Nota afschrijvings- en activeringsbeleid 2012 Gemeente Leeuwarderadeel
Inhoudsopgave 1. Inleiding...3 2. Activeren...4 2.1 Definities...4 2.2. Soorten investeringen...4 2.2.1 Immateriële vaste activa...4 2.2.2 Materiële vaste activa...4 2.2.3 Financiële vaste activa...5 3. Waarderingsgrondslagen...6 3.1 Inleiding...6 3.2 Activeren investeringen...6 3.3 Waarderingsgrondslagen...6 3.4 Vaststelling financiële waarde...6 3.5 Afwaarderen activa...7 3.6 Ondergrens...7 4. Afschrijven...8 4.1 Inleiding...8 4.2 Kaders...8 4.3 Levensduur...8 4.4 Afschrijven...9 5. Rente...11 5.1 Inleiding...11 5.2 Vast percentage...11 5.3 Renteomslagpercentage...11 6. Gewenste situatie...12 6.1 Waarderen...12 6.2 Activeren...12 6.3 Afschrijven...13 6.4 Afschrijvingstermijnen...14 7. Begrippenlijst...15 8. Beslissingen/beleidsvoorstellen...16 Bijlage 1 Afschrijvingstermijnen...17 Bijlage 2 Relevante artikelen BBV...19 2
1. Inleiding In 2004 zijn met de komst van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) onder meer de voorschriften voor activering van investeringen en afschrijving van activa aangepast. De huidige nota afschrijvings- en activeringsbeleid dateert uit 2001 en voldoet niet meer aan de vigerende wet- en regelgeving. Dit is de aanleiding om het afschrijvings- en activeringsbeleid van de gemeente Leeuwarderadeel te actualiseren. De gemeente dient regels te hebben voor het waarderen en afschrijven van activa. Deze nota dient daarvoor en vervangt de Nota Afschrijvings- en activeringsbeleid 2002 d.d. 13 december 2001. In deze notitie wordt allereerst ingegaan op wat een investering is en welke soorten investering te onderscheiden zijn. Vervolgens wordt ingegaan op de methode waarop deze investering (het actief) wordt gewaardeerd. In het daarop volgende hoofdstuk wordt ingegaan op de verschillende afschrijvingsmethoden. Bij het opstellen van dit beleid is gekeken naar het beleid van de andere Middelsee gemeenten. 3
2. Activeren 2.1 Definities Jaarlijks worden door gemeenten grote bedragen geïnvesteerd in kapitaalgoederen. Kapitaalgoederen zijn goederen die meerdere jaren nut geven, bijvoorbeeld wegen, gebouwen en riolen. Onder een investering wordt verstaan het vastleggen van vermogen in een object waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Onder activeren wordt verstaan het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde kapitaalgoed vanaf het moment dat de gemeente het economische risico loopt en dat een meerjarig nut heeft. 2.2. Soorten investeringen Investeringen worden verantwoord op de balans onder de post vaste activa. Onder de vaste activa worden conform het BBV de volgende vaste activa onderscheiden: - immateriële vaste activa; - materiële vaste activa; - financiële vaste activa. 2.2.1 Immateriële vaste activa Immateriële vaste activa zijn kapitaaluitgaven waar geen bezitting tegenover staat. In het BBV wordt onderscheid gemaakt in: - kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; - kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio Disagio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening wordt aangegaan en het lagere bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. In dergelijke gevallen moet een lening voor het totaalbedrag van de aangegane schuld in de balans worden opgenomen en kan het verschil tussen dat schuldbedrag en het uitgekeerde bedrag, het disagio, naar keuze al dan niet worden geactiveerd. De afschrijvingstermijn is dan maximaal gelijk aan de looptijd van de lening. Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief De kosten van onderzoek en ontwikkeling kunnen worden geactiveerd indien (art. 60 BBV): - het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; - de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; - het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en; - de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Indien hieraan wordt voldaan mag de afschrijvingstermijn maximaal vijf jaar bedragen. 2.2.2 Materiële vaste activa Het BBV onderscheidt twee soorten materiële vaste activa (art. 35 BBV): investeringen met een economisch nut; investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. 4
