Protocol Verzuim SBO3BOOR 2015-2018 Protocol Verzuim SBO3BOOR definitief versie 18-11-2015 1
Inhoud 1. Voorwoord... 3 2. Wettelijk kader... 4 3. Handelen bij verzuim... 7 4. Verlofaanvragen door ouders... 13 Protocol Verzuim SBO3BOOR definitief versie 18-11-2015 2
1. Voorwoord De Nederlandse overheid heeft in de Leerplichtwet vastgelegd dat ieder kind onderwijs ontvangt. moet. Ouders moeten zorgen dat hun kind naar school gaat en de gemeente heeft de wettelijke taak om in de gaten te houden of kinderen ook onderwijs krijgen. De gemeente Rotterdam wil het schoolverzuim en uitval terugdringen. Hiervoor zijn leerplichtambtenaren aangewezen. Zij proberen te voorkomen dat jongeren door (dreigend) schoolverzuim en voortijdige schooluitval in hun vorming en ontwikkeling worden belemmerd. Inzet vanuit leerplicht is pas effectief als er op school een goed verzuimbeleid is, gericht op zowel preventie als controle. Om scholen te helpen bij het vormgeven van het verzuimbeleid heeft Leerplicht van de gemeente Rotterdam, in samenwerking met verschillende scholen, verzuimprotocollen ontwikkeld. Het verzuimprotocol dat u nu leest, is het verzuimprotocol voor SBO3BOOR (SBO Cornelis Leeflang, SBO Henry Dunant en SBO de Kring) en is gebaseerd op het protocol voor primair onderwijs van de gemeente Rotterdam. In dit verzuimprotocol staan de schoolspecifieke afspraken. Daarnaast vermeldt het verzuimprotocol ook de wettelijke kaders en verplichtingen rondom verzuim. Dit protocol wordt in schooljaar 2017-2018 opnieuw vastgesteld. Protocol Verzuim SBO3BOOR definitief versie 18-11-2015 3
2. Wettelijk kader Onderstaande informatie is afkomstig uit het protocol van de gemeente Rotterdam. 2.1 De leerplichtwet Kinderen en jongeren hebben recht op passend onderwijs, maar ook de plicht er gebruik van te maken. Volledige leerplicht Leerlingen zijn volledig leerplichtig vanaf de eerste schooldag van de maand na hun 5e verjaardag. De leerplicht duurt tot het eind van het schooljaar waarin de leerling 16 jaar wordt of tot het einde van het 12e volledig gevolgde schooljaar. Kwalificatieplicht De kwalificatieplicht volgt op de leerplicht en geldt voor jongeren tot 18 jaar die nog geen startkwalificatie hebben behaald: een mbo-niveau 2-, havo- of vwo-diploma. Zij zijn tot hun 18e verjaardag kwalificatieplichtig. Dat betekent dat deze jongeren een onderwijsprogramma moeten volgen dat is gericht op het behalen van een startkwalificatie. 2.2 Verzuim Schoolverzuim is een belangrijke indicator voor voortijdig schoolverlaten in een later stadium. Hoewel verzuim meestal een symptoom is van achterliggende problemen, kan verzuim op termijn de oorzaak worden van voortijdig schoolverlaten. Het is daarom belangrijk zo snel mogelijk te reageren op verzuimgedrag van de leerlingen. Een goed systeem om de absenten te registreren en directe vervolgacties zijn hiervoor noodzakelijk. Er wordt onderscheid gemaakt in absoluut en relatief verzuim. Bij absoluut verzuim staat de leerplichtige niet ingeschreven bij een onderwijsinstelling. Bij relatief verzuim staat de leerplichtige wel ingeschreven op een school, maar is hij of zij regelmatig afwezig. Bij relatief verzuim kan het gaan om geoorloofd en ongeoorloofd verzuim. Ongeoorloofd verzuim Onder ongeoorloofd verzuim verstaan we alle fysieke afwezigheid van leerlingen waarbij met school geen overleg is geweest over de absentie of wanneer door school geen toestemming is verleend voor het verzuim. We spreken ook van ongeoorloofd verzuim als leerlingen te laat op school komen, voortijdig naar huis gaan, dagdelen of dagen niet op school komen zonder dat de ouders/verzorgers de school informeren over de reden van het verzuim. Geoorloofd verzuim Geoorloofd verzuim is onder meer: Ziekte van de leerling (gemeld door ouders); Godsdienstige verplichtingen; Verlof vooraf aangevraagd en toegestaan of achteraf gelegitimeerd voor gewichtige omstandigheden, zoals verhuizing, huwelijks- of ambtsjubilea, ernstige ziekte van een gezinsof familielid of verlof vanwege