NOTA VOOR BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Sectorhfd. I Sectorhfd. II Sectorhfd. Ill Paraaf/datum Secretaris Burgemeester Wethouder Wethouder Paraaf/datum Portefeuillehouder: drs. J. H. M. Dittner Te behandelen in B & W d.d. : 18 februari 2003 openbaar/niet openbaar* Presidium d.d. Raad ter besluitvorming/beleidsdebat/ ter informatie in leesmap* preventief toezicht: ja/nee* publicatie op website: ja/nee* Raadsverg. d.d. OR : Nee/ja, advies/instemming* MT * doorhalen wat niet van toepassing is B & W - beslissing d.d. 18-02-03 nr. 2 Conform advies: ja/nee Beslissing: 2. a. b. Gedragscode ten behoeve van ambtenaren. c. Conform advies besloten. Onderwerp : Gedragscode ten behoeve van ambtenaren Ambtenaar : M.J.P. van der Meulen Datum : 12 februari 2003 Korte omschriiving onderwerd In verband met het onderwerp bestuurlijke integriteit en op grond van het bepaalde in artikel 15, lid 3, artikel 41 c, lid 2 en artikel 69, tweede lid van de Gemeentewet zijn inmiddels een aantal gedragscodes door de raad vastgesteld. Aangezien het onderwerp integriteit 00k de ambtelijke organisatie raakt, ligt het voor de hand óók ten behoeve van de ambtenaren een gedragscode op te stellen. Advies/beslispunten Akkoord gaan met bijgaande concept-gedragscode voor ambtenaren van de gemeente Andijk.
Financiële consequenties n.v.t. Personele consequenties Indien deze gedragscode wordt vastgesteld dient ze aan alle ambtenaren van de gemeente te worden uitgereikt. Juridische consequenties n.v.t. Externe communicatie n.v.t. Tijdsplanning n.v.t. Alternatieven n.v.t. Besproken met (andere taakvelden/sectoren/portefeuillehouder)
ONDERWERP OP 7 maart 2002 is de Wet dualisering gemeentebestuur in werking getreden. Als gevolg van deze wet is in de artikelen 15, 41c en 69 van de Gemeentewet bepaald dat de gemeenteraad gedragscodes opstelt voor de raad, voor het college van burgemeester en wethouders en voor de burgemeester. Deze gedragscodes zijn in onze gemeente inmiddels vastgesteld en in werking getreden. Zoals in het begin van deze nota is vermeld, is het een logische gedachte om ook ten behoeve van de ambtenaren een gedragscode op te stellen. Immers integriteit raakt niet alleen het bestuur van de organisatie doch ook de ambtelijke organisatie zelf. Bij het opstellen van deze gedragscode voor ambtenaren is zoveel mogelijk aangesloten bij de systematiek van de reeds vastgestelde codes.
Deel I Kernbegrippen van ambtelijke integriteit, behorende bij de gedragscode voor ambtenaren van de gemeente Andijk. 1. Dienstbaarheid Het handelen van de ambtenaar staat ten dienste van alle bewoners, bedrijven en bezoekers van de gemeente. Het handelen van de ambtenaar heeft derhalve een klant- en servicegerichtheid. 2. Functionaliteit Het handelen van de ambtenaar heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult binnen de gemeentelijke organisatie. 3. Onafhankelijkheid. Het handelen van een ambtenaar wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat hij situaties vermijdt waarin persoonlijke belangen of belangen van relaties, waarmee hij in contact staan enerzijds en de belangen van de gemeente anderzijds door elkaar lopen of kunnen gaan lopen en dat hij voor zover het in zijn vermogen ligt zelfs de schijn van een dergelijke belangenverstrengeling vermijdt. 4. Openheid Het handelen van de ambtenaar is transparant, opdat optimale verantwoordelijkheid mogelijk is en de leidinggevende(n) volledig inzicht hebben in het handelen van de ambtenaar en zijn beweegredenen daarbij. 5. Betrouwbaarheid Op een ambtenaar moet men kunnen rekenen; hij houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie met een vertrouwelijk karakter, waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, blijft ook vertrouwelijk. Burgers en collega s kunnen er op rekenen dat gevoelige en vertrouwelijke informatie alléén wordt aangewend voor het doel waartoe deze dient. 6. Verantwoordelijkheid De gemeente geeft aan haar ambtenaren de verantwoordelijkheid die bij de functie past. Een ambtenaar is dientengevolge bereid zijn verantwoordelijkheid te nemen. Hij is bereid om aan collega s, leidinggevenden, bestuur en publiek verantwoording af te leggen over de manier waarop hij die verantwoordelijkheid invult. 7. Zorgvuldigheid De ambtenaar is zich er van bewust dat hij handelt namens de gemeente, met
