Integriteitscode Sprengenland Wonen
Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 2 Verdeling van schaars goed 4 3 Zakelijk houden van relaties 5 4 Gebruik van bedrijfsmiddelen en informatie 7 5 Respectvolle omgang 9 6 Voor wie van toepassing? 10 Versie december 2015 Integriteitscode 1
1 Inleiding Waarom een integriteitscode? Woningcorporaties hebben een belangrijke maatschappelijke taak: het zorgen voor goede huisvesting primair voor de lagere inkomensgroepen. Dat vraagt om professionaliteit, betrouwbaarheid en integriteit van de organisatie. De samenleving ziet veel van wat een corporatie doet. Een corporatie werkt als het ware in een glazen huisje. Dus is maximale transparantie nodig. Als wij betrouwbaarheid, soliditeit en kostenbewustzijn naar onze klanten willen uitstralen, zullen wij ook intern zo moeten handelen. En dit transparant moeten maken. Als wij de buitenwereld willen laten zien dat wij een professionele en integere organisatie zijn, dan moet dit van binnenuit komen. De hele organisatie moet erop gericht zijn om zo eerlijk, transparant en integer mogelijk te werken. Een integriteitscode biedt duidelijkheid. Duidelijkheid in hoe wij omgaan met bepaalde situaties. En waar de grenzen liggen. Wat is integriteit? Integriteit is een eigenschap van personen én van organisaties. Integriteit is allereerst een persoonlijke eigenschap. Het betekent dat mensen: besef hebben van waarden en normen; respect en oog hebben voor de belangen van anderen; onkreukbaar zijn: zij geven hun waarden niet zo maar op als hen dat toevallig goed uitkomt; consistent en transparant zijn in woord en daad: ze doen wat ze zeggen en zeggen wat ze doen. Integriteit is ook een eigenschap van organisaties. De integere organisatie stelt zichzelf waarden en normen en gaat zorgvuldig om met de belangen van haar klanten, leveranciers, relaties en met elkaar. Integriteit is ook een van de kernwaarden van Sprengenland Wonen: We zijn betrouwbaar, solide en kostenbewust. We willen een corporatie zijn waar men van op aan kan. Die integer is. Afspraken nakomt. En op een verantwoorde manier omgaat met maatschappelijk vermogen. Een organisatie en de daarbinnen of daarvoor werkzame medewerkers worden en zijn niet integer door het opstellen en accepteren van een integriteitscode. Dat zit tussen de oren van alle medewerkers. Versie december 2015 Integriteitscode 2
Integriteitscode De integriteitscode van Sprengenland Wonen is geen dichtgetimmerd en uitputtend reglement. Er staat niet over elk onderwerp precies in wat wel en wat niet mag. Dat kan en moet ook niet. In de code staan wel enkele voor Sprengenland Wonen belangrijke regels. En verder per onderwerp richtlijnen. We hebben vertrouwen in onze medewerkers. Dat betekent dat we ze ruimte geven om hun werk op een eigen manier in te vullen in rechtstreeks contact met de mensen waar het om gaat. Daarbij past niet een veelheid aan regels, wel een vergaande eigen verantwoordelijkheid en professionaliteit van de medewerkers. Deze integriteitscode is daarbij een hulpmiddel. Maak het bespreekbaar Alleen al het feit dat we deze titel gebruiken geeft al aan dat er in ons werk altijd situaties of omstandigheden zullen zijn waarop de code geen of geen duidelijk antwoord geeft, of waarbij zij voor meer dan één uitleg vatbaar is. Als dat zo is, dan geldt dat het goed is om te weten dat alles bespreekbaar is en niemand moeilijke situaties of dilemma s alleen hoeft op te lossen. Kies bij twijfel het zekere voor het onzekere en laat gezond verstand en veiligheid voorop staan. Bespreek je voorgenomen handelswijze met collega s en/of leidinggevende. Praten aan de hand van voorbeelden werkt hierbij goed. Oordeel niet, maar bespreek met elkaar hoe je met de casus om kunt gaan en hoe je elkaar kunt beschermen voor keuzes waar je jezelf, je collega s of Sprengenland Wonen mee kunt beschadigen. Deze integriteitscode bestaat uit vier hoofdstukken: - Verdeling van schaars goed: hoe gaan we om met de verdeling van huur- en koopwoningen? - Zakelijk houden van relaties: hoe houden we de relatie met klanten, leveranciers en andere belanghouders zuiver? - Gebruik van bedrijfsmiddelen: waar liggen de grenzen bij privé-gebruik van bedrijfsmiddelen of eigendommen van Sprengenland Wonen? En bij het gebruik van werktijd voor privé-aangelegenheden? - Respectvolle omgang: hoe gaan we om met onze klanten en collega s? En met privacygevoelige gegevens van klanten en collega s? Versie december 2015 Integriteitscode 3