de aard van het beroep van de ouders. Zie link OCW (Beleidsregel EV OCW) 2.3 Verantwoordelijkheid gemeente Rotterdam Leerplichtambtenaar De gemeente Rotterdam heeft de wettelijke taak de naleving van de leerplichtwet te controleren. Wanneer een leerling vaak ongeoorloofd, dus zonder geldige reden, niet aanwezig is op school, moet de school de leerplichtambtenaar inschakelen. Als een leerplichtambtenaar een verzuimmelding binnenkrijgt, neemt hij of zij deze in behandeling. Afhankelijk van de melding en de achterliggende problematiek doet de leerplichtambtenaar het volgende: Spreekt met ouders, leerling, school en betrokken hulpverleners Protocol Verzuim SBO3BOOR definitief versie 18-11-2015 4
Bemiddelt tussen verschillende partijen Overlegt in netwerken van onderwijs en zorg Geeft advies over passende voorzieningen en trajecten Dit kan leiden tot verschillende verwijzingen en meldingen zoals een melding aan Veilig Thuis door school of een proces verbaal door leerplicht. In het geval van een proces verbaal stuurt de leerplichtambtenaar stuurt het proces-verbaal naar de officier van justitie. De rechter kan aan de ouders en/of verzorgers een straf opleggen. Jongeren van 12 jaar en ouder kunnen bij ongeoorloofd verzuim ook zelf een proces verbaal of een Halt-straf krijgen. Verder heeft de leerplichtambtenaar de volgende handhavinginstrumenten: Last Onder Dwangsom en kinderbijslag stopzetten. Dit laatste kan alleen bij kwalificatieplichtige leerlingen. Leerplichtambtenaar en contactgegevens Algemeen Gemeente Rotterdam, Jeugd en Onderwijs, Toezicht en Handhaven Postbus 70014, 3000 KS Rotterdam Telefoon: 010-4984258, Fax: 010-4984268 Website: www.jos.rotterdam.nl SBO C. Leeflang Suzanne Kroon 06-22059149 sm.kroon@rotterdam.nl SBO H. Dunant Maureen Ravenberg 06-13366256 ma.ravenberg@rotterdam.nl SBO de Kring Maartje Janssens 06-13372863 mw.janssens@rotterdam.nl 2.4 Verantwoordelijkheid school Verzuimbeleid De school moet zich houden aan de Leerplichtwet, vooral om ervoor te zorgen dat de leerlingen hun school zonder onderbrekingen doorlopen en hun diploma halen. Daarmee heeft de leerling later de beste start op de arbeidsmarkt. Door een degelijk verzuimbeleid en door toezicht te houden op verzuim, kan de school onnodige afwezigheid van de leerlingen tegengaan. Door grote afwezigheid van leerlingen ontstaan er achterstanden, de leerling mist de aansluiting met de lesstof en verliest het contact met de klasgenoten. Verzuimprotocol Het verzuimprotocol is een draaiboek behorend bij het verzuimbeleid. Het protocol structureert de dagelijkse gang van zaken door de te nemen acties te beschrijven en de taakverdeling aan te geven. In het protocol wordt ook aangegeven welke terugkerende handelingen op langere termijn plaats moeten vinden. Het geeft de school de mogelijkheid verzuim effectief te signaleren, waardoor een adequate reactie op ongeoorloofd verzuim gegeven kan worden. Registreren van verzuim Het is belangrijk dat verzuim, inclusief te laat komen, goed door school wordt geregistreerd. Alleen zo ontstaat inzicht in verzuimgedrag en is er een goede basis om, als dat nodig is, actie te ondernemen. Het actueel houden van een sluitende leerlingen- en verzuimadministratie is een wettelijk vastgelegde verantwoordelijkheid van iedere school. Scholen mogen zelf bepalen op welke wijze ze leerlingengegevens en verzuim registreren. Deze verzuimadministratie kan gecontroleerd worden door de schoolcontroleurs van de gemeente Rotterdam. Verplicht melden van verzuim Er zijn situaties waarin contact gezocht moet worden met de leerplichtambtenaar en situaties waarin contact gezocht mag worden: Ongeoorloofd verzuim moet binnen 5 werkdagen gemeld worden als het gaat om 16 uur verzuim in een periode van 4 weken. Als het gaat om verzuim dat gerelateerd is aan (vermoedelijke) achterliggende problematiek, mag ook een verzuimmelding gedaan worden als de wettelijke termijn van 16 uur nog niet bereikt is. Bij een verzoek om extra verlof voor een periode van meer dan 10 dagen, is de toestemming van de leerlicht ambtenaar nodig. Protocol Verzuim SBO3BOOR definitief versie 18-11-2015 5