Investeringen met een economisch nut Investeringen hebben economisch nut indien ze verhandelbaar zijn (er een markt voor is) en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van rechten, heffingen, leges of prijzen. Uitzondering hierop vormen kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde. Deze worden niet geactiveerd. Voorbeelden van investeringen met economisch nut zijn gebouwen, riolering, vervoersmiddelen, inventaris, machines en installaties. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut genereren geen middelen, maar vervullen wel duidelijk een publieke taak. Het betreft investeringen in bijvoorbeeld wegen, water en groenvoorziening. De hiervoor vermelde twee soorten investeringen kunnen worden onderverdeeld naar de volgende drie categorieën: nieuwe- of uitbreidingsinvesteringen; vervangingsinvesteringen; levensduurverlengende investeringen. Nieuwe- of uitbreidingsinvesteringen Dit zijn investeringen ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of uitbreiding van de huidige activiteiten. Bijvoorbeeld: een nieuw schoolgebouw, de reconstructie van een weg, etc. Vervangingsinvesteringen Dit zijn investeringen ten behoeve van de vervanging van een oud (bestaand) actief als gevolg van economische veroudering of slijtage. Bijvoorbeeld: het vervangen van een vrachtwagen, het vervangen van computers, het vervangen van een lift, etc. Levensduurverlengende investeringen Dit zijn investeringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en expliciet leiden tot een substantiële levensduurverlening van het betreffend actief. Bijvoorbeeld: het renoveren van een gebouw, het impregneren van een kademuur, etc. Het gaat hier dus niet om (groot) onderhoud. Onderhoud is niet levensduurverlengend, maar dient om het actief gedurende zijn levensduur in goede staat te houden. 2.2.3 Financiële vaste activa Bij financiële vaste activa gaat het om activa die een financiële waarde of bezit vertegenwoordigen. Het BBV geeft daarbij de volgende onderverdeling aan (art. 36 BBV) - kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen; - leningen aan woningbouwcorporaties, deelnemingen en overige verbonden partijen; - overige langlopende leningen; - overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; - bijdragen aan activa in eigendom van derden. 5
3. Waarderingsgrondslagen 3.1 Inleiding De eerste stap in het administratieve proces voor het beheer van activa is de bepaling van de waarde die toegekend moet worden aan de activa. Meer specifiek gaat het dan om de volgende aspecten: - activeren investeringen; - waarderingsgrondslag; - vaststelling financiële waarde; - ondergrens. Aan de hand van deze aspecten kunnen regels worden opgesteld op basis waarvan nieuwe activa kunnen worden toegevoegd. 3.2 Activeren investeringen In het BBV is bepaald dat alle vaste activa geactiveerd moeten worden voor het bedrag van de investering (art. 62 lid 1 BBV). Daarnaast is expliciet bepaald welke investeringen wel en niet geactiveerd moeten worden (art. 59 BBV). Dit betreft de volgende investeringen: - investeringen met een economisch nut moeten worden geactiveerd; - kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde, deze mogen niet geactiveerd worden; - investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut kunnen geactiveerd worden. - Tevens biedt het BBV de mogelijkheid om in sommige gevallen te kiezen om vaste activa wel of niet te activeren. Het gaat hierbij om activa met de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en bijdrage activa in eigendom van derden. 3.3 Waarderingsgrondslagen De waardering van activa is van belang omdat het de basis vormt voor het vaststellen van de financiële consequenties van activa, met name door waardevermindering. Anders geformuleerd: de gekozen systematiek voor de waardering van activa in het stelsel van baten en lasten is van invloed op de exploitatie van de gemeente en daarmee op de financiële resultaten die behaald worden. Hiervoor zijn in het BBV bepalingen opgenomen voor de waardering van activa. Hiermee wordt enerzijds voorkomen dat organisaties met de waardering van activa hun financiële resultaten kunnen beïnvloeden en anderzijds wordt bereikt dat de financiële gegevens van organisaties in de loop van de tijd vergelijkbaar blijven. De waarderingsgrondslag voor vaste activa wordt bepaald door de aanschaffing- of vervaardigingprijs (art. 63 BBV). Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. 3.4 Vaststelling financiële waarde In het BBV is bepaald (art. 62 BBV) dat alle vaste activa worden geactiveerd voor het bedrag van de investering. In lid 2 en 3 van artikel 62 worden echter uitzonderingen gemaakt, namelijk: - bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief mogen bij de waardering in mindering worden gebracht; - reserves mogen in mindering worden gebracht op investeringen in openbare ruimte met een maatschappelijk nut. 6
