Trierstraat 70 B-1000 Brussel dienst Departement Controle Afzender FAMIFED Trierstraat 70 B-1000 Brussel uw ref. contact Fabienne Cordenonsi Peter Savat attachés telefoon 02-237 23 07 (FR) 02-237 21 07 (NL) fax Betreft: Informatie over de nieuwe procedure voor het beheer en de verwerking van de thuiscontroles via de toepassing FAMICONTROL Mevrouw, Mijnheer, 1. INLEIDING Sedert 1 oktober 2013 is de nieuwe procedure naar aanleiding van de reorganisatie en de heroriëntering van de thuiscontrole ingevoerd. Via omzendbrief van de Rijksdienst CO 1393 van 19 september 2013, hoofdstuk 1, punt 1.4., werd u ingelicht over die herstructurering van de sociale controle en de overname door FAMIFED van de thuiscontroles voor de hele regeling. Dienstbrief 996/106 van 12 november 2013 bevatte alle informatie voor de eenvormige toepassing van de nieuwe procedure. Sedert de invoering van die procedure ondervond men moeilijkheden bij het gebruik van de toepassing om controleaanvragen en controles te verzenden tussen de kinderbijslagfondsen en FAMIFED. Om die procedure te vereenvoudigen wordt een nieuwe toepassing uitgewerkt. Het betreft Famicontrol. De eerste ontwikkelingsfase van die toepassing, die al werd voorgesteld aan de kinderbijslagfondsen, is afgerond en wordt toegepast vanaf 1 maart 2015. Verder werden na de hervorming van de sociale toeslagen nieuwe regels uitgevaardigd om te bepalen in welke gevallen dringende controles nog moeten worden gevraagd in gevallen van toekenning en van controles van gezinnen die sociale toeslagen krijgen. Die regels werden opgenomen in omzendbrief 1400 van 11 december 2014, punt 6.2. Met deze omzendbrief krijgt u alle informatie voor een eenvormige toepassing van de nieuwe procedure voor het beheer en de verwerking van controleaanvragen via de toepassing Famicontrol.
pagina 2 De nieuwe procedure vervangt vanaf 1 maart 2015 de procedure beschreven in dienstbrief 996/106 van 12 november 2013. Doelstellingen van de toepassing Famicontrol: a) beperken van de verwerkingstermijnen van de controledossiers; b) online registreren van de aanvraag; c) raadpleging door de fondsen van de resultaten van de controle zodra die beschikbaar zijn; d) op de hoogte blijven van de evolutie van het dossier; e) automatisch verstrekken van officiële gegevens via het Kadaster bij een controleaanvraag; f) gebruiken van een eenvormige en beveiligde procedure. 2. VERZENDING, VERWERKING EN TERUGZENDEN VAN DRINGENDE CONTROLES OP AANVRAAG - VANAF 1 MAART 2015 Dit hoofdstuk betreft de verzending, de verwerking en de terugzending van alle controleaanvragen, behalve de willekeurige controles. 2.1. Ter herinnering Onmiddellijke of dringende controles worden uitgevoerd op verzoek van een dossierbeheerder wanneer er twijfels bestaan over de juistheid van de verklaring van of de situatie beschreven door de sociaal verzekerde of als de werkelijke gezinssituatie niet overeen lijkt te stemmen met de officiële situatie van de elektronische berichten van de authentieke bron (CO 1393). Automatische controles (niet limitatieve lijst) a) als de gezinnen niet zijn ingeschreven in het RNP, zijn ingeschreven op een referentieadres of een ander adres dan het correspondentieadres in het dossier; b) na een nieuwe geboorte in een eenoudergezin dat kinderbijslag krijgt aan een voordelige schaal; c) wanneer de kinderbijslag van een bijslagtrekkende die de voordelige schaal voor eenoudergezinnen krijgt betaald wordt op een gemeenschappelijke rekening, enkel voor nieuwe aanvragen (dus vanaf 1 oktober 2013); d) als een of meerdere kinderen van een gezin onderwijs volgen in een land buiten de Europese Unie of in een land waarmee België geen bilaterale overeenkomst gesloten heeft. Dit sluit een thuisbezoek niet uit wanneer een betaalinstelling twijfels heeft over de situatie van gezinnen waarvan de kinderen lessen volgen in een staat van de EU of een staat waarmee België een bilaterale overeenkomst sloot; e) als de kinderbijslag moet betaald worden op een rekening buiten de SEPA-zone, terwijl de actoren van het dossier in België wonen. (CO 1393).