Een melding bij de leerplichtambtenaar wordt gedaan via het formulier Kennisgeving van Ongeoorloofd Verzuim (KOV-melding) In de volgende gevallen wordt er altijd een KOV-melding gedaan: Bij 12 keer te laat Bij 15 keer te laat Veelvuldig spijbelen (16 uur in een periode van 4 weken) Indien de situatie dit vraagt: twijfelachtig ziekteverzuim, langdurig ziekteverzuim of zorgwekkend ziekteverzuim (in overleg met de ib-er) Bij luxe verzuim: vrije dagen zonder toestemming van directeur of leerplichtambtenaar Verantwoordelijke binnen de school Bij SBO3BOOR is er geen verzuimfunctionaris (een persoon die alle taken met betrekking tot de verzuimmelding en de verwerking ervan uitvoert). De taken rondom verzuim zijn verdeeld over de verschillende teamleden in de school: groepsleerkracht, administratie, intern begeleider en directie. De groepsleerkracht is eigenaar van het proces, tenzij anders afgesproken. Protocol Verzuim SBO3BOOR definitief versie 18-11-2015 6
3. Handelen bij verzuim 3.1 Algemene afspraken Het melden van verzuim door de ouders/verzorgers. De ouders/verzorgers melden telefonisch aan de groepsleerkracht vóór 8:30 uur de afwezigheid van hun kind, met opgaaf van de reden van verzuim. De registratie van het verzuim. Elke groepsleerkracht neemt aan het begin van de dag de aanwezigheid van de leerlingen door en noteert deze. Leerlingen die te laat of afwezig zijn worden dezelfde dag in Parnassys genoteerd als geoorloofd of ongeoorloofd verzuim. Onderzoek van het verzuim indien leerling afwezig en dit niet is gemeld door ouders/verzorger o In het geval van niet gemeld verzuim wordt er vanuit de school vóór 9:00 uur door de groepsleerkracht contact gezocht met de ouders/verzorgers en wordt gevraagd naar de reden van het verzuim. Op basis daarvan wordt beoordeeld of er sprake is van geoorloofd of ongeoorloofd verzuim. Indien het na 9:00 uur niet is gelukt probeert de ambulant aanwezige (conciërge of administratie, anders een MT-lid) gedurende de dag contact te leggen (probeer ook het noodnummer). Is het voor de groepsleerkracht niet haalbaar om voor 9:00 uur contact op te nemen, dan kan dit aan een ambulant aanwezige worden gevraagd. o Indien het niet lukt om dezelfde dag telefonisch contact te krijgen, verstuurt de groepsleerkracht een standaardbrief naar de ouders/verzorger met het verzoek contact op te nemen en noteert in Parnassys dat er een brief is verstuurd. o Wanneer hier niet op gereageerd wordt of wanneer er sprake is van zorgwekkend verzuim, wordt de intern begeleider op de hoogte gebracht en worden in overleg tussen groepsleerkracht en ib-er de vervolgstappen bepaald (mogelijkheden: nogmaals telefonisch contact, nogmaals versturen brief, consultatie, leerplicht). Bij twijfel contact opnemen met een MT-lid, bij voorkeur intern begeleider Alle verzuim en vervolgstappen worden geregistreerd in Parnassys (zie onderstaande tabel) De groepsleerkracht is eigenaar en wordt van lopende zaken rondom een leerling op de hoogte gebracht De te nemen stappen worden altijd genomen in goed overleg met de ouder(s)/verzorger(s) 3.2 Verzuim, registratie en vervolgacties In onderstaand overzicht staan de verschillende redenen van afwezigheid genoteerd. Daarbij wordt vermeld hoe elk soort verzuim geregistreerd in Parnassys moet worden en de actie van de school. Reden afwezigheid leerling Te laat komen Bij aanvang van de schooldag niet om 8:30 uur aanwezig in klas Reden onbekend of niet legitiem Veelvuldig te laat komen: 15 keer Registreren Vervolgactie school in Parnassys Te laat komen of spijbelen Te laat Groepsleerkracht neemt dezelfde dag contact met ouders om het te laat komen te melden. Nadat er (geen) contact is geweest wordt dit contact en eventuele afspraken via een notitie geregistreerd in Parnassys. Indien het niet lukt om dezelfde dag telefonisch contact te krijgen, verstuurt de groepsleerkracht een standaardbrief naar de