PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 27 februari 2014 Verslag van de deputatie Bevoegd deputatielid: Ludwig Caluwé Telefoon: 03 240 52 48 Agenda nr. 4/2 Reglement voor het ter beschikking stellen van de zalen in het Bernarduscentrum. Goedkeuring. Het beheer van het Bernarduscentrum werd door de deputatie overgedragen van de nu opgeheven GPB Europa Direct naar DLOG, facilitaire dienst. Om het beheer te kaderen, wordt nu een reglement voor de ter beschikking stelling van de zalen van het Bernaduscentrum voorgelegd. Dit verslag werd door de deputatie goedgekeurd in zitting van 16 januari 2014. De provincieraad van Antwerpen, Gelet op artikel 42, 3 van het Provinciedecreet en artikel 85 van de Provinciewet; Op voorstel van de deputatie, BESLUIT: Enig artikel : De provincieraad keurt het reglement voor de ter beschikking stelling van de zalen van het Bernarduscentrum goed. REGLEMENT VOOR DE TER BESCHIKKING STELLING VAN DE ZALEN VAN HET BERNARDUSCENTRUM Artikel 1. Aanvraag 1.1 In het Bernarduscentrum kan enkel de Gifezaal apart gereserveerd worden. De andere zalen kunnen enkel samen met de Gifezaal gereserveerd worden; zij kunnen dus niet afzonderlijk gebruikt worden. 1.2 Enkel aanvragen die betrekking hebben op volgende activiteiten worden behandeld: - provincieraadszittingen en fractievergaderingen; - activiteiten op uitnodiging van de provinciegriffier, de gedeputeerden of de gouverneur; - activiteiten op vraag van de diensten van de centrale administratie; - activiteiten op vraag van een externe provinciale dienst met eigen budgetten; - rollenspelen Provincieraad; - rollenspelen dienst Europa; - activiteiten georganiseerd door het Vredescentrum; - activiteiten georganiseerd door het Bisdom.
1.3 Een zaal wordt slechts voorbehouden indien de aanvraag hiervoor minimum 4 weken op voorhand ingediend wordt bij de provincie Antwerpen, t.a.v. de facilitaire dienst (DLOG). De aanvraag kan per e-mail of telefonisch ingediend worden. De facilitaire dienst beheert de agenda voor het Bernarduscentrum en bekijkt de beschikbaarheid. Deze dienst legt de voorstellen bij deputatiebesluit ter beslissing voor aan de deputatie. De provincieraadszittingen hebben steeds voorrang op alle andere aanvragen. 1.4 Er mogen geen manifestaties met een politiek karakter georganiseerd worden. 1.5 Er worden geen activiteiten georganiseerd voor minder dan 40 personen. Artikel 2. Gebruik van de zalen 2.1 De zalen van het Bernarduscentrum worden enkel op weekdagen ter beschikking gesteld. Een uitzondering op deze regel wordt enkel toegestaan voor de activiteiten op uitnodiging van de provinciegriffier, de gedeputeerden of de gouverneur. 2.2 Het tijdstip van de ter beschikking stelling wordt in het inschrijvingsformulier vastgelegd. De zalen kunnen tussen 7u30 en 23u ter beschikking worden gesteld.. 2.3 Om eventuele werken te laten uitvoeren in het gebouw, is een voorafgaande melding bij de provincie Antwerpen (facilitaire dienst) vereist. Er worden een sleutel en, indien nodig, een tijdelijke code (en beknopte handleiding) voor het inbraakdetectiesysteem gereserveerd, die kunnen opgehaald worden bij het team beveiliging en bewaking. Zonder aanmelding wordt géén sleutel noch code meegegeven. Artikel 3. Algemene voorwaarden 3.1 De gebruiknemer verbindt zich ertoe enkel die zalen te gebruiken waarvoor de deputatie van de provincie Antwerpen de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming heeft gegeven. 3.2 Het Bernarduscentrum is niet vrij toegankelijk en is elektronisch beveiligd. Voor opening en sluiting dient steeds een beroep te worden gedaan op de medewerkers van de provincie Antwerpen (facilitaire dienst). 