Verslag vergadering 16-09-2010 LOCATIE: refter 't Haegje TIJDSTIP: 20h30 AANWEZIGEN: Sven De Mey (voorzitter; SDM), Ellen Camerlinck (penningmeester; EC), Peter De Cat (secretaris; PDC), Daniël De Jaeger (directeur; DDJ), Inge Vranckx (juf. 6e leerjaar; IV), Sandra Van Berlamont (juf. 3 de kleuterklas; SVB) VERONTSCHULDIGD: An Sevenants (AS), Eric De Leus (EDL) AFWEZIGEN: Agendapunten: 1.Goedkeuring van de agenda...2 2.Data vergaderingen oudercomité...2 3.Evaluatie schooljaar 2009-2010...2 4.Opvolging action items...3 5.Activiteiten voor het schooljaar 2010-2011 (zie overzicht)...4 6.Budget activiteiten per leerling voor schooljaar 2010-2011...4 7.Aanvraag activiteiten leerkrachten...4 8.Afbetalingsplan skiklassen...5 9.Brunch...5 10. Opvang...6 11. Algemene vergadering:...7 12. Lidmaatschap Vlaamse Confederatie voor OuderVerenigingen (VCOV)...7 13. Financieel overzicht juni-augustus 2010...7 14. Varia...8 15. Volgende vergadering:...8 Gebruikte afkortingen: AI = Action item P a g i n a 1
OC = oudercomité nlj = n de leerjaar nkk = n de kleuterklas De vergadering begint om 20h45. 1. Goedkeuring van de agenda De agenda is goedgekeurd. 2. Data vergaderingen oudercomité De data van de vergadering worden vastgelegd op donderdag 07-10-2010, 18-11-2010, 02-12-2010, 13-01-2011, 03-02-2011, 03-03-2011, 07-04-2011, 05-05-2011, 09-06-2011. Er wordt afgesproken om: de agenda op te splitsen in deel 1 voor OC + leerkrachten en deel 2 voor enkel OC, de agendapunten 10 keer uit te printen (door DDJ) zodat het gemakkelijk geraadpleegd kan worden tijdens de vergadering, het beginuur met een kwartier te vervroegen (20h15). 3. Evaluatie schooljaar 2009-2010 Er wordt aangegeven dat er slechts weinig gerealiseerd is het afgelopen jaar (bv. de veranderingen van de speelplaats blijven maar aanslepen). Toch waren er zeker ook grote successen, zoals de halloweentocht en de musical waar uiteindelijk toch veel ouders zijn komen helpen en die aangegeven hebben dat ze ook willen terug komen helpen bij activiteiten in de toekomst. Er werden enkel voorbeelden gegeven van sommige afspraken die besproken geweest zijn tijdens de vergadering maar die nadien op een andere manier uitgevoerd geweest zijn zonder dat te melden/verantwoorden aan de betrokken partijen (bv. betaling Haïti). Er kan dus nog P a g i n a 2
gesleuteld worden aan de verdere verbetering van de onderlinge communicatie tussen het OC en de school. 4. Opvolging action items Tijdens de vorige vergadering waren er de volgende action items: AI DDJ: informeren of de gemeente de werken aan de speelplaats wil/kan doen, en zo ja, wanneer. We gaan aan de werkgroep 'Speelplaats' vragen om een stand van zaken te maken. Dat document kan dan meegenomen worden naar de schoolraad om het daar te bespreken. We stellen ons de vraag: als de gemeente het niet kan realiseren, mogen we het dan zelf doen? AI AS: nagaan hoeveel het zou kosten om een T-shirt met foto te laten maken én of het nog mogelijk is tegen 28 juni. Het maken van dergelijke T-shirts zou op ongeveer 100 uitgekomen zijn. AS heeft dit opgelost door in de Zeeman 30 T-shirts te kopen samen met stiften voor op textiel te schrijven voor een totaalprijs van 40 met de bedoeling dat ze er dan zelf hun namen op konden schrijven. De leerlingen vonden het geweldig, dus het is zeker voor herhaling vatbaar (info beschikbaar van voor de vergadering). AI PDC: aan Bernard Lemaître gaan vragen of hij een brief voor de belastingsaangifte voor het aanslagjaar 2010 (inkomsten 2009) ontvangen heeft Bernard Lemaître heeft die brief ondertussen ontvangen en hij is via PDC tot bij EC geraakt zodat zij de aangifte tijdig kan indienen. AI SDM: meer informatie over VCOV meebrengen naar de vergadering (over de statuten) Zie hieronder. AI IV: aan Gilbert Vanhove vragen om alle folders van de website van het OC op de memoriestick te zetten die SDM haar heeft meegegeven. Er gaat een aparte vergadering belegd worden met SDM, DDJ en Gilbert Vanhove om afspraken te maken rond de website van het OC. P a g i n a 3
