zgø? 2 wi Woonüoed» 2 D u i 1 e n d INTEGRITEITSCODE STICHTING WOONGOED 2-DUIZEND TE REUVER K ingangsdatum: 1 november 2016 Versie: 4.0 %
lntegriteitscode Stichting WoonGoed 2-Duizend inleiding Stichting WoonGoed 2-Duizend is een sociale onderneming binnen de volkshuisvesting die op het gebied van sociale, maatschappelijk en financiële dienstverlening actief is en derhalve grote waarde hecht aan de integriteit van de organisatie en aan de betrouwbaarheid van die dienstverlening. Bepalend voor dit alles is de wijze waarop de Raad van Commissarissen, het Bestuur, het management-team (MT) en personeel bij Stichting WoonGoed 2.-Duizend uitvoering geeft aan haar functioneren. De Raad van Commissarissen van Stichting WoonGoed 2-Duizend acht het van groot belang dat de integriteit van Stichting Woonßoed 2-Duizend in stand blijft. Voorts zal moeten worden gewaakt voor een betrouwbare dienstverlening. Daarom is een aantal regels in de vorm van een richtlijn opgesteld. iklet deze regels is aangegeven waarnaar in bijzonder de aandacht dient uit te gaan ter vermijding van het gevaar dat de integriteit en betrouwbaarheid worden geschaad. De regels gelden voor alle personen die direct of indirect werkzaam zijn voor Stichting WoonGoed 2-Duizend, verder te noemen WoonGoedvertegenwoordiger (hieronder aangeduid als Algemene gedragsregels ). lilet de in deze gedragsregels gebruikte term handelingen wordt gedeeld op de verschillende rechtshandelingen en transacties die bij Stichting WoonGoed 2~ Duizend voorkomen. ln het geval dat met de WoonGoed-vertegenwoordiger de Bestuurder of voorzitter van het lvlt wordt bedoeld en er sprake is van zaken die gemeld dienen te worden o.b.v. deze code, dan dient deze melding gedaan te worden aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. ln het geval dat met de WoonGoed-vertegenwoordiger de voorzitter van de Raad van Commissarissen wordt bedoeld en er sprake is van zaken die gemeld dienen te worden o.b.v. deze code, dan dient deze melding gedaan te worden aan de leden van de Raad van Commissarissen. ln het geval dat met de WoonGoed-vertegenwoordiger een lid van de Raad van Commissarissen wordt bedoeld en er sprake is van zaken die gemeld dienen te worden o.b.v. deze code, dan dient deze melding gedaan te worden aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Algemene gedragsregels Het spreekt vanzelf dat transacties moeten worden uitgevoerd met inachtneming van de wet- en regelgeving. Hoewel er een groot aantal regels bestaat, wordt in verband met de aard van deze richtlijnen met name gewezen op de morele toepassing hiervan. lvlet dit laatste wordt beoogd de voorbeeldfunctie die verwacht wordt van alle VVoonGoed-vertegenwoordigers. 2
Geheimhoudingsplicht Uit. hoofde van de functie kan een WoonGoed-vertegenwoordiger over belangrijke bedrijfsinformatie beschikken. Het is noodzakelijk dat met deze informatie zorgvuldig wordt omgegaan. l-let is derhalve niet toegestaan dat de in de uitoefening van de functie verkregen informatie aan anderen, buiten het bedrijf, wordt verstrekt, tenzij een zorgvuldige taakuitoefening dit vereist. Van een zorgvuldige taakuitoefening is onder meer sprake indien informatie wordt gegeven die voor de uitvoering van de werkzaamheden nodig is. Het vorenstaande houdt bijvoorbeeld in dat de eerdergenoemde informatie niet mag worden verstrekt aan familieleden, vrienden, bekenden, medewerkers of derden. De verplichting tot vertrouwelijk gebruik van gegevens, die in de uitoefening van de functie zijn verkregen, geldt zowel tijdens als na beëindiging van de dienstbetrekking, maar zij zal moeten wijken indien informatie moet worden verstrekt op grond van een wettelijke verplichting, zoals in het geval van een getuigenverhoor door de rechter. De geheirnhoudingsplicht is uiteraard niet van toepassing op informatie die door Stichting WoonGoed 2-Duizend is gepubliceerd. Media Als een WoonGeed-vertegenwoordiger door de media wordt benaderd, dient hij de media zonder eigen commentaar te verwijzen naar het Bestuur, tenzij het de integriteit van het Bestuur zelf aangaat. ln dat geval wordt de voorzitter van de Raad van Commissarissen in kennis gesteld. Zakelijke en privé-belangen Bij de uitoefening van de functie zal geen vermenging van zakelijke met privebelangen mogen optreden. Dit houdt onder meer in dat een WoonGoedvertegenwoordiger zich dient te onthouden van het aangaan van handelingen waardoor het gevaar ontstaat voor de vermenging van zakelijke en privébelangen. Ook zal de WoonGoed-vertegenwoordiger geen handelingen mogen aangaan waardoor de schijn van een dergelijke vermenging ontstaat. e Betrokkenheid bij handelingen voor zichzelf en gelieerde derden.. Om de schijn van vermenging van belangen te voorkomen, is het niet toegestaan dat in de door de WoonGoed-vertegenwoordiger