middelen van de gemeente en in het belang van de gemeente. Het handelen van de ambtenaar is daarom zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op een correcte, geloofwaardige en onafhankelijke wijze worden afgewogen. Deel II Gedragscode integriteit voor ambtenaren van de gemeente Andijk. 1. Algemene bepalingen 1.1. Onder ambtenaar wordt verstaan: degene die overeenkomstig de Ambtenarenwet is aangesteld om in openbare dienst werkzaam te zijn. 1.2. Onder het college wordt verstaan: het college van burgemeester en wethouders. 1.3. In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats in het college. 1.4. De code is openbaar en door derden te raadplegen. 1.5 De ambtenaar ontvangt bij zijn indiensttreding een exemplaar van de code. 2. Integrlteit in het algemeen 2.1 Een ambtenaar is gehouden zich als een goed ambtenaar te gedragen, dat wil zeggen dat van een ambtenaar integriteit wordt verwacht. 2.2 Een integere ambtenaar kan worden omschreven als iemand die zijn functie onafhankelijk en in loyaliteit aan het bestuur uitoefent. 3. Belangenverstrengeling 3.1 Een ambtenaar doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen. Een ambtenaar doet eveneens opgave van nevenwerkzaamheden die de belangen van de gemeente, voor zover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken. De nevenwerkzaamheden, zowel betaald als onbetaalde, worden geregistreerd. Is sprake van of bestaat de mogelijkheid tot belangenverstrengeling, dan zal de ambtenaar deze nevenwerkzaamheden moeten beëindigen dan wel niet mogen aanvaarden. 3.2 Ter voorkoming van belangenverstrengeling of de mogelijkheid tot bevoordeling van vrienden, kennissen of persoonlijke relaties, dient de ambtenaar de ontvangst van aanvragen voor vergunningen, subsidies
etc. door deze personen of instanties bij zijn leidinggevende te melden. lndien mogelijk zal de behandeling door een collega worden overgenomen. 3.3 Bij publiek-private samenwerkingsrelaties voorkomt de ambtenaar (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen. 3.4 Een ambtenaar neemt van een aanbieder van diensten aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kan beïnvloeden. 3.5 Het is de ambtenaar verboden middellijk of onmiddellijk deel te nemen aan aannemingen en leveringen ten behoeve van de openbare dienst. 4. Algemeen belang 4.1 Een ambtenaar is werkzaam ter behartiging van het algemeen belang. 4.2 Oprechtheid en integriteit zijn de drijfveer voor het handelen van de ambtenaar. 5. Informatle 5.1 Een ambtenaar gaat zorgvuldig en correct om met kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt. Hij verstrekt geen geheime informatie. 5.2 Een ambtenaar houdt gen informatie achter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is of artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur van toepassing is. 5.3 Een ambtenaar maakt niet ten eigen bate noch ten bate van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van zijn functie verkregen informatie. 6. Aannemen van geschenken, gelden, reizen en/of evenementen 6.1 Het is de ambtenaar niet toegestaan in verband met zijn functie vergoedingen, beloningen, geschenken, giften of beloften van derden te verzoeken of aan te nemen, anders dan met toestemming van het college. 6.2 lndien geschenken of giften op het huisadres van de ambtenaar worden ontvangen, wordt dit omgaand gemeld aan het college, waar een besluit over de bestemming van het geschenk of de gift wordt genomen. 6.3 De ambtenaar heeft recht op reis- en verblijfkosten terzake van reizen in het belang van de gemeente. Uitnodigingen voor reizen door derden moeten gemeld worden aan de leidinggevende of het college en dienen van te voren te worden goedgekeurd. 6.4 Het op uitnodiging van een relatie bijwonen van een evenement, dient eveneens door de ambtenaar te worden gemeld bij de Ieidinggevende