2 Verdeling van schaars goed Bij het toewijzen van een huur- of koopwoning die in eigendom is van Sprengenland Wonen hanteren we de volgende uitgangspunten: Bij het zoeken naar een woning gelden voor medewerkers van Sprengenland Wonen dezelfde regels als voor andere woningzoekenden. Medewerkers van Sprengenland Wonen krijgen geen voorrang of extra korting bij het kopen van een woning. Prijsbepaling koopwoningen Het aanbod koopwoningen is te vinden op de website van Sprengenland Wonen. Koopwoningen worden alleen via makelaars aangeboden. Volgens de procedure van Sprengenland Wonen adviseert een taxateur (niet zijnde de verkopende makelaar) ons over de verkoopwaarde van een woning. Een formeel taxatierapport moet beschikbaar zijn. De directeur-bestuurder bepaalt vervolgens de verkoopprijs. Hierbij wijkt hij niet af van de getaxeerde waarde, met uitzondering van de soms nodige onderhandelingsmarge; hierbij hanteren wij het interne meer-ogenprincipe. De directeur-bestuurder besluit dit niet alleen, maar doet dit altijd in overleg met de manager Wonen. Versie december 2015 Integriteitscode 4
3 Zakelijk houden van relaties Bijna alle medewerkers van Sprengenland Wonen hebben op de een of andere manier te maken met bedrijven, adviseurs, medewerkers van de gemeenten waarin we werkzaam zijn, enzovoorts. Om de relatie zuiver te houden hebben we de volgende uitgangspunten: We nemen geen geschenken aan. We scheppen geen verwachtingen bij relaties en leveranciers. We voorkomen belangenverstrengeling. We vermijden risico s voor Sprengenland Wonen. We hanteren het aanbestedings- en inkoopbeleid zoals gepubliceerd op onze website. Relatiegeschenken en uitnodigingen We nemen bij Sprengenland Wonen geen geschenken aan. Ook niet op ons privé-adres. Geschenken voegen niets toe aan de goede werkrelatie die we met aannemers en leveranciers nastreven. Bovendien schep je verwachtingen. Ontvang je toch een (klein) relatiegeschenk denk daarbij aan een fles wijn, een doosje bonbons, een bloemetje meld dit altijd aan je leidinggevende. Maak het bespreekbaar en overleg wat je er mee doet. Uitnodigingen voor diners, theater of voetbalwedstrijden e.d. sla je vriendelijk af. Is er twijfel over een uitnodiging en lijkt het in uitzonderlijke gevallen zinvol om mee te gaan, dan overleg je met de directeur-bestuurder. Van deze uitzonderingen houdt het secretariaat een registratie bij. Dan is het voor iedereen inzichtelijk. We beantwoorden uitnodigingen altijd schriftelijk met het argument dat acceptatie volgens onze integriteitscode niet past. Een kopie gaat naar de leidinggevende. Uiteraard kan ook per e-mail geantwoord worden. Het declareren van uitgaven Je kunt je afvragen waar precies de grens ligt tussen een uitgave die in het belang van je functie of van Sprengenland Wonen is en wanneer een uitgave dat niet meer is. Als een collega ons vraagt naar het waarom geven we hem of haar eerlijk antwoord. We verschuilen ons niet achter regeltjes en vluchten niet in algemeenheden. En wat op de ene plaats en tijd volstrekt gepast en proportioneel is, kan in een andere situatie geheel fout zijn. Een etentje in de offertefase is iets heel anders dan na de oplevering van een werk. Oftewel: denk goed na voor je ja zegt en maak een zo goed mogelijke beoordeling van de gepastheid. Dat geldt voor uitgaven die anderen doen voor jou, maar net zo goed voor uitgaven die jij voor anderen doet en bij Sprengenland Wonen declareert. Versie december 2015 Integriteitscode 5