pagina 3 2.2. Verzending van een controleaanvraag aan de dienst Controle van FAMIFED 1) Vanaf 1 maart 2015 moeten alle dringende controleaanvragen worden ingediend via de toepassing Famicontrol. Dringende controleaanvragen mogen niet meer per e-mail ingediend worden; aan aanvragen die nog via e-mail binnenkomen zal geen gevolg meer worden gegeven. 2) Elk kinderbijslagfonds wijst voor zijn dienst een SPOC en de personen met toegang tot de toepassing Famicontrol aan. Elk fonds beslist over het aantal personen dat toegang krijgt tot de toepassing. Hiertoe moet de SPOC de lijst met de gemachtigde personen invullen en bijhouden via het standaardformulier (zie bijlage 2), dat moet verstuurd worden naar de Servicedesk van FAMIFED, op het volgende adres: Servicedesk@famifed.be. 3) De Servicedesk van FAMIFED regelt de toekenning van de logins en wachtwoorden op basis van de lijsten van de kinderbijslagfondsen. 4) Elke SPOC en de gemachtigde personen krijgen toegang tot de toepassing Famicontrol via dat login en dat wachtwoord. De SPOC van het fonds en de gemachtigde personen mogen enkel handelen voor kinderbijslagdossiers beheerd door hun kinderbijslagfonds. Zo kunnen de SPOC en de gemachtigde personen van een kinderbijslagfonds geen controleaanvraag indienen als er geen kinderbijslagdossier geïntegreerd is/was in het kadaster van die instelling. Een kinderbijslagfonds kan echter een controleaanvraag indienen in Famicontrol voor een van zijn in het Kadaster geïntegreerde afgesloten dossiers. 5) De SPOC's en de door de kinderbijslagfondsen gemachtigde personen dienen de controleaanvragen in volgens de instructies in de gebruikersgids (zie bijlage 1) op basis van het dossiernummer en het INSZ-nummer van de te controleren persoon. 6) Als een kinderbijslagfonds een controleaanvraag heeft ingediend, kan dat fonds geen andere controleaanvraag meer indienen voor datzelfde dossiernummer en datzelfde INSZ-nummer zolang de controle voor de eerste aanvraag niet is afgesloten. Het kinderbijslagfonds weet dat het dossier is afgesloten wanneer het dossier de status "afgehandeld" heeft (zie statuslijst bij punt 2.3). 7) Een kinderbijslagfonds mag in principe geen verschillende controleaanvragen indienen voor hetzelfde dossier tenzij: a) het dossier verschillende bijslagtrekkenden telt bij wie een controle moet uitgevoerd worden;
pagina 4 b) de controle afgesloten is (zie punt 6) en een nieuwe aanvraag nodig is. 8) Er kan maar een controleaanvraag worden ingediend voor personen die geïntegreerd zijn/waren in het Kadaster als actoren van een dossier. 9) Als de controle moet gebeuren bij een persoon die niet is geïntegreerd in het Kadaster als actor van een dossier, kan het kinderbijslagfonds hiertoe de persoon integreren met rol 105 of 106, volgens het geval. Daarna moet die integratie afgesloten worden als blijkt dat die persoon geen actor is in het dossier. Voorbeeld: de controle moet worden uitgevoerd bij de grootvader van het rechtgevend kind of bij een derde die niet is geïntegreerd in het Kadaster. 10) Een controleaanvraag kan maar ingediend worden samen met een gemotiveerde en volledige controleaanvraag (D42). Het kinderbijslagfonds mag ook alle stukken bijvoegen die nuttig zijn voor de controle (formulieren, brieven, PV enz.) bij "bijlagen". 11) Als een kinderbijslagfonds een controleaanvraag indient importeert Famicontrol uit Trivia de officiële gegevens in verband met het INSZ vermeld in de aanvraag (persoonlijke gegevens, adres, burgerlijke stand). Sommige velden zijn echter verplicht om een geldige controleaanvraag te hebben die naar de controleur verstuurd wordt. Het kinderbijslagfonds moet de volgende gegevens invullen: a) de taalrol van de te controleren persoon; b) de contactgegevens (naam, voornaam, telefoon en eventueel e-mailadres) van de dossierbeheerder die in principe het resultaat van de controle moet ontvangen; c) de reden waarom de controle is aangevraagd (aanwezigheid op het grondgebied, feitelijk gezin, geboorte eenoudergezin enz.); d) de te controleren periode; e) de schaal; f) betaling kinderbijslag: ja/neen. Opmerking: Het functioneel of officieus adres is geen verplicht veld. Het wordt ingevuld door de aanvrager van de controle als het effectieve adres van de te controleren persoon niet het officiële adres is. 12) Een controleaanvraag moet gebeuren in de taal van het gewest waar de controle moet worden uitgevoerd: Een controle die moet gebeuren in Namen moet worden aangevraagd in het Frans. Een controle die moet gebeuren in Gent moet worden aangevraagd in het Nederlands. Een controle die moet gebeuren in een faciliteitengemeente of in het Brussels gewest moet worden aangevraagd op basis van de taalrol van de te controleren persoon.