of het college. Deelname hieraan moet ook in het belang van de gemeente zijn. Indien dit niet het geval is, is het de ambtenaar niet toegestaan op de uitnodiging in te gaan. Eenzelfde gedragslijn geldt ten aanzien van uitnodigingen voor diners, uitstapjes e.d. 7. Steekpenningen 7.1 Het is de ambtenaar onder alle omstandigheden ten strengste verboden om steekpenningen aan te nemen. 7.2 Onder steekpenningen vallen geldbedragen of andere materiële of immateriële goederen, waarmee wordt beoogd de ambtenaar gunstig te stemmen dan wel positief te beïnvloeden terzake een te nemen beslissing. 8. Gebruik van gemeentelijke voorzieningen 8.1 Gebruik van gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privédoeleinden Is niet toegestaan. Dit is alleen anders ingeval van voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming van de leidinggevende. 8.2 Onder gemeentelijke eigendommen vallen bijvoorbeeld alle kantoorartikelen, gereedschappen en materialen van de gemeente. 9. Voorbeeldgedrag Van Ieidinggevende ambtenaren wordt verwacht dat zij het goede voorbeeld geven en voor de medewerkers goede onderlinge werkafspraken regelen en werkbare afspraken initiëren ten behoeve van de eigen sector of taakveld. 10. Handelwijze bij een vermoeden van een ambtsmisdrijf. 10.1 Onder ambtsmisdrijven wordt verstaan overtreding van één van de in artikel 359, 360, 361, 362, 363, 365 en 366 van het Wetboek van Strafrecht (WvS) opgesomde misdrijven. Artikel 359 WvS: verduistering van geld of waardepapieren; Artikel 360 WvS: vervalsen of valselijk opmaken van boeken en registers, bestemd tot controle van de administratie; Artikel 361 WvS: opzettelijke verduistering, vernieling, beschadiging e.d. van akten, bescheiden en registers, dienende tot overtuiging of bewijs voor het gemeentebestuur; Artikel 362 WvS: aanneming van een gift of belofte door een ambtenaar teneinde hem te bewegen om iets te doen; Artikel 363 WvS: aanneming van een gift of belofte door een ambtenaar teneinde hem te bewegen iets in strijd met zijn plicht te doen (óók aanneming achteraf); Artikel 365 WvS: misbruik van gezag door een
ambtenaar; Artikel 366 WvS: het opzettelijk ten onrechte gelden invorderen of niet uitbetalen om daarmee zichzelf, een andere ambtenaar of de gemeente te bevoordelen. 10.2 Elke medewerker binnen de gemeentelijke organisatie is verplicht een duidelijk signaal van een vermoeden van corruptie, fraude of andere onregelmatigheden te melden, indien dit betrekking heeft op de gemeente. 10.3 Een dergelijk melding dient in principe te worden gedaan bij het hoofd van de sector, waarbij de medewerker werkzaam is. Indien een medewerker tegen het melden bij het sectorhoofd om welke reden dan 00k bezwaar heeft, dient hij zich rechtstreeks te wenden tot de gemeentesecretaris. 10.4 Het sectorhoofd van de sector bij wie een melding is binnengekomen, is verplicht hiervan mededeling te doen aan de gemeentesecretaris. In het sectorhoofd uit eigen hoofde kennis heeft gekregen van een signaal als bedoeld onder 10.2, doet hij hiervan eveneens mededeling aan de gemeentesecretaris. 10.5 Het sectorhoofd van de betreffende sector en de gemeentesecretaris houden de naam van de melder strikt geheim. 10.6 Indien de gemeentesecretaris duidelijk van oordeel is, dat de melding kennelijk geen aanleiding geeft tot verder onderzoek, dan beslist hij na overleg met het sectorhoofd dat geen verdere stappen zullen worden ondernomen naar aanleiding van de melding. De melder wordt hiervan op de hoogte gesteld. De gemeentesecretaris doet hiervan in algemene termen mededeling aan het college. 10.7 Indien de gemeentesecretaris van oordeel is dat de melding aanleiding geeft tot een nader onderzoek naar de hardheid van de melding, kan hij na overleg met het sectorhoofd nadere informatie of nader advies inwinnen; dit Iaatste behoeft niet alleen bij de melder te zijn. Het inwinnen van nadere informatie of advies dient met de nodige voorzichtigheid te gebeuren. Aan degenen aan wie informatie of advies wordt gevraagd wordt een geheimhoudingsplicht opgelegd. 10.8 Indien de gemeentesecretaris op basis van de informatie of het advies genoemd onder 10.7 tot het oordeel komt dat de melding geen aanleiding geeft tot verder onderzoek beslist hij na overleg met het sectorhoofd dat geen verdere stappen zullen worden ondernomen naar aanleiding van de melding. De melder wordt hiervan op de hoogte gesteld. De gemeentesecretaris doet hiervan in algemene termen mededeling aan het college. Degene tegen wie do melding is gericht wordt in principe op do hoogte gesteld van de melding, tenzij uit hot nadere onderzoek alsnog is gebleken, dat de melding kennelijk ongegrond was of niet van enig belang. 10.9 Indien de gemeentesecretaris op basis van de informatie of het advies
