EUROPEES PARLEMENT PV 09/00 COLLEGE VAN QUAESTOREN Notulen vergadering van 6 september 2000 STRAATSBURG INHOUD Bladzijde 1. Aanneming ontwerpagenda... 4 2. Goedkeuring notulen van 14 juni en 5 juli 2000... 4 Procedure voor de goedkeuring van notulen 3. Mededelingen van de fungerend voorzitter... 4 Stomerij en kapper in Brussel A. Punten met debat 4. Financiële kwesties... 4 4.1. Betaling van dagvergoedingen tijdens achterban- en "witte" weken in 2001... 4 4.2. Door het Bureau op 6 juli 2000 goedgekeurde amendementen op artikel 14 van de Regeling kosten en vergoedingen van de leden... 5 4.3. Aanvragen van afzonderlijke leden... 5 5. Veiligheid en protocol... 6 5.1. Identiteitskaart voor leden van het Europees Parlement... 6 Nota van het Directoraat-generaal Presidium 5.2. Geldigheid van laissez-passer uitgereikt aan leden van het Europees Parlement... 6 Klachten van afzonderlijke leden en advies van de Juridische Dienst Brief van de heer MAURO Brief van de heer EBNER Brief van mevrouw KARAMANOU 5.3. Toegangsbadge voor fractiemedewerkers... 6 Brieven van afzonderlijke leden Brief van de heer DUCARME Brief van de heer MURPHY Brief van de heer LUND, de heer BLAK en mevrouw THORNING-SCHMIDT Goedgekeurd, 4 oktober 2000 PV\422865.doc PE 295.712/Quaest./def.
6. Gebouwen en kantoren... 7 6.1. Regels inzake het plaatsen van advertenties... 7 Brief van de heer BALFE 6.2. Restaurants en bars voorstellen voor bezuinigingen van het Directoraat-generaal Administratie... 7 6.3. Gebruik van de ledenbar in Brussel voorstel van de heer CORRIE... 8 6.4. Toepassing van de regels inzake het gebruik van de gebouwen van het Europees Parlement door externe organen... 8 Brieven van de heer WATTS en van de secretaris-generaal 7. Chauffeursdienst algemene gedachtewisseling op verzoek van mevrouw QUISTHOUDT-ROWOHL... 8 8. Telefoon- en computerapparatuur voor de leden... 9 8.1. Mobiele telefoons verzoeken van afzonderlijke leden... 9 Brief van mevrouw MATIKAINEN-KALLSTRÖM Brief van de heer VALDIVIELSO DE CUÉ 8.2. Rechtstreekse telefoonverbindingen in de kantoren van de leden in Brussel en Straatsburg algemene gedachtewisseling op verzoek van mevrouw QUISTHOUDT- ROWOHL... 9 8.3. Ontvangst van Oostenrijkse TV-zenders in Straatsburg informatie van de verantwoordelijke dienst...9 B. Kwesties zonder debat 9. Bezoekersgroepen deelnemers onder de minimumleeftijd van 14... 10 Nota van het Secretariaat 10. Pictogram voor telefonische alarmnummers nota van het Directoraat-generaal Administratie... 10 11. Meditatieruimten in Brussel en Straatsburg ontwerpmededeling over openingstijden en reserveringsprocedure... 10 12. Schilderwerk in het LOW-gebouw in Straatsburg nota van het Directoraat-generaal Administratie... 10 13. Diversen... 10 13.1. Brief van mevrouw SCHÖRLING over vergoeding voor een bezoekersgroep antwoord van Directoraat-generaal Voorlichting en public relations... 10 PE 295.712/Quaest./def. 2/13 PV\422865.doc
13.2. Officiële procedure bij overlijden van een lid debat op verzoek van de heer POOS... 11 13.3. Inachtneming van rokers-/niet-rokerszones... 11 13.4. Podium voor foto's van bezoekersgroepen in Straatsburg... 11 14. Punten ter informatie... 11 14.1. Experimentele opening op zaterdag van voorlichtingsfaciliteiten voor bezoekers in Brussel nota van de secretaris-generaal... 11 14.2. Kantoormeubilair nota van het Directoraat-generaal Administratie in antwoord op een verzoek van een lid... 11 15. Datum en plaats van de volgende vergadering... 12 BIJLAGE Presentielijst PV\422865.doc 3/13 PE 295.712/Quaest./def.
