Trierstraat 70 B-1000 Brussel dienst Departement Controle Afzender RKW Trierstraat 70 B-1000 Brussel II/C/996/106 onze ref. uw ref. contact telefoon Peter Savat Fabienne Cordenonsi attachés 02-237 21 07 (NL) 02-237 23 07 (FR) Betreft: Toepassing van CO 1393 op het gebied van de sociale controle Geachte mevrouw, Geachte heer, In hoofdstuk 1, punt 1.4. van CO 1393 van 19 september 2013 van de Rijksdienst werd u op de hoogte gebracht van de herstructurering van de sociale controle en van de overname van alle controles aan huis door de Rijksdienst en dit voor het hele stelsel. Met deze dienstbrief wordt beoogd u alle nodige uitleg te geven voor de eenvormige toepassing van de nieuwe procedure. A. Verzending, verwerking en terugzending van de dringende controles (sinds 1 oktober 2013) 1. De aanvragen om dringende controles moeten naar het volgende mailadres van de RKW gestuurd worden: soc.ctrl@rkw-onafts.fgov.be. 2. In de onderwerpregel moet Request urgent controls ingevuld worden. 3. De dringende controles moeten door de kinderbijslaginstellingen zo snel mogelijk verstuurd worden met een Exceltabel, Request urgent controls genoemd, die een aantal verplichte velden bevat (zie bijlage 1). Aan de Exceltabel mag niets veranderd worden, er mogen geen kolommen verwijderd of toegevoegd worden. Er wordt alleen rekening gehouden met de verzendingsdatum van de mail om te bepalen tegen welke datum 1 de dringende controle naar de aanvragende dienst teruggestuurd moet worden. Diezelfde datum moet in de kolom order date van de lijst ingevuld worden. 4. Voor elke gevraagde dringende controle moet de instelling een zipbestand toevoegen dat de gemotiveerde controleaanvraag bevat (in Word, zie bijlage 2) en alle informatie en 1 De controleur/instecteur moet ten laatste vier weken na de datum van ontvangst van de controle zijn eerste afspraak gemaakt hebben met de sociaal verzekerde.
pagina 2 documenten (in PDF-formaat) die de controleur of inspecteur kan gebruiken voor de controle (brieven, PV's van de politie, mails, verslagen van telefoongesprekken, formulieren enz.). 5. Alle toegevoegde zipbestanden moeten als documentnaam het exacte nummer van het bijbehorende kinderbijslagdossier hebben zonder toevoegingen of weglatingen (bijvoorbeeld voor een controleaanvraag voor dossier 135476 moet het zipbestand de volgende naam 135476.zip krijgen). 6. Bij elke zending van dringende controles moet als bijlage bij de mail een Exceltabel gevoegd worden waarin de te controleren personen met hun gegevens opgelijst zijn (zie punt 3) en voor elke gevraagde controle een apart zipbestand (en dus niet één bestand waarin alle zipbestanden van de reeks dossiers samengevoegd zijn). 7. De door de sociaal controleurs en inspecteurs van de Rijksdienst uitgevoerde controles worden naar de aanvragende dienst gestuurd via het officieel mailadres dat vermeld is in de lijst van de kinderbijslaginstellingen, tenzij de instelling een specifiek mailadres meegedeeld heeft voor alle correspondentie in verband met de controles. 8. De bevoegde kinderbijslaginstelling ontvangt als bijlage bij de mail de lijst van de uitgevoerde controles in een Exceltabel genaamd Return finished controls 2 met de verplichte velden vermeld in punt 3 en nieuwe verplichte velden voor de vaststellingen van de sociaal inspecteurs en controleurs (zie bijlage 3) en een zipbestand per uitgevoerde controle dat als naam exact het nummer van het bijbehorende dossier kreeg. 9. De kinderbijslaginstelling die de mail ontvangt, verspreidt die zoals ze wenst. Ze moet wel uiterlijk drie maanden na ontvangst van de Exceltabel Return finished controls (datum van verzending van de mail naar de kinderbijslaginstelling) de feedback terugsturen voor de dossiers met in de kolom(men) R impact en/of S fraud een notitie van de controleur of inspecteur. De controleur of inspecteur noteert namelijk de vaststellingen van het controleverslag in de Exceltabel Return finished controls. Die feedback is niet nodig voor controles waarvoor de controleur of de inspecteur niets genoteerd heeft in de kolom(men) R impact en/of S fraud. 10. Voor die feedback wordt naar soc.ctrl@rkw-onafts.fgov.be een Exceltabel feedback controls gestuurd waarin alleen de controles opgelijst zijn waarvoor de controleur of de inspecteur iets genoteerd heeft in de kolom(men) R en/of S en waarin de kinderbijslaginstelling de velden feedback/impact en other heeft aangevuld met de financiële impact en de andere acties die de instelling heeft ondernomen als gevolg van de vaststellingen van de controleurs en de inspecteurs. 2 Die lijst bevat alle controles (zonder onderscheid tussen steekproefsgewijze en dringende) die teruggestuurd moeten worden naar dezelfde kinderbijslaginstelling.
