trainers jeugd, scheidsrechters en vertrouwenspersonen. Wij zijn erg blij met alle vrijwilligers van onze vereniging. Daarnaast vinden we de veiligheid voor onze leden binnen Oranje-Nassau erg belangrijk. Daarom hebben we met elkaar afgesproken dat alle vrijwilligers een Verklaring omtrent het gedrag (VOG) moeten overleggen. Het is tegenwoordig mogelijk om digitaal een gratis VOG aan te Vragen. Om een elektronische aanvraag te doen hebben we je naam (en voorletters) en mailadres nodig. Wil je deze zo snel mogelijk naar XXX@ mailen? We maken de elektronische aanvraag voor een VOG Profiel in orde en geven hierbij aan dat je een VOG nodig hebt voor een vrijwilligersfunctie binnen Oranje-Nassau. Nadat we de noodzakelijke gegevens namens onze vereniging hebben ingevoerd, ontvang je een mail van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Hierin wordt gevraagd of je de klaargezette aanvraag wilt accorderen. Je hebt een DigiD nodig om er zeker van te zijn dat alleen jij de aanvraag kunt goedkeuren. De DigiD is dezelfde welke je gebruikt voor de belastingaangifte of de aanvraag van een toeslag. Heb je nog geen DigiD, dan kun je die aanvragen via www.digid.nl. Na jouw akkoord neemt het Ministerie van Justitie en Veiligheid de aanvraag in behandeling. Je ontvangt vervolgens per post de VOG. De papieren VOG moet je zo snel mogelijk bij ons inleveren. Dit kan bij de Vertrouwenspersonen XXXX. Kan er geen VOG afgegeven worden, omdat je bij Justitie bekend bent, en is de inschatting dat dit niet samengaat met je functie binnen de vereniging, dan krijg alleen jij daar bericht van. Je hebt dan nog de mogelijkheid om bezwaar te maken. Natuurlijk zul je ons moeten laten weten dat je geen VOG krijgt. We hopen op je medewerking.
Met vriendelijke groet, Het Bestuur van Oranje-Nassau