pagina 5 13) Een kinderbijslagfonds kan de annulering van een controle aanvragen wanneer bijvoorbeeld de ontbrekende informatie voor het dossierbeheer via een andere weg is verkregen. Annuleren is echter niet mogelijk voor controles met de status "afgesloten" of "vraag om feedback". Ook wanneer de controleur de controle al gedaan heeft maar die nog niet naar de betaaldienst is teruggestuurd, wordt met de vraag om annulering geen rekening gehouden en wordt de afgewerkte controle naar het kinderbijslagfonds teruggestuurd. 2.3. Raadpleging van een lopende controleaanvraag Via de toepassing Famicontrol kan een kinderbijslagfonds de toestand van een controleaanvraag zien via 'status van de controle' en te weten komen hoever het staat met een controle (is de controle gepland, afgehandeld enz.). Een fonds kan echter pas kennis nemen van het controleverslag en alle gegevens in verband met het dossier wanneer het dossier de status "afgehandeld" of "feedback" heeft; de andere statussen geven enkel informatie over de stand van zaken van een controle. Elke controleaanvraag heeft een van de volgende statussen: a) Nieuw: de controleaanvraag is nog niet verzonden naar de controleur b) Verzonden naar de controleur: de controleaanvraag is verzonden naar de controleur c) Gepland: de controleur programmeerde een bezoek voor het dossier d) Feedback: het kinderbijslagfonds kreeg de controle terug, met vraag om feedback e) Afgehandeld: de controle is afgehandeld f) Geannuleerd: de controle is geannuleerd Die statussen zijn belangrijk; ze bepalen namelijk welke acties moeten ondernomen worden. 2.4. Verwerking van de controles teruggestuurd door de sociale controle 1) Wanneer de sociale controle een controle volledig heeft afgewerkt, wordt het resultaat van de controle ter beschikking gesteld van het kinderbijslagfonds in de toepassing Famicontrol. 2) Zoals al gezegd weet een kinderbijslagfonds dat het resultaat van een controle beschikbaar is zodra de status van de controle "afgehandeld" of "vraag om feedback" is. In release II van Famicontrol, verwacht tegen eind mei 2015, is voorzien dat wanneer een dossier de status "afgehandeld" of "vraag om feedback" krijgt, het kinderbijslagfonds per e-mail ingelicht wordt over die verandering, zodat het kan zien welke controles beschikbaar zijn voor verwerking. 3) De controles met de status "afgehandeld" worden beschouwd als afgesloten voor de sociale controle; het kinderbijslagfonds moet hiervoor niets meer ondernemen.
pagina 6 4) Voor de controles met de status "vraag om feedback" moet het kinderbijslagfonds binnen de 90 dagen nadat de controle ter beschikking is gesteld (m.a.w. de datum waarop de controle de status "vraag om feedback" kreeg) de actie meedelen die het ondernam voor die controle (terugvordering, regularisatie, opheffing van schaal enz.). Als het fonds geen actie ondernam moet het motiveren waarom het de conclusies van de controleur in het controleverslag niet uitvoerde. Zonder geldige motivering moet het fonds de conclusie van de controleur in het controleverslag naleven. 5) Wanneer het kinderbijslagfonds zijn feedback heeft gegeven, krijgt de controle de status "afgehandeld" en is op dat moment afgesloten in Famicontrol. 3. VERZENDING, VERWERKING EN TERUGZENDING VAN WILLEKEURIGE CONTROLES VANAF 1 MAART 2015 3.1. Verzending van een willekeurige controleaanvraag aan de dienst Controle van FAMIFED In afwachting van toekomstige ontwikkelingen in Famicontrol voor willekeurige controles gaan de kinderbijslagfondsen voor het verzenden van de lijsten met uit te voeren willekeurige controles tewerk volgens de huidige procedure, echter rekening houdend met de wijzigingen van de CO 1400, punt 6.1. voor de selectie ervan, namelijk: Voor de willekeurige controles in verband met de sociale toeslagen 41, 42bis/50ter na 31 december 2014: enkel de eenoudergezinnen controleren. Voor de willekeurige controles in verband met de toeslag 50bis blijft de situatie ongewijzigd; die controles moeten dus blijven georganiseerd worden volgens de richtlijnen van de CO 1393. Samenvattende tabel Controles Recht op de toeslag enkel tot 31 december 2014 Recht op de toeslag enkel na 31 december 2014 Recht op de toeslag voor en na 31 december 2014 Willekeurig eenouder Willekeurig tweeouder controle controle controle controle geen controle meer geen controle
pagina 7 3.2. Verwerking van de willekeurige controles teruggestuurd door de sociale controle De procedure is dezelfde als voor de dringende controleaanvragen (zie punt 2.3. supra). 4. Toekomstige ontwikkelingen in Famicontrol De informatie in deze dienstbrief beschrijft de functies van de toepassing Famicontrol in zijn eerste ontwikkelingsfase. In de toekomst zullen nieuwe functies beschikbaar zijn. Als ze beschikbaar zijn in de toepassing Famicontrol brengen wij u op de hoogte. Hoogachtend. Tania Dekens administrateur-generaal