5. Activiteiten voor het schooljaar 2010-2011 (zie overzicht) De volgende data voor activiteiten van het OC werden voorgesteld en goedgekeurd: grootouderfeest: dinsdag 26-10-2010 brunch: zondag 28-11-2010 (in functie van sneeuwklassen) sinterklaasfeest: vrijdag 03-12-2010 schoolfeest: 22-05-2011 opendeurdag: 08-06-2011 diploma-uitreiking: 28-06-2010 (juffen gaan bowlen met leerlingen en wij zorgen voor een T-shirt zoals vorig schooljaar) We zouden nog een familiale activiteit willen houden in het tweede trimester ter vervanging van de Halloweentocht van het schooljaar 2009-2010. AI OC: nadenken over familiale activiteit van het OC voor tweede trimester 6. Budget activiteiten per leerling voor schooljaar 2010-2011 We willen de inkomsten van de opvang gebruiken voor het betalen van de uitstappen, maar we stellen voor om voor elke uitstap een symbolische euro te vragen om aan te geven dat niet zomaar alle uitstappen gratis kunnen zijn. Dit systeem zou zeker moeten kunnen binnen het systeem van de maximumfactuur. 7. Aanvraag activiteiten leerkrachten Er zijn reeds enkele aanvragen binnengekomen voor activiteiten van de leerkrachten: 3KK, 1LJ, 2LJ: toneel in thema Halloween (juf. Ariane, juf. Kathleen, juf. Nancy, juf. Sandra) 3LJ, 4LJ: Technopolis (meester Geert) 5LJ: workshop in museum voor Midden-Afrika, Planckendael en Gent (juf. Daisy) De bijdrage per activiteit van de ouders wordt vastgelegd op 1, de rest wordt betaald door het OC (cfr. hierboven). P a g i n a 4
De aanvragen van activiteiten door leerkrachten moet voortaan gebeuren via een gestandaardiseerd aanvraagformulier. De leerkrachten vullen daarop de uitstap en de kostprijs per leerling in en geven het af aan DDJ ter goedkeuring. Na ondertekening maakt DDJ drie kopieën: één voor zichzelf, één voor de leerkracht en één voor het OC (éénmaal per maand tijdens de vergadering of via het bakske). Op die manier blijft iedereen altijd goed op de hoogte. DDJ dient nog enkele aanpassingen aan te brengen aan het aanvraagformulier en gaat de procedure daarna bespreken tijdens de volgende personeelsvergadering. AI DDJ: aanpassen aanvraagformulier uitstappen en bespreken tijdens personeelsvergadering 8. Afbetalingsplan skiklassen Het afbetalingssysteem van de ouders blijft behouden (3 keer een betaling van 120 : één in december, één in maart en één in juni) zodat het verschuldigde bedrag volledig betaald zou moeten zijn als de leerlingen naar 6LJ komen. Het OC gaat voortaan het volledig bedrag pas in november aan de organisatie betalen (één storting is immers veel gemakkelijker). AI IV: het voorgestelde afbetalingsplan voor de skiklassen voorstellen aan Juf. Marita Bovenop die 360 moet elke leerling nog 110 betalen om de kosten van de skiklassen te dekken (dat werd vroeger door het schoolbestuur betaald). We zouden er m.a.w. moeten voor zorgen dat we activiteiten ten voordele van de skiklassen organiseren die in totaal zo'n 2000 à 2500 opbrengen. De activiteit voor de leerlingen van het 6LJ ligt vast (brunch; zie hieronder). Er is nog niet beslist welke activiteit er zal georganiseerd worden voor de leerlingen van het 5LJ. Er wordt gedacht aan een taartenverkoop (limburgse vlaaien), een truffelverkoop, een wafelverkoop of... AI OC: nadenken over activiteit voor skiklassen voor het 5LJ 9. Brunch P a g i n a 5
De brunch gaat door op zondag 28-11-2010 en wordt georganiseerd ten voordele van de skiklassen voor de leerlingen van het 6LJ. Er wordt van hen verwacht dat ze, samen met hun ouders, een handje komen toesteken. Ter voorbereiding van de brunch gaan we op maandag 15-11-2010 om 20h een aparte vergadering houden met de ouders van het 6LJ. De organisatie (aankopen en dergelijke) zal gedaan worden door het de leden van het OC. We gaan opnieuw werken met een inschrijvingsstop (350). Vorige keer werden de ballekes en pannenkoeken op voorhand gebakken en ingevroren. Er zijn enkele dingen die we tegen de volgende vergadering zeker al in orde zouden moeten brengen: AI SDM: draaiboek van de vorige brunch meebrengen AI OC: lijst van ingrediënten die we nodig hebben voor de brunch opstellen en meebrengen AI OC: de prijs van de brunch vastleggen AI OC: een voorstel voor een beurtrolschema opstellen (3 shiften op zaterdag en 3 shiften op zondag?) 