ouders/verzorger met het verzoek contact op te nemen en noteert in Parnassys dat er een brief is verstuurd. Te laat Bij 3 keer te laat komen volgt een gesprek van de groepsleerkracht met de leerling (notitie van gesprek in Parnassys). Indien het een jongere leerling betreft, contact opnemen met ouders (zie hierboven te laat komen ). Bij 6 keer te laat verstuurd de groepsleerkracht een brief naar ouders over het te laat komen en de vervolgstappen (notitie van versturen brief in Parnassys) Bij 9 keer te laat volgt een gesprek tussen groepsleerkracht met ouders en leerling (notitie van gesprek in Parnassys) Bij 12 keer te laat volgt de eerste KOV-melding Protocol Verzuim SBO3BOOR definitief versie 18-11-2015 7
Spijbelen: Betreft hele uren of dagen Reden onbekend of niet legitiem Reden achteraf gemeld Veelvuldig spijbelen: 16 uur in een periode van 4 weken Ziekte gemeld conform geldende afspraken: voor het afgesproken tijdstip 8:30 door ouder of verzorger Ziekte niet gemeld conform geldende afspraken: ongeoorloofd ongeoorloofd Ziek ongeoorloofd Leerplicht (die wordt afgedaan met een waarschuwingsbrief). De groepsleerkracht stelt de intern begeleider op de hoogte en indien noodzakelijke wordt SMW ingeschakeld (zie onderstaand: KOV-melding). Bij 15 keer te laat volgt de tweede KOV-melding bij leerplicht en worden leerling en ouders uitgenodigd door de Leerplichtamtenaar (zie onderstaand: KOV-melding). KOV-melding: De groepsleerkracht vult het formulier Kennisgeving van Ongeoorloofd Verzuim in en stuurt deze naar de intern begeleider. Deze controleert, ondertekent en stuurt z.s.m. op naar leerplicht. De administratie plaatst de KOV in Parnassys en koppelt dit terug aan de groepsleerkracht. Groepsleerkracht brengt ouders per brief op de hoogte van de KOV Groepsleerkracht neemt dezelfde dag contact op met ouders om het spijbelen te melden. Nadat er (geen) contact is geweest wordt dit contact en eventuele afspraken via een notitie geregistreerd in Parnassys. Indien het niet lukt om dezelfde dag telefonisch contact te krijgen, verstuurt de groepsleerkracht een standaardbrief naar de ouders/verzorger met het verzoek contact op te nemen en noteert in Parnassys dat er een brief is verstuurd. School is verplicht het verzuim binnen 5 werkdagen te melden bij leerplicht. Scholen kunnen het verzuim gerelateerd aan (vermoedelijke) achterliggende problematiek ook melden bij leerplicht wanneer de 16 uur niet bereikt is. KOV-melding: De groepsleerkracht vult het formulier Kennisgeving van Ongeoorloofd Verzuim in en stuurt deze naar de intern begeleider. Deze controleert, ondertekent en stuurt z.s.m. op naar leerplicht. De administratie plaatst de KOV in Parnassys en koppelt dit terug aan de groepsleerkracht. Groepsleerkracht brengt ouders per brief op de hoogte van de KOV. Ziekte De groepsleerkracht registreert de aard van de ziekte en stelt in overleg met de ouder of verzorger vast wanneer weer contact met de ouders/verzorgers zal worden opgenomen. Dit wordt door de groepsleerkracht in de gaten gehouden. De groepsleerkracht maakt van bovenstaande een notitie in Parnassys. Bij overschrijding van de vastgelegde termijn wordt door de groepsleerkracht opnieuw contact opgenomen met de ouder/verzorgers en een nieuwe termijn wordt vastgesteld, of afgesproken wordt wanneer het kind weer op school komt. De groepsleerkracht maakt van bovenstaande een notitie in Parnassys. Indien niet de groepsleerkracht de ziekmelding in aanneemt, dan vraagt diegene naar de aard van ziekmelding en stelt vast van weer contact met de ouders/verzorgers opgenomen zal worden. Diegene geeft dit door aan de groepsleerkracht en de groepleerkracht registreert en noteert dit in Parnassys. Groepsleerkracht neemt dezelfde dag contact met ouders om te controleren of het kind ziek is (indien niet gemeld door ouder of verzorger). Nadat er (geen) Protocol Verzuim SBO3BOOR definitief versie 18-11-2015 8