3.3 De lokalen worden in goede staat ter beschikking gesteld aan de gebruiknemer. Bij alle activiteiten, andere dan vergaderingen, zal onmiddellijk voor de activiteit door beide partijen een tegensprekelijke staat van bevinding van de ter beschikking gestelde zaal en bijhorende accommodatie worden opgesteld. Deze staat van bevinding zal worden ondertekend door alle aanwezigen en zal nadien bij deze overeenkomst worden toegevoegd. Onmiddellijk na de activiteit, d.w.z. na volledige opruiming, wordt een tweede staat van bevinding opgesteld en ondertekend in aanwezigheid van dezelfde personen die eveneens de eerste staat ondertekenden. De herstellingen van de eventuele schade, vastgesteld in de tweede staat van bevinding, zullen ten laste van de gebruiknemer vallen. 3.4 De gebruiknemer verbindt er zich toe:
a) geen andere activiteiten in het Bernarduscentrum in te richten dan deze waarvoor de deputatie van de provincie Antwerpen de toestemming heeft gegeven; b) het gebruiksrecht niet (geheel of gedeeltelijk) aan derden over te dragen; c) niet meer dan 90 personen in de zalen toe te laten (maximum capaciteit); d) erop toe te zien dat er niet gerookt wordt in het Bernarduscentrum; e) om niets aan de muren, gordijnen, ramen, zolderingen, te bevestigen; f) om niet te drinken of te eten in de zalen. Dit is enkel toegestaan in de cateringruimte, m.n. de inkomhal; g) enkel een beroep te doen op koude catering (koffie/receptie met koude hapjes); i) de vaste opstelling van de zalen niet te wijzigen; h) erop toe te zien dat er niet te geparkeerd wordt op het binnenplein voor het Bernarduscentrum; i) geen extra materialen in de zalen te plaatsen. Dit is enkel mogelijk op de daartoe voorziene plaatsen en na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de provincie Antwerpen. De nooduitgangen en de gangen ernaar toe moeten te allen tijde vrij blijven; j) elke commerciële verkoop van producten te verbieden tenzij hiervoor vooraf de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de deputatie van de provincie Antwerpen werd verkregen; k) het gebruikte servies en bestek af te wassen, het leeggoed in de keuken te zetten en het afval te verzamelen en mee te nemen; 3.5 De gebruiknemer mag gebruik maken van de vestiaire. Indien de gebruiknemer een bewaakte vestiaire wenst, dient hij hiervoor zelf personeel te voorzien. 3.6 Nederlands geldt als officiële voertaal in het Bernarduscentrum. De overeenkomsten tussen de provincie Antwerpen en de gebruiknemer worden in het Nederlands opgesteld. Artikel 4. Levering van materialen 4.1 Voor elke mogelijke levering moeten de nodige afspraken gemaakt worden met de provincie Antwerpen (facilitaire dienst). 4.2 Laden en lossen kan in beperkte mate op het binnenplein voor het Bernarduscentrum. Indien hiervan gebruikt moet gemaakt worden, dienen de uren en de duurtijd op voorhand te worden opgegeven zodat de medewerkers van de provincie Antwerpen (facilitaire dienst) de syndicus kunnen verwittigen. 4.3 De medewerkers van de provincie Antwerpen( facilitaire dienst) tekenen echter niet af voor ontvangst van de materialen. Hiervoor dient de gebruiknemer zelf in te staan. Zij kunnen dan ook geenszins aansprakelijk gesteld worden voor de geleverde materialen. 4.4 Onmiddellijk na de activiteit moeten de goederen afgehaald worden tenzij schriftelijk anders werd overeengekomen met een medewerker van de provincie Antwerpen (facilitaire dienst). Indien de gebruiknemer de goederen niet op het afgesproken tijdstip komt ophalen, zal de provincie Antwerpen (facilitaire dienst), na ingebrekestelling van de gebruiknemer, het materiaal uit het Bernarduscentrum verwijderen op kosten en op verantwoordelijkheid van de gebruiknemer.
