VERGADERREGLEMENT ONAFHANKELIJKE ADVIESCOMMIS- SIE PRAKTIJKTOEPASSING BRANDVEILIGHEIDSVOOR- SCHRIFTEN Versie De Onafhankelijke adviescommissie praktijktoepassing ; Postbus 30941 2500 GX Den Haag Interne postcode 210 www.vrom.nl/gebruiksbesluit Gelet op artikel 6 van het Besluit onafhankelijke adviescommissie en raad voor praktijktoepassing ; Besluit tot vaststelling van het volgende vergaderreglement: Secretariaat info@adviescommissie brandveiligheid.nl Artikel 1 Voorbereiding van vergaderingen 1. De voorzitter stelt na overleg met de secretaris de agenda van de vergadering vast. 2. Vergaderingen worden voorbereid overeenkomstig de door de commissie vastgestelde werkwijze. Artikel 2 Vergaderingen 1. De commissie vergadert volgens een jaarlijks door de voorzitter vast te stellen rooster. 2. De voorzitter is bevoegd een vergadering uit te stellen of af te gelasten, indien onvoldoende besluiten aan de commissie kunnen worden voorgelegd. 3. De voorzitter is bevoegd een extra vergadering te beleggen indien naar zijn oordeel de behandeling van een onderwerp geen uitstel gedoogt tot de eerstvolgende vergadering. Artikel 3 Deelname aan vergaderingen 1. Deelname aan een vergadering blijkt uit het tekenen van de presentielijst. 2. Indien een lid van de commissie is verhinderd een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan vooraf kennis aan de secretaris. 3. De voorzitter kan in overleg met de secretaris personen uitnodigen om de commissie ter vergadering te informeren. Pagina 1 van 5
Artikel 4 Stukken voor de vergadering 1. De secretaris draagt er zorg voor dat, behoudens bijzondere gevallen, de uitnodigingen voor een vergadering, de agenda en de daarbij behorende stukken ten minste vier werkdagen voor de vergadering door de leden van de commissie worden ontvangen. 2. De agenda en daarbij behorende stukken kunnen per e-mail worden verzonden. Artikel 5 De beraadslaging en handhaving van orde ter vergadering 1. De voorzitter heeft de leiding van de vergadering en bepaalt de vergaderorde. 2. De voorzitter kan de beraadslagingen over een onderwerp verdelen in algemene beschouwingen en beschouwingen over onderdelen ervan. 3. De voorzitter kan de spreektijden beperken. 4. De voorzitter is bevoegd de vergadering te schorsen, indien daartoe aanleiding is. Hij kan zodra hij meent dat het onderwerp in voldoende mate is behandeld de beraadslagingen sluiten en tot stemming overgaan. 5. Onderwerpen, die niet zijn geagendeerd worden slechts in behandeling genomen, indien geen der leden van de commissie of de voorzitter zich daartegen verklaart. Artikel 6 Stemming 1. Stemming vindt mondeling plaats bij hoofdelijke oproeping. 2. Indien geen der leden stemming verlangt, wordt een voorstel geacht met algemene stemmen te zijn aangenomen. 3. In geval van een stemming is een voorstel aangenomen als een meerderheid van de leden zich heeft uitgesproken voor het voorstel. Blanco uitgebrachte stemmen worden als een uitgebrachte stem gerekend. 4. Besluiten kunnen op voorstel van de voorzitter buiten een vergadering worden genomen. 5. Van besluiten genomen geheel of gedeeltelijk buiten een vergadering wordt in de eerst volgende vergadering mededeling gedaan. 6. De secretaris draagt er zorg voor dat de besluiten worden vastgelegd en is belast met de uitvoering daarvan. Pagina 2 van 5
Artikel 7 Inwerkingtreding Het reglement treedt in werking met ingang van 5 juni. Het reglement wordt aangehaald als: Vergaderreglement onafhankelijke adviescommissie praktijktoepassing. Aldus vastgesteld in de vergadering van de commissie van 5 juni. De voorzitter De secretaris ir. J.T. Koudijs ir. H.C.M. van Egmond Bijlage: permanente besluitenlijst Pagina 3 van 5