pagina 3 11. In de rubrieken van punt 10 noteren de kinderbijslaginstellingen zo nauwkeurig mogelijk de directe financiële gevolgen van de controles (terugvordering, regularisatie) en ook de indirecte financiële gevolgen 3, zodat het aspect preventie van de controle gemeten kan worden en het belang ervan voor andere OISZ of overheidsinstellingen. B. Verzending, verwerking en terugzending van de steekproefsgewijze controles (vanaf 1 januari 2014) 1. De kinderbijslaginstellingen sturen hun lijsten met steekproefsgewijze controles naar het volgende mailadres van de RKW: soc.ctrl@rkw-onafts.fgov.be. 2. In de onderwerpregel moet Request random controls ingevuld worden. 3. De lijsten met de volgens CO 1393 uit te voeren controles moeten door de kinderbijslaginstellingen verzonden worden en bij de controledienst aankomen in de eerste 10 dagen van elk nieuw kwartaal, in de vorm van een vooraf vastgelegde Exceltabel met verplichte velden. Er wordt alleen rekening gehouden met de verzendingsdatum van de mail en die datum moet ingevuld worden in de kolom order date van de lijst. Die tabel wordt Request random controls genoemd (zie bijlage 4). 4. Voor de Request random controls selecteren de kinderbijslaginstellingen steekproefsgewijs 2,5 % van de te controleren populaties om na de vier kwartalen op 10 % per jaar uit te komen. 5. De voor een bepaald kwartaal gekozen INSZ worden uitgesloten van de volgende kwartaalselecties om te voorkomen dat voor eenzelfde INSZ meer dan één controle gedaan wordt in de tienjarencyclus. Ze worden vervangen door andere INSZ. Dat geldt alleen voor de steekproefsgewijze controles. De aanvragen om dringende controle hebben geen invloed op de steekproeven. 6. Voor dossiers die van de ene kinderbijslaginstelling naar een andere overgaan, gaat de controledienst van de Rijksdienst na of het INSZ niet al gekozen is in de tienjarencyclus. 7. De door de sociaal controleurs en inspecteurs van de Rijksdienst uitgevoerde controles worden naar de aanvragende dienst gestuurd via het officieel mailadres dat vermeld is in de lijst van de kinderbijslaginstellingen, tenzij de instelling een specifiek mailadres meegedeeld heeft voor alle correspondentie in verband met de controles. 3 Als bijvoorbeeld de actie die de instelling onderneemt na de controle een onterechte betaling voorkomt of leidt tot een wijziging voor een toekomstige betaling, of als een controle, die voor de kinderbijslaginstelling niet leidt tot een positieve of negatieve verrichting in de boekhouding, gevolgen heeft bij een andere OISZ.
pagina 4 8. De bevoegde kinderbijslaginstelling ontvangt als bijlage bij de mail de lijst van de uitgevoerde controles in een Exceltabel genaamd Return finished controls met de verplichte velden vermeld in punt 3 en nieuwe verplichte velden voor de vaststellingen van de sociaal inspecteurs en controleurs (zie bijlage 3), en een zipbestand per uitgevoerde controle dat als naam exact het nummer van het bijbehorende dossier kreeg. 9. De kinderbijslaginstelling die de mail 4 ontvangt, verspreidt die zoals ze wenst. Ze moet wel uiterlijk drie maanden na ontvangst van de Exceltabel Return finished controls (datum van verzending van de mail naar de kinderbijslaginstelling) de feedback terugsturen voor de dossiers met in de kolom(men) R impact en/of S fraud een notitie van de controleur of inspecteur. De controleur of inspecteur noteert namelijk de vaststellingen van het controleverslag in de Exceltabel Return finished controls. Die feedback is niet nodig voor de controles waarvoor de controleur of de inspecteur niets genoteerd heeft in de kolom(men) R impact en/of S fraud. 10. Voor die feedback wordt naar soc.ctrl@rkw-onafts.fgov.be een Exceltabel feedback controls gestuurd waarin alleen de controles opgelijst zijn waarvoor de controleur of de inspecteur iets genoteerd heeft in de kolom(men) R en/of S en waarin de kinderbijslaginstelling in de velden feedback/impact en other de financiële impact genoteerd heeft en de andere acties die de instelling heeft ondernomen als gevolg van de vaststellingen van de controleurs en de inspecteurs. 11. In de rubrieken van punt 10 noteren de kinderbijslaginstellingen zo nauwkeurig mogelijk de directe financiële gevolgen van de controles (terugvordering, regularisatie) en ook de indirecte financiële gevolgen 5, zodat het aspect preventie van de controle gemeten kan worden en het belang ervan voor andere OISZ of overheidsinstellingen. C. Bijstandsbezoeken 1. De kinderbijslaginstellingen die nog huisbezoeken wensen af te leggen kunnen dit verderzetten met een aantal zogenaamde bijstandsopdrachten. Het gaat om: bezoeken 6 om informatie te verzamelen die niet uit een andere bron te verkrijgen is voor de vaststelling van een recht, om een betaling te deblokkeren of om de solvabiliteit van een debiteur na te gaan alvorens een gerechtelijke terugvordering te starten. 4 Vanaf deze fase is de procedure identiek voor alle controleaanvragen, de steekproefsgewijze en de dringende. 5 Als bijvoorbeeld de actie die de instelling onderneemt na de controle een onterechte betaling voorkomt of leidt tot een wijziging voor een toekomstige betaling, of als een controle, die voor de kinderbijslaginstelling niet leidt tot een positieve of negatieve verrichting in de boekhouding, gevolgen heeft bij een andere OISZ. 6 De fondsen ontvangen een toelage voor die bezoeken. Ze moeten wel kunnen aantonen dat de huisbezoeken zin hebben.