Artikel 5. Tarieven, kosten, annulaties 5.1De volgende tarieven zijn van toepassing voor de ingebruikname van het Bernarduscentrum: a) provincieraadszittingen en fractievergaderingen : worden volledig ondersteund door de provincie Antwerpen (facilitaire dienst). b) activiteiten op vraag van de provinciegriffier, de gedeputeerden of de gouverneur worden volledig ondersteund door de provincie Antwerpen (facilitaire dienst) na goedkeuring van de deputatie. c) activiteiten op vraag van de diensten van de centrale administratie: de organiserende dienst staat in voor alle kosten die de provincie Antwerpen (facilitaire dienst) niet met eigen personeelsleden op zich kan nemen en/of die niet opgenomen zijn in de begroting. Audiovisuele ondersteuning en bijstand door een administratief medewerker van de provincie Antwerpen is kosteloos. Volgende posten zullen wel worden aangerekend: onthaal, een forfait voor de schoonmaak na de activiteit (minimum 4 uren aan de geldende tarieven van het raamcontract), alle catering, eventuele bewaking. Deze kosten worden aangerekend op de departementale envelop van 2.400 Euro per jaar die binnen de budgetten van de provincie Antwerpen (facilitaire dienst) zijn voorzien. Als in de envelop geen krediet meer voorhanden is, moet het betreffende departement eerst door een kredietwijziging voor aanvulling van de envelop zorgen voor een nieuwe activiteit kan opgestart worden. d) voor activiteiten op vraag van een externe dienst met eigen budgetten wordt een gebruiksvergoeding van 250 Euro per dagdeel én alle kosten zoals hierboven omschreven aangerekend. e) de rollenspelen van de provincieraad worden volledig ondersteund door de provincie Antwerpen (facilitaire dienst). f) voor de rollenspelen georganiseerd door de dienst Europa geldt dezelfde werkwijze als bij activiteiten op vraag van de diensten van de centrale administratie. g) activiteiten Vredescentrum : afspraken worden gemaakt in een afzonderlijk contract. h) voor de activiteiten van het Bisdom : is de terbeschikkingstelling kosteloos; alle andere kosten dienen vergoed te worden. 5.2 Als een gebruiksvergoeding verschuldigd is, moet deze uiterlijk 2 weken voor aanvang van de activiteit betaald worden via een overschrijving op het rekeningnummer doorgegeven door de provincie Antwerpen (facilitaire dienst). Alle andere kosten worden na de activiteit in rekening gebracht. De gebruiker krijgt ter verrekening een factuur toegestuurd die binnen de daarin gestelde termijn dient te worden betaald. 5.3 De annulering van een aanvraag van de ingebruikneming van het Bernarduscentrum moet door de gebruiknemer schriftelijk (hetzij bij brief, hetzij bij e-mail) aan de toegewezen dossierbehandelaar van de provincie Antwerpen (facilitaire dienst) gemeld worden. Indien de aanvraag tot ingebruikneming geannuleerd wordt :
a) binnen de 14 kalenderdagen voor de activiteit, is de aanvrager 50% van de gebruikersvergoeding verschuldigd; b) minder dan 48 uren voor de voorziene ingebruikneming, blijft de volledige gebruikersvergoeding verschuldigd. Indien in de aanvraag werd aangegeven dat er een beroep moest gedaan worden op een externe cateraar en de provincie Antwerpen (facilitaire dienst) deze, ingevolge de annulering, niet meer tijdig kan afzeggen, zullen de kosten hiervoor doorgerekend worden. Artikel 6. Catering 6.1 In het Bernarduscentrum kan enkel beperkte catering aangeboden worden. Enkel koffiepauzes en recepties met koude hapjes behoren tot de mogelijkheden. Voor warme catering is de benodigde infrastructuur niet voorzien. Dit is ook niet toegelaten om veiligheidsredenen. 6.2 Catering wordt altijd geregeld door de provincie Antwerpen (facilitaire dienst). Dit kan dus in geen geval door de diensten in eigen beheer worden georganiseerd. In het geval de provincie Antwerpen (facilitaire dienst) voor de koffiepauze zorgt, kunnen enkel koffie, thee, fruitsap en water voorzien worden. De kostprijs bedraagt dan 1,50 euro/consumptie. 