De vergadering wordt om 15.10 uur geopend onder voorzitterschap van de heer BALFE, fungerend voorzitter. -ooooo- 1. Aanneming ontwerpagenda (PE 293.636/QUAEST) neemt de ontwerpagenda aan na toevoeging van de punten 4.1. (betaling van dagvergoedingen tijdens achterban- en "witte" weken) en 4.2. (amendementen op artikel 14 van de Regeling kosten en vergoedingen van de leden). 2. Goedkeuring notulen van 14 juni (PE 292.299/QUAEST) en 5 juli 2000 (PE 293.024/QUAEST) In de notulen van 14 juni 2000 wordt als punt 5.1.1. een streepje toegevoegd. Met betrekking tot punt 3 van de notulen van 5 juli 2000 vraagt de fungerend voorzitter om verduidelijking ter bevestiging van de opvatting van de heer ONESTA dat het gebruik van een betalingsgemachtigde op de huidige basis niet wordt beperkt door het besluit van het Bureau van 10 april 2000, en dat de leden er weliswaar voor moeten zorgen dat door hun verrichte betalingen in overeenstemming zijn met de nationale wetgeving, maar dat zij hiervan geen bewijsstukken bij het Parlement hoeven in te dienen. Ook dient te worden verduidelijkt dat niet over alle bestaande overeenkomsten opnieuw hoeft te worden onderhandeld, mits wordt voldaan aan de in het nieuwe artikel 14 genoemde minimumeisen en er een kopie wordt ingediend. De aldus gewijzigde notulen van de vergaderingen van 14 juni 2000 en 5 juli 2000 worden goedgekeurd. Met betrekking tot de procedure voor de goedkeuring van notulen deelt de fungerend voorzitter mee dat de notulen geacht worden te zijn goedgekeurd als er aan het eind van de volgende dag geen wijzigingen zijn ontvangen. 3. Mededelingen van de fungerend voorzitter Opening van een stomerij en kapperszaak in Brussel De fungerend voorzitter zegt dat de leden via Mededeling aan de leden nr. 29/00 zullen worden geïnformeerd over de opening van een stomerij en een kapperszaak in het ASP-gebouw in Brussel op 18 september 2000, met nadere gegevens over de plaats en de openingstijden. A. Punten met debat 4. Financiële kwesties 4.1. Betaling van dagvergoedingen tijdens achterban- en "witte" weken in 2001 De fungerend voorzitter wijst op het rooster voor de parlementaire activiteiten in 2001 en stelt de betaling van dagvergoedingen tijdens achterban- en witte weken aan de orde. Hij stelt voor dat de PE 295.712/Quaest./def. 4/13 PV\422865.doc
leden maximaal vier maal naar Brussel moeten kunnen reizen en per bezoek maximaal drie dagvergoedingen kunnen ontvangen. De heer CHAMIER van het Directoraat Financiën onderstreept dat de extra kosten in de begroting 2001 moeten worden opgenomen. De heer BALFE geeft te kennen dat volgens de rapporteur voor de begroting van het Parlement, de heer FERBER, hierin kan worden voorzien door middel van een overschrijving. - verzoekt de fungerend voorzitter in een brief aan de Voorzitter voor te stellen dat de leden wordt toegestaan in de weken 8, 16, 21, 29, 34 en 44 van het jaar 2001 vier maal naar Brussel te reizen en maximaal drie dagvergoedingen per bezoek te ontvangen, alsmede de forfaitaire reisvergoeding mits zij het centrale register tekenen dat voor dit doel wordt geopend. 4.2. Door het Bureau op 6 juli 2000 goedgekeurde amendementen op artikel 14 van de Regeling kosten en vergoedingen van de leden Onder verwijzing naar de discussie die het College op zijn vorige vergadering met ondervoorzitter ONESTA heeft gevoerd over de amendementen op artikel 14, onderstreept de fungerend voorzitter dat de lezing van de heer ONESTA wordt bevestigd dat de door het Bureau goedgekeurde tekst niet uitsluit dat een lid op de huidige basis gebruik blijft maken van een betalingsgemachtigde met wie het betrokken lid een dienstverleningscontract heeft gesloten, en dat leden die gebruik maken van een betalingsgemachtigde