Absentieprotocol Inleiding Dit protocol heeft betrekking op het verzuim van leerlingen, de registratie in Magister en de verwerking van deze registratie. Het doel van het protocol is - het verzuim te verminderen. - duidelijkheid over de uitvoering (wie, doet wat en wanneer) te geven - inbedding in de schoolorganisatie waardoor de uitvoering blijft gewaarborgd (continuïteit) Input absentiegegevens in Magister door: - Receptie: ziekmeldingen, bezoek arts, tandarts enz. en te laat komen - Docenten: absent/present; uit de les gestuurd - Meldkamer: uit de les gestuurd, bezoek arts, tandarts enz. - Medewerkers LLA: verlof, excursies, maatwerk-traject, schorsing - Mentoren, leerlingbegeleiders, teamleiders: verlof, maatwerk-traject, schorsing Geoorloofd verzuim en ongeoorloofd verzuim Er zijn twee categorieën waar de afwezigheid van een leerling onder kan vallen: geoorloofd verzuim en ongeoorloofd verzuim. Geoorloofd verzuim: ZD Ziek = hele dag ziek, ziek gemeld door ouders ZU Ziek naar huis gegaan; leerling heeft zich afgemeld bij de receptie AR Bezoek huisarts/tandarts FA Familie omstandigheden EX Excursie (activiteit van school) BV Bijzonder verlof,moet schriftelijk worden aangevraagd SC Schorsing SV Studieverlof MT Maatwerk traject (Fultura) TG Te laat in de les (geoorloofd) b.v. door vertraging bus/trein Ongeoorloofd verzuim: ON Ongeoorloofd verzuim, reden is niet bekend OT Ongeoorloofd verzuim (afgehandeld) TE Te laat in de les (met vermelding van reden en aantal minuten) ER Uit de les gestuurd (met vermelding van reden) ET Uit de les gestuurd (afgehandeld)
Geoorloofd verzuim Er is sprake van verzuim met een gegronde reden waarbij ouders de reden aan school hebben gemeld. Ziekmeldingen die s ochtends telefonisch worden gemeld, worden direct door de receptioniste in Magister ingevoerd. We gaan er vanuit dat de leerling ziek is totdat er een herstelmelding van de ouders is ontvangen. Herstelmeldingen kunnen worden ingeleverd bij de receptie en meldkamer. Wordt een leerling tijdens de schooldag ziek, dan meldt hij/zij zich bij de receptie. Na thuiskomst belt ouder/verzorger dat de leerling ziek is thuisgekomen. Hebben we eind van de dag nog niets gehoord, dan neemt de receptie telefonisch contact op met de ouders/verzorgers. Is een leerling afwezig i.v.m. bezoek huisarts, tandarts enz. dan levert hij/zij 2 dagen van te voren een briefje in bij de receptie of meldkamer. Dit wordt dan direct in Magister genoteerd. Bijzonder verlof (b.v. huwelijksfeest) wordt schriftelijk aangevraagd bij de leerlingenadministratie. Dit wordt direct in Magister genoteerd. Buitengewoon verlof i.v.m. vakantie wordt een maand van tevoren schriftelijk aangevraagd bij de rector van de school. Na akkoord van de teamleider wordt dit door de leerlingenadministratie (Betty van Diggelen) afgehandeld. De melding wordt direct in Magister genoteerd. Indien de reden van verzuim door een activiteit van school wordt veroorzaakt wordt deze gemeld bij de leerlingbegeleider/teamleider. Een voorbeeld hiervan is studieverlof of verlof i.v.m. sport-status. Leerlingbegeleider/teamleider geeft de informatie door aan de leerlingenadministratie ter verwerking in Magister. Voor leerlingen die zich bij de leerlingenadministratie hebben opgegeven (betaling kosten) voor een excursie, wordt dit door de leerlingenadministratie in Magister ingevoerd. Volgt een leerling tijdelijk een Maatwerk-traject (Fultura), dan wordt deze informatie direct in Magister genoteerd. De mentor/leerlingbegeleider/teamleider geeft de informatie (periode) door aan de leerlingenadministratie ter verwerking in Magister. Is een leerling geschorst, dan geeft de teamleider de informatie door aan de leerlingenadministratie (kopie brief) ter verwerking in Magister. Ongeoorloofd verzuim Verzuim waarvan de reden (nog) onbekend is, wordt ingevoerd als ongeoorloofd verzuim (ON). De docenten kunnen bij registratie volstaan met het plaatsen van een vinkje bij de absenten, vervolgens worden de overige leerlingen bij het afsluiten van de les collectief present gemeld. Iedere les moet afgesloten worden!! Indien een leerling een PTA toets mist, moet dit vermeld worden in Magister of rechtstreeks gemeld worden aan de teamleider. Ongeoorloofd afwezig zijn tijdens een toets is een reden om een herkansing in te trekken.