Extra klusje Het spreekt voor zich dat we vriendelijk en respectvol met onze klanten omgaan. We houden de relatie met de klant wel zakelijk. We voeren ons werk zo goed mogelijk uit en ontvangen hiervoor van de klant geen extra s. En vraagt een klant ons om een gunst, dan denken we hier goed over na. In eerste instantie lijkt het heel klantvriendelijk om een extra klus uit te voeren. Maar de grenzen zijn snel overschreden. Als het niet duidelijk is, overleg dan altijd met je leidinggevende wat je met een dergelijke vraag doet. Bij klussen die klanten zelf moeten opknappen zijn we ook terughoudend. Stel dat we per ongeluk iets van de klant beschadigen, onszelf verwonden of de klus niet goed uitvoeren. Dat is een risico dat we niet willen nemen. En je voor een extra klus laten betalen door de klant, dat doen we zeker niet. Nevenfuncties Naast ons dagelijks werk hebben we vaak nog allerlei andere activiteiten. Bij een (bestuurlijke) nevenfunctie is het goed even te overleggen omdat er mogelijk een belangentegenstelling is. Het kan voorkomen dat de directeur-bestuurder om die reden geen toestemming geeft om de nevenfunctie te vervullen. Voordeel Het is niet de bedoeling om de relatie met leveranciers van Sprengenland Wonen te gebruiken om daar persoonlijk voordeel uit te halen. We zouden verwachtingen kunnen wekken bij de leverancier. We houden privé en zakelijk dus nadrukkelijk gescheiden. Als een medewerker voor een klus een relatie van Sprengenland Wonen wil inschakelen, moet je dit melden bij de leidinggevende of de directeur-bestuurder. Ook als er afspraken worden gemaakt in de zin van levering tegen inkoopsprijs is een voorafgaande toestemming noodzakelijk. Het kan voorkomen dat in bijzondere situaties geen akkoord wordt gegeven. Aanbestedings- en inkoopbeleid We hanteren het ook op onze website gepubliceerde aanbestedings- en inkoopbeleid. En we zorgen ervoor dat dit altijd transparant navolgbaar is. Het aanbestedingsbeleid is een onderdeel van onze integriteitscode en gepubliceerd op onze website. Versie december 2015 Integriteitscode 6
4 Gebruik van bedrijfsmiddelen en informatie Het lijkt en is zo gemakkelijk. Je moet even een privéboodschap doen en neemt snel een bedrijfsauto mee. Of je wilt even online wat bestellen overdag. En mag je de mobiele telefoon van Sprengenland Wonen ook privé gebruiken? Ook hier geldt dat er veel meer vragen zijn dan we hier antwoorden kunnen geven. De basisregels zijn: We gaan zorgvuldig om met bedrijfseigendommen. We gebruiken bedrijfsmiddelen slechts heel beperkt voor privé-zaken. Privé-aangelegenheden regelen we zoveel mogelijk buiten werktijd. Bedrijfsinformatie hoort niet op straat te liggen. Privé-gebruik bedrijfseigendommen Bedrijfsmiddelen zoals kopieermachines, laptops, gereedschap en bijvoorbeeld digitale camera s zijn niet bestemd voor privé-gebruik. Een enkele keer een kopietje maken voor eigen gebruik kan natuurlijk wel. Zolang het beperkt blijft. Thuis of bij vrienden klussen met spullen van Sprengenland Wonen is niet de bedoeling. De digitale camera mee naar huis nemen om het feest van je kind vast te leggen ook niet. Het zijn bedrijfseigendommen. Als ze kapot gaan of we vergeten ze de volgende dag weer mee te nemen naar het werk, heeft een collega daar last van. Regels voor het gebruik van mobiele telefoon, tablet, laptop en bedrijfsauto s hebben we opgenomen in ons personeelsbeleid. Telefoon, internet en e-mail We willen dat medewerkers zich prettig voelen en sturen niet op een strikte scheiding tussen werk en privé. Niet als het gaat om de exacte werktijden van iedereen en ook niet op de invulling van de werktijd. Als het aantal uren waarvoor iemand is aangenomen maar daadwerkelijk gewerkt wordt en als hij of zij de prestaties maar levert die van hem of haar worden verwacht. Toch kennen we wel enkele huisregels, te weten: We voeren zo min mogelijk privé-telefoongesprekken op het werk. Alleen als het niet anders kan, bijvoorbeeld als een instantie alleen tijdens kantoortijden bereikbaar is. Op het werk een e-mail sturen naar vrienden of je privé-mail checken: we doen het allemaal