pagina 5 de verplichte bezoeken 7 zoals bepaald in CO 1366 en 1386 (P19 1 e onderzoek sociale toeslag, P19 validering van de betaling in geval van twijfel, P16com bij betwisting, aanvraag om onterecht betaalde gezinsbijslag niet terug te vorderen) 2. Voor de kinderbijslaginstellingen die geen huisbezoeken meer wensen af te leggen, staat de RKW in voor de nu nog steeds verplichte bezoeken voorgeschreven in CO 1366 en 1386. Voor de overige bijstandsbezoeken kan de RKW niet instaan. D. Systematische controles Een bezoek aan huis is een efficiënt middel om situaties die bijzondere aandacht vereisen, op te helderen. Een systematisch controlebezoek is nodig bij onder meer (niet-limitatieve lijst): gezinnen die niet ingeschreven zijn in het RNP, ingeschreven zijn op een referentieadres of op een ander adres dan het correspondentieadres in het dossier, na de geboorte van een kind in een eenoudergezin dat al de eenoudertoeslag ontvangt bij de kinderbijslag, wanneer de kinderbijslag voor een bijslagtrekkende die de eenoudertoeslag ontvangt, betaald wordt op een gemeenschappelijke rekening (alleen voor nieuwe aanvragen, dus vanaf 1 oktober 2013), als een of meer kinderen van een gezin onderwijs volgen in een land buiten de EU waarmee België geen bilaterale overeenkomst gesloten heeft; dat betekent niet dat een huisbezoek uitgesloten is als de kinderbijslaginstelling twijfels heeft over de situatie van gezinnen met kinderen die onderwijs volgen in een land binnen de EU of in een land waarmee België een bilaterale overeenkomst gesloten heeft, als de kinderbijslag betaald moet worden op een rekening buiten de SEPA-zone terwijl de actoren van het dossier in België gedomicilieerd zijn. E. Feedback/impact 1. De kinderbijslaginstellingen moeten verslag uitbrengen over de impact van de controles, cf. punten 10 en 11 in de tabel feedback controls. 2. In kolom T feedback/impact moeten de acties van de instelling genoteerd worden die het gevolg zijn van de controle, ofwel gewoon de bedragen in meer of in min + xxx (voor een regularisatie) xxx (voor een terugvordering) ofwel een korte beschrijving van de actie geen toeslag x of kinderbijslag meer vanaf recht op toeslag x of kinderbijslag vanaf... 3. In de kolom other komt ofwel een korte beschrijving van een niet in de vorige kolom omschreven actie 7 De fondsen die de verplichte controles uitvoeren, ontvangen de daarvoor vastgelegde subsidie.
pagina 6 ofwel de impact voor andere kinderbijslaginstellingen + K1 (als de controle ook tot een regularisatie leidt bij een andere kinderbijslaginstelling, bv. K1); K39 (als de controle ook tot een terugvordering leidt bij een andere kinderbijslaginstelling, bv. K39); impact RVA mogelijk (als de informatie ook het recht bij de RVA kan beïnvloeden); impact OCMW mogelijk (als de informatie ook het recht op het leefloon kan beïnvloeden). Als bijlage vindt u voorbeelden van controleaanvragen, de verschillende vermelde documenten en bestanden en ook uitleg over de inhoud van de verschillende rubrieken. Met dank voor uw medewerking. Hoogachtend, Tania Dekens, administrateur-generaal