uitgeoefende functie handelingen worden aangegaan waarbij hijzij in prive is betrokken of degenen met wie hij is gelieerd. Hiermee wordt bedoeld, dat onder het begrip handeling of transactie ook moeten worden begrepen de behandeling van een zaak waarbij bijvoorbeeld een familielid belanghebbende is. ln zo'n situa- tie zal de handeling aan een collega moeten worden overgedragen. Tevens zal melding gemaakt moeten worden aan het bestuur. Geschenken en uitnodigingen Ter voorkoming van het gevaar van vermenging van zakelijke en prive belangen zal terughoudendheid dienen te worden betracht ten aanzien van het in verband met de uitoefening van de functie aanvaarden van giften en geschenken. Het volgende geldt daarbij.. Alle geschenken (daaronder begrepen relatiegeschenken, etentjes, uitnodigingen, aangeboden verblijf, aangeboden reizen en verdere zaken die -- in de meest ruime zin als een geschenk kunnen worden beschouwd), -
ongeacht de waarde van het geschenk, moeten tijdig schriftelijk worden gemeld bij het Bestuur.. ln alle gevallen is het een WoonGoed-vertegenwoordiger niet toegestaan van anderen giften aan te nemen waardoor de schijn van ongeoorloofde beïnvloeding in de uitoefening van zijn functie zou kunnen ontstaan..i Nimmer is toegestaan het aanvaarden van giften in de vorm van geld. ik Transacties (handelingen) met leveranciers van Stichting WoonGoeol 2- Duizend Het is een WoonGoed-vertegenwoordiger toegestaan prilve-transacties met leveranciers van Stichting VVoonGoed 2-Duizend aan te gaan mits schriftelijk vooraf goedkeuring is verkregen van het Bestuur. l-let gaat daarbij met name om transacties die betrekking hebben op: de uitvoering van bouw- en daarmee verwante werkzaamheden; leveranties ter zake van de inrichting van kantoren en dergelijke;. leveranties ter zake van kantoormateriaal, waaronder onder meer zijn begrepen leveranoiers van automatiseringsapparatuur en drukwerk. Bij andere transacties met leveranciers, als hiervoor genoemd, die voor zaken en diensten in de sector van de detailhandel tot stand komen, is het niet toegestaan dat andere voorwaarden worden gehanteerd dan de leverancier bij reguliere klanten hanteert. s Overleg b1j'fwlj'fel Mocht er twijfel bestaan over de vraag of in een bepaalde aangelegenheid vermenging van zakelijke en privé~belangen of de schijn daarvan zich zal voordoen, dan is de Woonlíšoed-vertegenwoordiger gehouden daarover met het Bestuur te overleggen en wordt dit schriftelijk vastgelegd. Dienstverlening Zoals uit de inleiding blijkt, dient een aantasting van de integriteit van Stichting VVoonGoed 2-Duizend te worden voorkomen. Bij de uitoefening van zijn functie zal de WoonGoed-vertegenwoordiger zich onthouden van een gedraging of rnedewerking aan een gedraging die afbreuk doet aan de integriteit van Stichting VloonGoed 2-Duizend. Op grond van het bovenstaande zal een WoonGoed-vertegenwoordiger niet overgaan tot het aangaan van handelingen met personen of bedrijven die zich bezighouden met activiteiten die maatschappelijk als onaanvaardbaar worden beschouwd. Dit betekent onder meer dat Stichting WoonGoecl 2-Duizend niet behoort te worden betrokken bij handelingen waarvan de VVoonGoed-vertegenwoordiger weet of redelijkerwijs kan vermoeden dat de gelden of andere waarden, die met de handelingen zijn gemoeid, afkomstig zijn van misdrijf of juridisch twijfelachtige transacties. Door een WoonGoed-vertegenwoordiger dient ook geen medewer~ king te worden verleend aan handelingen die tot doel hebben aangeboden gelden aan de controle van de bevoegde autoriteiten (bijvoorbeeld de fiscus) te onttrekken. lndien een situatie, waarop hiervoor wordt gedoeld, zich mocht voordoen, is de WoonGoed-vertegenwoordiger gehouden onverwijld het Bestuur te informeren. 4
Goedkeuringsprocedure ln de gevallen waarin volgens deze gedragsregels goedkeuring nodig is, zal de WoonGoed-vertegenwoordiger deze aan het bestuur verstrekken met de van belang zijnde gegevens. l-let bestuur zal van de verstrekte goedkeuringen de eerst volgende vergadering verslag doen in de vergadering van de Raad van Commissanssen. Sanc?es. l-let niet naleven van de gedragsregels zal worden beschouwd als een ernstige inbreuk op het vertrouwen, dat Stichting WoonGoed 2~Duiz.end in de Woon- Goed-vertegenwoordiger moet kunnen stellen, en kan leiden tot disciplinaire maatregelen. ln een dergelijk geval kan beëindiging van het dienstverband tot de bedoelde disciplinaire maatregelen behoren. inwerkingtreding Deze richtlijnen zijn behandeld en goedgekeurd in de Raad van Commissarissen vergadering van 22 september 2016 en vervangt daarmee de regeling van 15 maart 2012. Aldus vastgesteld door het Bestuur in de vergadering van 1 november 2016, na goedkeuring van de Raad van Commissarissen, verleend op 31 oktober 21016. 5