ervoor moeten zorgen dat al zijn betalingen in overeenstemming zijn met de nationale wetgeving, maar dat deze leden niet verplicht zijn hiervan bewijsstukken aan de administratie over te leggen. Ook moet worden verduidelijkt dat bestaande contracten niet opnieuw hoeven te worden gesloten, mits zij voldoen aan de in het nieuwe artikel 14 vermelde minimumeisen en er een kopie van die strekking wordt ingediend. Volgens de heer CHAMIER van het Directoraat Financiën moeten de in lid 5 van het nieuwe artikel 14 vermelde eisen worden toegevoegd als zij niet al voorkomen in de bestaande contracten. Na een gedachtewisseling - verzoekt het College mevrouw QUISTHOUDT-ROWOHL met steun van DG VIII en het secretariaat voor de volgende vergadering een praktische gids voor de leden samen te stellen over naleving van de nieuwe bepalingen van artikel 12, waarbij deze gids een gewijzigde versie van het aanvraagformulier voor een secretariaatstoelage moet bevatten en de basis moet vormen voor een mededeling aan de leden die zo spoedig mogelijk aan hen wordt toegezonden; - geeft het College de Juridische Dienst opdracht als extra ondersteuning voor de leden modelcontracten voor te stellen. 4.3. Aanvragen van afzonderlijke leden behandelt aanvragen van afzonderlijke leden. PV\422865.doc 5/13 PE 295.712/Quaest./def.
5. Veiligheid en protocol 5.1. Identiteitskaart voor de leden van het Europees Parlement Nota van het Directoraat-generaal Presidium behandelt een brief van de heer Zappala (PE 293.627/QUAEST) en een nota van het Directoraat-generaal Presidium (PE 290.383/QUAEST) over de herinvoering van een kleine identiteitskaart voor de leden. Mevrouw RATTI van het Directoraat-generaal Presidium legt modellen voor deze kaart ter goedkeuring aan het College voor. - keurt het voorstel voor een nieuwe identiteitskaart voor de leden goed, die zal worden verstrekt aan leden die daarom verzoeken. 5.2. Geldigheid van laissez-passer uitgereikt aan leden van het Europees Parlement - Klachten van afzonderlijke leden en advies van de Juridische Dienst behandelt klachten van afzonderlijke leden over de geldigheid van het "laissez- passer" dat door het Europees Parlement aan hen is uitgereikt. - Brief van de heer Mauro (PE 295.706/QUAEST) en advies van de Juridische Dienst (PE 293.635/QUAEST); - Brief van de heer Ebner (PE 295.707/QUAEST) en advies van de Juridische Dienst (PE 293.634/QUAEST); - Brief van mevrouw Karamanou (PE 293.640). - besluit een brief te sturen naar de Duitse autoriteiten waarin wordt gewezen op hun verplichting tot erkenning van de geldigheid van het aan EP-leden uitgereikte laissez-passer, alsmede een brief aan de betrokken leden waarin eraan wordt herinnerd dat het laissez-passer alleen geldig is op het grondgebied van de Europese Unie en in landen die een akkoord met de Gemeenschap hebben getekend dat voorziet in erkenning van het door de instellingen van de Gemeenschap uitgegeven laissez-passer. 5.3. Toegangsbadge voor fractiemedewerkers behandelt brieven van afzonderlijke leden over een toegangsbadge voor personeel dat in dienst is van fracties en/of nationale delegaties: - Brief van de heer Ducarme (PE 293.641/QUAEST); PE 295.712/Quaest./def. 6/13 PV\422865.doc