Genoemde uitzonderingen zijn optioneel, waardoor een tweetal benaderingswijzen ontstaan, te weten de bruto-benadering en de netto-benadering. Bruto-benadering De bruto-benadering houdt in dat de investering voor het investeringsbedrag wordt geactiveerd. Een eventuele bijdrage van derden (bijvoorbeeld een subsidie van het Rijk of een eenmalige bijdrage) wordt daartegenover als bestemmingsreserve opgenomen. Netto-benadering De netto-benadering houdt in dat een eventuele bijdrage van derden of een bestemmingsreserve (voor zover betrekking hebbend op een investering in openbare ruimte met een maatschappelijk nut) in mindering worden gebracht op de investering. Bij investeringen met economisch nu moet de bruto-benadering worden gehanteerd, slechts bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief mogen daarop in mindering worden gebracht. Bij investeringen met maatschappelijk nut mag de netto-methode worden gehanteerd. 3.5 Afwaarderen activa Het eerste en tweede lid van artikel 65 BBV hebben betrekking op waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn. Het is niet voorzienbaar dat de waardevermindering zal ophouden te bestaan. Gedacht kan worden aan nieuwe inzichten in de technische en/of de economische levensduur van activa of de aantasting van het vermogen van deelnemingen. In het derde lid BBV (artikel 65) wordt voorgeschreven dat van een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, waarvan de restwaarde lager is dan de boekwaarde, wordt afgeschreven tot de restwaarde. Bij een volledige buitengebruikstelling dient het actief uiteraard te worden afgewaardeerd tot hetzij nul, hetzij tot de restwaarde, indien die redelijkerwijs verwacht kan worden. Wanneer een actief gedeeltelijk buiten gebruik wordt gesteld, dient het actief proportioneel te worden afgewaardeerd. Duurzame waardevermindering van vaste activa word onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. 3.6 Ondergrens Uit oogpunt van efficiency is het raadzaam om een ondergrens voor het activeren van vaste activa te hebben Deze ondergrens geldt tevens voor die vaste activa waarbij de gemeente vrij is om te kiezen tussen wel of niet activeren. Investeringen met een waarde beneden de vast te stellen ondergrens worden niet geactiveerd. Zij worden in het jaar van investering geheel ten laste van de exploitatie gebracht. Tot nu toe wordt een ondergrens variërend van 2.269,-- tot 4.538,-- gehanteerd, afhankelijk van het soort actief. Voorgesteld wordt dit bedrag te verhogen tot 5.000,--. Investeringen met een lagere waarde worden in het jaar van aanschaf ten laste van de exploitatie gebracht. 7
4. Afschrijven 4.1 Inleiding In de vorige hoofdstukken is aangegeven welke investeringen (kunnen) worden geactiveerd en welke waarde wordt toegekend. De lasten van de investeringen die geactiveerd worden bestaan uit afschrijving en rente, ook wel kapitaallasten genoemd. In dit hoofdstuk wordt de afschrijving behandeld. Een kenmerk voor vaste activa is dat ze het nut over meerdere jaren verspreid is. De levensduur is echter niet oneindig. Door technische slijtage of economische veroudering neemt de gebruikswaarde af en daarmee de waarde in het economisch verkeer. Het zichtbaar maken van deze waardevermindering van activa wordt afschrijven genoemd. Bij het bepalen van de afschrijving dient een aantal aspecten in ogenschouw genomen te worden, te weten de levensduur en de wijze van afschrijving. Afschrijving is dan ook een boekhoudkundige weergave van de waardevermindering van een kapitaalgoed wegen technische slijtage en economische veroudering. De gebruiks- of levensduur bepaalt de afschrijvingstermijn. 4.2 Kaders Het BBV kent geen regels voor een sluitend systeem waaraan afschrijvingen moeten voldoen, wel zijn kaders gesteld. De belangrijkste zijn: - alle investeringen met een economisch nut moeten worden geactiveerd; - investeringen met een maatschappelijk nut mogen worden geactiveerd; - kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief mogen onder bepaalde voorwaarden worden geactiveerd; - bijdragen aan activa van derden kunnen onder voorwaarden worden geactiveerd; - activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs; en - de afschrijving geschiedt onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Deze kaders zijn opgenomen in de artikelen 59 tot en met 65 van het BBV. Hiernaast zijn beleidsregels hieromtrent opgesteld in de Notitie verkrijging/vervaardiging en onderhoud van kapitaalgoederen van de Commissie BBV. Deze notitie is bindend. Hiernaast is door vermelde commissie vragen en antwoorden gepubliceerd, waarin vragen uit de praktijk worden beantwoord. Ook deze zijn bindend. 4.3 Levensduur Activa met een economisch nut (moeten) worden afgeschreven over de verwachte economische levensduur. Hier wordt niet van afgeweken. Activa (in de openbare ruimte) met een maatschappelijk nut kan worden afgeschreven over de verwachte levensduur of een kortere, door de Raad aangegeven, tijdsduur. In principe worden investeringen met maatschappelijk nut niet geactiveerd. 8