6.3 In de meeste gevallen zal een beroep gedaan worden op een externe professionele cateraar. De provincie Antwepen (facilitaire dienst) vraagt hiervoor de offertes aan. De gebruiknemer heeft dan de keuze uit de binnengekomen voorstellen.in alle gevallen worden de cateringkosten doorgerekend aan de gebruiknemer. 6.4 De cateraar werkt onder het gezag en het toezicht van de gebruiknemer. De gebruiknemer is aansprakelijk indien door de werkzaamheden van de cateraar schade zou ontstaan aan de infrastructuur van de provincie Antwerpen. Artikel 7. Parking Er kan geen parking ter beschikking gesteld worden door de provincie Antwerpen. Artikel 8. Technische apparatuur 8.1 Als er gebruik gemaakt wordt van de technische installatie in de Gifezaal zal een audio-visuele technieker van de provincie Antwerpen (facilitaire dienst) instaan voor de bediening. 8.2 Het Vredescentrum en de dienst Europa bedienen zelf het beperkt deel van de installatie, dat zij nodig hebben voor hun activiteiten. 8.3 Als bij het gebruik van de zaal een stempost met microfoon beschadigd wordt, zullen de kosten voor vervanging (bedrag rond de 1.000 Euro) aangerekend worden aan de gebruiknemer. Artikel 9. Diensten en personeel 9.1 Door de provincie Antwerpen (facilitaire dienst) zal steeds een audiovisuele technieker en een dossierbeheerder als contactpersoon meegedeeld worden. De dossierbeheerder staat de gebruiknemer bij de verschillende aspecten van de organisatie bij. Hij stelt het scenario op en vraagt de cateringoffertes aan.
De gegevens voor het opmaken van het scenario worden uiterlijk tot 1 week op voorhand ingediend. Daarna kunnen geen wijzigingen meer aanvaard worden. 9.2 De gebruiknemer zorgt zelf voor voldoende personeel voor het onthaal en de begeleiding van de genodigden en voor andere organisatorische taken, dit om een vlot verloop van de activiteit te waarborgen. Als er geen externe cateraar aanwezig is, zorgt de gebruiknemer zelf voor het nodige personeel om drank uit te schenken in de pauzes en om na de activiteit alles op te ruimen. Er kan ook geopteerd worden om externe onthaalbediendes in te schakelen. 9.3 Schoonmaak na de activiteit gebeurt door de medewerkers van de provincie Antwerpen (facilitaire dienst). 9.4 Indien de gebruiknemer personeel wenst dat instaat voor beveiliging en bewaking dan wordt dit via het Team Beveiliging en Bewaking van de provincie Antwerpen op basis van het raamcontract ingehuurd. Inhuring van dit personeel is steeds bijkomend te betalen. Het geldende uurtarief van het raamcontract wordt aangerekend met een minimum van 4 uren. Artikel 10. Toezicht 10.1 De gebruiknemer en de deelnemers dienen zich te gedragen volgens de richtlijnen die worden gegeven door de medewerkers van de provincie Antwerpen (facilitaire dienst). 10.2 De gebruiknemer of een verantwoordelijke moet ondubbelzinnig kunnen uitmaken of de aanwezigen al dan niet tot de genodigden behoren. Aanwezigen die niet de genodigden behoren, dienen het gebouw onmiddellijk te verlaten. 10.3 De gebruiknemer is verplicht zelf permanent toezicht uit te oefenen op de personen die het Bernarduscentrum betreden. 10.4 Elke onregelmatigheid die wordt vastgesteld, dient onmiddellijk aan de verantwoordelijke van de provincie Antwerpen (facilitaire dienst) te worden meegedeeld. Artikel 11. Alarm Bij brand of ongeval moet de gebruiknemer onmiddellijk de verantwoordelijke van de provincie Antwerpen ter plaatse verwittigen. Als deze niet bereikbaar is, moet de verantwoordelijke van de provincie Antwerpen telefonisch verwittigd worden via intern noodnummer *22 of 03/240 50 22. Artikel 12 : Aansprakelijkheden 12.1 De gebruiknemer is verantwoordelijk voor alle schade die de provincie Antwerpen zou oplopen bij het gebruik van de zalen (in het bijzonder schade aan de gebouwen en aan de meubelen of materialen). 12.2 De gebruiknemer is ook aansprakelijk voor de schade die de deelnemers of derden zouden oplopen door het evenement of congres dat hij organiseert en voor de schade die aan zijn materialen of toestellen zou worden veroorzaakt.