Te laat melding Een leerling, die te laat is, meldt zich bij de receptie, waar de telaat-melding in Magister wordt ingevoerd. De leerling ontvangt een telaat-briefje en wordt vervolgens in de les toegelaten. Tot een kwartier na aanvang van de les is de definitie te laat van toepassing, daarna is er sprake van ongeoorloofd verzuim. Na een telaat-melding volgt direct een terugkommaatregel. De leerling moet zich de volgende dag om 7.50 uur melden bij de receptie. In de hal is op dat tijdstip een medewerker van de facilitaire dienst (FD) aanwezig. Als de leerling zich de volgende ochtend niet om 7.50 uur gemeld heeft, wordt hij/zij door de conciërge naar de meldkamer gestuurd om een afspraak te maken om 2 uren terug te komen. Leerlingen komen altijd terug na hun laatste lesuur, dus niet in tussenuren. Er wordt onderscheid gemaakt voor te laat komen met een gegronde reden en te laat komen met een niet-gegronde reden. In het eerste geval telt het laat komen niet mee voor een terugkommaatregel. Verwijdering uit de les Aanleiding om een leerling uit de les te verwijderen kan zijn: - een ernstig incident - alle overige redenen Verwijdering uit de les i.v.m. een ernstig incident In geval van een ernstig incident is er sprake van grensoverschrijdend gedrag van één of meerdere leerlingen. De docent ervaart de situatie als onveilig. In deze situatie is het belangrijk om de veiligheid van leerlingen en medewerkers te handhaven of zo snel mogelijk te herstellen. Afhankelijk van de situatie heeft de docent verschillende mogelijkheden om te handelen: 1. Teamleider (of vervangende TL) bellen Afhankelijk van de situatie wordt na de telefonische melding de leerling(en) doorgestuurd naar de TL of de TL haalt de leerling(en) op bij de docent. 2. Assistentie vragen van een conciërge, receptie bellen (tst.760) Indien geen TL bereikbaar is, kan een conciërge worden gevraagd om de leerling(en) op te halen. De conciërge zorgt ervoor dat de leerling(en) bij een TL wordt gebracht. 3. Docent loopt met de leerling(en) naar de teamleider De docent kan de leerling(en) naar de teamleider brengen. Dit is afhankelijk van de situatie in de klas. 4. Collega docent vragen voor ondersteuning Een collega uit een naast gelegen lokaal kan gevraagd worden voor ondersteuning. Elk ernstig incident moet direct gemeld worden bij een teamleider. Nadat alle partijen zijn gehoord beslist de teamleider hoe verder wordt gehandeld. In ieder geval worden ouders en
mentor geïnformeerd. De sanctie is ter beoordeling van de teamleider en kan variëren van twee strafuren tot een dag schorsing. Verwijdering uit de les (overige redenen) In overige situaties waarin de docent besluit om een leerling uit de les te verwijderen ligt de afhandeling bij de docent c.q. meldkamer. Daarbij wordt wel opgemerkt dat verwijdering uitzondering moet zijn en dat getracht moet worden de problemen zoveel mogelijk binnen het klassenverband op te lossen. Op het moment van verwijdering stuurt de docent de leerling naar de meldkamer. De docent voert in Magister de code ER in en vermeldt in het kort de reden. Zodra de leerling zich in de meldkamer meldt, wordt daar de code gewijzigd in ET en er wordt direct met de leerling een afspraak gemaakt om 2 uren terug te komen. De leerling vult in 2-voud een meldkaart meldkamer (zie Bijlage 1) in en gaat vervolgens in de meldkamer aan het werk. Aan het eind van de les meldt de leerling zich met de meldkaart bij de docent. De docent weet nu wanneer de leerling terug moet komen en zorgt dat er op dat moment een passende opdracht in de meldkamer aanwezig is. De meldkamermedewerker zorgt ervoor dat het 2 e exemplaar van de meldkaart aan het eind van de dag bij de betreffende teamleider in het postvakje komt. Aan de hand van het absentie-overzicht in Magister heeft de mentor er zicht op of een leerling bij meerdere collega s uit de les wordt verwijderd. In dit geval bespreekt de mentor met de leerling de signalen, overlegt eventueel met de betrokken collega s en neemt contact op met ouders en/of teamleider. Dit ter beoordeling van de mentor. De docent neemt dezelfde dag contact op met de ouders. De mentor neemt contact op met ouders waarvan de leerling voor 3 e keer straf heeft gekregen. Indien dit voor de 4 e keer voorkomt worden ouders uitgenodigd voor een gesprek op school. Bij herhaling wordt de teamleider ingeschakeld. Dagelijkse routine (Voor VMBO-GT geldt m.i.v. schooljaar 2011/2012 een afwijkende regeling, zie Bijlage 3) De leerlingenadministratie stelt dagelijks per klas een signaleringslijst samen van de vorige dag (4 e t/m 9 e uur) en de huidige dag (1 e t/m 3 e uur). Indien de leerling de eerste 3 uren niet op school is, wordt door de leerlingenadministratie naar huis gebeld. Bij geen gehoor wordt de mentor geïnformeerd (via de mail). De medewerkers van de leerlingenadministratie zijn gekoppeld aan afdelingen. VMBO: Akke Laffra, Winnie van Zegeren. HAVO/VWO: Evelien Penneweert en Marijke Veldman De facilitaire dienst maakt dagelijks tijdens het vierde en vijfde lesuur met de signaleringslijst een lokaalronde en haalt de leerlingen die ongeoorloofd afwezig zijn geweest uit de les. Er wordt gevraagd naar de reden van absentie. De signalering kan het volgende zijn: 1. Leerling verklaart ziek te zijn geweest. De leerling wordt gevraagd z.sp.m. een (herstel)briefje van de ouders bij de receptie of meldkamer in te leveren. Op de signaleringslijst wordt dit aangetekend.