4.4 Afschrijven Afschrijvingsmethoden Binnen de gemeente Leeuwarderadeel wordt afgeschreven op zowel de lineaire als ook de annuïtaire afschrijvingsmethode. Als er een verband is tussen investeringen en rijks- en provinciale uitkeringen, die worden ontvangen op basis van annuïteiten, wordt er afgeschreven op basis van de annuïtaire methodiek. Ook wordt wel annuïtair afgeschreven vanwege het geringere beslag op geldmiddelen gedurende de eerste jaren van de afschrijvingstermijn. Tenslotte wordt ook gekozen voor een annuïtaire afschrijvingsmethode als er sprake is van in rekening te brengen kosten, zoals leges en overige (privaatrechtelijke) tarieven. In dit geval is er sprake van gelijkblijvende tarieven. Afschrijving ineens Door diverse oorzaken kan het voorkomen dat de exploitatie in het verleden niet altijd met de kapitaallasten is belast van alle bezittingen. Dit vindt zijn oorsprong in de eigenheid van de gemeente als overheidshuishouding, waarbij het bijvoorbeeld gaat om: objecten die om niet zijn verkregen; dit speelt met name in het kader van de grondexploitatie waar onder meer wegen en riolen om niet worden overgedragen aan de algemene dienst (exploitatie). Deze activa kennen geen boekwaarde en er wordt logischerwijs ook niet op afgeschreven. Zodra er echter vervanging moet plaatsvinden, kan het zijn dat hiervoor geen ruimte binnen de exploitatie beschikbaar is; in dit verband kunnen ook worden genoemd de beheersplannen voor wegen, riolen, groen en gebouwen, waarbij fluctuaties in de onderhoudsbudgetten en vervangingsinvesteringen worden opgevangen via de daarvoor ingestelde (in te stellen) egalisatievoorzieningen; in het verleden zijn eenmalige subsidies en/of beschikkingen over reserves aangewend ter gehele of gedeeltelijke dekking van investeringen, bijvoorbeeld de bouw van een sporthal, met als gevolg dat deze objecten geen of een beperkte boekwaarde en dus ook geen of nauwelijks kapitaallasten kennen; hierdoor kunnen (budgettaire) problemen ontstaan op het moment dat vervanging noodzakelijk wordt. Aangezien het hier om zaken uit het verleden handelt, stellen wij voor om nu geen maatregelen hiervoor te treffen. Wel zal in het kader van de risicoanalyse voor de opbouw van het weerstandsvermogen dit onderwerp worden meegenomen. Afschrijvingstermijnen Bij de keuze van de afschrijvingstermijn wordt zo veel mogelijk aansluiting gezocht met de termijnen genoemd in de Nota afschrijvings- en activeringsbeleid in Leeuwarderadeel (jaar 2000). De hierin genoemde termijn hebben in enkele gevallen betrekking op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. Deze worden in de nieuwe afschrijvingstabel niet meer vermeld. Deze investeringen worden (zo veel als mogelijk is) rechtstreeks ten laste gebracht van de exploitatie. In overige gevallen kunnen geactualiseerde (lees: afwijkende) afschrijvingstermijnen worden vastgesteld, als hier aanleiding voor is. Afwijkende afschrijvingstermijnen Voor bepaalde soorten van vaste activa zijn in het BBV bepalingen met betrekking tot de afschrijvingstermijnen, te weten: De afschrijvingsduur van alle immateriële vaste activa is bepaald op maximaal vijf jaar; 9
Kosten geldleningen, voor de maximale duur van de geldleningen; Saldo agio/disagio, voor de maximale duur van de geldlening; Activa met een beperkte gebruiksduur, voor de verwachte toekomstige gebruiksduur. Extra afschrijvingen In de praktijk kunnen extra afschrijvingen worden toegepast. Van extra afschrijving is sprake als in een bepaald jaar voor één of meer activa meer dan het jaarlijks daarvoor gebruikelijke afschrijvingsbedrag wordt afgeschreven. Verplichte extra afschrijvingen In geval dat een bepaald actief niet meer in gebruik of bezit is en er nog wel een boekwaarde is dan is een extra afschrijving verplicht. Het actief wordt dan volledig afgeschreven. 10
5. Rente 5.1 Inleiding De kapitaallast bestaat uit de componenten afschrijvingslasten en rentelasten. Als laatste behandelen we hierbij in het kort het begrip rente. Aangezien de rentelasten van de gemeentelijke begroting worden verdeeld over alle producten, zal voor de rentelasten een dergelijke methodiek ook voorhanden moeten zijn. In de praktijk wordt de rente toegerekend aan een actief. Door de berekening en uiteindelijk ook de doorberekening van de rentelasten worden de producten via de kapitaallast belast. Voor de toerekening van de rentelasten zijn in principe een tweetal mogelijkheden, namelijk: - een vooraf bepaald vast percentage; en - een renteomslagpercentage 5.2 Vast percentage In het geval van toepassing van een vast percentage wordt aan elke investering een vast percentage aan rente doorberekend. Het renteverschil wordt toegerekend aan een stelpost rentevoordeel c.q. nadeel. 5.3 Renteomslagpercentage In het geval van toepassing van een renteomslagpercentage wordt gebruik gemaakt van het jaarlijks berekende tarief voor de verdeling van de rentelasten. Op basis van de geraamde (of werkelijke) rentelast en de omvang van de activa wordt het percentage van de renteomslag berekend. Wij stellen voor om de toerekening van de rentelasten te laten plaatsvinden op basis van het berekende renteomslagpercentage. Het voordeel hierbij is dat de reële rentelast zo veel mogelijk wordt benaderd. 11