wel eens, maar doe het niet te vaak en zorg ervoor dat het niet storend is voor de reguliere werkzaamheden. Googelen kost veel tijd, vaak meer dan je denkt. Een enkele keer iets voor jezelf opzoeken op internet kan geen kwaad. Maar houd het beperkt. We bezoeken geen websites die risico s met zich meebrengen qua veiligheid (voor het systeem of anderszins) en ook geen websites waar collega s zich aan kunnen storen. Elke medewerker van Sprengenland Wonen heeft een mobiele telefoon van het werk. Die mag, binnen bepaalde kaders, ook privé gebruikt worden. Zo zorgen we ervoor dat iedereen altijd goed bereikbaar is. De regels voor het gebruik van de mobiele telefoon zijn vastgelegd in ons personeelsbeleid. Versie december 2015 Integriteitscode 7
Bedrijfsinformatie Die reorganisatie of fusie die je dwars zit, de manager met wie je niet overweg kunt of de financiële prognoses die je zorgen baren. Natuurlijk zou je daar wel over willen praten tijdens een verjaardag of als je op visite bent. Vaak kan dat ook, maar bedenk wel wat het effect van je loslippigheid kan zijn. Want die fusie is misschien nog lang niet definitief en die collega die je niet mag heeft misschien wel een sollicitatie lopen bij een bedrijf en kan daardoor geschaad worden. Het noemen van bedragen kan leiden tot hogere offerteprijzen. En zo kunnen we nog wel even doorgaan. Het motto is: wees zorgvuldig met bedrijfsgegevens, houd rekening met de gevoeligheid en met privacyaspecten. En bedenk dat anderen misbruik kunnen maken van alles wat je zegt. Versie december 2015 Integriteitscode 8
5 Respectvolle omgang Onze grootouders kenden al het spreekwoord: wat u niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook een ander niet. Het lijkt zo logisch, maar in deze tijd van social media is het goed om er even bij stil te staan. Respect voor elkaar, voor huurders en voor medewerkers van andere bedrijven en instellingen. Dat betekent voor ons: We roddelen niet en maken geen discriminerende of seksistische opmerkingen. Informatie over klanten, relaties of collega s gebruiken we alleen voor het werk. We gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. We spreken collega s aan op ongewenst gedrag. Klanten en collega s We behandelen onze klanten, onze collega s en medewerkers van andere bedrijven met respect, zoals we zelf ook behandeld willen worden. We zijn vriendelijk en beleefd. We praten niet achter iemands rug over hem of haar. We respecteren dat we niet allemaal hetzelfde zijn. Discriminatie en seksisme vinden wij onacceptabel. We komen afspraken na, met klanten, leveranciers, andere belanghouders en collega s. Informatie en vertrouwelijkheid We respecteren de privacy van onze klanten. We vertellen thuis dus niet met naam en toenaam over hen. Vertrouwelijke informatie over onze klanten, leveranciers, andere belanghouders of collega s gebruiken we alleen als dat nodig is voor het goed uitvoeren van ons werk. We gaan zorgvuldig om met deze informatie en zorgen ervoor dat onbevoegden er niet bij kunnen. Aanspreken We spreken elkaar aan op ongewenst of niet integer gedrag. Dat is misschien niet altijd gemakkelijk, maar ongewenst gedrag kan op een afdeling de sfeer negatief beïnvloeden. Het kan irritatie opwekken. Het is beter om met elkaar te praten in plaats van over elkaar. Versie december 2015 Integriteitscode 9
6 Voor wie van toepassing? Deze code is van toepassing voor commissarissen, bestuurders en alle binnen Sprengenland Wonen werkzame personen. Ook collega s die tijdelijk via derden bij ons werkzaam zijn, zijn er aan gehouden. En zullen, voordat zij bij ons hun werkzaamheden beginnen, op de hoogte worden gesteld van deze code. Voor medewerkers van Sprengenland Wonen maakt de integriteitscode deel uit van het pakket arbeidsvoorwaarden, regels en richtlijnen die behoren bij hun arbeidsovereenkomst. En ze zijn daaraan gehouden. Sancties Bij het niet naleven van de integriteitscode is de Nederlandse wet- en regelgeving hieromtrent van toepassing. Versie december 2015 Integriteitscode 10