- Brief van de heer Murphy (PE 293.645/QUAEST); - Brief van de heer Lund, de heer Blak en mevrouw Thorning-Schmidt (PE 293.625/QUAEST). De heer BALFE stelt voor een nieuwe badge uit te geven voor deze categorie personeelsleden om hun de toegang tot de gebouwen van het Parlement te vergemakkelijken en hun bewegingsvrijheid in de gebouwen te vergroten. Volgens mevrouw RATTI, als directeur verantwoordelijk voor de veiligheid, heeft de secretaris-generaal voorgesteld dat de fractievoorzitters hem met het oog op de uitgifte van "badges voor fractiemedewerkers" een overzicht geven van de particuliere fractiemedewerkers. - keurt het voorstel van mevrouw RATTI goed om een nieuwe speciale categorie "fractiemedewerkers" in het leven te roepen en voor deze personeelscategorie een speciale toegangsbadge "fractiemedewerker" uit te geven, die de houder dezelfde toegang tot de gebouwen van het Parlement biedt als de geaccrediteerde medewerkers van leden of tijdelijke medewerkers van fracties. De badges worden uitgegeven nadat de fractievoorzitters een daartoe strekkend verzoek hebben gericht tot de secretaris-generaal, met opgave van de namen van hun medewerkers die voor een dergelijke badge in aanmerking komen, alsmede de geldigheidsduur die moet overeenkomen met de duur van het contract. 6. Gebouwen en kantoren 6.1. Regels inzake het plaatsen van advertenties - Brief van de heer Balfe - bevestigt de in Brussel geldende regels die bepalen dat reclame en andere mededelingen alleen op de mededelingenborden van het Parlement mogen worden opgehangen nadat de daarvoor geldende procedure is doorlopen; - neemt er kennis van dat de administratie soortgelijke ontwerpregels voor Straatsburg zal indienen. 6.2. Restaurants en bars voorstellen voor bezuinigingen van het Directoraat-generaal Administratie behandelt een nota van de administratie (PE 293.002/QUAEST) met diverse voorstellen voor de sector restauratie. - keurt de nota van het Directoraat-generaal Administratie goed met de volgende wijzigingen: in Straatsburg moet de centrale bar dertig minuten na het einde van de avondvergaderingen openblijven en een warme maaltijd en andere snacks aanbieden; PV\422865.doc 7/13 PE 295.712/Quaest./def.
in Straatsburg moeten alle bars op donderdag dertig minuten na het einde van de laatste vergadering openblijven; voor decoraties moeten echte bloemen gebruikt blijven worden; in Brussel moet het restaurant op de twaalfde verdieping op maandag openblijven; in Brussel moet de Forumbar van maandag tot donderdag openblijven; in Brussel moet de toegang tot het centrale zelfbedieningsrestaurant tussen 12.30 uur en 13.30 uur beperkt worden; - besluit dat er voorzieningen moeten worden getroffen om leden van nationale parlementen van de lidstaten de mogelijkheid te bieden tijdens de periode met beperkte toegang gebruik te maken van het centrale zelfbedieningsrestaurant in Brussel, en - geeft het Directoraat-generaal Administratie opdracht een voorstel in te dienen. 6.3. Gebruik van de ledenbar in Brussel voorstel van de heer Corrie behandelt een brief van de heer Corrie (PE 293.003/QUAEST) met voorstellen voor het gebruik van de ledenbar in Brussel. Volgens hem moet er een zone komen waar een lid maximaal twee gasten mee naartoe kan nemen. - besluit de leden toe te staan zich door twee gasten te laten vergezellen wanneer zij de ledenbar bezoeken, mits deze gasten te allen tijde door het lid worden vergezeld; - keurt het voorstel goed en besluit de leden hiervan op de hoogte te stellen. 6.4. Toepassing van het Reglement over het gebruik van de gebouwen van het Europees Parlement door externe organen - Brieven van de heer WATTS en van de secretaris-generaal behandelt een brief van de heer Watts en een brief van de secretaris-generaal (PE 293.638/QUAEST) over de toepassing van het Reglement over het gebruik van de gebouwen van het Parlement door externe organen. Na een gedachtewisseling - verzoekt het College de secretaris-generaal ervoor te zorgen dat, teneinde te voldoen aan het Reglement over het gebruik van de gebouwen van het Europees Parlement (bijlage II), externe organisatoren van congressen slechts een symbolisch bedrag innen van de deelnemers aan congressen die in de gebouwen van het Parlement worden georganiseerd, waarbij deze heffing zodanig wordt vastgesteld dat de kosten worden gedekt die het Parlement vaststelt voor het gebruik van zijn vergaderzalen. 7. Chauffeursdienst algemene gedachtewisseling op verzoek van mevrouw Quisthoudt- Rowohl PE 295.712/Quaest./def. 8/13 PV\422865.doc