6. Gewenste situatie In dit hoofdstuk worden de voorstellen voor de gewenste situatie weergegeven. Het gaat hierbij om de facetten waarderen, activeren en afschrijven. Voor alle lopende geactiveerde instellingen verandert er in principe niets, met die kanttekening dat voldaan moet worden aan de regelgeving met betrekking tot waarderen, activeren en afschrijven, zoals vastgelegd in het BBV, artikelen 59 tot en met 65. Vermelde artikelen zijn als bijlage opgenomen. 6.1 Waarderen Voor wat betreft de waardering laat het BBV geen ruimte voor een eigen systematiek hierin. Nadrukkelijk is bepaald dat activa gewaardeerd worden op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Beide zijn gericht op de in het verleden gemaakte kosten. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Ook een redelijk deel van de indirecte kosten en rentekosten vallen onder de vervaardigingsprijs. 6.2 Activeren Of een budget wordt verantwoord in de exploitatie, dan wel als investeringskrediet wordt opgenomen, baseert men op een viertal criteria, namelijk: het periodiciteitscriterium; het vermogenscriterium; het criterium van de toekomstige nutsprestatie; het omvangscriterium. Periodiciteit Posten die jaarlijks terugkeren worden niet geactiveerd, maar worden ten laste van de exploitatie gebracht. Posten die niet jaarlijks terugkeren, komen in aanmerking om geactiveerd te worden. Vermogen Posten die betrekking hebben op kapitaaluitgaven worden geactiveerd. Dit heeft een verandering in de samenstelling van het vermogen tot gevolg. Toekomstig nut Uitgaven worden geactiveerd als het nut daarvan zich over meerdere jaren uitstrekt. Daarbij moet wel rekening worden gehouden met de criteria voor de activering van kosten voor onderzoek en ontwikkeling volgens artikel 60 BBV. Ook dient voor de materiële vaste activa onderscheid gemaakt te worden tussen economisch en maatschappelijk nut, conform artikel 59 BBV. Omvang Ten aanzien van het omvangscriterium wordt een aanvullende bepaling in het beleid opgenomen. In de huidige investeringsstaat staan redelijk veel activa van kleine omvang met geringe afschrijvingsbedragen. Om de investeringsstaat (en daarmee ook de staat van activa) niet onnodig op te blazen en de administratieve handelingen enigszins te beperken, is het raadzaam om een grensbedrag te formuleren waarboven een investering in aanmerking komt om geactiveerd te worden. 12
Voor het bepalen van het grensbedrag dient onderscheid gemaakt te worden tussen investeringen met een economisch nut en investeringen met een maatschappelijk nut, omdat volgens het BBV de laatste categorie bij voorkeur niet wordt geactiveerd. Wij stellen voor om de ondergrens voor het activeren van investering met economisch nut vast te stellen op. 10.000,--, na aftrek van de (eventuele) gerelateerde bijdragen van derden. Binnen de financiële huishouding van de gemeente Leeuwarderadeel achten wij een grensbedrag van 10.000,-- acceptabel. Als de investering een lagere netto verkrijgings- of vervaardigingswaarde heeft dan 10.000,--, wordt deze niet geactiveerd. Bij investeringen in activa met maatschappelijk nut gaat het veelal om grote(re) bedragen. In beginsel worden deze investeringen niet geactiveerd, maar direct ten laste van de exploitatie gebracht. Indien binnen de exploitatie (tevens bijdragen van derden en aanwending van reserves) geen ruimte aanwezig is, kan de investering worden geactiveerd. Wij stellen voor het activeren van investeringen met een maatschappelijk nut een ondergrens vast te stellen en wel van 25.000,-- na aftrek van gerelateerde bijdragen van derden en aanwending van reserves. Als de gehele investering een lagere netto verkrijgings- of vervaardigingsprijs heeft dan 25.000,--, wordt deze ineens ten laste van de exploitatie gebracht. Van deze ondergrens kan bij raadsbesluit worden afgeweken. 