Niet voor het afgesproken tijdstip Niet door ouder of verzorger Twijfelachtig ziekte verzuim: school heeft twijfels over het ziekteverzuim Langdurig ziekte verzuim: Ziekteverzuim van meer dan 2 weken Zorgwekkend ziekte verzuim: Meerdere keren in een jaar meer dan 16 uur ziek (er moet contact is geweest wordt dit contact en eventuele afspraken via een notitie geregistreerd in Parnassys. Indien het niet lukt om dezelfde dag telefonisch contact te krijgen, verstuurt de groepsleerkracht een standaardbrief naar de ouders/verzorger met het verzoek contact op te nemen en noteert in Parnassys dat er een brief is verstuurd. Ziek Groepsleerkracht neemt dezelfde dag contact met ouders om te na te gaan of het kind ziek is. Nadat er (geen) contact is geweest wordt dit contact en de onderbouwing van de twijfel via een notitie geregistreerd in Parnassys. Groepsleerkracht meldt het twijfelachtig ziekteverzuim bij de intern begeleider per mail. De intern begeleider besluit welke instantie het ziekteverzuim oppakt en of een melding bij leerplicht nodig is. De vervolgstappen worden via een notitie geregistreerd in Parnassys (ook noteren als besloten wordt geen vervolgstappen te ondernemen) Indien KOV: De groepsleerkracht vult het formulier Kennisgeving van Ongeoorloofd Verzuim in en stuurt deze naar de intern begeleider. Deze controleert, ondertekent en stuurt z.s.m. op naar leerplicht. De administratie plaatst de KOV in Parnassys en koppelt dit terug aan de groepsleerkracht. Groepsleerkracht brengt ouders per brief op de hoogte van de KOV. Ziek Groepsleerkracht neemt na 2 weken van afwezigheid contact met ouders om te na te gaan of het kind nog ziek is. Indien er in een eerder stadium al vervolgafspraken zijn gemaakt, wordt gecontroleerd of deze aangepast of aanhouden kunnen worden. Nadat er (geen) contact is geweest wordt dit contact en eventuele afspraken via een notitie geregistreerd in Parnassys. Melden bij ouders dat het verzuim met de ib-er en in het MDO wordt besproken om te bepalen wat vervolgstappen zijn i.v.m. lesstof en leerplicht. Groepsleerkracht meldt leerling op basis van ziekteverzuim aan in het MDO. In het MDO wordt besloten welke instantie het ziekteverzuim oppakt en of een melding bij leerplicht nodig is. Groepsleerkracht stelt (indien gewenst in overleg met de intern begeleider) een huiswerk en/of inhaalplan op en adviseert indien nodig over alternatieve onderwijsmogelijkheden Terugkoppeling naar ouders door groepsleerkracht of intern begeleider. Nadat er contact is geweest wordt dit contact en eventuele afspraken via een notitie geregistreerd in Parnassys. Indien KOV: De groepsleerkracht vult het formulier Kennisgeving van Ongeoorloofd Verzuim in en stuurt deze naar de intern begeleider. Deze controleert, ondertekent en stuurt z.s.m. op naar leerplicht. De administratie plaatst de KOV in Parnassys en koppelt dit terug aan de groepsleerkracht. Groepsleerkracht brengt ouders per brief op de hoogte van de KOV Ziek Groepsleerkracht neemt contact op met ouders om het zorgwekkende ziekte verzuim te bespreken (eventueel samen met intern begeleider). Nadat er (geen) contact is geweest wordt dit contact en eventuele afspraken via een notitie geregistreerd in Parnassys. Melden bij Protocol Verzuim SBO3BOOR definitief versie 18-11-2015 9
dus sprake zijn van herhaling) Bezoek (huis)arts, specialist en dergelijke, gemeld conform geldende afspraken Bezoek (huis)arts, specialist en dergelijke, niet gemeld conform geldende afspraken Vrijstelling vanwege gewichtige omstandigheden (minder dan 10 schooldagen) met toestemming van de schooldirecteur Vrijstelling vanwege gewichtige omstandigheden (meer dan 10 schooldagen) met toestemming van de leerplichtambtenaar Luxe verzuim: vrije dag(en) zonder toestemming directeur of leerplichtambtenaar Medisch bezoek ongeoorloofd geoorloofd (indien mogelijk kiezen uit specificatie in Parnassys) geoorloofd (indien mogelijk kiezen uit specificatie in Parnassys) ongeoorloofd ouders dat het verzuim in het MDO wordt besproken om te bepalen wat vervolgstappen zijn i.v.m. lesstof en leerplicht. Groepsleerkracht meldt leerling op