Op verzoek van mevrouw Quisthoudt-Rowohl houdt het College een algemene gedachtewisseling over de chauffeursdienst van het Parlement. In dit verband behandelt het tevens een toespraak van de heer Manders in de plenaire vergadering van 13 december 1999 (PE 284.530/QUAEST) en een brief van de heer Simpson (PE 284.515/QUAEST). Na een gedachtewisseling - neemt het College met bezorgdheid kennis van het grote en toenemende aantal niet-leden dat 's avonds na vergaderingen in Straatsburg gebruik maakt van dienstwagens van het Parlement; - besluit het College een mededeling aan de leden te doen uitgaan (nr. 28/00) waarin wordt herinnerd aan de bepaling dat dienstwagens van het Parlement uitsluitend door leden mogen worden gebruikt. De leden mogen zich in uitzonderlijke gevallen bij voldoende plaats laten begeleiden door één familielid. 8. Telefoon- en computerapparatuur voor de leden 8.1. Mobiele telefoons verzoeken van afzonderlijke leden behandelt brieven van afzonderlijke leden over problemen met het gebruik van mobiele telefoons in het Europees Parlement. - Brief van mevrouw Matikainen-Kallström (PE 292.035/QUAEST) over problemen bij het gebruik van een mobiele telefoon in de gebouwen in Straatsburg; - Brief van de heer Valdivielso de Cué (PE 290.392/QUAEST) met een klacht over storend gebruik van mobiele telefoons in de vergaderplaatsen van het Parlement. Na een gedachtewisseling - besluit het College in alle vergaderzalen een pictogram te laten aanbrengen op het voetstuk van de microfoons om aan te geven dat het gebruik van mobiele telefoons verboden is. Besluit voorts de persoon die het voorzitterschap bekleedt te verzoeken aan het begin van elke vergadering en bij het begin van stemmingen in de plenaire vergadering de aanwezigen eraan te herinneren dat zij hun mobiele telefoon uitschakelen. 8.2. Rechtstreekse telefoonverbindingen in de kantoren van de leden in Brussel en Straatsburg algemene gedachtewisseling op verzoek van mevrouw QUISTHOUDT-ROWOHL Op verzoek van mevrouw QUISTHOUDT-ROWOHL houdt het College een algemene gedachtewisseling over dit thema. - stemt in met het voorstel van de DIT om alle leden de mogelijkheid te geven rechtstreeks te bellen met de Verenigde Staten en Canada. PV\422865.doc 9/13 PE 295.712/Quaest./def.
8.3. Ontvangst van Oostenrijkse TV-zenders in Straatsburg informatie van de verantwoordelijke dienst neemt kennis van de verklaring van de heer Facchin van het Directoraat-generaal Presidium dat het momenteel bij wijze van experiment mogelijk is twee Oostenrijkse TV-zenders te ontvangen. B. Kwesties zonder debat 9. Bezoekersgroepen deelnemers onder de minimumleeftijd van 14 Nota van het Secretariaat neemt kennis van een nota van het Secretariaat met statistieken (PE 289.642/QUAEST) over leden van bezoekersgroepen die jonger zijn dan de minimumleeftijd van 14. - bevestigt de geldende regels voor de minimumleeftijd van bezoekers. 10. Pictogram voor telefonische alarmnummers nota van het Directoraat-generaal Administratie behandelt een nota van het Directoraat-generaal Administratie (PE 293.622/QUAEST) over een pictogram voor telefonische alarmnummers. - besluit op elk telefoontoestel een nieuw pictogram voor alle noodgevallen te laten aanbrengen met een afbeelding van een vlam en een rood kruis plus het alarmnummer 85500. 11. Meditatieruimten in Brussel en Straatsburg ontwerpmededeling over openingstijden en reserveringsprocedures behandelt een door het Directoraat-generaal Administratie opgestelde ontwerpmededeling aan de leden (PE 293.633/QUAEST) over de openingstijden en reserveringsprocedures voor de meditatieruimten in Brussel en Straatsburg. - keurt de ontwerpmededeling goed. 12. Schilderwerk in het LOW-gebouw in Straatsburg nota van het Directoraat-generaal Administratie neemt kennis van een nota van het Directoraat-generaal Administratie (PE 293.628/QUAEST) over het schilderwerk in gangen en trapportalen in Straatsburg. PE 295.712/Quaest./def. 10/13 PV\422865.doc