2. Leerling verklaart naar de dokter, tandarts etc. te zijn geweest. De leerling wordt gevraagd z.sp.m. een briefje van de ouders bij de receptie of meldkamer in te leveren. Op de signaleringslijst wordt dit aangetekend. 3. Leerling verklaart dat de docent het verkeerd heeft genoteerd. Op de signaleringslijst wordt dit aangetekend en bij de docent geverifiëerd 4. Leerling heeft geen verklaring/heeft gespijbeld. Op de signaleringslijst wordt dit aangetekend. Bij meningsverschil tussen de medewerker van de facilitaire dienst en de leerling over het ongeoorloofd verzuim wordt doorverwezen naar de mentor, die z.sp.m. de ouders informeert. De signaleringslijst wordt bij de meldkamer ingeleverd en onterechte signaleringen worden in Magister aangepast/verwijderd. De mentor controleert wekelijks de absenties van zijn mentorleerlingen en neemt indien nodig (ON-meldingen) contact op met de leerling. Komt er geen goede verklaring, dan zorgt de mentor dat de leerling zich in de meldkamer meldt om een terugkom-afspraak te maken. Dit gebeurt direct na één ON-melding. Eén uur spijbelen betekent 2 uren terugkomen. De leerlingbegeleider volgt of de mentor dit afdoende doet. Is dit niet het geval en toont de mentor geen verbetering dan komt de teamleider in actie. Het kan voorkomen dat na contact met ouders (evt. met leerling) een signalering in Magister moet worden gewijzigd. Deze wijziging kan per email worden doorgegeven aan de receptie, meldkamer of leerlingenadministratie. De mentor of leerlingbegeleider kan dit ook zelf in Magister aanpassen.
Bijlage 1 bij het Absentieprotocol NAAM: KLAS: DATUM+LESUUR: NAAM DOCENT: REDEN: MELDKAMER: TERUG KOMEN OP: HANDTEKENING: NAAM: KLAS: DATUM+LESUUR: NAAM DOCENT: REDEN: MELDKAMER: TERUG KOMEN OP: HANDTEKENING:
Bijlage 2 bij het Absentieprotocol Maandelijks wordt uit het administratiepakket Magister een overzicht gegenereerd met leerlingen die gemeld moeten worden aan het digitaal verzuimloket DUO (en de leerplichtambtenaar). Deze overzichten gaan ter controle naar de betreffende teamleiders. Na akkoord van de teamleiders worden de leerlingen daadwerkelijk aangemeld bij het verzuimloket. Extra aandacht gaat uit naar leerlingen van 18 jaar en ouder. Zodra deze leerlingen op de overzichten verschijnen worden ze nauwlettend gevolgd op het eventueel overschrijden van de aaneengesloten termijn van tenminste 5 weken zonder geldige reden afwezig zijn.
Bijlage 3 bij het Absentieprotocol De facilitaire dienst maakt dagelijks tijdens het tweede lesuur met een leerlingenlijst een lokaalronde om de absenten te noteren. Deze lijst wordt op de leerlingenadministratie ingeleverd. Zijn er leerlingen ongeoorloofd afwezig, dan wordt door de leerlingenadministratie naar huis gebeld. - Ouder meldt dat de leerling ziek is. Ziekmelding wordt in Magister genoteerd. - Ouder is niet aanwezig; leerling meldt zichzelf ziek. Leerling blijft op ON staan tot ouder ziekmelding bevestigd. Er wordt direct een terugkomafspraak gemaakt voor dezelfde middag 9 e en 10 e uur. Deze afspraak wordt vastgelegd in Magister. Komt er alsnog een ziekmelding binnen van de ouders, dan wordt de afspraak verwijderd. - Leerling geeft toe dat hij spijbelt. Er wordt direct een terugkomafspraak gemaakt voor dezelfde middag 9 e en 10 e uur. Deze afspraak wordt vastgelegd in Magister. - Geen gehoor. In dit geval wordt er s middags door de toezichthouder van de meldkamer GT actie ondernomen.