basis van ziekteverzuim aan in het MDO. In het MDO wordt besloten welke instantie het ziekteverzuim oppakt en of een melding bij leerplicht nodig is. Groepsleerkracht stelt in overleg met de intern begeleider een huiswerk en/of inhaalplan op en adviseert indien nodig over alternatieve onderwijsmogelijkheden Terugkoppeling naar ouders door groepsleerkracht of intern begeleider. Nadat er contact is geweest wordt dit contact en eventuele afspraken via een notitie geregistreerd in Parnassys. Indien KOV: De groepsleerkracht vult het formulier Kennisgeving van Ongeoorloofd Verzuim in en stuurt deze naar de intern begeleider. Deze controleert, ondertekent en stuurt z.s.m. op naar leerplicht. De administratie plaatst de KOV in Parnassys en koppelt dit terug aan de groepsleerkracht. Groepsleerkracht brengt ouders per brief op de hoogte van de KOV Bezoek specialisten De groepsleerkracht registreert de aard van het medisch bezoek in Parnassys. Bij de absentiemelding kan het tijdstip worden genoteerd. Groepsleerkracht neemt dezelfde dag contact met ouders om de afwezigheid en de regels rondom verzuim te bespreken. Nadat er (geen) contact is geweest wordt dit contact en eventuele afspraken via een notitie geregistreerd in Parnassys. Indien het niet lukt om dezelfde dag telefonisch contact te krijgen, verstuurt de groepsleerkracht een standaardbrief naar de ouders/verzorger met het verzoek contact op te nemen en noteert in Parnassys dat er een brief is verstuurd Bijzondere omstandigheden Schriftelijke aanvraag van ouders en schriftelijk besluit van school opslaan via bestand in Parnassys (zie hoofdstuk 4). Schriftelijk besluit van leerplicht opslaan via bestand in Parnassys (zie hoofdstuk 4). Groepsleerkracht neemt indien mogelijk dezelfde dag contact met ouders om de afwezigheid en de regels rondom verzuim te bespreken. Nadat er (geen) contact is geweest wordt dit contact en eventuele afspraken via een notitie geregistreerd in Parnassys. School is verplicht het verzuim binnen 5 werkdagen te Protocol Verzuim SBO3BOOR definitief versie 18-11-2015 10
Een leerplichtige staat niet (meer) ingeschreven bij een school of onderwijsinstelling Een definitieve verwijdering van een leerling Ongeoorloofd + Notitie: absoluut verzuim. Ongeoorloofd + Notitie: verwijdering. melden bij leerplicht als het gaat om 16 uur in een periode van 4 weken KOV-melding: De groepsleerkracht vult het formulier Kennisgeving van Ongeoorloofd Verzuim in en stuurt deze naar de intern begeleider. Deze controleert, ondertekent en stuurt z.s.m. op naar leerplicht. De administratie plaatst de KOV in Parnassys en koppelt dit terug aan de groepsleerkracht. Groepsleerkracht brengt ouders per brief op de hoogte van de KOV De administratie meldt in- en uitschrijvingen binnen 7 dagen aan gemeente (melden bij leerplicht verloopt automatisch in Panassys via BRON). De intern begeleider meldt binnen 1 werkdag de verwijdering bij leerplicht en ouders (zie protocol timeout, schorsen en verwijderen) en brengt hiervan de directie en leerkracht op de hoogte. Informatie m.b.t. de verwijdering staat reeds in Parnassys. 3.3 Registratie in Parnassys In onderstaande tabel staat de route in Parnassys uitgelegd per actie. Actie Absentie groep invoeren Notitie Bestand Route in Parnassys Groep > selecteer groep >Absentie > absentie per groep invoeren (links onderin). Of: Om een individuele absentie in te voeren waarbij de afwezige tijd per kwartier nauwkeurig ingevoerd kan worden: Leerling > selecteer leerling > onderwijs/absentie > toevoegen (links onderin) > bij dagdeel ochtend of dagdeel middag kan bij anders een tijdstip worden ingevuld. Leerling > selecteer leerling > Map > notitie > nieuwe notitie. Kies bij categorie voor verzuim. Dit kan ook via groep. Vink dan de desbetreffende leerling aan. Leerling > selecteer leerling > Map > notitie > nieuw document > bestand. Kies bij categorie voor verzuim. Dit kan ook via groep. Vink dan de desbetreffende leerling aan. 3.4 Formulieren Actie Melden ongeoorloofd verzuim