genoemd onder 10.7 tot het oordeel komt dat de melding wel aanleiding geeft tot verder onderzoek doet hij hiertoe na overleg met het sectorhoofd een voorstel aan het college. Dit voorstel bevat onder meer: welke persoon, personen of instanties dit verder onderzoek gaan verrichten. Bijvoorbeeld intern (de accountant, de gemeentesecretaris) of extern (politie, een recherchebureau). Afhankelijk van de zwaarte van de zaak en de mogelijke betrokkenheid van het sectorhoofd wordt een intern onderzoek ofwel verricht door het sectorhoofd ofwel door een onderzoekscommissie onder leiding van de gemeentesecretaris, waarvan het sectorhoofd geen deel uitmaakt; of er aangifte gedaan moet worden bij de politie. Hoofdregel is dat in principe altijd aangifte wordt gedaan; dat de persoon of personen op wie de vermoedens betrekking hebben van de beslissing op de hoogte worden gesteld, tenzij er goede argumenten zijn om dit niet te doen, bijvoorbeeld in het belang van het vinden van de waarheid of omdat er gegronde vrees bestaat voor het vernietigen van bewijzen of het beïnvloeden van getuigen; of er gronden zijn om deze persoon of personen voor de duur van het onderzoek te schorsen; of in dit stadium verdere ruchtbaarheid moet worden gegeven aan het onderzoek en aan welke personen of instanties (raad, fractievoorzitters, betreffende sector, vakorganisaties, pers). 10.10 Indien het onderzoek wordt verricht door een interne onderzoekscommissie onder leiding van de gemeentesecretaris wordt het sectorhoofd op de hoogte gehouden van de voortgang van het onderzoek. De commissie maakt met het sectorhoofd afspraken over de wijze waarop deze bij het onderzoek zal worden betrokken. Maatregelen binnen de sector in verband met het onderzoek worden na overleg Met hot sectorhoofd getroffen. 10.11 Indien de persoon op wie de vermoedens betrekking hebben bij het onderzoek wordt betrokken, wordt hij ervan op de hoogte gesteld dat de mogelijkheid bestaat dat de resultaten van het onderzoek openbaar gemaakt zullen moeten worden. 10.12 Medewerkers die bij het onderzoek worden betrokken of in het kader van het onderzoek worden geraadpleegd, wordt een geheimhoudingsplicht opgelegd. De verklaringen die zij afleggen zullen zoveel mogelijk vertrouwelijk worden behandeld. Voordat ze een verklaring afleggen zal erop gewezen worden, dat de
mogelijkheid bestaat dat hun verklaring openbaar gemaakt zal moeten worden. 10.13 Het onderzoeksrapport wordt zodanig ingericht dat de privacy van de bij het onderzoek betrokken personen zoveel mogelijk wordt gewaarborgd. 10.14 Na afronding van het onderzoek doet de gemeentesecretaris na overleg met het sectorhoofd een voorstel aan het college wat er met de resultaten van het onderzoek moet gebeuren. Dit voorstel bevat onder meer: dat de persoon of personen tegen wie het onderzoek is verricht zo spoedig mogelijk door de gemeentesecretaris en het sectorhoofd in kennis worden gesteld van de uitkomst van het onderzoek en eventuele vervolgstappen. In uitzonderingssituaties kan hiervan worden afgeweken; of de resultaten bekend gemaakt moeton worden en aan wie; of er alsnog aangifte moet worden gedaan. 10.15 Indien uit de resultaten van het onderzoek blijkt, dat een of meer medewerkers plichtsverzuim hebben gepleegd, bepaalt de gemeentesecretaris, na overleg met het sectorhoofd, in samenwerking met de functionaris P&O, welk voorstel tot een disciplinaire maatregel aan het college zal worden voorgelegd. Daarbij wordt tevens beoordeeld of een reparatoire sanctie, zoals terugbetaling, moet worden getroffen, waarbij al dan niet rekening wordt gehouden met de op te leggen disciplinaire maatregel. 10.16 Indien, al dan niet op verzoek, wordt besloten tot het openbaar maken van (delen) van het onderzoeksrapport, worden do personen die bij het onderzoek zijn betrokken hiervan tevoren op do hoogte gesteld onder opgave van de redenen waarom tot het openbaar maken is besloten. Het openbaar maken zal zoveel als mogelijk is, zodanig geschieden, dat de openbaar gemaakte gegevens niet herleidbaar zijn tot personen. 10.17 Signalen als bedoeld onder 10.2 betreffende de gemeentesecretaris dienen gemeld te worden bij de burgemeester. De burgemeester handelt dit signaal af in de geest van dit artikel. Signalen als bedoeld onder 10.2 betreffende de burgemeester dienen gemeld te worden bij de loco-burgemoester, die na overleg met de gemeentesecretaris, kan besluiten contact op te nemen met de Commissaris van de Koningin. Deze cede treedt in werking met ingang van 1 maart 2003 Vastgesteld in do vergadering van hot college van burgemeester en wethouders van Andijk op 18 februari 2003. de secretaris de burgemeester,
drs.p.b.kiaver J.H.M.Dittner