- neemt kennis van het voortgangsrapport (PE 293.628/QUAEST) van de administratie over het schilderwerk in de gangen en trapportalen in het LOW-gebouw in Straatsburg. 13. Diversen 13.1. Brief van mevrouw SCHÖRLING over vergoeding voor een bezoekersgroep antwoord van Directoraat-generaal Voorlichting en public relations Wegens afwezigheid van het hoofd van de bezoekersdienst wordt besloten dit punt uit te stellen tot een latere vergadering. 13.2. Officiële procedure bij overlijden van een lid gedachtewisseling - neemt kennis van de brief (PE 293.644/QUAEST) van de heer POOS, die voorstelt een nieuwe procedure in te voeren wanneer een lid tijdens zijn ambtsperiode overlijdt; - geeft de administratie opdracht, uitgaande van de brief van de heer Poos, een gedetailleerd voorstel in te dienen waarin ook bepalingen moeten worden opgenomen over aanvullende vertegenwoordiging bij de begrafenis van ambtsdragers alsmede procedures die moeten worden gevolgd bij het overlijden van een voormalig lid. 13.3. Inachtneming van rokers-/niet-rokerszones De heer Rieffel van het Directoraat-generaal Administratie zegt dat er binnenkort een mededeling zal verschijnen over rokers- en niet-rokerszones. 13.4. Podium voor foto's van bezoekersgroepen in Straatsburg De heer Poos stelt voor een betere locatie te vinden voor het podium voor foto's van bezoekersgroepen, met een Europese vlag en het Europese symbool. Naar aanleiding van dit voorstel deelt de heer Rieffel mee dat er gewerkt wordt aan een aanbesteding voor alle noodzakelijke verbouwingswerkzaamheden, waarin ook deze kwestie wordt meegenomen. 14. Punten ter informatie 14.1. Experimentele opening op zaterdag van voorlichtingsfaciliteiten voor bezoekers in Brussel nota van de secretaris-generaal PV\422865.doc 11/13 PE 295.712/Quaest./def.
- neemt kennis van een nota van de secretaris-generaal (PE 293.631/QUAEST) over het bij wijze van proef openstellen op zaterdag van de voorlichtingsvoorzieningen voor bezoekers in Brussel. 14.2. Kantoormeubilair nota van het Directoraat-generaal Administratie in antwoord op een verzoek van een lid neemt kennis van een nota van het Directoraat-generaal Administratie (PE 293.630/QUAEST) over extra meubilair voor Sir Robert Atkins. - geeft DG VI opdracht het door Sir Robert Atkins uitgekozen extra meubilair te leveren. 15. Datum en plaats van de volgende vergadering De volgende vergadering vindt op 4 oktober 2000 om 15.00 uur in Straatsburg plaats. De vergadering wordt om 17.15 uur gesloten. BIJLAGE: Presentielijst PE 295.712/Quaest./def. 12/13 PV\422865.doc
BIJLAGE PRESENTIELIJST Straatsburg, 6 september 2000 AANWEZIG: De heer BALFE fungerend voorzitter - Mevrouw BANOTTI Mevrouw QUISTHOUDT-ROWOHL De heer POOS EVENEENS AANWEZIG: Kabinet van de secretaris-generaal Juridische Dienst DG I DG VI De heer CLARK De heer KRÜCK Mevrouw RATTI De heer SAMPER De heer CORREA De heer BETZ Mevrouw DONTERI De heer FACCHIN De heer RIEFFEL De heer GAVRIIL De heer KRAEWINKELS De heer SOMMERSCHIELD De heer VALENTIN De heer TENEZAKIS De heer ALABART Mevrouw FIHL De heer CLAUSEN De heer COLOMBO DG VIII De heer CHAMIER Mevrouw HENTGES De heer CEUPPENS SECRETARIAAT: De heer KYST De heer VON LINGEN De heer BRAWN De heer LANE PV\422865.doc 13/13 PE 295.712/Quaest./def.