12.3 Elke schade aan het gebouw, de meubelen of materialen moet ter plaatse worden vastgesteld door een personeelslid van de provincie Antwerpen enerzijds en door de gebruiknemer of diens verantwoordelijke anderzijds. 12.4 De provincie Antwerpen is niet verantwoordelijk voor de gevolgen van het uitvallen van de elektrische en technische installaties. Technische storingen te wijten aan overmacht kunnen geen aanleiding geven tot het eisen van schadevergoeding. 12.5 De provincie Antwerpen is niet aansprakelijk voor brand, vernietiging, diefstal of verlies van materiaal van de gebruiknemer of van de persoonlijke voorwerpen van de deelnemers die zich in de zalen bevinden. Artikel 13 : Verzekeringen. 13.1 Voor het gebruik van de accommodatie moet de gebruiknemer over twee verzekeringen beschikken : - Een verzekering ingebruikname door derden brand - Een verzekering ingebruikname door derden BA en contractuele aansprakelijkheid 13.2 De provincie Antwerpen heeft een brandverzekering voor haar gebouwen en voor de inboedel afgesloten. In die polis doen de provincie Antwerpen en de brandverzekeraar een afstand van verhaal tegenover de huurders of gebruikers van de gebouwen, behalve tegenover huurders of gebruikers uit de commerciële sector. Dit houdt in dat de niet-commerciële gebruikernemers geen dergelijke brandverzekering moeten afsluiten. De commerciële gebruiknemers moeten intekenen op de abonnementspolis van de provincie. 13.3 De verzekering ingebruikname door derden BA en contractuele aansprakelijkheid waarborgt de contractuele aansprakelijkheid van de organisator van het evenement of het congres tegenover de provincie Antwerpen en de burgerlijke aansprakelijkheid tegenover derden. Deze waarborgen kunnen ook vervat zijn in de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid waarover de gebruiknemer beschikt. Indien deze waarborgen niet in de eigen verzekering BA zijn opgenomen en de verzekering niet op vraag van de organisatie wordt uitgebreid, moet de gebruiknemer intekenen op de abonnementspolis van de provincie Antwerpen. 13.4 Bij het in gebruik nemen van de gebouwen ontvangt de gebruiknemer het invulformulier ingebruikname van gebouwen toebehorend aan de provincie Antwerpen van Ethias. Het ingevulde formulier met vermelding van de gegevens over het evenement of congres en aanduiding van de polis of polissen waarop hij intekent - moet worden bezorgd aan Ethias. Het bedrag van de verschuldigde premies moet uiterlijk 14 dagen vóór het evenement of congres overgeschreven worden op rekening van Ethias in Hasselt met vermelding van de polisnummers en de datum van verzending van het invulformulier. 13.5 Kopie van het bewijs van betaling moet uiterlijk 10 kalenderdagen vóór het evenement of congres aan de provincie Antwerpen worden bezorgd. Indien de gebruiknemer beschikt over een eigen verzekering burgerlijke aansprakelijkheid die
ook het organiseren van een evenement of congres waarborgt, bezorgt hij een verzekeringsattest dat dit garandeert. 13.6 Indien de vereiste verzekeringen niet tijdig en correct werd afgesloten of een verzekeringsattest ontbreekt, kan de toegang tot de accommodatie aan de gebruiknemer worden ontzegd. 13.7 Onafhankelijk van zijn verplichtingen tegenover de provincie Antwerpen kan de gebruiknemer zich bij een verzekeringsmaatschappij naar keuze verzekeren voor de schade die door het evenement of congres dat hij organiseert zou kunnen worden toegebracht aan de eigen materialen of toestellen of die van derden die hij daarbij gebruikt. Artikel 14 : Betwisting. Indien er ingeval van betwisting tussen de provincie Antwerpen en de gebruiknemer geen minnelijke schikking kan getroffen worden, zijn enkel de bevoegde rechtbanken van Antwerpen bevoegd om over deze geschillen uitspraak te doen.