bij leerplicht: invullen Kennisgeving Ongeoorloofd Verzuim (KOV) Ouders per brief op de hoogte stellen van de KOV Standaardbrief meegeven/opsturen indien er geen contact gelegd kan worden met ouders Schriftelijke waarschuwing Indicentenregistratieformulier timeout, schorsen en verwijderen Formulier KOV. Een KOV is te vinden in de Sharepoint bibliotheek onder formulieren of te downloaden op de website van de gemeente Rotterdam. Mail naar: intakeleerplicht@rotterdam.nl. Brief KOV voor ouders. De brief is te vinden in de Sharepoint bibliotheek onder formulieren Brief verzuim zonder contact voor ouders. De brief is te vinden in de Sharepoint bibliotheek onder formulieren Brief schriftelijke waarschuwing verzuim De brief is te vinden in de Sharepoint bibliotheek onder formulieren. Incidentenregistratieformulier time-out, schorsen en verwijderen is te vinden in de Sharepoint bibliotheek onder formulieren. Protocol Verzuim SBO3BOOR definitief versie 18-11-2015 11
3.5 Verzuimoverzichten Per twee weken Elke twee weken wordt door de administratie een weekoverzicht gemaakt. Doel hiervan is controleren of er (wettelijke) actie noodzakelijk is. Dit is het geval wanneer: Een leerling 12 of 15 keer te laat is gekomen (KOV-melding) Er sprake is van verzuim van 16 uur gedurende 4 weken (KOV-melding) Er sprake is van ongeoorloofd verzuim. In dit overzicht wordt aangegeven: de frequentie van het verzuim per leerling (uren, dagdelen, dagen) per verzuimgeval; de reden van het verzuim; de actie, die is ondernomen. Dit overzicht wordt aan de groepsleerkrachten gestuurd en fungeert als extra controle voor de groepsleerkracht. De groepsleerkracht kan dan beoordelen of er acties nodig zijn uit bovenstaande overzicht handelen bij verzuim. Maandelijks Dit overzicht wordt maandelijks door de administratie teruggekoppeld naar het MT en tijdens de MTvergadering besproken. Protocol Verzuim SBO3BOOR definitief versie 18-11-2015 12
4. Verlofaanvragen door ouders 4.1 Werkwijze Een ouder/verzorger kan op de volgende wijze een verlofaanvraag doen: Verlofaanvraagformulier opvragen bij de groepsleerkracht (voor meer of minder dan 10 dagen) Invullen van verlofaanvraagformulier en inleveren bij de groepsleerkracht of direct bij de directie. Groepsleerkracht overhandigt het aanvraagformulier aan de directie. De directie beoordeeld de aanvraag, ondertekend deze en geeft deze (eventueel via de groepsleerkracht) terug aan de ouder/verzorger en vraagt administratie om archivering in het leerlingendossier (Parnassys). 4.2 Religieuze feestdagen De aard van sommige religieuze feestdagen sluit schoolbezoek uit, omdat de viering ervan wordt beschouwd als vervulling van de plichten die bij de godsdienst horen. Voor religieuze feestdagen geldt dat leerlingen thuis mogen blijven voor de viering ervan. Voorbeelden van religieuze feestdagen zijn: Voor Moslims: het Offerfeest en het Suikerfeest; Voor Hindoes: het Divalfeest en het Holyfeest; Voor Joden: het Joods Nieuwjaar, de Grote Verzoendag, het Loofhuttenfeest. Op een aantal christelijke feestdagen heeft iedere leerling in Nederland vrij van school. Deze dagen worden vooraf jaarlijks vastgesteld op de jaarkalender. Dit verlof moet minimaal twee dagen van te voren bij de directeur van de school worden gemeld. Er hoeft dan hiervoor geen aanvraag te worden gedaan. In de praktijk betekent dit dat de ouder dit minimaal twee dagen van te voren bij de groepsleerkracht meldt. Deze maakt hiervan een notitie in Parnassys en stelt de directie daarvan op de hoogte. Wanneer de mededeling later is dan twee dagen van te voren, moet het geregistreerd worden als ongeoorloofd verzuim. 