6.3 Afschrijven Kapitaallasten bestaan uit afschrijvingslasten en rentelasten die op de financiering van de investering betrekking hebben. De berekening van de kapitaallasten is afhankelijk van de omvang van een investering, de afschrijvingstermijn, de afschrijvingsmethode, een eventuele restwaarde en de rentelasten die aan een investering worden toegerekend. De BBV laat de gemeenten vrij in de keuze van de afschrijvingsmethodiek. Afschrijvingsmethoden Al eerder zijn hier de afschrijvingsmethoden beschreven. De binnen de financiële huishouding van de gemeente toegepaste afschrijvingsmethoden zijn de lineaire en de annuïtaire methode. Bij de keuze van de afschrijvingsmethode geldt als algemeen maatschappelijk uitgangspunt dat de huidige samenleving, die gebruik maakt van de huidige gemeentelijke voorzieningen, ook de kosten van de voorzieningen behoort te dragen. Dat betekent dat afschrijvingskosten niet naar de toekomst mogen worden verschoven. Daarnaast geldt als bedrijfseconomisch uitgangspunt dat de afschrijvingen zodanig worden vastgesteld dat de boekwaarde van het actief steeds in overeenstemming is met de toekomstige gebruikswaarde ervan. Dat betekent ten principale dat de toe te passen methode afhankelijk is van het soort actief. Uit het eerste uitgangspunt vloeit voort dat de afschrijvingsmethode op basis van annuïteiten in beginsel afvalt omdat bij die methode het grootste deel van de afschrijvingen plaatsvindt in het tweede deel van de afschrijvingstermijn. Dat neemt niet weg dat om bedrijfseconomische redenen de annuïtaire methode van toepassing kan vinden, met name in die gevallen waarin tegenover de lasten ook baten staan die op basis van de annuïtaire methode berekend worden. Wij stellen voor dat alle investeringen in beginsel lineair worden afgeschreven. Hiervan kan bij raadsbesluit gemotiveerd worden afgeweken. 13
6.4 Afschrijvingstermijnen De afschrijvingstermijn dient aan te sluiten op de verwachte gebruiksduur van het actief. Deze verwachte gebruiksduur komt overeen met de technische en/of economische levensduur en wel de kortste van beide. Mocht de technische dan wel de economische levensduur niet te bepalen zijn, dan dient te worden afgeschreven over de periode waarover het nut van de betreffende voorziening zich naar verwachting uitstrekt. In de bijlage is een afschrijvingstabel opgenomen. Hierin vindt u een opsomming van diverse soorten vaste activa met hun afschrijvingstermijnen, gesplitst in activa met een maatschappelijk nut en activa in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. De tabel is niet limitatief. Het voorstel is deze tabel te gaan hanteren voor het bepalen van afschrijvingstermijnen van toekomstig te activeren investeringen. Indien een soort niet voorkomt dan stelt het college van Burgemeester en Wethouders een termijn. Opgemerkt wordt dat de afschrijvingstermijnen voor investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut maximale termijnen zijn. Bij raadsbesluit kunnen kortere termijnen vastgesteld worden. Ook dient te worden vermeld wanneer begonnen wordt met afschrijven op een actief. Uitgangspunt daarbij is dat een actief in waarde vermindert vanaf dat deze gereed is gekomen dan wel in gebruik is genomen. Aangezien bij kapitaalinvesteringen vaak sprake is van enige vertraging stellen wij u het volgende voor. Indien op 1 januari van enig jaar een boekwaarde bestaat en het actief in gebruik is genomen, wordt hierop afgeschreven. De kapitaallasten bestaan dan uit rente en afschrijving. Het voorstel is om ter vergroting van de consistentie binnen de administratie de afschrijvingstabel als basis te nemen voor het bepalen van de afschrijvingstermijnen voor zowel (nieuwe) investeringen met een economisch als maatschappelijk nut. De afschrijvingstabel behorende bij de Nota Afschrijvings- en activeringsbeleid in de gemeente Leeuwarderadeel 2002 wordt hierbij ingetrokken. Daarnaast is het voorstel om met afschrijvingen te starten op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin het activum gereedgekomen dan wel in gebruik is genomen. Op rekeningsbasis wordt in het betreffende jaar de volgens de tabel afgeschreven. 14
7. Begrippenlijst Activa Bezittingen (kas- en banktegoeden, kapitaalgoederen, uitstaande leningen, grond, gebouwen etc.), dus wat op de linkerkant van de balans staat. Zie ook Passiva. Activeren Het op de balans zetten van uitgaven die meerjarig nut hebben en dus niet in eenmaal ten laste van de exploitatie brengen. Zie ook Afschrijven en Afschrijving. Afschrijven Het op methodische wijze ten laste van de exploitatie brengen (een) kapitaalgoed(eren). Zie ook Activeren. Afschrijving Het bedrag van waardevermindering in de boekhouding van (een) kapitaalgoed(eren). BBV Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Boekwaarde Waarde van een of meerdere activa in de financiële administratie, en dus op de balans. Investering Uitgave voor (een) kapitaalgoed(eren). Zie ook Kapitaalgoederen. Investeringen met economisch nut Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn (er een markt voor is) en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen, bijvoorbeeld door het vragen van rechten, heffingen, leges of prijzen. Investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut Investeringen die geen economisch nut opleveren (geen middelen genereren en/of verhandelbaar zijn) bijvoorbeeld in de openbare ruimte zoals wegen, parken en water. Investeringen in activa die geen opbrengsten genereren maar wel noodzakelijk zijn. Deze investeringen komen bij voorkeur direct in zijn geheel ten laste van de exploitatie. Het is wel toegestaan om deze investeringen te activeren maar daarbij moet de periode van activeren zo kort mogelijk zijn en gemaximeerd aan de levensduur van het actief. Kapitaalgoederen Goederen die meerdere jaren nut geven; denk aan wegen, gebouwen, riolen. Zie o.m. ook Afschrijven en Investering. Kapitaallasten Rente en afschrijving van kapitaalgoed(eren). Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen Verplicht onderdeel van de beleidsbegroting met uitgangspunten voor het in stand houden van kapitaalgoederen. Er wordt van de kapitaalgoederen in elk geval aangegeven het beleidskader, de uit het beleidskader voortvloeiende financiële consequenties en de vertaling van de financiële consequenties in de begroting. Zie ook Kapitaalgoederen. 15
8. Beslissingen/beleidsvoorstellen 1. In te stemmen met de criteria voor het activeren van investeringen als omschreven in paragraaf 6.2. 2. In te stemmen met het voorstel om een ondergrens van. 10.000,-- in te stellen als minimum voor te activeren investeringen met een economisch nut, na aftrek van gerelateerde bijdrage van derden. Dit met uitzondering van gronden en terreinen die te allen tijde geactiveerd worden. 3. In te stemmen met het voorstel om investeringen met een maatschappelijk nut in beginsel niet te activeren tenzij de druk op de exploitatie te groot wordt. Daarbij een ondergrens van. 25.000,-- instellen als minimum, na aftrek van gerelateerde bijdragen van derden en reserves. Van deze ondergrens kan bij raadsbesluit worden afgeweken. 4. In te stemmen met het voorstel om in beginsel af te schrijven volgens de lineaire afschrijvingsmethode. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. 5. In te stemmen met het voorstel om te beginnen met afschrijven per 1 januari van ieder jaar, mits het activum gereed dan wel in gebruik is. 6. In te stemmen met de voorgestelde afschrijvingstermijnen voor investeringen in materiële vaste activa met een economisch nut volgens het schema in bijlage 1. 7. In te stemmen met de voorgestelde maximale vastgestelde afschrijvingstermijnen voor investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut volgens het schema in bijlage 1. Van deze termijnen kan bij raadsbesluit worden afgeweken. 8. In te stemmen met de intrekking van de Nota Afschrijvingen in de gemeente Leeuwarderadeel 2002. 9. In te stemmen met het voorstel de Nota afschrijvings- en activeringsbeleid 2012 (aangaande nieuwe investeringen) met terugwerkende kracht met ingang van 1 januari 2012 (begrotingsjaar 2012) in te laten gaan. 16
Bijlage 1 Afschrijvingstermijnen Afschrijvingsbeleid behorende bij de Nota afschrijvings- en activeringsbeleid 2012 van de gemeente Leeuwarderadeel. In deze tabel zijn de afschrijvingstermijnen opgenomen naar soort investering. Nr. Soort investering Onderdeel Jaren 1. Immateriële activa Maximale termijn volgens BBV: 5 jaar 1.1 Ontwikkelings- en onderzoekskosten 5 1.2 Kosten sluiten geldleningen/disagio 5 Materiële activa Maximale termijn niet wettelijk vastgesteld 2. Investeringen in materiële activa met een economisch nut 2.1 Huisvesting en inrichting Gebouwen ondergrond 0 opstal (permanent) 40 opstal (semi-permanent) 15 verbouwing opstallen 15 Technische installatie 15 Vaste inrichting 15 Inventaris 10 2.2 Installaties Lift-, CV- en lichtinstallaties 15 Archiefsystemen 10 Kantoorapparatuur computerapparatuur (hardware) 4 software 4 kasregister 5 Storingsmelders riolering 10 Telefooninstallaties/bekabeling data- en telecomnet 10 2.3 Infrastructurele voorzieningen Riolering (volgens Verbreed GRP 2010-2015) vrijvervalrioleringen 40 gemalen E/M 15 gemalen bouwk. 40 IBA's 15 persleidingen 40 drukriolering E/M 15 drukriolering bouwk. 40 randvoorzienigen E/M 15 randvoorzieningen bouwk. 40 infiltratievoorzieningen 15 drainage 15 Verkeersregelingen borden bedrijven 10 17
Lantaarnpalen 25 Abri's 10 2.4 Voertuigen/gereedschappen Vrachtauto's 10 Overige auto's/bestelauto's 7 Tractoren 10 Aanhangwagens 10 Zoutstrooiers 10 Maaimachines 7 Schaftketen 18 2.5 Onderwijsvoorzieningen Beveiliging schoolgebouwen 10 Noodlokalen 15 Permanente voorzieningen en aanpassingen 40 2.6 Sportvoorzieningen Bouw/renovatie gymloklalen/sporthallen/zwembaden/kleedaccommodaties 40 Installaties 15 Inrichtingskosten sportaccommodaties 15 Gymnastiekmaterialen 10 Afrasteringen en ballenvangers 10 Lichtinstallatie sportaccommodaties 20 Kunstgrasvelden 15 3. Investeringen in de openbare ruimte met een Maximale termijn in jaren maatschappelijk nut 3.1 Wegen, straten en pleinen aanleg 30 reconstructie/herinrichting 30 voetpaden en fietspaden 30 Kunstwerken (bruggen, viaducten e.d.) beton 40 hout 20 Openbaar groen aanleg 25 Sportterreinen aanleg 30 Speeltuinen aanleg 15 3.2 Waterbeheer Aanleg vaarten/vijverpartijen 40 Haven- en sluiswerken 30 Beschoeiingen/overige voorzieningen 15 Aanlegsteigers 25 N.B. Bovengenoemde opsomming is niet uitputtend 18