10. Opvang De PWA cheques zijn deze week toegekomen. We zijn verplicht om een verzekering te nemen voor de vrijwilligers van de opvang want zij zijn personeel van de v.z.w. en worden niet verzekerd via de school (de kinderen en het personeel van de school wel). Voor de verzekering voor de vrijwilligers betalen we momenteel 219 per jaar. Anita De Smedt zou niet verzekerd zijn met hetgeen we nu hebben. Bij Dexia kunnen we 100 gratis dagen verzekering krijgen. Er wordt beslist om naar dit systeem over te stappen. AI EC: het volledige contract van de verzekering voor vrijwilligers laten doorsturen AI DDJ: het contract van de verzekering van de school doornemen We hebben iemand extra nodig voor de opvang. Hilde Gielen is met haar laastste maanden bezig. Als ze geen werk vindt wil ze wel als vrijwilliger beginnen. Hoe vinden we nieuwe mensen? Hilde Luyten weet dat we op zoek zijn naar een vrijwilliger, maar P a g i n a 6
er is niemand beschikbaar op dit moment. We zouden een brief kunnen meegeven met de leerlingen van de school. Misschien wil één van de ouders het wel doen? Er is ook een website www.vrijwilligers.be waar je zoekertjes kan opzetten. Voor de veiligheid zouden de contactgegevens van de kinderen (met het telefoonnummer van hun huisarts) beschikbaar moeten zijn van de mensen van de opvang. Er wordt beslist om de mensen van de opvang te voorzien van één GSM (met betaalkaart waar er één keer per jaar geld wordt opgezet) zodat ouders hen altijd kunnen bereiken in geval van nood. Er werd voorgesteld om alle telefoonnummers van de kinderen op te slaan op de GSM, maar dat druist in tegen de wet op de privacy. AI DDJ: klassenlijsten aan Linda vragen en ter beschikking stellen aan de mensen van de opvang AI SDM: GSM voorzien voor de mensen van de opvang We gaan een systeem invoeren met aftekenlijst voor het ophalen van de kinderen tijdens de opvang. AI EC: klassenlijsten aanpassen zodat de ouders kunnen aftekenen AI DDJ: het systeem met aftekenlijst laten ingaan in november na rondsturen brief De poort aan het rond punt aan de kleuterschool moet om 16h00 toegedaan worden. 11. Algemene vergadering: Ten laatste op 24-09-2010 worden de statuten rondgestuurd naar iedereen en we leggen de deadline voor opmerkingen vast op maandag 04-10-2010. We gaan maandag 11-10-2010 voorstellen aan de betrokken partijen als datum voor de Algemene Vergadering met als agendapunten: goedkeuring van de statuten, verkiezing van de bestuursleden. 12. Lidmaatschap Vlaamse Confederatie voor OuderVerenigingen (VCOV) We bekijken een korte presentatie over VCOV en besluiten dat we lid gaan worden. 13. Financieel overzicht juni-augustus 2010 P a g i n a 7
Belangrijkste verrichtingen van juni 2010: ~4000 (winst musical) ~1350 (inkomsten opvang) ~350 (uitgaven uitstappen) Belangrijkste verrichtingen van juli 2010: ~1300 (winst foto Demarsin) ~1350 (inkomsten opvang) ~1400 (uitgaven uitstappen) Belangrijkste verrichten van augustus 2010: ~500 (uitgaven uitstappen) ~100 (schilderwerken speelplaats) ~100 (cadeautjes verjaardagen kleuters) ~150 (inkomsten opvang) 14. Varia Voor de betaling van de uitstappen en activiteiten wordt er de volgende procedure afgesproken: eerst gefactureerd worden aan de gemeente (de gemeente betaald eerst alles), daarna gaat de gemeente het vooraf afgesproken stuk aan het OC doorfactureren (het OC betaalt een stuk terug aan de gemeente), ook voor de betaling van het stuk van de ouders gaan we werken door middel van facturatie, dus de ouders krijgen op het einde van de maand een factuur voor de uitstappen, activiteiten, maaltijden en drank tesamen. 15. Volgende vergadering: Donderdag 07-10-2010 om 20h30 in de refter van 't Haegje. Agendapunten voor volgende vergadering: Deel 1 (OC + leerkrachten): Goedkeuring van de agenda P a g i n a 8
Opvolging action items Brunch Activiteiten (skiklassen leerlingen 5LJ + familiale activiteit 2 de trimester) Deel 2 (OC): Statuten Financieel overzicht september 2010 Varia Volgende vergadering Bijkomende agendapunten kunnen op voorhand naar PDC doorgestuurd worden. De vergadering wordt afgesloten omstreeks 23h30. P a g i n a 9