4.3 Extra verlof Voor de toestemming om extra verlof geldt het volgende: Tot en met 10 dagen beslist de directeur van de school of er toestemming gegeven wordt (beleidsregel EV OCW). In eerste instantie moet er worden doorverwezen naar een kerst-, mei- of zomervakantie. Als dit aantoonbaar niet kan en er wordt aansluitend aan een pinksterweekend (2 dagen) verlof gevraagd, dan kan er nog maar voor 8 dagen verlof worden aangevraagd. Aanvragen van meer dan 10 dagen, worden naar de leerplichtambtenaar door gestuurd. Extra verlof mag alleen worden toegekend als er sprake is van gewichtige omstandigheden of aard van het beroep van (één van) de ouders/verzorgers. Bij twijfel afstemmen met leerplicht. Gewichtige omstandigheden Er kan sprake zijn van andere gewichtige omstandigheden. Dit is het geval bij: Voor verhuizing: maximaal 1 schooldag; Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, voor zover dit niet buiten de lesuren kan geschieden: maximaal 10 schooldagen; Voor het bijwonen van het huwelijk van bloed- of aanverwant tot en met de 3e graad: in Nederland maximaal 2 schooldagen indien er ver gereisd moet worden, anders maximaal 1 schooldag, in het buitenland maximaal 5 schooldagen. o Soort bewijs: trouwkaart (indien twijfelachtig kopie trouwakte); Bij ernstige levensbedreigende ziekte zonder uitzicht op herstel van bloed- of aanverwant tot en met de 3e graad: maximaal 10 schooldagen. o Soort bewijs: doktersverklaring waar ernstige ziekte uit blijkt; Bij overlijden van bloed- of aanverwant: o In de 1e graad maximaal 5 schooldagen; o In de 2e graad maximaal 2 schooldagen; o In de 3e en de 4e graad maximaal 1 schooldag; Protocol Verzuim SBO3BOOR definitief versie 18-11-2015 13
o In het buitenland: 1e t/m 4e graad maximaal 5 schooldagen. o Soort bewijs: rouwkaart (indien twijfelachtig akte van overlijden); Bij 25, 40 of 50 jarig ambtsjubileum en het 12 ½, 25, 40, 50 en 60 jarig huwelijksjubileum van ouder(s)/verzorger(s) of grootouders: maximaal 1 schooldag; Als het noodzakelijk is om naar het buitenland te gaan, dan zijn ouders/verzorgers verplicht deze noodzaak aan te tonen. Er wordt bovendien alleen toestemming verleend voor de kortst mogelijke periode. Wanneer een leerling zonder overleg moet vertrekken vanwege een ernstige situatie, moet achteraf toestemming van de directeur gevraagd worden en gezorgd worden voor bewijsstukken (officiële verklaringen, tickets). De groepsleerkracht onderneemt hiertoe actie zodra het voor het gezin mogelijk is. Hiervoor kan het formulier verlofaanvraag worden gebruikt. Aard van het beroep van (één van) de ouders/verzorgers Dit kan worden verleend, indien het door de specifieke aard van het beroep van één van de ouders/verzorgers slechts mogelijk is om buiten de schoolvakanties met hun kind(eren) op vakantie te gaan. Denk bij de specifieke aard van het beroep bijvoorbeeld aan een vader die vaart en niet tijdens de schoolvakanties aan de wal kan zijn. Of aan ouders/verzorgers die in de horeca of op een boerderij werken. Binnen deze voorwaarde mag het vakantieverlof: één maal per schooljaar plaatsvinden en maximaal tien schooldagen bedragen; niet plaatsvinden in de eerste twee lesweken van het schooljaar. Hiertoe moet een schriftelijk verzoek worden ingediend, dat gepaard gaat met een werkgeversverklaring. Er mag géén vrij worden gegeven om de volgende redenen: goedkopere vakanties buiten het seizoen; het ophalen van familie; meereizen met anderen; familiebezoek in het buitenland; tickets al gekocht; geen tickets meer verkrijgbaar in vakantieperiode; vakantiespreiding; verlof voor een ander kind uit het gezin; andere kinderen uit het gezin al vrij of nog vrij; eerder weg of later terug vanwege verkeersdrukte; (niet vermelde) kroonjaren; sabbatical; wereldreis; soortgelijke redenen (directeur stelt dit vast, indien nodig in overleg met leerplicht). Schriftelijke aanvragen en besluiten wordt door school bewaard in het leerlingdossier. heid zonder toestemming wordt geregistreerd als ongeoorloofd verzuim. 4.4 Formulieren Actie Verlofaanvraag van 10 dagen of minder Verlofaanvraag van meer dan 10 dagen Formulier Verlofaanvraag ouders 10 dagen of minder. De brief is te vinden in de Sharepoint bibliotheek onder formulieren Verlofaanvraag ouders meer dan 10 dagen. De brief is te vinden in de Sharepoint bibliotheek onder formulieren Protocol Verzuim SBO3BOOR definitief versie 18-11-2015 14