Bijlage 2 Relevante artikelen BBV Paragraaf 4.5.3. Vaste activa Artikel 33 Onder de vaste activa worden afzonderlijk opgenomen de immateriële, de materiële en de financiële vaste activa. Artikel 34 In de balans worden onder de immateriële vaste activa afzonderlijk opgenomen: a. kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio; b. kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. Artikel 35 1. In de balans worden onder de materiële vaste activa afzonderlijk opgenomen: a. investeringen met een economisch nut; b. investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut. 2. Van de materiële vaste activa wordt aangegeven welke in erfpacht zijn uitgegeven. Artikel 36 In de balans worden onder de financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen: a. kapitaalverstrekkingen aan: 1. deelnemingen; 2. gemeenschappelijke regelingen; 3. overige verbonden partijen; b. leningen aan: 1. woningbouwcorporaties; 2. deelnemingen; 3. overige verbonden partijen; c. overige langlopende leningen; d. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. bijdragen aan activa in eigendom van derden. Hoofdstuk V. Waardering, activeren en afschrijven Artikel 59 1. Alle investeringen met een economisch nut worden geactiveerd. 2. Investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of indien ze kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. 3. In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde niet geactiveerd. 4. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut kunnen worden geactiveerd. 19
Artikel 60 Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien: Artikel 61 1. het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; 2. de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; 3. het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en; 4. de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien: Artikel 62 Artikel 63 a. er sprake is van een investering door een derde; b. de investering bijdraagt aan de publieke taak; c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en; d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. 1. Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. 2. In afwijking van het eerste lid mogen bijdragen van derden die in directe relatie staan met een actief op de waardering daarvan in mindering worden gebracht. 3. In afwijking van het eerste lid mogen reserves in mindering worden gebracht op investeringen, als bedoeld in artikel 59, het vierde lid. Artikel 64 1. Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 2. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. 3. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd. 4. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde. 5. Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. 6. In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer. 7. Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd. 8. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend. 1. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. 2. Slechts om gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast. De reden van de verandering wordt in de toelichting op de balans uiteengezet. Tevens wordt inzicht 20
Artikel 65 gegeven in haar betekenis voor de financiële positie en voor de baten en de lasten aan de hand van aangepaste cijfers voor het begrotingsjaar of voor het voorafgaande begrotingsjaar. 3. Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur, waaronder begrepen de financiële vaste activa, bedoeld in artikel 36, onderdeel e, wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur. 4. In afwijking van het eerste en het derde lid kan er op de activa, bedoeld in artikel 59, vierde lid, extra worden afgeschreven. 5. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder a, maximaal gelijk aan de looptijd van de lening. 6. In afwijking van het derde lid is de afschrijvingsduur voor de immateriële vaste activa, bedoeld in artikel 34 onder b, ten hoogste vijf jaar. 1. Naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. 2. Voorraden en deelnemingen worden tegen de marktwaarde gewaardeerd indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. 3. Een actief dat buiten gebruik wordt gesteld wordt afgewaardeerd op het moment van buitengebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. 21