Besluitenlijst behorende bij het vergaderreglement van de Adviescommissie praktijktoepassing Brandveiligheid 15 oktober Besluit In aanvulling op het instellingsbesluit, besluit de Adviescommissie dat adviezen van de commissie slechts een oordeel inzake de technische inhoudelijke kant van een casus betreffen. De juridische doorwerking in relatie tot handhaving, etc. is geen onderdeel van de advisering 15 oktober 2 november Met betrekking tot casus onder de rechter wordt het volgende afgesproken: - In algemene zin adviseert de Adviescommissie ook casus die onder de rechter zijn. Het instellen van beroep is geen reden om van de normale procedure af te wijken. Alleen in geval van een uitspraak van de rechter wordt gehandeld volgens onderstaande werkwijze: o Uitspraken zijn algemeen van aard en niet specifiek gericht op de casus die al door de rechter is beoordeeld. Er wordt geen uitspraak gedaan over het juridisch oordeel van de rechter. Er wordt slechts vanuit een extern perspectief beschreven wat het oordeel van de commissie is met betrekking tot de technische inhoudelijke vraag o Het advies van de commissie kan dienen als basis voor toekomstige vergelijkbare casus. De casus moet derhalve toepasbaar zijn in een breder kader. o Bij uitspraken onder de rechter wordt specifiek aangegeven dat de het advies voor de betreffende casus geen betekenis heeft. - Indien vanuit een juridische procedure een advies wordt aangevraagd dan is dit geen bezwaar en kan de normale procedure worden gevolgd; - Bij uitspraken van de Commissie wordt rekening gehouden met eerdere jurisprudentie. Ook hier vanuit een extern perspectief en dus beschrijvend. De jurisprudentie wordt genoemd en eventueel becommentarieert (niet standaard overgenomen). Procedureafspraak aanwezigheid direct betrokkenen bij casus: Met betrekking tot casus waar leden van de adviescommissie inhoudelijk bij betrokken zijn wordt het volgende afgesproken: - Betrokkenen verlaten de vergadering wanneer gesproken wordt over een casus waar hij of zij bij betrokken is: o Bij de inhoudelijke bespreking van de casus; o Bij overleg of een adviesaanvraag al dan niet in behandeling wordt genomen. - Betrokkenen worden niet betrokken in het opstellen van conceptadviezen en geven geen toelichting op de casus; - Indien 3 van de 5 leden van de adviescommissie betrokken zijn bij een adviesaanvraag wordt deze niet in behandeling genomen; - Indien de voorzitter betrokken is bij één van de casus dan Pagina 4 van 5
Besluit wijst de vergadering voor behandeling van de betreffende casus een vervangende voorzitter aan. 26 november De algemene formulering van een advies van de Adviescommissie ziet er als volgt uit: 1. Gelet op het voorgaande adviseert de commissie met betrekking tot de toepassing van in deze casus / in dit geval:" 2. Overigens merkt de commissie voor deze casus / dit geval nog op:" 3. De commissie geeft in overweging..." 22 maart 2010 In geval de toepassing van de leidt tot een situatie waarbij er naar het oordeel van de commissie gevaar voor de gezondheid of veiligheid ontstaat dan wel voortduurt (gevallen die vallen onder de zorgplicht, artikel 1a, van de Woningwet), zal de commissie in de aanvulling op haar advies daarop wijzen. Aan de standaardformulering voor advisering zal worden toegevoegd in een geval als hierboven genoemd: Het uitvoeren van het advies over de toepassing van de zal in het onderhavige geval leiden tot een situatie waarbij naar het oordeel van de Adviescommissie er gevaar voor de gezondheid of veiligheid ontstaat dan wel voortduurt. Derhalve adviseert de Adviescommissie 22 maart 2010 Bij afhandeling van conceptadviezen per e-mail (tussen vergaderingen) wordt de volgende procedure gehanteerd: 1. Conceptadviezen worden pas definitief gemaakt en verzonden nadat van alle leden een reactie is ontvangen; 2. Conceptadviezen worden geagendeerd voor het eerst volgende overleg indien: a. Dit door één van de leden wordt verzocht; b. Sprake is van een aanzienlijke aanpassing, voorgesteld door één van de leden; c. Geen reactie is ontvangen van één of meerdere leden. 3. Adviesaanvragen waarbij niet op voorhand duidelijk is of deze kunnen worden behandeld worden in eerste instantie alleen aan de voorzitter voorgelegd. De voorzitter bepaald in dat geval of de aanvragen al dan aan de Adviescommissie worden voorgelegd. Pagina 5 van 5